Ideen-Management: Wo der wahre Schatz begraben liegt

Der Wert der meisten Unternehmen liegt in ihren Mitarbeitenden. Genauer in der Art, wie diese zusammenarbeiten und Informationen austauschen. Das bestätigen auch verschiedene Studien: Je besser Menschen miteinander kommunizieren, umso erfolgreicher ist meist das Unternehmen. Warum ist das so? Und welchen Mehrwert bringen die Menschen jenseits ihrer Kernaufgaben? 

Veränderungen schaffen Ideen, Ideen schaffen Innovationen 

Im Kleinunternehmen wie im Grosskonzern, in der IT wie im Marketing erleben Mitarbeitende immer wieder Situationen, die neue Fragestellungen aufwerfen. Sei es aufgrund äusserer Umstände oder neuer Technologien. Mitarbeitende müssen dann lösungsorientierte Entscheidungen treffen oder neue Ansätze ausprobieren. Manchmal hilft nur, einen Schritt weiterzudenken und neue Ideen zu entwickeln.  

Erst das Zusammenspiel der vielen kleinen Ideen macht eine Organisation erfolgreich. Es ist das Volumen der einzelnen Kreativleistungen aus der Belegschaft, das die Geschäftsziele vorantreibt und die Kreativität einzelner Top-Manager bei Weitem überflügelt. Daraus entstehen letztlich Innovationen.  

Kreativität braucht eine Bühne 

Damit Wissen und Erfahrung nicht aus KollegInnen herausgekitzelt werden muss oder bei einem Personalwechsel verlorengeht, braucht es ein toolgestütztes System. Eine digitale Ideenschmiede. Denn ohne das passende Werkzeug, um die Kreativleistung anzuzapfen, bleiben brillante Einfälle mit hoher Wahrscheinlichkeit ungenutzt oder werden gar nicht erst gesehen. 

“Ohne das passende Werkzeug, um die Kreativleistung anzuzapfen, bleiben brillante Einfälle mit hoher Wahrscheinlichkeit ungenutzt oder werden gar nicht erst gesehen.”

CoffeeNet 365 bietet dafür eine spezielle Lösung: Die Plattform ist mit einer Funktion zum Speichern, Organisieren, Analysieren und Bewerten von Ideen ausgestattet. Mitarbeitende können damit ihre Wünsche, Vorschläge und Anreize direkt in Microsoft Teams oder SharePoint einbringen.  

Mitarbeiterideen als Treibstoff für Innovationen 

Welche Wünsche haben die KollegInnen für den Umbau des neuen Bürogebäudes? Gibt es Ideen für neue Produktfunktionen? Und wie lauten die Vorschläge zur Prozessverbesserung?  

Solche und ähnliche Fragen sind mit einem digitalen Ideen-Management schnell und übersichtlich beantwortet. Es spielt keine Rolle, um welche Art von Information es sich handelt oder wo sich die Mitarbeitenden gerade befinden. Jede einzelne Domäne lässt sich als Kampagne aufsetzen, um die wesentlichen Fragestellungen an einem zentralen Ort zu adressieren.  

Das schafft Transparenz und unterstützt das Wir-Gefühl. Wenn projektbezogene Informationen leicht zugänglich sind, können Mitarbeitende leichter zusammenarbeiten. Davon profitieren sowohl die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen: In einer Studie berichteten 55 % der befragten Mitarbeitenden, die sich auf die Zusammenarbeit fokussieren, dass der Umsatz in den letzten drei Jahren gestiegen ist. Mit einer besseren Vernetzung sinkt ausserdem die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeitenden kündigen. 

“Das Ideen-Management findet an einem zentralen Ort statt. Das schafft Transparenz und unterstützt das Wir-Gefühl.”

Die Vorteile von digitalem Ideen-Management im Überblick: 

• orts- und zeitunabhängiges Brainstorming 

• Single Source of Truth für alle Ideen 

• hohe Ideenqualität durch strukturierte Information 

• Überblick und schnelles Wiederfinden durch Suchfunktion 

• effiziente und informierte Entscheidungsfindung 

• höhere Mitarbeiterbeteiligung und -motivation 

Smarte Formulare sorgen dafür, dass jeder die Idee versteht 

Beim Sammeln von Ideen stellen Formulare sicher, dass der einzelne Inhalt mit den erforderlichen Zusatzinformationen ergänzt wird. Auf diese Weise können auch andere KollegInnen oder das Management den Kontext auf Anhieb verstehen. Zu diesem Zweck lassen sich themenbezogene Felder zur Ideenbeschreibung abfragen.  

Mögliche Abfragefelder sind zum Beispiel: 

• betroffener Prozess 

• Kunde  

• Produktlinie 

• Zeitraum 

• zugrundeliegende User Story 

• vorgeschlagener Mitteleinsatz  

And the Winner is … 

Nach dem Einreichen der Idee folgt ein spannender Schritt: die Einschätzung durch die KollegInnen. Wie bewerten andere die einzelnen Ideen? Welche Vorschläge stechen heraus und welche erscheinen weniger sinnvoll? Die einzelne Idee kann ganz intuitiv in Microsoft Teams gelesen und mit einem Klick bewertet werden. So wird schnell klar, welche die «Hot Topics» sind. 

Nach der Bewertung der Ideen vom zuständigen Team oder den Verantwortlichen folgt die Kategorisierung. Dabei lassen sich die Ideen grob hinsichtlich ihrer weiteren Verarbeitung einteilen. Der jeweilige Tag signalisiert den Ideengebenden auf einen Blick, wie es um ihre Idee steht.  

Abschliessend geht es an die Umsetzung der Gewinner-Idee. Je nach Fragestellung können direkt die ersten Aufgaben zugewiesen werden – sei es für die Entwicklung eines neuen Produkts, die Verbesserung eines bestehenden Prozesses oder den Ausbau des nächsten Offsite-Standorts. 

Nie wieder eine gute Idee verpassen 

Falls Sie sich jetzt fragen, welches Innovationspotenzial in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden schlummert: Die Antwort ist nur einen Klick entfernt.  

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New Form

Das Set-up einer guten Governance in Microsoft Teams gehört heute zum Standard. Die Herausforderung von morgen liegt woanders.

Von Oliver Zeiser, Director Software Development bei MondayCoffee. 

Reporting, Naming, Conventions, Lifecycle Management für Teams und Benutzer, Policies, Genehmigungsprozesse oder Templates – all das muss man im Griff haben, um sicheres, modernes Arbeiten zu ermöglichen. Und erst recht, um mit der Organisation zu skalieren oder sich in Echtzeit an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Anbieter dafür lassen sich heute schnell finden. Microsoft selbst hat die Notwendigkeit für Governance-Werkzeuge erkannt und bietet bereits Lösungen an oder hat sie angekündigt, wie folgende Beispiele verdeutlichen: 

• Sensitivity Labels; Use sensitivity labels to protect content in Microsoft Teams, Microsoft 365 groups, and SharePoint sites (zum Artikel) 

• Teams App Policies; Know about policies to manage access and installation of Teams apps (zum Artikel)  

• Sites Lifecycle Policies; SharePoint data access governance (DAG) insights V1 – General Availability (zum Artikel)  

• Microsoft 365 Groups Naming Policy (zum Artikel)  

• Access Reviews in Azure Active Directory (zum Artikel)  

• MS Governance Report (zum Artikel)  

Mit welchen Themen sollten Sie sich also heute auseinandersetzen? Welche Schritte lohnt es anzugehen, damit die IT handlungsfähig bleibt und die Anwenderinnen und Anwender sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können? 

Wir bei MondayCoffee haben uns lange Gedanken darüber gemacht. Einige davon möchte ich in diesem Beitrag mit Ihnen teilen.  

Das Danach unter Kontrolle zu haben, ist noch wichtiger als das Davor

Klar ist, dass eine gute Template Engine weit mehr als nur Standardelemente wie Teams, Einstellungen, Kanäle und Tabs bieten sollte.  

Was ist zum Beispiel mit: 

• Planner Tasks, Buckets oder Labels?  

• Oder mit den dahinterliegenden SharePoint Sites, Pages, Listen und Bibliotheken, Inhalten, Spalten, Inhaltstypen oder SharePoint-Berechtigungen?  

• Was ist mit Flows? Oder mit Group Settings, Logos, Farben, Branding?  

Und das natürlich WYSIWYG!  

Eine gute Template Engine kann das alles. Das Reproduzieren von identischen Teams-Räumen anhand von Templates ist ein Must.  

Aber was ist, wenn ein Team einmal provisioniert wurde? Was ist, wenn die Anwender zum Beispiel einen weiteren privaten Kanal benötigen? Oder eine weitere Bibliothek in der dahinterliegenden SharePoint Site?  

Sollte das nicht auch alles auf Templates und definierten Governance-Regeln basieren?  

Die initiale Erstellung von neuen Teams und Arbeitsräumen und die saubere Übergabe an die Anwenderinnen und Anwender ist wichtig, aber noch viel wichtiger ist, was sie danach mit ihren Teams machen!  

Mit unserer Modern-Work-Solution, CoffeeNet 365, werden die Endanwender auch ‚im Danach‘ nicht mit ihren Teams allein gelassen. Sie durchlaufen einen kontrollierten Rahmen und erhalten Unterstützung beim Erfüllen der Richtlinien der Organisation, ohne in ihrer tatsächlichen Arbeit und Funktion behindert zu werden.  

Dafür stehen den Endanwender beispielsweise zentral verwaltete Templates für einzelne Teams-Kanäle sowie Templates für Listen und Bibliotheken zur Verfügung. Diese machen es ihnen leicht, auch nachträglich ihre Arbeitsräume zu erweitern oder ihren Bedürfnissen entsprechend anzupassen. Und auch dabei halten sie wie selbstverständlich die vorgegebenen Rahmenbedingungen des Unternehmens ein, ohne selbst allzu viel darüber nachdenken zu müssen.  

Kontinuierliche Änderungen müssen antizipiert werden

Was passiert mit bestehenden Teams-Räumen, wenn sich die Anforderungen ändern oder neue Funktionalitäten hinzukommen sollen? 

Das Lifecycle Management sollte sich auch, aber nicht nur auf das „Aussortieren“ – Archivieren und Löschen – von nicht mehr genutzten Teams konzentrieren. Viel wichtiger sind die Teams, welche noch benutzt werden.  

Mit CoffeeNet 365 lassen sich Änderungen an Templates und an Governance-Regeln auch nachträglich noch ganz einfach auf bereits bestehende Räume anwenden, damit sie immer dem neuesten Standard entsprechen.  

Einen weiteren Use Case lohnt es sich ebenfalls zu antizipieren: Ein bereits erstelltes Team muss von einem Template in ein anderes überführt werden. Was vielleicht als kleine Workgroup gestartet ist, entwickelt sich irgendwann zu einem Projekt.  

Da sollte das Team dann auch dem Projekt-Template entsprechen und die passenden Features und Einstellungen dafür bekommen. Mit der Switch-Template-Funktion von CoffeeNet 365 ist das mit wenigen Klicks möglich. Ein aufwändiges Migrieren und Überführen von Inhalten entfällt somit komplett. 

Was noch nicht ist, kann mit CoffeeNet 365 schnell werden

Viele IT-Abteilungen mussten während der Pandemie von heute auf morgen Microsoft Teams einführen. Die Zeit für einen geplanten und ordentlichen Rollout fehlte. Das Nachkorrigieren beschäftigt immer noch einige.  

Eine moderne Template Engine muss auch bestehende Räume in die geordneten Strukturen bringen und entsprechend den aktuellen Governance-Anforderungen konfigurieren können. Das nachträgliche Anwenden von Vorlagen auf bereits erstellte Teams ist mit der Apply-Template-Funktion von CoffeeNet 365 mit wenig Aufwand möglich. 

In Echtzeit erkannt, gemeldet, gelöst

Natürlich bleiben im täglichen Betrieb etwaige Governance-Verstöße nicht aus. Es lässt sich eben nicht immer alles technisch erschlagen. Microsoft bietet dafür schlicht nicht die notwendigen Möglichkeiten und APIs. Daher bedarf es zwangsweise einer Strategie, wie man mit solchen Fällen umgeht. 

Ein klassischer Ansatz, auf Verstöße gegen die Governance zu reagieren, wäre wohl: Reporting!  

Die IT sieht die Teams in den Reports, welche nicht compliant und den Wünschen entsprechend sind. Was im Umkehrschluss bedeutet, dass eine Person in der IT regelmäßig die Reports betrachten und auf die Benutzer zugehen muss.  

Diesen Aufwand kann man sich sparen – mit der mächtigen Rule Engine von CoffeeNet 365 und einfachen Wenn-Dann-Regeln, die durch die IT erstellt und spezifisch auf die Templates zugeschnitten werden können. 

Governance-Verstöße zum Beispiel werden somit automatisch in Echtzeit erkannt. Ein MS Flow wird gestartet, der zum einen die Einstellungen wieder zurücksetzt und zum anderen den Benutzer nochmal auf die aktuellen Governance-Regeln hinweist. Und nicht nur das. Dem Benutzer kann zusätzlich Hilfe angeboten werden oder man definiert, dass direkt ein Ticket im Ticketing-System der IT erstellt wird. Oder beides.  

Die User Experience verbessern

Die CoffeeNet 365 Rule Engine kann genauso für eine bessere User Experience eingesetzt werden.  

Wird zum Beispiel ein neuer Benutzer einem Team hinzugefügt, bekommt er automatisch eine Willkommens-Nachricht, etwa per Mail oder als Chat. Die Botschaft kann für externe Gäste entsprechend angepasst und personalisiert werden.  

Handelt es sich um einen internen Benutzer, kann auch eine Regel definiert werden, dass er oder sie gleich noch in einen privaten Kanal („Nur Interne“) hinzugefügt wird. Ohne dass der Besitzer des Teams dies immer wieder manuell machen muss. Auch solche Möglichkeiten bietet die Rule Engine von CoffeeNet 365; und diese sind mit nur wenigen Klicks konfiguriert. 

Die Anwendungsfälle der CoffeeNet 365 Rule Engine sind fast unbegrenzt.  

Aber erst über solche Hilfsmittel sind Automatisierungen möglich, die den Endanwendern dabei helfen, die Governance langfristig und ganz nebenbei einzuhalten. 

Die Regeln regeln

Selbstredend müssen auch die Rules der Rule Engine jederzeit und zentral verändert und angepasst werden können. Denn erst dann ist echte Teams-Governance möglich, welche die Anwenderinnen und Anwender nicht an ihrer Arbeit und dem Teilen von Wissen hindert, sondern sie gar darin unterstützt. Und dabei behält die IT jederzeit die volle Kontrolle und bleibt flexibel und reaktionsschnell.  

Was könnte im modernen und sich schnell und stetig verändernden Cloud-Zeitalter wichtiger sein? 

Modern Work: Die richtige Vorbereitung beugt Chaos vor

In der Modern-Work-Umgebung gilt wie so oft: Der Teufel steckt im Detail. Der Umzug in die Cloud ist ein guter Anfang. Doch um die vielen Vorteile im Hybrid zu realisieren, müssen die Tools auch richtig konfiguriert und genutzt werden.

Public-Cloud-Plattformen wie Microsoft 365 spielen im Rahmen der digitalen Transformation von Firmen eine zentrale Rolle: Die Belegschaft verlangt für das Arbeiten im Hybrid Apps wie Microsoft Teams und Microsoft 365. Die CIOs haben den Auftrag, Kosteneinsparpotenziale mit der Ablösung von teuren On-Premises-Lösungen zu realisieren. 

Doch was passiert danach?  

Wenn Microsoft Teams auf den PCs und Mobiles der Mitarbeitenden installiert wurde?  

Der Ersteindruck: einfach und flexibel 

Auf die vordergründig einfache Bedienbarkeit folgen verschiedene Chaos-Szenarien, weil sich die IT, die User, die Geschäftsleitung den Herausforderungen der vielen verborgenen Einstellungen von Microsoft Teams oft nicht bewusst sind.  

Microsoft Teams ist eine sehr vielseitige Anwendung. Neben der Telefonie, dem Conferencing und den Chats für die Kommunikation gibt es Teams und Channels für die Zusammenarbeit. Immer mehr Zusatzfunktionen werden eingebunden. Mit dem Ziel, vormals separate Applikationen in eine Oberfläche zu integrieren, die für alle Endgeräte funktioniert und das Versprechen von Einfachheit und Flexibilität gegenüber den Usern einlöst.  

 
Auf die Länge kann es chaotisch werden  

Ja, die Apps sind leicht zu bedienen. Aber gerade die Benutzerfreundlichkeit wird vielen Unternehmen zum Verhängnis – nämlich dort, wo User unkontrolliert mit den verschiedenen Microsoft-Anwendungen arbeiten.  

Babylonische Verwirrung entwirren 

Die Themenvielschichtigkeit von Microsoft 365 führt oft dazu, dass niemand das grosse Ganze im Auge hat und auch behält, um den erforderlichen digitalen Wandel zu bewältigen.  

Bei MondayCoffee setzen wir auf einen gesamtheitlichen und integrierten Ansatz bestehend aus Software, Business Consulting, Engineering und Adoption. Damit adressieren wir unterschiedliche Zielgruppen in der Organisation und werden ihren Bedürfnissen und Zielen gerecht.  

• Für die Fachbereiche und einzelnen Mitarbeitenden verbessern wir die Benutzererfahrung und geben ihnen Zusatzfunktionen an die Hand für mehr Produktivität bei der Arbeit und Zusammenarbeit.  

• Der IT ermöglichen wir durch Automatismen und Standards eine effiziente Verwaltung einer geordneten und sicheren Modern-Work-Umgebung. 

• Die Geschäftsleitung begleiten wir auf ihrem Weg des modernen und sicheren Arbeitens.  

Lust auf mehr? Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen.  

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Kontakt

Kommunizieren wir, oder telefonieren wir noch?

Screen sharing killed the audio call – spätestens seit der Pandemie werden Besprechungen immer häufiger per Videokonferenz abgehalten. Die Telefonnummer gerät in Vergessenheit. Über die Vorteile einer integrierten Telefonie in Microsoft Teams mit CoffeeNet 365.

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Telefonie als integraler Bestandteil der Zusammenarbeit

Auch anspruchsvolle Telefonie-Anforderungen lassen sich heute direkt in Microsoft Teams und mit unserer Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 umsetzen. Unternehmen tun gut daran, die Telefonie nicht mehr als ein separates Spezialthema zu denken – mit separaten Systemen und Anbietern –, sondern als eines von mehreren zuverlässigen Kommunikationsformaten für eine moderne Arbeitsweise.  

Die technische Machbarkeit erlaubt uns, die Telefonie als integrativen Bestandteil der Zusammenarbeit zu betrachten. Es muss kein technisch-applikatorisches Silo mehr sein. Die verschiedenen Systeme kommen sich immer näher, und das ist gut so: 

• Telefonieanlagen 

• Contact-Center-Lösungen

• Video-Konferenz-Systeme in Sitzungszimmern  

• Collaboration-Software 

• Intranet-Software 

• Fileshare-Systeme  

• Workflow-Software 

Denn die Mitarbeitenden wollen es einfach – alles beisammen, keine Systemwechsel. Eine Plattform, die ihnen alles, was sie brauchen und vor allem wie sie es brauchen, vor die Finger legt.

Ein selbsterklärender, digital integrierter Arbeitsplatz

Microsoft Teams hat uns diesem Ziel nähergebracht. Die Pandemie den Druck zur Veränderung und die Akzeptanz für das digitale Arbeiten massiv erhöht.  

Wir haben Microsoft Teams in unsere Modern-Workplace-Lösung optimal integriert, sodass Mitarbeitende und Organisationen – kleine wie grosse – das Potenzial erschliessen können. Über Microsoft Teams als integrierende Oberfläche lassen sich die verschiedenen Kommunikationsformate Use-Case-basiert nutzen – zeit-, orts- und gerätunabhängig.

• Chat für unkomplizierte Kommunikation – als Gruppe oder zu zweit

• Calling und Video-Conferencing mit Bildschirmübertragung für Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit – auch integriert in den physischen Sitzungszimmern  

• Intranet-Funktionalitäten für die Informationsbeschaffung und den Wissensaustausch 

• Dokumenten-Management für die Ablage und Bearbeitung von Dokumenten 

• Bündelung sämtlicher Kommunikationskanäle in einer zentralen Plattform (Contact-Center)

Die Telefonie ist dabei eines von mehreren zuverlässigen Kommunikationsformaten für eine moderne Arbeitsweise.  

Wir sind überzeugt, dass ein Gesamtkonzept für alle diese Kommunikationsformate viele Vorteile bringt, damit dann auch alles – Voice, Video, Screen-Sharing, Verbindung zu einer sicheren Dateiablage – zusammenpasst, sicher ist, eine Struktur hat. Für den Mitarbeitenden selbsterklärend ist. Unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 entwickeln wir mit diesem Ziel vor Augen immer weiter.  

Die Integration der Telefonie durften wir bereits bei mehreren KundInnen umsetzen. Und oft wurde genau dieser Schritt zum Treiber für eine moderne und vermehrt digitale Arbeitsweise.

Dabei bringen wir einerseits das technische Knowhow für die einzelnen Anwendungen und Applikationen mit, auf der anderen Seite unsere Erfahrung und Kenntnisse im Umgang mit den Mitarbeitenden – mit dem Business.  

Wie wir alle wissen, macht die Bereitstellung digitaler Funktionen die Organisation nicht digitaler. Ich wähle nicht mehr, sondern teile – aber nur, wenn ich den Nutzen dahinter auch verstehe und ihn in Mehrwert übersetzen kann.

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Alles Wichtige nur wenige Klicks entfernt

„Wusste ich gar nicht!“

„Diese News sind mir entgangen.“

„Davon habe ich nichts gehört.“ 

Seit die hybride Arbeitswelt das New Normal mit definiert, häufen sich solche Aussagen von Mitarbeitenden. Wir fühlen uns nicht mehr gleich in ein Team integriert wie früher. Der Arbeitgeber ist abstrakter geworden.  

Wenn ich früher in der Pause den neuesten firmeninternen Klatsch mitbekommen habe, dann bleibt mir heute vieles verborgen. Teils auch Dinge, die ein Mitarbeitender wissen muss, um operativ leistungsfähig zu bleiben, innovativ zu sein und das Unternehmenswachstum mitzutreiben.  

Employer Engagement muss zurück auf die Agenda 

Der virtuelle Anteil der kulturellen Interaktion zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, zwischen Mitarbeitenden und Mitarbeitenden, spielt eine immer grössere Rolle.  

Microsoft bringt mit Viva Connections einen technischen Lösungsansatz – insbesondere für das Mobile –, um das Zusammengehhörigkeitsgefühl zu stärken.  

Wir haben die neuen Funktionalitäten und Vorteile von Viva Connections in unsere Modern-Workplace-Lösung integriert. Damit Mitarbeitenden am Puls des täglichen Geschehens bleiben, auch wenn sie nicht immer vor Ort sind.    

Personalisierter News-Feed 

Mithilfe unserer Modern-Workplace-Lösung können Mitarbeitende direkt auf der Microsoft Teams App auf ihren persönlichen News-Feed zugreifen. Die Beiträge können geliked, kommentiert, weitergeleitet oder auch gespeichert werden – genauso wie man es von Instagram, Facebook oder LinkedIn gewohnt ist.  

Der News-Feed bringt den Mitarbeitenden die neuesten oder relevantesten Inhalte direkt ins Blickfeld – wo immer sie sich befinden. 

Eigenes Work-Management-Dashboard 

Gerade von unterwegs kann der Zugriff auf die wichtigsten Dokumente, Kommunikationen, Aufgaben, Meetings, etc., kompliziert sein. Nicht mit unserer Modern-Workplace-Lösung. Über Microsoft Teams steht jedem Mitarbeitenden mit einem Klick sein eigenes Dashboard zur Verfügung mit personalisierten Quick Links auf alles, was man im Arbeitsalltag braucht.

Verlinkt werden: 

• Aufgaben aus dem Microsoft Planner, die erledigt werden müssen, 

• Dokumente, die kürzlich bearbeitet wurden, 

• Meetings, die nächstens stattfinden, 

• Arbeitsräume, die häufig besucht wurden, 

• Genehmigungen, die ausstehen oder man erfassen möchte,  

• und vieles mehr 

Tschüss Browser!  

Ein weiterer Vorteil der Integration aller Microsoft-Technologien durch unsere Modern-Workplace-Lösung ist der Verzicht auf den Browser. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihren Arbeitsalltag sicher, geregelt und unkompliziert über die Microsoft Teams App zu managen. Damit dem hybriden Arbeitsmodell nichts mehr im Wege steht. 

Sie möchten mehr dazu erfahren? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns.  

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Transparenz als Standard – Unternehmensgruppen vereinen mit CoffeeNet 365

Ein Blog-Beitrag von Melodie Fleury, Business Consultant bei MondayCoffee

Genau genommen haben wir grosses Glück: Dem Markt mangelt es weder an Technologien, Systemen noch Lösungen für modernes Arbeiten. Kontinuierlich werden neue Tools entwickelt, bestehende verbessert oder ganze Tool-Landschaften konsolidiert, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen – so die Theorie. Die Praxis zeigt: Vielen Unternehmen fehlt immer noch die passende Infrastruktur, eine einheitliche Basis im Arbeitsalltag. Das Ergebnis: aufwändige Prozesse, Informationschaos, Zeit- und Geldverlust. Vor allem in Unternehmensgruppen eine Erfolgsbremse, die aber leicht gelöst werden kann.

Typische Herausforderungen in Unternehmensgruppen

In der Regel gilt: Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen und Kommunikation sind zu verarbeiten – und desto schwieriger der Überblick. Hinzu kommt, dass häufig in Silos gearbeitet und kommuniziert wird. Zwischen verschiedenen Unternehmen einer Gruppe ist ohne die passende Collaboration-Lösung irgendwann kaum noch ein Wissens- oder Informationsaustausch möglich. So auch bei einem unserer Kunden, einer Schweizer Unternehmensgruppe. Die oft über Jahre wachsenden Herausforderungen sind meist technischer, kultureller und struktureller Art. 

Technische Herausforderungen: Die Systemlandschaft der Unternehmen besteht oft schon seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten. Einmal aufgesetzt, wurde sie kaum mehr angerührt oder gross verändert. Es fehlt daher eine Infrastruktur, die den aktuellen Arbeitsanforderungen entspricht. Das fängt an bei digitalen Orten der Zusammenarbeit und reicht hin zu den Prozessen und Zugriffsrechten für reibungsloses Arbeiten. In vielen Fällen werden Daten immer noch als Anhänge per Mail versendet. Daraus entstehen schnell zig verschiedene Versionen – und Verwirrung darüber, welche Datei die aktuellste ist. 

Kulturelle Herausforderungen: Gerade in konservativen Branchen ist die Unternehmenskultur noch stark hierarchisch geprägt. Kommunikation verläuft eher top-down als bottom-up. Zudem fehlt eine Vorbildfunktion, die den «Modern Workplace» vorlebt und Potenziale aufzeigt. Mitarbeitende werden nicht ausreichend befähigt, sich relevante Informationen zu beschaffen, Wissen zu teilen oder Verantwortung zu übernehmen. 

Strukturelle Herausforderungen: Eines der häufigsten Symptome der Silo-Landschaft ist ein ungleicher Informationsfluss. Ohne unternehmensweit einheitliche Prozesse und Vorgaben entsteht schnell Chaos. Das fängt schon bei Verteilerlisten an:  Werden Verteiler nicht zentralisiert gepflegt und automatisch synchronisiert, geht schnell jemand vergessen und in der Kommunikation verloren. Wissen wird informell in Grüppchen geteilt: Wer in der Raucherpause oder an der Kaffeemaschine nicht zum richtigen Zeitpunkt dabei war, ist nicht oder erst verspätet informiert. Innerhalb einer Organisation bestehen Abteilungssilos, innerhalb eine Unternehmensgruppe Firmensilos. Ein weiteres Problem dabei: Mitarbeitende haben keine Möglichkeit, sich und ihre Fähigkeiten an den richtigen Stellen einzubringen. Wer welche Kompetenzen und welches Wissen hat, bleibt versteckt im Silo-Dschungel.  

Von fehlender zu neuer Meeting-Kultur

Dabei ist die Lösung an sich einfach: «Keep it simple» – und zwar digital. Genau hier setzt die Modern-Workplace-Lösung von MondayCoffee (CoffeeNet 365) an. Die Collaboration-Plattform ermöglicht auf Basis von Best Practices ein zentralisiertes, vereinfachtes und effizientes Arbeiten – in Echtzeit und von jedem Standort aus. 

“Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings.”

Das Umdenken beginnt schon bei der Meeting-Kultur. Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings, die unstrukturiert und ohne Agenda aufgesetzt sind. So erging es auch unserem Kunden. Der Schweizer Unternehmensgruppe lieferte MondayCoffee eine Meeting-App, mit der sich wiederkehrende Besprechungen einfach, effizient und strukturiert führen lassen.  

Die App befähigt jede*n Einzelne*n, mit wenigen Klicks Meetings zu planen, sich auf Themen vorzubereiten oder Besprechungspunkte einzubringen. Meetings verlaufen damit um einiges effizienter und transparenter als vorher, was bei den Mitarbeitenden unseres Kunden auf helle Begeisterung stiess.  

Weg von Informationssilos, hin zur Community

Moderne Collaboration-Lösungen sind darauf ausgelegt, Transparenz zu schaffen. Projekte, aber auch einzelne Themen sind mithilfe einer solchen Plattform auf einen Blick ersichtlich – und zwar für alle mit den nötigen Berechtigungen. Relevante Dokumente und persönliche Aufgaben lassen sich leichter finden und überblicken. Und gerade in Unternehmensgruppen hilfreich: Man bekommt endlich mit, was bei den anderen Abteilungen und Firmen passiert. 

Arbeiten wird transparenter und effizienter 

Gleichzeitig wird der Arbeitsalltag effizienter: Die Einführung einer neuen Workplace-Lösung ist eine Chance, das alte Chaos in den Strukturen, Prozessen oder Dokumenten aufzuräumen und die Basis neu zu gestalten. Einheitliche Kommunikationskanäle, Medien und Tools wie die Meeting-App verschlanken die Prozesse und schaufeln Ressourcen für die eigentlichen Aufgaben frei. Dokumente werden an einem zentralen Ort der Plattform abgelegt und bearbeitet – sodass alle jederzeit und von überall die aktuellste Version vorliegen haben. Veraltete E-Mail-Anhänge in dutzenden Versionen gehören der Vergangenheit an. Auch das mühsame manuelle Erstellen von Verteilern entfällt – dafür sorgt die Funktion Workspaces. 

Projekte, Themen und Prozesse sind auf der Modern-Workplace-Plattform transparenter und für alle einsehbar – in dedizierten virtuellen Collaborationräumen, die einfach und einheitlich eingerichtet sind. Anstelle der alten E-Mail-Flut tritt Microsoft Teams für den kurzfristigen Austausch. 

Potenziale werden sichtbar – auf Mitarbeiter- und Gruppenebene 

Das neue Arbeiten auf der Collaborationplattform stärkt automatisch auch das Wir-Gefühl der Unternehmensgruppe. Über die verschiedenen Abteilungen und Firmen hinweg lassen sich durch Newsposts gezielt Botschaften senden. Alle Bereiche haben die Möglichkeit, sich dort zu präsentieren und zu zeigen, woran sie arbeiten und welche Kompetenzen sie bieten. Das Einbringen neuer Ideen trifft auf öffentliche Wertschätzung und wird aktiv gefördert.  

Häufig geht damit auch eine subtile Veränderung der Kultur einher: Mitarbeitende können sich zeigen, voneinander lernen, leichter partizipieren und Vorbildfunktionen einnehmen. High-Potentials, also besonders engagierte Mitarbeitende, kommen leichter zum Vorschein und können gezielt gefördert werden. Das wirkt sich einerseits positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus, andererseits vereinfacht es auch die Personalplanung und Nachfolgeregelung. Langfristig werden die Hierarchien flacher und man arbeitet auf Augenhöhe zusammen. 

Effizienteres Zusammenarbeiten in virtuellen Collaborationsräumen 

Das Onboarding von neuen Mitarbeitenden kann effizienter gestaltet werden und so die Einarbeitung beschleunigen. Aber auch die Zusammenarbeit wird durch das Aufbrechen der Informationssilos einfacher. Rollen und Verantwortlichkeiten lassen sich einheitlich und klar definieren – sei es im eigenen Team, abteilungsübergreifend oder mit Externen.  

Alles in allem kann das Potential der ganzen Gruppe besser genutzt und die interdisziplinäre Zusammenarbeit in der ganzen Gruppe gefördert werden. Das eröffnet auch die Chance, sich gegenüber Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und weiteren Stakeholders als moderne Firma beziehungsweise Gruppe zu zeigen – mit einem attraktiven, zeitgemäßen und modernen Arbeitsumfeld. 

Wie läuft die Zusammenarbeit mit MondayCoffee ab?

Das Vorgehen in solchen Projekten ist jeweils ähnlich: In den sogenannten Discovery Workshops analysieren wir die bisherige Zusammenarbeit. Dabei geht es z. B. um die Kommunikation & Collaboration, den Soll-Ist-Vergleich, Chancen oder auch potenzielle Risiken und Gefahren. Im nächsten Schritt sprechen wir über die Auswirkungen dieser Veränderungen in Bezug auf die heutige Arbeitsweise und leiten gemeinsam mit unserem Kunden neue Szenarien der Zusammenarbeit ab.  

Der dritte Workshop zielt darauf ab, ein Big Picture über die neue Zusammenarbeitsform zu erlangen sowie das Vorgehen, die Struktur und die Verantwortlichkeiten zu planen. In den späteren Workshops geht es ans Eingemachte, etwa die Abbildung der Struktur, das Erarbeiten der diversen Konzepte wie für die Berechtigungen, die News und auch Automatisierungen von Prozessen.  

“Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn die Mitarbeitenden gut und vor allem gern mit der neuen Lösung arbeiten können.”

Im gesamten Prozess stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite und arbeiten in engem und freundschaftlichem Austausch zusammen. Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn am Ende alle mit der neuen Lösung zufrieden sind. Und damit die Mitarbeitenden später auch gut – und vor allem gern – mit der neuen Lösung arbeiten können, schulen wir alle im Umgang mit der neuen Plattform. 

MondayCoffee qualifiziert sich für die erweiterte Spezialisierung ‚Calling for Microsoft Teams‘

MondayCoffee gehört neu zu einem kleinen Kreis besonders ausgezeichneter Lösungsanbieter. Wir haben von Microsoft nach einer anspruchsvollen Validierung die erweiterte Spezialisierung ‘Calling for Microsoft Teams’ erhalten. Ein Nachweis dafür, dass unsere KundInnen den höchsten Standard für die Bereitstellung und den Support in diesem Bereich erhalten.  

Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, mithilfe von Microsoft 365 eine moderne Arbeitsweise in der Organisation zu etablieren. Dafür investieren wir kontinuierlich in unser Know-how und bauen unsere Kompetenzen stetig aus, um unseren KundInnen die Spezialisierungen zu bieten, die heute erforderlich sind. 

Wir sind bereits stolze Inhaber von 8 Gold Partner-Kompetenzen und verfügen über eine ausgeprägte Erfahrung in Enterprise Voice und UCC. Die erweiterte Spezialisierung für ‘Calling for Microsoft Teams’ erlaubt es MondayCoffee, sich auch im Bereich von Teams Enterprise Voice weiter zu differenzieren.  

Steigende Nachfrage nach modernen Telefonielösungen, die Unified Communication & Collaboration vereinen  

Sprach- und Videokonferenzen sind ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit in Unternehmen. Ihre Bedeutung wird weiter zunehmen, da immer mehr Unternehmen von diesen Funktionalitäten Gebrauch machen.  

Teams Enterprise Voice bietet die Funktionen, die Unternehmen heute benötigen, um Mitarbeitenden, GeschäftspartnerInnen und KundInnen ein nahtloses und interaktives Voice- und Videokonferenz-Erlebnis zu ermöglichen. Da die Implementierung von Calling-Lösungen komplex sein kann und neben der Netzwerksanierung die Bereitstellung von O365-Services, Telefonnummern (oder Portierung) und Geräten umfasst, benötigen KundInnen einen Partner mit einem hochspezialisierten Skillset.  

Mit MondayCoffee haben Unternehmen alle notwendigen Kompetenzen und Spezialisierungen für ein Microsoft Teams Enterprise Voice-Projekt in einem Anbieter vereint: vom Business-Consulting über die technische Beratung und das Engineering bis hin zur Schulung und Hardwarebereitstellung.  

Warum sich viele unserer KundInnen bereits für ‘Calling in Microsoft Teams’ entschieden haben  

Die Beweggründe unserer KundInnen für ein Umsteigen auf Microsoft Teams sind vielfältig. Einige wünschen sich ein SaaS-Modell für Enterprise Voice im Gegensatz zum herkömmlichen Skype for Business-Modell, andere wiederum haben bereits Erfahrung mit Microsoft Teams, was die Collaboration anbelangt, und wollen Voice hinzufügen, um ihre Skype for Business-Installation zu ersetzen.  

Es gibt auch KundInnen, welche die Umstellung auf Microsoft Teams Voice nutzen, um von On-premises-Lösungen in die Cloud auf Microsoft 365 zu migrieren. Oder man hat als Organisation ganz einfach den Wunsch, die neueste Technologie mit der aktuellsten UX für sich selbst und für die eigenen KundInnen einzusetzen.  

Müssen Sie Ihr Telefoniesystem ersetzen oder modernisieren? Sie interessieren sich für Microsoft Teams, sind jedoch unsicher, wo Sie anfangen sollen? Oder stehen Sie gerade vor der Herausforderung, Ihr Enterprise-Voice-System in Microsoft 365 zu integrieren? 

Die Consultants von MondayCoffee beraten Sie, wie Sie Ihre Telefonanlage im Kontext eines zukunftsorientierten digitalen Arbeitsplatzes ersetzen oder modernisieren können. 

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Microsoft Viva meets CoffeeNet 365 – ein Ausblick

Vielleicht haben Sie in den News oder Gesprächen im Job schon einen Hauch der Euphorie gewittert: Mit dem neuen Produkt Microsoft Viva sorgt der Softwarekonzern wieder einmal für frischen Wind und Innovationsgeist in der digitalen Zusammenarbeit. 

In diesem Blog-Post zeigen wir Ihnen die Potenziale von Microsoft Viva auf und die Bedeutung des neuen Produkts von Microsoft für unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365. 

Was ist Microsoft Viva? 

Am 4. Februar 2021 lancierte Microsoft mit Microsoft Viva eine neue Modern Workplace-Funktionalität, genauer eine Employee Experience Platform (EXP). Integriert in die Teams-Oberfläche bietet die Plattform Unternehmen vielfältige Chancen für die Anbindung an Office 365. Wichtige Funktionen des Arbeitsalltags lassen sich künftig in Microsoft Teams kombinieren: von Kommunikation über Fachwissen und Weiterbildung hin zu Ressourcen und Insights. Beschäftigte können auf diese Weise zahlreiche Aufgaben innerhalb der App erledigen – ohne ständiges «Context Switching», das den Arbeitsablauf unterbricht. Microsoft Viva beinhaltet mit den Modulen Insights, Topics, Learning und Connections vier neue Funktionalitäten, die die nahtlose Zusammenarbeit am Modern Workplace fördern:

Microsoft Viva Topics: Fachwissen und Inhalte Ihres Unternehmens organisiert Viva Topics automatisch durch AI-gestütztes Knowledge-Management, kuratierte Knowledge-Portale und Vernetzungen von Schlagworten in Microsoft Teams, SharePoint und Outlook. Häufige Themen sind durch die Intranet-Integration aus der Anwendung Teams heraus schnell auffindbar und direkt anwendbar – jederzeit und von jedem Ort aus. 

Microsoft Viva Connections: Mit Viva Connection haben BenutzerInnen über eine personalisierte Startseite Zugriff auf relevante News, Communities, Unterlagen und Tools für produktives Arbeiten. Beschäftigte profitieren von einer effizienteren Zusammenarbeit und haben schneller Zugriff auf die richtigen Inhalte und Konversationen – ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen. 

Microsoft Viva Learning: Durch die nahtlose Integration eines zentralen Content-Hubs wird Weiterbildung ein natürlicher Bestandteil des Arbeitsalltags in Ihrem Unternehmen. Mit Viva Learning können Beschäftigte auf Lerninhalte von Microsoft, Drittanbietern wie LinkedIn oder auch des eigenen Unternehmens zugreifen. Die Integration soll Mitarbeitenden dabei helfen, mehr Zeit in ihre Weiterentwicklung zu investieren. 

Microsoft Viva Insights: Die Funktion zielt darauf ab, das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern durch eine gesunde Balance zwischen Produktivitäts- und Regenerationsphasen. Persönliche und private Insights auf Basis von MyAnalytics und Workplace Analytics zeigen Beschäftigten und Führungskräften Faktoren auf, deren Optimierung zu mehr Fokus, Produktivität und Wohlbefinden beitragen kann. Die Privatsphäre der Arbeitskräfte bleibt jederzeit geschützt. 

Was bedeutet Microsoft Viva für CoffeeNet 365? 

Microsoft Viva birgt eine Vielzahl an innovativen Funktionen und neuen Möglichkeiten für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte können von der Verschlankung und dem Angebot zur Individualisierung der Arbeitsumgebung profitieren. Wir von MondayCoffee sind überzeugt davon, dass die neue Plattform bisherige Lücken in der Toolwelt des Softwareanbieters erfolgreich schliessen und unserer KundInnen einen signifikanten Mehrwert bieten wird.  

In enger Abstimmung mit Microsoft arbeiten wir bereits auf Hochtouren daran, Viva in unser CoffeeNet 365 zu integrieren. CoffeeNet 365 ist die ideale Modern-Workplace-Lösung für Unternehmen, die mit Teams und Microsoft 365 nicht primär neue Technologien einführen, sondern rasch und nachhaltig moderne Arbeitsweisen in ihrer Organisation etablieren wollen. 

MondayCoffee steht in den Startlöchern 

Aktuell ist Microsoft Viva noch nicht erhältlich und wird im Verlauf der kommenden Wochen und Monate schrittweise ausgerollt werden. Fest steht aber schon heute: Für MondayCoffee bedeutet Microsoft Viva eine attraktive Erweiterung des Modern Workplace.

Aufbruch in die hybride Arbeitswelt

Bild: MondayCoffees Office in München

Das Arbeiten in der häuslichen Enge mit rein virtuellem Kontakt zu Teammitgliedern, Kundschaft und Geschäftspartnern hat in uns die Sehnsucht nach mehr geweckt.  

Seit die Pandemie uns ins Homeoffice gezwungen hat, haben nur wenige persönliche Meetings stattgefunden – und die, die am meisten Spass machen, fehlen nach wie vor: der informelle Plausch bei der Kaffeemaschine oder am Schreibtisch eines Kollegen, ein Feierabendbier oder das jährliche Büroessen.  

Immer häufiger stellt sich die Frage: Kommt die alte Bürokultur zurück? Wollen wir denn zurückkehren?  

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Erst jetzt wissen wir, wie es ist. 

Während einige Branchen wie Medien, Telekommunikation, IT und Energie schon seit Jahrzehnten Remote-Arbeit praktizieren, haben die meisten von uns bisher kaum von zu Hause aus gearbeitet. Viele hatten regelrecht Zweifel, ob das so eine gute Idee ist. Ich erinnere mich an Diskussionen über all die Nachteile, wenn man Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten lässt: wie unmöglich es sei, sie zu managen, und wie unproduktiv die Arbeit ausserhalb des Büros sei. 

“Die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen.”

Heute wird Telearbeit nicht mehr als Wohlfühl-Vergünstigung für ausgewählte Mitarbeitende wahrgenommen. Nach einem Jahr Pandemie haben sich die Vorteile bewährt – und sind die wirklichen Herausforderungen zum Vorschein gekommen. Meiner Meinung nach die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen. Ja, wir haben die virtuelle Kaffeepause und das virtuelle Feierabendbier ausprobiert. Aber finden Sie das nicht auch irgendwie seltsam?

Die Entdeckung einer neuen hybriden Arbeitsweise 

Was kommt als Nächstes?  

Auch wenn wir die pandemiebedingten Schliessungen hinter uns lassen, wird ein Teil unseres Remote-Arbeitsverhaltens bestehen bleiben. Eine BCG-Umfrage unter Tausenden von Führungskräften und Beschäftigten in ganz Europa prognostiziert jedenfalls einen deutlich höheren Anteil an Remote-Arbeit als vor 2020. Nach der Umfrage werden ausserdem mehrere Vorteile damit einhergehen: höhere Produktivität, geringere Bürokosten und mehr Vorteile für die Mitarbeiterschaft. 
Die Umfrageteilnehmenden wurden auch nach den Herausforderungen der Remote-Arbeit gefragt. Ihre Antworten: die Aufrechterhaltung der Arbeitskultur, die Sicherstellung des Team-Engagements und dass Innovation, Kontrolle und die Produktivitätssteigerung nicht mehr auf die gleiche Weise wie vor Ort funktionieren. 

Einige unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird. Eine Kombination aus persönlicher und virtueller Zusammenarbeit. Eine Kombination aus ‚zu Hause‘ und ‚im Büro‘ – aber mit anderen Parametern oder Regeln. Wir werden nicht unbedingt ins Büro gehen, um dort einfach an unserem persönlichen Schreibtisch zu sitzen. Stattdessen wollen wir uns dort mit einer bestimmten Gruppe von Menschen treffen, um in einem bestimmten Format zusammenzuarbeiten. Wir arbeiten nicht nur von zu Hause aus, weil es uns mehr Flexibilität ermöglicht oder weil wir zu den Glücklichen gehören, die das dürfen. Wir arbeiten von zu Hause aus, weil wir dort für bestimmte Tätigkeiten produktiver sind.

“Unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird.”

Bei MondayCoffee, wo ich arbeite, haben wir unsere Informationsinfrastruktur in die Microsoft-Cloud verlagert, sobald dies vor ca. sieben Jahren möglich wurde. Schon vor der Pandemie kann ich mich an keine Meetings ohne Remote-Beteiligte, digitale Whiteboards oder Videokonferenzen erinnern. Auch in unserem Unternehmen sehnen wir uns zurück ins Büro, vor allem für bestimmte Collaboration-Szenarios. Innovationsworkshops, Schulungen und Teambuilding sind einfach viel effektiver, wenn sie persönlich stattfinden. Sofern dies die Hauptgründe für den Aufenthalt im Büro sind, stellt das die aktuelle Raumaufteilung dort in Frage: weniger Einzelarbeitsplätze und dafür mehr und neue Formate von Meetingräumen, die den spezifischen Anforderungen der Zusammenarbeit gerecht werden.

“Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen.”

Wir brauchen neue Regeln  

Wie man ‚hybride Arbeit‘ organisiert, sollte in Unternehmen offen diskutiert werden. Es bedarf neuer Regeln – in erster Linie, um die Gesundheit unserer Arbeitskräfte zu gewährleisten.   

Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen. Unternehmen und ihre Führungskräfte müssen ihren Arbeitskräften die richtigen Werkzeuge und Regeln bereitstellen, damit sie ein gesundes Gleichgewicht halten und von Anfang an der Versuchung widerstehen, in ihrer Freizeit Geschäftsmails und Benachrichtigungen zu checken. Doch nicht nur die Mitarbeitenden, auch die Führungskräfte benötigen Unterstützung darin, wie sie ihre Teams in einer hybriden Welt führen können. 

Es gibt ein völlig neues Terrain zu entdecken. Und ich freue mich darauf, dieses gemeinsam mit meinen Kolleg*innen von MondayCoffee zu erkunden und noch einmal zu definieren, wie man in dieser entstehenden hybriden Umgebung am besten und modern arbeitet. Ich bin zuversichtlich, dass dieser Wandel uns viele Innovationen und Möglichkeiten bescheren wird, um die Arbeit effektiver, effizienter und gleichzeitig gesünder zu gestalten. 

Mark Albrecht ist Director Corporate Development bei MondayCoffee AG.

Source illustrations: vecteezy.com

BÜHLER GROUP: Das volle Potenzial aus Microsoft Teams schöpfen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Das Familienunternehmen hält weltweit führende Marktpositionen in Technologien sowie in Verfahren für die Getreideverarbeitung für Mehl und Futtermittel, aber auch für die Herstellung von Pasta und Schokolade, im Druckguss, in der Nassvermahlung und Oberflächenbeschichtung.

Ausgangslage

Seit der Einführung der unternehmensweiten, digitalen Arbeitsplattform B-World 2015, haben sich nicht nur die Ansprüche der Mitarbeitenden an einen digital fitten Arbeitgeber weiterentwickelt, sondern auch die Microsoft-Technologien, so wie Microsoft Teams.

Vorgehen

Als langjähriger Partner von Bühler unterstützen wir das Unternehmen heute dabei, das Potenzial von Microsoft Teams, als bereits integraler Bestandteil von B-World, kontrolliert und mit einem toolübergreifenden sowie userzentrischen Ansatz auszuschöpfen.

Resultate

Microsoft Teams ist nun in die digitale Arbeitsplattform B-World nahtlos integriert. Mit virtuellen und vordefinierten Arbeitsräumen für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte, Produkte sowie Knowledge-Räume und Dienstleistungen, ist B-World der ideale Ort für die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit.

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Bühler Case Study Download

INFORS HT: Als Vorreiter in eine zukunftsorientiere Arbeitsumgebung investieren

INFORS HT ist in vielerlei Hinsicht ein KMU mit Vorbildcharakter. Was 1965 in einem leerstehenden Kiosk in Basel begann, ist über die Jahre zu einem der bedeutendsten Entwickler und Hersteller von Schüttlern und Bioreaktoren angewachsen. Das Familienunternehmen verfügt über ein weltweites Handelsnetzwerk und sieben Niederlassungen. Offenes Denken und das Durchsetzen von unkonventionellen Ideen prägen die Kultur des Unternehmens seit Beginn.

Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem bewährte sich auch im Hinblick auf die Technologien, die das Familienunternehmen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzt. INFORS HT gehört zu den ersten Firmen in der Schweiz, die ihre alte On-Premises-Infrastruktur der Telefonie mit der Cloud-Lösung Microsoft Teams ersetzt hatten. Als Experte für digitalisierte Arbeitsplattformen und die Konfiguration von Microsoft-Technologien durfte MondayCoffee sie bei dieser Umstellung unterstützen. Wir haben Pascal Meury (Senior Project Manager) und Julia Brück (Marketing Specialist) interviewt, um mehr über die Einführung und Vorteile der neuen Lösung zu erfahren.

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Digitales Arbeiten hat in der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Bei INFORS HT waren Sie bereits gut gerüstet, da Sie mit Microsoft Teams über eine zukunftsorientierte Lösung für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit verfügten. Inwiefern haben Sie von der frühen Investition in Microsoft Teams profitiert?

Pascal Meury: Der Übergang ins Home-Office konnte ohne Verzögerung stattfinden. Unsere Kollegen und Kolleginnen waren bereits mit Microsoft Teams vertraut, da wir die Lösung seit 2019 nutzen. Die digitale Arbeitsweise – insbesondere in Bezug auf das Telefonieren, Chatten, Zusammenarbeiten – hatte sich bereits etabliert. Das war ein Riesenvorteil. Die Pandemie hat uns verdeutlicht, dass wir im Herbst 2018 die richtige Lösung gewählt hatten.

Sie hatten sich damals für Microsoft Teams und gegen Skype for Business entschieden. Was waren die Beweggründe?

Pascal Meury: Wir mussten 2019 die alte Telefonie-Infrastruktur ersetzen. Die Investition in eine neue Lösung war unumgänglich. Mit dem Thema auseinandergesetzt hatten wir uns jedoch schon viel früher. Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte. Und sie liess sich einfach und mit uns vertrauten Mitteln an existierende Systeme anbinden. Ein weiterer wichtiger Beweggrund war die Voraussetzung, dass die Lösung für unsere IT tragbar und leicht zu handhaben war. Als KMU stehen uns begrenzte Ressourcen zur Verfügung, die es optimal zu nutzen gilt.

“Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte.”

— Pascal Meury

Und wie sind Sie mit dem Risiko umgegangen, in eine eher neue Technologie zu investieren?

Pascal Meury: Wir sind bei INFORS HT grundsätzlich offen für Neues. Wir haben erkannt, dass Microsoft Teams die Zukunft sein wird. Die Lösung deckte unsere Bedürfnisse als KMU ab und mit dem Restrisiko waren wir bereit umzugehen.

Mit der Einführung von Microsoft Teams mussten einige Anpassungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden. INFORS HT musste für die Cloud sozusagen ‚vorbereitet’ werden. Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die diesen Schritt (in die Cloud) noch vor sich haben?

Pascal Meury: Den Schritt zu tun, denn er lohnt sich. Wir setzen heute wo immer möglich auf die Cloud, damit wir mit den Entwicklungen mithalten und unseren Mitarbeitenden weltweit eine moderne Infrastruktur bieten können. Gleichzeitig wären für unsere IT, und das ist wohl bei anderen KMU ähnlich, On-Premises-Lösungen gar nicht mehr zu bewältigen. Die Vorteile einer zentralen Cloud-Lösung, integriert in die Microsoft-Welt, liegen auf der Hand.

Meine Empfehlung ist, die eigenen Systeme und Prozesse gut, sehr gut, zu kennen, bevor man in die Cloud geht.

“Um unseren Mitarbeitern weltweit eine moderne Infrastruktur zu bieten, setzen wir heute wo immer möglich auf die Cloud. ”

— Pascal Meury

Was haben Sie bei der Einführung von Microsoft Teams richtig gemacht? Was würden Sie heute anders tun?

Pascal Meury: Wir sind überzeugt davon, dass wir auf die beste Lösung und den richtigen Partner gesetzt haben. Ein kleines Projektteam hat sich frühzeitig und intensiv mit der Veränderung der Arbeitsweise befasst. Involvierte und betroffene Personen haben wir direkt zu Beginn ins Boot geholt, um die notwendigen Anpassungen an der Systemlandschaft und den Einfluss auf Prozesse gut zu verstehen sowie notwendige Trainings gezielt durchzuführen.
Was wir anders tun würden? Alle, die viel telefonieren, mit besseren Headsets ausstatten. Das hätte vielleicht die Umstellung von Tisch-Telefonen auf Headsets beschleunigt. Inzwischen haben fast alle ihre Tisch-Telefone wieder zurückgegeben.

Deckt Microsoft Teams heute Ihre Ansprüche an eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit ab? Oder was steht noch auf Ihrer Wunschliste?

Pascal Meury: Ja – unsere Grundbedürfnisse werden abgedeckt. Aber eine Wunschliste hat man ja immer parat. Bei der Zusammenarbeit mit Externen besteht noch Verbesserungspotenzial – zum Beispiel bei der Nutzung von Microsoft Teams Live Events für Webinare. Oder für die digitalen Workshops. Aber da gibt es sicherlich auch bald neue Features. Und zu unserem Vorteil werden die neuen Funktionen automatisch verfügbar sein, ohne dass die IT zuerst ein Systemupdate durchführen muss.

Sie sprechen in Ihrem Unternehmensprofil von einer unkomplizierten und familiären Unternehmenskultur. Hilft Ihnen Microsoft Teams dabei, diese noch stärker zu leben?

Julia Brück: Eine Unternehmenskultur entsteht unabhängig von Tools und Softwares. Wo vorher kein guter persönlicher Austausch war, wird auch durch Microsoft Teams keiner sein. Aber die Lösung ermöglicht uns eine einfachere Kommunikation – insbesondere mit unseren Filialen im Ausland. Heute kann ich mit meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen in Brasilien, Nordamerika oder Asien unkompliziert und kostengünstiger telefonieren. Die Arbeit lässt sich schneller erledigen.

Auf die Frage, wo der grösste Mehrwert von Microsoft Teams liegt, was würde heute jemand aus Ihrem Unternehmen sagen?

Julia Brück: Wenn heute eine Mitarbeiterin einen Arbeitskollegen anrufen will, dann muss sie nicht zwischen Handy- und Festnetznummer wechseln, um die Person zu erreichen, da alles mit Microsoft Teams synchronisiert ist. Und durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente zwischen Filialen oder auch mit Externen einfach geteilt werden. Ich sehe es bei meiner eigenen Arbeit: Früher lief alles über E-Mail. Ein Dokument wurde via E-Mail verschickt, dann folgte das Telefonat. Heute geht alles zeitgleich und viel effizienter als früher.

Sicher arbeiten mit Microsoft Teams: Was sollten IT-Verantwortliche beachten?

Immer häufiger entscheiden sich Unternehmen für Microsoft Teams, die integrierte Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation. Häufig resultiert dieser Entscheid aus dem Tagesgeschäft, das die Notwendigkeit einer stärkeren Digitalisierung im Unternehmen vor Augen führt – um agiler zu werden und die hybriden Arbeitsmodelle zu fördern. In anderen Worten: um mehr Flexibilität zu erlangen und im härteren Wettbewerb erfolgreich zu sein.  Wie geht man aus Sicht der IT mit diesen Anforderungen um? Unser CTO, Thomas Peyer, kennt die Antworten auf die typischen Fragestellungen. 

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Wie sicher ist Microsoft Teams? 

Es ist erstaunlich, wie umfassend das Arsenal von Microsoft 365 ist, um beispielsweise mit Teams sicheres Arbeiten zu gewährleisten. Viele der Sicherheitsfunktionen, die heute durch einfache Konfiguration aktiviert werden können, waren bis vor Kurzem nur Grosskonzernen vorbehalten. 

“Es ist erstaunlich, wie umfassend das Arsenal von Microsoft 365 ist, um sicheres Arbeiten zu gewährleisten.”

Die hohe Integration aller Services von Microsoft 365 in einer gemeinsamen Plattform bietet mehr Sicherheit bei gleichzeitig weniger Aufwand und Kosten als bei eigenständigen Systemen. So bietet Microsoft z. B. eine integrierte Verwaltung der Benutzer-Identitäten, die über alle Services anwendbar ist. Ein weiteres Beispiel ist das zentrale Überwachungssystem mit präventivem Abwehrmechanismus (ATP = Advanced Threat Protection). ATP sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen von den gängigsten Phishing-Attacken verschont wird. Im Fall eines Angriffs informiert und reagiert das System in Echtzeit – rund um die Uhr. Dies ist ein grosser Mehrwert gegenüber der manuellen Suche in System-Logs mit den anschliessenden eingeleiteten Massnahmen. So müssen Sie sich nur noch um Ausnahmesituationen kümmern und haben mehr Zeit für andere Aufgaben.  

Die Software passt sich Ihren Anforderungen an, denn der darunter liegende Stack von Microsoft 365 ist auf alle Unternehmensgrössen und Branchen ausgelegt. 

Welches sind die wichtigsten Sicherheitselemente von Teams? 

Wie oben angesprochen, resultieren verschiedene Vorteile aus der gemeinsamen Plattform, was die Transparenz für die IT erhöht und gleichzeitig die Komplexität reduziert. 

Ein Kernaspekt für mehr Sicherheit in einer hybriden Arbeitsweise ist der Schutz der Benutzeridentitäten, um deren Missbrauch auszuschliessen. Dank MFA (Multi-factor Authentication) kann ich bereits mit den günstigsten Microsoft-Lizenzen eine State-of-the-Art-Sicherheit bieten. 

Weitere optionale sicherheitsrelevante Funktionen wie PIM (Privileged Identity Management) erleichtern den Umgang mit privilegierten Zugriffsrechten. Wenn Benutzende also vorübergehend zusätzliche administrative Rechte benötigen, um einen Task zu erledigen, können sie diese für einen begrenzten Zeitraum bei ihren Vorgesetzten oder der IT-Abteilung anfordern. Damit können in der Organisation minimale Berechtigungen vergeben werden («Need-to-know-Prinzip»). Im Bedarfsfall lässt sich der Zugriff dank Self-Service des Berechtigungsmanagements flexibel erweitern, ohne Zusatzaufwand für die IT zu verursachen. 

Schliesslich haben Unternehmen die Möglichkeit, besonders schützenswerte Information mit zusätzlicher Verschlüsselung (Information Protection) zu sichern. So bleiben sensible Inhalte vor unbefugtem Zugriff sicher, egal wo sie abliegen. 

Eine Aufzählung aller Features ist in diesem Rahmen nicht sinnvoll, da viele von ihnen zu sehr ins Detail gehen und nicht alle gleich relevant sind für jedes Unternehmen. 

Wie wirkt sich der Betrieb von Teams auf die IT-Abteilung aus? 

Der Betrieb einer integrierten Plattform wie Microsoft 365 setzt ein anderes Betriebskonzept voraus, als dies in der vergangenen Welt der unterschiedlichen Spezialsysteme der Fall war. Denn die Benutzenden einer Cloud-Plattform greifen zu jeder Tageszeit auf dort abliegende Daten zu, was Ansprüche an einen 24x7-Support weckt. 

“IT-Verantwortliche sollten Microsoft 365 bewusst anpacken und sich von der «alten Welt» verabschieden. Der Parallelbetrieb führt über kurz oder lang ins Chaos.”

Auf der anderen Seite übernimmt Microsoft 365 einen Grossteil der repetitiven Aufgaben, womit das IT-Team sich neuen Aufgaben stellen muss (Stichwort: Schulungsbedarf). Kurz: IT-Verantwortliche sollten das neue Betriebsmodell mit Microsoft 365 bewusst anpacken und sich gleichzeitig von der «alten Welt» verabschieden, um die in Aussicht gestellten Vorteile realisieren zu können. Der Parallelbetrieb führt über kurz oder lang ins Chaos. 

Wo fängt man am besten an? 

Rom wurde nicht an einem Tag gebaut. Auch beim Aufbau der Microsoft Plattform hilft die Orientierung an einer Roadmap – einer Art Landkarte, um den Entwicklungsweg aufzuzeigen. Wo Sie beginnen, und welche Zwischenstationen Sie durchschreiten – das sind Fragen, die unternehmensspezifisch festgelegt werden müssen.  

Ein Blog-Beitrag von Thomas Peyer, CTO bei MondayCoffee

Wir empfehlen, sich für diesen Prozess eng mit dem Business abzustimmen. Denn im Unterschied zu früheren IT-Projekten geht es darum, mehr Verantwortung ans Business zu übergeben, und mittels unternehmensweiter Governance und Standardisierung Leitplanken zu etablieren. Die Reise ist spannend und bietet allen die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln. 

Das Thema beschäftigt nicht nur die IT, auch auf Management-Ebene kommen Fragen auf. Auch hier gibt unser CTO, Thomas Peyer Antworten: Zum Interview

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Kontakt - Sicher arbeiten mit MS Teams

Sicher zusammenarbeiten mit Microsoft Teams: Insights für Ihr Business

Mit der steigenden Anzahl von Microsoft-Teams-Nutzenden im Home-Office und unterwegs nehmen gleichzeitig die Fragen nach Datenschutz und Sicherheit zu. Auch bei unserer Kundschaft können wir das beobachten. Dabei kommen auf Management-Ebene immer wieder die gleichen Fragen auf. Unser CTO, Thomas Peyer, gibt Antworten.

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Was versteht man heute eigentlich unter «sicher» im Umgang mit Informationen? 

Informationssicherheit ist tatsächlich eine recht komplizierte Angelegenheit, und nicht jeder stellt sich dasselbe darunter vor. Experten und Expertinnen sprechen von den folgenden drei «Schutzzielen», die zur Informationssicherheit beitragen – z. B. auch im Zusammenhang mit der DSGVO (GDPR): 

• Vertraulichkeit, d. h. die Verhinderung der unbefugten Offenlegung von Informationen (beabsichtigt oder nicht)  

• Integrität, d. h. die Verhinderung, dass Informationen durch Unbefugte verändert werden können (z. B. Phishing, Cyber Extortion etc.), und  

• Verfügbarkeit, d. h. die Sicherstellung, dass die Informationen immer verfügbar sind. 

Jedes dieser Schutzziele enthält weitere Unterziele, die von unzähligen Sicherheitsmassnahmen umgesetzt werden. Ohne weiter ins Detail zu gehen, lässt sich zusammenfassen: Es ist keine triviale Aufgabe, eine hohe Informationssicherheit zu erlangen. 

Sind meine Daten mit MS Teams denn sicher? Sind sie genauso sicher wie auf dem Server in meinem Unternehmen?  

Die kurze Antwort ist: Ja! Mit der Verwendung von MS Teams sind Ihre Daten deutlich sicherer als mit einer Datenspeicherung auf Ihrem eigenen Server vor Ort. 

Gleichzeitig ist zu betonen, dass wir zwei recht unterschiedliche Dinge vergleichen. Der On-Premises-Server war in der Zeit vor dem allzeit verfügbaren Cloud-Computing ziemlich sicher – vor allem bei grösseren Unternehmen, die hohe Geldsummen in spezialisierte Sicherheitslösungen investiert hatten. Gleichzeitig ging man davon aus, dass die Arbeit zu 90 % innerhalb der Büroräumlichkeiten und innerhalb eines firmeneignen Netzwerks stattfand. Bei zahlreichen kleineren Unternehmen hingegen war die Datensicherheit eher prekär, wenn man genauer hinschaute. 

“ Teams und Microsoft 365 in Kombination enthalten bereits zahlreiche Mechanismen, um die Informationssicherheit wirksam abzudecken. ”

Heute leben wir hingegen in einer völlig anderen Realität – und diese ist durch die COVID-Pandemie noch befeuert worden. Heute können nur wenige Unternehmen davon ausgehen, dass alle Mitarbeitenden grundsätzlich nur innerhalb des Unternehmens auf Daten zugreifen. Stattdessen wollen Mitarbeitende jederzeit und auch von zuhause aus mit beliebigen Endgeräten arbeiten können. Diese immer wichtiger werdenden hybriden Arbeitsmodelle – d. h. die Kombination aus Büroarbeit mit «Remote Work» – erfordern einen besonderen Massnahmen-Mix, um Informationssicherheit zu erreichen. Teams und Microsoft 365 in Kombination enthalten bereits zahlreiche Mechanismen, um die Informationssicherheit wirksam abzudecken. 

Führt die Arbeit in MS Teams nicht zu einem viel einfacheren Abfluss von schützenswerten Daten? 

Nein, das ist nicht der Fall. Natürlich sollte man sich jederzeit seiner Aktionen bewusst sein, aber mittels gezielter Konfigurationen lässt sich ein Sicherheitsniveau erreichen, das sich noch vor wenigen Jahren nur einzelne Grossbanken leisten konnten. Davon können heute Unternehmen jeglicher Grösse profitieren. Teams ist auch deswegen eine sichere Plattform, weil alle Inhalte «an einem Ort», in einem integrierten System basierend auf Microsoft 365 liegen. Man kämpft also nicht wie früher mit unabhängigen Systemen, die alle separat geschützt werden mussten (z. B. Server, Netzwerk, Firewalls, Betriebssysteme, Identitäten, etc.). Gleichzeitig reduziert diese Integration die Komplexität und die Kosten – und erhöht die Transparenz, wenn diese benötigt wird. 

“Teams ist eine sichere Plattform, weil alle Inhalte «an einem Ort», in einem integrierten System basierend auf Microsoft 365 liegen.”

Wo fange ich also an, um Microsoft Teams sicher einzusetzen? 

Es gibt zwar keine Einzelmassnahme, welche absolute Sicherheit garantiert, aber manche Massnahmen haben eine besonders grosse Wirkung. So würde ich mich als Erstes um den Schutz der Benutzeraccounts und der Profile der Mitarbeitenden kümmern, um sicherzustellen, dass diese nicht missbraucht werden können (z. B. durch Multi-Factor-Schutz mit dem Mobiltelefon). 

Ein Blog-Beitrag von Thomas Peyer, CTO MondayCoffee

Darauf folgen mehrere weitere Schritte, die konzeptionell mit der Geschäftsstrategie und den bereits bestehenden technischen Rahmenbedingungen abgestimmt sein müssen. Es braucht also eine geführte Diskussion, um die für ein Unternehmen richtige Lösung umzusetzen.  

Wie geht man aus Sicht der IT mit diesen Anforderungen um? Auch hier gibt unser CTO, Thomas Peyer Antworten: Zum Interview

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SUISSETEC: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit für die Zukunft sicherstellen

Der Schweizerisch-Liechtensteinische Gebäudetechnikverband (suissetec) ist ein Branchen- und Arbeitgeberverband. Er umfasst rund 3500 Mitgliederbetriebe aus den Bereichen Spenglerei/ Gebäudehülle, Sanitär/Wasser/Gas, Heizung sowie Lüftung/Klima/Kälte. Mit ca. 85 Mitarbeitenden betreibt suissetec Standorte in allen Sprachregionen der Schweiz.

Ausgangslage

Im Laufe des digitalen Wandels entstanden bei den Mitarbeitenden von suisstec neue Bedürfnisse an die Zusammenarbeit. Die dezentralen Lösungen, die genutzt wurden, führten oft zu Wissens-Silos und erschwerten die unternehmensweite Zusammenarbeit. Die IT stand mit der historisch gewachsenen, heterogenen IT-Landschaft vor immer komplexeren Herausforderungen.

Vorgehen

Die Projektbeteiligten von MondayCoffee und suissetec führten die neue digitale Arbeitsplattform suissetec365 & Microsoft Teams ein. Das Besondere: Statt dem standardisierten Office 365 wurde direkt die erprobte Best-Practice-Lösung von MondayCoffee implementiert, die die Nutzung der Microsoft Tools, vereinfacht und intuitiver macht.

Resultate

Mit der Einführung der neuen digitalen Arbeitsplattform ist suissetec der Sprung von einem veralteten On-Premise-System in die Cloud gelungen. Heute zeichnet sich der Branchen- und Arbeitgeberverband durch eine strukturierte digitale und moderne Arbeitsweise aus.

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Suissetec: Case Study Download

Im Dschungel der Tools gefangen?

Wie KMU mit der Komplettlösung Microsoft Teams digitales Arbeiten meistern

Von Zoom, Skype und Webex bis hin zu WhatsApp: Bei vielen KMU kommen für Meetings, Konferenzen, Telefonie und Zusammenarbeit die unterschiedlichsten Tools und Apps zum Einsatz, welche die MitarbeiterInnen meist selbst auswählen. Das mag für kurze Zeit ein gangbarer Weg sein – langfristig gefährdet es die Sicherheit der Daten und führt zu Ineffizienzen in der Arbeitsweise. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen einen Ausweg aus dem Tool-Dickicht, der für KMU umsetzbar, zielführend und bezahlbar ist – mit Microsoft Teams.  

Wir durften schon einige KMU dabei unterstützen, die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Externen zu digitalisieren – und somit einfacher und reibungsloser zu gestalten. Dabei sind wir immer wieder auf ähnliche Ausgangssituationen gestossen: ein Dschungel an Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation, keine Einbindung der Telefonie, zeitraubende Routinearbeiten und mangelnder Schutz der Daten und Informationen.  

Weniger ist mehr – und spart wertvolle Ressourcen 

Heute bietet Microsoft Teams eine Antwort auf diese Problemstellung. Als Komplettlösung unterstützt die Anwendung eine Vielzahl an Funktionen inklusive Gruppenchat, Online-Meeting, Videokonferenz, Webkonferenz, File-Sharing, Telefonanruf, einfache Suche nach Personen, Chats oder Dokumenten und vieles mehr. Verabschieden muss sich trotzdem niemand von den gewohnten Funktionen aus der analogen Telefonie. Spezielle Features wie Empfangstelefonie, Türöffner oder bestimmte Signalisierungen können problemlos in das Tool eingebunden werden. Was die Sicherheit von Informationen und Daten betrifft, bietet Microsoft Teams je nach Bedürfnis umfassende Schutzmechanismen. Der Schutz kann auch mit Funktionen wie dem Identitätsschutz mit Multifactor Authentication oder der Information Protection ergänzt werden, die dank der Cloud im Gegensatz zu früher heute auch für KMU ohne grossen technischen Aufwand möglich und bezahlbar ist.  

Ein weiterer Pluspunkt: Mit einer Komplettlösung benötigen KMU nur Schulungen für ein Front-End, einmalige Lizenzen, eine Betreuungskraft und einheitliche Updates. Daraus resultieren wiederum weniger Kosten, mehr Transparenz und Sicherheit. 

Das Potenzial von Microsoft Teams ist abhängig von der Einführungsmethode 

Microsoft Teams ist eine integrale Plattform für diverse Tools. Nicht umsonst wurde es von Stiftung Warentest als bestes Tool für Video-Telefonie ausgezeichnet. Zudem ist Microsoft 365 bei dem grössten Teil der Unternehmen schon im Einsatz (laut Statista bei 85 % der Unternehmen in Deutschland), was die perfekte Ausgangslage für die Einführung von Microsoft Teams bildet. 

Doch aufgepasst: Die Umstellung ist mit der Installation von Microsoft Teams nicht getan. Die Einführung selbst muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Einmal eingeführt, sollten KMU die Weiterentwicklung des Tools im Auge behalten und die Mitarbeitenden mit wiederholten Schulungen befähigen, das neue System gewinnbringend für sich zu nutzen. Mit der grossen Vielfalt an Funktionen und Möglichkeiten, welche die Cloudlösung bietet, muss auch das Thema Cyber Security gewissenhaft behandelt werden. Microsoft Teams bietet dafür verschiedene Elemente, um eine sichere Zusammenarbeit im Unternehmen, aber auch mit Externen zu gewährleisten.  

Best-Practice-Lösungen bieten eine Abkürzung aus dem Tool-Dickicht 

Wir sind selbst ein KMU und kennen deshalb die Herausforderungen, denen KMU heute im Hinblick auf die Digitalisierung der Arbeitsplätze gegenüberstehen – mit allem, was dazu gehört. Zusätzlich kennen wir aber auch den Weg aus dem Dschungel heraus und hinein in eine zukunftsorientierte, digitale Arbeitsumgebung. Erprobte Best-Practice-Lösungen sind dabei ein entscheidender Faktor. Bei Bedarf gehen wir diesen Weg gern gemeinsam mit Ihnen – sprechen Sie uns einfach an. 

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DOSB: Weg von einer reinen Linienorganisation und hin zu einer themen- und projektorientierten Zusammenarbeit

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) ist die Dachorganisation des Sports in Deutschland mit 100 Mitgliedsorganisationen, etwa 90.000 Vereinen und über 27 Mio. Mitgliedschaften. Als Teil der weltweiten Olympischen Bewegung entwickelt er den Sport in all seinen Facetten weiter.

Ausgangslage

Beim DOSB spielt eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, den Mitgliedsorganisationen aber auch weiteren externen Partnern eine wichtige Rolle. So setzte sich der DOSB zum Ziel, eine moderne und agilere Arbeitsform zu fördern und die Organisation dahingehend weiterzuentwickeln.

Vorgehen

Im ersten Schritt haben gemischte Projektteams mittels Analyse- und Konzept-Workshops die Anforderungen definiert. Nach kurzer Zeit stand die zentrale, digitale Plattform TeamPlay (CoffeeNet 365) in der DOSB-Grundausstattung bereit und die Pilotphase konnte beginnen. Am Live-System wurde die Plattform schrittweise und hands on gemäss den Vorstellungen des DOSB ausgestattet und mit intensivem Training in der Organisation ausgerollt.

Resultate

Mit der Ablösung von On-Premise-Insellösungen und Fileserver sowie Drittparteien-Cloud-Services durch die zentrale Plattform auf Microsoft 365 (TeamPlay) wurde eine neue digitale und moderne Arbeitsweise ermöglicht, die Zusammenarbeit intern und mit Externen verbessert und vereinfacht und die organisatorischen Fähigkeiten im Umgang mit Office 365 gesteigert.

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Ein Jahr Microsoft Cloud in der Schweiz – ein Rückblick mit Microsoft

Noch vor rund einem Jahr war ungewiss, wohin genau die Reise mit der Schweizer Microsoft Cloud gehen würde. Im damaligen Interview sprach Microsoft-Partner MondayCoffee mit  Marc Holitscher (National Technology Officer und Mitglied der Geschäftsleitung von Microsoft Schweiz) und Primo Amrein (Cloud Lead Switzerland bei Microsoft) über die beiden geplanten Data-Center in der Schweiz. Ein Jahr später folgt das Resümee – mit Grund zum Optimismus. 

Die Schweiz ist offen für Innovationen 

Interview mit Marc Holitscher (MH), National Technology Officer & Mitglied der GL von Microsoft Schweiz 

Mark Albrecht (MA), Director Corporate Development bei MondayCoffee: Wie verlief aus deiner Sicht das erste Jahr der Microsoft Cloud in der Schweiz?  

MH, Microsoft: Tatsächlich ist alles sehr schnell gegangen. Es war ein intensives Jahr – im Rückblick aber auch ausgesprochen positiv. Wir fragten uns schon vor der Einführung, wie rasch sich die regulierten Branchen, die ihre Daten aufgrund der Beschränkungen bisher nicht in ausländischen Cloudplattformen speichern konnten, mit der Microsoft Cloud in der Schweiz auseinandersetzen würden. Insgesamt wurde das Schweizer Cloudangebot extrem gut aufgenommen – von allen Branchen und Unternehmensgrössen, d. h. nicht nur von den Grossunternehmen, sondern auch von zahlreichen KMU. Das ist wichtig für die Schweiz als KMU-Land. 

Was definitiv als Erfolg zu werten ist: Auch immer mehr geschäftskritische Prozesse werden in die Cloud ausgelagert. Das zeigt, dass die Cloud das Vertrauen der Unternehmen geniesst und als sicherer, zuverlässiger Datenspeicher angenommen wird.  

“Insgesamt wurde das Schweizer Cloudangebot extrem gut aufgenommen – von allen Branchen und Unternehmensgrössen, d. h. nicht nur von den Grossunternehmen, sondern auch von zahlreichen KMU”

— Marc Holitscher, Microsoft Schweiz

MA, MondayCoffee: Wie stehen Schweizer Unternehmen zum Datenschutz in der Microsoft Cloud in der Schweiz?  

MH, Microsoft: Das ist bisweilen schon ein emotionales Thema. Für die einen, weil sie einen Mehrwert in der Datenhaltung in der Schweiz sehen, auch wenn sie nicht dazu gezwungen sind. Das erkennt man auch daran, wie viele Unternehmen ihre Daten aus Dublin oder Amsterdam in die Schweizer Cloud verschoben haben. Die anderen reagieren zuweilen instinktiv und reflexartig gegen die Cloud-Speicherung – auch wenn sie in der Schweiz liegt.  

Marc Holitscher, Microsoft Schweiz und Mark Albrecht, MondayCoffee

Es gibt also eine widersprüchliche Akzeptanz des Datenschutzes – die einen akzeptieren die Lösung, die anderen bleiben kritisch eingestellt. Letztlich bleibt nur zu akzeptieren, dass es unterschiedliche Meinungen dazu gibt.  

MA, MondayCoffee: Ist nicht auch der Performance-Vorteil ein Beweggrund, die Daten in der Schweiz zu halten?  

MH, Microsoft: Natürlich ist es so, dass die physische Nähe in der Schweizer Datenhaltung für geringere Latenz sorgt. Davon profitieren die Unternehmen und Behörden durchaus.   

MA, MondayCoffee: Wie verläuft denn die Diskussion zum Datenschutzthema bei deinen Ansprechpartnern in Industrie und Behörden? 

MH, Microsoft: Inzwischen finden «reifere Diskussionen» statt als vielerorts noch vor einigen Jahren. Das hat u. a. auch damit zu tun, dass sich viele bereits intensiv mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt haben.  Denn auch die Datenschützer und Compliance-Verantwortlichen müssen ihr Wissen ausbauen, um eine wirksame Übersetzungsleistung für die Geschäftsführung erbringen zu können. Dazu braucht es eine Kombination aus Juristischem, Technischen und auch «Geschäftssinn» (Risikoabwägung), um das Potenzial eines Cloud-Einsatzes einzuschätzen.  

Microsoft bemüht sich von Beginn an, den Markt ausreichend zu informieren. Zum Beispiel decken Materialien wie das Cloud Compendium die Schnittstelle zwischen Technik und Recht ab und zeigen öffentliche Audit-Berichte, wie das Cloud-Betriebsmodell bei Microsoft aussieht. Ein weiterer Punkt ist die Zusammenarbeit mit Anwaltskanzleien – sowohl grossen als auch kleinen –, um Rechtsexperten mehr technischen Sachverstand zu vermitteln. Microsoft ist auch daran interessiert, noch weitere Compliance-Verantwortliche auszubilden und für die Besonderheiten in puncto Cloud zu sensibilisieren.  

“Inzwischen finden ’reifere Diskussionen’ rund um das Thema Datenschutz statt als vielerorts noch vor einigen Jahren.”

— Marc Holitscher, Microsoft Schweiz

MA, MondayCoffee: Aus deiner Erfahrung: Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen und Behörden mit sich bringen, um offen für die Cloud-Anwendung zu sein?  

MH, Microsoft: Insbesondere bei regulierten Branchen – aber auch bei unregulierten Unternehmen – braucht es einen Sponsor aus der Geschäftsleitung, um eine klare Richtung für Legal & Compliance vorzugeben. Tatsächlich gibt es nun immer mehr Anfragen von Geschäftsleitung und Verwaltungsrat, weil der Cloud-Einsatz zunehmend als strategisches Instrument verstanden wird.  Letztlich sollte man das Thema Datenschutz innovativ angehen, um Geschäftsvorteile zu erzielen.  

MA, MondayCoffee: Welche Entwicklungen erwartest du in den nächsten ein bis zwei Jahren im Schweizer Markt bei den Cloud-Kunden? 

MH, Microsoft: Es wird sich eine zunehmende Polarisierung abzeichnen zwischen den Unternehmen, die sich die Cloud-Vorteile zunutze machen, und denjenigen, die noch zögerlich sind. Wir werden immer mehr datenbetriebene Geschäftsmodelle antreffen. Dieser Prozess wird sich bei manchen Unternehmen beschleunigen, während andere, die zu lange warten, immer stärker zurückfallen werden.  

An sich bin ich für die Schweiz extrem zuversichtlich – sei es im Hinblick auf kantonale Datenschützer oder  Behörden. Die Bereitschaft, sich auf die Modernisierung einzulassen, ist hier ausgesprochen gross. Man zeigt ein besseres Verständnis der Problematik und öffnet sich für Innovationen.  

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Auch Primo Amrein zeigt sich zufrieden und zuversichtlich angesichts der Entwicklung sowie Akzeptanz der Cloud – und gibt einen kurzen Ausblick auf das, was die Schweizer Cloud-Kunden noch erwartet. 

Die Vorteile des Cloud-Speichers liegen auf der Hand 

Interview mit Primo Amrein (PA), Cloud Lead Microsoft Schweiz 

Mark Albrecht (MA), Director Corporate Development bei MondayCoffee: Als einer der Hauptakteure bei der Microsoft Cloud in der Schweiz – wie ist das erste Jahr für dich verlaufen? 

Primo Amrein, Microsoft Schweiz (rechts) und Mark Albrecht, MondayCoffee

PA, Microsoft: Natürlich bin ich stolz über den gut gelungenen Start mit den Unternehmen, aber auch über die gute Zusammenarbeit mit den Partnern. Was mir persönlich besonders Freude bereitet, ist die Spannbreite der Kunden: Es sind nicht nur Grossunternehmen dabei, sondern eben auch Kleinunternehmen und Start-ups – das zeigt, dass die Cloud für alle Grössen von Belang ist. Seit der Eröffnung wächst die Nachfrage kontinuierlich – und mit ihr auch die Anzahl neuer Services, die schrittweise aufgeschaltet werden.  

MA, MondayCoffee: Wie haben sich die Unternehmen und Behörden dieser Cloud-Herausforderung gestellt? 

PA, Microsoft: Manche Firmen fingen ganz am Anfang an, da sie vorher schlichtweg nicht in die Cloud gehen «durften», etwa regulierte Unternehmen oder Behörden. Bei anderen war der Ablauf deutlich pragmatischer und ging schneller vonstatten.  

MA, MondayCoffee: Welches sind denn aus deiner Sicht die wichtigsten Vorteile der Microsoft Cloud?  

PA, Microsoft: Zu den Hauptvorteilen des Cloud-Einsatzes zählen vor allem Flexibilität und Agilität. Mit der Microsoft Cloud in der Schweiz haben auch kleine Unternehmen die Möglichkeit zu skalieren. Im Gegensatz zum Betrieb eines eigenen Servers ist die Cloud ausserdem eine günstige Alternative, weil Investitions- und Wartungskosten wegfallen. Auch Security ist letztlich ein Schlüsselargument, wie sich dieses Jahr beim Umgang mit der COVID-Krise gezeigt hat.  

“Mit der Microosft Cloud in der Schweiz haben auch kleine Unternehmen die Möglichkeit zu skalieren. Im Gegensatz zum Betrieb eines eigenen Servers ist die Cloud ausserdem eine günstige Alternative, weil Investitions- und Wartungskosten wegfallen.”

— Primo Amrein, Microsoft Schweiz

MA, MondayCoffee: Apropos COVID-19: Gab es seit März auch Schreckensmomente bei der Verfügbarkeit der Microsoft Cloud in der Schweiz? 

PA, Microsoft: Die Situation war sehr speziell. Einerseits explodierte die Nachfrage, sei es von Schweizer Kunden oder von ausländischen Unternehmen, die sich in der Schweiz zusätzliche Kapazitäten sichern wollten. Da musste man z. T. eingreifen, um dem «Toilet-Paper-Syndrom» bzw. Hamsterbuchungen von Rechenkapazität vorzubeugen. Bekannte Apps wie Teams wurden natürlich viel stärker nachgefragt, als es in der Planung vorgesehen war, aber das führte zu keinen merklichen Problemen. 

Spannend war gleichzeitig auch die Situation bei der internationalen Hardware-Lieferkette für Server etc., als diese unterbrochen wurde. Da war man froh um die grosszügigen Zwischenlager in Europa, um Zusatzkapazität einrichten zu können!  

MA, MondayCoffee: Kannst Du uns ganz vereinfacht die Roadmap der aufgeschalteten Services für die Microsoft Cloud in der Schweiz erläutern? Was kommt noch auf uns zu? 

PA, Microsoft: Es gibt drei wesentliche Pfeiler: erstens das Infrastrukturangebot (Infrastructure as a Service sowie Platform as a Service) was als Azure bekannt ist. Zweitens gibt es die Microsoft 365 Workspace-Apps und drittens die Dynamics Suite mit CRM- und ERP-Software. Während die ersten beiden Pfeiler bereits mehrheitlich verfügbar sind, kommt Dynamics gegen Ende 2020 und wird dann schrittweise ausgebaut. PowerBI haben wir bereits seit Juni, während andere Lösungen der «Power Platform», Power Automate und PowerApps, erst noch kommen werden.  

Aber auch bei Azure wird es in Zukunft News geben. Zum Beispiel erwarten wir gewisse Cognitive Services. Im Vergleich mit dem Gesamtangebot ist das aber ein wirklich kleiner Anteil des Servicespektrums, das noch fehlt. 

Lassen Sie den Digitalisierungs-Push nicht verpuffen

Mit der Corona-Krise erlebt die Digitalisierung der Arbeitswelt einen Schub. Viele Angestellte mussten in kürzester Zeit verschiedene Tools einsetzten, um weiterhin die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu gewährleisten. Microsoft Teams hat beispielsweise 2.7 Milliarden Meeting Minuten an einem Tag verbucht.

Doch was geschieht, wenn wir wieder ins Office zurückkehren? Wie stellen wir sicher, dass wir diesen Digitalisierungs-Schub richtig nutzen, um unsere Arbeitsweise ganz zu digitalisieren?  

3 Dingen sollte man Beachtung schenken: 

Blickwinkel öffnen 

Microsoft Teams ist für viele in der Krise, was WhatsApp für Private ist. Ein Tool, welches mir ermöglicht, direkt mit vielen Teilnehmern über Chat, Call oder Video zu kommunizieren und online Meetings abzuhalten. Doch eine digitale Arbeitsweise geht über die Kommunikation hinaus. Themen wie eine strukturierte digitale Dokumentenablage, eine einheitliche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder ein nachhaltiger Wissensaustausch gehören genauso dazu. Unsere Empfehlung: öffnen Sie den Blickwinkel, vertiefen Sie das Verständnis der unterschiedlichen digitalen Arbeitsszenarien, um eine strukturierte, digitale Arbeitsweise zu etablieren.  

Tooleinsatz kontrolliert automatisieren 

Microsoft offeriert eine Vielzahl an Tools, um digital produktiver zu arbeiten. Microsoft Teams kennen wohl mittlerweile alle und dieses Momentum soll auch genutzt werden, um dem digitalen Arbeitsplatz einen Schritt näher zu kommen. Bevor sich aber die Mitarbeiter selbst auf den Weg machen, um den Dschungel der verschiedenen Microsoft-Technologien zu durchforsten, empfehlen wir Ihnen, dies für die Gesamtorganisation in die Hand zu nehmen, und zu verstehen, wo welche Technologien, basierend auf konkreten digitalen Arbeitsszenarien und Use Cases, kontrolliert zum Einsatz kommen sollen. Wir haben das bei unserer Modern-Workplace-Solution so gelöst, dass je nach definiertem Arbeitsszenario oder Use Case die Microsoft-Technologien im Hintergrund automatisch konfiguriert werden und sich der Mitarbeiter nicht um die Wahl der Technologien kümmern muss, sondern nur auf seine Aufgaben konzentrieren kann. 

Mitarbeiter und Teams begleiten 

Viele Mitarbeiter waren und sind in der Krise gezwungen, sich mit digitalen Tools schnell vertraut zu machen. Einige haben sicherlich die Vorteile einer digitalen Arbeitsweise erkannt und sind motiviert in Richtung digitaler Arbeitsplatz weiterzuschreiten. Auf diesem Weg müssen sie begleitet werden – insbesondere die, die noch Mühe haben, alte Gewohnheiten abzulegen. Wir empfehlen Unternehmen, den Austausch mit den Mitarbeitern zu suchen, ihr Feedback zu den Erfahrungen, die sie zurzeit im digitalen Home-Office machen, zu sammeln und das Momentum zu nutzen, um gemeinsam mit ihnen eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.   

Wir unterstützen Unternehmen seit geraumer Zeit dabei, eine digitale Arbeitsweise in ihrer Organisation zu etablieren – mit unseren Modern Workplace Solution für Microsoft 365.  

Sollten Sie an einem Erfahrungsaustausch interessiert sein, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme.  

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Starthilfe für Microsoft Teams

Microsoft Teams wird zurzeit wo immer möglich eingesetzt, um die Teamarbeit im Home-Office zu erleichtern. Nicht jeder ist mit dem Tool vertraut und benötigt vor allem am Anfang noch Hilfe.

Gerne stellen wir hier einige von Microsoft aufbereiteten Schulungs-Videos zur Verfügung. Damit der Sofort-Einstieg gelingt.

Teams Beginner Videos

• Wie man Teams und Kanäle erstellt

• Übersicht über die Teams und Kanäle

• Einen Beitrag erstellen

• Beiträge oder Nachrichten speichern

• Dateien hochladen und teilen

• Gemeinsames Arbeiten an einer Datei

Chat, Calls & Meetings

• Chats starten und Anrufe tätigen

• Erstellen von Sofortbesprechungen

• Meeting in einem Kanal erstellen

• An einem Teams-Meeting teilnehmen

• Unterwegs an einem Meeting teilnehmen

Gemeinsame Nutzung von Inhalten

• Bildschirm teilen während einem Meeting

• PowerPoint Folien während einem Meeting teilen

Möchten Sie Ihr Wissen und den Umgang mit Microsoft Teams vertiefen? Um das volle Potential für Ihr Team oder Ihr Unternehmen auszuschöpfen? Unsere Spezialisten unterstützen Sie gerne.

MondayCoffee gehört mit seiner Expertise zu den führenden Microsoft Gold-Partnern für die Teamarbeit.

Wir gehen mit Ihnen die verschiedenen Herausforderungen gemeinsam an:

• Wie bedient man das Tool ?

• Wie organisiert man sich als Team mit dieser Software?

• Wie stellt man eine wirksame Zusammenarbeit und Führung sicher?

• Wie lässt sich diese neue Toolwelt mit der bisherigen Infrastruktur vereinen? z.B. wo sollen welche Inhalte abgelegt und bearbeitet werden?

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Microsoft Teams Adoption