Von Oliver Zeiser, Director Software Development bei MondayCoffee.
Reporting, Naming, Conventions, Lifecycle Management für Teams und Benutzer, Policies, Genehmigungsprozesse oder Templates – all das muss man im Griff haben, um sicheres, modernes Arbeiten zu ermöglichen. Und erst recht, um mit der Organisation zu skalieren oder sich in Echtzeit an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Anbieter dafür lassen sich heute schnell finden. Microsoft selbst hat die Notwendigkeit für Governance-Werkzeuge erkannt und bietet bereits Lösungen an oder hat sie angekündigt, wie folgende Beispiele verdeutlichen:
Sensitivity Labels; Use sensitivity labels to protect content in Microsoft Teams, Microsoft 365 groups, and SharePoint sites (zum Artikel)
Teams App Policies; Know about policies to manage access and installation of Teams apps (zum Artikel)
Sites Lifecycle Policies; SharePoint data access governance (DAG) insights V1 – General Availability (zum Artikel)
Microsoft 365 Groups Naming Policy (zum Artikel)
Access Reviews in Azure Active Directory (zum Artikel)
MS Governance Report (zum Artikel)
Mit welchen Themen sollten Sie sich also heute auseinandersetzen? Welche Schritte lohnt es anzugehen, damit die IT handlungsfähig bleibt und die Anwenderinnen und Anwender sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können?
Wir bei MondayCoffee haben uns lange Gedanken darüber gemacht. Einige davon möchte ich in diesem Beitrag mit Ihnen teilen.
Das Danach unter Kontrolle zu haben, ist noch wichtiger als das Davor
Klar ist, dass eine gute Template Engine weit mehr als nur Standardelemente wie Teams, Einstellungen, Kanäle und Tabs bieten sollte.
Was ist zum Beispiel mit:
Planner Tasks, Buckets oder Labels?
Oder mit den dahinterliegenden SharePoint Sites, Pages, Listen und Bibliotheken, Inhalten, Spalten, Inhaltstypen oder SharePoint-Berechtigungen?
Was ist mit Flows? Oder mit Group Settings, Logos, Farben, Branding?
Und das natürlich WYSIWYG!
Eine gute Template Engine kann das alles. Das Reproduzieren von identischen Teams-Räumen anhand von Templates ist ein Must.
Aber was ist, wenn ein Team einmal provisioniert wurde? Was ist, wenn die Anwender zum Beispiel einen weiteren privaten Kanal benötigen? Oder eine weitere Bibliothek in der dahinterliegenden SharePoint Site?
Sollte das nicht auch alles auf Templates und definierten Governance-Regeln basieren?
Die initiale Erstellung von neuen Teams und Arbeitsräumen und die saubere Übergabe an die Anwenderinnen und Anwender ist wichtig, aber noch viel wichtiger ist, was sie danach mit ihren Teams machen!
Mit unserer Modern-Work-Solution, CoffeeNet 365, werden die Endanwender auch ‚im Danach‘ nicht mit ihren Teams allein gelassen. Sie durchlaufen einen kontrollierten Rahmen und erhalten Unterstützung beim Erfüllen der Richtlinien der Organisation, ohne in ihrer tatsächlichen Arbeit und Funktion behindert zu werden.
Dafür stehen den Endanwender beispielsweise zentral verwaltete Templates für einzelne Teams-Kanäle sowie Templates für Listen und Bibliotheken zur Verfügung. Diese machen es ihnen leicht, auch nachträglich ihre Arbeitsräume zu erweitern oder ihren Bedürfnissen entsprechend anzupassen. Und auch dabei halten sie wie selbstverständlich die vorgegebenen Rahmenbedingungen des Unternehmens ein, ohne selbst allzu viel darüber nachdenken zu müssen.
Kontinuierliche Änderungen müssen antizipiert werden
Was passiert mit bestehenden Teams-Räumen, wenn sich die Anforderungen ändern oder neue Funktionalitäten hinzukommen sollen?
Das Lifecycle Management sollte sich auch, aber nicht nur auf das „Aussortieren“ – Archivieren und Löschen – von nicht mehr genutzten Teams konzentrieren. Viel wichtiger sind die Teams, welche noch benutzt werden.
Mit CoffeeNet 365 lassen sich Änderungen an Templates und an Governance-Regeln auch nachträglich noch ganz einfach auf bereits bestehende Räume anwenden, damit sie immer dem neuesten Standard entsprechen.
Einen weiteren Use Case lohnt es sich ebenfalls zu antizipieren: Ein bereits erstelltes Team muss von einem Template in ein anderes überführt werden. Was vielleicht als kleine Workgroup gestartet ist, entwickelt sich irgendwann zu einem Projekt.
Da sollte das Team dann auch dem Projekt-Template entsprechen und die passenden Features und Einstellungen dafür bekommen. Mit der Switch-Template-Funktion von CoffeeNet 365 ist das mit wenigen Klicks möglich. Ein aufwändiges Migrieren und Überführen von Inhalten entfällt somit komplett.
Was noch nicht ist, kann mit CoffeeNet 365 schnell werden
Viele IT-Abteilungen mussten während der Pandemie von heute auf morgen Microsoft Teams einführen. Die Zeit für einen geplanten und ordentlichen Rollout fehlte. Das Nachkorrigieren beschäftigt immer noch einige.
Eine moderne Template Engine muss auch bestehende Räume in die geordneten Strukturen bringen und entsprechend den aktuellen Governance-Anforderungen konfigurieren können. Das nachträgliche Anwenden von Vorlagen auf bereits erstellte Teams ist mit der Apply-Template-Funktion von CoffeeNet 365 mit wenig Aufwand möglich.
In Echtzeit erkannt, gemeldet, gelöst
Natürlich bleiben im täglichen Betrieb etwaige Governance-Verstöße nicht aus. Es lässt sich eben nicht immer alles technisch erschlagen. Microsoft bietet dafür schlicht nicht die notwendigen Möglichkeiten und APIs. Daher bedarf es zwangsweise einer Strategie, wie man mit solchen Fällen umgeht.
Ein klassischer Ansatz, auf Verstöße gegen die Governance zu reagieren, wäre wohl: Reporting!
Die IT sieht die Teams in den Reports, welche nicht compliant und den Wünschen entsprechend sind. Was im Umkehrschluss bedeutet, dass eine Person in der IT regelmäßig die Reports betrachten und auf die Benutzer zugehen muss.
Diesen Aufwand kann man sich sparen – mit der mächtigen Rule Engine von CoffeeNet 365 und einfachen Wenn-Dann-Regeln, die durch die IT erstellt und spezifisch auf die Templates zugeschnitten werden können.
Governance-Verstöße zum Beispiel werden somit automatisch in Echtzeit erkannt. Ein MS Flow wird gestartet, der zum einen die Einstellungen wieder zurücksetzt und zum anderen den Benutzer nochmal auf die aktuellen Governance-Regeln hinweist. Und nicht nur das. Dem Benutzer kann zusätzlich Hilfe angeboten werden oder man definiert, dass direkt ein Ticket im Ticketing-System der IT erstellt wird. Oder beides.
Die User Experience verbessern
Die CoffeeNet 365 Rule Engine kann genauso für eine bessere User Experience eingesetzt werden.
Wird zum Beispiel ein neuer Benutzer einem Team hinzugefügt, bekommt er automatisch eine Willkommens-Nachricht, etwa per Mail oder als Chat. Die Botschaft kann für externe Gäste entsprechend angepasst und personalisiert werden.
Handelt es sich um einen internen Benutzer, kann auch eine Regel definiert werden, dass er oder sie gleich noch in einen privaten Kanal („Nur Interne“) hinzugefügt wird. Ohne dass der Besitzer des Teams dies immer wieder manuell machen muss. Auch solche Möglichkeiten bietet die Rule Engine von CoffeeNet 365; und diese sind mit nur wenigen Klicks konfiguriert.
Die Anwendungsfälle der CoffeeNet 365 Rule Engine sind fast unbegrenzt.
Aber erst über solche Hilfsmittel sind Automatisierungen möglich, die den Endanwendern dabei helfen, die Governance langfristig und ganz nebenbei einzuhalten.
Die Regeln regeln
Selbstredend müssen auch die Rules der Rule Engine jederzeit und zentral verändert und angepasst werden können. Denn erst dann ist echte Teams-Governance möglich, welche die Anwenderinnen und Anwender nicht an ihrer Arbeit und dem Teilen von Wissen hindert, sondern sie gar darin unterstützt. Und dabei behält die IT jederzeit die volle Kontrolle und bleibt flexibel und reaktionsschnell.
Was könnte im modernen und sich schnell und stetig verändernden Cloud-Zeitalter wichtiger sein?
