Challenge #1: Veraltete Ablagestrukturen bremsen die Collaboration

Molekülartige Strukturen mit ausreichend Spielraum – die Grundvoraussetzung für Unternehmen, um in einer schnelllebigen Welt erfolgreich zu sein. John Kotter plädierte schon vor Jahren für die Evolution von Unternehmen aus dem Strukturkorsett heraus (https://www.youtube.com/watch?v=Pc7EVXnF2aI).  

Und er behält recht: Externe Faktoren wie COVID-19, Remote Work und wegbrechende Lieferketten fordern heute nicht nur unsere Arbeitsweise heraus. Sie stellen vor allem die Strukturen in Unternehmen auf die Probe. Im Grossen, aber auch im Kleinen.  

Status quo: Lost in Organisation 

Die meisten Unternehmen haben dies erkannt. Sie setzen zum Beispiel agile Organisationsprinzipien und/oder Projektteams ein und bringen in Taskforces die besten Köpfe zusammen, um die grossen Herausforderungen zu bewältigen. Das Business steht aber nie still. Oft finden derlei Massnahmen parallel zu den alltäglichen Prozessen statt, die effizient weiterlaufen müssen.  

Mit der Zeit entsteht eine Mischung aus starren und dynamischen Strukturen der Zusammenarbeit. Insgesamt wird alles etwas komplizierter – der Überblick leidet, die Unordnung nimmt unternehmensweit zu. Früher eng zusammenarbeitende Teams sitzen nicht mehr am selben Ort, sollen aber trotzdem effizient zusammenarbeiten.  

Das Problem heute: Starre Ablagestrukturen bremsen die Zusammenarbeit 

Oft wird die Dynamik in Unternehmen nicht konsequent genug durchdacht. Teams und einzelne Mitarbeitenden werden ausserhalb der starren Strukturen sich selbst überlassen. Daraus entsteht ein unbeabsichtigtes Chaos.  

Gleichzeitig werden die Ablagestrukturen meist noch zentral verwaltet. Projektteams aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen, Partnern und Externen müssen auf dieselben Daten zugreifen. Die Team Leads können die Zusammenarbeit in ihren Projektteams aber weder selbständig verwalten noch transparent machen.  

Datensilos und lange Abstimmungsprozesse bremsen den Informationsfluss 

Wichtige Informationen stecken oft in siloartigen Strukturen fest und sind für andere Abteilungen nicht zugänglich. Um auf die benötigten Dateien oder Dokumente zugreifen zu können, ist wiederum ein hoher Abstimmungsaufwand nötig. Das Anfragen, Suchen, Bereitstellen und gemeinsame Bearbeiten der Assets kostet wertvolle Zeit – mitunter Stunden –, die an anderer Stelle fehlt. Wichtige Informationen werden womöglich nicht schnell genug ausgetauscht, weil die Strukturen und die Tools gegen die Mitarbeitenden arbeiten, statt für. 

Die Lösung: eine intuitive Dokumentenablage, die Transparenz schafft 

Eine Neustrukturierung der digitalen Ablage kann dieses Dilemma lösen. Der erste Schritt ist eine umfassende Diskussion der Arbeitsweisen im Unternehmen: Worum geht es wirklich? Wer benötigt welche Informationen? Und welche Berechtigungen?  

Daraus entstehen neue Prinzipien im Umgang mit einer dezentralisierten, jedoch geordneten und sicheren Ablage von Dokumenten. Einer Ablage, die den unterschiedlichen Szenarien der Zusammenarbeit gerecht wird – inklusive der team- und unternehmensübergreifenden Collaboration. 

Bei MondayCoffee greifen wir auf Best-Practice-Erfahrungen aus jahrelanger Projektarbeit zurück. Ausserdem nutzen wir unsere Modern-Work-Solution CoffeeNet 365. In Ergänzung zu den Microsoft-365-Apps sorgt die CoffeeNet 365 dafür, dass Endbenutzer und Enbenutzerinnen einerseits möglichst selbständig zu ihrem intuitiven digitalen Arbeitsplatz kommen. Andererseits wird die IT-Abteilung entlastet, weil zahlreiche Supportanfragen wegfallen. 

Das Ergebnis: unbeschwerte Zusammenarbeit ohne Stolpersteine  

In einer dynamischen Ablagestruktur läuft die Zusammenarbeit nahtlos über alle Abteilungen hinweg. Informationen sind für alle Berechtigten und von jedem Standort aus schnell verfügbar. Sie lassen sich mit wenigen Klicks gemeinsam bearbeiten und teilen. Mitarbeitende aus dem Marketing oder der IT haben auf die Assets genauso schnell und einfach Zugang wie zugriffsberechtigte Externe. Das reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern spart auch Ressourcen.  

Vorteile einer dynamischen Dokumentenablage: 

• flüssigere Administration und Kommunikation 

• weniger Redundanz von gespeicherten Inhalten 

• einfachere Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen ausserhalb des eigenen Teams  

• höhere Sicherheit durch einfaches Berechtigungsmanagement 

• Flexibilität und Skalierbarkeit, um schnell auf Veränderungen zu reagieren 

Mit MondayCoffee das Potenzial von Modern Work erschliessen 

Kehren wir zu John Kotter zurück und der Frage: „What could win today?“ Unsere Erfahrung zeigt uns: einfache, effiziente und agile Strukturen, die für die Mitarbeitenden, und nicht gegen sie, arbeiten.  

Wollen wir’s angehen? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.  

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New Form

Digital, effizient, intuitiv – eine neue Arbeitsweise für die ZHREF

„Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter.“ Den ersten Schritt zu Modern Work hat die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF) bereits getan. Kirchenratsschreiber Stefan Grotefeld und Leiter Ressourcen, Dieter Zaugg (ZHREF) sprachen mit MondayCoffee CEO Reto Meneghini und Projektleiterin Monika Pichler über die Herausforderungen und Voraussetzungen einer erfolgreichen Veränderung. 

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Die Reformierte Kirche des Kantons Zürich (ZHREF)

Herr Grotefeld, im Januar 2021 durften wir gemeinsam mit Ihnen die Reise zu einer modernen digitalen Arbeitsweise antreten. Wie dürfen wir uns digitale Arbeit bei der Kirche vorstellen?  

Die digitale Arbeit ist bei uns nicht anders als bei den anderen.  

Mit ihren 250 Mitarbeitenden sind unsere Gesamtkirchlichen Dienste für die reformierte Kirche im Kanton Zürich zuständig. Wir unterstützen die Kirchengemeinden bei ihrer Arbeit und bieten ergänzende Dienstleistungen an. Das Zusammenspiel unter uns muss entsprechend organisiert werden und dafür brauchen wir, genauso wie andere Organisationen, die richtigen digitalen Instrumente. 

Für die Erarbeitung und Verabschiedung von Konzepten, als Beispiel, wollen wir kein Papier mehr durch die Gegend senden, sondern digital effizient zusammenarbeiten können.  

Herr Meneghini ergänzt: In jeder Organisation, ob Firma, Kirche oder Sportverband, erarbeiten Teams gemeinsam Dinge. Collaboration ist ein universelles Thema. Die Herausforderung oft sehr ähnlich – Silos, E-Mail-Flut, die Komplexität existierender Tools.  

Waren das auch bei Ihnen, Herr Grotefeld, die Beweggründe für die Einführung der Modern-Work-Solution von MondayCoffee (RefNet)?  

Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF (links) und Reto Meneghini, CEO MondayCoffee (rechts)

Ja. Für die alltägliche Zusammenarbeit suchten wir eine Lösung, die eine unkomplizierte und rasche Zusammenarbeit ermöglicht, unser Streben nach einer agilen Organisation fördert und zu einem modernen Arbeitsumfeld beiträgt.  

Wie so viele Behörden in der Schweiz nutzen wir für die Geschäftsverwaltung die Software CMI. Sie ermöglicht uns eine saubere Abwicklung unserer verwaltenden Geschäftstätigkeit, ist verlässlich, birgt aber auch eine gewisse Komplexität und ist für die tägliche Zusammenarbeit und Kommunikation nicht intuitiv genug. 

Herr Meneghini erklärt: CMI ist in der Verwaltung das, was SAP in der Privatwirtschaft ist. Diese Tools erfüllen jedoch die Ansprüche von Mitarbeitenden in Bezug auf alltägliche, digitale Arbeit nicht. Sie sind oft zu schwerfällig. 

Herr Zaugg ergänzt: Vor vier Jahren haben wir im Rahmen unserer IT-Strategie eine Umfrage bei den Mitarbeitenden durchgeführt und sie nach ihrem Bedarf an IT-Tools befragt. Der Schuh drückte insbesondere bei der Zusammenarbeit mit den Kirchengemeinden und darüber hinaus. Aber auch beim Zugriff auf Daten – insbesondere von unterwegs. Das wollten wir verbessern.  

Ist Ihnen das gelungen? Was ist Ihr Fazit nach einem Jahr RefNet? Wie hat sich die Arbeitsweise verändert? 

Dieter Zaugg, Leiter Ressourcen bei der ZHREF

Herr Zaugg: Neben dem CMI haben wir heute mit dem RefNet ein Tool, welches unsere organisatorische Seite abdeckt und die Zusammenarbeit vereinfacht. Einige Mitarbeitende freuten sich, andere waren skeptisch.  

Die Einführung einer digitalen Arbeitsweise ist kein Schalter, welchen man einfach umlegen kann. Nach der Implementierung geht es weiter. Die erforderlichen kulturellen Veränderungen brauchen Zeit.  

Mit Monika Pichler (Projektleiterin bei MondayCoffee) haben wir das Projekt mit einer strukturierten Change-Management-Vorgehensweise implementiert, um den Veränderungsprozess richtig aufzugleisen und voranzutreiben. 

Frau Pichler, wie dürfen wir uns diese Change-Management-Vorgehensweise vorstellen? Welche konkreten Massnahmen stehen dahinter?  

Als wir gestartet sind, war der Projekt-Set-up bei der ZHREF auf die klassische Einführung eines IT-Tools ausgerichtet.  

Die MondayCoffee-Vorgehensweise hingegen ist mitarbeiterzentriert.  

VertreterInnen aus allen Unternehmensbereichen werden „hands-on“ eingebunden. Nicht auf Papier, sondern direkt in der zukünftigen Arbeitsumgebung, die gemeinsam „eingerichtet“ wird.  

Durch ihre frühzeitige Einbindung gewinnt man Schlüsselpersonen, die im Veränderungsprozess als Power User eine entscheidende Rolle spielen.  

Wir haben Herrn Grotefeld als aktiven und im Projekt persönlich involvierten Sponsor gewonnen. Gemeinsam wurde das „Warum“ der gewünschten Veränderung für die ZHREF erarbeitet, als Ziel definiert und auf dem gemeinsamen Weg immer wieder vermittelt und aufgezeigt. 

Es würde den Rahmen sprengen, alle Massnahmen hier aufzulisten, aber ein letzter Punkt erscheint mir als äusserst zentral: Herr Grotefeld und Herr Zaugg haben dem Projekt Raum und Zeit gegeben. Es war nicht zu Ende, als wir mit dem RefNet live gingen. Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört.  

“Die Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden ging weiter auch nachdem RefNet live ging, wie es sich für einen Veränderungsprozess gehört. ”

— Monika Pichler, Customer Success MondayCoffee

Herr Grotefeld, Frau Pichler erwähnte Ihre aktive und persönliche Involvierung als Sponsor. Können Sie uns Beispiele nennen?  

Ich habe an Versammlungen mit der Belegschaft immer wieder über das Vorhaben berichtet, um zu signalisieren, dass mir als Geschäftsführer die Umsetzung dieses Projekts für die Organisation wichtig ist. 

Gleichzeitig habe ich spontan mit Mitarbeitenden in persönlichen Gesprächen das Thema ‚digitales Arbeiten‘ vertieft. Auf die Frage „Was liegt für dich drin, wenn wir dieses Projekt gemeinsam umsetzen?“ versuchte ich individuell Antwort zu geben.  

Und ich bin mit gutem Beispiel vorangegangen, indem ich keine Gelegenheit ausliess, um die Nutzung des RefNet in unserem Arbeitsalltag zu verankern.  

Nicht immer ist mir das gelungen. Der E-Mail-Verkehr hat abgenommen, aber es gibt Kolleginnen und Kollegen, die wünschen sich gewisse Dinge per E-Mail zu bekommen.  

Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt.  

Herr Meneghini, Sie beschäftigen sich seit über 20 Jahren mit modernen Arbeitsweisen. Wer modern bleiben will, muss sich immer wieder von Neuem verändern. Gibt es ein Rezept für das Gelingen von Wandel? 

Wir sprechen oft über den Digital Workplace oder Modern Workplace – im Sinne eines Tools. Doch das Tool führt nicht zu einer modernen Arbeitsweise. Es ist Mittel zum Zweck. 

Frau Pichler ergänzt: Genau. Unsere Modern-Work-Solution macht die Veränderung der Arbeitsweise erlebbar und greifbar. Das RefNet ging nach wenigen Wochen nach dem Projektstart live. An realen Beispielen konnten wir so die unterschiedlichen Bedürfnisse und Szenarien konkret mit UnternehmensvertreterInnen ausprobieren und konfigurieren.  

Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Herr Meneghini fährt fort: Ja – und danach sind es die CEOs, die Teamleiterinnen und Teamleiter, die modernes Arbeiten mithilfe des Tools vorleben und im Alltag verankern müssen. Sie müssen die von Herrn Grotefeld an die Mitarbeitenden gestellte Frage – was springt für mich dabei raus – immer wieder beantworten, ohne es zu übertreiben.  

Ich stimme Herrn Grotefeld zu. Es ist eine Gratwanderung. Pushen, aber der Sache auch seine Zeit geben. Verschickt die Mehrheit keine Dokumente mehr als Anhänge in E-Mails, finden die Nachzügler und Nachzüglerinnen irgendwann keine Akzeptanz mehr und ziehen nach.  

“Man muss eine gute Balance finden. Signalisieren, dass man den Wandel will, sich aber auch immer wieder fragen, wie viel Wandel es allgemein und für den Einzelnen verträgt. ”

— Stefan Grotefeld, Kirchenratsschreiber bei der ZHREF

Herr Zaugg, welche Learnings können Sie bis heute teilen? Welche Massnahmen haben sich bewährt?  

Der Fokus muss auf dem Change-Management liegen und MondayCoffee, im Gegensatz zu anderen Software-Anbietern, startete das Projekt mit diesem Mindset und einer dafür eigens entwickelten Methodik.  

Bewährt hat sich auch das Konzept der Power User. Wir konnten einen Power User sogar als Product Manager gewinnen. Er fungiert als Ansprechpartner, setzt sich regelmässig mit den Herausforderungen der User auseinander, kommuniziert Weiterentwicklung und vermarktet so RefNet intern.  

Herr Grotefeld: Was ich nicht mehr machen würde, ist, so ein Projekt während einer Pandemie einzuführen. Change-Management erfordert Face-to-Face-Kommunikation. Wir hätten uns mehr physische Präsenz von Frau Pichler als Projektleiterin gewünscht.  

Herr Meneghini bestätigt: Die Vor-Ort-Zusammenarbeit kann nicht zu 100 % ersetzt werden. Wir haben während der Pandemie Projekte vom Erstkontakt bis zum Abschluss remote durchgeführt. Bei einigen ging das gut, bei anderen lief es schief, weil das Menschliche zu kurz kam. 

Würden Sie heute die Belegschaft nochmals befragen: Welche wären die meistgenannten Vorteile von RefNet? 

Herr Zaugg: die vereinfachte Zusammenarbeit mit Externen. Dort konnten wir grosse Effizienzgewinne verbuchen.  

Zweitens, die eingangs genannte E-Mail-Flut hat abgenommen. Die Unternehmenskommunikation erfolgt ausschliesslich über die Startseite des RefNet. Das Gleiche streben wir vermehrt für die Kommunikation von Projekten oder Arbeitsgruppen an.  

Herr Grotefeld ergänzt: Die Kommunikation ist unkomplizierter geworden und findet zunehmend in Echtzeit statt. 

Gibt es noch andere Funktionalitäten, die Sie besonders schätzen? Dinge, die Sie heute dank RefNet einfacher machen können und die mehr Spass bereiten?  

Herr Zaugg: Nachrichten, die ich in dem in RefNet integrierten Microsoft-Teams-Chat erhalte, kann ich direkt in eine Aufgabe umwandeln, welche dann wiederum im Planungstool erscheint und bearbeitet werden kann. Das ist sehr effizient. 
Und der Zugriff auf die Daten von überall ist echt hilfreich.  

Herr Grotefeld ergänzt: Für viele auch bereits selbstverständlich.  

Herr Meneghini: Ja, funktioniert die MondayCoffee-Lösung bei Kunden nicht, kriegt unsere IT schneller ein Telefon als die Kollegen bei SAP, wenn ihr Tool Probleme hat.  
 

Die Reise des digitalen Wandels geht weiter. Was sind nächste Meilensteine, Herr Zaugg?  

Wir möchten das Potenzial von RefNet weiter ausschöpfen. Zum Beispiel die Nutzung der Integration von Microsoft Forms für die Bewertung von Events und Kursen. Heute brauchen wir dafür Survey Monkey.  
Wir beschäftigen uns auch mit dem Neuauftritt unserer Website, da gibt es einige Schnittstellen-Thematiken.  

Herr Meneghini: Die Technologie ist dem Nutzer weit voraus. Wir können uns noch länger damit beschäftigen, was wir bereits haben und – wie Herr Zaugg es richtig sagt – das Potenzial schrittweise ausschöpfen.  

Herr Grotefeld, was geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen in Kirchgemeinden und anderen Kantonalkirchen mit auf den Weg, sollten sie mit den gleichen Gedanken wie Sie damals spielen und ähnliche Schritte wagen wollen?  

Zuerst die Bedürfnisse bei den Mitarbeitenden abholen und die eigene Situation sorgfältig analysieren. Und sich nicht zu schade zu sein, Rat zu holen, fehlt die Expertise bei gewissen Themen inhouse.  

“Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen. ”

— Reto Meneghini, CEO MondayCoffee

Bei der Einführung einer Modern-Work-Lösung geht es darum, die Leute an die Hand zu nehmen. Individuell aufzuzeigen, wie sich was ändern kann. Was die Vorteile sind, wenn ich mein Dokument nicht mehr im Folder auf dem lokalen Netzwerk ablege, sondern mit Metatags versehen im RefNet.  

Herr Meneghini fügt hinzu: Es geht um das Erlebnis, welches ich meinen Mitarbeitenden ermöglichen möchte, und weniger um das Tool, welches sie ab morgen nutzen sollen.  

Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

SWICA: Umsetzung einer flexiblen und effizienten Modern-Work-Umgebung mit CoffeeNet

SWICA ist eine der führenden Kranken- und Unfallversicherungen der Schweiz und betreut rund 1,5 Millionen Versicherte und 27 000 Unternehmenskunden. Mit ihren 1843 Mitarbeitenden und jährlichen Prämieneinnahmen in Höhe von 4,6 Mrd. CHF bietet SWICA ihren Kunden finanzielle Sicherheit und eine optimale medizinische Versorgung bei Krankheit, Unfall und Mutterschaft.

Um den Mitarbeitern von SWICA eine flexible und effiziente Modern-Work-Umgebung zur Verfügung zu stellen, wurde die veraltete und nicht mehr zukunftsweisende SharePoint-Plattform abgelöst und das SWICAnet eingeführt. Heute können die Mitarbeitenden von SWICA produktiver kommunizieren und zusammenarbeiten.

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Von Betroffenen zu Beteiligten

Change Management – Dieser Begriff ist bei vielen Unternehmen unbeliebt geworden. Doch so essentiell es damals war Change zu verstehen, ist es heute umso mehr. Unsere Arbeitswelt ist im ständigen Wandel und erfordert daher auch stetiges Change Management.  

Als Consultant bei MondayCoffee haben wir nicht nur Zugriff auf zahlreiche Studien, sondern auch wertvolle Praxiserfahrung durch unsere Projektarbeit, welche uns Change Management, sowohl in der Theorie als auch in der Praxis, greifbar macht.  

Aus dem Vergleich der vielen Studien und aus der eigenen Praxiserfahrung bei MondayCoffee Projekten war es mir möglich, Barrieren und entsprechende Erfolgsfaktoren heraus zu kristallisieren.   

Es gibt 4 Barrieren der Veränderung, die ein Großteil der Menschen nicht bereit ist zu überwinden: 

1. Die Barriere des Nicht-Wissens: wenn wir etwas nicht verstehen, wollen wir es auch nicht versuchen.  

2. Die Barriere des Nicht-Könnens: wenn wir nichts von der Arbeitsweise im "neuen System" verstehen, wollen wir es auch nicht verwenden. 

3. Die Barriere des Nicht-Dürfens: Wir werden nicht gefragt und dürfen nicht teilnehmen oder mitgestalten, somit sind wir nur Betroffene anstatt Beteiligte.  

4. Die Barriere des Nicht-Wollens: wir haben das Gefühl, dass wir viel zu verlieren haben und weigern uns gegen jegliche Veränderung.  

Solange die Barrieren nicht realisiert und adressiert werden, wird es nahezu unmöglich sein, eine neue Arbeitsweise einzuführen. Wir, als Change Manager, müssen diese Barrieren verstehen und den Menschen dabei helfen, diese Barrieren zu überwinden. Betroffene zu Beteiligten machen ist eine hilfreiche Devise beim Einführen und Begleiten von Veränderungsprojekten.  

Was sind also die Erfolgsfaktoren eines Projektes? Das ist eine spannende Frage, vor allem wenn man bedenkt, dass ca. 70% aller (Change-) Projekte scheitern.  

Die 4 wichtigsten Erfolgsfaktoren lassen sich wie folgt zusammenfassen:  

1. Commitment aller Mitarbeiter aber vor allem das der Führungskräfte, welche an einen Strang ziehen müssen und als Vorbilder agieren.  

2. Expertise, um den Wandel zu stemmen und mit den Widerständen umzugehen  

3. Abholen der Mitarbeiter und Führungskräfte und das frühzeitig 

4. Kommunikation, ist einer der wichtigsten Bestandteile des Wandels. Die Kunst dabei ist zu unterscheiden auf welche Art (virtuell oder Face-to-Face) mit wem kommuniziert werden muss.  

Als Consultants, sind wir weder Psychologen noch können wir die Natur des Menschen verändern. Nichtsdestotrotz ist es uns bei MondayCoffee wichtig, dem Kunden mit Kompetenz, emotionaler Intelligenz und Empathie zu zeigen, dass wir die Widerstände im Change erkennen, verstehen und beratend zur Seite stehen. Dafür bieten wir eine bewährte Vorgehensweise an, mit der ein Change erfolgreich gemeistert werden kann.  

Mirjana Naum ist Business Consultant bei MondayCoffee GmbH

GENERALI: Die Mobilität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern und die Kundenbetreuung vereinfachen

Die Schweizer Tochtergesellschaft des italienischen Versicherungskonzerns Generali mit rund 1’800 Mitarbeitenden und 63 Agenturen hat 2016 die Umstrukturierung ihrer IT-Infrastruktur ausgeschrieben. Das Generalunternehmen Avectris hat die Gesamtausschreibung gewonnen und für die Bereiche Unified Communication & Collaboration (UCC) und Callcenter den passenden Partner gesucht.

MondayCoffee konzipierte für Generali eine Enterprise Skype for Business-Umgebung in den Datacentern der Avectris. Nahtlos integriert in Skype for Business wurden zudem die Contact Center-Lösung LUCS, Teammanager von Luware und eine revisionskonforme Sprachaufzeichnungslösung mit dem Marktführer Verint/Verba. Generali-Mitarbeiter können heute mobiler arbeiten und Kunden über den wichtigsten Kanal – das Telefon – optimal bedienen.

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VALIANT BANK: Die Kommunikation und Interaktion mit Kunden einfacher, sicherer und leistungsfähiger gestalten.

Die Schweizer Valiant Bank bietet Ihren Kunden einfach verständliche Produkte und einen exzellenten Service rund um Zahlen, Sparen, Anlegen, Vorsorgen und Finanzieren. Mit einem Spezialisten-Team von MondayCoffee löste die Valiant Bank die bestehende Telefonie ab und führte eine top moderne Unified Communications und Collaboration (UCC) Lösung mit Skype for Business ein. Die Belegschaft kann heute schneller und effektiver miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten und ihren Kunden einen noch besseren Service bieten.

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HOVAL GRUPPE: Mit CoffeeNet 365 eine einfachere und effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen

Die Hoval Gruppe zählt international als führendes Unternehmen für Heiz- und Raumklima-Lösungen. Das Unternehmen hatte bereits eine Microsoft SharePoint-Lösung im Einsatz. Noch nicht vollständig ausgereifte Funktionen stellten das Unternehmen jedoch vor einige Herausforderungen. Mit der Einführung der neuen SharePoint-Lösung CoffeeNet 365 wurde eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglicht und somit ein Mehrwert für die Mitarbeiter erbracht.

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MondayCoffee neu im SharePoint Business Apps Partner Programm!

Microsoft hat MondayCoffee als Charter-Mitglied für das SharePoint Business Apps Partnerprogramm ausgewählt. So tritt MondayCoffee einer ausgewählten Gruppe von Partnern bei und kann Kunden bei der Erschließung des digitalen Potenzials noch tatkräftiger unterstützen.  

Unternehmen benötigen heute moderne Lösungen, um kritische Geschäftsprozesse zeitnah zu digitalisieren. Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben nimmt dabei eine zentrale Rolle ein. Die Arbeit wird für viele Beteiligte erleichtert und die Kundenbetreuung verbessert.   

Microsoft ist einer der einflussreichsten Anbieter auf diesem Gebiet und unterstützt Organisationen mit zahlreichen Tools bei der Transformation ihrer Geschäftsprozesse. Um diese Technologien auf innovative und funktionale Weise einzusetzen und voranzutreiben, arbeitet Microsoft im Rahmen des SharePoint Business Applications Partner Programms mit führenden Systemintegratoren (SIs) und unabhängigen Softwareanbietern (ISVs) zusammen. Neu auch mit MondayCoffee. 

MondayCoffee ist auf dem Thema bereits erfolgreich unterwegs. Für das internationale, familiengeführte Bauunternehmen Rhomberg Bau GmbH wurden mit Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook drei Schlüsselprozesse automatisiert. Lesen Sie die Case Study.

Spezialisiert auf Collaboration schafft MondayCoffee eine richtungsweisende Arbeitsumgebung für digital leistungsfähige Organisationen, Teams und Mitarbeiter. Die sofort einsatzbereite Collaboration-Software basiert auf Office 365 und SharePoint Business Apps und unterstützt Unternehmen dabei um unternehmenskritische Prozesse und Workflows zu verbessern und das Beste aus Microsoft Technologien herauszuholen.  

Als Charter Partner des SharePoint Business Apps Partner Programms setzt sich MondayCoffee das Ziel, gemeinsam mit Microsoft zu wachsen und unseren Kunden immer bessere Lösungen anzubieten.

RHOMBERG BAU: Familiengeführtes Bauunternehmen nutzt Microsoft 365, um sein digitales Potenzial zu erschließen

Die Rhomberg Bau GmbH ist ein internationales Familienunternehmen in 4. Generation und in den Bereichen Bau, Bahntechnik und Ressourcen tätig. MondayCoffee, ein goldzertifizierter Microsoft Partner, unterstützt die Rhomberg Bau auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Dabei wird darauf geachtet, die Vorteile der Digitalisierung erlebbar zu machen.

MondayCoffee kombinierte für Rhomberg Office 365, Dynamics CRM und Azure. Mit Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook wurden drei Schlüsselprozesse von Rhomberg automatisiert. Dadurch wurde die bereichsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht, Zeit eingespart und die Transparenz erhöht.

Vorleben ist angesagt! Wie Sie Arbeitsweisen erfolgreich verändern können.

“A fool with a tool is still a fool”, sagt ein US-amerikanisches Sprichwort und im Kontext eines modernen Arbeitsplatzes und Digitalisierung meine ich damit, dass sich rein durch die Bereitstellung neuer Mittel heutzutage kaum noch ein Mehrwert einstellt. Vorbei sind die Zeiten, wo jeder in IT-Software investierte Franken oder Euro sich sofort produktivitätssteigernd auswirkt. Schlimmer noch: Wird dem modernen «Knowledge Worker» keine moderne Arbeitsweise vorgelebt und vermittelt, so stellen sich kaum messbare Ineffizienten ein. Welcher Manager prüft schon, wie viel Zeit ein Mitarbeiter mit Informationssuche verbringt? Man kann seine eigene Email-Kommunikation effizient oder ineffizient handhaben; im Grossraumbüro fällt das kaum auf. Seit sich ein Arbeitskollege meiner angenommen und mir die simplen, aber effektiven Regeln des Inbox-Managements beigebracht hat, ist diese – bis auf ein paar wenig Ausnahmen – leer. Und seit sich die meisten unserer Mitarbeiter konsequent an die Firmenpolicy halten, den richtigen Kommunikationskanal für die richtige Information zu nutzen nimmt die Anzahl Emails in meiner Inbox sogar ab und nicht mehr zu. Ziemlich cool, wichtig ist aber das: Wir haben unsere Prozesse geändert, damit sich eine effektive Veränderung einstellt. Sonst droht die bekannte Formel: Alte Prozesse + neue Technologien = teure alte Prozesse.

Nutzererlebnisse schaffen         

Der Schlüssel liegt also darin, alle Mitarbeiter, die Chefs eingenommen, dazu zu bringen, ihre Arbeitsweise zu ändern. Also Veränderungsmanagement. Wer wünscht sich schon nicht weniger Emails, um auf das Beispiel von oben zurückzukommen? Dies ist Hauptbestandteil der Arbeit meiner Consultants und mir selber bei MondayCoffee. Es gibt unzählige «Frameworks» zum Thema Change-Management von berühmten Leuten mit wichtigen Titeln, aber darauf möchte ich an dieser Stelle nicht eingehen. Vielmehr soll dieser kurze Artikel zwei wichtige Aspekte beleuchten, die manchmal, im Eifer des Gefechts einer technisch organisierten Einführung zum Beispiel, einfach vergessen gehen.

Zum ersten, mein persönliches Rezept für den Erfolg. Dieses lautet: Erleben + Zufriedenheit + Nutzung = Veränderung der Arbeitsweise, die wirklichen Geschäftsnutzen bringt. Was heisst das genauer? Ein grossartiges Nutzererlebnis ermutigt andere im Unternehmen, «es» einfach mal auszuprobieren. Ein Momentum entsteht. Die Consultants von MondayCoffee und ich sind bestrebt, für den Kunden die Komplexität der Toolwelten mit Hilfe von einfachen und verständlichen Handlungsanweisungen zu reduzieren. So dass sich ein positives Erlebnis dauerhaft einstellt. Sind die Benutzer zufrieden, so tendieren sie auch dazu, die Lösung nicht nur mehr zu gebrauchen, sondern auch damit zu experimentieren, neues auszuprobieren und ihre Erlebnisse mit anderen zu teilen. Der dritte Summand will darauf hinweisen, dass sich z.B. aus Nutzungsstatistiken wertvolle Hinweise ergeben, wo und wie intensiv die Benutzer die neuen Möglichkeiten einsetzen. Daraus ergeben sich zum Beispiel Vorzeigeteams oder auch ganze Abteilungen die anderen als gutes Beispiel dienen können aber auch Bereiche, die mehr Aufmerksamkeit erfordern. Hier muss mittels Mitarbeiter- und Vorgesetzten-Schulungen, Power Users, flankierenden Kommunikations-Massnahmen und vielem mehr nachgebessert werden. Den Vorgesetzten kommt wie schon erwähnt eine wichtige Rolle zu, insbesondere dem mittleren Management. Diese im Schnitt grössten Kritiker sind genau dadurch auch die wichtigsten Botschafter und «Vorleber», wenn sie überzeugt sind.

Den Mehrwert für den Einzelnen vermitteln

Zum zweiten gehen wichtige Fragen der einzelnen Individuen, die von der Veränderung betroffen ist, oft vergessen. Diese lauten beispielsweise: «Was liegt für mich drin, wenn ich mich verändere? », oder «Wer bittet mich um diese Veränderung? », oder aber auch, «Wie werde ich belohnt, wenn ich mich verändere? ». So banal das klingen mag, illustrieren diese Fragen nach meiner Meinung wunderschön folgendes: Dies sind die Schlüsselfragen, auf die sich die MondayCoffee Consultants in der Zusammenarbeit konzentrieren, denn der Erfolg und längerfristige Nutzen steht und fällt mit guten Antworten und vor allem zielführenden Handlungen aufgrund dieser Fragen.

In diesem Sinne wünsche ich mir, dass bei der Einführung von neuen Mitteln vermehrt der Mensch in den Mittelpunkt gerückt wird. Wir von MondayCoffee arbeiten daran. Sie auch?

Patrick Fischer ist Director Consulting bei MondayCoffee AG

NZZ VERLAGSBEILAGE: Angewandter Fortschritt

Collaboration ist für sie nicht nur ein IT-Fachbegriff (von links): Jon Erni (Mia Engiadina), Reto Meneghini (MondayCoffee) und Jan Pfenninger (Planzer).

Foto: MICHELE LIMINA

Quelle: NZZ Verlagsbeilage Digitale Transformation vom 22.09.2018

Fixfertige Collaboration-Lösungen sparen Zeit, Geld und Nerven. Warum sich ein weltweit tätiger Industriekonzern, eine mittelständische Transportfirma und eine regionale Vernetzungsinitiative für die digitale Arbeitsumgebung des Urdorfer Collaboration-Spezialisten MondayCoffee entschieden haben.

Keine Innovation ohne Collaboration!

Innovation setzt bei Collaboration an. Collaboration wiederum setzt eine offene und transparente Wissenskultur voraus. Eine Kultur des Teilens. Die besten Ideen gehen verloren, wenn sie nicht ausgesprochen, besprochen, festgehalten und weiterentwickelt werden. Ein System des Teilens führt zu einem vitalen Austausch von Ideen, einer freien Atmosphäre mit Teamgefühl. Das gibt jedem Mitarbeiter Schutz und Sicherheit, sich zu artikulieren und einzubringen. Die Organisation wächst so vom Informieren zum Kommunizieren und mobilisiert ihr gesamtes Wissen. Innovationen können sich entfalten. 

Ein System wie CoffeeNet 365 bietet die Infrastruktur, um aus kreativen Momenten einzelner Wissensträger Ideen entstehen zu lassen. Jeder Mitarbeiter kann per 1-Click eine neue Arbeitsgruppe eröffnen, interne und externe Teilnehmer einladen und sofort mit einem bewährten Set an Apps mit dem Austausch und der Arbeit beginnen. Dabei stehen vordefinierte Berechtigungsstrukturen für Bibliotheken und Nutzer zur Verfügung. Alle Räume werden mit Enterprise Social Media Funktionen angereichert und erlauben so mehr Resonanz zu Ideen oder Aussagen. Das wiederum fördert die Sichtbarkeit und Transparenz quer über das gesamte Unternehmen.

Gleichzeitig entspannt ein solch moderner Arbeitsstil den Arbeitsdruck, indem neue Kommunikationskanäle geöffnet werden. Informationen und Kommunikationen fokussieren nicht mehr auf einen einzigen Punkt: die E-Mail-Inbox, die den Kollegen verschlossen bleibt. Silos werden aufgelöst und mit Ventilen, die Informationen auf andere Medien verteilen, versehen. Das nimmt Druck weg und jeder Einzelne hat wieder mehr Luft für kreative Momente. 

Collaboration erzeugt Vielfalt, besseren Arbeitsfluss, weniger Fehler und macht mehr Spaß. Mit Spaß kommt die Lust auf mehr – auf Neues. 

Andreas Exner ist bei MondayCoffee als Account Executive tätig.

Collaboration ist keine Selbstverständlichkeit

Die Digitalisierung verlangt Unternehmen so einiges ab: unerwartete Wettbewerber, verkürzte Time-to-Market und ein verändertes Konsumverhalten erfordern mehr Agilität, Innovation und vor allem auch mehr und bessere Zusammenarbeit in Unternehmen.

Dabei stehen Organisationen vor einer Vielzahl von Herausforderungen: Zu viele Tools. Tools, die für die heute interdisziplinäre Zusammenarbeit nicht mehr geeignet sind. Kein orts-, zeit- und geräteunabhängiger Zugriff auf Unternehmensdaten. Beschränkte Zusammenarbeitsmöglichkeiten mit Externen. Und – alte Gewohnheiten, die sich nicht einfach so ändern lassen.

Kennen Sie diese Herausforderungen? 

Gemeinsam mit Microsoft laden wir zu einem Collaboration-Tag ein. Wir zeigen Ihnen eine umfassende Collaboration-Lösung auf Basis Microsoft 365, sprechen über Vorgehensweisen beim digitalen Kulturwandel, teilen Erfahrungen aus der Praxis und diskutieren über Erfolgsfaktoren und Stolpersteine.

Es stehen Ihnen folgende Termine zur Verfügung:

• Montag, 11. Juni 2018 in München - jetzt anmelden
• Dienstag, 12. Juni 2018 in Köln -  jetzt anmelden
• Freitag, 22. Juni 2018 in Berlin- jetzt anmelden

Bei Fragen können Sie sich an folgende E-Mail wenden: info@mondaycoffee.com

Ist Ihr Unternehmen flexibel genug, um Dinge um- oder neuzudenken?

Die Konkurrenz lauert heute an bisher unerwarteten Orten. Dafür sorgt die globale Digitalisierung und die Internationalisierung der Märkte. Für das Unternehmen bedeutet das nicht nur kontinuierliches und beschleunigtes Umdenken, auch Neudenken muss her. 

In meiner Rolle als Unternehmensberater und -entwickler durfte ich mich schon oft um das Um- und Neudenken kümmern. Ob ein neues Produkt für China, eine IoT-Lösung für Stammkunden oder die Anpassung an regulatorische Neuerungen. Ich musste eine Antwort auf eine Frage finden, auf die die Organisation a priori nicht vorbereitet war. Ein existieriendes Team, auf dass man zugreifen konnte, gab es in diesen Situationen meist auch nicht. Die Organisation wurde auf ihre Flexibilität getestet. 

Und diese Flexibilität, so lernte ich, muss sich folgendermassen äussern:

1. Die Expertise hat man heute oftmals nicht mehr nur in-house. Man muss auf ein externes Netzwerk von Experten, Partnern und Kunden zurückgreifen können – und dieses stetig ausbauen. Man muss also die Offenheit haben, für eine Antwort auch nach aussen zu schauen. 

2. Organisatorisch und örtlich verteilte Menschen arbeiten oft nicht gerne von alleine zusammen. Sie finden keine gemeinsame Sprache, da das Bewusstsein für die unterschiedlichen Kulturen und oft auch für eine gemeinsame Zielsetzung fehlt. Die Zugehörigkeit zu einer Firma oder sich auf Englisch unterhalten zu können, reichen nicht aus. Man muss zuerst ein interkulturelles Verständnis schaffen, ein Verständnis für die tatsächliche Zusammengehörigkeit, eine Basis für die Zusammenarbeit.

3. Und es braucht einen virtuellen und praktischen Arbeitsort für die Zusammenarbeit, die Kommunikation und den Wissensaustausch im Team. Eine Collaboration-Lösung, die sowohl für formell definierte Teams und Abteilungen als auch für spontan zusammengewürfelte Projektorganisationen oder Task Forces funktioniert. 

Wie John Kotter sehr anschaulich erklärt, müssen Unternehmen einen sinnvollen Weg finden, um neben ihrer auf Effizienz getrimmten Organisation auch mit flexiblen Arbeitsgruppen zu arbeiten. Die Voraussetzungen dafür sind Offenheit; interkulturelles Verständnis und eine entsprechende Collaboration-Software. Diese drei Erfolgsfaktoren müssen erkannt und nachhaltig umgesetzt werden.

Mark Albrecht ist Director Corporate Development bei MondayCoffee AG.

Enterprise Social Networks. Zeit verschwenden oder Zeit gewinnen?!

Enterprise Social Media – heisst das Facebook im Unternehmen? Ja und Nein. Schaut man genau hin, dann sind viele Unternehmen schon einen Schritt weitergegangen. Sie nutzen WhatsApp für den Austausch in Projekten, im Führungsteam oder für Absprachen mit Produktions- oder Baustellenmitarbeitern, die so einfacher zu erreichen sind. Frage ich dann in meinem Workshop nach einer Enterprise Social Media Strategie bleibt die Antwort oft aus. Der Social Media Fokus lag bisher häufig in der externen Kommunikation. Doch offiziell, unternehmensintern - das ist neu! 

Was sind die Zweifel? Was der Nutzen? Für den Mitarbeiter? Für das Unternehmen? 

Viele Unternehmen befürchten, aus eigener Erfahrung mit Social Media im Privaten, dass die Mitarbeiter ihre Zeit verschwenden. Doch hier setzen Enterprise Social Networks (ESN) gerade an. Unternehmen müssen heute schneller denn je informieren, reagieren und innovieren. Das kann eine Person oder eine Abteilung alleine nicht mehr leisten. Es braucht die Schwarmintelligenz des Unternehmens. Sie baut auf dem gesammelten Wissen von allen einzelnen Mitarbeitern auf. Fachkentnisse und Know-how, die dank dem Einsatz von Technologie, schnell, einfach aber nachhaltig ausgetauscht und (wieder) verwendet werden können: so zum Beispiel Antworten auf Hilferufe zu nicht dokumentierten Problemen, ein informeller Ideenaustausch, das rasche Verteilen von Neuigkeiten.     

Richtig eingesetzt, bieten ESN einige Vorteile: 

• Verbesserung der internen Kommunikation & Zusammenarbeit  

• Verfügbarmachen von impliziertem Wissen, Erhöhung der Produktivität  

• Identifikation & Aktivierung ungenutzter Potentiale  

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Erhöhung der Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen  

Doch der systematische und erfolgreiche Einsatz von ESN in Unternehmen setzt einige Verhaltensmuster voraus: 

• Statt „Wissen ist Macht“ -  eine Kultur des Teilens 

• Statt Kommunikations-Silos - Zugang und Offenheit der Themen 

• Statt Top-Down-Information - Information und Feedback in alle Richtungen 

• Statt Schicken der Information an einen Mitarbeiterkreis - Informationen bereitstellen und Mitarbeiter ermächtigen selbst darüber zu entscheiden, was für sie relevant ist  

Wir unterstützen Unternehmen dabei, diese Verhaltensmuster zu testen und in der Organisation zu etablieren, indem wir das Thema ESN ganz selbstverständlich in die täglichen Arbeitsabläufe integrieren. Das tun wir mithilfe des intelligenten Designs unserer Collaboration-Lösung. Mit dem Ziel ein Wissensnetzwerk im Unternehmen entstehen zu lassen. Und je grösser das Netzwerk, desto mehr Vorteile zieht der einzelne Mitarbeiter sowie die gesamte Organisation daraus. 

Kathrin Kissau begleitet bei MondayCoffee als Senior Business Consultant Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Planung und Umsetzung von Veränderungsprozessen – besonders im Bereich Collaboration

Wie CoffeeNet 365 die Leitung komplexer Projekte vereinfachen kann

In der Fachzeitschrift Eisenbahningenieur erzählt unser Kunde Rhomberg Sersa, wie sie unsere Collaboration-Lösung für ihre komplexen Projekte erfolgreich einsetzen. So erleichtert beispielsweise der Zugriff auf alle wichtigen Dokumente, zu jeder Zeit und an jedem Ort, die Zusammenarbeit aller involvierten internen und externen Parteien.

Ein Collaboration Tool ohne Training bitte!

Eine Collaboration-Lösung ohne Training ist keine Collaboration-Lösung. Viele vergessen, dass Collaboration nicht nur mit einem Tool zu tun hat, sondern sich viel mehr dahinter verbirgt.  

Eine Studie von Sharp Business Systems und dem Marktforschungsinstitut Censuswide hat ergeben, dass mehr als die Hälfte der Befragten überzeugt ist, produktiver zu arbeiten, wenn bessere Technologien zur Verfügung stehen würden.  

Collaboration ist ein Tun, kein Tool

Jedoch fürchten Mitarbeiter oft neue, komplizierte Technologien. Sie verwenden lieber ihre gewohnten Tools, bei denen sie keine Einarbeitung benötigen. Grund dafür können z.B. schlechte Erfahrungen mit vergangenen Umstellungen sein. 

Überraschenderweise ist es auch keine Frage des Alters. Das Klischee jüngere Menschen würden sich einfacher tun als ältere, kann man beiseitelegen. Mitarbeiter jeglichen Alters haben ihre Schwierigkeiten. Ob es in der Transparenz liegt, die ein Collaboration-Tool mit sich bringt, oder im Misstrauen gegenüber neuen Technologien. Diese Scheu und das Misstrauen kann jedoch überwunden werden.  

In vielen Projekten, bei der Einführung unserer Collaboration-Software, stossen wir genau auf diese Herausforderungen und sogar die Frage: sollte das Tool nicht so einfach sein, dass wir keine Trainings benötigen?  

Unsere Antwort darauf ist: nein.  

Kollektives Lernen mit einfachen Tools

Auch ein noch so einfaches Tool bringt für sich noch keinen Mehrwert. Im Falle der Collaboration besteht sogar ein grosser Bedarf, sich in der Organisation abzustimmen, wie man im Alltag am besten mit den zur Auswahl bestehender Tools umgeht.  

Unser Ansatz ist, die Tools in konkreten Anwendungsfällen zu trainieren, sogenannte „Use-case-based Training“, in denen ganz konkret vermittelt wird, wie Mitarbeiter in Zukunft arbeiten sollen, um das Maximum für sich und das Unternehmen herauszuholen.  

Keine Klick-Schulungen, sondern eine Art „Verhaltensschulung mit Tooleinsatz“. So entsteht echter Mehrwert in der täglichen Zusammenarbeit im Unternehmen. 

Collaboration-Markt boomt

t3n Magazin über Collaboration-Tools:

Ein veraltetes Intranet bietet nicht die Interaktion zwischen Mitarbeitern, die ein Unternehmen benötigt. Es muss eine Möglichkeit geben, dass Mitarbeiter effektiver zusammenarbeiten können. Viele Anbieter haben das bereits erkannt und treten in das Segment der Collaboration-Tools ein. So auch Microsoft mit Microsoft Teams. 

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Das ungenutzte Potenzial der Collaboration Tools

CIO Magazin zum Potenzial von Collaboration Tools: 

Je stärker Mitarbeiter Collaboration Tools nutzen, desto innovativer wird ein Unternehmen, so die Erkenntnis aus der Studie der TU Darmstadt. Eingesetzt werden diese Tools aber nur selten. Lediglich jedes zehnte Unternehmen setzt cloud-basierte Tools ein, obwohl die Nutzung der Cloud die Effizienz des Unternehmens um 13 Prozent steigern könnte.

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