ALPORA: Mit einer virtuellen Arbeitsumgebung, Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten

Die ALPORA AG ist ein junges Schweizer Investment-Analytics-Unternehmen mit Sitz in Zug. Als Finanzproduktanbieter mit enger Anbindung an verschiedene Universitäten hat ALPORA Zugang zu aktuellen wissenschaftlichen Themen im Bereich Innovation- und Technologie-Management

Ausgangslage

In dem Unternehmen arbeiten die Beschäftigten nicht in einem zentralen Office, sondern virtuell von verschiedenen Standorten, länderübergreifend aus zusammen. Umso wichtiger ist deshalb eine reibungslose Zusammenarbeit intern, mit Partnern und Kunden, wofür die geeignete Plattform gesucht wurde.

Vorgehen

Bei ALPORA wurde die standardisierte Digital-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 als zentraler digitaler Arbeitsplatz eingeführt. Um die Anforderungen der ALPORA bestmöglich zu erfüllen, wurde die Einführungsmethode auf die Unternehmensgrösse des Finanzproduktanbieters angepasst.

Resultate

Nach nur sechs Monaten Laufzeit wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Dank der Implementierung von ALPORAnet verläuft die Zusammenarbeit bei dem Investment-Analytics-Unternehmen heute intern, aber insbesondere auch mit Externen nahtlos, einfach und sicher. Mit der neuen Arbeitsweise resultiert mehr Effizienz und Transparenz in den Workflows und mit jeder Anwendung eine stärkere Kundenbindung.

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Lassen Sie den Digitalisierungs-Push nicht verpuffen

Mit der Corona-Krise erlebt die Digitalisierung der Arbeitswelt einen Schub. Viele Angestellte mussten in kürzester Zeit verschiedene Tools einsetzten, um weiterhin die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu gewährleisten. Microsoft Teams hat beispielsweise 2.7 Milliarden Meeting Minuten an einem Tag verbucht.

Doch was geschieht, wenn wir wieder ins Office zurückkehren? Wie stellen wir sicher, dass wir diesen Digitalisierungs-Schub richtig nutzen, um unsere Arbeitsweise ganz zu digitalisieren?  

3 Dingen sollte man Beachtung schenken: 

Blickwinkel öffnen 

Microsoft Teams ist für viele in der Krise, was WhatsApp für Private ist. Ein Tool, welches mir ermöglicht, direkt mit vielen Teilnehmern über Chat, Call oder Video zu kommunizieren und online Meetings abzuhalten. Doch eine digitale Arbeitsweise geht über die Kommunikation hinaus. Themen wie eine strukturierte digitale Dokumentenablage, eine einheitliche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder ein nachhaltiger Wissensaustausch gehören genauso dazu. Unsere Empfehlung: öffnen Sie den Blickwinkel, vertiefen Sie das Verständnis der unterschiedlichen digitalen Arbeitsszenarien, um eine strukturierte, digitale Arbeitsweise zu etablieren.  

Tooleinsatz kontrolliert automatisieren 

Microsoft offeriert eine Vielzahl an Tools, um digital produktiver zu arbeiten. Microsoft Teams kennen wohl mittlerweile alle und dieses Momentum soll auch genutzt werden, um dem digitalen Arbeitsplatz einen Schritt näher zu kommen. Bevor sich aber die Mitarbeiter selbst auf den Weg machen, um den Dschungel der verschiedenen Microsoft-Technologien zu durchforsten, empfehlen wir Ihnen, dies für die Gesamtorganisation in die Hand zu nehmen, und zu verstehen, wo welche Technologien, basierend auf konkreten digitalen Arbeitsszenarien und Use Cases, kontrolliert zum Einsatz kommen sollen. Wir haben das bei unserer Modern-Workplace-Solution so gelöst, dass je nach definiertem Arbeitsszenario oder Use Case die Microsoft-Technologien im Hintergrund automatisch konfiguriert werden und sich der Mitarbeiter nicht um die Wahl der Technologien kümmern muss, sondern nur auf seine Aufgaben konzentrieren kann. 

Mitarbeiter und Teams begleiten 

Viele Mitarbeiter waren und sind in der Krise gezwungen, sich mit digitalen Tools schnell vertraut zu machen. Einige haben sicherlich die Vorteile einer digitalen Arbeitsweise erkannt und sind motiviert in Richtung digitaler Arbeitsplatz weiterzuschreiten. Auf diesem Weg müssen sie begleitet werden – insbesondere die, die noch Mühe haben, alte Gewohnheiten abzulegen. Wir empfehlen Unternehmen, den Austausch mit den Mitarbeitern zu suchen, ihr Feedback zu den Erfahrungen, die sie zurzeit im digitalen Home-Office machen, zu sammeln und das Momentum zu nutzen, um gemeinsam mit ihnen eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.   

Wir unterstützen Unternehmen seit geraumer Zeit dabei, eine digitale Arbeitsweise in ihrer Organisation zu etablieren – mit unseren Modern Workplace Solution für Microsoft 365.  

Sollten Sie an einem Erfahrungsaustausch interessiert sein, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme.  

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BÜHLER GROUP: Eine zukunftsweisende Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation schaffen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Als globales Unternehmen mit 13.000 Mitarbeitenden in 140 Ländern benötigte Bühler eine einzige Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit unter der Belegschaft sowie mit externen Interessengruppen. Die Cloud-Software von MondayCoffee, die die wichtigsten Technologien von Microsoft auf einer benutzerfreundlichen und standardisierten Plattform intelligent kombiniert, ermöglichte dem Unternehmen das Zugreifen, Teilen und Verteilen aller relevanten Informationen und Kenntnisse – überall und jederzeit. Globale Teams können damit effizienter arbeiten und die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern. Bühler hat eine zukunftssichere Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation geschaffen.

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Flexibel und doch strukturiert - das Geheimnis hinter der organisatorischen Mehrleistung

Papier, Telefon, Kugelschreiber und Scanner. Arbeiten von 9 bis 17 Uhr. Starre Hierarchien und mühselige Kommunikation. Das war einmal. Mein tägliches Brot. Nichts transformatives, keine Disruption. Heute könnte ich mir so einen Arbeitsalltag gar nicht mehr vorstellen. Die Digitalisierung hat unsere Bedürfnisse verändert und die Unternehmen müssen sie zu befriedigen wissen.

Vor fast 1.5 Jahren bin ich zu MondayCoffee gestossen und entdeckte eine neue Welt: Kommunikation in Echtzeit, Arbeiten orts- und zeitunabhängig, flexible Aufgabenteilung und kurze Entscheidungswege – möglich durch den Einsatz von Technologie und ermöglicht dank einer fortschrittlichen und attraktiven Zusammenarbeitskultur. Da wurde mir zum ersten Mal richtig bewusst, dass es zwei Welten gab. Es die Steinzeit und die Neuzeit zu nennen, wäre wohl übertrieben. Doch eines war klar: die neue Welt ist interessanter. Für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten. Und ein Zurück gibt es nicht mehr. Unternehmen, die den digitalen Wandel überleben wollen, müssen sich evolvieren.

Dazu braucht es 3 Komponenten: Mensch, Organisationsmodell und Technologie. Nehmen wir mein Eingangsbeispiel. Das Unternehmen hätte noch so gut mit den neuesten Technologien ausgerüstet sein können, wenn der Chef keine transparente Zweiwegkommunikation zulässt, Präsenzzeit einfordert oder Ideen im Keim erstickt, bevor jemand überhaupt eine Arbeitsgruppe bilden konnte, dann bringt das alles nichts.

Wir begleiten Unternehmen auf dem Weg der digitalen Transformation. Und wir fangen beim Arbeitsplatz an. Beim Mitarbeiter und wie er/sie in der Zukunft arbeiten und kommunizieren soll. Im Team, auf abteilungs- und länderübergreifenden Projekten, im Unternehmen. Zuallererst definieren wir eine gesamtheitliche Collaboration-Kultur. Denn diese stellt das Fundament für positiven Wandel dar.

Ralf Wieland ist bei MondayCoffee als Account Manager tätig und verantwortet die Betreuung von Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.

Ein Collaboration Tool ohne Training bitte!

Eine Collaboration-Lösung ohne Training ist keine Collaboration-Lösung. Viele vergessen, dass Collaboration nicht nur mit einem Tool zu tun hat, sondern sich viel mehr dahinter verbirgt.  

Eine Studie von Sharp Business Systems und dem Marktforschungsinstitut Censuswide hat ergeben, dass mehr als die Hälfte der Befragten überzeugt ist, produktiver zu arbeiten, wenn bessere Technologien zur Verfügung stehen würden.  

Collaboration ist ein Tun, kein Tool

Jedoch fürchten Mitarbeiter oft neue, komplizierte Technologien. Sie verwenden lieber ihre gewohnten Tools, bei denen sie keine Einarbeitung benötigen. Grund dafür können z.B. schlechte Erfahrungen mit vergangenen Umstellungen sein. 

Überraschenderweise ist es auch keine Frage des Alters. Das Klischee jüngere Menschen würden sich einfacher tun als ältere, kann man beiseitelegen. Mitarbeiter jeglichen Alters haben ihre Schwierigkeiten. Ob es in der Transparenz liegt, die ein Collaboration-Tool mit sich bringt, oder im Misstrauen gegenüber neuen Technologien. Diese Scheu und das Misstrauen kann jedoch überwunden werden.  

In vielen Projekten, bei der Einführung unserer Collaboration-Software, stossen wir genau auf diese Herausforderungen und sogar die Frage: sollte das Tool nicht so einfach sein, dass wir keine Trainings benötigen?  

Unsere Antwort darauf ist: nein.  

Kollektives Lernen mit einfachen Tools

Auch ein noch so einfaches Tool bringt für sich noch keinen Mehrwert. Im Falle der Collaboration besteht sogar ein grosser Bedarf, sich in der Organisation abzustimmen, wie man im Alltag am besten mit den zur Auswahl bestehender Tools umgeht.  

Unser Ansatz ist, die Tools in konkreten Anwendungsfällen zu trainieren, sogenannte „Use-case-based Training“, in denen ganz konkret vermittelt wird, wie Mitarbeiter in Zukunft arbeiten sollen, um das Maximum für sich und das Unternehmen herauszuholen.  

Keine Klick-Schulungen, sondern eine Art „Verhaltensschulung mit Tooleinsatz“. So entsteht echter Mehrwert in der täglichen Zusammenarbeit im Unternehmen.