Challenge #6: Auflösung von Wissenssilos

Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen müssen verarbeitet werden. Desto schwieriger ist es auch, den Überblick zu behalten. Zudem arbeiten und kommunizieren die Abteilungen oft in Silos. Dabei ist der Austausch von Wissen und Informationen gerade in Zeiten von Remote-Arbeit ein wichtiger Erfolgsfaktor.

“Wir ertrinken in Informationen, aber uns dürstet nach Wissen.”

— John Naisbitt

STATUS QUO: UNTERNEHMENSWISSEN IST IN SILOS VERSTECKT

Wissen ist heute eine der wertvollsten Ressourcen. Als solche gewinnt es rasant an Bedeutung – nicht nur in der Wirtschaft in Form von Technologie- oder Handlungskompetenz, sondern auch in anderen Lebens- und Arbeitsbereichen. Doch Wissen ist oft ungleich verteilt oder in Unternehmenssilos versteckt.

DAS PROBLEM: INFORMATIONSCHAOS UND WISSENSLÜCKEN BREMSEN DIE ARBEITSABLÄUFE

Wie lässt sich Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden? In der Theorie wird Wissen in zwei Kategorien eingeteilt: implizites und explizites Wissen. Explizites Wissen ist einfach erklärt: Dazu gehören Informationen, die in irgendeiner Form erfasst und dokumentiert wurden. Explizites Wissen kann relativ leicht von anderen Mitarbeitenden adaptiert werden. Beispiele hierfür sind Prozessbeschriebe, Checklisten, Notizen, Anleitungen oder Arbeitsanweisungen.

Kritisch ist der Umgang mit implizitem Wissen, auch als stilles Wissen bekannt, denn es existiert nicht in schriftlicher Form. Mitarbeitende sind oft nicht in der Lage, dieses Wissen verbal oder schriftlich zu formulieren. Implizites Wissen wird durch langjährige Erfahrungen erworben. Je grösser der implizite Wissensspeicher eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, desto gefährlicher ist der Wissensverlust für das Unternehmen, wenn diese Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt.

Kulturelle und strukturelle Herausforderungen

Vor allem Unternehmen mit einer traditionellen Organisation und Kultur stehen vor einer weiteren Herausforderung: Wissenshortung. Unternehmen ohne Wissensmanagement-System laufen Gefahr, dass Wissen nicht mit den Kolleginnen und Kollegen geteilt wird, um ein Alleinstellungsmerkmal zu wahren. Wenn eine Arbeitskraft mit Expertise das Unternehmen verlässt, können bedeutende Wissenslücken entstehen.

Auch alte und streng abgegrenzte Berechtigungsstrukturen verhindern den einfachen Austausch von Wissen zwischen den Abteilungen. In vielen Fällen ist nicht einmal bekannt, dass Wissen bereits intern existiert. Zwar existiert dieses Wissen oft in schriftlicher Form, etwa als Anleitung in privaten Notizbüchern oder Dokumentationen abgelegt auf Laufwerken. Doch nur ein kleiner Personenkreis kann die Informationen auch aufrufen.

“Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen der Wissensentkopplung.”

DIE LÖSUNG: EIN KNOWLEDGE CENTER, VON DEM ALLE PROFITIEREN

Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen. Zwei Fragen stellen sich:

1) Wie können Firmen das implizite Wissen ihrer Mitarbeitenden in explizites Wissen umwandeln?

2) Wie können andere Mitarbeitende einfach auf den Wissensspeicher der Firma zugreifen?

Genau hier setzt die Modern-Work-Lösung von MondayCoffee an. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, die Transparenz schafft und wichtige Informationen konsolidiert. Wissen lässt sich von Personen entkoppeln, indem das implizite Wissen in Wissensbeiträgen festgehalten wird. Einfache Vorlagen helfen den Mitarbeitenden, Struktur und Einheitlichkeit über alle Formate hinweg zu wahren.

DAS ERGEBNIS: WISSEN IST SCHNELL ZUGÄNGLICH – UND BLEIBT IM UNTERNEHMEN

Mitarbeitende können schnell und einfach auf Wissen und Wissensträger zugreifen – wo und wann immer sie arbeiten. Durch vordefinierte Kategorien ist das Wissen der unterschiedlichen Fachbereiche über Filter oder Suchfunktionen leicht auffindbar.

Damit sind die Informationen direkt in das Tool der täglichen Arbeit integriert – statt in weiteren Subsystemen, die Mitarbeitende erst aktiv öffnen müssen. Durch die saubere Kategorisierung und ein klares Berechtigungskonzept kann jeder das Wissen über die Suche einfach aufrufen. Erst dann können Mitarbeitende effektiv voneinander lernen und ihre Best Practices nachhaltig im Unternehmen verankern.

Bei Bedarf können Mitarbeitende Wissen jederzeit ergänzen. Durch die Funktion Chat2Knowledge lässt sich Wissen mit wenigen Klicks in der ganzen Unternehmung teilen – und das, ohne die Anwendung zu verlassen.

Welche Erfahrungen und Best Practices bringen Ihre Teams mit? Die Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 macht das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden sichtbar – damit alle vom Wissen der anderen profitieren können.

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Challenge #5 Kontaktformular

Challenge #4: Zwischen E-Mail-Chaos und Informationslücken in der Projektkommunikation

ProjektmanagerInnen sind oftmals in viele Projekte gleichzeitig eingebunden, wobei sich ihre Rolle zwischen den Projekten unterscheiden kann. Gemein ist allen Projekten jedoch die Notwendigkeit der Kommunikation mit Mitarbeitenden, KollegInnen und Stakeholdern. Diese Kommunikation kann auf verschiedenen Ebenen oder über verschiedene Medien erfolgen. Nicht selten führt diese Vielfalt zu zunehmender Komplexität, die ohne Struktur schnell zu Chaos führen kann.

E-Mail-Dilemma in Projekten

In vielen Projekten bildet die E-Mail nach wie vor das Herzstück der Kommunikation und wird oft auch für den Austausch von Dateien genutzt. Dies führt häufig zu einer Fragmentierung des Wissens: Haben alle Beteiligten die aktuellen Informationen aus der letzten E-Mail erhalten? Kennen Sie den letzten Projektplan, der als angehängte Exceldatei versandt wurde? Was passiert, wenn später weitere KollegInnen ins Projekt eingebunden werden müssen?

Solche Szenarien ereignen sich täglich in Projekten. Obwohl die E-Mail die anerkannteste Form der Geschäftskommunikation ist, wirkt sie gleichermassen limitierend für die gemeinsame Zusammenarbeit. Zudem ist der Zugriff auf die Information immer auf das jeweilige Postfach beschränkt.

Die Übersicht über Qualität, Umfang, Zeit und Kosten – wesentliche Faktoren eines jeden Projekts – wird dadurch unnötig erschwert. Ganz zu schweigen von einer Struktur, die von allen Projektmitgliedern verstanden wird.

Strukturelle Stolpersteine in der Projektwelt und Lösungsansätze

Dass Struktur notwendig ist, liegt auf der Hand. Doch was passiert, wenn Projekt A eine Struktur A aufweist und Projekt B eine andere? Ganz zu schweigen von den Projekten C, D, E.

Technische, organisatorische und administrative Voraussetzungen können abweichen und die Projektbeteiligen vor grosse Herausforderungen stellen. Wenn Mitarbeitende wöchentlich oder täglich zwischen Projekten wechseln, kann die Orientierung schnell verloren gehen, und die Spielregeln des einen Projekts werden fälschlicherweise auf das andere angewandt.

Es ist sinnvoll, dass Projekte einen einheitlichen Rahmen aufweisen und Mitarbeitende einmalig in dessen Nutzung eingewiesen und geschult werden. Dieses Vorgehen verringert den Wechselschmerz und schafft Handlungssicherheit bei allen Beteiligten. Zudem bündelt es alle notwendigen Informationen an einem Ort, was letztlich die Kommunikation vereinfacht.

Doch welche Voraussetzungen und Eigenschaften sollte ein solcher Rahmen aufweisen?

• Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit

• Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungsmanagement

• Offene Kommunikation an einem Ort (E-Mail, Besprechungen, Aufgaben)

Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit

Ob lang geplant oder spontan begonnen – wenn das Projekt startet, sollte man nicht unnötig durch Administration aufgehalten werden, sondern eine bewährte Vorlage in wenigen Augenblicken zur Verfügung haben. Mit CoffeeNet 365 lassen sich Projekträume in Teams innerhalb von wenigen Minuten eröffnen und von überall aus aufrufen.

Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungsmanagement

Die Bedeutung dieses Themas haben wir bereits in der Challenge #2 verdeutlicht. Eine gute Datenablage verhindert, dass KollegInnen falsche Informationen als Grundlage ihrer Arbeit verwenden oder andere Projektbeteiligte nach dem aktuellen Projektplan, dem letzten Meeting oder der E-Mail von letzter Woche fragen müssen. Finden statt suchen erspart redundante Kommunikation.

Offene Kommunikation an einem Ort

Abschliessend bleibt der Aspekt der offenen oder transparenten Kommunikation. E-Mails und relevante Informationen dürfen nicht in privaten Postfächern verschwinden, sondern müssen allen Beteiligten an einem dafür vorgesehen Ort vorliegen. Ausnahme sind nur bei besonders sensitiven oder schützenswerten Daten erlaubt. Dieser Ort ist heute mehr denn je in Teams zu finden. CoffeeNet 365 hilft die Kommunikation zu bündeln, E-Mails und Anhänge transparent abzulegen und reduziert somit die Notwendigkeit von Abstimmungsgesprächen erheblich.

Neugierig, wie Sie die Kommunikation in Projekten optimieren können? Sprechen Sie uns an, und wir schauen gemeinsam, wie Sie von E-Mails zu einer transparenten Kommunikation in Projekten kommen können.

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New Form

Ideen-Management: Wo der wahre Schatz begraben liegt

Der Wert der meisten Unternehmen liegt in ihren Mitarbeitenden. Genauer in der Art, wie diese zusammenarbeiten und Informationen austauschen. Das bestätigen auch verschiedene Studien: Je besser Menschen miteinander kommunizieren, umso erfolgreicher ist meist das Unternehmen. Warum ist das so? Und welchen Mehrwert bringen die Menschen jenseits ihrer Kernaufgaben? 

Veränderungen schaffen Ideen, Ideen schaffen Innovationen 

Im Kleinunternehmen wie im Grosskonzern, in der IT wie im Marketing erleben Mitarbeitende immer wieder Situationen, die neue Fragestellungen aufwerfen. Sei es aufgrund äusserer Umstände oder neuer Technologien. Mitarbeitende müssen dann lösungsorientierte Entscheidungen treffen oder neue Ansätze ausprobieren. Manchmal hilft nur, einen Schritt weiterzudenken und neue Ideen zu entwickeln.  

Erst das Zusammenspiel der vielen kleinen Ideen macht eine Organisation erfolgreich. Es ist das Volumen der einzelnen Kreativleistungen aus der Belegschaft, das die Geschäftsziele vorantreibt und die Kreativität einzelner Top-Manager bei Weitem überflügelt. Daraus entstehen letztlich Innovationen.  

Kreativität braucht eine Bühne 

Damit Wissen und Erfahrung nicht aus KollegInnen herausgekitzelt werden muss oder bei einem Personalwechsel verlorengeht, braucht es ein toolgestütztes System. Eine digitale Ideenschmiede. Denn ohne das passende Werkzeug, um die Kreativleistung anzuzapfen, bleiben brillante Einfälle mit hoher Wahrscheinlichkeit ungenutzt oder werden gar nicht erst gesehen. 

“Ohne das passende Werkzeug, um die Kreativleistung anzuzapfen, bleiben brillante Einfälle mit hoher Wahrscheinlichkeit ungenutzt oder werden gar nicht erst gesehen.”

CoffeeNet 365 bietet dafür eine spezielle Lösung: Die Plattform ist mit einer Funktion zum Speichern, Organisieren, Analysieren und Bewerten von Ideen ausgestattet. Mitarbeitende können damit ihre Wünsche, Vorschläge und Anreize direkt in Microsoft Teams oder SharePoint einbringen.  

Mitarbeiterideen als Treibstoff für Innovationen 

Welche Wünsche haben die KollegInnen für den Umbau des neuen Bürogebäudes? Gibt es Ideen für neue Produktfunktionen? Und wie lauten die Vorschläge zur Prozessverbesserung?  

Solche und ähnliche Fragen sind mit einem digitalen Ideen-Management schnell und übersichtlich beantwortet. Es spielt keine Rolle, um welche Art von Information es sich handelt oder wo sich die Mitarbeitenden gerade befinden. Jede einzelne Domäne lässt sich als Kampagne aufsetzen, um die wesentlichen Fragestellungen an einem zentralen Ort zu adressieren.  

Das schafft Transparenz und unterstützt das Wir-Gefühl. Wenn projektbezogene Informationen leicht zugänglich sind, können Mitarbeitende leichter zusammenarbeiten. Davon profitieren sowohl die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen: In einer Studie berichteten 55 % der befragten Mitarbeitenden, die sich auf die Zusammenarbeit fokussieren, dass der Umsatz in den letzten drei Jahren gestiegen ist. Mit einer besseren Vernetzung sinkt ausserdem die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeitenden kündigen. 

“Das Ideen-Management findet an einem zentralen Ort statt. Das schafft Transparenz und unterstützt das Wir-Gefühl.”

Die Vorteile von digitalem Ideen-Management im Überblick: 

• orts- und zeitunabhängiges Brainstorming 

• Single Source of Truth für alle Ideen 

• hohe Ideenqualität durch strukturierte Information 

• Überblick und schnelles Wiederfinden durch Suchfunktion 

• effiziente und informierte Entscheidungsfindung 

• höhere Mitarbeiterbeteiligung und -motivation 

Smarte Formulare sorgen dafür, dass jeder die Idee versteht 

Beim Sammeln von Ideen stellen Formulare sicher, dass der einzelne Inhalt mit den erforderlichen Zusatzinformationen ergänzt wird. Auf diese Weise können auch andere KollegInnen oder das Management den Kontext auf Anhieb verstehen. Zu diesem Zweck lassen sich themenbezogene Felder zur Ideenbeschreibung abfragen.  

Mögliche Abfragefelder sind zum Beispiel: 

• betroffener Prozess 

• Kunde  

• Produktlinie 

• Zeitraum 

• zugrundeliegende User Story 

• vorgeschlagener Mitteleinsatz  

And the Winner is … 

Nach dem Einreichen der Idee folgt ein spannender Schritt: die Einschätzung durch die KollegInnen. Wie bewerten andere die einzelnen Ideen? Welche Vorschläge stechen heraus und welche erscheinen weniger sinnvoll? Die einzelne Idee kann ganz intuitiv in Microsoft Teams gelesen und mit einem Klick bewertet werden. So wird schnell klar, welche die «Hot Topics» sind. 

Nach der Bewertung der Ideen vom zuständigen Team oder den Verantwortlichen folgt die Kategorisierung. Dabei lassen sich die Ideen grob hinsichtlich ihrer weiteren Verarbeitung einteilen. Der jeweilige Tag signalisiert den Ideengebenden auf einen Blick, wie es um ihre Idee steht.  

Abschliessend geht es an die Umsetzung der Gewinner-Idee. Je nach Fragestellung können direkt die ersten Aufgaben zugewiesen werden – sei es für die Entwicklung eines neuen Produkts, die Verbesserung eines bestehenden Prozesses oder den Ausbau des nächsten Offsite-Standorts. 

Nie wieder eine gute Idee verpassen 

Falls Sie sich jetzt fragen, welches Innovationspotenzial in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden schlummert: Die Antwort ist nur einen Klick entfernt.  

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New Form

Warum Klick-Training nicht ausreicht – und wie Modern Work besser funktioniert

Die neue Software, die der Belegschaft helfen sollte, digitaler und moderner zu arbeiten, ist implementiert. Auch ein Training wurde mit allen Mitarbeitenden absolviert. Doch die alten Arbeitsweisen verharren. Die erhoffte Veränderung bleibt aus. 

Wie eine Software funktioniert und welche Funktionen wo aufrufbar sind, lässt sich oft in kurzer Zeit erklären.  

Modern Work ist aber kein Tool, sondern ein Mindset. Es reicht nicht zu verstehen, wie neue Plattformen funktionieren. Neben der Theorie und dem Warm-up müssen die Mitarbeitenden die Hintergründe und Ziele der Veränderung verstehen. Daneben sind Übung, Ausdauer und Routine nötig. Modern Work ist wie ein Muskel, der trainiert werden will.  

“Modern Work ist kein Tool, sondern ein Mindset.”

Unsere 6 Erfolgskriterien für die Modern-Work-Transformation 

Der Weg zum Modern Workplace hat zwei Dimensionen: die Implementierung einer Software (technische Ebene) und die Einführung der modernen Zusammenarbeit (soziale Ebene). Die Software ist das Mittel zum Zweck. Sie soll uns unterstützen, unsere tägliche Arbeit effizient und sinnvoll zu gestalten. 

Bei MondayCoffee besteht die Modern-Work-Transformation aus sechs Schritten, die aufeinander aufbauen:  

1. Interdisziplinäres Projektteam zusammenstellen 

2. Soll-Ist-Analyse durchführen, um den Veränderungsbedarf zu ermitteln 

3. Change-Story frühzeitig und regelmässig kommunizieren  

4. Neue Arbeitsweisen & Kommunikation gestalten und mit Pilotgruppen testen 

5. Verantwortung übertragen durch gezielte Rollenverteilung 

6. Trainingsphasen starten – mit Praxisübungen, Coaching und Vertiefung 

Als Erstes lohnt es sich die Situation zu analysieren: 

• Wo stehen wir heute und warum müssen wir uns ändern? 

• Was soll erreicht werden und wie kommen wir dorthin? 

• Was bedeutet das für die Mitarbeitenden und was bleibt gleich? 

Die Notwendigkeit der Veränderung, der Mehrwert und die Vision hinter der neuen Arbeitsweise muss identifiziert werden, genauso wie der Umfang, die Bedeutung und die Auswirkungen des Projekts – und zwar auf allen Ebenen. Daraus lassen sich Handlungsfelder ableiten, die als Basis für einen Massnahmenkatalog für die Transformation dienen.  

Kein Change ohne Story 

Daraus entsteht auch die Change-Kommunikation. Wir entwickeln mit Kundinnen und Kunden eine Change-Story und einen Change-Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass die Veränderung konsistent und gezielt auf ausgewählten Kanälen kommuniziert wird.  

Warum ist das wichtig? Als Unternehmen wollen Sie effizienter arbeiten – Ihre Mitarbeitenden wollen aber in erster Linie wissen, was die Umstellung für sie bedeutet. Eine emotionale Verbindung erleichtert das Umdenken, das Annehmen der neuen Prozesse. Wenn Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen nicht in der Kommunikation und den weiteren Massnahmen berücksichtigt werden, dann kann das zu Blockaden und Widerständen führen. Daran sind bereits viele Transformationsprojekte gescheitert.  

“Mitarbeitende müssen wissen, was die Umstellung einer neuen Arbeitsweise bedeutet, um das Umdenken und das Annehmen neuer Prozesse zu erleichtern.”

Routine aufbauen durch gezielte Kommunikation 

Ist die Modern-Work-Software implementiert und sind die Verantwortlichkeiten verteilt, beginnt das Training – kein Klick-Training, sondern die eigentliche Modern-Work-Fitness. Im regelmässigen Turnus wird mit gezielten Trainingsimpulsen der Modern-Work-Muskel aufgewärmt und das Muskelgedächtnis gestärkt. Und zwar immer wieder auf eine neue Art und Weise. 

Zu den Massnahmen gehören zum Beispiel: 

• allgemeine Information über das Transformationsprojekt und Erfolge 

• Grundlagen zu den Tools 

• regelmässige Q&A-Runden 

• Videos zu den wichtigsten Use Cases 

• Einführung in die Key-User-Community und den Supportprozess 

• Best-Practices 
  
  
  

Wann ist die Modern-Work-Fitness erfolgreich? 

Eine gute Fitness besteht aus vielen Facetten. Den grössten Erfolg erzielen Sie, wenn Sie das Thema ganzheitlich denken. 

Wichtige Erfolgsfaktoren sind unter anderem: 

• Expectation Management: Das Management muss verstehen, dass durch die neue Arbeitsweise zwar vieles besser wird, sich aber nicht alle Herausforderungen in der Führung gleich in Luft auflösen. Mitarbeitende sollten verstehen, dass sie ihre individuelle Arbeitsweise im Sinne des Firmenerfolgs bis zu einem gewissen Grad anpassen müssen.  

• Vorbildfunktion: Verantwortlichkeiten für Modern Work müssen im Unternehmen strategisch verankert –  und am besten auf mehreren Schultern verteilt werden. Führungskräfte und weitere Schlüsselpersonen müssen sich ihrer Vorbildsfunktion im Klaren sein. 

• Einsatz und Verbindlichkeit: Engagement, Commitment und Verbindlichkeit sollen auf allen Ebenen gefördert und gefordert werden. 

• Zeit: Mitarbeitenden brauchen Zeit, um in Modern Work fit zu werden. Sie müssen sich bewusst Zeit dafür nehmen und die neuen Verhaltensweisen in Ruhe trainieren können.  

• Abwechslung: Immer wieder dasselbe zu trainieren, wird auf Dauer langweilig und ineffizient. Damit das Transformationsprogramm erfolgreich wird, muss es abwechslungsreich sein und viele praktische Übungen enthalten. Innovative E-Learning-Tools wie Micromate verleihen eher trockenen Themen durch Micro-Learning und Gamification einen spielerischen Charakter. 

• Nähe: Ein Trainer sollte immer in der Nähe sein. Bei Problemen wollen Mitarbeitende nicht erst ein IT-Ticket erstellen und lange auf eine Antwort warten müssen. Wir bei MondayCoffee stellen sicher, dass eine Key-User-Community aufgebaut und gepflegt wird, die Mitarbeitende rasch durch den Prozess begleitet. 

• Selbstverantwortung: Lern-Portale runden das Trainingserlebnis ab. Sie stehen den Anwenderinnen und Anwendern jederzeit für flexibles Self-Learning zur Verfügung. 

“Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit entsteht durch das Aufbrechen alter Gewohnheiten und das Einführen neuer Verhaltensweisen. ”

Gute Zusammenarbeit ist eine Frage des Trainings 

Wie Muskeln nicht von heute auf morgen wachsen, lässt sich auch Modern Work nicht durch eine einmalige Klick-Schulung im neuen Modern Workplace erlernen. Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit entsteht durch das Aufbrechen alter Gewohnheiten und das Einführen neuer Verhaltensweisen. Sie kann nur funktionieren, wenn alle mitmachen. Wenn die neuen Prozesse begeistern und die Vorteile erkannt werden. 

Wir bei MondayCoffee schaffen dafür den Nährboden. Mit der Modern-Work-Lösung CoffeeNet 365, die neue Arbeitsweisen use-case-basiert abbildet und mit unserem Ansatz zur Modern-Work-Transformation zum Leben erwecken.   

Digital, effizient, intuitiv – eine neue Arbeitsweise für die ZHREF

„Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter.“ Den ersten Schritt zu Modern Work hat die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF) bereits getan. Kirchenratsschreiber Stefan Grotefeld und Leiter Ressourcen, Dieter Zaugg (ZHREF) sprachen mit MondayCoffee CEO Reto Meneghini und Projektleiterin Monika Pichler über die Herausforderungen und Voraussetzungen einer erfolgreichen Veränderung. 

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Die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF)

Herr Grotefeld, im Januar 2021 durften wir gemeinsam mit Ihnen die Reise zu einer modernen digitalen Arbeitsweise antreten. Wie dürfen wir uns digitale Arbeit bei der Kirche vorstellen?  

Die digitale Arbeit ist bei uns nicht anders als bei den anderen.  

Mit ihren 250 Mitarbeitenden sind unsere Gesamtkirchlichen Dienste für die reformierte Kirche im Kanton Zürich zuständig. Wir unterstützen die Kirchengemeinden bei ihrer Arbeit und bieten ergänzende Dienstleistungen an. Das Zusammenspiel unter uns muss entsprechend organisiert werden und dafür brauchen wir, genauso wie andere Organisationen, die richtigen digitalen Instrumente. 

Für die Erarbeitung und Verabschiedung von Konzepten, als Beispiel, wollen wir kein Papier mehr durch die Gegend senden, sondern digital effizient zusammenarbeiten können.  

Herr Meneghini ergänzt: In jeder Organisation, ob Firma, Kirche oder Sportverband, erarbeiten Teams gemeinsam Dinge. Collaboration ist ein universelles Thema. Die Herausforderung oft sehr ähnlich – Silos, E-Mail-Flut, die Komplexität existierender Tools.  

Waren das auch bei Ihnen, Herr Grotefeld, die Beweggründe für die Einführung der Modern-Work-Solution von MondayCoffee (RefNet)?  

Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF (links) und Reto Meneghini, CEO MondayCoffee (rechts)

Ja. Für die alltägliche Zusammenarbeit suchten wir eine Lösung, die eine unkomplizierte und rasche Zusammenarbeit ermöglicht, unser Streben nach einer agilen Organisation fördert und zu einem modernen Arbeitsumfeld beiträgt.  

Wie so viele Behörden in der Schweiz nutzen wir für die Geschäftsverwaltung die Software CMI. Sie ermöglicht uns eine saubere Abwicklung unserer verwaltenden Geschäftstätigkeit, ist verlässlich, birgt aber auch eine gewisse Komplexität und ist für die tägliche Zusammenarbeit und Kommunikation nicht intuitiv genug. 

Herr Meneghini erklärt: CMI ist in der Verwaltung das, was SAP in der Privatwirtschaft ist. Diese Tools erfüllen jedoch die Ansprüche von Mitarbeitenden in Bezug auf alltägliche, digitale Arbeit nicht. Sie sind oft zu schwerfällig. 

Herr Zaugg ergänzt: Vor vier Jahren haben wir im Rahmen unserer IT-Strategie eine Umfrage bei den Mitarbeitenden durchgeführt und sie nach ihrem Bedarf an IT-Tools befragt. Der Schuh drückte insbesondere bei der Zusammenarbeit mit den Kirchengemeinden und darüber hinaus. Aber auch beim Zugriff auf Daten – insbesondere von unterwegs. Das wollten wir verbessern.  

Ist Ihnen das gelungen? Was ist Ihr Fazit nach einem Jahr RefNet? Wie hat sich die Arbeitsweise verändert? 

Dieter Zaugg, Leiter Ressourcen bei der ZHREF

Herr Zaugg: Neben dem CMI haben wir heute mit dem RefNet ein Tool, welches unsere organisatorische Seite abdeckt und die Zusammenarbeit vereinfacht. Einige Mitarbeitende freuten sich, andere waren skeptisch.  

Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter. Die erforderlichen kulturellen Veränderungen brauchen Zeit.  

Mit Monika Pichler (Projektleiterin bei MondayCoffee) haben wir das Projekt mit einer strukturierten Change-Management-Vorgehensweise implementiert, um den Veränderungsprozess richtig aufzugleisen und voranzutreiben. 

Frau Pichler, wie dürfen wir uns diese Change-Management-Vorgehensweise vorstellen? Welche konkreten Massnahmen stehen dahinter?  

Als wir gestartet sind, war der Projekt-Set-up bei der ZHREF auf die klassische Einführung eines IT-Tools ausgerichtet.  

Die MondayCoffee-Vorgehensweise hingegen ist mitarbeiterzentriert.  

VertreterInnen aus allen Unternehmensbereichen werden „hands-on“ eingebunden. Nicht auf Papier, sondern direkt in der zukünftigen Arbeitsumgebung, die gemeinsam „eingerichtet“ wird.  

Durch ihre frühzeitige Einbindung gewinnt man Schlüsselpersonen, die im Veränderungsprozess als Power User eine entscheidende Rolle spielen.  

Wir haben Herrn Grotefeld als aktiven und im Projekt persönlich involvierten Sponsor gewonnen. Gemeinsam wurde das „Warum“ der gewünschten Veränderung für die ZHREF erarbeitet, als Ziel definiert und auf dem gemeinsamen Weg immer wieder vermittelt und aufgezeigt. 

Es würde den Rahmen sprengen, alle Massnahmen hier aufzulisten, aber ein letzter Punkt erscheint mir als äusserst zentral: Herr Grotefeld und Herr Zaugg haben dem Projekt Raum und Zeit gegeben. Es war nicht zu Ende, als wir mit dem RefNet live gingen. Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört.  

“Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter auch nachdem RefNet live ging, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört. ”

— Monika Pichler, Customer Success MondayCoffee

Herr Grotefeld, Frau Pichler erwähnte Ihre aktive und persönliche Involvierung als Sponsor. Können Sie uns Beispiele nennen?  

Ich habe an Versammlungen mit der Belegschaft immer wieder über das Vorhaben berichtet, um zu signalisieren, dass mir als Geschäftsführer die Umsetzung dieses Projekts für die Organisation wichtig ist. 

Gleichzeitig habe ich spontan mit Mitarbeitenden in persönlichen Gesprächen das Thema ‚digitales Arbeiten‘ vertieft. Auf die Frage „Was liegt für dich drin, wenn wir dieses Projekt gemeinsam umsetzen?“ versuchte ich individuell Antwort zu geben.  

Und ich bin mit gutem Beispiel vorangegangen, indem ich keine Gelegenheit ausliess, um die Nutzung des RefNet in unserem Arbeitsalltag zu verankern.  

Nicht immer ist mir das gelungen. Der E-Mail-Verkehr hat abgenommen, aber es gibt Kolleginnen und Kollegen, die wünschen sich gewisse Dinge per E-Mail zu bekommen.  

Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt.  

Herr Meneghini, Sie beschäftigen sich seit über 20 Jahren mit modernen Arbeitsweisen. Wer modern bleiben will, muss sich immer wieder von Neuem verändern. Gibt es ein Rezept für das Gelingen von Wandel? 

Wir sprechen oft über den Digital Workplace oder Modern Workplace – im Sinne eines Tools. Doch das Tool führt nicht zu einer modernen Arbeitsweise. Es ist Mittel zum Zweck. 

Frau Pichler ergänzt: Genau. Unsere Modern-Work-Solution macht die Veränderung der Arbeitsweise erlebbar und greifbar. Das RefNet ging nach wenigen Wochen nach dem Projektstart live. An realen Beispielen konnten wir so die unterschiedlichen Bedürfnisse und Szenarien konkret mit UnternehmensvertreterInnen ausprobieren und konfigurieren.  

Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Herr Meneghini fährt fort: Ja – und danach sind es die CEOs, die Teamleiterinnen und Teamleiter, die modernes Arbeiten mithilfe des Tools vorleben und im Alltag verankern müssen. Sie müssen die von Herrn Grotefeld an die Mitarbeitenden gestellte Frage – was springt für mich dabei raus – immer wieder beantworten, ohne es zu übertreiben.  

Ich stimme Herrn Grotefeld zu. Es ist eine Gratwanderung. Pushen, aber der Sache auch seine Zeit geben. Verschickt die Mehrheit keine Dokumente mehr als Anhänge in E-Mails, finden die Nachzügler und Nachzüglerinnen irgendwann keine Akzeptanz mehr und ziehen nach.  

“Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt. ”

— Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF

Herr Zaugg, welche Learnings können Sie bis heute teilen? Welche Massnahmen haben sich bewährt?  

Der Fokus muss auf dem Change-Management liegen und MondayCoffee, im Gegensatz zu anderen Software-Anbietern, startete das Projekt mit diesem Mindset und einer dafür eigens entwickelten Methodik.  

Bewährt hat sich auch das Konzept der Power User. Wir konnten einen Power User sogar als Product Manager gewinnen. Er fungiert als Ansprechpartner, setzt sich regelmässig mit den Herausforderungen der User auseinander, kommuniziert Weiterentwicklung und vermarktet so RefNet intern.  

Herr Grotefeld: Was ich nicht mehr machen würde, ist, so ein Projekt während einer Pandemie einzuführen. Change-Management erfordert Face-to-Face-Kommunikation. Wir hätten uns mehr physische Präsenz von Frau Pichler als Projektleiterin gewünscht.  

Herr Meneghini bestätigt: Die Vor-Ort-Zusammenarbeit kann nicht zu 100 % ersetzt werden. Wir haben während der Pandemie Projekte vom Erstkontakt bis zum Abschluss remote durchgeführt. Bei einigen ging das gut, bei anderen lief es schief, weil das Menschliche zu kurz kam. 

Würden Sie heute die Belegschaft nochmals befragen: Welche wären die meistgenannten Vorteile von RefNet? 

Herr Zaugg: die vereinfachte Zusammenarbeit mit Externen. Dort konnten wir grosse Effizienzgewinne verbuchen.  

Zweitens, die eingangs genannte E-Mail-Flut hat abgenommen. Die Unternehmenskommunikation erfolgt ausschliesslich über die Startseite des RefNet. Das Gleiche streben wir vermehrt für die Kommunikation von Projekten oder Arbeitsgruppen an.  

Herr Grotefeld ergänzt: Die Kommunikation ist unkomplizierter geworden und findet zunehmend in Echtzeit statt. 

Gibt es noch andere Funktionalitäten, die Sie besonders schätzen? Dinge, die Sie heute dank RefNet einfacher machen können und die mehr Spass bereiten?  

Herr Zaugg: Nachrichten, die ich in dem in RefNet integrierten Microsoft-Teams-Chat erhalte, kann ich direkt in eine Aufgabe umwandeln, welche dann wiederum im Planungstool erscheint und bearbeitet werden kann. Das ist sehr effizient. 
Und der Zugriff auf die Daten von überall ist echt hilfreich.  

Herr Grotefeld ergänzt: Für viele auch bereits selbstverständlich.  

Herr Meneghini: Ja, funktioniert die MondayCoffee-Lösung bei Kunden nicht, kriegt unsere IT schneller ein Telefon als die Kollegen bei SAP, wenn ihr Tool Probleme hat.  
 

Die Reise des digitalen Wandels geht weiter. Was sind nächste Meilensteine, Herr Zaugg?  

Wir möchten das Potenzial von RefNet weiter ausschöpfen. Zum Beispiel die Nutzung der Integration von Microsoft Forms für die Bewertung von Events und Kursen. Heute brauchen wir dafür Survey Monkey.  
Wir beschäftigen uns auch mit dem Neuauftritt unserer Website, da gibt es einige Schnittstellen-Thematiken.  

Herr Meneghini: Die Technologie ist dem Nutzer weit voraus. Wir können uns noch länger damit beschäftigen, was wir bereits haben und – wie Herr Zaugg es richtig sagt – das Potenzial schrittweise ausschöpfen.  

Herr Grotefeld, was geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen in Kirchgemeinden und anderen Kantonalkirchen mit auf den Weg, sollten sie mit den gleichen Gedanken wie Sie damals spielen und ähnliche Schritte wagen wollen?  

Zuerst die Bedürfnisse bei den Mitarbeitenden abholen und die eigene Situation sorgfältig analysieren. Und sich nicht zu schade zu sein, Rat zu holen, fehlt die Expertise bei gewissen Themen inhouse.  

“Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen. ”

— Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Bei der Einführung einer Modern-Work-Lösung geht es darum, die Leute an die Hand zu nehmen. Individuell aufzuzeigen, wie sich was ändern kann. Was die Vorteile sind, wenn ich mein Dokument nicht mehr im Folder auf dem lokalen Netzwerk ablege, sondern mit Metatags versehen im RefNet.  

Herr Meneghini fügt hinzu: Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen.  

Die Workspace-Explosion

Wie wir sie mit Lifecycle Management verhindern können

In der vernetzten Organisation sind alle und alles miteinander verbunden. Mitarbeitende partizipieren und gestalten in verschiedensten Konstellationen mit. Täglich bilden sich neue Teams, Arbeitsgruppen oder Zweckgemeinschaften.  

Sie organisieren sich digital, selbstständig, in virtuellen Arbeitsbereichen, die per Klick einfach und schnell eröffnet werden können.  

Und wenn das Team mit dem Projekt zu Ende ist, sich die Arbeitsgruppe auflöst oder die Zweckgemeinschaft ihren Zweck erfüllt hat, dann… 

…bleiben die digitalen Arbeitsräume zurück. Viele haben das Potenzial, zum Produktivitäts-Fresser zu werden. Gäbe es da nicht die Funktionalität des Lifecycle Managements (LCM). 

Workspaces haben einen Lebenszyklus

Unsere Modern-Work-Solution für Microsoft 365 ermöglicht eine dezentrale Selbstorganisation für Mitarbeitende und Teams. Je nach Situation können standardisierte, virtuelle Arbeitsbereiche – in Microsoft Teams oder SharePoint – für die Teamarbeit eröffnet werden. 

Mit der Adoption von Microsoft 365 in der Organisation wächst die Anzahl an Workspaces. Viele haben eine kurze Einsatzdauer, andere entstehen nur zur Testzwecken, einige erfüllen einen längerfristigen Zweck.  

Alle Workspaces haben einen Lebenszyklus. In der Modern-Work-Solution von MondayCoffee (CoffeeNet 365) ist das Lifecycle Management von Workspaces bereits integriert, um die Gefahr von Übersichtsverlusten und Produktivitäts-Einbussen zu vermindern.  

Per Klick eröffnet, automatisch geschlossen

Microsoft Teams Workspaces lassen sich zwar manuell archivieren (was niemand macht), aber es fehlt ein Automatismus. Ausserdem bleiben die dazugehörigen SharePoint Sites davon unbeteiligt. 

Das LCM von CoffeeNet 365 ermöglicht ein durchgängiges Archivieren von Microsoft Teams Workspaces und dazugehörigen SharePoint Sites, um Übersicht und Orientierung zu gewährleisten: 

• Archivierte Workspaces haben entsprechende Kennzeichnungen in Microsoft Teams und in SharePoint, damit die BenutzerInnen auf Anhieb verstehen, dass ein archivierter Workspace nicht mehr gleich funktioniert wie vorher, im «aktiven» Zustand. 

• Funktional bedeutet dies für die BenutzerInnen, dass sie im archivierten Workspace nur noch Leserechte haben.  

• Optional können archivierte Workspaces auch vor der M365-Suche verborgen werden, damit BenutzerInnen weniger irrelevante Elemente durchsuchen müssen.  

Friendly Reminder 

Das LCM von CoffeeNet 365 arbeitet mit Automatismen, um die BesitzerInnen von Workspaces zuverlässig daran zu erinnern, dass sie die virtuellen Räume gemäss vorher definierten Kriterien archivieren oder löschen sollten: 

• Sogenannte LCM-Policies (automatische Richtlinien) bestimmen, nach wie vielen Tagen Inaktivität eine Workspace-Archivierung stattfinden soll. Dies stellt ein automatisches Aussortieren unbenutzter Workspaces sicher und entlastet die Workspace-BesitzerInnen.  

• LCM-Policies können aber auch anhand von anspruchsvolleren Kriterien erfolgen, z. B. basierend auf einem im Workspace definierten Datum-Feld (z. B. 1 Jahr nach dem «Projektenddatum»). 

• Das LCM von CoffeeNet 365 erlaubt auch mehrstufige Aktionen, z. B. eine Löschung 2 Jahre nach dem Archivieren des Workspaces. Es sind unzählige Optionen möglich. 

• Für den Fall, wenn Workspace-BesitzerInnen nicht auf die Aufforderung zum Archivieren reagieren, ist gesorgt: Es findet eine zeitversetzte Eskalation statt, um die Aktion dennoch zu ermöglichen, falls z. B. der Besitzer gar nicht mehr im Unternehmen sein sollte. 

Für mehr Produktivität 

Komplexität und Schnelllebigkeit werden unsere Arbeitswelt weiter prägen. Wir bei MondayCoffee wollen das Arbeitsleben für Mitarbeitende so einfach wie möglich gestalten. Unser Feature LCM zahlt auf unser Versprechen ein – mit folgenden Vorteilen:  

• Höhere Produktivität der BenutzerInnen im Umgang mit vielen Workspaces, da diejenigen, die inaktiv sind, automatisch archiviert oder gelöscht werden. 

• Ergänzung der bestehenden Microsoft-Funktionalität – ohne zusätzliche Lizenzkosten – für ein umfassenderes, mehrstufiges und vielseitiges LCM von Teams Workspaces und SharePoint Sites 

Sie möchten mehr über das Thema oder unsere Modern-Work-Solution erfahren? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.  

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Kommunizieren wir, oder telefonieren wir noch?

Screen sharing killed the audio call – spätestens seit der Pandemie werden Besprechungen immer häufiger per Videokonferenz abgehalten. Die Telefonnummer gerät in Vergessenheit. Über die Vorteile einer integrierten Telefonie in Microsoft Teams mit CoffeeNet 365.

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Telefonie als integraler Bestandteil der Zusammenarbeit

Auch anspruchsvolle Telefonie-Anforderungen lassen sich heute direkt in Microsoft Teams und mit unserer Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 umsetzen. Unternehmen tun gut daran, die Telefonie nicht mehr als ein separates Spezialthema zu denken – mit separaten Systemen und Anbietern –, sondern als eines von mehreren zuverlässigen Kommunikationsformaten für eine moderne Arbeitsweise.  

Die technische Machbarkeit erlaubt uns, die Telefonie als integrativen Bestandteil der Zusammenarbeit zu betrachten. Es muss kein technisch-applikatorisches Silo mehr sein. Die verschiedenen Systeme kommen sich immer näher, und das ist gut so: 

• Telefonieanlagen 

• Contact-Center-Lösungen

• Video-Konferenz-Systeme in Sitzungszimmern  

• Collaboration-Software 

• Intranet-Software 

• Fileshare-Systeme  

• Workflow-Software 

Denn die Mitarbeitenden wollen es einfach – alles beisammen, keine Systemwechsel. Eine Plattform, die ihnen alles, was sie brauchen und vor allem wie sie es brauchen, vor die Finger legt.

Ein selbsterklärender, digital integrierter Arbeitsplatz

Microsoft Teams hat uns diesem Ziel nähergebracht. Die Pandemie den Druck zur Veränderung und die Akzeptanz für das digitale Arbeiten massiv erhöht.  

Wir haben Microsoft Teams in unsere Modern-Workplace-Lösung optimal integriert, sodass Mitarbeitende und Organisationen – kleine wie grosse – das Potenzial erschliessen können. Über Microsoft Teams als integrierende Oberfläche lassen sich die verschiedenen Kommunikationsformate Use-Case-basiert nutzen – zeit-, orts- und gerätunabhängig.

• Chat für unkomplizierte Kommunikation – als Gruppe oder zu zweit

• Calling und Video-Conferencing mit Bildschirmübertragung für Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit – auch integriert in den physischen Sitzungszimmern  

• Intranet-Funktionalitäten für die Informationsbeschaffung und den Wissensaustausch 

• Dokumenten-Management für die Ablage und Bearbeitung von Dokumenten 

• Bündelung sämtlicher Kommunikationskanäle in einer zentralen Plattform (Contact-Center)

Die Telefonie ist dabei eines von mehreren zuverlässigen Kommunikationsformaten für eine moderne Arbeitsweise.  

Wir sind überzeugt, dass ein Gesamtkonzept für alle diese Kommunikationsformate viele Vorteile bringt, damit dann auch alles – Voice, Video, Screen-Sharing, Verbindung zu einer sicheren Dateiablage – zusammenpasst, sicher ist, eine Struktur hat. Für den Mitarbeitenden selbsterklärend ist. Unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 entwickeln wir mit diesem Ziel vor Augen immer weiter.  

Die Integration der Telefonie durften wir bereits bei mehreren KundInnen umsetzen. Und oft wurde genau dieser Schritt zum Treiber für eine moderne und vermehrt digitale Arbeitsweise.

Dabei bringen wir einerseits das technische Knowhow für die einzelnen Anwendungen und Applikationen mit, auf der anderen Seite unsere Erfahrung und Kenntnisse im Umgang mit den Mitarbeitenden – mit dem Business.  

Wie wir alle wissen, macht die Bereitstellung digitaler Funktionen die Organisation nicht digitaler. Ich wähle nicht mehr, sondern teile – aber nur, wenn ich den Nutzen dahinter auch verstehe und ihn in Mehrwert übersetzen kann.

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Vereinfachen Sie Ihr Projekt- und Portfoliomanagement mit CoffeeNet 365

Projektverantwortliche und -beteiligte müssen, wie Musiker:innen in einem Orchester, zusammenspielen: Sie müssen aufeinander hören (können), Themen aufgreifen (können), die Melodie oder das übergeordnete Programm fortführen (können). Und der Dirigent oder die Dirigentin? Sie müssen den Überblick behalten und sicherstellen können, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.  

Wie koordinieren Sie die verschiedenen Projekte oder Anlageportfolios in Ihrer Abteilung oder in Ihrem Unternehmen? Etwa mit Extra-Software für das Portfolio-Management?  

Wir haben eine Alternative für Sie. Die in CoffeeNet 365 integrierte Projekt- und Portfoliomanagement-Funktion. Damit brauchen Sie keine zusätzliche Software mehr, sondern haben die passende Lösung genau dort, wo Projektleiter:innen oder Projektbeteiligte auch sonst ihre Arbeit erledigen. 

Erhalten Sie transparente Einblicke, indem Sie unternehmensweite Portfolios, Programme und Projekte in einer Gesamtübersicht zusammenführen 

Die Projekt- und Portfoliomanagement-Funktion in CoffeeNet 365 verdichtet Aussagen zum Fortschritt mehrerer Projekte oder Anlageportfolios in einer anschaulichen Gesamtübersicht. Sie verhilft dem Management zu einem umfassenden Bild über den Status grösserer Programme, Initiativen oder Anlageportfolios, darunter zum Beispiel Liegenschaften, Maschinen oder Fahrzeugparks.  

Gestalten Sie das Erfassen von Projekt- oder Anlageinformation so effizient wie möglich – integriert im Arbeitsalltag 

Auf der anderen Seite müssen die Beteiligten an einem Projekt oder Anlageobjekt die erforderlichen Informationen erfassen. Diesen Prozess haben wir so einfach wie nur möglich gestaltet und sichergestellt, dass keine zusätzlichen Datensilos entstehen, sondern mit bestehenden Datenablagen gearbeitet wird. Die Funktion des Projekt- und Portfoliomanagements ist in den virtuellen Arbeitsbereichen von CoffeeNet 365 integriert.  

Der richtige Mix aus Standardisierung und Flexibilität 

Die in CoffeeNet 365 integrierte Projekt- und Portfoliomanagement-Funktion bietet Ihnen Standardisierung und Flexibilität zugleich. Je nach Bedarf kann zwischen wenigen Ampel-Anzeigen bis zu granularen KPIs für das Projekt-Reporting gewählt werden. Sie entscheiden, welche Daten oder Datentypen überwacht werden sollen, und den Rest erledigt die Applikation.  

Bevor Sie also neue Software anschaffen, zeigen wir Ihnen gerne, wie Sie CoffeeNet 365 für das Projekt- und Portfolio-Management gezielt nutzen und einfach einführen können.  

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WZW OPTIC AG: Angewandte digitale Transformation

Seit über 50 Jahren fertigt die Firma WZW OPTIC AG hochpräzise optische Komponenten und Baugruppen für Hightech-Industriekunden aus aller Welt an. Jedes Stück, dass die über 60 Mitarbeitenden herstellen, ist ein Unikat. Made in Switzerland – in Balgach, mitten im Schweizer Rheintal

Als führender europäischer Hersteller ultrahochpräziser Optik setzte sich das Unternehmen zum Ziel, die unternehmenseigene IT-Infrastruktur zu modernisieren und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen und fördern.

MondayCoffee modernisierte bei der WZW OPTIC AG die IT-Infrastruktur und unterstützte das Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Arbeitswiese mit Hilfe der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

EW BUCHS: Ein wesentlicher Schritt zum agilen Arbeitsplatz

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) wurde 1902 gegründet und beschäftigt heute ca. 130 Mitarbeitende. Zu den Hauptaufgaben des EWB zählen unter anderem Aufbau und Weiterentwicklung, Betrieb und Wartung der Infrastruktur zum Erbringen der Wasser,- Strom- und ITK-Versorgung sowie der dafür notwendigen Dienste.

Ausgangslage

Das EWB strebte die Modernisierung der Arbeitsumgebung und einen nachhaltigen Kulturwandel im Sinne von «New Work» im Unternehmen an. Der Fokus lag auf dem internen Wissensaustausch und Wissensmanagement im Allgemeinen, auf bereichsübergreifender und papierloser Zusammenarbeit, dem unkomplizierten und sicheren Zusammenarbeiten mit Externen sowie der Produktivitätssteigerung mithilfe von Microsoft 365.

Vorgehen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte.

Resultate

Das EWB konnte mithilfe der neuen Collaboration-Plattform die Zusammenarbeitskultur verbessern und somit einen wesentlichen Schritt zum agilen Arbeitsplatz realisieren. Das Arbeiten und das Zusammenarbeiten sind heute effizienter: Zuvor kommunizierten alle primär per E-Mail und Dokumente existierten in verschiedenen Versionen, die konsolidiert werden mussten. Heute passiert praktisch alles online, zentralisiert und in Echtzeit.

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RHOMBERG BAU: Das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definieren

Die Rhomberg Bau-Gruppe ist ein international agierendes Bauunternehmen in Familienbesitz. Die Unternehmensgruppe ist spezialisiert auf die Bereiche Bau, Ressourcen sowie Bahntechnik.

Ausgangslage

Die Rhomberg Bau-Gruppe kämpfte mit der Herausforderung unterschiedlichster Systeme für die Kommunikation und die Ablage von Dokumenten. Sowie der ineffizienten unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit oder dem verstecktem und ungeteiltem Wissen der ExpertInnen. Ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Unternehmensinformationen erwies sich daher als zunehmend kritischer für erfolgreiche Projektabwicklungen.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform, RHome wurde das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definiert. Ideen und Ansätze wurden von den Projektbeteiligten immer wieder bewertet und formten somit den Projektauftrag sowie die Umsetzung. Am Live-System konnte Rhomberg während der Einführung mit MitarbeiterInnen die Funktionalitäten und die zu erwartenden Effekte sogleich testen.

Resultate

Mit RHome ging eine Digitalisierung von Business- und Support-Prozessen einher. Mithilfe der neuen Technik wurden Abläufe in den Bauprojekten standardisiert. Während früher jedes Team sein eigenes Vorhaben verfolgte, existiert heute ein effizienter Gruppen-Standard. Auf der digitalen Arbeitsplattform können MitarbeiterInnen miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten sowie auf Wissen zugreifen und dieses teilen – einfach, schnell und orts- und zeitunabhängig.

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Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

Microsoft Viva meets CoffeeNet 365 – ein Ausblick

Vielleicht haben Sie in den News oder Gesprächen im Job schon einen Hauch der Euphorie gewittert: Mit dem neuen Produkt Microsoft Viva sorgt der Softwarekonzern wieder einmal für frischen Wind und Innovationsgeist in der digitalen Zusammenarbeit. 

In diesem Blog-Post zeigen wir Ihnen die Potenziale von Microsoft Viva auf und die Bedeutung des neuen Produkts von Microsoft für unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365. 

Was ist Microsoft Viva? 

Am 4. Februar 2021 lancierte Microsoft mit Microsoft Viva eine neue Modern Workplace-Funktionalität, genauer eine Employee Experience Platform (EXP). Integriert in die Teams-Oberfläche bietet die Plattform Unternehmen vielfältige Chancen für die Anbindung an Office 365. Wichtige Funktionen des Arbeitsalltags lassen sich künftig in Microsoft Teams kombinieren: von Kommunikation über Fachwissen und Weiterbildung hin zu Ressourcen und Insights. Beschäftigte können auf diese Weise zahlreiche Aufgaben innerhalb der App erledigen – ohne ständiges «Context Switching», das den Arbeitsablauf unterbricht. Microsoft Viva beinhaltet mit den Modulen Insights, Topics, Learning und Connections vier neue Funktionalitäten, die die nahtlose Zusammenarbeit am Modern Workplace fördern:

Microsoft Viva Topics: Fachwissen und Inhalte Ihres Unternehmens organisiert Viva Topics automatisch durch AI-gestütztes Knowledge-Management, kuratierte Knowledge-Portale und Vernetzungen von Schlagworten in Microsoft Teams, SharePoint und Outlook. Häufige Themen sind durch die Intranet-Integration aus der Anwendung Teams heraus schnell auffindbar und direkt anwendbar – jederzeit und von jedem Ort aus. 

Microsoft Viva Connections: Mit Viva Connection haben BenutzerInnen über eine personalisierte Startseite Zugriff auf relevante News, Communities, Unterlagen und Tools für produktives Arbeiten. Beschäftigte profitieren von einer effizienteren Zusammenarbeit und haben schneller Zugriff auf die richtigen Inhalte und Konversationen – ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen. 

Microsoft Viva Learning: Durch die nahtlose Integration eines zentralen Content-Hubs wird Weiterbildung ein natürlicher Bestandteil des Arbeitsalltags in Ihrem Unternehmen. Mit Viva Learning können Beschäftigte auf Lerninhalte von Microsoft, Drittanbietern wie LinkedIn oder auch des eigenen Unternehmens zugreifen. Die Integration soll Mitarbeitenden dabei helfen, mehr Zeit in ihre Weiterentwicklung zu investieren. 

Microsoft Viva Insights: Die Funktion zielt darauf ab, das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern durch eine gesunde Balance zwischen Produktivitäts- und Regenerationsphasen. Persönliche und private Insights auf Basis von MyAnalytics und Workplace Analytics zeigen Beschäftigten und Führungskräften Faktoren auf, deren Optimierung zu mehr Fokus, Produktivität und Wohlbefinden beitragen kann. Die Privatsphäre der Arbeitskräfte bleibt jederzeit geschützt. 

Was bedeutet Microsoft Viva für CoffeeNet 365? 

Microsoft Viva birgt eine Vielzahl an innovativen Funktionen und neuen Möglichkeiten für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte können von der Verschlankung und dem Angebot zur Individualisierung der Arbeitsumgebung profitieren. Wir von MondayCoffee sind überzeugt davon, dass die neue Plattform bisherige Lücken in der Toolwelt des Softwareanbieters erfolgreich schliessen und unserer KundInnen einen signifikanten Mehrwert bieten wird.  

In enger Abstimmung mit Microsoft arbeiten wir bereits auf Hochtouren daran, Viva in unser CoffeeNet 365 zu integrieren. CoffeeNet 365 ist die ideale Modern-Workplace-Lösung für Unternehmen, die mit Teams und Microsoft 365 nicht primär neue Technologien einführen, sondern rasch und nachhaltig moderne Arbeitsweisen in ihrer Organisation etablieren wollen. 

MondayCoffee steht in den Startlöchern 

Aktuell ist Microsoft Viva noch nicht erhältlich und wird im Verlauf der kommenden Wochen und Monate schrittweise ausgerollt werden. Fest steht aber schon heute: Für MondayCoffee bedeutet Microsoft Viva eine attraktive Erweiterung des Modern Workplace.

BÜHLER GROUP: Das volle Potenzial aus Microsoft Teams schöpfen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Das Familienunternehmen hält weltweit führende Marktpositionen in Technologien sowie in Verfahren für die Getreideverarbeitung für Mehl und Futtermittel, aber auch für die Herstellung von Pasta und Schokolade, im Druckguss, in der Nassvermahlung und Oberflächenbeschichtung.

Ausgangslage

Seit der Einführung der unternehmensweiten, digitalen Arbeitsplattform B-World 2015, haben sich nicht nur die Ansprüche der Mitarbeitenden an einen digital fitten Arbeitgeber weiterentwickelt, sondern auch die Microsoft-Technologien, so wie Microsoft Teams.

Vorgehen

Als langjähriger Partner von Bühler unterstützen wir das Unternehmen heute dabei, das Potenzial von Microsoft Teams, als bereits integraler Bestandteil von B-World, kontrolliert und mit einem toolübergreifenden sowie userzentrischen Ansatz auszuschöpfen.

Resultate

Microsoft Teams ist nun in die digitale Arbeitsplattform B-World nahtlos integriert. Mit virtuellen und vordefinierten Arbeitsräumen für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte, Produkte sowie Knowledge-Räume und Dienstleistungen, ist B-World der ideale Ort für die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit.

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FEINTOOL: Ein wesentlicher Schritt in Richtung digitaler Arbeitsplatz

Feintool ist ein international agierender Technologie- und Marktführer in den Technologien Feinschneiden, Umformen und E-Blechstanzen zur Verarbeitung von Stahlblechen. Diese Technologien zeichnen sich durch Wirtschaftlichkeit, Qualität und Produktivität aus. Das 1959 gegründete Unternehmen ist mit rund 2700 Mitarbeitenden in Europa, USA, China und Japan vertreten.

Ausgangslage

Die Feintool Gruppe wollte seine Intranet-Plattform mithilfe der Microsoft-Toolwelten erneuern. Collaboration war in der historisch gewachsenen Systemlandschaft nur beschränkt möglich. Konzernübergreifend sollte die Zusammenarbeit vereinheitlicht, vereinfacht und transparenter gestaltet werden – auf jedem Gerät, an jedem Ort und zu jeder Zeit.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform CoffeeNet 365 wurde die Anwendung der Microsoft 365-Produkte vereinfacht und der richtige Produktmix für die Feintool Gruppe gefunden – basierend auf alltäglichen Anwendungsfällen.

Resultate

Auf der neuen Plattform können Feintool-Mitarbeitende nun über die Startseite kommunizieren, im Intranet täglich wichtige Informationen finden und gruppenweite Neuigkeiten erfahren. Gleichzeitig können Anwendende mit der Unternehmenslösung abteilungsübergreifend, einfach und effizient an Projekten oder Themen zusammenarbeiten.

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ALPORA: Mit einer virtuellen Arbeitsumgebung, Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten

Die ALPORA AG ist ein junges Schweizer Investment-Analytics-Unternehmen mit Sitz in Zug. Als Finanzproduktanbieter mit enger Anbindung an verschiedene Universitäten hat ALPORA Zugang zu aktuellen wissenschaftlichen Themen im Bereich Innovation- und Technologie-Management

Ausgangslage

In dem Unternehmen arbeiten die Beschäftigten nicht in einem zentralen Office, sondern virtuell von verschiedenen Standorten, länderübergreifend aus zusammen. Umso wichtiger ist deshalb eine reibungslose Zusammenarbeit intern, mit Partnern und Kunden, wofür die geeignete Plattform gesucht wurde.

Vorgehen

Bei ALPORA wurde die standardisierte Digital-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 als zentraler digitaler Arbeitsplatz eingeführt. Um die Anforderungen der ALPORA bestmöglich zu erfüllen, wurde die Einführungsmethode auf die Unternehmensgrösse des Finanzproduktanbieters angepasst.

Resultate

Nach nur sechs Monaten Laufzeit wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Dank der Implementierung von ALPORAnet verläuft die Zusammenarbeit bei dem Investment-Analytics-Unternehmen heute intern, aber insbesondere auch mit Externen nahtlos, einfach und sicher. Mit der neuen Arbeitsweise resultiert mehr Effizienz und Transparenz in den Workflows und mit jeder Anwendung eine stärkere Kundenbindung.

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Lassen Sie den Digitalisierungs-Push nicht verpuffen

Mit der Corona-Krise erlebt die Digitalisierung der Arbeitswelt einen Schub. Viele Angestellte mussten in kürzester Zeit verschiedene Tools einsetzten, um weiterhin die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu gewährleisten. Microsoft Teams hat beispielsweise 2.7 Milliarden Meeting Minuten an einem Tag verbucht.

Doch was geschieht, wenn wir wieder ins Office zurückkehren? Wie stellen wir sicher, dass wir diesen Digitalisierungs-Schub richtig nutzen, um unsere Arbeitsweise ganz zu digitalisieren?  

3 Dingen sollte man Beachtung schenken: 

Blickwinkel öffnen 

Microsoft Teams ist für viele in der Krise, was WhatsApp für Private ist. Ein Tool, welches mir ermöglicht, direkt mit vielen Teilnehmern über Chat, Call oder Video zu kommunizieren und online Meetings abzuhalten. Doch eine digitale Arbeitsweise geht über die Kommunikation hinaus. Themen wie eine strukturierte digitale Dokumentenablage, eine einheitliche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder ein nachhaltiger Wissensaustausch gehören genauso dazu. Unsere Empfehlung: öffnen Sie den Blickwinkel, vertiefen Sie das Verständnis der unterschiedlichen digitalen Arbeitsszenarien, um eine strukturierte, digitale Arbeitsweise zu etablieren.  

Tooleinsatz kontrolliert automatisieren 

Microsoft offeriert eine Vielzahl an Tools, um digital produktiver zu arbeiten. Microsoft Teams kennen wohl mittlerweile alle und dieses Momentum soll auch genutzt werden, um dem digitalen Arbeitsplatz einen Schritt näher zu kommen. Bevor sich aber die Mitarbeiter selbst auf den Weg machen, um den Dschungel der verschiedenen Microsoft-Technologien zu durchforsten, empfehlen wir Ihnen, dies für die Gesamtorganisation in die Hand zu nehmen, und zu verstehen, wo welche Technologien, basierend auf konkreten digitalen Arbeitsszenarien und Use Cases, kontrolliert zum Einsatz kommen sollen. Wir haben das bei unserer Modern-Workplace-Solution so gelöst, dass je nach definiertem Arbeitsszenario oder Use Case die Microsoft-Technologien im Hintergrund automatisch konfiguriert werden und sich der Mitarbeiter nicht um die Wahl der Technologien kümmern muss, sondern nur auf seine Aufgaben konzentrieren kann. 

Mitarbeiter und Teams begleiten 

Viele Mitarbeiter waren und sind in der Krise gezwungen, sich mit digitalen Tools schnell vertraut zu machen. Einige haben sicherlich die Vorteile einer digitalen Arbeitsweise erkannt und sind motiviert in Richtung digitaler Arbeitsplatz weiterzuschreiten. Auf diesem Weg müssen sie begleitet werden – insbesondere die, die noch Mühe haben, alte Gewohnheiten abzulegen. Wir empfehlen Unternehmen, den Austausch mit den Mitarbeitern zu suchen, ihr Feedback zu den Erfahrungen, die sie zurzeit im digitalen Home-Office machen, zu sammeln und das Momentum zu nutzen, um gemeinsam mit ihnen eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.   

Wir unterstützen Unternehmen seit geraumer Zeit dabei, eine digitale Arbeitsweise in ihrer Organisation zu etablieren – mit unseren Modern Workplace Solution für Microsoft 365.  

Sollten Sie an einem Erfahrungsaustausch interessiert sein, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme.  

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20 Jahre MondayCoffee – von Paradigmenwechseln, Clouds und Corona

Heute vor 20 Jahren wurde MondayCoffee gegründet. Und genau im Jubiläumsjahr kommt der Mission, die das Unternehmen verfolgt, mehr Bedeutung zu denn je zuvor: MondayCoffee unterstützt Unternehmen dabei, eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.

Ein Gespräch mit Reto Meneghini, CEO & Gründer von MondayCoffee, über die Veränderungen der letzten 20 Jahre, über die Chancen des aktuellen Digitalisierungsschubs und was sie selbst Neues gelernt haben.

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Reto Meneghini, CEO & Gründer von MondayCoffee

Reto, im Gründungsjahr von MondayCoffee platzte die Dotcom-Blase. Im 20-jährigen Jubiläumsjahr verursacht eine Pandemie weitrechende Folgen für Gesellschaft und Wirtschaft. Wie war denn die Zeit dazwischen so?

In der Halbzeit gab es auch noch die Finanzkrise… Es waren allgemein sehr bewegte Jahre. Ein Tempolimit scheint auch jetzt nicht in Sicht. Wenn ich an die Dotcom-Blase zurückdenke, wo viele dachten, dass die Umsätze, die wir übers Internet generieren können, Träumereien gleichkommen, dann müssen wir uns heute eingestehen, dass das Gegenteil passiert ist. Wir haben uns noch viel schneller ins Internet bewegt als gedacht.

Auch die IT – insbesondere mit der Cloud. Als Microsoft Office 365 lancierte, waren wir unter den ersten Partnern in der Schweiz, die das Produkt vertrieben. Anfangs wussten wir selbst nicht, was damit anfangen – denn die Cloud sollte vor allem KMU dabei helfen, ihre IT kostengünstig zu professionalisieren. Bei unserem Kundensegment, den grösseren Firmen, war die Cloud kein Thema. Ihre Haltung war damals, dass sie das selbst besser können und ihre Daten nie in die Hände von Microsoft geben würden. Heute ist der Beweis angetreten, dass die Cloud funktioniert. In der Schweiz wurde mit der Schweizer Cloud eine letzte Hürde genommen.

Konntest du über die letzten Jahre noch weitere Paradigmenwechsel beobachten?

Oh ja. IT war vor 20 Jahren ein notwendiges Übel. Ein teures Stück Infrastruktur. Ein klassisches Cost-Center. Heute ist die IT ein Erfolgstreiber. In den Geschäftsleitungen sitzen inzwischen CTOs und CDOs. Viele Geschäftsmodelle wären ohne IT gar nicht möglich.

“Während wir früher als reiner Dienstleister unser Wissen – von Techies an Techies – auf Stundenbasis verkauft hatten, sind wir heute Dienstleister und Softwareanbieter zugleich.”

— Reto Meneghini, CEO & Gründer MondayCoffee

Inwiefern beeinflusste dies die Entwicklung von MondayCoffee? Was unterscheidet MondayCoffee heute von MondayCoffee damals vor 20 Jahren, als ihr die Tätigkeit aufgenommen habt?

Während wir früher als reiner Dienstleister unser Wissen – von Techies an Techies – auf Stundenbasis verkauft hatten, sind wir heute Dienstleister und Softwareanbieter zugleich. 2010 brachten wir die erste Version von CoffeeNet auf den Markt. Anstatt, dass wir für jede Firma auf der grünen Wiese mit dem gleichen Resultat etwas Neues schafften, entwickelten wir eine Out-of-the-box-Software, die eine optimale Konfiguration von Microsoft 365 ermöglicht und das Benutzererlebnis verbessert.

Die Diskussion verlagerte sich auf den Endnutzer und von der Technologie an sich darauf, was die Technologie bewirken kann. Heute ist Adoption in aller Munde. Aber vor 10 Jahren war es sehr ungewöhnlich, dass ein Technologie-Lieferant mit Endanwendern spricht. So sassen wir plötzlich nicht mehr nur mit der IT am Tisch, sondern wurden von Kommunikationsleitern, HR-Verantwortlichen und COOs eingeladen, um sie dabei zu unterstützen, eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.

Im Jahr 2017 eröffnete MondayCoffee das Office in München.

Auch waren wir vor 20 Jahren nur in der Schweiz tätig. Seitdem haben wir ein Office in Deutschland eröffnet und betreuen auch deutsche und österreichische Unternehmen. Wir haben Vertriebspartner in anderen europäischen Ländern und dürfen Neukundengewinne rund um den Globus verbuchen. Die Cloud bringt uns überall hin und ich bin überzeugt, dass MondayCoffee noch internationaler werden wird.

Apropos MondayCoffee: Wie oft wurdest du schon gefragt, was hinter diesem Namen steckt? Was Kaffee mit digitalem Arbeiten zu tun hat?

Ich kann es an der Hand abzählen, wie oft ich nicht gefragt wurde. BlackWidow21 und weitere exotische Namen standen damals auch noch auf dem Whiteboard, als wir bei Bier und Bratwurst nach Namen suchten. MondayCoffee gefiel uns dann doch am besten. Wenn ich jemals einen guten Marketing-Entscheid getroffen habe, dann war es die Namenswahl. Genau, weil der Name irreführend ist, erinnert sich jeder daran – dass wir anders sind als die anderen.

“Wenn ich jemals einen guten Marketing-Entscheid getroffen habe, dann war es die Namenswahl. Genau, weil der Name irreführend ist, erinnert sich jeder daran – dass wir anders sind als die anderen. ”

— Reto Meneghini, CEO & Gründer MondayCoffee

Wie manifestiert sich dieses anders sein? Was macht MondayCoffee aus?

Wir begleiten Mitarbeiter bei der Adoption einer neuen Arbeitsweise

Wir sind echte Kenner und Anwender der Microsoft-Produkte. Nur reden wir mit Kunden nicht über die Produkte oder die Technologie, sondern was sie damit machen können. Wir verfallen nicht dem klassischen Feature-Talk, wenn wir unser Produkt und unsere Dienstleistungen präsentieren, sondern zeigen auf, wie wir damit arbeiten und was die Vorteile für die Endanwender sind. Denn sie sind von der Vielfalt der Microsoft-Tools häufig überfordert. Wir sind die Vereinfacher, indem wir ihnen mit CoffeeNet 365 Use-Cases an die Hand geben, und die Wahl und Konfiguration der Microsoft Tools den Algorithmen überlassen.

Wir hören dich oft sagen: die Digitalisierung beginnt bei den Mitarbeitenden. Sind die Mitarbeitenden nun über Nacht alle digitaler geworden, weil sie aus der Not heraus digitaler arbeiten mussten?

Collaboration ist noch heute stark geprägt durch E-Mail, File-Server und Telefon. Obwohl es seit 20 Jahren Technologien gibt, die eine flexiblere, effizientere und einfachere Teamarbeit ermöglichen. Die Firmen sind schlichtweg überfordert. Sie wollen, aber merken dann, dass das Anwenden doch komplexer und das Beim-Alten-Bleiben einfacher ist.

In den letzten Wochen mussten jedoch gewohnte Muster gezwungenermassen aufgegeben werden. Plötzlich schalten alle beim Telefonieren über Microsoft Teams die Kamera an. Technologien für Video-Conferencing gibt es schon seit über 10 Jahren, mit Corona wurde uns der Mehrwert erst wirklich bewusst.

Wir haben zum Beispiel für einen Kunden kürzlich Trainings-Sessions über Microsoft Teams durchgeführt. Ursprünglich war geplant, dass wir das Training auf ein bis zwei Tage konzentrieren und physisch abhalten. Weil auch wir immer dachten, dass das besser sei. Es stellt sich heraus, dass mehrere jedoch kürzere Trainings-Sessions per Video sogar besser ankommen. Das Gleiche gilt für Vertragsverhandlungen. Ich war immer der Erste, der sagte, für Verhandlungen muss man vor Ort sein. Dem Einkäufer in die Augen sehen können. Die letzten Wochen haben mich des Gegenteils belehrt. Wenn diese herausfordernde Zeit einen positiven Effekt hat, dann dass sich auch für uns, Mythen aufgelöst haben und eingefleischte Prozesse zum Besseren verändert wurden.

“Wenn diese herausfordernde Zeit einen positiven Effekt hat, dann dass sich auch für uns, Mythen aufgelöst haben und eingefleischte Prozesse zum Besseren verändert wurden. ”

— Reto Meneghini, CEO & Gründer MondayCoffee

Was für Auswirkungen hat dieser Digitalisierungsschub auf die anderen Unternehmen?

In der Not mussten, oder besser durften, wir uns auf den echten Mehrwert der Digitalisierung konzentrieren. Die Bremser wurden in den Hintergrund gedrängt. Es wurde auf einmal spürbar, wie wichtig die Digitalisierung für unsere Wirtschaft ist. Für uns selbst. Viele werden künftig noch stärker in die Digitalisierung investieren.

Was mich persönlich als langjähriger Verfechter sehr freut, ist, dass das Potenzial für Home-Office für Dienstleistungsländer (wie die Schweiz und auch Deutschland) nun endlich angegangen wird. Viele Unternehmen und Mitarbeitende werden gemerkt haben, dass Home-Office eine gute Alternative ist. Ein Tabu wurde gebrochen.

Wo gilt es nun anzusetzen, damit dieser Digitalisierungsschub nicht verpufft?

Viele wissen nun, wie Video-Conferencing geht, und gehören neu der Microsoft Teams Fan-Gruppe an. Doch digitales Zusammenarbeiten geht weit darüber hinaus. Wie und wo legen wir Daten ab, damit sie auch nach längerer Zeit wieder auffindbar sind? Wie planen wir Aufgaben, arbeiten wir gemeinsam an vertraulichen Dokumenten? Jedes Arbeitsszenario muss hinterfragt werden und der bestmögliche Einsatz der Microsoft-Werkzeuge muss verstanden und implementiert werden.

Blick in die Glaskugel. Wie möchtest du den 30. Geburtstag von MondayCoffee feiern?

Unser Sommer BBQ im Münchner Office.

Hätte ich vor 20 Jahren in die Glaskugel geschaut und gesehen, wo wir heute stehen, hätte ich gesagt «Niemals». Ich lasse das mit der Glaskugel lieber und konzentriere mich mit dem Team auf das Heute. Wir haben alle Hände voll zu tun, denn beim digitalen Arbeiten gibt es noch unglaublich viel Potential.

Die Veränderungen kommen von alleine. Und ich bin happy, dass wir uns auch mit 20 Jahren noch jung, dynamisch und veränderungslustig fühlen.

MIA ENGIADINA: Die digitale Evolution gemeinsam gestalten

Jon Erni, Ex-Microsoft-Manager, kam vor fünf Jahren mit seiner Vernetzungsinitiative miaEngiadina auf mich zu. Mit der Initiative wollte er die digitale Evolution im Engadin beschleunigen und das Engadin zum dritten Ort erster Wahl machen – mit der idealen Kombination von Arbeit und Erholung. Diese Vision hatte er gemeinsam mit einem Team von innovativen Mitstreitern formuliert; genauso wie die Ziele, die sie schrittweise erreichen wollten. Für die Umsetzung benötigte die Arbeitsgruppe um Jon Erni Infrastruktur sowie Tech-Kompetenz und holte MondayCoffee mit ins Boot. 

Thomas Peyer, CTO MondayCoffee (links) und Jon Erni, Initiant MiaEngiadina (rechts)

Die Bildungsinitiative «miaScoula»

Nach der Bereitstellung von Infrastruktur, Glasfasernetz und Coworking-Space, aber vor allem mit dem stetigen Aufbau einer Community von Gleichgesinnten, folgte die Anbindung und Vernetzung der Schulen. Die Bildungsinitiative «miaScoula» wurde 2018 lanciert und beinhaltet verschiedene, frei wählbare Module – vom schnellen Internetzugang, über WLAN im Schulzimmer und Microsoft 365-Lizenzen, bis zu Weiterbildungskursen und CoffeeNet 365 for Education. Letzteres ist die Softwarelösung von MondayCoffee für die digitale Organisation des Schulalltages und die Vernetzung der Schulen untereinander. Zum Set-up von CoffeeNet 365 for Education gehören auch die Benutzerverwaltung, die Einbindung von Umsystemen sowie die Microsoft 365-Adoption.

Damit wurden seit 2018 die Weichen für eine digitale Schule gestellt, und heute können mehrere Schulen im Engadin bereits davon profitieren. 

Die digitale Schule: ein Zukunftsmodell

Die Schulen werden sich immer weiter digitalisieren und wo möglich hilft ihnen der aktuelle Digitalisierungspush. Wir durften bereits vor der Krise Bildungsinstitute bei ihren Digitalisierungsinitiativen unterstützen.

Dabei nimmt CoffeeNet 365 for Education eine Schlüsselrolle ein. CoffeeNet 365 ist ein Informations- und Kommunikationswerkzeug, welches sich für die Verwaltung und Unterrichtsorganisation an Bildungsinstitutionen eignet. Die Software-Lösung digitalisiert die verschiedenen Szenarien in Bildungsinstituten – das Sekretariat, das Klassenzimmer, das Lehrerzimmer, die Freifächer – mittels virtueller Arbeitsräume und konfiguriert im Hintergrund die notwendigen Microsoft-Technologien (z. B. SharePoint für die Ablage von Unterlagen, OneNote für die Ablage von Notizen). CoffeeNet 365 for Education fungiert als virtuelles Schulhaus, in dem öffentliche Räume genauso wie geschlossene auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden. 

Die Lösung ist sehr flexibel, was uns ermöglicht, CoffeeNet for Education auf die verschiedenen Bedürfnisse von Bildungsinstituten anzupassen.

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CoffeeNet 365 for Education

Learnings aus dem Projekt «miaScoula»

Schulen zu digitalisieren ist kein einfaches Unterfangen. Wir durften bei vergangenen Projekten und insbesondere bei der Einführung von CoffeeNet 365 for Education im Rahmen von «miaScoula» wichtige Erfahrungen sammeln, die ich hier gerne teilen möchte:

• Der Dirigent und sein Orchester: Die zahlreichen Parteien, die bei so einem Projekt involviert sind und mitarbeiten müssen, sind sehr unterschiedlich. Doch es braucht sie alle, um dem Projekt zum Erfolg zu verhelfen. Und es braucht einen Dirigenten. Eine Person, welche die Orchestration übernimmt, die alles zusammenhält, zwischen den Parteien – Schule, Behörden, IT, Lehrpersonen, Lernende – vermitteln und Brücken bauen kann.

• Ein Weg von kleinen Schritten: Digitalisierungsprojekte sind komplex. So wichtig wie der Weitblick ist jeder kleine Schritt nach vorne. Nicht zu viel vornehmen und das Erreichte wiederholt vermitteln – damit alle die Möglichkeit haben, mitzuhalten und sich an das Neue zu gewöhnen und zu üben. Ein Grund, warum man bei «miaScoula» auch Weiterbildungskurse angeboten hat. So konnten sich die Lehrpersonen je nach Vorkenntnissen gezielt weiterbilden. Die Kurse wurden wiederum in multidisziplinären Gruppen und zusammen mit den Anwendenden entwickelt. 

• Pioniere identifizieren und für das Projekt gewinnen: Für die Einführung von CoffeeNet 365 for Education ist es zunächst nötig, dass die Endanwender in der Lage sind, das Werkzeug technisch zu verwenden. Gleichzeitig bewirkt dessen Verwendung auch einen Kulturwandel. Um das Erlernen des Tools möglich zu machen und auch den Kulturwandel zu durchlaufen, braucht es Pioniere und Botschafter, die mit gutem Beispiel und einer positiven Kommunikation vorangehen. Das sind im Schulumfeld idealerweise vor allem die Lehrpersonen selbst.

• Train the Teacher: Typischerweise sieht unser Einführungsprozess so aus, dass wir nach einem Kick-off gemeinsam mit den Pionieren Workshops durchführen. Darin definieren wir deren Anforderungen, z. B. in Bezug auf Vertraulichkeiten und Raumbezeichnungen. Bereits nach kurzer Zeit ist die Lösung einsatzbereit und der Schulungsteil beginnt. Dieser ist vor allem anwendungsorientiert, um den Benutzerinnen und Benutzern potenzielle Berührungsängste vor der neuen Lösung zu nehmen. Wenn die Lehrkräfte etwas Luft haben, geben wir ihnen Hausaufgaben mit, damit sie das Gelernte auch weiterhin nutzen. Sobald diese dann zu Power Usern ausgebildet sind, werden die Schulungen auf das breitere Lehrerumfeld ausgeweitet. Diese Schulungen werden meist von den Power Usern selbst gegeben. Das hat mehrere Vorteile: (1) Das interne Wissen wird gefestigt und (2) für die Zukunft wird klar signalisiert, wer der Ansprechpartner für diese Thematik ist.

Beitrag von Thomas Peyer, Chief Technical Officer und Partner bei der MondayCoffee AG

Data Security: Sicher - immer und überall

Sichere Daten immer und überall – geht das denn? Diese Frage hören wir nur allzu oft, denn viele Unternehmen haben in Zeiten der Digitalisierung Sorge, wenn es um das Thema Data Security geht. Diesem Thema möchten wir uns in diesem Blog Beitrag widmen – ausgehend von einer kurzen Geschichte. 

Thomas unglückliche Geschäftsreise 

Für Thomas steht die nächste Geschäftsreise an. In Gedanken versunken steigt er aus dem Zug, geht gelassen die Treppen vom Bahnsteig runter bis ihm auffällt, dass sein Laptop noch gemütlich im Zug auf seinem verlassenen Sitz liegt. Er springt die Treppen wieder hoch, doch vom Zug und seinem Laptop ist keine Spur mehr. Was präsentiert er nun dem Kunden? Wie kann er nun die Reise rechtfertigen? Und was ist mit den Firmendaten und Informationen, die auf dem Laptop sind? Was wenn sich jemand Zugriff verschafft?! So erwarten ihn nicht nur ein unangenehmes Gespräch mit dem Kunden, auch seinem Chef sein Missgeschick zu gestehen, wird ziemlich unschön…  

Alles verloren? Die Authenticator App als Helfer in der Not 

Man würde erwarten, dass sich Thomas genau solche Gedanken und Sorgen macht. Bei ihm war es anders. Er zückte sein Mobile, erklärte dem IT-Support seine Situation und sein Laptop wurde gesperrt.  Im nächsten Geschäft kaufte Thomas ein neues Gerät, ging ins nächste Café und verschaffte sich über das WLAN Zugang zu der digitalen Arbeitsumgebung CoffeeNet 365. Da es sich um ein fremdes Gerät handelte, musste sich Thomas bei der Anmeldung identifizieren. Der Prozess der Identifikation läuft über eine sogenannte Authenticator App, welche einen Code auf den gewünschten Kanal sendet und den sicheren Zugriff in Sekunden ermöglicht. 

Die Präsentation von Thomas war, wie auch alle anderen Dokumente, an denen er arbeitete, in einem entsprechenden Projektraum abgelegt. So konnte er ohne Probleme und wie geplant mit der aktuellsten Version beim Kunden seine Präsentation abhalten.  

Schrittweiser Ausbau von integrierter Sicherheit 

Auch in Zeiten der modernen und mobilen Arbeit, kann mit den richtigen Tools ein geschützter Zugriff auf firmeninterne Daten ermöglicht werden, immer und überall. Wie geht man als Unternehmen am besten vor? Unser Lösungsansatz: Schrittweiser Ausbau der integrierten Sicherheit: 

1. Sicherung der Benutzer-Identität  

   Der Fokus sollte heute in der Sicherung der Benutzer-Identität liegen. Die grundlegende Infrastruktur sollte grundsätzlich für jedermann mit den minimalsten Berechtigungen offen sein. Die Sicherung des einzelnen Benutzers wird durch Überprüfung dessen Identität hergestellt. Das kann über das richtige Passwort, die Multi-Factor Authentifizierung oder über biometrische Daten (z.B. Windows Hello) erfolgen. Interne Inhalte werden über einheitlich definierte und überwachte Berechtigungsgruppen gesichert. Dabei können Berechtigungen nicht-kritischer Inhalte durch Business-Teams anstatt durch IT verwaltet werden. Um die Sicherung der Benutzer-Devices zu generieren sollte für jedes Endgerät eine Passwort-Pflicht bestehen. 

2. Integrierte Sicherheitsfunktionen 

   Mit Microsoft 365 ist es möglich, sämtliche Elemente in einer Sicherheitskette zu einem Gesamtsystem zu verbinden. Sicherheitsfunktionen werden in die einzelnen Anwendungen integriert, aus welches eine Steigerung der Convenience für hohe Sicherheit resultiert. So wird das Gerät nach der fünften Falsch-Eingabe des Passworts automatisch gesperrt. Oder kann in bestimmten Situationen auch direkt extern gesperrt werden. Aber auch die automatische Überwachung des Benutzerverhaltens, welche mittels AI funktioniert, kann zu einer höheren Sicherheit beitragen. 

3. Automatische Überwachung des Benutzerverhaltens 

   Die automatische Muster Überwachung (Advanced Threat Protection) gehört zu den größten Stärken des integrierten Cloud-Ansatzes. Das funktioniert mittels AI, wie z.B. durch Überwachung von Physhing-E-Mails, das Öffnen und Downloaden von Daten und unplausiblen VPN-Verbindungen. Solche Muster können mit automatischen Workflows verbunden werden, die ohne großen Aufwand zu höherer Sicherheit führen, wie z.B. durch Sandboxing von externen E-Mails und deren Attachments oder automatische Alerts und Sperrungen.   

Für uns steht fest: Das Thema Data Security sollte von Unternehmen systematisch und schrittweise angegangen werden. Möchten Sie das Thema für Ihr Unternehmen vertiefen? Wir beraten Sie gerne und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen eine Roadmap für die Implementierung einer nachhaltigen Cloud-Security-Strategie.

 Thomas Peyer ist Chief Technical Officer bei MondayCoffee AG