Challenge #2: Dezentrale Dokumentarbeit führt zu redundanten Klonen – und Frust

Immer mehr Mitarbeitende sind von der Lawine an Dokumenten überfordert. Welche Version ist aktuell? Arbeitet der Kollege gerade mit dem richtigen Dokument? Was wurde seit dem letzten Entwurf tatsächlich geändert? 

Status quo: jeder bearbeitet Dokumente eigenständig 

Heute arbeiten Mitarbeitende intern, aber auch mit Externen von verschiedenen Standorten aus digital an denselben Themen. Selbst innerhalb eines Projekts verläuft die Abstimmung zu den Inhalten oft über verschiedene Kanäle, von Telefon über Mail und Chat bis zum persönlichen Kontakt, denn: Die Dokumentenarbeit ist Einzelarbeit. Jeder bearbeitet die Dokumente für sich „im stillen Kämmerlein“ und reicht sie nach Bearbeiten weiter – wie ein physisches Blatt Papier.  

Das Problem: Einzelarbeit führt zu Redundanz und Informationschaos 

Das Teilen erfolgt meist nach altem Prinzip: Attachment-Ping-Pong per Mail. Entwürfe werden isoliert erstellt, zur Abstimmung per Mail/Chat versendet, bearbeitet, womöglich mit neuem Dateinamen gespeichert und wieder zur Abstimmung versendet, bis sie final sind. Durch die isolierte sequenzielle Bearbeitung der Dateien wächst die Anzahl der Dokumentversionen bei jedem Arbeitsschritt. Von jeder Version entstehen viele identische Dateien, die per E-Mail-Anhang teils hundertfach in der Organisation verteilt werden. 

Quelle: Chaz Hutton (@instachaaz) • Instagram photos and videos

So entsteht über den Dokumenten-Lifecycle hinweg eine Armee an redundanten Klonen. Sie belagern E-Mails, persönliche Ordner sowie Arbeitsbereiche. Und die Menge wächst exponentiell, wenn die Zusammenarbeit weiterhin nach altem Prinzip abläuft. 

Typische Fallstricke bei der Einzelarbeit an Dokumenten:  

• Es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten. Wer kann schon jederzeit genau sagen, wo sich die aktuell gültige und „finale“ Version eines Dokuments befindet?  

• Dateinamen sind unzuverlässig und leicht manipulierbar. Der Name einer Word-Datei sagt nichts darüber aus, ob es sich um dasselbe Dokument handelt, das der Kollege meint. 

• Die Explosion der Redundanz führt schnell zu einer Explosion des Speicherbedarfs, was wichtige IT-Ressourcen beansprucht und unnötig das Budget belastet.  

• Aus redundanten Kopien werden einmal unkontrollierbare Selbstläufer. Kommen die falschen Versionen in Umlauf, stehen der Projekterfolg, das Markenimage oder Kundenbeziehungen auf dem Spiel.  

Die Lösung: Dokumente gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten  

Diese Knoten lassen sich lösen, indem Mitarbeitende, Partner und Kunden Dokumente gemeinsam bearbeiten. Dafür muss das Umfeld entsprechend eingerichtet sein, so dass die gemeinsame und gleichzeitige Dokumentenbearbeitung ohne Reibungsverluste und Medienbrüche möglich wird und organisationsweit skaliert werden kann.     

In diesem Prozess adressieren wir bei MondayCoffee eine Reihe an Fragen: Was sind typische Use Cases der Zusammenarbeit? Wer braucht welche Berechtigungen? Welche Funktionen übernehmen Teams-Arbeitsbereiche und welche die persönlichen Arbeitsbereiche? Mit den Antworten gehen teils grosse Veränderungen einher, die branchenspezifische Erfahrung und Fingerspitzengefühl erfordern. 

Alte Gewohnheiten müssen aufbrechen und sich neu formen 

Denn wichtig ist, das Verhalten und die gelernte Arbeitsweise der Mitarbeitenden zu verändern, um das volle Potenzial zu erreichen. Dazu gehört zum Beispiel, dass ein Dokument frühzeitig zur gemeinsamen Bearbeitung geteilt wird, nicht erst zum Schluss als Review.  

Die Schritte zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten sind ganz einfach:  

1. Bestimmen Sie einen gemeinsamen Ablagebereich in Teams, SharePoint oder OneDrive, in dem das zu bearbeitende Dokument als erster Entwurf gespeichert wird. 

2. Statt der ganzen Datei teilen Sie nur den Link des zentralen Dokuments mit dem Team. 

3. Das Tool übernimmt die automatische Abspeicherung und Versionierung. Der Dateiname bleibt unverändert. Bei Bedarf lassen sich ältere Versionen schnell wiederherstellen.  

4. Bearbeiten Sie das Dokument gleichzeitig mit Ihrem Team – ganz gleich ob in Word, PowerPoint und Excel. Die Durchlaufzeit bis zur Finalisierung des Dokuments schrumpft auf ein Minimum.  

5. Tauschen Sie sich über die Kommentarfunktion zu den spezifischen Inhalten innerhalb des Dokuments aus. Nutzen Sie dafür einfach die @mentions-Funktion, um Wissenstragende direkt um Input zu bitten.  

Unternehmen sollten die Möglichkeiten der (a)synchronen Zusammenarbeit für sich nutzen. So kann ein Grossteil der Zusammenarbeit ohne sonderliche Besprechungen erfolgen. Für minimale Reibungsverluste müssen alle technischen Bestandteile konzeptgerecht konfiguriert sein.  

Das Ergebnis: mehr Transparenz und Zeit für wichtigere Aufgaben 

Unternehmen, die Dokumente zentral abspeichern und gemeinsam bearbeiten, steigern die Effizienz der Zusammenarbeit und sparen wertvolle Ressourcen.  

Zu den wichtigsten positiven Auswirkungen gehören:  

• weniger redundante Dokumente 

• weniger E-Mails und Attachment-Chaos  

• deutlich kürzere Bearbeitungszeit  

• besserer Überblick & schnellerer Zugriff 

• weniger Speicherbedarf  

• weniger Meetings zur Abstimmung 

• und vor allem: mehr Spass bei der Arbeit 

Mit MondayCoffee das Informationschaos auflösen 

Unsere Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 kann das Informationschaos beseitigen – vorausgesetzt, auch die Verhaltensweisen verändern wir nachhaltig.  

Neugierig auf die vereinfachte Dokumentarbeit? Unsere Consultants erschliessen das Potenzial gemeinsam mit Ihnen. 

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Challenge #1: Veraltete Ablagestrukturen bremsen die Collaboration

Molekülartige Strukturen mit ausreichend Spielraum – die Grundvoraussetzung für Unternehmen, um in einer schnelllebigen Welt erfolgreich zu sein. John Kotter plädierte schon vor Jahren für die Evolution von Unternehmen aus dem Strukturkorsett heraus (https://www.youtube.com/watch?v=Pc7EVXnF2aI).  

Und er behält recht: Externe Faktoren wie COVID-19, Remote Work und wegbrechende Lieferketten fordern heute nicht nur unsere Arbeitsweise heraus. Sie stellen vor allem die Strukturen in Unternehmen auf die Probe. Im Grossen, aber auch im Kleinen.  

Status quo: Lost in Organisation 

Die meisten Unternehmen haben dies erkannt. Sie setzen zum Beispiel agile Organisationsprinzipien und/oder Projektteams ein und bringen in Taskforces die besten Köpfe zusammen, um die grossen Herausforderungen zu bewältigen. Das Business steht aber nie still. Oft finden derlei Massnahmen parallel zu den alltäglichen Prozessen statt, die effizient weiterlaufen müssen.  

Mit der Zeit entsteht eine Mischung aus starren und dynamischen Strukturen der Zusammenarbeit. Insgesamt wird alles etwas komplizierter – der Überblick leidet, die Unordnung nimmt unternehmensweit zu. Früher eng zusammenarbeitende Teams sitzen nicht mehr am selben Ort, sollen aber trotzdem effizient zusammenarbeiten.  

Das Problem heute: Starre Ablagestrukturen bremsen die Zusammenarbeit 

Oft wird die Dynamik in Unternehmen nicht konsequent genug durchdacht. Teams und einzelne Mitarbeitenden werden ausserhalb der starren Strukturen sich selbst überlassen. Daraus entsteht ein unbeabsichtigtes Chaos.  

Gleichzeitig werden die Ablagestrukturen meist noch zentral verwaltet. Projektteams aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen, Partnern und Externen müssen auf dieselben Daten zugreifen. Die Team Leads können die Zusammenarbeit in ihren Projektteams aber weder selbständig verwalten noch transparent machen.  

Datensilos und lange Abstimmungsprozesse bremsen den Informationsfluss 

Wichtige Informationen stecken oft in siloartigen Strukturen fest und sind für andere Abteilungen nicht zugänglich. Um auf die benötigten Dateien oder Dokumente zugreifen zu können, ist wiederum ein hoher Abstimmungsaufwand nötig. Das Anfragen, Suchen, Bereitstellen und gemeinsame Bearbeiten der Assets kostet wertvolle Zeit – mitunter Stunden –, die an anderer Stelle fehlt. Wichtige Informationen werden womöglich nicht schnell genug ausgetauscht, weil die Strukturen und die Tools gegen die Mitarbeitenden arbeiten, statt für. 

Die Lösung: eine intuitive Dokumentenablage, die Transparenz schafft 

Eine Neustrukturierung der digitalen Ablage kann dieses Dilemma lösen. Der erste Schritt ist eine umfassende Diskussion der Arbeitsweisen im Unternehmen: Worum geht es wirklich? Wer benötigt welche Informationen? Und welche Berechtigungen?  

Daraus entstehen neue Prinzipien im Umgang mit einer dezentralisierten, jedoch geordneten und sicheren Ablage von Dokumenten. Einer Ablage, die den unterschiedlichen Szenarien der Zusammenarbeit gerecht wird – inklusive der team- und unternehmensübergreifenden Collaboration. 

Bei MondayCoffee greifen wir auf Best-Practice-Erfahrungen aus jahrelanger Projektarbeit zurück. Ausserdem nutzen wir unsere Modern-Work-Solution CoffeeNet 365. In Ergänzung zu den Microsoft-365-Apps sorgt die CoffeeNet 365 dafür, dass Endbenutzer und Enbenutzerinnen einerseits möglichst selbständig zu ihrem intuitiven digitalen Arbeitsplatz kommen. Andererseits wird die IT-Abteilung entlastet, weil zahlreiche Supportanfragen wegfallen. 

Das Ergebnis: unbeschwerte Zusammenarbeit ohne Stolpersteine  

In einer dynamischen Ablagestruktur läuft die Zusammenarbeit nahtlos über alle Abteilungen hinweg. Informationen sind für alle Berechtigten und von jedem Standort aus schnell verfügbar. Sie lassen sich mit wenigen Klicks gemeinsam bearbeiten und teilen. Mitarbeitende aus dem Marketing oder der IT haben auf die Assets genauso schnell und einfach Zugang wie zugriffsberechtigte Externe. Das reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern spart auch Ressourcen.  

Vorteile einer dynamischen Dokumentenablage: 

• flüssigere Administration und Kommunikation 

• weniger Redundanz von gespeicherten Inhalten 

• einfachere Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen ausserhalb des eigenen Teams  

• höhere Sicherheit durch einfaches Berechtigungsmanagement 

• Flexibilität und Skalierbarkeit, um schnell auf Veränderungen zu reagieren 

Mit MondayCoffee das Potenzial von Modern Work erschliessen 

Kehren wir zu John Kotter zurück und der Frage: „What could win today?“ Unsere Erfahrung zeigt uns: einfache, effiziente und agile Strukturen, die für die Mitarbeitenden, und nicht gegen sie, arbeiten.  

Wollen wir’s angehen? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.  

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