Interne Prozesse vereinfachen: #1 Digitale Spesenabrechnung

Schon einmal mit jemandem gesprochen, der sich auf die Spesenabrechnung freut? Nein? Wir auch nicht. In vielen Unternehmen ist die Spesenabrechnung (in Papierform) noch immer ein lästiges und aufwändiges To-Do. 

“Ich bin ein riesen Fan von Spesenabrechnungen!”

— Niemand, jemals

Wir durften schon einige Kunden bei der Digitalisierung dieser zeitraubenden Tätigkeit unterstützen.

Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Spesenbelegen werden komplett mit PowerAutomate abgewickelt. Die Mitarbeitenden können alle ihre Spesen ganz einfach in wenigen Minuten selbst online eintragen und das zeit-, orts- und geräteunabhängig.

Und so funktioniert es bei MondayCoffee:

Schritt 1: Bild von der entsprechenden Rechnung machen und speichern.

Schritt 2: Gespeicherte Rechnung auswählen und Details eingeben.

Schritt 3: Eingaben kontrollieren, Vorgesetzten auswählen und den Antrag senden!

Das bedeutet auch nicht nur für Sie, sondern für alle in Ihrem Unternehmen, weniger Aufwand und mehr Kapazität für die wirklich wichtigen Dinge im Daily Business, denn auch der Vorgesetzte benötigt beispielsweise nur einen Klick um die Spesen zu bestätigen und die Buchhaltung erhält alle Beträge übersichtlich in einer Liste und kann sie von dort aus direkt weiterverarbeiten.

Sie wollen Ihre Spesenabrechnung digitalisieren?

So wie bei MondayCoffee, finden wir auch für Sie eine Lösung, die ganz einfach in unsere Modern-Work-Lösung integriert werden kann.

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Digitale Spesenabrechnung - Kontaktformular

Die Cloud steht nie still. Wie man mit ihrer rasanten Entwicklung Schritt halten kann.

Microsoft-Cloud-Kunden erhalten monatlich zwischen 100 und 300 Benachrichtigungen ausschliesslich über technische Anpassungen. Neben diesen Updates gibt es auch einseitige Änderungen in den Verträgen und Sicherheitsdokumentationen sowie gesetzliche und regulatorische Neuerungen, die die Cloud betreffen. Den Überblick zu behalten und sich richtig zu verhalten, ist insbesondere für regulierte Unternehmen eine grosse Herausforderung.   

In Zusammenarbeit mit Laux Lawyers haben wir ein Angebot entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, mit der M365-Cloud Schritt zu halten. Alexander Hofmann (Laux Lawyers) und Mark Albrecht (MondayCoffee) erläutern, wie ihr gemeinsames Angebot RunTheCloud Unternehmen dabei unterstützt, die Herausforderungen zu bewältigen. 

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Alexander, was fasziniert dich an der Cloud? 

Alexander: Die Interdisziplinarität. Legal, IT, Security, Compliance, die User – die Cloud bringt sie früher oder später alle an einen Tisch. Nicht einmal, sondern immer wieder. Erst das Zusammenspiel aller Stakeholder ermöglicht es, die Opportunitäten der Cloud zu nutzen und Risiken zu minimieren.  

Alexander Hofmann, Senior Advisor Laux Lawyers

Mark Albrecht, COO MondayCoffee

Mark, wie haben MondayCoffee und Laux Lawyers zueinander gefunden? Was verbindet die beiden Unternehmen? 

Mark: Ich bin über ein Whitepaper (Cloud bei Behörden) auf Laux Lawyers aufmerksam geworden. Über die Daten im Footer habe ich sie einfach kontaktiert. Genauso unkompliziert wie diese erste Kontaktaufnahme war auch der Anfang unserer Zusammenarbeit und ist heute das gemeinsame Anbieten von Dienstleistungen. 

Alexander: Wir sind uns sehr ähnlich. Ähnliche Grösse, ähnlicher Mindset und eine geballte Ladung an Kompetenzen auf beiden Seiten.  

Die enge Zusammenarbeit mit IT-Consultants ist Teil unserer Strategie. Bei MondayCoffee, alles andere als ein klassischer IT-Consultant, hat es von Anfang an gepasst. Pragmatisch, unternehmerisch und kundenorientiert arbeiten wir zusammen und für die Kundschaft.  

Mark: Ja – ohne leere Floskeln, sondern in präzisen und konkreten Schritten zum Ziel.  

Die Migration in die Cloud ist für viele Unternehmen im regulierten Umfeld eine grosse Herausforderung, das Leben in der Cloud nicht minder anspruchsvoll. Welche Hausaufgaben müssen erledigt werden?  

Alexander: Unternehmen sind es bisher gewohnt, Managed Services zu nutzen. Teilverantwortung der IT wird an einen externen Dienstleister delegiert. Eine 1:1-Beziehung mit einer klaren Governance.  

In der Cloud ist das anders. Es gibt keine eindeutigen Ansprechpartner, die in die Pflicht genommen werden können. Die Cloud wird zu einer “Shared Responsibility” – auch zwischen verschiedenen Parteien im Unternehmen, die sich entsprechend aufstellen und organisieren müssen, um compliant, sicher, einfach und effizient in der Cloud zu arbeiten. 

“Ein sicheres und regelkonformes Leben in der Cloud ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der pflichtbewusst und systematisch ausgeführt werden muss.”

— Mark Albrecht, COO MondayCoffee

Mark: Der Umgang mit der Cloud muss vorab klar definiert werden. Gleichzeitig entwickelt sie sich ständig weiter. Es gibt neue Funktionalitäten, Veränderungen in der Bedienung oder Administration von Funktionalitäten, neue Einstellungen, aktualisierte Regulatorien oder Vertragsbedingungen. Ein sicheres und regelkonformes Leben in der Cloud ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der pflichtbewusst und systematisch ausgeführt werden muss: vom Monitoring über die Analyse bis zur Definition und Umsetzung geeigneter Massnahmen. 

Mit eurem gemeinsamen Angebot, RunTheCloud, vereinfacht ihr anderen Unternehmen, die die Microsoft 365 Cloud nutzen, diese fortlaufende Aufgabe. Wie genau? 

Mark: Änderungen und Aktualisierungen von Microsoft 365 – sowohl technischer als auch rechtlicher Natur – werden in Echtzeit überwacht, analysiert, nach erforderlichen Massnahmen kategorisiert und mit Handlungsempfehlungen angereichert. Der Kunde bezieht diese aufbereiteten Informationen und Empfehlungen über ein Portal, auf welches er jederzeit Zugriff hat. Das bedeutet: Der Kunde muss sich die Rohdaten nicht selbst auf verschiedenen Kanälen zusammensuchen, analysieren, ihre Relevanz für Geschäftsprozesse, IT-Infrastruktur, Governance-Richtlinien und Benutzerakzeptanz bewerten und daraus dann Aktionen ableiten, sondern kann direkt mit der Umsetzung beginnen. 

Alexander: Genau. Die Basisarbeit wird automatisch erledigt. Das ist ähnlich wie beim Bloomberg-Terminal. Auch hier werden Marktdaten so aufbereitet, dass die internen Spezialistinnen und Spezialisten damit arbeiten und zielgerichtet relevante Themen angehen können. Komplexe Sachverhalte werden verständlich übersetzt und besteht punktuell Bedarf an zusätzlicher Expertise oder Unterstützung bei der Verarbeitung der Themen, stehen wir als Team zur Verfügung.  

“Mit RunTheCloud haben sie einen unsichtbaren Kollegen an ihrer Seite, der ihnen Arbeit abnimmt und dessen Einschätzung sie vertrauen können, ohne alles noch einmal selbst prüfen zu müssen.”

— Alexander Hofmann, Senior Advisor Laux Lawyers

Was schätzen Kundinnen und Kunden besonders an RunTheCloud? Wo liegt das grösste Potenzial? 

Mark: Sie können sich auf das Wesentliche fokussieren. Sich auf kritische Themen vorbereiten und sich vor ungewünschten Überraschungen schützen oder auch schneller von interessanten Neuerungen profitieren. Wir nehmen ihnen die repetitiven Aufgaben ab und machen dank unserer gebündelten Expertise aus rohen Informationen verwertbares Wissen, auf das sie sich verlassen können. 

Alexander: Mit der Cloud verhält es sich wie mit dem Eintritt in einen neuen Markt. Ich muss verstehen, wie ich mich dort verhalten soll, mit den lokalen Gegebenheiten umgehen lernen. Auch wenn man seit der Pandemie nicht mehr nur in die Cloud darf, sondern will, ist sie für viele regulierte Unternehmen noch Neuland. Mit RunTheCloud haben sie einen unsichtbaren Kollegen an ihrer Seite, der ihnen Arbeit abnimmt und dessen Einschätzung sie vertrauen können, ohne alles noch einmal selbst prüfen zu müssen. RunTheCloud schafft Orientierung und unterstützt den kontinuierlichen Lernprozess, welchen wir mit der Cloud haben.  

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So werden Meetings wieder zum effizienten Tool

Wissensmitarbeitende und ManagerInnen können ein Lied davon singen: Meetings rauben Zeit und Nerven. Sie haben grundsätzlich keinen guten Ruf. Wie so vieles eine Frage der Technologie: Denn es gibt durchaus Tools, die den Stress reduzieren und erfrischend effiziente Besprechungen unterstützen. 

Meeting-Burnout als Kostenfaktor und Produktivitätsbremse 

Oft sind die Arbeitstreffen ineffizient und haben für die eigene Arbeit wenig Relevanz. Fragen wie «Was wird heute eigentlich besprochen?» oder «Warum werde ich zu diesem Call eingeladen?» geistern durch die Köpfe, während der Schreibtisch überquillt.  

Allein die Unternehmensführung verbringt gemäss einer aktuelle Marktstudie 3,6 Arbeitsstunden pro Woche mit unnötigen Meetings. Bei Wissensmitarbeitenden sind es vier Stunden pro Woche, was deutsche Unternehmen 114 Milliarden Euro pro Jahr kostet. 

Ein weiteres Phänomen: Besprochene Themen bleiben mehr oder weniger ungeklärt. Nicht immer ist klar, was überhaupt entschieden wurde und wer sich um welche Aufgabe kümmert. Die Verbindlichkeit von Meetingresultaten sinkt. Das Gefühl, seine Zeit zu verschwenden, nagt mit der Zeit auch am Betriebsklima. 

“Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten.”

Produktivität lebt vom Austausch 

Gleichzeitig sind wir für eine effiziente Zusammenarbeit abhängig vom Austausch mit anderen. Wir müssen uns zu Themen und Projekten abstimmen, die verschiedene Personen und Bereiche betreffen, die Arbeit verteilen und das Vorgehen definieren. 

Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten: 

• kreatives Erarbeiten von Konzepten, Planungen, Texten oder Designs  

• Treffen grösserer Entscheidungen  

• Vereinbaren und Verteilen von Aufgaben  

• Lernen von anderen, woran sie gerade arbeiten 

• zwischenmenschliche Erfahrungen 

• Schaffen einer gesunden Unternehmenskultur 
  
  
  

Meeting Management strafft die Abläufe 

Wir können also nicht ohne – aber wie machen wir mehr aus der Zeit, die wir in Besprechungen investieren?  

Die Antwort: mit toolgestütztem Meeting Management, das direkt in den Arbeitsablauf integriert ist. 

Eine saubere Planung, effiziente Durchführung und klare Dokumentation der Ergebnisse sind das Eine – aber nichts Neues. Neu ist die intuitive Unterstützung der Meetings durch eine App, die direkt mit dem Microsoft-Teams-Arbeitsbereich verbunden ist.  

So bleiben alle Besprechungsdaten für ein Kundenprojekt direkt in demselben Kontext wie alle anderen Projektinhalte. Direkt in Microsoft Teams. 

Ein Arbeitsplatz, der sich (fast) selbst organisiert 

Die Meeting-App von MondayCoffee bringt alles an einer Stelle zusammen. Kommen neue Daten hinzu, werden sie integriert erfasst – vom Termineintrag über das Besprechungsprotokoll und die Ablage bis zu den definierten Aufgaben. Redundante Informationen und Eingaben bei Termindaten und die Teilnehmerkontrolle entfallen.  

Damit sind nicht nur alle Informationen an einem Ort zugänglich, sie lassen sich dort auch gemeinsam bearbeiten. Und das mit einer unsichtbaren Stütze: Das Tool automatisiert viele ehemals manuelle Tasks.  

Dadurch arbeiten AnwenderInnen in Microsoft Teams effizienter und können alles klar dokumentieren. Egal, ob für den Kickoff mit Externen oder das Jour fixe.  

Vom Termin zur Aufgabenverwaltung ohne Toolchaos 

Die Meeting-App von CoffeeNet 365 reduziert Besprechungen auf das Wesentliche. Durch die toolgestützte Planung, Durchführung und Dokumentation an einem Ort.  

Der Prozess ist ganz einfach:  

1. Termin in Outlook erstellen 

2. Termin mit der Meeting-App verbinden 

3. Agenda vorbereiten 

4. Meeting halten 

5. Protokolleinträge erfassen und klassifizieren 

6. Protokoll als PDF teilen 

7. Definierte Aufgaben direkt in Planner verwalten 

Besprechungs-Ablauf mit Tooleinsatz

Die Meeting-App vereinfacht den gesamten Ablauf von der Terminerstellung über die Vorbereitung bis zur Dokumentation und Aufgabenverteilung. 

Wichtige Meeting-Inhalte sind auch ohne akribisches Mitschreiben schnell dokumentiert. Sie teilen dem Tool einfach mit, was als Info, Entscheid oder Aufgabe im Protokoll erfasst werden soll. Und mit wenigen Klicks ist ein professionell formatiertes Besprechungsprotokoll als PDF erstellt und geteilt. 

Prozesse für Menschen – nicht andersherum 

Unproduktive Besprechungen sind nicht nur eine Zeit- oder Kostenfrage. Langfristig nagen sie an der Arbeitsmoral und der Produktivität jedes Einzelnen. Ein modernes Meeting-Tool vereinfacht die Prozesse so, wie es die NutzerInnen tatsächlich brauchen.  

Neugierig, wie hoch das Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen ist? Sprechen Sie uns an und wir finden es heraus. 

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New Form 4

Ein Copilot für (fast) alle Aufgaben

Artificial Intelligence (AI) – oder künstliche Intelligenz (KI) auf Deutsch – ist eine der revolutionärsten Technologien der letzten 50 Jahre. Sie bietet beeindruckende Funktionen, führt zu schwindelerregenden Unternehmensbewertungen und stellt uns alle vor neue Herausforderungen – von denen die meisten noch nicht absehbar sind.  

An sich ist AI nicht neu: An Universitäten wurde bereits in den 1950ern damit experimentiert. Neu ist aber, dass die massive cloudgestützte Rechenkapazität inzwischen deutlich stärkere Modelle hervorbringt. Die Anzahl leistungsfähiger Generative-AI-Tools explodiert geradezu. Nutzen wir die Technologien mit Herz und Verstand, zeigt sich ihr wahres Potenzial. Zum Beispiel am Modern Workplace. 

Was leistet AI bei der täglichen Arbeit?  

Im Jahr 2022 nutzten laut Bitkom 9 Prozent der Unternehmen bereits AI. Dabei arbeiten viele Menschen bereits täglich mit der Technologie, ohne sich dessen bewusst zu sein. Mittlerweile funktioniert jede Microsoft 365 App AI-gestützt, um einzelne Aufgaben zu erleichtern und subtil die Produktivität zu steigern.  

Ein paar Beispiele: 

• In Teams-Calls sorgt AI für einen besseren Sound und optimiert die Videoübertragung entsprechend der verfügbaren Verbindungsqualität. Die Echtzeit-Übersetzung in den Calls vereinfacht die Zusammenarbeit in mehrsprachigen Teams.  

• Die KI kann auf E-Mails und Teams-Nachrichten passende Antworten vorschlagen und direkt übersetzen. 

• PowerPoint-Slides lassen sich binnen Sekunden mit KI-generierten Layoutvorschlägen aufhübschen.  

• Bilder werden im Cloudspeicher OneDrive automatisiert mit Tags ausgestattet, die die NutzerInnen bei der Bildersuche unterstützen.  

• Word-Texte lassen sich im Hinblick auf Grammatik und Stil optimieren und Excel-Tabellen mittels AI-Analyse rasch überfliegen und erfassen.  

Nächste Station: Microsoft 365 Copilot 

Die Reise geht noch viel weiter: Nach der Investition in OpenAI, dem Unternehmen hinter ChatGPT, hat Microsoft angekündigt, ihre Apps an vielen Stellen künftig noch stärker mit Next-Gen-AI zu unterstützen. Unter dem Begriff «Microsoft 365 Copilot» wird ein Large Language Model (LLM) mit den Benutzerdaten der Mitarbeitenden verknüpft, um das Arbeiten noch produktiver zu gestalten. Der Copilot ist auf zwei Arten integriert: in die einzelnen Apps und als neuer Business-Chat, der Ihr Team appübergreifend unterstützt.  

Noch sind es nur Ankündigungen, aber Microsoft verspricht uns mit dem Copilot spannende Mehrwerte. Alles, was es dafür braucht, sind ein paar Textbefehle (Prompts) wie: 

• Entwirf einen 2-seitigen Projektvorschlag (Word) basierend auf Informationen in dieser Präsentation und dieser Excel-Tabelle. 

• Erstelle eine 10-seitige Präsentation basierend auf dieser Word-Datei und setze dabei relevante Fotos ein. 

• Fasse E-Mails in Outlook zusammen, die ich während des Urlaubs verpasst habe.  

• Fasse in einem Teams-Meeting zusammen, was sich bisher ereignet hat. 

• Stelle für die bevorstehende Kundenbesprechung die wichtigsten Punkte zusammen aus den bestehenden Chats, E-Mails und Dokumenten. 

The fool with a tool is still a fool …  

Mit unserem Modern-Work-Ansatz wollen wir diese technologischen Neuerungen einsetzen, um deren Produktivitätspotenziale zu realisieren. Die Verfügbarkeit solcher Tools und Funktionalitäten allein bringt allerdings noch keine Vorteile.  

Quelle: Microsoft

Zuerst müssen die Menschen hinter der Technologie lernen, sie ganz bewusst anzuwenden. Nur dann entstehen daraus Mehrwerte. 

Diese Fähigkeit der AnwenderInnen bezieht sich auf mehrere Dimensionen: Die Bedienung der Tools ist das Eine. Das Andere sind die Vereinbarungen in der täglichen Zusammenarbeit und die kritische Einordnung dessen, was die Tools produzieren. All das sind kleine Bausteine einer modernen Arbeitsweise, die Grosses bewirken kann.  

Gespannt, wie AI Ihre Arbeit vereinfachen kann? Wir zeigen es Ihnen.  

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New Form 3

Das Set-up einer guten Governance in Microsoft Teams gehört heute zum Standard. Die Herausforderung von morgen liegt woanders.

Von Oliver Zeiser, Director Software Development bei MondayCoffee. 

Reporting, Naming, Conventions, Lifecycle Management für Teams und Benutzer, Policies, Genehmigungsprozesse oder Templates – all das muss man im Griff haben, um sicheres, modernes Arbeiten zu ermöglichen. Und erst recht, um mit der Organisation zu skalieren oder sich in Echtzeit an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Anbieter dafür lassen sich heute schnell finden. Microsoft selbst hat die Notwendigkeit für Governance-Werkzeuge erkannt und bietet bereits Lösungen an oder hat sie angekündigt, wie folgende Beispiele verdeutlichen: 

• Sensitivity Labels; Use sensitivity labels to protect content in Microsoft Teams, Microsoft 365 groups, and SharePoint sites (zum Artikel) 

• Teams App Policies; Know about policies to manage access and installation of Teams apps (zum Artikel)  

• Sites Lifecycle Policies; SharePoint data access governance (DAG) insights V1 – General Availability (zum Artikel)  

• Microsoft 365 Groups Naming Policy (zum Artikel)  

• Access Reviews in Azure Active Directory (zum Artikel)  

• MS Governance Report (zum Artikel)  

Mit welchen Themen sollten Sie sich also heute auseinandersetzen? Welche Schritte lohnt es anzugehen, damit die IT handlungsfähig bleibt und die Anwenderinnen und Anwender sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können? 

Wir bei MondayCoffee haben uns lange Gedanken darüber gemacht. Einige davon möchte ich in diesem Beitrag mit Ihnen teilen.  

Das Danach unter Kontrolle zu haben, ist noch wichtiger als das Davor

Klar ist, dass eine gute Template Engine weit mehr als nur Standardelemente wie Teams, Einstellungen, Kanäle und Tabs bieten sollte.  

Was ist zum Beispiel mit: 

• Planner Tasks, Buckets oder Labels?  

• Oder mit den dahinterliegenden SharePoint Sites, Pages, Listen und Bibliotheken, Inhalten, Spalten, Inhaltstypen oder SharePoint-Berechtigungen?  

• Was ist mit Flows? Oder mit Group Settings, Logos, Farben, Branding?  

Und das natürlich WYSIWYG!  

Eine gute Template Engine kann das alles. Das Reproduzieren von identischen Teams-Räumen anhand von Templates ist ein Must.  

Aber was ist, wenn ein Team einmal provisioniert wurde? Was ist, wenn die Anwender zum Beispiel einen weiteren privaten Kanal benötigen? Oder eine weitere Bibliothek in der dahinterliegenden SharePoint Site?  

Sollte das nicht auch alles auf Templates und definierten Governance-Regeln basieren?  

Die initiale Erstellung von neuen Teams und Arbeitsräumen und die saubere Übergabe an die Anwenderinnen und Anwender ist wichtig, aber noch viel wichtiger ist, was sie danach mit ihren Teams machen!  

Mit unserer Modern-Work-Solution, CoffeeNet 365, werden die Endanwender auch ‚im Danach‘ nicht mit ihren Teams allein gelassen. Sie durchlaufen einen kontrollierten Rahmen und erhalten Unterstützung beim Erfüllen der Richtlinien der Organisation, ohne in ihrer tatsächlichen Arbeit und Funktion behindert zu werden.  

Dafür stehen den Endanwender beispielsweise zentral verwaltete Templates für einzelne Teams-Kanäle sowie Templates für Listen und Bibliotheken zur Verfügung. Diese machen es ihnen leicht, auch nachträglich ihre Arbeitsräume zu erweitern oder ihren Bedürfnissen entsprechend anzupassen. Und auch dabei halten sie wie selbstverständlich die vorgegebenen Rahmenbedingungen des Unternehmens ein, ohne selbst allzu viel darüber nachdenken zu müssen.  

Kontinuierliche Änderungen müssen antizipiert werden

Was passiert mit bestehenden Teams-Räumen, wenn sich die Anforderungen ändern oder neue Funktionalitäten hinzukommen sollen? 

Das Lifecycle Management sollte sich auch, aber nicht nur auf das „Aussortieren“ – Archivieren und Löschen – von nicht mehr genutzten Teams konzentrieren. Viel wichtiger sind die Teams, welche noch benutzt werden.  

Mit CoffeeNet 365 lassen sich Änderungen an Templates und an Governance-Regeln auch nachträglich noch ganz einfach auf bereits bestehende Räume anwenden, damit sie immer dem neuesten Standard entsprechen.  

Einen weiteren Use Case lohnt es sich ebenfalls zu antizipieren: Ein bereits erstelltes Team muss von einem Template in ein anderes überführt werden. Was vielleicht als kleine Workgroup gestartet ist, entwickelt sich irgendwann zu einem Projekt.  

Da sollte das Team dann auch dem Projekt-Template entsprechen und die passenden Features und Einstellungen dafür bekommen. Mit der Switch-Template-Funktion von CoffeeNet 365 ist das mit wenigen Klicks möglich. Ein aufwändiges Migrieren und Überführen von Inhalten entfällt somit komplett. 

Was noch nicht ist, kann mit CoffeeNet 365 schnell werden

Viele IT-Abteilungen mussten während der Pandemie von heute auf morgen Microsoft Teams einführen. Die Zeit für einen geplanten und ordentlichen Rollout fehlte. Das Nachkorrigieren beschäftigt immer noch einige.  

Eine moderne Template Engine muss auch bestehende Räume in die geordneten Strukturen bringen und entsprechend den aktuellen Governance-Anforderungen konfigurieren können. Das nachträgliche Anwenden von Vorlagen auf bereits erstellte Teams ist mit der Apply-Template-Funktion von CoffeeNet 365 mit wenig Aufwand möglich. 

In Echtzeit erkannt, gemeldet, gelöst

Natürlich bleiben im täglichen Betrieb etwaige Governance-Verstöße nicht aus. Es lässt sich eben nicht immer alles technisch erschlagen. Microsoft bietet dafür schlicht nicht die notwendigen Möglichkeiten und APIs. Daher bedarf es zwangsweise einer Strategie, wie man mit solchen Fällen umgeht. 

Ein klassischer Ansatz, auf Verstöße gegen die Governance zu reagieren, wäre wohl: Reporting!  

Die IT sieht die Teams in den Reports, welche nicht compliant und den Wünschen entsprechend sind. Was im Umkehrschluss bedeutet, dass eine Person in der IT regelmäßig die Reports betrachten und auf die Benutzer zugehen muss.  

Diesen Aufwand kann man sich sparen – mit der mächtigen Rule Engine von CoffeeNet 365 und einfachen Wenn-Dann-Regeln, die durch die IT erstellt und spezifisch auf die Templates zugeschnitten werden können. 

Governance-Verstöße zum Beispiel werden somit automatisch in Echtzeit erkannt. Ein MS Flow wird gestartet, der zum einen die Einstellungen wieder zurücksetzt und zum anderen den Benutzer nochmal auf die aktuellen Governance-Regeln hinweist. Und nicht nur das. Dem Benutzer kann zusätzlich Hilfe angeboten werden oder man definiert, dass direkt ein Ticket im Ticketing-System der IT erstellt wird. Oder beides.  

Die User Experience verbessern

Die CoffeeNet 365 Rule Engine kann genauso für eine bessere User Experience eingesetzt werden.  

Wird zum Beispiel ein neuer Benutzer einem Team hinzugefügt, bekommt er automatisch eine Willkommens-Nachricht, etwa per Mail oder als Chat. Die Botschaft kann für externe Gäste entsprechend angepasst und personalisiert werden.  

Handelt es sich um einen internen Benutzer, kann auch eine Regel definiert werden, dass er oder sie gleich noch in einen privaten Kanal („Nur Interne“) hinzugefügt wird. Ohne dass der Besitzer des Teams dies immer wieder manuell machen muss. Auch solche Möglichkeiten bietet die Rule Engine von CoffeeNet 365; und diese sind mit nur wenigen Klicks konfiguriert. 

Die Anwendungsfälle der CoffeeNet 365 Rule Engine sind fast unbegrenzt.  

Aber erst über solche Hilfsmittel sind Automatisierungen möglich, die den Endanwendern dabei helfen, die Governance langfristig und ganz nebenbei einzuhalten. 

Die Regeln regeln

Selbstredend müssen auch die Rules der Rule Engine jederzeit und zentral verändert und angepasst werden können. Denn erst dann ist echte Teams-Governance möglich, welche die Anwenderinnen und Anwender nicht an ihrer Arbeit und dem Teilen von Wissen hindert, sondern sie gar darin unterstützt. Und dabei behält die IT jederzeit die volle Kontrolle und bleibt flexibel und reaktionsschnell.  

Was könnte im modernen und sich schnell und stetig verändernden Cloud-Zeitalter wichtiger sein? 

Digital, effizient, intuitiv – eine neue Arbeitsweise für die ZHREF

„Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter.“ Den ersten Schritt zu Modern Work hat die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF) bereits getan. Kirchenratsschreiber Stefan Grotefeld und Leiter Ressourcen, Dieter Zaugg (ZHREF) sprachen mit MondayCoffee CEO Reto Meneghini und Projektleiterin Monika Pichler über die Herausforderungen und Voraussetzungen einer erfolgreichen Veränderung. 

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Die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF)

Herr Grotefeld, im Januar 2021 durften wir gemeinsam mit Ihnen die Reise zu einer modernen digitalen Arbeitsweise antreten. Wie dürfen wir uns digitale Arbeit bei der Kirche vorstellen?  

Die digitale Arbeit ist bei uns nicht anders als bei den anderen.  

Mit ihren 250 Mitarbeitenden sind unsere Gesamtkirchlichen Dienste für die reformierte Kirche im Kanton Zürich zuständig. Wir unterstützen die Kirchengemeinden bei ihrer Arbeit und bieten ergänzende Dienstleistungen an. Das Zusammenspiel unter uns muss entsprechend organisiert werden und dafür brauchen wir, genauso wie andere Organisationen, die richtigen digitalen Instrumente. 

Für die Erarbeitung und Verabschiedung von Konzepten, als Beispiel, wollen wir kein Papier mehr durch die Gegend senden, sondern digital effizient zusammenarbeiten können.  

Herr Meneghini ergänzt: In jeder Organisation, ob Firma, Kirche oder Sportverband, erarbeiten Teams gemeinsam Dinge. Collaboration ist ein universelles Thema. Die Herausforderung oft sehr ähnlich – Silos, E-Mail-Flut, die Komplexität existierender Tools.  

Waren das auch bei Ihnen, Herr Grotefeld, die Beweggründe für die Einführung der Modern-Work-Solution von MondayCoffee (RefNet)?  

Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF (links) und Reto Meneghini, CEO MondayCoffee (rechts)

Ja. Für die alltägliche Zusammenarbeit suchten wir eine Lösung, die eine unkomplizierte und rasche Zusammenarbeit ermöglicht, unser Streben nach einer agilen Organisation fördert und zu einem modernen Arbeitsumfeld beiträgt.  

Wie so viele Behörden in der Schweiz nutzen wir für die Geschäftsverwaltung die Software CMI. Sie ermöglicht uns eine saubere Abwicklung unserer verwaltenden Geschäftstätigkeit, ist verlässlich, birgt aber auch eine gewisse Komplexität und ist für die tägliche Zusammenarbeit und Kommunikation nicht intuitiv genug. 

Herr Meneghini erklärt: CMI ist in der Verwaltung das, was SAP in der Privatwirtschaft ist. Diese Tools erfüllen jedoch die Ansprüche von Mitarbeitenden in Bezug auf alltägliche, digitale Arbeit nicht. Sie sind oft zu schwerfällig. 

Herr Zaugg ergänzt: Vor vier Jahren haben wir im Rahmen unserer IT-Strategie eine Umfrage bei den Mitarbeitenden durchgeführt und sie nach ihrem Bedarf an IT-Tools befragt. Der Schuh drückte insbesondere bei der Zusammenarbeit mit den Kirchengemeinden und darüber hinaus. Aber auch beim Zugriff auf Daten – insbesondere von unterwegs. Das wollten wir verbessern.  

Ist Ihnen das gelungen? Was ist Ihr Fazit nach einem Jahr RefNet? Wie hat sich die Arbeitsweise verändert? 

Dieter Zaugg, Leiter Ressourcen bei der ZHREF

Herr Zaugg: Neben dem CMI haben wir heute mit dem RefNet ein Tool, welches unsere organisatorische Seite abdeckt und die Zusammenarbeit vereinfacht. Einige Mitarbeitende freuten sich, andere waren skeptisch.  

Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter. Die erforderlichen kulturellen Veränderungen brauchen Zeit.  

Mit Monika Pichler (Projektleiterin bei MondayCoffee) haben wir das Projekt mit einer strukturierten Change-Management-Vorgehensweise implementiert, um den Veränderungsprozess richtig aufzugleisen und voranzutreiben. 

Frau Pichler, wie dürfen wir uns diese Change-Management-Vorgehensweise vorstellen? Welche konkreten Massnahmen stehen dahinter?  

Als wir gestartet sind, war der Projekt-Set-up bei der ZHREF auf die klassische Einführung eines IT-Tools ausgerichtet.  

Die MondayCoffee-Vorgehensweise hingegen ist mitarbeiterzentriert.  

VertreterInnen aus allen Unternehmensbereichen werden „hands-on“ eingebunden. Nicht auf Papier, sondern direkt in der zukünftigen Arbeitsumgebung, die gemeinsam „eingerichtet“ wird.  

Durch ihre frühzeitige Einbindung gewinnt man Schlüsselpersonen, die im Veränderungsprozess als Power User eine entscheidende Rolle spielen.  

Wir haben Herrn Grotefeld als aktiven und im Projekt persönlich involvierten Sponsor gewonnen. Gemeinsam wurde das „Warum“ der gewünschten Veränderung für die ZHREF erarbeitet, als Ziel definiert und auf dem gemeinsamen Weg immer wieder vermittelt und aufgezeigt. 

Es würde den Rahmen sprengen, alle Massnahmen hier aufzulisten, aber ein letzter Punkt erscheint mir als äusserst zentral: Herr Grotefeld und Herr Zaugg haben dem Projekt Raum und Zeit gegeben. Es war nicht zu Ende, als wir mit dem RefNet live gingen. Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört.  

“Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter auch nachdem RefNet live ging, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört. ”

— Monika Pichler, Customer Success MondayCoffee

Herr Grotefeld, Frau Pichler erwähnte Ihre aktive und persönliche Involvierung als Sponsor. Können Sie uns Beispiele nennen?  

Ich habe an Versammlungen mit der Belegschaft immer wieder über das Vorhaben berichtet, um zu signalisieren, dass mir als Geschäftsführer die Umsetzung dieses Projekts für die Organisation wichtig ist. 

Gleichzeitig habe ich spontan mit Mitarbeitenden in persönlichen Gesprächen das Thema ‚digitales Arbeiten‘ vertieft. Auf die Frage „Was liegt für dich drin, wenn wir dieses Projekt gemeinsam umsetzen?“ versuchte ich individuell Antwort zu geben.  

Und ich bin mit gutem Beispiel vorangegangen, indem ich keine Gelegenheit ausliess, um die Nutzung des RefNet in unserem Arbeitsalltag zu verankern.  

Nicht immer ist mir das gelungen. Der E-Mail-Verkehr hat abgenommen, aber es gibt Kolleginnen und Kollegen, die wünschen sich gewisse Dinge per E-Mail zu bekommen.  

Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt.  

Herr Meneghini, Sie beschäftigen sich seit über 20 Jahren mit modernen Arbeitsweisen. Wer modern bleiben will, muss sich immer wieder von Neuem verändern. Gibt es ein Rezept für das Gelingen von Wandel? 

Wir sprechen oft über den Digital Workplace oder Modern Workplace – im Sinne eines Tools. Doch das Tool führt nicht zu einer modernen Arbeitsweise. Es ist Mittel zum Zweck. 

Frau Pichler ergänzt: Genau. Unsere Modern-Work-Solution macht die Veränderung der Arbeitsweise erlebbar und greifbar. Das RefNet ging nach wenigen Wochen nach dem Projektstart live. An realen Beispielen konnten wir so die unterschiedlichen Bedürfnisse und Szenarien konkret mit UnternehmensvertreterInnen ausprobieren und konfigurieren.  

Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Herr Meneghini fährt fort: Ja – und danach sind es die CEOs, die Teamleiterinnen und Teamleiter, die modernes Arbeiten mithilfe des Tools vorleben und im Alltag verankern müssen. Sie müssen die von Herrn Grotefeld an die Mitarbeitenden gestellte Frage – was springt für mich dabei raus – immer wieder beantworten, ohne es zu übertreiben.  

Ich stimme Herrn Grotefeld zu. Es ist eine Gratwanderung. Pushen, aber der Sache auch seine Zeit geben. Verschickt die Mehrheit keine Dokumente mehr als Anhänge in E-Mails, finden die Nachzügler und Nachzüglerinnen irgendwann keine Akzeptanz mehr und ziehen nach.  

“Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt. ”

— Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF

Herr Zaugg, welche Learnings können Sie bis heute teilen? Welche Massnahmen haben sich bewährt?  

Der Fokus muss auf dem Change-Management liegen und MondayCoffee, im Gegensatz zu anderen Software-Anbietern, startete das Projekt mit diesem Mindset und einer dafür eigens entwickelten Methodik.  

Bewährt hat sich auch das Konzept der Power User. Wir konnten einen Power User sogar als Product Manager gewinnen. Er fungiert als Ansprechpartner, setzt sich regelmässig mit den Herausforderungen der User auseinander, kommuniziert Weiterentwicklung und vermarktet so RefNet intern.  

Herr Grotefeld: Was ich nicht mehr machen würde, ist, so ein Projekt während einer Pandemie einzuführen. Change-Management erfordert Face-to-Face-Kommunikation. Wir hätten uns mehr physische Präsenz von Frau Pichler als Projektleiterin gewünscht.  

Herr Meneghini bestätigt: Die Vor-Ort-Zusammenarbeit kann nicht zu 100 % ersetzt werden. Wir haben während der Pandemie Projekte vom Erstkontakt bis zum Abschluss remote durchgeführt. Bei einigen ging das gut, bei anderen lief es schief, weil das Menschliche zu kurz kam. 

Würden Sie heute die Belegschaft nochmals befragen: Welche wären die meistgenannten Vorteile von RefNet? 

Herr Zaugg: die vereinfachte Zusammenarbeit mit Externen. Dort konnten wir grosse Effizienzgewinne verbuchen.  

Zweitens, die eingangs genannte E-Mail-Flut hat abgenommen. Die Unternehmenskommunikation erfolgt ausschliesslich über die Startseite des RefNet. Das Gleiche streben wir vermehrt für die Kommunikation von Projekten oder Arbeitsgruppen an.  

Herr Grotefeld ergänzt: Die Kommunikation ist unkomplizierter geworden und findet zunehmend in Echtzeit statt. 

Gibt es noch andere Funktionalitäten, die Sie besonders schätzen? Dinge, die Sie heute dank RefNet einfacher machen können und die mehr Spass bereiten?  

Herr Zaugg: Nachrichten, die ich in dem in RefNet integrierten Microsoft-Teams-Chat erhalte, kann ich direkt in eine Aufgabe umwandeln, welche dann wiederum im Planungstool erscheint und bearbeitet werden kann. Das ist sehr effizient. 
Und der Zugriff auf die Daten von überall ist echt hilfreich.  

Herr Grotefeld ergänzt: Für viele auch bereits selbstverständlich.  

Herr Meneghini: Ja, funktioniert die MondayCoffee-Lösung bei Kunden nicht, kriegt unsere IT schneller ein Telefon als die Kollegen bei SAP, wenn ihr Tool Probleme hat.  
 

Die Reise des digitalen Wandels geht weiter. Was sind nächste Meilensteine, Herr Zaugg?  

Wir möchten das Potenzial von RefNet weiter ausschöpfen. Zum Beispiel die Nutzung der Integration von Microsoft Forms für die Bewertung von Events und Kursen. Heute brauchen wir dafür Survey Monkey.  
Wir beschäftigen uns auch mit dem Neuauftritt unserer Website, da gibt es einige Schnittstellen-Thematiken.  

Herr Meneghini: Die Technologie ist dem Nutzer weit voraus. Wir können uns noch länger damit beschäftigen, was wir bereits haben und – wie Herr Zaugg es richtig sagt – das Potenzial schrittweise ausschöpfen.  

Herr Grotefeld, was geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen in Kirchgemeinden und anderen Kantonalkirchen mit auf den Weg, sollten sie mit den gleichen Gedanken wie Sie damals spielen und ähnliche Schritte wagen wollen?  

Zuerst die Bedürfnisse bei den Mitarbeitenden abholen und die eigene Situation sorgfältig analysieren. Und sich nicht zu schade zu sein, Rat zu holen, fehlt die Expertise bei gewissen Themen inhouse.  

“Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen. ”

— Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Bei der Einführung einer Modern-Work-Lösung geht es darum, die Leute an die Hand zu nehmen. Individuell aufzuzeigen, wie sich was ändern kann. Was die Vorteile sind, wenn ich mein Dokument nicht mehr im Folder auf dem lokalen Netzwerk ablege, sondern mit Metatags versehen im RefNet.  

Herr Meneghini fügt hinzu: Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen.  

Die Workspace-Explosion

Wie wir sie mit Lifecycle Management verhindern können

In der vernetzten Organisation sind alle und alles miteinander verbunden. Mitarbeitende partizipieren und gestalten in verschiedensten Konstellationen mit. Täglich bilden sich neue Teams, Arbeitsgruppen oder Zweckgemeinschaften.  

Sie organisieren sich digital, selbstständig, in virtuellen Arbeitsbereichen, die per Klick einfach und schnell eröffnet werden können.  

Und wenn das Team mit dem Projekt zu Ende ist, sich die Arbeitsgruppe auflöst oder die Zweckgemeinschaft ihren Zweck erfüllt hat, dann… 

…bleiben die digitalen Arbeitsräume zurück. Viele haben das Potenzial, zum Produktivitäts-Fresser zu werden. Gäbe es da nicht die Funktionalität des Lifecycle Managements (LCM). 

Workspaces haben einen Lebenszyklus

Unsere Modern-Work-Solution für Microsoft 365 ermöglicht eine dezentrale Selbstorganisation für Mitarbeitende und Teams. Je nach Situation können standardisierte, virtuelle Arbeitsbereiche – in Microsoft Teams oder SharePoint – für die Teamarbeit eröffnet werden. 

Mit der Adoption von Microsoft 365 in der Organisation wächst die Anzahl an Workspaces. Viele haben eine kurze Einsatzdauer, andere entstehen nur zur Testzwecken, einige erfüllen einen längerfristigen Zweck.  

Alle Workspaces haben einen Lebenszyklus. In der Modern-Work-Solution von MondayCoffee (CoffeeNet 365) ist das Lifecycle Management von Workspaces bereits integriert, um die Gefahr von Übersichtsverlusten und Produktivitäts-Einbussen zu vermindern.  

Per Klick eröffnet, automatisch geschlossen

Microsoft Teams Workspaces lassen sich zwar manuell archivieren (was niemand macht), aber es fehlt ein Automatismus. Ausserdem bleiben die dazugehörigen SharePoint Sites davon unbeteiligt. 

Das LCM von CoffeeNet 365 ermöglicht ein durchgängiges Archivieren von Microsoft Teams Workspaces und dazugehörigen SharePoint Sites, um Übersicht und Orientierung zu gewährleisten: 

• Archivierte Workspaces haben entsprechende Kennzeichnungen in Microsoft Teams und in SharePoint, damit die BenutzerInnen auf Anhieb verstehen, dass ein archivierter Workspace nicht mehr gleich funktioniert wie vorher, im «aktiven» Zustand. 

• Funktional bedeutet dies für die BenutzerInnen, dass sie im archivierten Workspace nur noch Leserechte haben.  

• Optional können archivierte Workspaces auch vor der M365-Suche verborgen werden, damit BenutzerInnen weniger irrelevante Elemente durchsuchen müssen.  

Friendly Reminder 

Das LCM von CoffeeNet 365 arbeitet mit Automatismen, um die BesitzerInnen von Workspaces zuverlässig daran zu erinnern, dass sie die virtuellen Räume gemäss vorher definierten Kriterien archivieren oder löschen sollten: 

• Sogenannte LCM-Policies (automatische Richtlinien) bestimmen, nach wie vielen Tagen Inaktivität eine Workspace-Archivierung stattfinden soll. Dies stellt ein automatisches Aussortieren unbenutzter Workspaces sicher und entlastet die Workspace-BesitzerInnen.  

• LCM-Policies können aber auch anhand von anspruchsvolleren Kriterien erfolgen, z. B. basierend auf einem im Workspace definierten Datum-Feld (z. B. 1 Jahr nach dem «Projektenddatum»). 

• Das LCM von CoffeeNet 365 erlaubt auch mehrstufige Aktionen, z. B. eine Löschung 2 Jahre nach dem Archivieren des Workspaces. Es sind unzählige Optionen möglich. 

• Für den Fall, wenn Workspace-BesitzerInnen nicht auf die Aufforderung zum Archivieren reagieren, ist gesorgt: Es findet eine zeitversetzte Eskalation statt, um die Aktion dennoch zu ermöglichen, falls z. B. der Besitzer gar nicht mehr im Unternehmen sein sollte. 

Für mehr Produktivität 

Komplexität und Schnelllebigkeit werden unsere Arbeitswelt weiter prägen. Wir bei MondayCoffee wollen das Arbeitsleben für Mitarbeitende so einfach wie möglich gestalten. Unser Feature LCM zahlt auf unser Versprechen ein – mit folgenden Vorteilen:  

• Höhere Produktivität der BenutzerInnen im Umgang mit vielen Workspaces, da diejenigen, die inaktiv sind, automatisch archiviert oder gelöscht werden. 

• Ergänzung der bestehenden Microsoft-Funktionalität – ohne zusätzliche Lizenzkosten – für ein umfassenderes, mehrstufiges und vielseitiges LCM von Teams Workspaces und SharePoint Sites 

Sie möchten mehr über das Thema oder unsere Modern-Work-Solution erfahren? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.  

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Modern Work: Die richtige Vorbereitung beugt Chaos vor

In der Modern-Work-Umgebung gilt wie so oft: Der Teufel steckt im Detail. Der Umzug in die Cloud ist ein guter Anfang. Doch um die vielen Vorteile im Hybrid zu realisieren, müssen die Tools auch richtig konfiguriert und genutzt werden.

Public-Cloud-Plattformen wie Microsoft 365 spielen im Rahmen der digitalen Transformation von Firmen eine zentrale Rolle: Die Belegschaft verlangt für das Arbeiten im Hybrid Apps wie Microsoft Teams und Microsoft 365. Die CIOs haben den Auftrag, Kosteneinsparpotenziale mit der Ablösung von teuren On-Premises-Lösungen zu realisieren. 

Doch was passiert danach?  

Wenn Microsoft Teams auf den PCs und Mobiles der Mitarbeitenden installiert wurde?  

Der Ersteindruck: einfach und flexibel 

Auf die vordergründig einfache Bedienbarkeit folgen verschiedene Chaos-Szenarien, weil sich die IT, die User, die Geschäftsleitung den Herausforderungen der vielen verborgenen Einstellungen von Microsoft Teams oft nicht bewusst sind.  

Microsoft Teams ist eine sehr vielseitige Anwendung. Neben der Telefonie, dem Conferencing und den Chats für die Kommunikation gibt es Teams und Channels für die Zusammenarbeit. Immer mehr Zusatzfunktionen werden eingebunden. Mit dem Ziel, vormals separate Applikationen in eine Oberfläche zu integrieren, die für alle Endgeräte funktioniert und das Versprechen von Einfachheit und Flexibilität gegenüber den Usern einlöst.  

 
Auf die Länge kann es chaotisch werden  

Ja, die Apps sind leicht zu bedienen. Aber gerade die Benutzerfreundlichkeit wird vielen Unternehmen zum Verhängnis – nämlich dort, wo User unkontrolliert mit den verschiedenen Microsoft-Anwendungen arbeiten.  

Babylonische Verwirrung entwirren 

Die Themenvielschichtigkeit von Microsoft 365 führt oft dazu, dass niemand das grosse Ganze im Auge hat und auch behält, um den erforderlichen digitalen Wandel zu bewältigen.  

Bei MondayCoffee setzen wir auf einen gesamtheitlichen und integrierten Ansatz bestehend aus Software, Business Consulting, Engineering und Adoption. Damit adressieren wir unterschiedliche Zielgruppen in der Organisation und werden ihren Bedürfnissen und Zielen gerecht.  

• Für die Fachbereiche und einzelnen Mitarbeitenden verbessern wir die Benutzererfahrung und geben ihnen Zusatzfunktionen an die Hand für mehr Produktivität bei der Arbeit und Zusammenarbeit.  

• Der IT ermöglichen wir durch Automatismen und Standards eine effiziente Verwaltung einer geordneten und sicheren Modern-Work-Umgebung. 

• Die Geschäftsleitung begleiten wir auf ihrem Weg des modernen und sicheren Arbeitens.  

Lust auf mehr? Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen.  

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Die Weichen stellen für Modern Work

Würden wir Menschen unterschiedlicher Generationen zu der damaligen und heutigen Arbeitsweise befragen, könnten die Aussagen wohl nicht unterschiedlicher sein. Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert.  

Klassische Organisationsmodelle kommen in unserer schnelllebigen Welt an ihre Grenzen, genauso wie viele Mitarbeitende, die mit Datenflut und kontinuierlicher Ablenkung zu kämpfen haben.

Zwei Fragen stellen sich: 

• Wie kann die Geschäftsführung eine Organisation etablieren, die zuverlässig und effizient und gleichzeitig schnell und agil ist, um in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu operieren?  

• Wie stellen sie dabei die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sicher? 

Die unmittelbare Antwort: Digitalisierung. Technologie.

Unsere Antwort: Eine neue Arbeitsweise.

Studien belegen eine Produktivitätssteigerungspotenzial von 20–25 % durch den Einsatz von Collaboration-Tools. Das Potenzial ausschöpfen können aber nur die Unternehmen, die ihre Arbeitsweise anpassen, eine offene Kommunikation und das Teilen von Wissen fördern und eine vernetzte Organisation ins Leben rufen.

7 goldene Regeln einer modernen Arbeitsweise 

Wir durften in den letzten 20 Jahren bereits einige Unternehmen auf ihrem Weg zu einer moderneren Arbeitsweise begleiten. Folgende 7 goldene Regeln für eine moderne Arbeitsweise haben sich herauskristallisiert: 

Von den Regeln zur Adoption 

Wie schafft man die richtigen Voraussetzungen, damit diese Regeln angewendet werden können? Wie bringt man die Mitarbeitenden dazu, sie einhalten zu wollen? 

Dafür haben wir eine eigene Modern-Workplace-Lösung entwickelt.  

Sie stellt die Mitarbeitenden und ihre Arbeitsszenarien ins Zentrum. Im Dialog mit ihnen wollen wir verstehen, wie sie heute arbeiten – als einzelne Arbeitskraft, in Abteilungen, in Teams, auf Projekten oder in Arbeitsgruppen. Mit unserer out-of-the-box Modern-Workplace-Lösung und Best-Practice-Konfiguration der Microsoft-365-Technologien zeigen wir ihnen dann direkt live auf, wie ihre Arbeitsschritte und Arbeitsprozesse als Einzelarbeitskraft oder in der Zusammenarbeit mit anderen digitalisiert und effizienter gestaltet werden können. Vor allem aber lassen wir sie direkt erleben, wie eine modernere Arbeitsweise ihren Arbeitsalltag vereinfachen kann. Mehr Selbständigkeit. Schnelleres Finden von Wissen. Einfachere Kommunikation. Nicht auf die Tools müssen sie sich konzentrieren, die neue Arbeitsweise steht im Zentrum.  

Organisationsweite Skalierung einer modernen Zusammenarbeit

Die einzelnen Arbeitsszenarien hinterlegen und konfigurieren wir als Unternehmensstandards und auf Basis von Best-Practice-Vorlagen in unserer Modern-Workplace-Lösung. Das ermöglicht die organisationsweite Skalierung einer langfristig geordneten und strukturierten Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Gleichzeitig sind damit die nötige Governance und Security in einer vernetzten Organisation sichergestellt. 

Für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’ wurden wir kürzlich von Microsoft mit einer erweiterten Spezialisierung ausgezeichnet.  

Sie möchten das Potenzial einer modernen Arbeitsweise in Ihrer Organisation besser verstehen? Unsere Expertinnen und Experten freuen sich über einen Austausch mit Ihnen.  

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Modern Work Adoption Kontakt

EW BUCHS: Ein wesentlicher Schritt zum agilen Arbeitsplatz

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) wurde 1902 gegründet und beschäftigt heute ca. 130 Mitarbeitende. Zu den Hauptaufgaben des EWB zählen unter anderem Aufbau und Weiterentwicklung, Betrieb und Wartung der Infrastruktur zum Erbringen der Wasser,- Strom- und ITK-Versorgung sowie der dafür notwendigen Dienste.

Ausgangslage

Das EWB strebte die Modernisierung der Arbeitsumgebung und einen nachhaltigen Kulturwandel im Sinne von «New Work» im Unternehmen an. Der Fokus lag auf dem internen Wissensaustausch und Wissensmanagement im Allgemeinen, auf bereichsübergreifender und papierloser Zusammenarbeit, dem unkomplizierten und sicheren Zusammenarbeiten mit Externen sowie der Produktivitätssteigerung mithilfe von Microsoft 365.

Vorgehen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte.

Resultate

Das EWB konnte mithilfe der neuen Collaboration-Plattform die Zusammenarbeitskultur verbessern und somit einen wesentlichen Schritt zum agilen Arbeitsplatz realisieren. Das Arbeiten und das Zusammenarbeiten sind heute effizienter: Zuvor kommunizierten alle primär per E-Mail und Dokumente existierten in verschiedenen Versionen, die konsolidiert werden mussten. Heute passiert praktisch alles online, zentralisiert und in Echtzeit.

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Transparenz als Standard – Unternehmensgruppen vereinen mit CoffeeNet 365

Ein Blog-Beitrag von Melodie Fleury, Business Consultant bei MondayCoffee

Genau genommen haben wir grosses Glück: Dem Markt mangelt es weder an Technologien, Systemen noch Lösungen für modernes Arbeiten. Kontinuierlich werden neue Tools entwickelt, bestehende verbessert oder ganze Tool-Landschaften konsolidiert, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen – so die Theorie. Die Praxis zeigt: Vielen Unternehmen fehlt immer noch die passende Infrastruktur, eine einheitliche Basis im Arbeitsalltag. Das Ergebnis: aufwändige Prozesse, Informationschaos, Zeit- und Geldverlust. Vor allem in Unternehmensgruppen eine Erfolgsbremse, die aber leicht gelöst werden kann.

Typische Herausforderungen in Unternehmensgruppen

In der Regel gilt: Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen und Kommunikation sind zu verarbeiten – und desto schwieriger der Überblick. Hinzu kommt, dass häufig in Silos gearbeitet und kommuniziert wird. Zwischen verschiedenen Unternehmen einer Gruppe ist ohne die passende Collaboration-Lösung irgendwann kaum noch ein Wissens- oder Informationsaustausch möglich. So auch bei einem unserer Kunden, einer Schweizer Unternehmensgruppe. Die oft über Jahre wachsenden Herausforderungen sind meist technischer, kultureller und struktureller Art. 

Technische Herausforderungen: Die Systemlandschaft der Unternehmen besteht oft schon seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten. Einmal aufgesetzt, wurde sie kaum mehr angerührt oder gross verändert. Es fehlt daher eine Infrastruktur, die den aktuellen Arbeitsanforderungen entspricht. Das fängt an bei digitalen Orten der Zusammenarbeit und reicht hin zu den Prozessen und Zugriffsrechten für reibungsloses Arbeiten. In vielen Fällen werden Daten immer noch als Anhänge per Mail versendet. Daraus entstehen schnell zig verschiedene Versionen – und Verwirrung darüber, welche Datei die aktuellste ist. 

Kulturelle Herausforderungen: Gerade in konservativen Branchen ist die Unternehmenskultur noch stark hierarchisch geprägt. Kommunikation verläuft eher top-down als bottom-up. Zudem fehlt eine Vorbildfunktion, die den «Modern Workplace» vorlebt und Potenziale aufzeigt. Mitarbeitende werden nicht ausreichend befähigt, sich relevante Informationen zu beschaffen, Wissen zu teilen oder Verantwortung zu übernehmen. 

Strukturelle Herausforderungen: Eines der häufigsten Symptome der Silo-Landschaft ist ein ungleicher Informationsfluss. Ohne unternehmensweit einheitliche Prozesse und Vorgaben entsteht schnell Chaos. Das fängt schon bei Verteilerlisten an:  Werden Verteiler nicht zentralisiert gepflegt und automatisch synchronisiert, geht schnell jemand vergessen und in der Kommunikation verloren. Wissen wird informell in Grüppchen geteilt: Wer in der Raucherpause oder an der Kaffeemaschine nicht zum richtigen Zeitpunkt dabei war, ist nicht oder erst verspätet informiert. Innerhalb einer Organisation bestehen Abteilungssilos, innerhalb eine Unternehmensgruppe Firmensilos. Ein weiteres Problem dabei: Mitarbeitende haben keine Möglichkeit, sich und ihre Fähigkeiten an den richtigen Stellen einzubringen. Wer welche Kompetenzen und welches Wissen hat, bleibt versteckt im Silo-Dschungel.  

Von fehlender zu neuer Meeting-Kultur

Dabei ist die Lösung an sich einfach: «Keep it simple» – und zwar digital. Genau hier setzt die Modern-Workplace-Lösung von MondayCoffee (CoffeeNet 365) an. Die Collaboration-Plattform ermöglicht auf Basis von Best Practices ein zentralisiertes, vereinfachtes und effizientes Arbeiten – in Echtzeit und von jedem Standort aus. 

“Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings.”

Das Umdenken beginnt schon bei der Meeting-Kultur. Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings, die unstrukturiert und ohne Agenda aufgesetzt sind. So erging es auch unserem Kunden. Der Schweizer Unternehmensgruppe lieferte MondayCoffee eine Meeting-App, mit der sich wiederkehrende Besprechungen einfach, effizient und strukturiert führen lassen.  

Die App befähigt jede*n Einzelne*n, mit wenigen Klicks Meetings zu planen, sich auf Themen vorzubereiten oder Besprechungspunkte einzubringen. Meetings verlaufen damit um einiges effizienter und transparenter als vorher, was bei den Mitarbeitenden unseres Kunden auf helle Begeisterung stiess.  

Weg von Informationssilos, hin zur Community

Moderne Collaboration-Lösungen sind darauf ausgelegt, Transparenz zu schaffen. Projekte, aber auch einzelne Themen sind mithilfe einer solchen Plattform auf einen Blick ersichtlich – und zwar für alle mit den nötigen Berechtigungen. Relevante Dokumente und persönliche Aufgaben lassen sich leichter finden und überblicken. Und gerade in Unternehmensgruppen hilfreich: Man bekommt endlich mit, was bei den anderen Abteilungen und Firmen passiert. 

Arbeiten wird transparenter und effizienter 

Gleichzeitig wird der Arbeitsalltag effizienter: Die Einführung einer neuen Workplace-Lösung ist eine Chance, das alte Chaos in den Strukturen, Prozessen oder Dokumenten aufzuräumen und die Basis neu zu gestalten. Einheitliche Kommunikationskanäle, Medien und Tools wie die Meeting-App verschlanken die Prozesse und schaufeln Ressourcen für die eigentlichen Aufgaben frei. Dokumente werden an einem zentralen Ort der Plattform abgelegt und bearbeitet – sodass alle jederzeit und von überall die aktuellste Version vorliegen haben. Veraltete E-Mail-Anhänge in dutzenden Versionen gehören der Vergangenheit an. Auch das mühsame manuelle Erstellen von Verteilern entfällt – dafür sorgt die Funktion Workspaces. 

Projekte, Themen und Prozesse sind auf der Modern-Workplace-Plattform transparenter und für alle einsehbar – in dedizierten virtuellen Collaborationräumen, die einfach und einheitlich eingerichtet sind. Anstelle der alten E-Mail-Flut tritt Microsoft Teams für den kurzfristigen Austausch. 

Potenziale werden sichtbar – auf Mitarbeiter- und Gruppenebene 

Das neue Arbeiten auf der Collaborationplattform stärkt automatisch auch das Wir-Gefühl der Unternehmensgruppe. Über die verschiedenen Abteilungen und Firmen hinweg lassen sich durch Newsposts gezielt Botschaften senden. Alle Bereiche haben die Möglichkeit, sich dort zu präsentieren und zu zeigen, woran sie arbeiten und welche Kompetenzen sie bieten. Das Einbringen neuer Ideen trifft auf öffentliche Wertschätzung und wird aktiv gefördert.  

Häufig geht damit auch eine subtile Veränderung der Kultur einher: Mitarbeitende können sich zeigen, voneinander lernen, leichter partizipieren und Vorbildfunktionen einnehmen. High-Potentials, also besonders engagierte Mitarbeitende, kommen leichter zum Vorschein und können gezielt gefördert werden. Das wirkt sich einerseits positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus, andererseits vereinfacht es auch die Personalplanung und Nachfolgeregelung. Langfristig werden die Hierarchien flacher und man arbeitet auf Augenhöhe zusammen. 

Effizienteres Zusammenarbeiten in virtuellen Collaborationsräumen 

Das Onboarding von neuen Mitarbeitenden kann effizienter gestaltet werden und so die Einarbeitung beschleunigen. Aber auch die Zusammenarbeit wird durch das Aufbrechen der Informationssilos einfacher. Rollen und Verantwortlichkeiten lassen sich einheitlich und klar definieren – sei es im eigenen Team, abteilungsübergreifend oder mit Externen.  

Alles in allem kann das Potential der ganzen Gruppe besser genutzt und die interdisziplinäre Zusammenarbeit in der ganzen Gruppe gefördert werden. Das eröffnet auch die Chance, sich gegenüber Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und weiteren Stakeholders als moderne Firma beziehungsweise Gruppe zu zeigen – mit einem attraktiven, zeitgemäßen und modernen Arbeitsumfeld. 

Wie läuft die Zusammenarbeit mit MondayCoffee ab?

Das Vorgehen in solchen Projekten ist jeweils ähnlich: In den sogenannten Discovery Workshops analysieren wir die bisherige Zusammenarbeit. Dabei geht es z. B. um die Kommunikation & Collaboration, den Soll-Ist-Vergleich, Chancen oder auch potenzielle Risiken und Gefahren. Im nächsten Schritt sprechen wir über die Auswirkungen dieser Veränderungen in Bezug auf die heutige Arbeitsweise und leiten gemeinsam mit unserem Kunden neue Szenarien der Zusammenarbeit ab.  

Der dritte Workshop zielt darauf ab, ein Big Picture über die neue Zusammenarbeitsform zu erlangen sowie das Vorgehen, die Struktur und die Verantwortlichkeiten zu planen. In den späteren Workshops geht es ans Eingemachte, etwa die Abbildung der Struktur, das Erarbeiten der diversen Konzepte wie für die Berechtigungen, die News und auch Automatisierungen von Prozessen.  

“Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn die Mitarbeitenden gut und vor allem gern mit der neuen Lösung arbeiten können.”

Im gesamten Prozess stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite und arbeiten in engem und freundschaftlichem Austausch zusammen. Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn am Ende alle mit der neuen Lösung zufrieden sind. Und damit die Mitarbeitenden später auch gut – und vor allem gern – mit der neuen Lösung arbeiten können, schulen wir alle im Umgang mit der neuen Plattform. 

Von der Kunst, nie stillzustehen: MondayCoffee meets Fluid Framework

Für unseren SharePoint-Master und langjährigen Mitarbeiter Oliver Zeiser gehören das Ausprobieren von neuen Technologien und die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet zum Tagesgeschäft. Gemeinsam mit Oliver und seinem Team wollen wir sicherstellen, dass unsere Lösungen für unsere Kunden auch modern bleiben.  

In diesem Blog-Beitrag erzählt Oliver davon, was es heisst, hinter den Kulissen technologisch an vorderster Front zu arbeiten. Und zwar am jüngsten Beispiel des Fluid Frameworks für Realtime-Collaboration von Microsoft. Ein Erfahrungsbericht für alle, die einen tieferen Blick in die technologischen Entwicklungen von Microsoft werfen möchten.  

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Blog-Beitrag von Oliver Zeiser, SharePoint Master bei MondayCoffee

Als ich im Jahr 2013 damit begonnen hatte, die On-Premises-Welt mehr und mehr hinter mir zu lassen und unsere Modern-Workplace-Solution CoffeeNet für die Cloud und SharePoint Online zu entwickeln, ging ich selbst mit einer gehörigen Portion Skepsis ans Werk. Heute weiss ich, dass es die richtige Entscheidung war. Frühzeitig auf die richtigen Technologien zu setzen, zahlt sich langfristig aus.  

Acht Jahre später ist die Arbeit mit den neuesten Technologien zwar keineswegs einfacher, aber eben mein Tagesgeschäft geworden. Nichts ist in diesem neuen, sich so rasch verändernden Cloud-Zeitalter mehr wert als bereits echte Erfahrungswerte mit den neuesten Technologien in unsere Produkte einbringen zu können. Ein aktuelles Beispiel ist das Microsoft Fluid Framework.  

“Frühzeitig auf die richtigen Technologien zu setzen, zahlt sich langfristig aus.  ”

Das Microsoft Fluid Framework – von der Vision zur Realität 

Am 6. Mai 2019 hat Microsoft das Fluid Framework auf der Build Conference als neues Framework für Realtime-Collaboration vorgestellt. Natürlich war das Fluid Framework zu diesem Zeitpunkt noch kein fertiges Produkt, sondern eher eine Vision. 

Definition Fluid Framework: “First, experiences powered by the Fluid Framework will support multi-person co-authoring on web and document content at a speed and scale not yet achieved in the industry.”

Für uns wurde die Vision jedoch schnell Realität: Seit Mai 2019 beschäftigen wir uns mit dem Thema und haben uns früh darum bemüht, erste Hands-on-Experience damit sammeln zu können. 

Bereits im Oktober 2019 sind wir daher nach Redmond gereist, um vor Ort bei Microsoft mit den EntwicklerInnen des Fluid Frameworks sowie dem SharePoint Framework-Team erste Erfahrungen zu sammeln, Prototypen zu bauen und Feedback zu geben. Während unseres Aufenthalts bei Microsoft haben wir erst wirklich verstanden, worum es bei dem Fluid Framework geht und was es von klassischen Realtime-Frameworks wie SignalR und WebSockets unterscheidet.  

Fluid Framework versus klassische Realtime-Frameworks  

SignalR und WebSockets werden oft verwendet, um sogenannte Last-Write-Wins-Datenstrukturen zu betreiben. Zum Beispiel wird eine Nachricht über einen WebSocket gesendet, die einen Wert in einer Map auf dem Client aktualisiert. In vielen einfachen WebSocket-Szenarien ist diese Nachricht also zum Beispiel eine Benachrichtigung wie: „Sie haben Post“. 

Bei Fluid geht es um die Verwaltung des Zustands, nicht um die Übertragung von Nachrichten. Während Last-Write-Wins-Datenstrukturen in Fluid enthalten sind, erfordern einige Datenstrukturen eine komplexere Zustandsverwaltung. Strings und Sequenzen sind keine Last-Write-Wins. 

 
Wie würde ein Last-Write-Wins-Algorithmus mit zwei BenutzerInnen umgehen, die gleichzeitig eine Zeichenkette bearbeiten? 

Ausgangszustand: "Hallo Welt" 

Alice fügt "!" am Ende hinzu 

Bob fügt "?" am Ende hinzu 

Es könnte ein seltsames Verhalten auftreten, das zu "Hallo Welt?" oder "Hallo Welt!" führt. 

Fluid ordnet die Änderung von Bob und die Änderung von Alice über den Fluid-Dienst an. Die Merge-Tree-Datenstruktur verfügt dann über einen reproduzierbaren Merge-Algorithmus zum Anwenden dieser geordneten Änderungen. Letztendlich würde die Zeichenfolge "Hallo Welt?!" lauten. 

Obwohl einfache Beispiele leicht zu implementieren sind, insbesondere Last-Write-Wins, sind komplexere Beispiele eine Herausforderung. OT (Operational Transformation) & CRDTs (conflict-free replicated data type) sind zwei existierende Möglichkeiten zur Handhabung der Zustandsreplikation. Ein großer Teil des anfänglichen Wertversprechens von Fluid besteht darin, komplexe Zustände für EntwicklerInnen zu verwalten. 
 

Entwicklung von Prototypen gemeinsam mit Microsoft  

Am 8. September 2020, also knapp ein Jahr später, hat Microsoft eine erste Open-Source-Version des Fluid Frameworks veröffentlicht. Hier zur Veröffentlichung.

Was aber zu dem Zeitpunkt viele nicht wussten: dass das erst der Anfang war. Die eigentliche Arbeit ging hinter den Kulissen weiter. Microsoft hatte weiterhin an dem Thema gearbeitet, um das Fluid Framework direkt in Microsoft 365 als Service zu integrieren. 

Als Entwickler und Betreiber von CoffeeNet 365 (einem Cloudservice für Microsoft 365) wissen wir, wie viel Aufwand zum Betreiben solcher Dienste nötig ist. 

Daher haben wir uns frühzeitig entschieden, den Weg gemeinsam mit Microsoft zu gehen und für unsere Apps auf das Fluid Framework zu setzen, welches den Backend-Service von Microsoft direkt als Service in M365 verwendet. 

In enger Zusammenarbeit mit Microsoft haben wir erste Apps und Prototypen in einem private Preview-Programm entwickelt. Und heute, im Mai 2021, dürfen wir endlich darüber schreiben.  

Das Fluid Framework wird die Arbeit, wie wir sie heute kennen, nachhaltig verändern 

Es ist uns die ganze Zeit über schwergefallen unsere Begeisterung zurückzuhalten, denn das Fluid Framework wird die Arbeit, wie wir sie heute kennen, nachhaltig verändern. Wir von MondayCoffee waren von Anfang an dabei und haben einmal mehr gezeigt, dass wir nicht nur einen sehr guten Riecher für zukunftsweisende Technologien haben, sondern durch unsere enge Zusammenarbeit mit Microsoft und vielen ihrer Entwickler aus Redmond einen riesigen Mehrwert für unsere Kunden bieten können. 

“Durch unsere enge Zusammenarbeit mit Microsoft und vielen ihrer Entwickler aus Redmond können wir unseren Kunden einen riesigen Mehrwert bieten. ”

MondayCoffee Meeting App mit Collaborative-Real-Time Meeting Minutes

An dem Tag, an dem Microsoft die nächste Etappe für das Fluid Framework ankündigt, haben wir diese bereits gemeistert und können unseren Kunden mit ersten Apps und vor allem bereits mit echten Erfahrungswerten und Best-Practices mit Rat und Tat zur Seite stehen. 

Mir als Entwickler und Architekt von CoffeeNet 365 sowie generell als technologiebegeistertem Mensch macht es sehr viel Spass, die Brücke zwischen MondayCoffee, Microsoft und unseren Kunden zu schlagen und technologisch an vorderster Front arbeiten zu können. Auch wenn der Preis dafür ist, manchmal seine Begeisterung zurück halten zu müssen, bis die Themen öffentlich gemacht werden dürfen. Daher freue ich mich umso mehr, dass unsere App auf der Microsoft Build Conference 2021 vorgestellt wurde. 

In Zukunft werden Sie noch viel mehr von uns zu diesem Thema hören. Leider können wir auch jetzt wieder nicht alles verraten. Aber Sie dürfen gespannt bleiben. Wir von MondayCoffee gehen bereits wieder den nächsten und übernächsten Schritt mit Microsoft für unsere Kunden. 

MondayCoffee qualifiziert sich für die erweiterte Spezialisierung ‚Calling for Microsoft Teams‘

MondayCoffee gehört neu zu einem kleinen Kreis besonders ausgezeichneter Lösungsanbieter. Wir haben von Microsoft nach einer anspruchsvollen Validierung die erweiterte Spezialisierung ‘Calling for Microsoft Teams’ erhalten. Ein Nachweis dafür, dass unsere KundInnen den höchsten Standard für die Bereitstellung und den Support in diesem Bereich erhalten.  

Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, mithilfe von Microsoft 365 eine moderne Arbeitsweise in der Organisation zu etablieren. Dafür investieren wir kontinuierlich in unser Know-how und bauen unsere Kompetenzen stetig aus, um unseren KundInnen die Spezialisierungen zu bieten, die heute erforderlich sind. 

Wir sind bereits stolze Inhaber von 8 Gold Partner-Kompetenzen und verfügen über eine ausgeprägte Erfahrung in Enterprise Voice und UCC. Die erweiterte Spezialisierung für ‘Calling for Microsoft Teams’ erlaubt es MondayCoffee, sich auch im Bereich von Teams Enterprise Voice weiter zu differenzieren.  

Steigende Nachfrage nach modernen Telefonielösungen, die Unified Communication & Collaboration vereinen  

Sprach- und Videokonferenzen sind ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit in Unternehmen. Ihre Bedeutung wird weiter zunehmen, da immer mehr Unternehmen von diesen Funktionalitäten Gebrauch machen.  

Teams Enterprise Voice bietet die Funktionen, die Unternehmen heute benötigen, um Mitarbeitenden, GeschäftspartnerInnen und KundInnen ein nahtloses und interaktives Voice- und Videokonferenz-Erlebnis zu ermöglichen. Da die Implementierung von Calling-Lösungen komplex sein kann und neben der Netzwerksanierung die Bereitstellung von O365-Services, Telefonnummern (oder Portierung) und Geräten umfasst, benötigen KundInnen einen Partner mit einem hochspezialisierten Skillset.  

Mit MondayCoffee haben Unternehmen alle notwendigen Kompetenzen und Spezialisierungen für ein Microsoft Teams Enterprise Voice-Projekt in einem Anbieter vereint: vom Business-Consulting über die technische Beratung und das Engineering bis hin zur Schulung und Hardwarebereitstellung.  

Warum sich viele unserer KundInnen bereits für ‘Calling in Microsoft Teams’ entschieden haben  

Die Beweggründe unserer KundInnen für ein Umsteigen auf Microsoft Teams sind vielfältig. Einige wünschen sich ein SaaS-Modell für Enterprise Voice im Gegensatz zum herkömmlichen Skype for Business-Modell, andere wiederum haben bereits Erfahrung mit Microsoft Teams, was die Collaboration anbelangt, und wollen Voice hinzufügen, um ihre Skype for Business-Installation zu ersetzen.  

Es gibt auch KundInnen, welche die Umstellung auf Microsoft Teams Voice nutzen, um von On-premises-Lösungen in die Cloud auf Microsoft 365 zu migrieren. Oder man hat als Organisation ganz einfach den Wunsch, die neueste Technologie mit der aktuellsten UX für sich selbst und für die eigenen KundInnen einzusetzen.  

Müssen Sie Ihr Telefoniesystem ersetzen oder modernisieren? Sie interessieren sich für Microsoft Teams, sind jedoch unsicher, wo Sie anfangen sollen? Oder stehen Sie gerade vor der Herausforderung, Ihr Enterprise-Voice-System in Microsoft 365 zu integrieren? 

Die Consultants von MondayCoffee beraten Sie, wie Sie Ihre Telefonanlage im Kontext eines zukunftsorientierten digitalen Arbeitsplatzes ersetzen oder modernisieren können. 

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Ade zur lästigen Spesenabrechnung. Jetzt kommt die digitale Erleichterung

Schon einmal mit jemandem gesprochen, der sich auf die Spesenabrechnung freut? Nein? Wir auch nicht. In vielen Unternehmen ist die Spesenabrechnung (in Papierform) noch immer ein lästiges und aufwändiges To-Do. 

“Ich bin ein riesen Fan von Spesenabrechnungen!”

— Niemand, jemals

Wir durften schon einige Kunden bei der Digitalisierung dieser zeitraubenden Tätigkeit unterstützen.

Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Spesenbelegen werden komplett mit PowerAutomate  abgewickelt. Steffi aus der Buchhaltung muss sich nie wieder fragen, warum sie jahrelang BWL studiert hat, um diese Woche den x-ten Soja Latte abzurechnen. Sie kann, genau wie alle ihre Kollegen, ganz einfach in wenigen Minuten selbst ihre Spesen online eintragen.

Und so funktioniert es bei MondayCoffee:

Schritt 1: Bild von der entsprechenden Rechnung machen und speichern.

Schritt 2: Gespeicherte Rechnung auswählen und Details eingeben.

Schritt 3: Eingaben kontrolliern, Vorgesetzten auswählen und den Spesenantrag senden!

Das bedeutet auch nicht nur für Sie, sondern für alle in Ihrem Unternehmen, weniger Aufwand und mehr Kapazität für die wirklich wichtigen Dinge im Daily Business, denn auch der Vorgesetzte benötigt beispielsweise nur einen Klick um die Spesen zu bestätigen und die Buchhaltung erhält alle Beträge übersichtlich in einer Liste und kann sie von dort aus direkt weiterverarbeiten.

Sie wollen Ihre Spesenabrechnung digitalisieren?

So wie bei MondayCoffee, finden wir auch für Sie eine Lösung, die ganz einfach in unsere Collaboration-Plattformen CoffeeNet 365 und EspressoNet 365 oder auch in SharePoint integriert werden kann. 

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BÜHLER GROUP: Das volle Potenzial aus Microsoft Teams schöpfen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Das Familienunternehmen hält weltweit führende Marktpositionen in Technologien sowie in Verfahren für die Getreideverarbeitung für Mehl und Futtermittel, aber auch für die Herstellung von Pasta und Schokolade, im Druckguss, in der Nassvermahlung und Oberflächenbeschichtung.

Ausgangslage

Seit der Einführung der unternehmensweiten, digitalen Arbeitsplattform B-World 2015, haben sich nicht nur die Ansprüche der Mitarbeitenden an einen digital fitten Arbeitgeber weiterentwickelt, sondern auch die Microsoft-Technologien, so wie Microsoft Teams.

Vorgehen

Als langjähriger Partner von Bühler unterstützen wir das Unternehmen heute dabei, das Potenzial von Microsoft Teams, als bereits integraler Bestandteil von B-World, kontrolliert und mit einem toolübergreifenden sowie userzentrischen Ansatz auszuschöpfen.

Resultate

Microsoft Teams ist nun in die digitale Arbeitsplattform B-World nahtlos integriert. Mit virtuellen und vordefinierten Arbeitsräumen für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte, Produkte sowie Knowledge-Räume und Dienstleistungen, ist B-World der ideale Ort für die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit.

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DR. WIESELHUBER & PARTNER: Die Weichen für einen effizienten, digitalen Wandel legen

Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ist ein führendes Unternehmensberatungshaus für Familienunternehmen und Tochtergesellschaften von Konzernen in München. Sie ist spezialisiert auf die unternehmerischen Gestaltungsfelder Strategie, Digitale Transformation, Business Performance sowie Restructuring und Finance.

Ausgangslage

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung wuchs bei Dr. Wieselhuber & Partner der Wunsch, die Zusammenarbeit im täglichen Projektgeschäft auf einen modernen und aktuellen Standard zu heben. Zugunsten der Effizienz und Qualität der Prozesse sollte die bestehende Arbeitsweise in die neue Cloud-Struktur transformiert werden.

Vorgehen

Unter dem Namen WE-Net wurde die Out-of-the-Box-Lösung CoffeeNet 365 eingeführt. Zur finalen Definition der Anforderungen veranstaltete MondayCoffee Konzept- und Pilot-Workshops. Damit konnte WE-Net entlang der Anforderungen und Kenntnisse der Key User mit dem Projektfortschritt wachsen.

Resultate

Mit WE-Net ist bei Dr. Wieselhuber & Partner heute kollaboratives Arbeiten in Multi-Projektmanagement-Strukturen möglich – sowohl standort- als auch teamübergreifend. Die interne Kommunikation und der Austausch von Information ist deutlich transparenter und erfolgt in Echtzeit über einen ansprechenden Kanal, der auch gerne genutzt wird.

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FEINTOOL: Ein wesentlicher Schritt in Richtung digitaler Arbeitsplatz

Feintool ist ein international agierender Technologie- und Marktführer in den Technologien Feinschneiden, Umformen und E-Blechstanzen zur Verarbeitung von Stahlblechen. Diese Technologien zeichnen sich durch Wirtschaftlichkeit, Qualität und Produktivität aus. Das 1959 gegründete Unternehmen ist mit rund 2700 Mitarbeitenden in Europa, USA, China und Japan vertreten.

Ausgangslage

Die Feintool Gruppe wollte seine Intranet-Plattform mithilfe der Microsoft-Toolwelten erneuern. Collaboration war in der historisch gewachsenen Systemlandschaft nur beschränkt möglich. Konzernübergreifend sollte die Zusammenarbeit vereinheitlicht, vereinfacht und transparenter gestaltet werden – auf jedem Gerät, an jedem Ort und zu jeder Zeit.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform CoffeeNet 365 wurde die Anwendung der Microsoft 365-Produkte vereinfacht und der richtige Produktmix für die Feintool Gruppe gefunden – basierend auf alltäglichen Anwendungsfällen.

Resultate

Auf der neuen Plattform können Feintool-Mitarbeitende nun über die Startseite kommunizieren, im Intranet täglich wichtige Informationen finden und gruppenweite Neuigkeiten erfahren. Gleichzeitig können Anwendende mit der Unternehmenslösung abteilungsübergreifend, einfach und effizient an Projekten oder Themen zusammenarbeiten.

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Sicher arbeiten mit Microsoft Teams: Was sollten IT-Verantwortliche beachten?

Immer häufiger entscheiden sich Unternehmen für Microsoft Teams, die integrierte Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation. Häufig resultiert dieser Entscheid aus dem Tagesgeschäft, das die Notwendigkeit einer stärkeren Digitalisierung im Unternehmen vor Augen führt – um agiler zu werden und die hybriden Arbeitsmodelle zu fördern. In anderen Worten: um mehr Flexibilität zu erlangen und im härteren Wettbewerb erfolgreich zu sein.  Wie geht man aus Sicht der IT mit diesen Anforderungen um? Unser CTO, Thomas Peyer, kennt die Antworten auf die typischen Fragestellungen. 

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Wie sicher ist Microsoft Teams? 

Es ist erstaunlich, wie umfassend das Arsenal von Microsoft 365 ist, um beispielsweise mit Teams sicheres Arbeiten zu gewährleisten. Viele der Sicherheitsfunktionen, die heute durch einfache Konfiguration aktiviert werden können, waren bis vor Kurzem nur Grosskonzernen vorbehalten. 

“Es ist erstaunlich, wie umfassend das Arsenal von Microsoft 365 ist, um sicheres Arbeiten zu gewährleisten.”

Die hohe Integration aller Services von Microsoft 365 in einer gemeinsamen Plattform bietet mehr Sicherheit bei gleichzeitig weniger Aufwand und Kosten als bei eigenständigen Systemen. So bietet Microsoft z. B. eine integrierte Verwaltung der Benutzer-Identitäten, die über alle Services anwendbar ist. Ein weiteres Beispiel ist das zentrale Überwachungssystem mit präventivem Abwehrmechanismus (ATP = Advanced Threat Protection). ATP sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen von den gängigsten Phishing-Attacken verschont wird. Im Fall eines Angriffs informiert und reagiert das System in Echtzeit – rund um die Uhr. Dies ist ein grosser Mehrwert gegenüber der manuellen Suche in System-Logs mit den anschliessenden eingeleiteten Massnahmen. So müssen Sie sich nur noch um Ausnahmesituationen kümmern und haben mehr Zeit für andere Aufgaben.  

Die Software passt sich Ihren Anforderungen an, denn der darunter liegende Stack von Microsoft 365 ist auf alle Unternehmensgrössen und Branchen ausgelegt. 

Welches sind die wichtigsten Sicherheitselemente von Teams? 

Wie oben angesprochen, resultieren verschiedene Vorteile aus der gemeinsamen Plattform, was die Transparenz für die IT erhöht und gleichzeitig die Komplexität reduziert. 

Ein Kernaspekt für mehr Sicherheit in einer hybriden Arbeitsweise ist der Schutz der Benutzeridentitäten, um deren Missbrauch auszuschliessen. Dank MFA (Multi-factor Authentication) kann ich bereits mit den günstigsten Microsoft-Lizenzen eine State-of-the-Art-Sicherheit bieten. 

Weitere optionale sicherheitsrelevante Funktionen wie PIM (Privileged Identity Management) erleichtern den Umgang mit privilegierten Zugriffsrechten. Wenn Benutzende also vorübergehend zusätzliche administrative Rechte benötigen, um einen Task zu erledigen, können sie diese für einen begrenzten Zeitraum bei ihren Vorgesetzten oder der IT-Abteilung anfordern. Damit können in der Organisation minimale Berechtigungen vergeben werden («Need-to-know-Prinzip»). Im Bedarfsfall lässt sich der Zugriff dank Self-Service des Berechtigungsmanagements flexibel erweitern, ohne Zusatzaufwand für die IT zu verursachen. 

Schliesslich haben Unternehmen die Möglichkeit, besonders schützenswerte Information mit zusätzlicher Verschlüsselung (Information Protection) zu sichern. So bleiben sensible Inhalte vor unbefugtem Zugriff sicher, egal wo sie abliegen. 

Eine Aufzählung aller Features ist in diesem Rahmen nicht sinnvoll, da viele von ihnen zu sehr ins Detail gehen und nicht alle gleich relevant sind für jedes Unternehmen. 

Wie wirkt sich der Betrieb von Teams auf die IT-Abteilung aus? 

Der Betrieb einer integrierten Plattform wie Microsoft 365 setzt ein anderes Betriebskonzept voraus, als dies in der vergangenen Welt der unterschiedlichen Spezialsysteme der Fall war. Denn die Benutzenden einer Cloud-Plattform greifen zu jeder Tageszeit auf dort abliegende Daten zu, was Ansprüche an einen 24x7-Support weckt. 

“IT-Verantwortliche sollten Microsoft 365 bewusst anpacken und sich von der «alten Welt» verabschieden. Der Parallelbetrieb führt über kurz oder lang ins Chaos.”

Auf der anderen Seite übernimmt Microsoft 365 einen Grossteil der repetitiven Aufgaben, womit das IT-Team sich neuen Aufgaben stellen muss (Stichwort: Schulungsbedarf). Kurz: IT-Verantwortliche sollten das neue Betriebsmodell mit Microsoft 365 bewusst anpacken und sich gleichzeitig von der «alten Welt» verabschieden, um die in Aussicht gestellten Vorteile realisieren zu können. Der Parallelbetrieb führt über kurz oder lang ins Chaos. 

Wo fängt man am besten an? 

Rom wurde nicht an einem Tag gebaut. Auch beim Aufbau der Microsoft Plattform hilft die Orientierung an einer Roadmap – einer Art Landkarte, um den Entwicklungsweg aufzuzeigen. Wo Sie beginnen, und welche Zwischenstationen Sie durchschreiten – das sind Fragen, die unternehmensspezifisch festgelegt werden müssen.  

Ein Blog-Beitrag von Thomas Peyer, CTO bei MondayCoffee

Wir empfehlen, sich für diesen Prozess eng mit dem Business abzustimmen. Denn im Unterschied zu früheren IT-Projekten geht es darum, mehr Verantwortung ans Business zu übergeben, und mittels unternehmensweiter Governance und Standardisierung Leitplanken zu etablieren. Die Reise ist spannend und bietet allen die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln. 

Das Thema beschäftigt nicht nur die IT, auch auf Management-Ebene kommen Fragen auf. Auch hier gibt unser CTO, Thomas Peyer Antworten: Zum Interview

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Kontakt - Sicher arbeiten mit MS Teams

Sicher zusammenarbeiten mit Microsoft Teams: Insights für Ihr Business

Mit der steigenden Anzahl von Microsoft-Teams-Nutzenden im Home-Office und unterwegs nehmen gleichzeitig die Fragen nach Datenschutz und Sicherheit zu. Auch bei unserer Kundschaft können wir das beobachten. Dabei kommen auf Management-Ebene immer wieder die gleichen Fragen auf. Unser CTO, Thomas Peyer, gibt Antworten.

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Was versteht man heute eigentlich unter «sicher» im Umgang mit Informationen? 

Informationssicherheit ist tatsächlich eine recht komplizierte Angelegenheit, und nicht jeder stellt sich dasselbe darunter vor. Experten und Expertinnen sprechen von den folgenden drei «Schutzzielen», die zur Informationssicherheit beitragen – z. B. auch im Zusammenhang mit der DSGVO (GDPR): 

• Vertraulichkeit, d. h. die Verhinderung der unbefugten Offenlegung von Informationen (beabsichtigt oder nicht)  

• Integrität, d. h. die Verhinderung, dass Informationen durch Unbefugte verändert werden können (z. B. Phishing, Cyber Extortion etc.), und  

• Verfügbarkeit, d. h. die Sicherstellung, dass die Informationen immer verfügbar sind. 

Jedes dieser Schutzziele enthält weitere Unterziele, die von unzähligen Sicherheitsmassnahmen umgesetzt werden. Ohne weiter ins Detail zu gehen, lässt sich zusammenfassen: Es ist keine triviale Aufgabe, eine hohe Informationssicherheit zu erlangen. 

Sind meine Daten mit MS Teams denn sicher? Sind sie genauso sicher wie auf dem Server in meinem Unternehmen?  

Die kurze Antwort ist: Ja! Mit der Verwendung von MS Teams sind Ihre Daten deutlich sicherer als mit einer Datenspeicherung auf Ihrem eigenen Server vor Ort. 

Gleichzeitig ist zu betonen, dass wir zwei recht unterschiedliche Dinge vergleichen. Der On-Premises-Server war in der Zeit vor dem allzeit verfügbaren Cloud-Computing ziemlich sicher – vor allem bei grösseren Unternehmen, die hohe Geldsummen in spezialisierte Sicherheitslösungen investiert hatten. Gleichzeitig ging man davon aus, dass die Arbeit zu 90 % innerhalb der Büroräumlichkeiten und innerhalb eines firmeneignen Netzwerks stattfand. Bei zahlreichen kleineren Unternehmen hingegen war die Datensicherheit eher prekär, wenn man genauer hinschaute. 

“ Teams und Microsoft 365 in Kombination enthalten bereits zahlreiche Mechanismen, um die Informationssicherheit wirksam abzudecken. ”

Heute leben wir hingegen in einer völlig anderen Realität – und diese ist durch die COVID-Pandemie noch befeuert worden. Heute können nur wenige Unternehmen davon ausgehen, dass alle Mitarbeitenden grundsätzlich nur innerhalb des Unternehmens auf Daten zugreifen. Stattdessen wollen Mitarbeitende jederzeit und auch von zuhause aus mit beliebigen Endgeräten arbeiten können. Diese immer wichtiger werdenden hybriden Arbeitsmodelle – d. h. die Kombination aus Büroarbeit mit «Remote Work» – erfordern einen besonderen Massnahmen-Mix, um Informationssicherheit zu erreichen. Teams und Microsoft 365 in Kombination enthalten bereits zahlreiche Mechanismen, um die Informationssicherheit wirksam abzudecken. 

Führt die Arbeit in MS Teams nicht zu einem viel einfacheren Abfluss von schützenswerten Daten? 

Nein, das ist nicht der Fall. Natürlich sollte man sich jederzeit seiner Aktionen bewusst sein, aber mittels gezielter Konfigurationen lässt sich ein Sicherheitsniveau erreichen, das sich noch vor wenigen Jahren nur einzelne Grossbanken leisten konnten. Davon können heute Unternehmen jeglicher Grösse profitieren. Teams ist auch deswegen eine sichere Plattform, weil alle Inhalte «an einem Ort», in einem integrierten System basierend auf Microsoft 365 liegen. Man kämpft also nicht wie früher mit unabhängigen Systemen, die alle separat geschützt werden mussten (z. B. Server, Netzwerk, Firewalls, Betriebssysteme, Identitäten, etc.). Gleichzeitig reduziert diese Integration die Komplexität und die Kosten – und erhöht die Transparenz, wenn diese benötigt wird. 

“Teams ist eine sichere Plattform, weil alle Inhalte «an einem Ort», in einem integrierten System basierend auf Microsoft 365 liegen.”

Wo fange ich also an, um Microsoft Teams sicher einzusetzen? 

Es gibt zwar keine Einzelmassnahme, welche absolute Sicherheit garantiert, aber manche Massnahmen haben eine besonders grosse Wirkung. So würde ich mich als Erstes um den Schutz der Benutzeraccounts und der Profile der Mitarbeitenden kümmern, um sicherzustellen, dass diese nicht missbraucht werden können (z. B. durch Multi-Factor-Schutz mit dem Mobiltelefon). 

Ein Blog-Beitrag von Thomas Peyer, CTO MondayCoffee

Darauf folgen mehrere weitere Schritte, die konzeptionell mit der Geschäftsstrategie und den bereits bestehenden technischen Rahmenbedingungen abgestimmt sein müssen. Es braucht also eine geführte Diskussion, um die für ein Unternehmen richtige Lösung umzusetzen.  

Wie geht man aus Sicht der IT mit diesen Anforderungen um? Auch hier gibt unser CTO, Thomas Peyer Antworten: Zum Interview

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SUISSETEC: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit für die Zukunft sicherstellen

Der Schweizerisch-Liechtensteinische Gebäudetechnikverband (suissetec) ist ein Branchen- und Arbeitgeberverband. Er umfasst rund 3500 Mitgliederbetriebe aus den Bereichen Spenglerei/ Gebäudehülle, Sanitär/Wasser/Gas, Heizung sowie Lüftung/Klima/Kälte. Mit ca. 85 Mitarbeitenden betreibt suissetec Standorte in allen Sprachregionen der Schweiz.

Ausgangslage

Im Laufe des digitalen Wandels entstanden bei den Mitarbeitenden von suisstec neue Bedürfnisse an die Zusammenarbeit. Die dezentralen Lösungen, die genutzt wurden, führten oft zu Wissens-Silos und erschwerten die unternehmensweite Zusammenarbeit. Die IT stand mit der historisch gewachsenen, heterogenen IT-Landschaft vor immer komplexeren Herausforderungen.

Vorgehen

Die Projektbeteiligten von MondayCoffee und suissetec führten die neue digitale Arbeitsplattform suissetec365 & Microsoft Teams ein. Das Besondere: Statt dem standardisierten Office 365 wurde direkt die erprobte Best-Practice-Lösung von MondayCoffee implementiert, die die Nutzung der Microsoft Tools, vereinfacht und intuitiver macht.

Resultate

Mit der Einführung der neuen digitalen Arbeitsplattform ist suissetec der Sprung von einem veralteten On-Premise-System in die Cloud gelungen. Heute zeichnet sich der Branchen- und Arbeitgeberverband durch eine strukturierte digitale und moderne Arbeitsweise aus.

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