Molekülartige Strukturen mit ausreichend Spielraum – die Grundvoraussetzung für Unternehmen, um in einer schnelllebigen Welt erfolgreich zu sein. John Kotter plädierte schon vor Jahren für die Evolution von Unternehmen aus dem Strukturkorsett heraus (https://www.youtube.com/watch?v=Pc7EVXnF2aI).
Und er behält recht: Externe Faktoren wie COVID-19, Remote Work und wegbrechende Lieferketten fordern heute nicht nur unsere Arbeitsweise heraus. Sie stellen vor allem die Strukturen in Unternehmen auf die Probe. Im Grossen, aber auch im Kleinen.
Status quo: Lost in Organisation
Die meisten Unternehmen haben dies erkannt. Sie setzen zum Beispiel agile Organisationsprinzipien und/oder Projektteams ein und bringen in Taskforces die besten Köpfe zusammen, um die grossen Herausforderungen zu bewältigen. Das Business steht aber nie still. Oft finden derlei Massnahmen parallel zu den alltäglichen Prozessen statt, die effizient weiterlaufen müssen.
Mit der Zeit entsteht eine Mischung aus starren und dynamischen Strukturen der Zusammenarbeit. Insgesamt wird alles etwas komplizierter – der Überblick leidet, die Unordnung nimmt unternehmensweit zu. Früher eng zusammenarbeitende Teams sitzen nicht mehr am selben Ort, sollen aber trotzdem effizient zusammenarbeiten.
Das Problem heute: Starre Ablagestrukturen bremsen die Zusammenarbeit
Oft wird die Dynamik in Unternehmen nicht konsequent genug durchdacht. Teams und einzelne Mitarbeitenden werden ausserhalb der starren Strukturen sich selbst überlassen. Daraus entsteht ein unbeabsichtigtes Chaos.
Gleichzeitig werden die Ablagestrukturen meist noch zentral verwaltet. Projektteams aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen, Partnern und Externen müssen auf dieselben Daten zugreifen. Die Team Leads können die Zusammenarbeit in ihren Projektteams aber weder selbständig verwalten noch transparent machen.
Datensilos und lange Abstimmungsprozesse bremsen den Informationsfluss
Wichtige Informationen stecken oft in siloartigen Strukturen fest und sind für andere Abteilungen nicht zugänglich. Um auf die benötigten Dateien oder Dokumente zugreifen zu können, ist wiederum ein hoher Abstimmungsaufwand nötig. Das Anfragen, Suchen, Bereitstellen und gemeinsame Bearbeiten der Assets kostet wertvolle Zeit – mitunter Stunden –, die an anderer Stelle fehlt. Wichtige Informationen werden womöglich nicht schnell genug ausgetauscht, weil die Strukturen und die Tools gegen die Mitarbeitenden arbeiten, statt für.
Die Lösung: eine intuitive Dokumentenablage, die Transparenz schafft
Eine Neustrukturierung der digitalen Ablage kann dieses Dilemma lösen. Der erste Schritt ist eine umfassende Diskussion der Arbeitsweisen im Unternehmen: Worum geht es wirklich? Wer benötigt welche Informationen? Und welche Berechtigungen?
Daraus entstehen neue Prinzipien im Umgang mit einer dezentralisierten, jedoch geordneten und sicheren Ablage von Dokumenten. Einer Ablage, die den unterschiedlichen Szenarien der Zusammenarbeit gerecht wird – inklusive der team- und unternehmensübergreifenden Collaboration.
Bei MondayCoffee greifen wir auf Best-Practice-Erfahrungen aus jahrelanger Projektarbeit zurück. Ausserdem nutzen wir unsere Modern-Work-Solution CoffeeNet 365. In Ergänzung zu den Microsoft-365-Apps sorgt die CoffeeNet 365 dafür, dass Endbenutzer und Enbenutzerinnen einerseits möglichst selbständig zu ihrem intuitiven digitalen Arbeitsplatz kommen. Andererseits wird die IT-Abteilung entlastet, weil zahlreiche Supportanfragen wegfallen.
Das Ergebnis: unbeschwerte Zusammenarbeit ohne Stolpersteine
In einer dynamischen Ablagestruktur läuft die Zusammenarbeit nahtlos über alle Abteilungen hinweg. Informationen sind für alle Berechtigten und von jedem Standort aus schnell verfügbar. Sie lassen sich mit wenigen Klicks gemeinsam bearbeiten und teilen. Mitarbeitende aus dem Marketing oder der IT haben auf die Assets genauso schnell und einfach Zugang wie zugriffsberechtigte Externe. Das reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern spart auch Ressourcen.
Vorteile einer dynamischen Dokumentenablage:
flüssigere Administration und Kommunikation
weniger Redundanz von gespeicherten Inhalten
einfachere Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen ausserhalb des eigenen Teams
höhere Sicherheit durch einfaches Berechtigungsmanagement
Flexibilität und Skalierbarkeit, um schnell auf Veränderungen zu reagieren
Mit MondayCoffee das Potenzial von Modern Work erschliessen
Kehren wir zu John Kotter zurück und der Frage: „What could win today?“ Unsere Erfahrung zeigt uns: einfache, effiziente und agile Strukturen, die für die Mitarbeitenden, und nicht gegen sie, arbeiten.
Wollen wir’s angehen? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.
