Challenge #5: Versorgung der Frontline mit aktuellen Informationen und Vertriebsmaterialien

Was haben eine Restaurantkraft, ein Skilehrer und eine AnlagentechnikerIn gemeinsam? Sie geraten bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes oft in Vergessenheit. Dabei zielt der Modern Workplace darauf ab, die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Mitarbeitenden eines Unternehmens zu vereinfachen.

STATUS QUO: frontline worker bleiben oft aussen vor

80 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung sind schreibtischlos – und viele von ihnen tappen im Dunkeln oder bleiben aussen vor. Zumindest im Vergleich mit ihren Kolleginnen und Kollegen im Büro: Während Wissensmitarbeitende mit festem Schreibtischplatz ständig Zugriff auf interne News und Informationen haben, sind Frontline Worker direkt beim Kunden unterwegs. Sie sind es, die in Wartung, Pflege und Flugbegleitung, im Verkauf, Handwerk, Laden und Restaurant arbeiten.

Frontline Worker prägen das Kundenerlebnis, repräsentieren die Marke, garantieren die Qualität der Produkte und halten die Produktion am Laufen. Ihre Arbeit entscheidet über Kundenbeziehungen, Erfolg und Wachstum von Unternehmen – und das in den grössten Branchen der Welt.

DAS PROBLEM: UNGENUTZTES POTENZIAL und wachsender disconnect

Doch das Potenzial vieler Frontline-Mitarbeitenden bleibt ungenutzt. Denn obwohl sie ohne Schreibtisch arbeiten, brauchen sie Zugang zu den Systemen und Informationen des Unternehmens. Die implementierten Technologien sind allerdings oft veraltet. Sie sind nicht darauf ausgelegt, alle Mitarbeitenden nahtlos miteinander zu verbinden – wo auch immer diese gerade arbeiten. Es besteht die Gefahr eines Disconnects zwischen der Frontline auf der einen Seite und Wissensmitarbeitenden sowie Führungskräften auf der anderen Seite.

Damit nicht genug: Laut Beekeeper-Trendreport „Frontline 2023: Trends und Prognosen” führt die Diskrepanz zwischen Führungsebene und Frontline-Teams zu einer höheren Fluktuation.

“Die Arbeit an der Frontline ist bei der digitalen Transformation genauso essenziell wie die Arbeit am Schreibtisch.”

DIE LÖSUNG: MODERN WORK AN DER FRONTLINE etablieren

Der erste Schritt ist ein Umdenken: Die Arbeit an der Frontline ist bei der digitalen Transformation genauso essenziell wie die Arbeit am Schreibtisch. Modern-Work-Lösungen erschliessen das Potenzial der Frontline-Belegschaft, um Innovationen voranzutreiben und den Unternehmenserfolg im digitalen Zeitalter zu beschleunigen. Durch die Digitalisierung ihrer Arbeit können diese Beschäftigte ihr Wissen, ihre Erfahrungen und ihre Einblicke schnell und einfach mit allen teilen.

Von neuen Arbeitsweisen und Methoden ...

Die Veränderung beginnt mit dem Verstehen und strukturierten Erfassen der verschiedenen Szenarien der Zusammenarbeit – gemeinsam mit den Mitarbeitenden. Darauf aufbauen kann man dann gezielt an den technischen Herausforderungen arbeiten.

Genauso wichtig ist das Umlernen von alten und hinderlichen Gewohnheiten. Das bedeutet, Aufgaben und Prozesse zu hinterfragen, in die digitale Welt zu übersetzen und das neue Arbeiten zu trainieren. Praxisnahe Use Cases stellen sicher, dass die Bedürfnisse an der Frontline erfüllt werden. Mit unserem Modern Workplace sind diese Mitarbeitenden – zumindest digital – plötzlich mittendrin: Sie können den Informationsfluss aktiv mitgestalten und ihre Arbeit selbstbestimmt erledigen. Ob Flugbegleiter oder WartungsmitarbeiterIn, Pfleger oder Barista – jede:r Einzelne wird befähigt, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

… zur neuen IT-Infrastruktur und Governance

Erst danach kommt die Systemarchitektur ins Spiel. Entscheidend ist zum einen die Investition in die richtige Technologie (Hard- und Software). Die IT-Infrastruktur wird so aufgesetzt, dass sie einer grösseren und stärker verteilten Belegschaft standhält. Berechtigte Personen müssen jederzeit, ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten aus sicher auf die Systeme zugreifen können. Zum anderen erfordert die digitale Zusammenarbeit neue Richtlinien für den sicheren Datenaustausch. Ein ganzheitliches Sicherheitsniveau gewährleistet die IT-Compliance und den Datenschutz.

“Mit unserem Modern Workplace können Frontline-Workers den Informationsfluss aktiv mitgestalten und ihre Arbeit selbstbestimmt erledigen.”

Das Ergebnis: MEHR EFFIZIENZ, QUALITÄT UND KUNDENZUFRIEDENHEIT

Frontline-Workers und Wissensmitarbeitende wachsen digital zu einer Gemeinschaft zusammen: Sie arbeiten in derselben Lösung über unterschiedliche Geräte miteinander und erhalten im gleichen Ausmass Informationen in Echtzeit. Beschäftigte können auch fernab vom PC über ihr Smartphone manuelle Aufgaben digital erledigen. Sie haben jederzeit Zugriff auf wichtige und zeitkritische Informationen und können ihre Erfahrungen in Sekundenschnelle mit ihren Kolleginnen und Kollegen teilen.

Über einen Newsfeed lassen sich beispielsweise täglich Posts über Kundenerlebnisse, die aktuelle Wetterlage oder Störungen im Betrieb austauschen.

Frontline-Mitarbeitende sind nicht nur besser integriert und motivierter. Die Digitalisierung ihrer Arbeit unterstützt effizientere Abläufe, verbessert die Produkt- und Servicequalität und steigert damit die Kundenzufriedenheit.

MIT MONDAYCOFFEE UNGENUTZTES POTENZAIL ERSCHLIESSEN

Unsere Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 bringt das Wissen und das Potenzial aller Mitarbeitenden an einem Ort zusammen. Egal, wo diese arbeiten. 

Neugierig, wie Ihre Frontline Worker zu Innovationen beitragen? Unsere Consultants erschliessen das Potenzial gemeinsam mit Ihnen. 

Gespräch vereinbaren

Challenge #5: Gespräch vereinbaren

Challenge #4: Zwischen E-Mail-Chaos und Informationslücken in der Projektkommunikation

ProjektmanagerInnen sind oftmals in viele Projekte gleichzeitig eingebunden, wobei sich ihre Rolle zwischen den Projekten unterscheiden kann. Gemein ist allen Projekten jedoch die Notwendigkeit der Kommunikation mit Mitarbeitenden, KollegInnen und Stakeholdern. Diese Kommunikation kann auf verschiedenen Ebenen oder über verschiedene Medien erfolgen. Nicht selten führt diese Vielfalt zu zunehmender Komplexität, die ohne Struktur schnell zu Chaos führen kann.

E-Mail-Dilemma in Projekten

In vielen Projekten bildet die E-Mail nach wie vor das Herzstück der Kommunikation und wird oft auch für den Austausch von Dateien genutzt. Dies führt häufig zu einer Fragmentierung des Wissens: Haben alle Beteiligten die aktuellen Informationen aus der letzten E-Mail erhalten? Kennen Sie den letzten Projektplan, der als angehängte Exceldatei versandt wurde? Was passiert, wenn später weitere KollegInnen ins Projekt eingebunden werden müssen?

Solche Szenarien ereignen sich täglich in Projekten. Obwohl die E-Mail die anerkannteste Form der Geschäftskommunikation ist, wirkt sie gleichermassen limitierend für die gemeinsame Zusammenarbeit. Zudem ist der Zugriff auf die Information immer auf das jeweilige Postfach beschränkt.

Die Übersicht über Qualität, Umfang, Zeit und Kosten – wesentliche Faktoren eines jeden Projekts – wird dadurch unnötig erschwert. Ganz zu schweigen von einer Struktur, die von allen Projektmitgliedern verstanden wird.

Strukturelle Stolpersteine in der Projektwelt und Lösungsansätze

Dass Struktur notwendig ist, liegt auf der Hand. Doch was passiert, wenn Projekt A eine Struktur A aufweist und Projekt B eine andere? Ganz zu schweigen von den Projekten C, D, E.

Technische, organisatorische und administrative Voraussetzungen können abweichen und die Projektbeteiligen vor grosse Herausforderungen stellen. Wenn Mitarbeitende wöchentlich oder täglich zwischen Projekten wechseln, kann die Orientierung schnell verloren gehen, und die Spielregeln des einen Projekts werden fälschlicherweise auf das andere angewandt.

Es ist sinnvoll, dass Projekte einen einheitlichen Rahmen aufweisen und Mitarbeitende einmalig in dessen Nutzung eingewiesen und geschult werden. Dieses Vorgehen verringert den Wechselschmerz und schafft Handlungssicherheit bei allen Beteiligten. Zudem bündelt es alle notwendigen Informationen an einem Ort, was letztlich die Kommunikation vereinfacht.

Doch welche Voraussetzungen und Eigenschaften sollte ein solcher Rahmen aufweisen?

• Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit

• Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungsmanagement

• Offene Kommunikation an einem Ort (E-Mail, Besprechungen, Aufgaben)

Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit

Ob lang geplant oder spontan begonnen – wenn das Projekt startet, sollte man nicht unnötig durch Administration aufgehalten werden, sondern eine bewährte Vorlage in wenigen Augenblicken zur Verfügung haben. Mit CoffeeNet 365 lassen sich Projekträume in Teams innerhalb von wenigen Minuten eröffnen und von überall aus aufrufen.

Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungsmanagement

Die Bedeutung dieses Themas haben wir bereits in der Challenge #2 verdeutlicht. Eine gute Datenablage verhindert, dass KollegInnen falsche Informationen als Grundlage ihrer Arbeit verwenden oder andere Projektbeteiligte nach dem aktuellen Projektplan, dem letzten Meeting oder der E-Mail von letzter Woche fragen müssen. Finden statt suchen erspart redundante Kommunikation.

Offene Kommunikation an einem Ort

Abschliessend bleibt der Aspekt der offenen oder transparenten Kommunikation. E-Mails und relevante Informationen dürfen nicht in privaten Postfächern verschwinden, sondern müssen allen Beteiligten an einem dafür vorgesehen Ort vorliegen. Ausnahme sind nur bei besonders sensitiven oder schützenswerten Daten erlaubt. Dieser Ort ist heute mehr denn je in Teams zu finden. CoffeeNet 365 hilft die Kommunikation zu bündeln, E-Mails und Anhänge transparent abzulegen und reduziert somit die Notwendigkeit von Abstimmungsgesprächen erheblich.

Neugierig, wie Sie die Kommunikation in Projekten optimieren können? Sprechen Sie uns an, und wir schauen gemeinsam, wie Sie von E-Mails zu einer transparenten Kommunikation in Projekten kommen können.

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New Form

​​Reguliert in der Cloud: Chancen und Grenzen​

Cloudbasierte Services und vernetztes Arbeiten gehören in vielen Unternehmen schon lange zur Routine. Auch in regulierten Branchen schlägt der neue Arbeitsmodus immer höhere Wellen. Dahinter steht die Hoffnung, durch die neuen Chancen effektiver zu arbeiten und Marktveränderungen besser gewachsen zu sein. Ohne die Compliance zu gefährden.  All das ist möglich – mit etwas Geduld, dem richtigen Ansatz und realistischen Erwartungen. Ein Interview mit Joachim Marte, Director Sales & Strategic Business Development.  

Joachim Marte, Director Sales & Strategic Business Development

Die Cloud-Nutzung im regulierten Umfeld – ein begehrtes Thema. Was hat sich in den vergangenen Jahren getan und wo stehen wir aktuell?  

Joachim Marte (JM): Begehrt, aber auch gescheut – viele Firmen haben immer noch grossen Respekt vor der Migration. Die Bankenwelt hat sich in den letzten Jahren massiv verändert. Institute mussten sich schneller als je zuvor an die neuen Marktbedingungen anpassen und für sich und ihre Kunden neue Geschäftsmodelle erarbeiten. Dabei waren Kryptowährungen, volatilere Aktienmärkte, instabile Wirtschaftsmärkte und vor allem die Corona-Pandemie Treiber der digitalen Innovation in Bezug auf Arbeitsmittel.  

An vielen Orten entstanden neue Herausforderungen. Die bis zu diesem Zeitpunkt sehr starren Prozesse – die gut funktioniert haben und zur Wahrung von Identität, Vermögen und Persönlichkeitsrechten notwendig sind – nun mit neuen Medien, einer neuen Art der Kommunikation und den Cloud-Komponenten anzureichern. Kunden, Mitarbeiter, Partner – alle waren auf einmal im Homeoffice und mussten auf physische Präsenz verzichten. Es musste also schnell gehen. Sehr schnell.  

Viele Banken haben sich auf die Reise in Richtung Cloud begeben, um ihre Abläufe zu verbessern, Mitarbeitenden entgegenzukommen und effizienter zu arbeiten.

“Viele Banken haben sich auf die Reise in Richtung Cloud begeben, um ihre Abläufe zu verbessern, Mitarbeitenden entgegenzukommen und effizienter zu arbeiten.”

Welche Ansätze haben sich bewährt?  

JM: Die Banken haben sich zunächst darauf konzentriert, ein Fundament für die Cloud-Nutzung zu schaffen. Eine Basis, wie die Umgebung Microsoft 365 parametrisiert werden muss, damit sie schrittweise an Anwendungsfällen der Banken angepasst und geöffnet werden kann. Sie haben sich intern und mithilfe von Fachberatungsstellen juristisch und technologisch unterstützen lassen, Konzepte ausgearbeitet und die Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung ermöglicht.  

Anbieter wie Microsoft haben mit ihren Cloud-Diensten eine Opportunität eröffnet, diesen raschen Bewegungen und Veränderungen Herr zu werden. Dabei bildeten sich Communities zwischen Kantonalbanken, Privatbanken und anderen regulierten Unternehmen, um sich gegenseitig darin zu unterstützen, mit den neuen Themen der Cloud richtig umzugehen. 

Wo stiess man an Grenzen oder wo traf nach der Begeisterung Ernüchterung ein?  

JM: Knifflig wird’s beim Thema Kontrolle, Sicherheit und Compliance. Banken waren auf einmal damit konfrontiert, dass sie Kontrolle abgeben, externen Anbietern wie Microsoft Vertrauen schenken, ihre Türen einen Spalt öffnen und für neue Weisungen, Regelwerke und Kontrollstellen sorgen mussten.  

Das erforderte ein Umdenken und Umlernen. In der vertrauten Informatikwelt wurde auf dem klassischen Perimeter-Schutz aufgebaut, dem Prinzip der Burg: Ich baue hohe Mauern, mache es besonders schwer einzutreten, verriegle alle Zugänge oder stelle Wachposten auf. Die Bewohner der Burg empfanden dies als ausreichend, da potenzielle Angriffe eher von aussen kamen.  

Mit der Cloud-Nutzung verlängerten sich die Prinzipien des Schutzwalles hin zu Microsoft. Schützenswerte Dokumente waren auf einmal von überall auf der Welt einsehbar. Das musste unter den Bedingungen und Vorgaben der Aufsichtsorgane passieren, sicher und kontrolliert. 

Es stellte sich also die Frage: Wie genau kann ich die Vorgaben der Regulierungsbehörden einhalten, wenn ich doch Kontrolle verliere, oder sogar Dienste beanspruche, bei denen eine Gewährleistung von Business Continuity eine neue Risikobewertung mit sich bringt? Genau an dieser Stelle befinden sich die meisten der Banken aktuell. 

“Die Cloud-Nutzung erfordert ein Umdenken und Umlernen. ”

Womit beginnt das Arbeiten in der Cloud – und welche Use Cases haben sich etabliert?  

JM: Zuerst haben sich die meisten Banken in unserem Kundenportfolio damit beschäftigt, das Fundament zu legen, Grundlagen zu erarbeiten, welche Inhalte und Informationen besonders schützenswert sind, und eine Compliance- und Governance-Strategie der Cloud adaptiert.  

Aufbauend auf diesem Fundament wurden dann einzelne Use Cases entwickelt. Simpel ausgedrückt: Ich möchte modern mittels Microsoft Teams zusammenarbeiten, Dateien sicher austauschen und gemeinsam an Lösungen arbeiten, nahtlos Homeoffice ermöglichen etc. 

Da jeder Dienst auf Basis von Use Cases dann an die ursprünglichen Schutzgedanken adaptiert werden muss, konnte man dann sehr schnell fokussiert auf dem Anwendungsfall die betroffenen Dienste diskutieren, eine Risikoanalyse abhalten und Entscheidungsgrundlagen erarbeiten. All das muss auf juristischen Abklärungen beteiligter Cloud-Datenschutzexperten gestützt sein. 

Was kann man von Vorreitern wie der St. Galler Kantonalbank lernen?  

JM: Die kurze Antwort: mutig sein, ausprobieren und dranbleiben.  

Als Vorreiterin in Sachen Modern Work arbeitet die St. Galler Kantonalbank seit 2019 mit Microsoft 365, 2022 kam Teams dazu. Damit ist sie eine der ersten Banken, die das MS-Tool für die Kommunikation nutzt. Natürlich gab es anfangs Bedenken. Die Technik war das eine, Compliance und Datenschutz das andere.  

Die Crux liegt in der sorgfältigen Prüfung und Umsetzung aller Compliance- und Datenschutz-Themen. Mit MondayCoffee hatte die Kantonalbank einen Partner, der mit technischem Knowhow, Cloud-Wissen und Best-Practices im regulierten Bereich unterstützt – bis zum Erreichen der gesetzten Ziele. 

Ausserdem müssen die Geschäftsleitung und die Mitarbeitenden von der Veränderung überzeugt sein. Die Nutzerinnen und Nutzer brauchen ausreichend Zeit für die Umstellung und sollten in einer sicheren Testumgebung alles ausprobieren können. Dann arbeiten die meisten auch effizient und vor allem gern im neuen Umfeld. 

“Geschäftsleitung und Mitarbeitende müssen von der Veränderung überzeugt sein.”

Wie geht die Reise weiter? Eine Zukunftsprognose.  

JM: Da die Cloud-Welt in rasantem Tempo voranschreitet, ist eine Organisation im regulierten Umfeld neu damit konfrontiert, stetig Änderungen der Cloud und Auswirkungen auf bestehende Verträge, Sicherheitseinstellungen und Schnittstellen zu verfolgen. Das mag herausfordernd klingen – gerade mit Blick auf die klassische Informatik, bei der man den Server gewartet hat und ausrechnen konnte, wie lange die Investition für eine vollständige Abschreibung in Betrieb sein musste.  

Die Vorteile der neuen Welt überwiegen mehr als je zuvor. Mit der effizienten Nutzung der Cloud kann von heute auf morgen ein komplett neuer Geschäftszweig aufgebaut werden. Die Organisation erfährt eine neue Agilität, kann von überall arbeiten und dennoch immer den Anforderungen an Compliance und Security gerecht werden.  

Warum Klick-Training nicht ausreicht – und wie Modern Work besser funktioniert

Die neue Software, die der Belegschaft helfen sollte, digitaler und moderner zu arbeiten, ist implementiert. Auch ein Training wurde mit allen Mitarbeitenden absolviert. Doch die alten Arbeitsweisen verharren. Die erhoffte Veränderung bleibt aus. 

Wie eine Software funktioniert und welche Funktionen wo aufrufbar sind, lässt sich oft in kurzer Zeit erklären.  

Modern Work ist aber kein Tool, sondern ein Mindset. Es reicht nicht zu verstehen, wie neue Plattformen funktionieren. Neben der Theorie und dem Warm-up müssen die Mitarbeitenden die Hintergründe und Ziele der Veränderung verstehen. Daneben sind Übung, Ausdauer und Routine nötig. Modern Work ist wie ein Muskel, der trainiert werden will.  

“Modern Work ist kein Tool, sondern ein Mindset.”

Unsere 6 Erfolgskriterien für die Modern-Work-Transformation 

Der Weg zum Modern Workplace hat zwei Dimensionen: die Implementierung einer Software (technische Ebene) und die Einführung der modernen Zusammenarbeit (soziale Ebene). Die Software ist das Mittel zum Zweck. Sie soll uns unterstützen, unsere tägliche Arbeit effizient und sinnvoll zu gestalten. 

Bei MondayCoffee besteht die Modern-Work-Transformation aus sechs Schritten, die aufeinander aufbauen:  

1. Interdisziplinäres Projektteam zusammenstellen 

2. Soll-Ist-Analyse durchführen, um den Veränderungsbedarf zu ermitteln 

3. Change-Story frühzeitig und regelmässig kommunizieren  

4. Neue Arbeitsweisen & Kommunikation gestalten und mit Pilotgruppen testen 

5. Verantwortung übertragen durch gezielte Rollenverteilung 

6. Trainingsphasen starten – mit Praxisübungen, Coaching und Vertiefung 

Als Erstes lohnt es sich die Situation zu analysieren: 

• Wo stehen wir heute und warum müssen wir uns ändern? 

• Was soll erreicht werden und wie kommen wir dorthin? 

• Was bedeutet das für die Mitarbeitenden und was bleibt gleich? 

Die Notwendigkeit der Veränderung, der Mehrwert und die Vision hinter der neuen Arbeitsweise muss identifiziert werden, genauso wie der Umfang, die Bedeutung und die Auswirkungen des Projekts – und zwar auf allen Ebenen. Daraus lassen sich Handlungsfelder ableiten, die als Basis für einen Massnahmenkatalog für die Transformation dienen.  

Kein Change ohne Story 

Daraus entsteht auch die Change-Kommunikation. Wir entwickeln mit Kundinnen und Kunden eine Change-Story und einen Change-Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass die Veränderung konsistent und gezielt auf ausgewählten Kanälen kommuniziert wird.  

Warum ist das wichtig? Als Unternehmen wollen Sie effizienter arbeiten – Ihre Mitarbeitenden wollen aber in erster Linie wissen, was die Umstellung für sie bedeutet. Eine emotionale Verbindung erleichtert das Umdenken, das Annehmen der neuen Prozesse. Wenn Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen nicht in der Kommunikation und den weiteren Massnahmen berücksichtigt werden, dann kann das zu Blockaden und Widerständen führen. Daran sind bereits viele Transformationsprojekte gescheitert.  

“Mitarbeitende müssen wissen, was die Umstellung einer neuen Arbeitsweise bedeutet, um das Umdenken und das Annehmen neuer Prozesse zu erleichtern.”

Routine aufbauen durch gezielte Kommunikation 

Ist die Modern-Work-Software implementiert und sind die Verantwortlichkeiten verteilt, beginnt das Training – kein Klick-Training, sondern die eigentliche Modern-Work-Fitness. Im regelmässigen Turnus wird mit gezielten Trainingsimpulsen der Modern-Work-Muskel aufgewärmt und das Muskelgedächtnis gestärkt. Und zwar immer wieder auf eine neue Art und Weise. 

Zu den Massnahmen gehören zum Beispiel: 

• allgemeine Information über das Transformationsprojekt und Erfolge 

• Grundlagen zu den Tools 

• regelmässige Q&A-Runden 

• Videos zu den wichtigsten Use Cases 

• Einführung in die Key-User-Community und den Supportprozess 

• Best-Practices 
  
  
  

Wann ist die Modern-Work-Fitness erfolgreich? 

Eine gute Fitness besteht aus vielen Facetten. Den grössten Erfolg erzielen Sie, wenn Sie das Thema ganzheitlich denken. 

Wichtige Erfolgsfaktoren sind unter anderem: 

• Expectation Management: Das Management muss verstehen, dass durch die neue Arbeitsweise zwar vieles besser wird, sich aber nicht alle Herausforderungen in der Führung gleich in Luft auflösen. Mitarbeitende sollten verstehen, dass sie ihre individuelle Arbeitsweise im Sinne des Firmenerfolgs bis zu einem gewissen Grad anpassen müssen.  

• Vorbildfunktion: Verantwortlichkeiten für Modern Work müssen im Unternehmen strategisch verankert –  und am besten auf mehreren Schultern verteilt werden. Führungskräfte und weitere Schlüsselpersonen müssen sich ihrer Vorbildsfunktion im Klaren sein. 

• Einsatz und Verbindlichkeit: Engagement, Commitment und Verbindlichkeit sollen auf allen Ebenen gefördert und gefordert werden. 

• Zeit: Mitarbeitenden brauchen Zeit, um in Modern Work fit zu werden. Sie müssen sich bewusst Zeit dafür nehmen und die neuen Verhaltensweisen in Ruhe trainieren können.  

• Abwechslung: Immer wieder dasselbe zu trainieren, wird auf Dauer langweilig und ineffizient. Damit das Transformationsprogramm erfolgreich wird, muss es abwechslungsreich sein und viele praktische Übungen enthalten. Innovative E-Learning-Tools wie Micromate verleihen eher trockenen Themen durch Micro-Learning und Gamification einen spielerischen Charakter. 

• Nähe: Ein Trainer sollte immer in der Nähe sein. Bei Problemen wollen Mitarbeitende nicht erst ein IT-Ticket erstellen und lange auf eine Antwort warten müssen. Wir bei MondayCoffee stellen sicher, dass eine Key-User-Community aufgebaut und gepflegt wird, die Mitarbeitende rasch durch den Prozess begleitet. 

• Selbstverantwortung: Lern-Portale runden das Trainingserlebnis ab. Sie stehen den Anwenderinnen und Anwendern jederzeit für flexibles Self-Learning zur Verfügung. 

“Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit entsteht durch das Aufbrechen alter Gewohnheiten und das Einführen neuer Verhaltensweisen. ”

Gute Zusammenarbeit ist eine Frage des Trainings 

Wie Muskeln nicht von heute auf morgen wachsen, lässt sich auch Modern Work nicht durch eine einmalige Klick-Schulung im neuen Modern Workplace erlernen. Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit entsteht durch das Aufbrechen alter Gewohnheiten und das Einführen neuer Verhaltensweisen. Sie kann nur funktionieren, wenn alle mitmachen. Wenn die neuen Prozesse begeistern und die Vorteile erkannt werden. 

Wir bei MondayCoffee schaffen dafür den Nährboden. Mit der Modern-Work-Lösung CoffeeNet 365, die neue Arbeitsweisen use-case-basiert abbildet und mit unserem Ansatz zur Modern-Work-Transformation zum Leben erwecken.   

Challenge #1: Veraltete Ablagestrukturen bremsen die Collaboration

Molekülartige Strukturen mit ausreichend Spielraum – die Grundvoraussetzung für Unternehmen, um in einer schnelllebigen Welt erfolgreich zu sein. John Kotter plädierte schon vor Jahren für die Evolution von Unternehmen aus dem Strukturkorsett heraus (https://www.youtube.com/watch?v=Pc7EVXnF2aI).  

Und er behält recht: Externe Faktoren wie COVID-19, Remote Work und wegbrechende Lieferketten fordern heute nicht nur unsere Arbeitsweise heraus. Sie stellen vor allem die Strukturen in Unternehmen auf die Probe. Im Grossen, aber auch im Kleinen.  

Status quo: Lost in Organisation 

Die meisten Unternehmen haben dies erkannt. Sie setzen zum Beispiel agile Organisationsprinzipien und/oder Projektteams ein und bringen in Taskforces die besten Köpfe zusammen, um die grossen Herausforderungen zu bewältigen. Das Business steht aber nie still. Oft finden derlei Massnahmen parallel zu den alltäglichen Prozessen statt, die effizient weiterlaufen müssen.  

Mit der Zeit entsteht eine Mischung aus starren und dynamischen Strukturen der Zusammenarbeit. Insgesamt wird alles etwas komplizierter – der Überblick leidet, die Unordnung nimmt unternehmensweit zu. Früher eng zusammenarbeitende Teams sitzen nicht mehr am selben Ort, sollen aber trotzdem effizient zusammenarbeiten.  

Das Problem heute: Starre Ablagestrukturen bremsen die Zusammenarbeit 

Oft wird die Dynamik in Unternehmen nicht konsequent genug durchdacht. Teams und einzelne Mitarbeitenden werden ausserhalb der starren Strukturen sich selbst überlassen. Daraus entsteht ein unbeabsichtigtes Chaos.  

Gleichzeitig werden die Ablagestrukturen meist noch zentral verwaltet. Projektteams aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen, Partnern und Externen müssen auf dieselben Daten zugreifen. Die Team Leads können die Zusammenarbeit in ihren Projektteams aber weder selbständig verwalten noch transparent machen.  

Datensilos und lange Abstimmungsprozesse bremsen den Informationsfluss 

Wichtige Informationen stecken oft in siloartigen Strukturen fest und sind für andere Abteilungen nicht zugänglich. Um auf die benötigten Dateien oder Dokumente zugreifen zu können, ist wiederum ein hoher Abstimmungsaufwand nötig. Das Anfragen, Suchen, Bereitstellen und gemeinsame Bearbeiten der Assets kostet wertvolle Zeit – mitunter Stunden –, die an anderer Stelle fehlt. Wichtige Informationen werden womöglich nicht schnell genug ausgetauscht, weil die Strukturen und die Tools gegen die Mitarbeitenden arbeiten, statt für. 

Die Lösung: eine intuitive Dokumentenablage, die Transparenz schafft 

Eine Neustrukturierung der digitalen Ablage kann dieses Dilemma lösen. Der erste Schritt ist eine umfassende Diskussion der Arbeitsweisen im Unternehmen: Worum geht es wirklich? Wer benötigt welche Informationen? Und welche Berechtigungen?  

Daraus entstehen neue Prinzipien im Umgang mit einer dezentralisierten, jedoch geordneten und sicheren Ablage von Dokumenten. Einer Ablage, die den unterschiedlichen Szenarien der Zusammenarbeit gerecht wird – inklusive der team- und unternehmensübergreifenden Collaboration. 

Bei MondayCoffee greifen wir auf Best-Practice-Erfahrungen aus jahrelanger Projektarbeit zurück. Ausserdem nutzen wir unsere Modern-Work-Solution CoffeeNet 365. In Ergänzung zu den Microsoft-365-Apps sorgt die CoffeeNet 365 dafür, dass Endbenutzer und Enbenutzerinnen einerseits möglichst selbständig zu ihrem intuitiven digitalen Arbeitsplatz kommen. Andererseits wird die IT-Abteilung entlastet, weil zahlreiche Supportanfragen wegfallen. 

Das Ergebnis: unbeschwerte Zusammenarbeit ohne Stolpersteine  

In einer dynamischen Ablagestruktur läuft die Zusammenarbeit nahtlos über alle Abteilungen hinweg. Informationen sind für alle Berechtigten und von jedem Standort aus schnell verfügbar. Sie lassen sich mit wenigen Klicks gemeinsam bearbeiten und teilen. Mitarbeitende aus dem Marketing oder der IT haben auf die Assets genauso schnell und einfach Zugang wie zugriffsberechtigte Externe. Das reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern spart auch Ressourcen.  

Vorteile einer dynamischen Dokumentenablage: 

• flüssigere Administration und Kommunikation 

• weniger Redundanz von gespeicherten Inhalten 

• einfachere Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen ausserhalb des eigenen Teams  

• höhere Sicherheit durch einfaches Berechtigungsmanagement 

• Flexibilität und Skalierbarkeit, um schnell auf Veränderungen zu reagieren 

Mit MondayCoffee das Potenzial von Modern Work erschliessen 

Kehren wir zu John Kotter zurück und der Frage: „What could win today?“ Unsere Erfahrung zeigt uns: einfache, effiziente und agile Strukturen, die für die Mitarbeitenden, und nicht gegen sie, arbeiten.  

Wollen wir’s angehen? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.  

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New Form

Digital, effizient, intuitiv – eine neue Arbeitsweise für die ZHREF

„Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter.“ Den ersten Schritt zu Modern Work hat die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF) bereits getan. Kirchenratsschreiber Stefan Grotefeld und Leiter Ressourcen, Dieter Zaugg (ZHREF) sprachen mit MondayCoffee CEO Reto Meneghini und Projektleiterin Monika Pichler über die Herausforderungen und Voraussetzungen einer erfolgreichen Veränderung. 

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Die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF)

Herr Grotefeld, im Januar 2021 durften wir gemeinsam mit Ihnen die Reise zu einer modernen digitalen Arbeitsweise antreten. Wie dürfen wir uns digitale Arbeit bei der Kirche vorstellen?  

Die digitale Arbeit ist bei uns nicht anders als bei den anderen.  

Mit ihren 250 Mitarbeitenden sind unsere Gesamtkirchlichen Dienste für die reformierte Kirche im Kanton Zürich zuständig. Wir unterstützen die Kirchengemeinden bei ihrer Arbeit und bieten ergänzende Dienstleistungen an. Das Zusammenspiel unter uns muss entsprechend organisiert werden und dafür brauchen wir, genauso wie andere Organisationen, die richtigen digitalen Instrumente. 

Für die Erarbeitung und Verabschiedung von Konzepten, als Beispiel, wollen wir kein Papier mehr durch die Gegend senden, sondern digital effizient zusammenarbeiten können.  

Herr Meneghini ergänzt: In jeder Organisation, ob Firma, Kirche oder Sportverband, erarbeiten Teams gemeinsam Dinge. Collaboration ist ein universelles Thema. Die Herausforderung oft sehr ähnlich – Silos, E-Mail-Flut, die Komplexität existierender Tools.  

Waren das auch bei Ihnen, Herr Grotefeld, die Beweggründe für die Einführung der Modern-Work-Solution von MondayCoffee (RefNet)?  

Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF (links) und Reto Meneghini, CEO MondayCoffee (rechts)

Ja. Für die alltägliche Zusammenarbeit suchten wir eine Lösung, die eine unkomplizierte und rasche Zusammenarbeit ermöglicht, unser Streben nach einer agilen Organisation fördert und zu einem modernen Arbeitsumfeld beiträgt.  

Wie so viele Behörden in der Schweiz nutzen wir für die Geschäftsverwaltung die Software CMI. Sie ermöglicht uns eine saubere Abwicklung unserer verwaltenden Geschäftstätigkeit, ist verlässlich, birgt aber auch eine gewisse Komplexität und ist für die tägliche Zusammenarbeit und Kommunikation nicht intuitiv genug. 

Herr Meneghini erklärt: CMI ist in der Verwaltung das, was SAP in der Privatwirtschaft ist. Diese Tools erfüllen jedoch die Ansprüche von Mitarbeitenden in Bezug auf alltägliche, digitale Arbeit nicht. Sie sind oft zu schwerfällig. 

Herr Zaugg ergänzt: Vor vier Jahren haben wir im Rahmen unserer IT-Strategie eine Umfrage bei den Mitarbeitenden durchgeführt und sie nach ihrem Bedarf an IT-Tools befragt. Der Schuh drückte insbesondere bei der Zusammenarbeit mit den Kirchengemeinden und darüber hinaus. Aber auch beim Zugriff auf Daten – insbesondere von unterwegs. Das wollten wir verbessern.  

Ist Ihnen das gelungen? Was ist Ihr Fazit nach einem Jahr RefNet? Wie hat sich die Arbeitsweise verändert? 

Dieter Zaugg, Leiter Ressourcen bei der ZHREF

Herr Zaugg: Neben dem CMI haben wir heute mit dem RefNet ein Tool, welches unsere organisatorische Seite abdeckt und die Zusammenarbeit vereinfacht. Einige Mitarbeitende freuten sich, andere waren skeptisch.  

Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter. Die erforderlichen kulturellen Veränderungen brauchen Zeit.  

Mit Monika Pichler (Projektleiterin bei MondayCoffee) haben wir das Projekt mit einer strukturierten Change-Management-Vorgehensweise implementiert, um den Veränderungsprozess richtig aufzugleisen und voranzutreiben. 

Frau Pichler, wie dürfen wir uns diese Change-Management-Vorgehensweise vorstellen? Welche konkreten Massnahmen stehen dahinter?  

Als wir gestartet sind, war der Projekt-Set-up bei der ZHREF auf die klassische Einführung eines IT-Tools ausgerichtet.  

Die MondayCoffee-Vorgehensweise hingegen ist mitarbeiterzentriert.  

VertreterInnen aus allen Unternehmensbereichen werden „hands-on“ eingebunden. Nicht auf Papier, sondern direkt in der zukünftigen Arbeitsumgebung, die gemeinsam „eingerichtet“ wird.  

Durch ihre frühzeitige Einbindung gewinnt man Schlüsselpersonen, die im Veränderungsprozess als Power User eine entscheidende Rolle spielen.  

Wir haben Herrn Grotefeld als aktiven und im Projekt persönlich involvierten Sponsor gewonnen. Gemeinsam wurde das „Warum“ der gewünschten Veränderung für die ZHREF erarbeitet, als Ziel definiert und auf dem gemeinsamen Weg immer wieder vermittelt und aufgezeigt. 

Es würde den Rahmen sprengen, alle Massnahmen hier aufzulisten, aber ein letzter Punkt erscheint mir als äusserst zentral: Herr Grotefeld und Herr Zaugg haben dem Projekt Raum und Zeit gegeben. Es war nicht zu Ende, als wir mit dem RefNet live gingen. Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört.  

“Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter auch nachdem RefNet live ging, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört. ”

— Monika Pichler, Customer Success MondayCoffee

Herr Grotefeld, Frau Pichler erwähnte Ihre aktive und persönliche Involvierung als Sponsor. Können Sie uns Beispiele nennen?  

Ich habe an Versammlungen mit der Belegschaft immer wieder über das Vorhaben berichtet, um zu signalisieren, dass mir als Geschäftsführer die Umsetzung dieses Projekts für die Organisation wichtig ist. 

Gleichzeitig habe ich spontan mit Mitarbeitenden in persönlichen Gesprächen das Thema ‚digitales Arbeiten‘ vertieft. Auf die Frage „Was liegt für dich drin, wenn wir dieses Projekt gemeinsam umsetzen?“ versuchte ich individuell Antwort zu geben.  

Und ich bin mit gutem Beispiel vorangegangen, indem ich keine Gelegenheit ausliess, um die Nutzung des RefNet in unserem Arbeitsalltag zu verankern.  

Nicht immer ist mir das gelungen. Der E-Mail-Verkehr hat abgenommen, aber es gibt Kolleginnen und Kollegen, die wünschen sich gewisse Dinge per E-Mail zu bekommen.  

Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt.  

Herr Meneghini, Sie beschäftigen sich seit über 20 Jahren mit modernen Arbeitsweisen. Wer modern bleiben will, muss sich immer wieder von Neuem verändern. Gibt es ein Rezept für das Gelingen von Wandel? 

Wir sprechen oft über den Digital Workplace oder Modern Workplace – im Sinne eines Tools. Doch das Tool führt nicht zu einer modernen Arbeitsweise. Es ist Mittel zum Zweck. 

Frau Pichler ergänzt: Genau. Unsere Modern-Work-Solution macht die Veränderung der Arbeitsweise erlebbar und greifbar. Das RefNet ging nach wenigen Wochen nach dem Projektstart live. An realen Beispielen konnten wir so die unterschiedlichen Bedürfnisse und Szenarien konkret mit UnternehmensvertreterInnen ausprobieren und konfigurieren.  

Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Herr Meneghini fährt fort: Ja – und danach sind es die CEOs, die Teamleiterinnen und Teamleiter, die modernes Arbeiten mithilfe des Tools vorleben und im Alltag verankern müssen. Sie müssen die von Herrn Grotefeld an die Mitarbeitenden gestellte Frage – was springt für mich dabei raus – immer wieder beantworten, ohne es zu übertreiben.  

Ich stimme Herrn Grotefeld zu. Es ist eine Gratwanderung. Pushen, aber der Sache auch seine Zeit geben. Verschickt die Mehrheit keine Dokumente mehr als Anhänge in E-Mails, finden die Nachzügler und Nachzüglerinnen irgendwann keine Akzeptanz mehr und ziehen nach.  

“Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt. ”

— Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF

Herr Zaugg, welche Learnings können Sie bis heute teilen? Welche Massnahmen haben sich bewährt?  

Der Fokus muss auf dem Change-Management liegen und MondayCoffee, im Gegensatz zu anderen Software-Anbietern, startete das Projekt mit diesem Mindset und einer dafür eigens entwickelten Methodik.  

Bewährt hat sich auch das Konzept der Power User. Wir konnten einen Power User sogar als Product Manager gewinnen. Er fungiert als Ansprechpartner, setzt sich regelmässig mit den Herausforderungen der User auseinander, kommuniziert Weiterentwicklung und vermarktet so RefNet intern.  

Herr Grotefeld: Was ich nicht mehr machen würde, ist, so ein Projekt während einer Pandemie einzuführen. Change-Management erfordert Face-to-Face-Kommunikation. Wir hätten uns mehr physische Präsenz von Frau Pichler als Projektleiterin gewünscht.  

Herr Meneghini bestätigt: Die Vor-Ort-Zusammenarbeit kann nicht zu 100 % ersetzt werden. Wir haben während der Pandemie Projekte vom Erstkontakt bis zum Abschluss remote durchgeführt. Bei einigen ging das gut, bei anderen lief es schief, weil das Menschliche zu kurz kam. 

Würden Sie heute die Belegschaft nochmals befragen: Welche wären die meistgenannten Vorteile von RefNet? 

Herr Zaugg: die vereinfachte Zusammenarbeit mit Externen. Dort konnten wir grosse Effizienzgewinne verbuchen.  

Zweitens, die eingangs genannte E-Mail-Flut hat abgenommen. Die Unternehmenskommunikation erfolgt ausschliesslich über die Startseite des RefNet. Das Gleiche streben wir vermehrt für die Kommunikation von Projekten oder Arbeitsgruppen an.  

Herr Grotefeld ergänzt: Die Kommunikation ist unkomplizierter geworden und findet zunehmend in Echtzeit statt. 

Gibt es noch andere Funktionalitäten, die Sie besonders schätzen? Dinge, die Sie heute dank RefNet einfacher machen können und die mehr Spass bereiten?  

Herr Zaugg: Nachrichten, die ich in dem in RefNet integrierten Microsoft-Teams-Chat erhalte, kann ich direkt in eine Aufgabe umwandeln, welche dann wiederum im Planungstool erscheint und bearbeitet werden kann. Das ist sehr effizient. 
Und der Zugriff auf die Daten von überall ist echt hilfreich.  

Herr Grotefeld ergänzt: Für viele auch bereits selbstverständlich.  

Herr Meneghini: Ja, funktioniert die MondayCoffee-Lösung bei Kunden nicht, kriegt unsere IT schneller ein Telefon als die Kollegen bei SAP, wenn ihr Tool Probleme hat.  
 

Die Reise des digitalen Wandels geht weiter. Was sind nächste Meilensteine, Herr Zaugg?  

Wir möchten das Potenzial von RefNet weiter ausschöpfen. Zum Beispiel die Nutzung der Integration von Microsoft Forms für die Bewertung von Events und Kursen. Heute brauchen wir dafür Survey Monkey.  
Wir beschäftigen uns auch mit dem Neuauftritt unserer Website, da gibt es einige Schnittstellen-Thematiken.  

Herr Meneghini: Die Technologie ist dem Nutzer weit voraus. Wir können uns noch länger damit beschäftigen, was wir bereits haben und – wie Herr Zaugg es richtig sagt – das Potenzial schrittweise ausschöpfen.  

Herr Grotefeld, was geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen in Kirchgemeinden und anderen Kantonalkirchen mit auf den Weg, sollten sie mit den gleichen Gedanken wie Sie damals spielen und ähnliche Schritte wagen wollen?  

Zuerst die Bedürfnisse bei den Mitarbeitenden abholen und die eigene Situation sorgfältig analysieren. Und sich nicht zu schade zu sein, Rat zu holen, fehlt die Expertise bei gewissen Themen inhouse.  

“Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen. ”

— Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Bei der Einführung einer Modern-Work-Lösung geht es darum, die Leute an die Hand zu nehmen. Individuell aufzuzeigen, wie sich was ändern kann. Was die Vorteile sind, wenn ich mein Dokument nicht mehr im Folder auf dem lokalen Netzwerk ablege, sondern mit Metatags versehen im RefNet.  

Herr Meneghini fügt hinzu: Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen.  

Die Workspace-Explosion

Wie wir sie mit Lifecycle Management verhindern können

In der vernetzten Organisation sind alle und alles miteinander verbunden. Mitarbeitende partizipieren und gestalten in verschiedensten Konstellationen mit. Täglich bilden sich neue Teams, Arbeitsgruppen oder Zweckgemeinschaften.  

Sie organisieren sich digital, selbstständig, in virtuellen Arbeitsbereichen, die per Klick einfach und schnell eröffnet werden können.  

Und wenn das Team mit dem Projekt zu Ende ist, sich die Arbeitsgruppe auflöst oder die Zweckgemeinschaft ihren Zweck erfüllt hat, dann… 

…bleiben die digitalen Arbeitsräume zurück. Viele haben das Potenzial, zum Produktivitäts-Fresser zu werden. Gäbe es da nicht die Funktionalität des Lifecycle Managements (LCM). 

Workspaces haben einen Lebenszyklus

Unsere Modern-Work-Solution für Microsoft 365 ermöglicht eine dezentrale Selbstorganisation für Mitarbeitende und Teams. Je nach Situation können standardisierte, virtuelle Arbeitsbereiche – in Microsoft Teams oder SharePoint – für die Teamarbeit eröffnet werden. 

Mit der Adoption von Microsoft 365 in der Organisation wächst die Anzahl an Workspaces. Viele haben eine kurze Einsatzdauer, andere entstehen nur zur Testzwecken, einige erfüllen einen längerfristigen Zweck.  

Alle Workspaces haben einen Lebenszyklus. In der Modern-Work-Solution von MondayCoffee (CoffeeNet 365) ist das Lifecycle Management von Workspaces bereits integriert, um die Gefahr von Übersichtsverlusten und Produktivitäts-Einbussen zu vermindern.  

Per Klick eröffnet, automatisch geschlossen

Microsoft Teams Workspaces lassen sich zwar manuell archivieren (was niemand macht), aber es fehlt ein Automatismus. Ausserdem bleiben die dazugehörigen SharePoint Sites davon unbeteiligt. 

Das LCM von CoffeeNet 365 ermöglicht ein durchgängiges Archivieren von Microsoft Teams Workspaces und dazugehörigen SharePoint Sites, um Übersicht und Orientierung zu gewährleisten: 

• Archivierte Workspaces haben entsprechende Kennzeichnungen in Microsoft Teams und in SharePoint, damit die BenutzerInnen auf Anhieb verstehen, dass ein archivierter Workspace nicht mehr gleich funktioniert wie vorher, im «aktiven» Zustand. 

• Funktional bedeutet dies für die BenutzerInnen, dass sie im archivierten Workspace nur noch Leserechte haben.  

• Optional können archivierte Workspaces auch vor der M365-Suche verborgen werden, damit BenutzerInnen weniger irrelevante Elemente durchsuchen müssen.  

Friendly Reminder 

Das LCM von CoffeeNet 365 arbeitet mit Automatismen, um die BesitzerInnen von Workspaces zuverlässig daran zu erinnern, dass sie die virtuellen Räume gemäss vorher definierten Kriterien archivieren oder löschen sollten: 

• Sogenannte LCM-Policies (automatische Richtlinien) bestimmen, nach wie vielen Tagen Inaktivität eine Workspace-Archivierung stattfinden soll. Dies stellt ein automatisches Aussortieren unbenutzter Workspaces sicher und entlastet die Workspace-BesitzerInnen.  

• LCM-Policies können aber auch anhand von anspruchsvolleren Kriterien erfolgen, z. B. basierend auf einem im Workspace definierten Datum-Feld (z. B. 1 Jahr nach dem «Projektenddatum»). 

• Das LCM von CoffeeNet 365 erlaubt auch mehrstufige Aktionen, z. B. eine Löschung 2 Jahre nach dem Archivieren des Workspaces. Es sind unzählige Optionen möglich. 

• Für den Fall, wenn Workspace-BesitzerInnen nicht auf die Aufforderung zum Archivieren reagieren, ist gesorgt: Es findet eine zeitversetzte Eskalation statt, um die Aktion dennoch zu ermöglichen, falls z. B. der Besitzer gar nicht mehr im Unternehmen sein sollte. 

Für mehr Produktivität 

Komplexität und Schnelllebigkeit werden unsere Arbeitswelt weiter prägen. Wir bei MondayCoffee wollen das Arbeitsleben für Mitarbeitende so einfach wie möglich gestalten. Unser Feature LCM zahlt auf unser Versprechen ein – mit folgenden Vorteilen:  

• Höhere Produktivität der BenutzerInnen im Umgang mit vielen Workspaces, da diejenigen, die inaktiv sind, automatisch archiviert oder gelöscht werden. 

• Ergänzung der bestehenden Microsoft-Funktionalität – ohne zusätzliche Lizenzkosten – für ein umfassenderes, mehrstufiges und vielseitiges LCM von Teams Workspaces und SharePoint Sites 

Sie möchten mehr über das Thema oder unsere Modern-Work-Solution erfahren? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.  

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WZW OPTIC AG: Angewandte digitale Transformation

Seit über 50 Jahren fertigt die Firma WZW OPTIC AG hochpräzise optische Komponenten und Baugruppen für Hightech-Industriekunden aus aller Welt an. Jedes Stück, dass die über 60 Mitarbeitenden herstellen, ist ein Unikat. Made in Switzerland – in Balgach, mitten im Schweizer Rheintal

Als führender europäischer Hersteller ultrahochpräziser Optik setzte sich das Unternehmen zum Ziel, die unternehmenseigene IT-Infrastruktur zu modernisieren und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen und fördern.

MondayCoffee modernisierte bei der WZW OPTIC AG die IT-Infrastruktur und unterstützte das Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Arbeitswiese mit Hilfe der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Die Weichen stellen für Modern Work

Würden wir Menschen unterschiedlicher Generationen zu der damaligen und heutigen Arbeitsweise befragen, könnten die Aussagen wohl nicht unterschiedlicher sein. Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert.  

Klassische Organisationsmodelle kommen in unserer schnelllebigen Welt an ihre Grenzen, genauso wie viele Mitarbeitende, die mit Datenflut und kontinuierlicher Ablenkung zu kämpfen haben.

Zwei Fragen stellen sich: 

• Wie kann die Geschäftsführung eine Organisation etablieren, die zuverlässig und effizient und gleichzeitig schnell und agil ist, um in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu operieren?  

• Wie stellen sie dabei die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sicher? 

Die unmittelbare Antwort: Digitalisierung. Technologie.

Unsere Antwort: Eine neue Arbeitsweise.

Studien belegen eine Produktivitätssteigerungspotenzial von 20–25 % durch den Einsatz von Collaboration-Tools. Das Potenzial ausschöpfen können aber nur die Unternehmen, die ihre Arbeitsweise anpassen, eine offene Kommunikation und das Teilen von Wissen fördern und eine vernetzte Organisation ins Leben rufen.

7 goldene Regeln einer modernen Arbeitsweise 

Wir durften in den letzten 20 Jahren bereits einige Unternehmen auf ihrem Weg zu einer moderneren Arbeitsweise begleiten. Folgende 7 goldene Regeln für eine moderne Arbeitsweise haben sich herauskristallisiert: 

Von den Regeln zur Adoption 

Wie schafft man die richtigen Voraussetzungen, damit diese Regeln angewendet werden können? Wie bringt man die Mitarbeitenden dazu, sie einhalten zu wollen? 

Dafür haben wir eine eigene Modern-Workplace-Lösung entwickelt.  

Sie stellt die Mitarbeitenden und ihre Arbeitsszenarien ins Zentrum. Im Dialog mit ihnen wollen wir verstehen, wie sie heute arbeiten – als einzelne Arbeitskraft, in Abteilungen, in Teams, auf Projekten oder in Arbeitsgruppen. Mit unserer out-of-the-box Modern-Workplace-Lösung und Best-Practice-Konfiguration der Microsoft-365-Technologien zeigen wir ihnen dann direkt live auf, wie ihre Arbeitsschritte und Arbeitsprozesse als Einzelarbeitskraft oder in der Zusammenarbeit mit anderen digitalisiert und effizienter gestaltet werden können. Vor allem aber lassen wir sie direkt erleben, wie eine modernere Arbeitsweise ihren Arbeitsalltag vereinfachen kann. Mehr Selbständigkeit. Schnelleres Finden von Wissen. Einfachere Kommunikation. Nicht auf die Tools müssen sie sich konzentrieren, die neue Arbeitsweise steht im Zentrum.  

Organisationsweite Skalierung einer modernen Zusammenarbeit

Die einzelnen Arbeitsszenarien hinterlegen und konfigurieren wir als Unternehmensstandards und auf Basis von Best-Practice-Vorlagen in unserer Modern-Workplace-Lösung. Das ermöglicht die organisationsweite Skalierung einer langfristig geordneten und strukturierten Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Gleichzeitig sind damit die nötige Governance und Security in einer vernetzten Organisation sichergestellt. 

Für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’ wurden wir kürzlich von Microsoft mit einer erweiterten Spezialisierung ausgezeichnet.  

Sie möchten das Potenzial einer modernen Arbeitsweise in Ihrer Organisation besser verstehen? Unsere Expertinnen und Experten freuen sich über einen Austausch mit Ihnen.  

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