Wie wir sie mit Lifecycle Management verhindern können
In der vernetzten Organisation sind alle und alles miteinander verbunden. Mitarbeitende partizipieren und gestalten in verschiedensten Konstellationen mit. Täglich bilden sich neue Teams, Arbeitsgruppen oder Zweckgemeinschaften.
Sie organisieren sich digital, selbstständig, in virtuellen Arbeitsbereichen, die per Klick einfach und schnell eröffnet werden können.
Und wenn das Team mit dem Projekt zu Ende ist, sich die Arbeitsgruppe auflöst oder die Zweckgemeinschaft ihren Zweck erfüllt hat, dann…
…bleiben die digitalen Arbeitsräume zurück. Viele haben das Potenzial, zum Produktivitäts-Fresser zu werden. Gäbe es da nicht die Funktionalität des Lifecycle Managements (LCM).
Workspaces haben einen Lebenszyklus
Unsere Modern-Work-Solution für Microsoft 365 ermöglicht eine dezentrale Selbstorganisation für Mitarbeitende und Teams. Je nach Situation können standardisierte, virtuelle Arbeitsbereiche – in Microsoft Teams oder SharePoint – für die Teamarbeit eröffnet werden.
Mit der Adoption von Microsoft 365 in der Organisation wächst die Anzahl an Workspaces. Viele haben eine kurze Einsatzdauer, andere entstehen nur zur Testzwecken, einige erfüllen einen längerfristigen Zweck.
Alle Workspaces haben einen Lebenszyklus. In der Modern-Work-Solution von MondayCoffee (CoffeeNet 365) ist das Lifecycle Management von Workspaces bereits integriert, um die Gefahr von Übersichtsverlusten und Produktivitäts-Einbussen zu vermindern.
Per Klick eröffnet, automatisch geschlossen
Microsoft Teams Workspaces lassen sich zwar manuell archivieren (was niemand macht), aber es fehlt ein Automatismus. Ausserdem bleiben die dazugehörigen SharePoint Sites davon unbeteiligt.
Das LCM von CoffeeNet 365 ermöglicht ein durchgängiges Archivieren von Microsoft Teams Workspaces und dazugehörigen SharePoint Sites, um Übersicht und Orientierung zu gewährleisten:
Archivierte Workspaces haben entsprechende Kennzeichnungen in Microsoft Teams und in SharePoint, damit die BenutzerInnen auf Anhieb verstehen, dass ein archivierter Workspace nicht mehr gleich funktioniert wie vorher, im «aktiven» Zustand.
Funktional bedeutet dies für die BenutzerInnen, dass sie im archivierten Workspace nur noch Leserechte haben.
Optional können archivierte Workspaces auch vor der M365-Suche verborgen werden, damit BenutzerInnen weniger irrelevante Elemente durchsuchen müssen.
Friendly Reminder
Das LCM von CoffeeNet 365 arbeitet mit Automatismen, um die BesitzerInnen von Workspaces zuverlässig daran zu erinnern, dass sie die virtuellen Räume gemäss vorher definierten Kriterien archivieren oder löschen sollten:
Sogenannte LCM-Policies (automatische Richtlinien) bestimmen, nach wie vielen Tagen Inaktivität eine Workspace-Archivierung stattfinden soll. Dies stellt ein automatisches Aussortieren unbenutzter Workspaces sicher und entlastet die Workspace-BesitzerInnen.
LCM-Policies können aber auch anhand von anspruchsvolleren Kriterien erfolgen, z. B. basierend auf einem im Workspace definierten Datum-Feld (z. B. 1 Jahr nach dem «Projektenddatum»).
Das LCM von CoffeeNet 365 erlaubt auch mehrstufige Aktionen, z. B. eine Löschung 2 Jahre nach dem Archivieren des Workspaces. Es sind unzählige Optionen möglich.
Für den Fall, wenn Workspace-BesitzerInnen nicht auf die Aufforderung zum Archivieren reagieren, ist gesorgt: Es findet eine zeitversetzte Eskalation statt, um die Aktion dennoch zu ermöglichen, falls z. B. der Besitzer gar nicht mehr im Unternehmen sein sollte.
Für mehr Produktivität
Komplexität und Schnelllebigkeit werden unsere Arbeitswelt weiter prägen. Wir bei MondayCoffee wollen das Arbeitsleben für Mitarbeitende so einfach wie möglich gestalten. Unser Feature LCM zahlt auf unser Versprechen ein – mit folgenden Vorteilen:
Höhere Produktivität der BenutzerInnen im Umgang mit vielen Workspaces, da diejenigen, die inaktiv sind, automatisch archiviert oder gelöscht werden.
Ergänzung der bestehenden Microsoft-Funktionalität – ohne zusätzliche Lizenzkosten – für ein umfassenderes, mehrstufiges und vielseitiges LCM von Teams Workspaces und SharePoint Sites
Sie möchten mehr über das Thema oder unsere Modern-Work-Solution erfahren? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
