Immer mehr Mitarbeitende sind von der Lawine an Dokumenten überfordert. Welche Version ist aktuell? Arbeitet der Kollege gerade mit dem richtigen Dokument? Was wurde seit dem letzten Entwurf tatsächlich geändert?
Status quo: jeder bearbeitet Dokumente eigenständig
Heute arbeiten Mitarbeitende intern, aber auch mit Externen von verschiedenen Standorten aus digital an denselben Themen. Selbst innerhalb eines Projekts verläuft die Abstimmung zu den Inhalten oft über verschiedene Kanäle, von Telefon über Mail und Chat bis zum persönlichen Kontakt, denn: Die Dokumentenarbeit ist Einzelarbeit. Jeder bearbeitet die Dokumente für sich „im stillen Kämmerlein“ und reicht sie nach Bearbeiten weiter – wie ein physisches Blatt Papier.
Das Problem: Einzelarbeit führt zu Redundanz und Informationschaos
Das Teilen erfolgt meist nach altem Prinzip: Attachment-Ping-Pong per Mail. Entwürfe werden isoliert erstellt, zur Abstimmung per Mail/Chat versendet, bearbeitet, womöglich mit neuem Dateinamen gespeichert und wieder zur Abstimmung versendet, bis sie final sind. Durch die isolierte sequenzielle Bearbeitung der Dateien wächst die Anzahl der Dokumentversionen bei jedem Arbeitsschritt. Von jeder Version entstehen viele identische Dateien, die per E-Mail-Anhang teils hundertfach in der Organisation verteilt werden.
So entsteht über den Dokumenten-Lifecycle hinweg eine Armee an redundanten Klonen. Sie belagern E-Mails, persönliche Ordner sowie Arbeitsbereiche. Und die Menge wächst exponentiell, wenn die Zusammenarbeit weiterhin nach altem Prinzip abläuft.
Typische Fallstricke bei der Einzelarbeit an Dokumenten:
Es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten. Wer kann schon jederzeit genau sagen, wo sich die aktuell gültige und „finale“ Version eines Dokuments befindet?
Dateinamen sind unzuverlässig und leicht manipulierbar. Der Name einer Word-Datei sagt nichts darüber aus, ob es sich um dasselbe Dokument handelt, das der Kollege meint.
Die Explosion der Redundanz führt schnell zu einer Explosion des Speicherbedarfs, was wichtige IT-Ressourcen beansprucht und unnötig das Budget belastet.
Aus redundanten Kopien werden einmal unkontrollierbare Selbstläufer. Kommen die falschen Versionen in Umlauf, stehen der Projekterfolg, das Markenimage oder Kundenbeziehungen auf dem Spiel.
Die Lösung: Dokumente gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten
Diese Knoten lassen sich lösen, indem Mitarbeitende, Partner und Kunden Dokumente gemeinsam bearbeiten. Dafür muss das Umfeld entsprechend eingerichtet sein, so dass die gemeinsame und gleichzeitige Dokumentenbearbeitung ohne Reibungsverluste und Medienbrüche möglich wird und organisationsweit skaliert werden kann.
In diesem Prozess adressieren wir bei MondayCoffee eine Reihe an Fragen: Was sind typische Use Cases der Zusammenarbeit? Wer braucht welche Berechtigungen? Welche Funktionen übernehmen Teams-Arbeitsbereiche und welche die persönlichen Arbeitsbereiche? Mit den Antworten gehen teils grosse Veränderungen einher, die branchenspezifische Erfahrung und Fingerspitzengefühl erfordern.
Alte Gewohnheiten müssen aufbrechen und sich neu formen
Denn wichtig ist, das Verhalten und die gelernte Arbeitsweise der Mitarbeitenden zu verändern, um das volle Potenzial zu erreichen. Dazu gehört zum Beispiel, dass ein Dokument frühzeitig zur gemeinsamen Bearbeitung geteilt wird, nicht erst zum Schluss als Review.
Die Schritte zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten sind ganz einfach:
Bestimmen Sie einen gemeinsamen Ablagebereich in Teams, SharePoint oder OneDrive, in dem das zu bearbeitende Dokument als erster Entwurf gespeichert wird.
Statt der ganzen Datei teilen Sie nur den Link des zentralen Dokuments mit dem Team.
Das Tool übernimmt die automatische Abspeicherung und Versionierung. Der Dateiname bleibt unverändert. Bei Bedarf lassen sich ältere Versionen schnell wiederherstellen.
Bearbeiten Sie das Dokument gleichzeitig mit Ihrem Team – ganz gleich ob in Word, PowerPoint und Excel. Die Durchlaufzeit bis zur Finalisierung des Dokuments schrumpft auf ein Minimum.
Tauschen Sie sich über die Kommentarfunktion zu den spezifischen Inhalten innerhalb des Dokuments aus. Nutzen Sie dafür einfach die @mentions-Funktion, um Wissenstragende direkt um Input zu bitten.
Unternehmen sollten die Möglichkeiten der (a)synchronen Zusammenarbeit für sich nutzen. So kann ein Grossteil der Zusammenarbeit ohne sonderliche Besprechungen erfolgen. Für minimale Reibungsverluste müssen alle technischen Bestandteile konzeptgerecht konfiguriert sein.
Das Ergebnis: mehr Transparenz und Zeit für wichtigere Aufgaben
Unternehmen, die Dokumente zentral abspeichern und gemeinsam bearbeiten, steigern die Effizienz der Zusammenarbeit und sparen wertvolle Ressourcen.
Zu den wichtigsten positiven Auswirkungen gehören:
weniger redundante Dokumente
weniger E-Mails und Attachment-Chaos
deutlich kürzere Bearbeitungszeit
besserer Überblick & schnellerer Zugriff
weniger Speicherbedarf
weniger Meetings zur Abstimmung
und vor allem: mehr Spass bei der Arbeit
Mit MondayCoffee das Informationschaos auflösen
Unsere Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 kann das Informationschaos beseitigen – vorausgesetzt, auch die Verhaltensweisen verändern wir nachhaltig.
Neugierig auf die vereinfachte Dokumentarbeit? Unsere Consultants erschliessen das Potenzial gemeinsam mit Ihnen.
