Wie Homeoffice unsere Büros menschlicher macht

Vor der Pandemie hätte wohl niemand erwartet, dass ein so schneller Wechsel vom Präsenzmodell ins Homeoffice möglich ist. Etwa 18 Monate später sind einige Unternehmen, darunter auch das Architekturbüro Marazzi + Paul Architekten, bei einem hybriden Arbeitsmodell angekommen – das wirkt sich auch auf die zukünftigen Büro- und Wohnbauten aus. Wir haben mit Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten, über den Umbau ihres eigenen Office und über den Einfluss der Pandemie auf die Architektur von morgen gesprochen.

Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten

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Herr Paul – Sie haben den Moment der Stunde genutzt und während der zweiten Corona-Welle das Office umgebaut. Gab es die Pläne für den Umbau schon vorher?  

Die Pläne hatten wir schon länger in der Schublade, aber die Dringlichkeit fehlte, etwas zu ändern. Als klassisches Architekturbüro wurde unser Open-Office schlicht fürs Arbeiten genutzt. Man kam morgens, ging mittags draussen was essen, arbeitete nachmittags am Platz oder gemeinsam im Sitzungsraum, und ging abends nach Hause.  

Mit Pandemie und der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells haben sich die Gewohnheiten im Office verändert und damit auch die Ansprüche an die Räumlichkeiten. Heute kommen unsere Mitarbeitenden vor allem für die sozialen Momente ins Office. Viel Platz nehmen neu unsere Küche und Kaffee-Ecke ein oder auch die dedizierten Meeting-Ecken.  

Die Arbeitsweise ist heute also eine andere?  

Ja. Wir mussten uns damals bei der ersten Welle innerhalb von 24 Stunden von dem fixen Arbeitsplatz im Office verabschieden und komplett auf eine digitale und ortsunabhängige Arbeitsweise umschalten. Von 0 auf 100 – dass dies so unkompliziert verlaufen könnte, hätte ich nie gedacht.  

Doch wir haben gelernt, dass wir keine fixen Arbeitsplätze brauchen, um als Team und mit KundInnen gut arbeiten zu können. Technologisch wäre so ein Set-up vor zwei Jahren auch noch nicht möglich gewesen. Heute wollen wir davon profitieren und unseren Mitarbeitenden ein flexibles Arbeitsmodell anbieten.  

Wie definiert sich bei Ihnen das flexible Arbeitsmodell? Gibt es neue Regelungen?  

Bei der Definition unseres neuen Arbeitsmodells haben wir die Mitarbeitenden miteinbezogen. Während Corona haben wir eine Umfrage durchgeführt. Das Ergebnis: Niemand will 100 % von zu Hause aus oder im Büro arbeiten. In unseren Arbeitsverträgen haben wir neu festgehalten, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, zwischen 40–50 % (bei einer 100-%-Stelle) im Homeoffice zu arbeiten. Eine Regelung sieht vor, dass jede/r Mitarbeitende im Vorfeld entscheiden muss, wie seine oder ihre Aufteilung ausschaut. Blockzeiten gelten bei uns auch im Home-Office und die Themen Ergonomie und Infrastruktur am Arbeitsplatz haben wir auch neu geregelt. Beispielsweise kriegen unsere Mitarbeitenden neu im Jahr einen fixen Kostenbeitrag für die Investition in ihr Homeoffice, sind aber selbst dafür verantwortlich, die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu Hause einzuhalten. Und – Donnerstag ist für alle Bürotag. An einem Tag wollen wir uns mit allen Mitarbeitenden im Office persönlich austauschen können.  

“Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse und auf diese können durch einen kontinuierlichen Dialog mit den Mitarbeitenden eingegangen werden.”

Sie leben das hybride Arbeitsmodell nun bereits seit einiger Zeit. Gibt es Blind Spots? 

Neue Arbeitsmodelle müssen gut durchdacht sein. Das Einrichten des Arbeitsplatzes zu Hause darf nicht unterschätzt werden. Da gibt es sicherlich Dinge, die wir langfristig nochmals anpassen müssen. Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse. Auf viele konnten wir eingehen und haben zurzeit eine sehr hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Andere kennen wir heute noch nicht. Wichtig erscheint mir der kontinuierliche Dialog mit den Mitarbeitenden.  

Perspektivenwechsel: Marazzi + Paul Architekten entwirft und realisiert Büroumbauten und Neubauten. Sind in der Architektur bereits erste Corona-Effekte spürbar? Mit welchen Ideen liebäugeln die Architekten bei der Neu- oder Umgestaltung von Bürogebäuden?  

Die Pandemie ist ein Katalysator für Trends, die bereits vorher da waren: vom fixen, eigenen Arbeitsplatz zum Shared-Desk. Sharing wird überdurchschnittlich gefordert. Das Office wird zum Hub, die Arbeitsplätze verdichten sich, die Begegnungszonen vervielfachen sich. Mitarbeitende kommen ins Office, weil sie sich dort wohlfühlen, die Möglichkeit haben, sich mit anderen Personen in einer einladenden Umgebung zu treffen und zusammenzuarbeiten.  

Welche Entwicklungen sagen Sie bei der Planung von Wohnbauten voraus? Wird es vermehrt Co-Working-Spaces in Siedlungsbauten geben? Oder wird das Office in der Wohnung zum Standard?  

Sie erinnern sich an den Gemeinschaftsraum in Siedlungen, welcher von niemandem genutzt wurde? Und meist als Abstellraum diente? Nun ist ein echtes Bedürfnis für einen solchen Raum entstanden. 

Wir sind gerade an einem Projekt dran, wo wir uns konkret über einen Co-Working-Space in einer Siedlung Gedanken machen – von der Küche über die Infrastruktur bis zur Technik.  

Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten.  

Auch für uns Architekten ist das eine Riesenchance. Bei Marazzi + Paul Architekten setzen wir uns immer sehr intensiv mit dem Ort auseinander, wo unsere Bauten entstehen. Wenn wir nun in Zukunft vor Ort, am Ort, arbeiten können, kann nochmals ein ganz anderer Bezug zu den Menschen in der Umgebung entstehen.  

Beim vorher erwähnten Projekt haben wir die EinwohnerInnen eine Postkarte malen lassen, um zu verstehen, wie sie sich die Umgebung in Zukunft vorstellen. Eine solche Ortsanalyse könnte in Zukunft noch andere Dimensionen annehmen.  

“Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten. ”

Welche Auswirkung hätten solche Entwicklungen, das Arbeiten von überall aus, auf die Planung des öffentlichen Raumes?  

Ob privat, halbprivat oder öffentlich, Räume werden immer vielschichtiger genutzt. Das Restaurant wird zum Arbeitsort. Die Bankfiliale wird zum Arbeitsort. Die Parkbank im Grünen wird zum Arbeitsplatz. In unserem Office könnten wir in Zukunft auch branchenfremde Co-Workers empfangen. Schulräume oder auch Fußballstadien könnten doppelt genutzt werden.  

Ich hatte schon immer die Vision eines fliegenden Klassenzimmers. SchülerInnen ziehen wie NomadInnen durch die Stadt, erkunden Orte, lernen Neues beim Erleben. Die Technik schenkt uns Raum für neue Ideen. Mal schauen, was daraus wird. 

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Abbildungen: Das Office der Marazzi + Paul Architekten

Vom Hörsaal ins Wohnzimmer – und zurück?

Mit der Pandemie hat sich auch das Universitätsleben schlagartig verändert. Studierende, Professor:innen, Dozent:innen und Backoffice-Mitarbeiter:innen mussten sich in kürzester Zeit auf eine neue Lehr-, Lern- und Arbeitsweise einstellen. Wir haben mit Frau Dr. Solveig Randhahn, Geschäftsführerin der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften an der Universität Duisburg-Essen, über Learnings und mögliche Zukunftsszenarien gesprochen.

Frau Dr. Solveig Randhahn, Geschäftsführerin der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften an der Universität Duisburg-Essen

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Frau Dr. Randhahn, wie funktionierte Ihre Organisation während der Krise und wie sind Sie mit den Herausforderungen umgegangen?

Seit dem ersten Lockdown müssen wir permanent mit einer großen Unsicherheit umgehen: Entscheidungen auf politischer Ebene ebenso wie vonseiten der Hochschulleitung werden erst sehr kurzfristig getroffen und für uns bekannt. Gleichwohl liefern sie eine wichtige Grundlage für das Geschehen und die Handlungsspielräume an der Fakultät. Dabei wird erwartet, dass für die verschiedensten Szenarien Handlungsoptionen entwickelt werden, um möglichst flexibel mit eben diesen kurzfristigen Entscheidungen umgehen zu können. Das erfordert eine sehr hohe Dauerbelastung für die meisten unserer Mitarbeiter:innen. Von zentraler Bedeutung für das Krisenmanagement war daher eine intensive Kommunikation in und mit den verschiedenen Bereichen. Dies beinhaltet: Entwicklungen transparent machen und erklären, Fragen diskutieren, Handlungsoptionen abwägen, Sorgen und Ängste von Mitarbeiter:innen ernst nehmen, gleichzeitig lösungsorientiert und pragmatisch agieren, und nicht in einen Lähmungszustand verfallen – das war und ist nicht einfach. 

Die Pandemie beeinträchtigte nicht nur die Lehre, sondern auch die Arbeit im Backoffice. Was hat sich seit Beginn der Pandemie in der Arbeitsweise der Verwaltung verändert?

Die Arbeit wurde fast vollständig in den virtuellen Raum verlegt. Das Verwaltungspersonal musste von heute auf morgen mit Arbeitsgeräten ausgestattet und für das Arbeiten daheim arbeitsfähig gemacht werden. Für viele verwaltungstechnische Prozesse wurden sehr kurzfristig digitale Abläufe geschaffen, die vorher noch nicht vorgesehen waren. Mitarbeiter:innen lernten mit Videokonferenzsystemen umzugehen, digitale Signaturen einzurichten, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten usw., d. h. grundsätzlich vollumfassend im digitalen Raum zu arbeiten. Hier ist einiges in Bewegung geraten und es bleibt zu hoffen, dass daran angeknüpft und die Arbeit noch weiter flexibilisiert wird.

Zurück zu den Studierenden: Man würde glauben, dass der Digitalisierungsschub für die junge Generation (Studierende) mehr ein Segen als ein Fluch war/ist. Stimmt das?

Die Digitalisierung in der Lehre hat ja nicht erst durch die Pandemie begonnen, sondern es gab sie auch vorher schon. Gleichwohl hat sie natürlich noch einmal ein ganz neues Gewicht erhalten, nicht zuletzt dadurch, dass Studierende inzwischen seit drei Semestern nur virtuell studieren. Mit Blick auf die Entwicklung innovativer Lehr-/Lernangebote ist die aktuelle Lage in der Tat ein Segen, denn die Bereitschaft und Offenheit zum Gestalten und Ausprobieren hat kräftig Anschub bekommen. Der Zugang zu digitaler wissenschaftlicher Literatur, Artikeln und Texten und der wissenschaftliche Austausch auf vielfältigen Plattformen im virtuellen Raum hat sich enorm erweitert. Open Access sei als Stichwort genannt – in diesem Zusammenhang wurden die Möglichkeiten für Forschung und Lehre sehr umfassend erweitert.

Gleichzeitig stellt die gegenwärtige Situation eines Studiums im virtuellen Raum ohne jegliche Präsenz auch eine enorme Herausforderung für die Studierenden dar: Das für ein Studium und die persönliche Entwicklung so wichtige Sozialleben am Campus findet aktuell nicht statt. Prüfungen unter den Rahmenbedingungen der Pandemie zu entwickeln und durchzuführen, ist häufig sowohl für Prüfer:innen als auch für Studierende eine neue und große Herausforderung. Hinzu kommt, dass einige Studierende zuhause keine angemessenen Rahmenbedingungen haben, um «in Ruhe» studieren zu können. Häufig teilen sie ihren Arbeitsplatz mit der Familie, und sind gleichzeitig (wie die Mitarbeiter:innen auch) mit Familienpflichten konfrontiert.  

Gemäss verschiedenen Studien wünschen sich viele Mitarbeitende, dass das flexible Arbeitsmodell bestehen bleibt. Besteht dieser Wunsch auch bei den Studierenden, den Lehrkräften und den Mitarbeitenden bei Ihnen in der Verwaltung? Wird sich ein hybrides Arbeitsmodell auch in Ihrem Bereich in Zukunft etablieren?

Das flexible Arbeiten von Daheim oder anderen Orten aus stößt auf große Zustimmung unter den Mitarbeiter:innen und Lehrenden. Es wird gewünscht, dass hierfür auch zukünftig flexible Arbeitsweisen ermöglicht werden. Eine zentrale Voraussetzung für die Verwaltungsmitarbeiter:innen wurde bereits geschaffen: Anfang Oktober trat eine neue Dienstvereinbarung zum Homeoffice in Kraft, die einen deutlich flexibleren und strukturellen Rahmen für die Gestaltung von Homeoffice bietet.

“Corona hat uns gezeigt, wie spontan und schnell wir in der Lage sein können, vom scheinbar «Normalen» abzuweichen und Dinge anders zu machen. Ich hoffe, dass wir uns diese Flexibilität und den erforderlichen Mut zum Handeln für die Zukunft bewahren.”

Gleichzeitig ist die Universität Duisburg-Essen eine Präsenzuniversität. D.h., insgesamt findet das Studium an der Universität vor Ort an den beiden Campus in Duisburg und Essen statt. Das schließt nicht aus, dass Lehre auch digital erfolgen kann. Ganz im Gegenteil: Es geht nunmehr sehr stark darum, wie man die Vorteile aus beiden Welten sinnvoll miteinander kombinieren kann und Studium und Lehre in geeigneter Weise weiterentwickelt, so dass die Studierenden bestens auf die zukünftige Arbeitswelt vorbereitet werden. In der Theorie ist die Idee von «hybriden Lehr-/Lernmodellen» schon lange nichts Neues mehr. Wie gelingt es jedoch, eine Campusinfrastruktur und eine Lehrplanung aufzubauen, die genau solche Überlegungen ermöglicht, so dass Studierende selber entscheiden könnten, ob sie im Hörsaal oder von einem anderen Ort aus an der Lehre teilnehmen. In diesem Zusammenhang steht uns noch ein großer Lern- und Entwicklungsprozess bevor – genau dafür ist eine innovative Universität aber ja vielleicht auch einfach der richtige Ort.

Was bedeutet «Normalität» heute für Sie? Und wie stellen Sie sich den Universitätsalltag in naher Zukunft vor?

Corona hat uns gezeigt, wie spontan und schnell wir in der Lage sein können, vom scheinbar «Normalen» abzuweichen und Dinge anders zu machen. Ich hoffe, dass wir uns diese Flexibilität und den erforderlichen Mut zum Handeln für die Zukunft bewahren. Weniger ein Denken in «Das geht nicht»-Mechanismen, sondern gestaltend und lösungsorientiert. Ich wünsche mir, dass der Campus wieder ein Ort der direkten Begegnung wird für Studierende, Lehrende und Mitarbeiter:innen. Gleichzeitig nutzen wir dabei den virtuellen Raum, um innovative Lehr-/Lernangebote zu schaffen, Forschungsfragen zu behandeln und Servicestrukturen bereitzustellen, die für gute Lehre und Forschung erforderlich sind.  

Aufbruch in die hybride Arbeitswelt

Bild: MondayCoffees Office in München

Das Arbeiten in der häuslichen Enge mit rein virtuellem Kontakt zu Teammitgliedern, Kundschaft und Geschäftspartnern hat in uns die Sehnsucht nach mehr geweckt.  

Seit die Pandemie uns ins Homeoffice gezwungen hat, haben nur wenige persönliche Meetings stattgefunden – und die, die am meisten Spass machen, fehlen nach wie vor: der informelle Plausch bei der Kaffeemaschine oder am Schreibtisch eines Kollegen, ein Feierabendbier oder das jährliche Büroessen.  

Immer häufiger stellt sich die Frage: Kommt die alte Bürokultur zurück? Wollen wir denn zurückkehren?  

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Erst jetzt wissen wir, wie es ist. 

Während einige Branchen wie Medien, Telekommunikation, IT und Energie schon seit Jahrzehnten Remote-Arbeit praktizieren, haben die meisten von uns bisher kaum von zu Hause aus gearbeitet. Viele hatten regelrecht Zweifel, ob das so eine gute Idee ist. Ich erinnere mich an Diskussionen über all die Nachteile, wenn man Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten lässt: wie unmöglich es sei, sie zu managen, und wie unproduktiv die Arbeit ausserhalb des Büros sei. 

“Die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen.”

Heute wird Telearbeit nicht mehr als Wohlfühl-Vergünstigung für ausgewählte Mitarbeitende wahrgenommen. Nach einem Jahr Pandemie haben sich die Vorteile bewährt – und sind die wirklichen Herausforderungen zum Vorschein gekommen. Meiner Meinung nach die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen. Ja, wir haben die virtuelle Kaffeepause und das virtuelle Feierabendbier ausprobiert. Aber finden Sie das nicht auch irgendwie seltsam?

Die Entdeckung einer neuen hybriden Arbeitsweise 

Was kommt als Nächstes?  

Auch wenn wir die pandemiebedingten Schliessungen hinter uns lassen, wird ein Teil unseres Remote-Arbeitsverhaltens bestehen bleiben. Eine BCG-Umfrage unter Tausenden von Führungskräften und Beschäftigten in ganz Europa prognostiziert jedenfalls einen deutlich höheren Anteil an Remote-Arbeit als vor 2020. Nach der Umfrage werden ausserdem mehrere Vorteile damit einhergehen: höhere Produktivität, geringere Bürokosten und mehr Vorteile für die Mitarbeiterschaft. 
Die Umfrageteilnehmenden wurden auch nach den Herausforderungen der Remote-Arbeit gefragt. Ihre Antworten: die Aufrechterhaltung der Arbeitskultur, die Sicherstellung des Team-Engagements und dass Innovation, Kontrolle und die Produktivitätssteigerung nicht mehr auf die gleiche Weise wie vor Ort funktionieren. 

Einige unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird. Eine Kombination aus persönlicher und virtueller Zusammenarbeit. Eine Kombination aus ‚zu Hause‘ und ‚im Büro‘ – aber mit anderen Parametern oder Regeln. Wir werden nicht unbedingt ins Büro gehen, um dort einfach an unserem persönlichen Schreibtisch zu sitzen. Stattdessen wollen wir uns dort mit einer bestimmten Gruppe von Menschen treffen, um in einem bestimmten Format zusammenzuarbeiten. Wir arbeiten nicht nur von zu Hause aus, weil es uns mehr Flexibilität ermöglicht oder weil wir zu den Glücklichen gehören, die das dürfen. Wir arbeiten von zu Hause aus, weil wir dort für bestimmte Tätigkeiten produktiver sind.

“Unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird.”

Bei MondayCoffee, wo ich arbeite, haben wir unsere Informationsinfrastruktur in die Microsoft-Cloud verlagert, sobald dies vor ca. sieben Jahren möglich wurde. Schon vor der Pandemie kann ich mich an keine Meetings ohne Remote-Beteiligte, digitale Whiteboards oder Videokonferenzen erinnern. Auch in unserem Unternehmen sehnen wir uns zurück ins Büro, vor allem für bestimmte Collaboration-Szenarios. Innovationsworkshops, Schulungen und Teambuilding sind einfach viel effektiver, wenn sie persönlich stattfinden. Sofern dies die Hauptgründe für den Aufenthalt im Büro sind, stellt das die aktuelle Raumaufteilung dort in Frage: weniger Einzelarbeitsplätze und dafür mehr und neue Formate von Meetingräumen, die den spezifischen Anforderungen der Zusammenarbeit gerecht werden.

“Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen.”

Wir brauchen neue Regeln  

Wie man ‚hybride Arbeit‘ organisiert, sollte in Unternehmen offen diskutiert werden. Es bedarf neuer Regeln – in erster Linie, um die Gesundheit unserer Arbeitskräfte zu gewährleisten.   

Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen. Unternehmen und ihre Führungskräfte müssen ihren Arbeitskräften die richtigen Werkzeuge und Regeln bereitstellen, damit sie ein gesundes Gleichgewicht halten und von Anfang an der Versuchung widerstehen, in ihrer Freizeit Geschäftsmails und Benachrichtigungen zu checken. Doch nicht nur die Mitarbeitenden, auch die Führungskräfte benötigen Unterstützung darin, wie sie ihre Teams in einer hybriden Welt führen können. 

Es gibt ein völlig neues Terrain zu entdecken. Und ich freue mich darauf, dieses gemeinsam mit meinen Kolleg*innen von MondayCoffee zu erkunden und noch einmal zu definieren, wie man in dieser entstehenden hybriden Umgebung am besten und modern arbeitet. Ich bin zuversichtlich, dass dieser Wandel uns viele Innovationen und Möglichkeiten bescheren wird, um die Arbeit effektiver, effizienter und gleichzeitig gesünder zu gestalten. 

Mark Albrecht ist Director Corporate Development bei MondayCoffee AG.

Source illustrations: vecteezy.com

DR. WIESELHUBER & PARTNER: Die Weichen für einen effizienten, digitalen Wandel legen

Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ist ein führendes Unternehmensberatungshaus für Familienunternehmen und Tochtergesellschaften von Konzernen in München. Sie ist spezialisiert auf die unternehmerischen Gestaltungsfelder Strategie, Digitale Transformation, Business Performance sowie Restructuring und Finance.

Ausgangslage

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung wuchs bei Dr. Wieselhuber & Partner der Wunsch, die Zusammenarbeit im täglichen Projektgeschäft auf einen modernen und aktuellen Standard zu heben. Zugunsten der Effizienz und Qualität der Prozesse sollte die bestehende Arbeitsweise in die neue Cloud-Struktur transformiert werden.

Vorgehen

Unter dem Namen WE-Net wurde die Out-of-the-Box-Lösung CoffeeNet 365 eingeführt. Zur finalen Definition der Anforderungen veranstaltete MondayCoffee Konzept- und Pilot-Workshops. Damit konnte WE-Net entlang der Anforderungen und Kenntnisse der Key User mit dem Projektfortschritt wachsen.

Resultate

Mit WE-Net ist bei Dr. Wieselhuber & Partner heute kollaboratives Arbeiten in Multi-Projektmanagement-Strukturen möglich – sowohl standort- als auch teamübergreifend. Die interne Kommunikation und der Austausch von Information ist deutlich transparenter und erfolgt in Echtzeit über einen ansprechenden Kanal, der auch gerne genutzt wird.

Download Case Study

DR. WIESELHUBER & PARTNER: Case Study Download

Sicher zusammenarbeiten mit Microsoft Teams: Insights für Ihr Business

Mit der steigenden Anzahl von Microsoft-Teams-Nutzenden im Home-Office und unterwegs nehmen gleichzeitig die Fragen nach Datenschutz und Sicherheit zu. Auch bei unserer Kundschaft können wir das beobachten. Dabei kommen auf Management-Ebene immer wieder die gleichen Fragen auf. Unser CTO, Thomas Peyer, gibt Antworten.

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Was versteht man heute eigentlich unter «sicher» im Umgang mit Informationen? 

Informationssicherheit ist tatsächlich eine recht komplizierte Angelegenheit, und nicht jeder stellt sich dasselbe darunter vor. Experten und Expertinnen sprechen von den folgenden drei «Schutzzielen», die zur Informationssicherheit beitragen – z. B. auch im Zusammenhang mit der DSGVO (GDPR): 

• Vertraulichkeit, d. h. die Verhinderung der unbefugten Offenlegung von Informationen (beabsichtigt oder nicht)  

• Integrität, d. h. die Verhinderung, dass Informationen durch Unbefugte verändert werden können (z. B. Phishing, Cyber Extortion etc.), und  

• Verfügbarkeit, d. h. die Sicherstellung, dass die Informationen immer verfügbar sind. 

Jedes dieser Schutzziele enthält weitere Unterziele, die von unzähligen Sicherheitsmassnahmen umgesetzt werden. Ohne weiter ins Detail zu gehen, lässt sich zusammenfassen: Es ist keine triviale Aufgabe, eine hohe Informationssicherheit zu erlangen. 

Sind meine Daten mit MS Teams denn sicher? Sind sie genauso sicher wie auf dem Server in meinem Unternehmen?  

Die kurze Antwort ist: Ja! Mit der Verwendung von MS Teams sind Ihre Daten deutlich sicherer als mit einer Datenspeicherung auf Ihrem eigenen Server vor Ort. 

Gleichzeitig ist zu betonen, dass wir zwei recht unterschiedliche Dinge vergleichen. Der On-Premises-Server war in der Zeit vor dem allzeit verfügbaren Cloud-Computing ziemlich sicher – vor allem bei grösseren Unternehmen, die hohe Geldsummen in spezialisierte Sicherheitslösungen investiert hatten. Gleichzeitig ging man davon aus, dass die Arbeit zu 90 % innerhalb der Büroräumlichkeiten und innerhalb eines firmeneignen Netzwerks stattfand. Bei zahlreichen kleineren Unternehmen hingegen war die Datensicherheit eher prekär, wenn man genauer hinschaute. 

“ Teams und Microsoft 365 in Kombination enthalten bereits zahlreiche Mechanismen, um die Informationssicherheit wirksam abzudecken. ”

Heute leben wir hingegen in einer völlig anderen Realität – und diese ist durch die COVID-Pandemie noch befeuert worden. Heute können nur wenige Unternehmen davon ausgehen, dass alle Mitarbeitenden grundsätzlich nur innerhalb des Unternehmens auf Daten zugreifen. Stattdessen wollen Mitarbeitende jederzeit und auch von zuhause aus mit beliebigen Endgeräten arbeiten können. Diese immer wichtiger werdenden hybriden Arbeitsmodelle – d. h. die Kombination aus Büroarbeit mit «Remote Work» – erfordern einen besonderen Massnahmen-Mix, um Informationssicherheit zu erreichen. Teams und Microsoft 365 in Kombination enthalten bereits zahlreiche Mechanismen, um die Informationssicherheit wirksam abzudecken. 

Führt die Arbeit in MS Teams nicht zu einem viel einfacheren Abfluss von schützenswerten Daten? 

Nein, das ist nicht der Fall. Natürlich sollte man sich jederzeit seiner Aktionen bewusst sein, aber mittels gezielter Konfigurationen lässt sich ein Sicherheitsniveau erreichen, das sich noch vor wenigen Jahren nur einzelne Grossbanken leisten konnten. Davon können heute Unternehmen jeglicher Grösse profitieren. Teams ist auch deswegen eine sichere Plattform, weil alle Inhalte «an einem Ort», in einem integrierten System basierend auf Microsoft 365 liegen. Man kämpft also nicht wie früher mit unabhängigen Systemen, die alle separat geschützt werden mussten (z. B. Server, Netzwerk, Firewalls, Betriebssysteme, Identitäten, etc.). Gleichzeitig reduziert diese Integration die Komplexität und die Kosten – und erhöht die Transparenz, wenn diese benötigt wird. 

“Teams ist eine sichere Plattform, weil alle Inhalte «an einem Ort», in einem integrierten System basierend auf Microsoft 365 liegen.”

Wo fange ich also an, um Microsoft Teams sicher einzusetzen? 

Es gibt zwar keine Einzelmassnahme, welche absolute Sicherheit garantiert, aber manche Massnahmen haben eine besonders grosse Wirkung. So würde ich mich als Erstes um den Schutz der Benutzeraccounts und der Profile der Mitarbeitenden kümmern, um sicherzustellen, dass diese nicht missbraucht werden können (z. B. durch Multi-Factor-Schutz mit dem Mobiltelefon). 

Ein Blog-Beitrag von Thomas Peyer, CTO MondayCoffee

Darauf folgen mehrere weitere Schritte, die konzeptionell mit der Geschäftsstrategie und den bereits bestehenden technischen Rahmenbedingungen abgestimmt sein müssen. Es braucht also eine geführte Diskussion, um die für ein Unternehmen richtige Lösung umzusetzen.  

Wie geht man aus Sicht der IT mit diesen Anforderungen um? Auch hier gibt unser CTO, Thomas Peyer Antworten: Zum Interview

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Das Chaos als Chance, die Dinge anders zu denken

3 Leitgedanken zum neuen Arbeiten

Ein Blog-Beitrag von Reto Meneghini, Mitgründer und CEO MondayCoffee. Reto Meneghini setzt sich seit über 20 Jahren mit der Digitalisierung des Arbeitsplatzes auseinander. Seine Firma MondayCoffee unterstützt Unternehmen dabei, eine moderne Arbeitsweise in ihrer Organisation zu etablieren.

Es gab Zeiten im zu Ende gehenden Jahr, da sehnte ich mich nach weniger online! Wo ich sonst keine Gelegenheit auslasse, alles Mögliche in meinem Alltag zu digitalisieren. Ich träumte nachts vom Fliegen, da die Routine des Ständig-unterwegs-Seins plötzlich komplett fehlte. Vieles war anders dieses Jahr. Die Arbeitswelt wurde auf den Kopf gestellt. Wie so viele von uns, stellte auch ich mir die Frage, wie wir die Zukunft des Arbeitens gestalten werden. Ich kam dabei auf folgende 3 Leitgedanken:

1. Gleichberechtigung zwischen Remote-Working und Office-Working

Als ein Unternehmen, das seit über 20 Jahren Modern-Workplace-Solutions anbietet, wissen wir, dass Remote-Working funktioniert. Und seit diesem Jahr wissen wir, dass es sogar noch besser funktioniert, als wir dachten. Wir haben heute Kunden im Portfolio, die wir noch nie physisch getroffen haben. Verkaufsgespräche, Verhandlungen oder Kreativ-Workshops finden online statt. Erst jetzt, da wir dazu gezwungen wurden Neues auszuprobieren, erkennen wir die Vorteile, gewisse Dinge auch online zu tun. Dinge, die wir früher reflexartig offline erledigten, weil wir es so gewohnt waren und ein Online-Format auf den ersten Blick nur Nachteile hatte.

Klar, es gibt im aktuellen pandemiebedingten Szenario ‚Remote-Working-Only‘ ungelöste Fragen, auf die auch wir bei MondayCoffee keine perfekte Antwort haben. Zum Beispiel: Wie etabliere ich mich als New-Joiner in einem Team, welches ich noch nie gesehen habe? Wie komme ich an den letzten Company-Gossip, wenn die ungeplanten Gespräche auf dem Weg zum Meeting-Raum oder in der Kaffee-Ecke fehlen?

Würde mich also jemand fragen, ob Büros überflüssig werden, wäre meine Antwort klar Nein. Was meiner Meinung nach aber zukünftig anders sein wird, ist der Grund, warum jemand ins Office geht. Weniger, um an einem Tisch zu sitzen und zu arbeiten, sondern vielmehr, um eine/n ArbeitskollegIn zu treffen. Für ein Meeting, für einen Austausch, für das eigene Bedürfnis nach sozialer Interaktion. Zwischen der 1. und der 2. Welle verspürten einige bei uns im Team den Wunsch, ins Office zu gehen. Nicht, weil sie die Arbeit nicht zuhause erledigen konnten, sondern weil sie eine Begegnungsstätte suchten. Dahingehend müssen wir über die Nutzung und Positionierung des Office nachdenken. Wir sollten das Chaos, das sich uns dieses Jahr präsentierte, auch als Chance nutzen, Dinge neu zu denken. Anders zu denken.  

“Das Büro der Zukunft wird mehr der Begegnung als der Arbeit dienen.”

Wir brauchen sicherlich eine Gleichberechtigung zwischen Remote-Working und Office-Working, damit wir die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Teams befriedigen können. Damit sie sich bestmöglich entfalten können.

2. Im Alltag ansetzen

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes wird im ‚New-Normal‘ ohne Frage ein Top-Thema bleiben. Was mir in diesem Jahr einmal mehr bewusst wurde, ist, dass die Digitalisierung im Alltag stattfinden muss. Digitalisierung wird zu oft noch mit Technik gleichgesetzt und landet in der IT-Abteilung – oder sie findet in der Strategie-Abteilung auf Papier statt. Doch modernes Arbeiten entsteht nicht in erster Linie durch Strategie oder Technik, sondern durch Verhaltensänderungen jedes einzelnen Mitarbeitenden.

“Modernes Arbeiten entsteht nicht in erster Linie durch Strategie oder Technik. Sondern durch Verhaltensänderungen jedes einzelnen Mitarbeitenden.”

Viele Unternehmen werden nun intensiv in die Digitalisierung am Arbeitsplatz investieren. Das ist gut so. Meine Empfehlung: Nicht zu lange in der Strategie und IT-Sphäre verweilen, sondern mit einer Task-Force in den Alltag der Abteilungen abtauchen, sich auf den ersten Blick banale Workflows anschauen, und im Kleinen anfangen, sich an das Neue heranzutasten. Die vielen kleinen Verhaltensänderungen werden Grosses bewegen.

3. Die Unternehmenskultur findet neue Wege

Viele stellen sich in diesem Jahr auch die Frage, ob die Unternehmenskultur auf der Strecke bleibt, wenn das Remote-Working überhandnimmt. Doch wie wird Unternehmenskultur überhaupt vermittelt? Über die Stimmung im Office? Die Räumlichkeiten? Auf den Weihnachts- und Sommerfesten? Auch, ja. Vor allem aber über das Verhalten.

Reto Meneghini, Mitgründer und CEO MondayCoffee

Ich habe bei uns im Kleinen festgestellt, dass Mitarbeitende, die in diesem Jahr – zuhause! – gestartet sind, gewisse Verhaltensmuster ihrer TeamkollegInnen bereits übernommen haben. Ich habe als CEO auch bemerkt, dass meine Abwesenheit im Office und die fehlende Nähe zu MitarbeiterInnen, mit denen ich nicht direkt zusammenarbeite, mich auf neue Ideen gebracht haben. Einfach einmal einen Mitarbeitenden anrufen und mich mit ihm per Video-Call austauschen. Kultur wird ja vor allem auch im persönlichen Gespräch übermittelt. Offline genauso wie online. Eine Mitarbeitende von mir schlug mir eine Lunch-Lotterie vor: Nummer ziehen und wer die gleiche Nummer hat, trifft sich beim Online-Lunch. Im Vordergrund steht das Gespräch.

Vielleicht ist die momentane Herausforderung ein guter Zeitpunkt, um uns zu überlegen, wie wir auch das Kultur-Thema noch stärker am Alltag festmachen können. An spezifischen Use-Cases. Und vielleicht finden sich ja auch neue Wege, wie Kultur vermittelt werden kann.

Wir brauchen ganz klar beide Welten – die physische und die digitale –, um eine Unternehmenskultur zu schaffen, zu vermitteln und zu leben. Doch ich gehöre hier ganz klar zu denen, die eine Chance darin sehen, ein Thema mal anders zu denken.

“Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt sehr viel Neues auszuprobieren. Mit den Learnings daraus, gilt es nun die “Zukunft des Arbeitens” zu gestalten.”

Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt viel Neues auszuprobieren. Teils waren wir erstaunt, wie gut es ging. Wie schnell alles ging. Teils standen wir vor Herausforderungen, die wir noch meistern müssen. Sicherlich haben wir viel, sehr viel, dazugelernt und ich bin überzeugt, dass wir mit diesen Learnings die ‚Zukunft des Arbeitens‘ erfolgreich gestalten können.

Lassen Sie den Digitalisierungs-Push nicht verpuffen

Mit der Corona-Krise erlebt die Digitalisierung der Arbeitswelt einen Schub. Viele Angestellte mussten in kürzester Zeit verschiedene Tools einsetzten, um weiterhin die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu gewährleisten. Microsoft Teams hat beispielsweise 2.7 Milliarden Meeting Minuten an einem Tag verbucht.

Doch was geschieht, wenn wir wieder ins Office zurückkehren? Wie stellen wir sicher, dass wir diesen Digitalisierungs-Schub richtig nutzen, um unsere Arbeitsweise ganz zu digitalisieren?  

3 Dingen sollte man Beachtung schenken: 

Blickwinkel öffnen 

Microsoft Teams ist für viele in der Krise, was WhatsApp für Private ist. Ein Tool, welches mir ermöglicht, direkt mit vielen Teilnehmern über Chat, Call oder Video zu kommunizieren und online Meetings abzuhalten. Doch eine digitale Arbeitsweise geht über die Kommunikation hinaus. Themen wie eine strukturierte digitale Dokumentenablage, eine einheitliche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder ein nachhaltiger Wissensaustausch gehören genauso dazu. Unsere Empfehlung: öffnen Sie den Blickwinkel, vertiefen Sie das Verständnis der unterschiedlichen digitalen Arbeitsszenarien, um eine strukturierte, digitale Arbeitsweise zu etablieren.  

Tooleinsatz kontrolliert automatisieren 

Microsoft offeriert eine Vielzahl an Tools, um digital produktiver zu arbeiten. Microsoft Teams kennen wohl mittlerweile alle und dieses Momentum soll auch genutzt werden, um dem digitalen Arbeitsplatz einen Schritt näher zu kommen. Bevor sich aber die Mitarbeiter selbst auf den Weg machen, um den Dschungel der verschiedenen Microsoft-Technologien zu durchforsten, empfehlen wir Ihnen, dies für die Gesamtorganisation in die Hand zu nehmen, und zu verstehen, wo welche Technologien, basierend auf konkreten digitalen Arbeitsszenarien und Use Cases, kontrolliert zum Einsatz kommen sollen. Wir haben das bei unserer Modern-Workplace-Solution so gelöst, dass je nach definiertem Arbeitsszenario oder Use Case die Microsoft-Technologien im Hintergrund automatisch konfiguriert werden und sich der Mitarbeiter nicht um die Wahl der Technologien kümmern muss, sondern nur auf seine Aufgaben konzentrieren kann. 

Mitarbeiter und Teams begleiten 

Viele Mitarbeiter waren und sind in der Krise gezwungen, sich mit digitalen Tools schnell vertraut zu machen. Einige haben sicherlich die Vorteile einer digitalen Arbeitsweise erkannt und sind motiviert in Richtung digitaler Arbeitsplatz weiterzuschreiten. Auf diesem Weg müssen sie begleitet werden – insbesondere die, die noch Mühe haben, alte Gewohnheiten abzulegen. Wir empfehlen Unternehmen, den Austausch mit den Mitarbeitern zu suchen, ihr Feedback zu den Erfahrungen, die sie zurzeit im digitalen Home-Office machen, zu sammeln und das Momentum zu nutzen, um gemeinsam mit ihnen eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.   

Wir unterstützen Unternehmen seit geraumer Zeit dabei, eine digitale Arbeitsweise in ihrer Organisation zu etablieren – mit unseren Modern Workplace Solution für Microsoft 365.  

Sollten Sie an einem Erfahrungsaustausch interessiert sein, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme.  

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20 Jahre MondayCoffee – von Paradigmenwechseln, Clouds und Corona

Heute vor 20 Jahren wurde MondayCoffee gegründet. Und genau im Jubiläumsjahr kommt der Mission, die das Unternehmen verfolgt, mehr Bedeutung zu denn je zuvor: MondayCoffee unterstützt Unternehmen dabei, eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.

Ein Gespräch mit Reto Meneghini, CEO & Gründer von MondayCoffee, über die Veränderungen der letzten 20 Jahre, über die Chancen des aktuellen Digitalisierungsschubs und was sie selbst Neues gelernt haben.

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Reto Meneghini, CEO & Gründer von MondayCoffee

Reto, im Gründungsjahr von MondayCoffee platzte die Dotcom-Blase. Im 20-jährigen Jubiläumsjahr verursacht eine Pandemie weitrechende Folgen für Gesellschaft und Wirtschaft. Wie war denn die Zeit dazwischen so?

In der Halbzeit gab es auch noch die Finanzkrise… Es waren allgemein sehr bewegte Jahre. Ein Tempolimit scheint auch jetzt nicht in Sicht. Wenn ich an die Dotcom-Blase zurückdenke, wo viele dachten, dass die Umsätze, die wir übers Internet generieren können, Träumereien gleichkommen, dann müssen wir uns heute eingestehen, dass das Gegenteil passiert ist. Wir haben uns noch viel schneller ins Internet bewegt als gedacht.

Auch die IT – insbesondere mit der Cloud. Als Microsoft Office 365 lancierte, waren wir unter den ersten Partnern in der Schweiz, die das Produkt vertrieben. Anfangs wussten wir selbst nicht, was damit anfangen – denn die Cloud sollte vor allem KMU dabei helfen, ihre IT kostengünstig zu professionalisieren. Bei unserem Kundensegment, den grösseren Firmen, war die Cloud kein Thema. Ihre Haltung war damals, dass sie das selbst besser können und ihre Daten nie in die Hände von Microsoft geben würden. Heute ist der Beweis angetreten, dass die Cloud funktioniert. In der Schweiz wurde mit der Schweizer Cloud eine letzte Hürde genommen.

Konntest du über die letzten Jahre noch weitere Paradigmenwechsel beobachten?

Oh ja. IT war vor 20 Jahren ein notwendiges Übel. Ein teures Stück Infrastruktur. Ein klassisches Cost-Center. Heute ist die IT ein Erfolgstreiber. In den Geschäftsleitungen sitzen inzwischen CTOs und CDOs. Viele Geschäftsmodelle wären ohne IT gar nicht möglich.

“Während wir früher als reiner Dienstleister unser Wissen – von Techies an Techies – auf Stundenbasis verkauft hatten, sind wir heute Dienstleister und Softwareanbieter zugleich.”

— Reto Meneghini, CEO & Gründer MondayCoffee

Inwiefern beeinflusste dies die Entwicklung von MondayCoffee? Was unterscheidet MondayCoffee heute von MondayCoffee damals vor 20 Jahren, als ihr die Tätigkeit aufgenommen habt?

Während wir früher als reiner Dienstleister unser Wissen – von Techies an Techies – auf Stundenbasis verkauft hatten, sind wir heute Dienstleister und Softwareanbieter zugleich. 2010 brachten wir die erste Version von CoffeeNet auf den Markt. Anstatt, dass wir für jede Firma auf der grünen Wiese mit dem gleichen Resultat etwas Neues schafften, entwickelten wir eine Out-of-the-box-Software, die eine optimale Konfiguration von Microsoft 365 ermöglicht und das Benutzererlebnis verbessert.

Die Diskussion verlagerte sich auf den Endnutzer und von der Technologie an sich darauf, was die Technologie bewirken kann. Heute ist Adoption in aller Munde. Aber vor 10 Jahren war es sehr ungewöhnlich, dass ein Technologie-Lieferant mit Endanwendern spricht. So sassen wir plötzlich nicht mehr nur mit der IT am Tisch, sondern wurden von Kommunikationsleitern, HR-Verantwortlichen und COOs eingeladen, um sie dabei zu unterstützen, eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.

Im Jahr 2017 eröffnete MondayCoffee das Office in München.

Auch waren wir vor 20 Jahren nur in der Schweiz tätig. Seitdem haben wir ein Office in Deutschland eröffnet und betreuen auch deutsche und österreichische Unternehmen. Wir haben Vertriebspartner in anderen europäischen Ländern und dürfen Neukundengewinne rund um den Globus verbuchen. Die Cloud bringt uns überall hin und ich bin überzeugt, dass MondayCoffee noch internationaler werden wird.

Apropos MondayCoffee: Wie oft wurdest du schon gefragt, was hinter diesem Namen steckt? Was Kaffee mit digitalem Arbeiten zu tun hat?

Ich kann es an der Hand abzählen, wie oft ich nicht gefragt wurde. BlackWidow21 und weitere exotische Namen standen damals auch noch auf dem Whiteboard, als wir bei Bier und Bratwurst nach Namen suchten. MondayCoffee gefiel uns dann doch am besten. Wenn ich jemals einen guten Marketing-Entscheid getroffen habe, dann war es die Namenswahl. Genau, weil der Name irreführend ist, erinnert sich jeder daran – dass wir anders sind als die anderen.

“Wenn ich jemals einen guten Marketing-Entscheid getroffen habe, dann war es die Namenswahl. Genau, weil der Name irreführend ist, erinnert sich jeder daran – dass wir anders sind als die anderen. ”

— Reto Meneghini, CEO & Gründer MondayCoffee

Wie manifestiert sich dieses anders sein? Was macht MondayCoffee aus?

Wir begleiten Mitarbeiter bei der Adoption einer neuen Arbeitsweise

Wir sind echte Kenner und Anwender der Microsoft-Produkte. Nur reden wir mit Kunden nicht über die Produkte oder die Technologie, sondern was sie damit machen können. Wir verfallen nicht dem klassischen Feature-Talk, wenn wir unser Produkt und unsere Dienstleistungen präsentieren, sondern zeigen auf, wie wir damit arbeiten und was die Vorteile für die Endanwender sind. Denn sie sind von der Vielfalt der Microsoft-Tools häufig überfordert. Wir sind die Vereinfacher, indem wir ihnen mit CoffeeNet 365 Use-Cases an die Hand geben, und die Wahl und Konfiguration der Microsoft Tools den Algorithmen überlassen.

Wir hören dich oft sagen: die Digitalisierung beginnt bei den Mitarbeitenden. Sind die Mitarbeitenden nun über Nacht alle digitaler geworden, weil sie aus der Not heraus digitaler arbeiten mussten?

Collaboration ist noch heute stark geprägt durch E-Mail, File-Server und Telefon. Obwohl es seit 20 Jahren Technologien gibt, die eine flexiblere, effizientere und einfachere Teamarbeit ermöglichen. Die Firmen sind schlichtweg überfordert. Sie wollen, aber merken dann, dass das Anwenden doch komplexer und das Beim-Alten-Bleiben einfacher ist.

In den letzten Wochen mussten jedoch gewohnte Muster gezwungenermassen aufgegeben werden. Plötzlich schalten alle beim Telefonieren über Microsoft Teams die Kamera an. Technologien für Video-Conferencing gibt es schon seit über 10 Jahren, mit Corona wurde uns der Mehrwert erst wirklich bewusst.

Wir haben zum Beispiel für einen Kunden kürzlich Trainings-Sessions über Microsoft Teams durchgeführt. Ursprünglich war geplant, dass wir das Training auf ein bis zwei Tage konzentrieren und physisch abhalten. Weil auch wir immer dachten, dass das besser sei. Es stellt sich heraus, dass mehrere jedoch kürzere Trainings-Sessions per Video sogar besser ankommen. Das Gleiche gilt für Vertragsverhandlungen. Ich war immer der Erste, der sagte, für Verhandlungen muss man vor Ort sein. Dem Einkäufer in die Augen sehen können. Die letzten Wochen haben mich des Gegenteils belehrt. Wenn diese herausfordernde Zeit einen positiven Effekt hat, dann dass sich auch für uns, Mythen aufgelöst haben und eingefleischte Prozesse zum Besseren verändert wurden.

“Wenn diese herausfordernde Zeit einen positiven Effekt hat, dann dass sich auch für uns, Mythen aufgelöst haben und eingefleischte Prozesse zum Besseren verändert wurden. ”

— Reto Meneghini, CEO & Gründer MondayCoffee

Was für Auswirkungen hat dieser Digitalisierungsschub auf die anderen Unternehmen?

In der Not mussten, oder besser durften, wir uns auf den echten Mehrwert der Digitalisierung konzentrieren. Die Bremser wurden in den Hintergrund gedrängt. Es wurde auf einmal spürbar, wie wichtig die Digitalisierung für unsere Wirtschaft ist. Für uns selbst. Viele werden künftig noch stärker in die Digitalisierung investieren.

Was mich persönlich als langjähriger Verfechter sehr freut, ist, dass das Potenzial für Home-Office für Dienstleistungsländer (wie die Schweiz und auch Deutschland) nun endlich angegangen wird. Viele Unternehmen und Mitarbeitende werden gemerkt haben, dass Home-Office eine gute Alternative ist. Ein Tabu wurde gebrochen.

Wo gilt es nun anzusetzen, damit dieser Digitalisierungsschub nicht verpufft?

Viele wissen nun, wie Video-Conferencing geht, und gehören neu der Microsoft Teams Fan-Gruppe an. Doch digitales Zusammenarbeiten geht weit darüber hinaus. Wie und wo legen wir Daten ab, damit sie auch nach längerer Zeit wieder auffindbar sind? Wie planen wir Aufgaben, arbeiten wir gemeinsam an vertraulichen Dokumenten? Jedes Arbeitsszenario muss hinterfragt werden und der bestmögliche Einsatz der Microsoft-Werkzeuge muss verstanden und implementiert werden.

Blick in die Glaskugel. Wie möchtest du den 30. Geburtstag von MondayCoffee feiern?

Unser Sommer BBQ im Münchner Office.

Hätte ich vor 20 Jahren in die Glaskugel geschaut und gesehen, wo wir heute stehen, hätte ich gesagt «Niemals». Ich lasse das mit der Glaskugel lieber und konzentriere mich mit dem Team auf das Heute. Wir haben alle Hände voll zu tun, denn beim digitalen Arbeiten gibt es noch unglaublich viel Potential.

Die Veränderungen kommen von alleine. Und ich bin happy, dass wir uns auch mit 20 Jahren noch jung, dynamisch und veränderungslustig fühlen.

MIA ENGIADINA: Die digitale Evolution gemeinsam gestalten

Jon Erni, Ex-Microsoft-Manager, kam vor fünf Jahren mit seiner Vernetzungsinitiative miaEngiadina auf mich zu. Mit der Initiative wollte er die digitale Evolution im Engadin beschleunigen und das Engadin zum dritten Ort erster Wahl machen – mit der idealen Kombination von Arbeit und Erholung. Diese Vision hatte er gemeinsam mit einem Team von innovativen Mitstreitern formuliert; genauso wie die Ziele, die sie schrittweise erreichen wollten. Für die Umsetzung benötigte die Arbeitsgruppe um Jon Erni Infrastruktur sowie Tech-Kompetenz und holte MondayCoffee mit ins Boot. 

Thomas Peyer, CTO MondayCoffee (links) und Jon Erni, Initiant MiaEngiadina (rechts)

Die Bildungsinitiative «miaScoula»

Nach der Bereitstellung von Infrastruktur, Glasfasernetz und Coworking-Space, aber vor allem mit dem stetigen Aufbau einer Community von Gleichgesinnten, folgte die Anbindung und Vernetzung der Schulen. Die Bildungsinitiative «miaScoula» wurde 2018 lanciert und beinhaltet verschiedene, frei wählbare Module – vom schnellen Internetzugang, über WLAN im Schulzimmer und Microsoft 365-Lizenzen, bis zu Weiterbildungskursen und CoffeeNet 365 for Education. Letzteres ist die Softwarelösung von MondayCoffee für die digitale Organisation des Schulalltages und die Vernetzung der Schulen untereinander. Zum Set-up von CoffeeNet 365 for Education gehören auch die Benutzerverwaltung, die Einbindung von Umsystemen sowie die Microsoft 365-Adoption.

Damit wurden seit 2018 die Weichen für eine digitale Schule gestellt, und heute können mehrere Schulen im Engadin bereits davon profitieren. 

Die digitale Schule: ein Zukunftsmodell

Die Schulen werden sich immer weiter digitalisieren und wo möglich hilft ihnen der aktuelle Digitalisierungspush. Wir durften bereits vor der Krise Bildungsinstitute bei ihren Digitalisierungsinitiativen unterstützen.

Dabei nimmt CoffeeNet 365 for Education eine Schlüsselrolle ein. CoffeeNet 365 ist ein Informations- und Kommunikationswerkzeug, welches sich für die Verwaltung und Unterrichtsorganisation an Bildungsinstitutionen eignet. Die Software-Lösung digitalisiert die verschiedenen Szenarien in Bildungsinstituten – das Sekretariat, das Klassenzimmer, das Lehrerzimmer, die Freifächer – mittels virtueller Arbeitsräume und konfiguriert im Hintergrund die notwendigen Microsoft-Technologien (z. B. SharePoint für die Ablage von Unterlagen, OneNote für die Ablage von Notizen). CoffeeNet 365 for Education fungiert als virtuelles Schulhaus, in dem öffentliche Räume genauso wie geschlossene auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden. 

Die Lösung ist sehr flexibel, was uns ermöglicht, CoffeeNet for Education auf die verschiedenen Bedürfnisse von Bildungsinstituten anzupassen.

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CoffeeNet 365 for Education

Learnings aus dem Projekt «miaScoula»

Schulen zu digitalisieren ist kein einfaches Unterfangen. Wir durften bei vergangenen Projekten und insbesondere bei der Einführung von CoffeeNet 365 for Education im Rahmen von «miaScoula» wichtige Erfahrungen sammeln, die ich hier gerne teilen möchte:

• Der Dirigent und sein Orchester: Die zahlreichen Parteien, die bei so einem Projekt involviert sind und mitarbeiten müssen, sind sehr unterschiedlich. Doch es braucht sie alle, um dem Projekt zum Erfolg zu verhelfen. Und es braucht einen Dirigenten. Eine Person, welche die Orchestration übernimmt, die alles zusammenhält, zwischen den Parteien – Schule, Behörden, IT, Lehrpersonen, Lernende – vermitteln und Brücken bauen kann.

• Ein Weg von kleinen Schritten: Digitalisierungsprojekte sind komplex. So wichtig wie der Weitblick ist jeder kleine Schritt nach vorne. Nicht zu viel vornehmen und das Erreichte wiederholt vermitteln – damit alle die Möglichkeit haben, mitzuhalten und sich an das Neue zu gewöhnen und zu üben. Ein Grund, warum man bei «miaScoula» auch Weiterbildungskurse angeboten hat. So konnten sich die Lehrpersonen je nach Vorkenntnissen gezielt weiterbilden. Die Kurse wurden wiederum in multidisziplinären Gruppen und zusammen mit den Anwendenden entwickelt. 

• Pioniere identifizieren und für das Projekt gewinnen: Für die Einführung von CoffeeNet 365 for Education ist es zunächst nötig, dass die Endanwender in der Lage sind, das Werkzeug technisch zu verwenden. Gleichzeitig bewirkt dessen Verwendung auch einen Kulturwandel. Um das Erlernen des Tools möglich zu machen und auch den Kulturwandel zu durchlaufen, braucht es Pioniere und Botschafter, die mit gutem Beispiel und einer positiven Kommunikation vorangehen. Das sind im Schulumfeld idealerweise vor allem die Lehrpersonen selbst.

• Train the Teacher: Typischerweise sieht unser Einführungsprozess so aus, dass wir nach einem Kick-off gemeinsam mit den Pionieren Workshops durchführen. Darin definieren wir deren Anforderungen, z. B. in Bezug auf Vertraulichkeiten und Raumbezeichnungen. Bereits nach kurzer Zeit ist die Lösung einsatzbereit und der Schulungsteil beginnt. Dieser ist vor allem anwendungsorientiert, um den Benutzerinnen und Benutzern potenzielle Berührungsängste vor der neuen Lösung zu nehmen. Wenn die Lehrkräfte etwas Luft haben, geben wir ihnen Hausaufgaben mit, damit sie das Gelernte auch weiterhin nutzen. Sobald diese dann zu Power Usern ausgebildet sind, werden die Schulungen auf das breitere Lehrerumfeld ausgeweitet. Diese Schulungen werden meist von den Power Usern selbst gegeben. Das hat mehrere Vorteile: (1) Das interne Wissen wird gefestigt und (2) für die Zukunft wird klar signalisiert, wer der Ansprechpartner für diese Thematik ist.

Beitrag von Thomas Peyer, Chief Technical Officer und Partner bei der MondayCoffee AG