Digital, effizient, intuitiv – eine neue Arbeitsweise für die ZHREF

„Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter.“ Den ersten Schritt zu Modern Work hat die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF) bereits getan. Kirchenratsschreiber Stefan Grotefeld und Leiter Ressourcen, Dieter Zaugg (ZHREF) sprachen mit MondayCoffee CEO Reto Meneghini und Projektleiterin Monika Pichler über die Herausforderungen und Voraussetzungen einer erfolgreichen Veränderung. 

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Die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF)

Herr Grotefeld, im Januar 2021 durften wir gemeinsam mit Ihnen die Reise zu einer modernen digitalen Arbeitsweise antreten. Wie dürfen wir uns digitale Arbeit bei der Kirche vorstellen?  

Die digitale Arbeit ist bei uns nicht anders als bei den anderen.  

Mit ihren 250 Mitarbeitenden sind unsere Gesamtkirchlichen Dienste für die reformierte Kirche im Kanton Zürich zuständig. Wir unterstützen die Kirchengemeinden bei ihrer Arbeit und bieten ergänzende Dienstleistungen an. Das Zusammenspiel unter uns muss entsprechend organisiert werden und dafür brauchen wir, genauso wie andere Organisationen, die richtigen digitalen Instrumente. 

Für die Erarbeitung und Verabschiedung von Konzepten, als Beispiel, wollen wir kein Papier mehr durch die Gegend senden, sondern digital effizient zusammenarbeiten können.  

Herr Meneghini ergänzt: In jeder Organisation, ob Firma, Kirche oder Sportverband, erarbeiten Teams gemeinsam Dinge. Collaboration ist ein universelles Thema. Die Herausforderung oft sehr ähnlich – Silos, E-Mail-Flut, die Komplexität existierender Tools.  

Waren das auch bei Ihnen, Herr Grotefeld, die Beweggründe für die Einführung der Modern-Work-Solution von MondayCoffee (RefNet)?  

Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF (links) und Reto Meneghini, CEO MondayCoffee (rechts)

Ja. Für die alltägliche Zusammenarbeit suchten wir eine Lösung, die eine unkomplizierte und rasche Zusammenarbeit ermöglicht, unser Streben nach einer agilen Organisation fördert und zu einem modernen Arbeitsumfeld beiträgt.  

Wie so viele Behörden in der Schweiz nutzen wir für die Geschäftsverwaltung die Software CMI. Sie ermöglicht uns eine saubere Abwicklung unserer verwaltenden Geschäftstätigkeit, ist verlässlich, birgt aber auch eine gewisse Komplexität und ist für die tägliche Zusammenarbeit und Kommunikation nicht intuitiv genug. 

Herr Meneghini erklärt: CMI ist in der Verwaltung das, was SAP in der Privatwirtschaft ist. Diese Tools erfüllen jedoch die Ansprüche von Mitarbeitenden in Bezug auf alltägliche, digitale Arbeit nicht. Sie sind oft zu schwerfällig. 

Herr Zaugg ergänzt: Vor vier Jahren haben wir im Rahmen unserer IT-Strategie eine Umfrage bei den Mitarbeitenden durchgeführt und sie nach ihrem Bedarf an IT-Tools befragt. Der Schuh drückte insbesondere bei der Zusammenarbeit mit den Kirchengemeinden und darüber hinaus. Aber auch beim Zugriff auf Daten – insbesondere von unterwegs. Das wollten wir verbessern.  

Ist Ihnen das gelungen? Was ist Ihr Fazit nach einem Jahr RefNet? Wie hat sich die Arbeitsweise verändert? 

Dieter Zaugg, Leiter Ressourcen bei der ZHREF

Herr Zaugg: Neben dem CMI haben wir heute mit dem RefNet ein Tool, welches unsere organisatorische Seite abdeckt und die Zusammenarbeit vereinfacht. Einige Mitarbeitende freuten sich, andere waren skeptisch.  

Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter. Die erforderlichen kulturellen Veränderungen brauchen Zeit.  

Mit Monika Pichler (Projektleiterin bei MondayCoffee) haben wir das Projekt mit einer strukturierten Change-Management-Vorgehensweise implementiert, um den Veränderungsprozess richtig aufzugleisen und voranzutreiben. 

Frau Pichler, wie dürfen wir uns diese Change-Management-Vorgehensweise vorstellen? Welche konkreten Massnahmen stehen dahinter?  

Als wir gestartet sind, war der Projekt-Set-up bei der ZHREF auf die klassische Einführung eines IT-Tools ausgerichtet.  

Die MondayCoffee-Vorgehensweise hingegen ist mitarbeiterzentriert.  

VertreterInnen aus allen Unternehmensbereichen werden „hands-on“ eingebunden. Nicht auf Papier, sondern direkt in der zukünftigen Arbeitsumgebung, die gemeinsam „eingerichtet“ wird.  

Durch ihre frühzeitige Einbindung gewinnt man Schlüsselpersonen, die im Veränderungsprozess als Power User eine entscheidende Rolle spielen.  

Wir haben Herrn Grotefeld als aktiven und im Projekt persönlich involvierten Sponsor gewonnen. Gemeinsam wurde das „Warum“ der gewünschten Veränderung für die ZHREF erarbeitet, als Ziel definiert und auf dem gemeinsamen Weg immer wieder vermittelt und aufgezeigt. 

Es würde den Rahmen sprengen, alle Massnahmen hier aufzulisten, aber ein letzter Punkt erscheint mir als äusserst zentral: Herr Grotefeld und Herr Zaugg haben dem Projekt Raum und Zeit gegeben. Es war nicht zu Ende, als wir mit dem RefNet live gingen. Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört.  

“Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter auch nachdem RefNet live ging, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört. ”

— Monika Pichler, Customer Success MondayCoffee

Herr Grotefeld, Frau Pichler erwähnte Ihre aktive und persönliche Involvierung als Sponsor. Können Sie uns Beispiele nennen?  

Ich habe an Versammlungen mit der Belegschaft immer wieder über das Vorhaben berichtet, um zu signalisieren, dass mir als Geschäftsführer die Umsetzung dieses Projekts für die Organisation wichtig ist. 

Gleichzeitig habe ich spontan mit Mitarbeitenden in persönlichen Gesprächen das Thema ‚digitales Arbeiten‘ vertieft. Auf die Frage „Was liegt für dich drin, wenn wir dieses Projekt gemeinsam umsetzen?“ versuchte ich individuell Antwort zu geben.  

Und ich bin mit gutem Beispiel vorangegangen, indem ich keine Gelegenheit ausliess, um die Nutzung des RefNet in unserem Arbeitsalltag zu verankern.  

Nicht immer ist mir das gelungen. Der E-Mail-Verkehr hat abgenommen, aber es gibt Kolleginnen und Kollegen, die wünschen sich gewisse Dinge per E-Mail zu bekommen.  

Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt.  

Herr Meneghini, Sie beschäftigen sich seit über 20 Jahren mit modernen Arbeitsweisen. Wer modern bleiben will, muss sich immer wieder von Neuem verändern. Gibt es ein Rezept für das Gelingen von Wandel? 

Wir sprechen oft über den Digital Workplace oder Modern Workplace – im Sinne eines Tools. Doch das Tool führt nicht zu einer modernen Arbeitsweise. Es ist Mittel zum Zweck. 

Frau Pichler ergänzt: Genau. Unsere Modern-Work-Solution macht die Veränderung der Arbeitsweise erlebbar und greifbar. Das RefNet ging nach wenigen Wochen nach dem Projektstart live. An realen Beispielen konnten wir so die unterschiedlichen Bedürfnisse und Szenarien konkret mit UnternehmensvertreterInnen ausprobieren und konfigurieren.  

Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Herr Meneghini fährt fort: Ja – und danach sind es die CEOs, die Teamleiterinnen und Teamleiter, die modernes Arbeiten mithilfe des Tools vorleben und im Alltag verankern müssen. Sie müssen die von Herrn Grotefeld an die Mitarbeitenden gestellte Frage – was springt für mich dabei raus – immer wieder beantworten, ohne es zu übertreiben.  

Ich stimme Herrn Grotefeld zu. Es ist eine Gratwanderung. Pushen, aber der Sache auch seine Zeit geben. Verschickt die Mehrheit keine Dokumente mehr als Anhänge in E-Mails, finden die Nachzügler und Nachzüglerinnen irgendwann keine Akzeptanz mehr und ziehen nach.  

“Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt. ”

— Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF

Herr Zaugg, welche Learnings können Sie bis heute teilen? Welche Massnahmen haben sich bewährt?  

Der Fokus muss auf dem Change-Management liegen und MondayCoffee, im Gegensatz zu anderen Software-Anbietern, startete das Projekt mit diesem Mindset und einer dafür eigens entwickelten Methodik.  

Bewährt hat sich auch das Konzept der Power User. Wir konnten einen Power User sogar als Product Manager gewinnen. Er fungiert als Ansprechpartner, setzt sich regelmässig mit den Herausforderungen der User auseinander, kommuniziert Weiterentwicklung und vermarktet so RefNet intern.  

Herr Grotefeld: Was ich nicht mehr machen würde, ist, so ein Projekt während einer Pandemie einzuführen. Change-Management erfordert Face-to-Face-Kommunikation. Wir hätten uns mehr physische Präsenz von Frau Pichler als Projektleiterin gewünscht.  

Herr Meneghini bestätigt: Die Vor-Ort-Zusammenarbeit kann nicht zu 100 % ersetzt werden. Wir haben während der Pandemie Projekte vom Erstkontakt bis zum Abschluss remote durchgeführt. Bei einigen ging das gut, bei anderen lief es schief, weil das Menschliche zu kurz kam. 

Würden Sie heute die Belegschaft nochmals befragen: Welche wären die meistgenannten Vorteile von RefNet? 

Herr Zaugg: die vereinfachte Zusammenarbeit mit Externen. Dort konnten wir grosse Effizienzgewinne verbuchen.  

Zweitens, die eingangs genannte E-Mail-Flut hat abgenommen. Die Unternehmenskommunikation erfolgt ausschliesslich über die Startseite des RefNet. Das Gleiche streben wir vermehrt für die Kommunikation von Projekten oder Arbeitsgruppen an.  

Herr Grotefeld ergänzt: Die Kommunikation ist unkomplizierter geworden und findet zunehmend in Echtzeit statt. 

Gibt es noch andere Funktionalitäten, die Sie besonders schätzen? Dinge, die Sie heute dank RefNet einfacher machen können und die mehr Spass bereiten?  

Herr Zaugg: Nachrichten, die ich in dem in RefNet integrierten Microsoft-Teams-Chat erhalte, kann ich direkt in eine Aufgabe umwandeln, welche dann wiederum im Planungstool erscheint und bearbeitet werden kann. Das ist sehr effizient. 
Und der Zugriff auf die Daten von überall ist echt hilfreich.  

Herr Grotefeld ergänzt: Für viele auch bereits selbstverständlich.  

Herr Meneghini: Ja, funktioniert die MondayCoffee-Lösung bei Kunden nicht, kriegt unsere IT schneller ein Telefon als die Kollegen bei SAP, wenn ihr Tool Probleme hat.  
 

Die Reise des digitalen Wandels geht weiter. Was sind nächste Meilensteine, Herr Zaugg?  

Wir möchten das Potenzial von RefNet weiter ausschöpfen. Zum Beispiel die Nutzung der Integration von Microsoft Forms für die Bewertung von Events und Kursen. Heute brauchen wir dafür Survey Monkey.  
Wir beschäftigen uns auch mit dem Neuauftritt unserer Website, da gibt es einige Schnittstellen-Thematiken.  

Herr Meneghini: Die Technologie ist dem Nutzer weit voraus. Wir können uns noch länger damit beschäftigen, was wir bereits haben und – wie Herr Zaugg es richtig sagt – das Potenzial schrittweise ausschöpfen.  

Herr Grotefeld, was geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen in Kirchgemeinden und anderen Kantonalkirchen mit auf den Weg, sollten sie mit den gleichen Gedanken wie Sie damals spielen und ähnliche Schritte wagen wollen?  

Zuerst die Bedürfnisse bei den Mitarbeitenden abholen und die eigene Situation sorgfältig analysieren. Und sich nicht zu schade zu sein, Rat zu holen, fehlt die Expertise bei gewissen Themen inhouse.  

“Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen. ”

— Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Bei der Einführung einer Modern-Work-Lösung geht es darum, die Leute an die Hand zu nehmen. Individuell aufzuzeigen, wie sich was ändern kann. Was die Vorteile sind, wenn ich mein Dokument nicht mehr im Folder auf dem lokalen Netzwerk ablege, sondern mit Metatags versehen im RefNet.  

Herr Meneghini fügt hinzu: Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen.  

STADTWERKE KIEL: Ein neues Level an Kommunikation und Zusammenarbeit

Als regional verankerter Energieversorger liefern die Stadtwerke Kiel als teil des MVV Energie Konzerns mit ihren knapp 1000 MitarbeiterInnen der schleswig-holsteinischen Landeshauptstadt sowie der umliegenden Region Strom, Wasser, Gas und Fernwärme.

Ausganglage

Wie für viele andere Unternehmen sind die technischen Anforderungen an modernes digitales Arbeiten eine Herausforderung gewesen. So bestand beispielsweise Handlungsbedarf bei der Konsolidierung der heterogenen Tool-Landschaft im Bereich Kollaboration sowie bei den Microsoft-Produkten.

Vorgehen

Mit der Implementierung der Modern-Workplace-Lösung Kiel CONNECT (CoffeeNet 365) galt es im Rahmen der Digitalisierung, die Grundlage und Treiber für den kulturellen Wandel bei den Stadtwerken Kiel zu schaffen. Wichtige Voraussetzungen waren dafür die Etablierung einer neuen Ebene der Zusammenarbeit auf Basis der neuen Plattform und in Verbindung mit hoher Benutzerfreundlichkeit sowie niedriger Time-to-Market für die neuen Technologien.

Resultate

Bei der Stadtwerke Kiel AG konnten die Kommunikation und die Zusammenarbeit deutlich verbessert werden. Insbesondere im täglichen Arbeiten bietet Kiel CONNECT den MitarbeiterInnen einen erheblichen Mehrwert, was auch durch die hohe Akzeptanz begünstigt wird. Mit der neuen Arbeitsumgebung hat die Stadtwerke Kiel AG einen wichtigen Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umgesetzt und kann nun darauf aufbauend weitere Geschäftsprozesse gezielt digitalisieren.

Download Case Study

Case Study Download: Stadtwerke Kiel

QUANT AG: Vom Kunden zum Partner

Als Innovations-, Entwicklungs- und Umsetzungswerkstatt begleitet die Quant AG Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Regionen sowie gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Entwicklung, bei Positionierungs- und Transformationsprozessen und bei Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsmassnahmen.

Für die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Partnern suchten sie eine digitale Arbeitsplattform. Die Modern-Workplace-Solution für KMU EspressoNet 365 erfüllte die Anforderungen der Quantler. Mit EspressoNet 365 unterstützen sie heute auch eigene Kunden bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz und begleiten sie in diesem Change-Prozess.

Transparenz als Standard – Unternehmensgruppen vereinen mit CoffeeNet 365

Ein Blog-Beitrag von Melodie Fleury, Business Consultant bei MondayCoffee

Genau genommen haben wir grosses Glück: Dem Markt mangelt es weder an Technologien, Systemen noch Lösungen für modernes Arbeiten. Kontinuierlich werden neue Tools entwickelt, bestehende verbessert oder ganze Tool-Landschaften konsolidiert, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen – so die Theorie. Die Praxis zeigt: Vielen Unternehmen fehlt immer noch die passende Infrastruktur, eine einheitliche Basis im Arbeitsalltag. Das Ergebnis: aufwändige Prozesse, Informationschaos, Zeit- und Geldverlust. Vor allem in Unternehmensgruppen eine Erfolgsbremse, die aber leicht gelöst werden kann.

Typische Herausforderungen in Unternehmensgruppen

In der Regel gilt: Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen und Kommunikation sind zu verarbeiten – und desto schwieriger der Überblick. Hinzu kommt, dass häufig in Silos gearbeitet und kommuniziert wird. Zwischen verschiedenen Unternehmen einer Gruppe ist ohne die passende Collaboration-Lösung irgendwann kaum noch ein Wissens- oder Informationsaustausch möglich. So auch bei einem unserer Kunden, einer Schweizer Unternehmensgruppe. Die oft über Jahre wachsenden Herausforderungen sind meist technischer, kultureller und struktureller Art. 

Technische Herausforderungen: Die Systemlandschaft der Unternehmen besteht oft schon seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten. Einmal aufgesetzt, wurde sie kaum mehr angerührt oder gross verändert. Es fehlt daher eine Infrastruktur, die den aktuellen Arbeitsanforderungen entspricht. Das fängt an bei digitalen Orten der Zusammenarbeit und reicht hin zu den Prozessen und Zugriffsrechten für reibungsloses Arbeiten. In vielen Fällen werden Daten immer noch als Anhänge per Mail versendet. Daraus entstehen schnell zig verschiedene Versionen – und Verwirrung darüber, welche Datei die aktuellste ist. 

Kulturelle Herausforderungen: Gerade in konservativen Branchen ist die Unternehmenskultur noch stark hierarchisch geprägt. Kommunikation verläuft eher top-down als bottom-up. Zudem fehlt eine Vorbildfunktion, die den «Modern Workplace» vorlebt und Potenziale aufzeigt. Mitarbeitende werden nicht ausreichend befähigt, sich relevante Informationen zu beschaffen, Wissen zu teilen oder Verantwortung zu übernehmen. 

Strukturelle Herausforderungen: Eines der häufigsten Symptome der Silo-Landschaft ist ein ungleicher Informationsfluss. Ohne unternehmensweit einheitliche Prozesse und Vorgaben entsteht schnell Chaos. Das fängt schon bei Verteilerlisten an:  Werden Verteiler nicht zentralisiert gepflegt und automatisch synchronisiert, geht schnell jemand vergessen und in der Kommunikation verloren. Wissen wird informell in Grüppchen geteilt: Wer in der Raucherpause oder an der Kaffeemaschine nicht zum richtigen Zeitpunkt dabei war, ist nicht oder erst verspätet informiert. Innerhalb einer Organisation bestehen Abteilungssilos, innerhalb eine Unternehmensgruppe Firmensilos. Ein weiteres Problem dabei: Mitarbeitende haben keine Möglichkeit, sich und ihre Fähigkeiten an den richtigen Stellen einzubringen. Wer welche Kompetenzen und welches Wissen hat, bleibt versteckt im Silo-Dschungel.  

Von fehlender zu neuer Meeting-Kultur

Dabei ist die Lösung an sich einfach: «Keep it simple» – und zwar digital. Genau hier setzt die Modern-Workplace-Lösung von MondayCoffee (CoffeeNet 365) an. Die Collaboration-Plattform ermöglicht auf Basis von Best Practices ein zentralisiertes, vereinfachtes und effizientes Arbeiten – in Echtzeit und von jedem Standort aus. 

“Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings.”

Das Umdenken beginnt schon bei der Meeting-Kultur. Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings, die unstrukturiert und ohne Agenda aufgesetzt sind. So erging es auch unserem Kunden. Der Schweizer Unternehmensgruppe lieferte MondayCoffee eine Meeting-App, mit der sich wiederkehrende Besprechungen einfach, effizient und strukturiert führen lassen.  

Die App befähigt jede*n Einzelne*n, mit wenigen Klicks Meetings zu planen, sich auf Themen vorzubereiten oder Besprechungspunkte einzubringen. Meetings verlaufen damit um einiges effizienter und transparenter als vorher, was bei den Mitarbeitenden unseres Kunden auf helle Begeisterung stiess.  

Weg von Informationssilos, hin zur Community

Moderne Collaboration-Lösungen sind darauf ausgelegt, Transparenz zu schaffen. Projekte, aber auch einzelne Themen sind mithilfe einer solchen Plattform auf einen Blick ersichtlich – und zwar für alle mit den nötigen Berechtigungen. Relevante Dokumente und persönliche Aufgaben lassen sich leichter finden und überblicken. Und gerade in Unternehmensgruppen hilfreich: Man bekommt endlich mit, was bei den anderen Abteilungen und Firmen passiert. 

Arbeiten wird transparenter und effizienter 

Gleichzeitig wird der Arbeitsalltag effizienter: Die Einführung einer neuen Workplace-Lösung ist eine Chance, das alte Chaos in den Strukturen, Prozessen oder Dokumenten aufzuräumen und die Basis neu zu gestalten. Einheitliche Kommunikationskanäle, Medien und Tools wie die Meeting-App verschlanken die Prozesse und schaufeln Ressourcen für die eigentlichen Aufgaben frei. Dokumente werden an einem zentralen Ort der Plattform abgelegt und bearbeitet – sodass alle jederzeit und von überall die aktuellste Version vorliegen haben. Veraltete E-Mail-Anhänge in dutzenden Versionen gehören der Vergangenheit an. Auch das mühsame manuelle Erstellen von Verteilern entfällt – dafür sorgt die Funktion Workspaces. 

Projekte, Themen und Prozesse sind auf der Modern-Workplace-Plattform transparenter und für alle einsehbar – in dedizierten virtuellen Collaborationräumen, die einfach und einheitlich eingerichtet sind. Anstelle der alten E-Mail-Flut tritt Microsoft Teams für den kurzfristigen Austausch. 

Potenziale werden sichtbar – auf Mitarbeiter- und Gruppenebene 

Das neue Arbeiten auf der Collaborationplattform stärkt automatisch auch das Wir-Gefühl der Unternehmensgruppe. Über die verschiedenen Abteilungen und Firmen hinweg lassen sich durch Newsposts gezielt Botschaften senden. Alle Bereiche haben die Möglichkeit, sich dort zu präsentieren und zu zeigen, woran sie arbeiten und welche Kompetenzen sie bieten. Das Einbringen neuer Ideen trifft auf öffentliche Wertschätzung und wird aktiv gefördert.  

Häufig geht damit auch eine subtile Veränderung der Kultur einher: Mitarbeitende können sich zeigen, voneinander lernen, leichter partizipieren und Vorbildfunktionen einnehmen. High-Potentials, also besonders engagierte Mitarbeitende, kommen leichter zum Vorschein und können gezielt gefördert werden. Das wirkt sich einerseits positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus, andererseits vereinfacht es auch die Personalplanung und Nachfolgeregelung. Langfristig werden die Hierarchien flacher und man arbeitet auf Augenhöhe zusammen. 

Effizienteres Zusammenarbeiten in virtuellen Collaborationsräumen 

Das Onboarding von neuen Mitarbeitenden kann effizienter gestaltet werden und so die Einarbeitung beschleunigen. Aber auch die Zusammenarbeit wird durch das Aufbrechen der Informationssilos einfacher. Rollen und Verantwortlichkeiten lassen sich einheitlich und klar definieren – sei es im eigenen Team, abteilungsübergreifend oder mit Externen.  

Alles in allem kann das Potential der ganzen Gruppe besser genutzt und die interdisziplinäre Zusammenarbeit in der ganzen Gruppe gefördert werden. Das eröffnet auch die Chance, sich gegenüber Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und weiteren Stakeholders als moderne Firma beziehungsweise Gruppe zu zeigen – mit einem attraktiven, zeitgemäßen und modernen Arbeitsumfeld. 

Wie läuft die Zusammenarbeit mit MondayCoffee ab?

Das Vorgehen in solchen Projekten ist jeweils ähnlich: In den sogenannten Discovery Workshops analysieren wir die bisherige Zusammenarbeit. Dabei geht es z. B. um die Kommunikation & Collaboration, den Soll-Ist-Vergleich, Chancen oder auch potenzielle Risiken und Gefahren. Im nächsten Schritt sprechen wir über die Auswirkungen dieser Veränderungen in Bezug auf die heutige Arbeitsweise und leiten gemeinsam mit unserem Kunden neue Szenarien der Zusammenarbeit ab.  

Der dritte Workshop zielt darauf ab, ein Big Picture über die neue Zusammenarbeitsform zu erlangen sowie das Vorgehen, die Struktur und die Verantwortlichkeiten zu planen. In den späteren Workshops geht es ans Eingemachte, etwa die Abbildung der Struktur, das Erarbeiten der diversen Konzepte wie für die Berechtigungen, die News und auch Automatisierungen von Prozessen.  

“Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn die Mitarbeitenden gut und vor allem gern mit der neuen Lösung arbeiten können.”

Im gesamten Prozess stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite und arbeiten in engem und freundschaftlichem Austausch zusammen. Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn am Ende alle mit der neuen Lösung zufrieden sind. Und damit die Mitarbeitenden später auch gut – und vor allem gern – mit der neuen Lösung arbeiten können, schulen wir alle im Umgang mit der neuen Plattform. 

INFORS HT: Als Vorreiter in eine zukunftsorientiere Arbeitsumgebung investieren

INFORS HT ist in vielerlei Hinsicht ein KMU mit Vorbildcharakter. Was 1965 in einem leerstehenden Kiosk in Basel begann, ist über die Jahre zu einem der bedeutendsten Entwickler und Hersteller von Schüttlern und Bioreaktoren angewachsen. Das Familienunternehmen verfügt über ein weltweites Handelsnetzwerk und sieben Niederlassungen. Offenes Denken und das Durchsetzen von unkonventionellen Ideen prägen die Kultur des Unternehmens seit Beginn.

Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem bewährte sich auch im Hinblick auf die Technologien, die das Familienunternehmen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzt. INFORS HT gehört zu den ersten Firmen in der Schweiz, die ihre alte On-Premises-Infrastruktur der Telefonie mit der Cloud-Lösung Microsoft Teams ersetzt hatten. Als Experte für digitalisierte Arbeitsplattformen und die Konfiguration von Microsoft-Technologien durfte MondayCoffee sie bei dieser Umstellung unterstützen. Wir haben Pascal Meury (Senior Project Manager) und Julia Brück (Marketing Specialist) interviewt, um mehr über die Einführung und Vorteile der neuen Lösung zu erfahren.

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Digitales Arbeiten hat in der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Bei INFORS HT waren Sie bereits gut gerüstet, da Sie mit Microsoft Teams über eine zukunftsorientierte Lösung für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit verfügten. Inwiefern haben Sie von der frühen Investition in Microsoft Teams profitiert?

Pascal Meury: Der Übergang ins Home-Office konnte ohne Verzögerung stattfinden. Unsere Kollegen und Kolleginnen waren bereits mit Microsoft Teams vertraut, da wir die Lösung seit 2019 nutzen. Die digitale Arbeitsweise – insbesondere in Bezug auf das Telefonieren, Chatten, Zusammenarbeiten – hatte sich bereits etabliert. Das war ein Riesenvorteil. Die Pandemie hat uns verdeutlicht, dass wir im Herbst 2018 die richtige Lösung gewählt hatten.

Sie hatten sich damals für Microsoft Teams und gegen Skype for Business entschieden. Was waren die Beweggründe?

Pascal Meury: Wir mussten 2019 die alte Telefonie-Infrastruktur ersetzen. Die Investition in eine neue Lösung war unumgänglich. Mit dem Thema auseinandergesetzt hatten wir uns jedoch schon viel früher. Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte. Und sie liess sich einfach und mit uns vertrauten Mitteln an existierende Systeme anbinden. Ein weiterer wichtiger Beweggrund war die Voraussetzung, dass die Lösung für unsere IT tragbar und leicht zu handhaben war. Als KMU stehen uns begrenzte Ressourcen zur Verfügung, die es optimal zu nutzen gilt.

“Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte.”

— Pascal Meury

Und wie sind Sie mit dem Risiko umgegangen, in eine eher neue Technologie zu investieren?

Pascal Meury: Wir sind bei INFORS HT grundsätzlich offen für Neues. Wir haben erkannt, dass Microsoft Teams die Zukunft sein wird. Die Lösung deckte unsere Bedürfnisse als KMU ab und mit dem Restrisiko waren wir bereit umzugehen.

Mit der Einführung von Microsoft Teams mussten einige Anpassungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden. INFORS HT musste für die Cloud sozusagen ‚vorbereitet’ werden. Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die diesen Schritt (in die Cloud) noch vor sich haben?

Pascal Meury: Den Schritt zu tun, denn er lohnt sich. Wir setzen heute wo immer möglich auf die Cloud, damit wir mit den Entwicklungen mithalten und unseren Mitarbeitenden weltweit eine moderne Infrastruktur bieten können. Gleichzeitig wären für unsere IT, und das ist wohl bei anderen KMU ähnlich, On-Premises-Lösungen gar nicht mehr zu bewältigen. Die Vorteile einer zentralen Cloud-Lösung, integriert in die Microsoft-Welt, liegen auf der Hand.

Meine Empfehlung ist, die eigenen Systeme und Prozesse gut, sehr gut, zu kennen, bevor man in die Cloud geht.

“Um unseren Mitarbeitern weltweit eine moderne Infrastruktur zu bieten, setzen wir heute wo immer möglich auf die Cloud. ”

— Pascal Meury

Was haben Sie bei der Einführung von Microsoft Teams richtig gemacht? Was würden Sie heute anders tun?

Pascal Meury: Wir sind überzeugt davon, dass wir auf die beste Lösung und den richtigen Partner gesetzt haben. Ein kleines Projektteam hat sich frühzeitig und intensiv mit der Veränderung der Arbeitsweise befasst. Involvierte und betroffene Personen haben wir direkt zu Beginn ins Boot geholt, um die notwendigen Anpassungen an der Systemlandschaft und den Einfluss auf Prozesse gut zu verstehen sowie notwendige Trainings gezielt durchzuführen.
Was wir anders tun würden? Alle, die viel telefonieren, mit besseren Headsets ausstatten. Das hätte vielleicht die Umstellung von Tisch-Telefonen auf Headsets beschleunigt. Inzwischen haben fast alle ihre Tisch-Telefone wieder zurückgegeben.

Deckt Microsoft Teams heute Ihre Ansprüche an eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit ab? Oder was steht noch auf Ihrer Wunschliste?

Pascal Meury: Ja – unsere Grundbedürfnisse werden abgedeckt. Aber eine Wunschliste hat man ja immer parat. Bei der Zusammenarbeit mit Externen besteht noch Verbesserungspotenzial – zum Beispiel bei der Nutzung von Microsoft Teams Live Events für Webinare. Oder für die digitalen Workshops. Aber da gibt es sicherlich auch bald neue Features. Und zu unserem Vorteil werden die neuen Funktionen automatisch verfügbar sein, ohne dass die IT zuerst ein Systemupdate durchführen muss.

Sie sprechen in Ihrem Unternehmensprofil von einer unkomplizierten und familiären Unternehmenskultur. Hilft Ihnen Microsoft Teams dabei, diese noch stärker zu leben?

Julia Brück: Eine Unternehmenskultur entsteht unabhängig von Tools und Softwares. Wo vorher kein guter persönlicher Austausch war, wird auch durch Microsoft Teams keiner sein. Aber die Lösung ermöglicht uns eine einfachere Kommunikation – insbesondere mit unseren Filialen im Ausland. Heute kann ich mit meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen in Brasilien, Nordamerika oder Asien unkompliziert und kostengünstiger telefonieren. Die Arbeit lässt sich schneller erledigen.

Auf die Frage, wo der grösste Mehrwert von Microsoft Teams liegt, was würde heute jemand aus Ihrem Unternehmen sagen?

Julia Brück: Wenn heute eine Mitarbeiterin einen Arbeitskollegen anrufen will, dann muss sie nicht zwischen Handy- und Festnetznummer wechseln, um die Person zu erreichen, da alles mit Microsoft Teams synchronisiert ist. Und durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente zwischen Filialen oder auch mit Externen einfach geteilt werden. Ich sehe es bei meiner eigenen Arbeit: Früher lief alles über E-Mail. Ein Dokument wurde via E-Mail verschickt, dann folgte das Telefonat. Heute geht alles zeitgleich und viel effizienter als früher.

Modern Work: Vom organisatorischen Fitnesstest zum digitalen Sprint

Durch Glück und Zufall fanden MondayCoffee und Z-PUNKT CONSULTING zusammen. Heute lancieren sie ihr gemeinsames Produkt: einen Modern-Work-Fitnesstest für Unternehmen. Anstatt Elektroden auf der Brust zu befestigen, werden der Organisation über eine webbasierte Plattform methodische Fragen gestellt und die Ergebnisse in einem webbasierten Dashboard visualisiert. Manager können so den Modern-Work-Puls der Organisation fühlen und messen und die richtigen Schwerpunkte setzen. 

Erfahren Sie mehr über das Modern Work Cardiogram (MWC) im Gespräch mit Matthias Zurfluh, CEO & Managing Partner bei Z-PUNKT CONSULTING, und Andreas Hänni, Partner und COO bei MondayCoffee.

Matthias Zurfluh, CEO & Managing Partner bei Z-PUNKT CONSULTING

Andreas Hänni, Partner & COO bei MondayCoffee

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Matthias, wie fit ist Z-PUNKT CONSULTING in Bezug auf modernes, digitales Arbeiten? 

Eine moderne Arbeitsweise hat viele verschiedene Dimensionen und Facetten. Als internationales Beratungshaus sind wir besonders fit, was die digitale Infrastruktur und die agile und dynamische Zusammenarbeit betreffen. Verbesserungspotenzial haben wir im Knowledge Management: Dokumente digital sauber zu verwalten, und zwar so, dass sie auch später noch für alle einfach auffindbar sind, ist auch für uns durchaus eine Challenge. 

Doch wir bringen uns langsam, aber sicher in Form. Mit Maschine und Trainer. Wir nutzen einerseits die Modern Workplace Solution von MondayCoffee und andererseits haben wir eine interne Qualitätsmanagerin, die uns dabei unterstützt, Prozesse einzuhalten und die Dinge richtig zu tun. 

Andreas, ihr seid die Experten, wenn es um die Etablierung einer modernen, digitalen Arbeitsweise in Unternehmen geht. Gemeinsam mit Z-PUNKT CONSULTING bietet ihr nun neu einen Modern-Work-Fitnesstest für Firmen an. Wie kam es zu dieser Zusammenarbeit? 

Durch Glück und Zufall. Die gemeinsame Bekannte heisst Microsoft. Matthias suchte mit seiner Firma einen erfahrenen Microsoft-Partner, um ihr Produkt, das Organizational Cardiogram, online auf einer zukunftsfähigen, performanten Plattform anzubieten. 
Wir durften das Projekt umsetzen und während der Arbeit kam uns die Idee, ein Modern-Work-Cardiogram zu entwickeln. Gedacht, getan. Wir brachten unsere Modern-Work-Expertise rein und Z-PUNKT CONSULTING die Methodik und Erfahrung in der Organisationsentwicklung. 

Matthias, wie müssen wir uns diesen Fitnesstest nun vorstellen? Was wird gemessen, überwacht? 

In Unternehmen gibt es sehr viele harte KPIs, die wichtig sind, um das Geschäft zu steuern. Die Latenzzeit vieler dieser KPIs ist jedoch eher lang, während sich das Business immer schneller dreht. Als Manager muss ich in immer engeren Zeitabständen Berichterstattung leisten und mich in einer Flut an KPIs zurechtfinden. Keine einfache Aufgabe. 

Es braucht Orientierung. Und dabei kann das Bauchgefühl, wird es richtig artikuliert, helfen. In unserem Fitnesstest messen und visualisieren wir dieses Bauchgefühl. Wir nutzen harte Methoden, um einen weichen Messpunkt zu erhalten.

Werden mir dann Elektroden auf die Brust geklebt?

Im übertragenen Sinn, ja. Die Elektroden sind in unserem Fall methodische Fragen, die wir den Managern über eine webbasierte und Workflow-gesteuerte Plattform stellen, auswerten und in einem Dashboard online visualisieren. Anhand von wenigen Dimensionen (damit es überschaubar bleibt) erhält der Manager ein Indiz, wo genau sein Führungsteam, bestimmte Abteilungen oder die Gesamtorganisation beim Thema Modern Work stehen. Es können sich beliebig viele Mitarbeiter am Fitnesstest beteiligen. Ausserdem besteht auch die Möglichkeit, die Kundensicht miteinzubeziehen. Es kommt ganz darauf an, welche Zielsetzung man verfolgt. Eine periodische Durchführung, etwa 2- bis 4-mal im Jahr in einem kleineren Kreis und 1-mal im Jahr unternehmensweit, kann sinnvoll sein. Bei einem Change-Projekt, wie der Einführung einer digitalen Arbeitsweise, ist eine höhere Frequenz empfehlenswert. 

“Mit dem MWC kann ich die Veränderung der Arbeitsweise in verschiedenen Momenten messen. Wir bei MondayCoffee können beispielsweise unseren Kunden in Projekten aufzeigen, ob und wie die User Adoption und das Change-Management stattgefunden haben. ”

— Andras Hänni, COO & Partner bei MondayCoffee

Andreas, inwiefern profitieren eure Kunden davon? Ist das Modern Work Cardiogram (MWC) ein Erfolgstreiber für die Einführung einer digitalen Arbeitsweise?

Es ist ein sehr nützliches Instrument auf dem Weg dorthin. Mit dem MWC kann ich die Veränderung der Arbeitsweise in verschiedenen Momenten messen. Wir bei MondayCoffee können beispielsweise unseren Kunden in Projekten aufzeigen, ob und wie die User Adoption und das Change-Management stattgefunden haben. 

Ein Tool einführen können viele, doch wir sind erst dann am Ziel angekommen, wenn alle Mitarbeitenden ihre Gewohnheiten geändert haben und auch wirklich modern arbeiten. Das messen wir nicht nur über das Tool selbst, sondern vor allem über das MWC mittels geschickt gestellter Fragen zu den vier Hauptdimensionen der Veränderung: interne Zusammenarbeit, agile Organisation, Mitarbeiter-Fokus und der digitale Arbeitsplatz. 

Matthias, wie viel Aufwand muss seitens Kunde betrieben werden, um das MWC mit Daten zu befüllen?

Für die Beantwortung der Online-Umfrage brauchen die Kunden aktuell im Durchschnitt 12,76 Minuten pro Teilnehmer. Danach läuft fast alles über Microsoft 365 automatisiert ab. Der Kunde hat natürlich einen Initialaufwand: Zu Beginn führen wir gemeinsam mit ihm ein Proof of Concept durch, um sicherzustellen, dass die Fragen und die Formulierungen für die jeweilige Branche und Organisation passend sind. Wir führen zwei bis drei kontextuelle Interviews durch, um den realen Nutzungskontext zu erheben, gefolgt von Test-Interviews. Im Anschluss wird alles in Microsoft 365 bereitgestellt, für den Kunden aktiviert und dann geht’s auch schon los. Bevor die Ergebnisse im Dashboard ersichtlich sind, machen wir einen Datenqualitätscheck und stellen unter anderem sicher, dass keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind.  

“Für die Beantwortung der Online-Umfrage brauchen die Kunden aktuell im Durchschnitt 12,76 Minuten pro Teilnehmer. Danach läuft fast alles über Microsoft 365 automatisiert ab.”

— Matthias Zurfluh, CEO & Managing Partner bei Z-PUNKT CONSULTING

Andreas, inwiefern fliessen die Resultate in euer Projektmanagement ein?

Wird das MWC im Rahmen eines Projektes eingesetzt, nutzen wir es für die Projektsteuerung. Oft wird in einem Steuerungsausschuss primär über Timing und Kosten geredet. Mit dem MWC können wir zusätzlich aufzeigen, welche Fortschritte die Organisation bei der Adoption einer modernen Arbeitsweise gemacht hat und wo Handlungsbedarf besteht. Gezielt und basierend auf unserer langjährigen Erfahrung können wir dann gemeinsam die richtigen Massnahmen einleiten. 

In Transformationsprojekten ist so ein Instrument besonders hilfreich – es kann aber auch in anderen Momenten sehr wertvoll sein, um zu verstehen, wie fit man in den unterschiedlichen Themen ist und wie man sich über die Zeit entwickelt. Zum Beispiel nach der Integration oder der Einführung einer neuen Technologie. Das MWC ist kein Schnellschuss, sondern soll Unternehmen ermöglichen, nachhaltig etwas damit zu erreichen.  

“In Transformationsprojekten ist so ein Instrument besonders hilfreich.”

— Andreas Hänni, Partner & COO bei MondayCoffee

Matthias, ihr habt mit eurem Organizational Cardiogram, welches die Stärken und Hot Spots einer Organisation durch eine 360°-Analyse aufzeigt, schon seit vielen Jahre Erfahrung gesammelt. Das MWC ist von der Logik und Methodik her identisch. Es beleuchtet lediglich ein anderes Thema und beruht auf einer anderen Fragestellung. Was sind die wichtigsten Key Success Factors der beiden Applikationen?

Auch das MWC schafft Orientierung für Führungspersonen mit Budget- und Ergebnisverantwortung. Es reduziert die Komplexität und ermöglicht so, den Überblick zu behalten. Hot Spots werden frühzeitig erkannt und Ressourcen gezielt eingesetzt. 
Deshalb ermöglicht das MWC Unternehmen eine kontinuierliche Verbesserung, was Modern Work anbelangt. Trends können leichter gefunden, erkannt und überwacht werden. All das mit wenigen Beteiligten, einem überschaubaren Zeitaufwand und Zeithorizont. Aber mit nachhaltigen Ergebnissen.