Wenn Wissensmanagement einfach wird: Unser Best Practice

Wissen ist eine der wertvollsten, aber auch flüchtigsten Ressourcen in der heutigen Arbeitswelt. Die Herausforderung besteht darin, das Wissen effizient zu organisieren und den Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen. Egal, wo und von welchem Gerät aus sie arbeiten. CoffeeNet 365, die Modern-Work-Solution von MondayCoffee, bietet mit dem Wissenscenter genau diese Möglichkeit. Coole Apps inklusive.

Ein Wissenscenter von allen für alle  

Mit CoffeeNet 365 können Unternehmen ihr eigenes digitales Knowledge Center aufbauen und individuell gestalten. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, von überall aus Wissensseiten oder Beiträge zu publizieren und mit verschiedenen Personenkreisen zu teilen.  

Wie ist ein Knowledge Center aufgebaut? 

Der Aufbau einer Wissensplattform ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wichtig ist vor allem die Startseite des Wissenscenters, die eine Übersicht über alle Wissensinhalte bietet. Viele unserer Kunden platzieren häufig aufgerufene Wissensseiten an oberster Stelle. Die Auswahl erfolgt automatisiert anhand der Klickzahlen. Damit sind die beliebtesten Themen inklusive Kontaktpersonen schnell zur Hand. Darunter könnte ein Onboarding-Abschnitt platziert werden, der Mitarbeitende auf eine Unterseite mit tiefergehenden Inhalten wie unserer Quiz-App oder jobspezifischen Onboarding-Bereichen führt.  

Einige Kunden integrieren in der Übersicht auch einen „Über uns“-Bereich oder einen Abschnitt für das Projektmarketing rund um CoffeeNet 365. Auf den Unterseiten können Zugriffsberechtigte dann zum Beispiel Kontaktpersonen im Projekt oder Anleitungen zur Nutzung von Microsoft Teams und anderen Apps aufrufen. All das erarbeiten wir in einem Workshop mit unseren Kunden. 

Dokumentenlenkung für kritische Files 

Wer welche Beiträge und Wissensseiten sehen und erstellen darf, wird über Berechtigungen und gelenkte Dokumente geregelt. Der Dokumentenlenkungs-Workflow schafft Ordnung und Sicherheit: Er stellt sicher, dass wichtige Dokumente wie Prozessbeschreibungen innerhalb der Wissensseiten systematisch erstellt, bearbeitet, geprüft und verteilt werden.  

Granulare Suche und Filter 

Einzelne Wissensbeiträge und Themenfelder lassen sich nach Kategorien vorgefiltert anzeigen, um die Suche zu beschleunigen. Über die Such- und Filterfunktion können Mitarbeitende aber auch das gesamte Wissenscenter durchsuchen und relevante Informationen binnen Sekunden finden. Dabei helfen vor allem Tags: Sie ermöglichen, Beiträge nach spezifischen Themen, Zielgruppen, Erstelldatum oder letzter Bearbeitung zu durchsuchen.  

Coole Apps, die wirklich entlasten und Spass machen 

Praktische Apps bringen frischen Wind in das Wissensmanagement und in die Zusammenarbeit. Die Apps sind Teil von CoffeeNet 365 und optional in das Knowledge Center integrierbar. 

Quiz-App: Spielerisches Onboarding mit Lernkontrolle 

Die Quiz-App vereinfacht das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Durch interaktive Quizfragen wird wichtiges Wissen spielerisch vermittelt und gleichzeitig eine Lernkontrolle durchgeführt. Die Nutzung erfolgt anonym, Antworten werden nicht gespeichert. Neue Teammitglieder können so schneller und effektiver integriert werden. 

Structure-App: Handbücher in Sekundenschnelle 

Mit der Structure-App lassen sich Handbücher einfach und schnell zusammenstellen. Mithilfe eines Editors kann jeder Mitarbeitende selbst hierarchische Strukturen mit Links zu SharePoint-Seiten und externen Inhalten erstellen. Kapitel lassen sich einfach per Drag & Drop umstrukturieren. 

Chat-2-Knowledge-App: Wissen aus dem Chat teilen 

Die Funktion Chat-2-Knowledge ist vor allem im IT-Helpdesk beliebt: Mitarbeitende können damit Wissensseiten schnell und unkompliziert direkt aus Microsoft Teams heraus erstellen und versenden, ohne die gleichen Informationen immer wieder wiederholen zu müssen. Bei Aktivierung öffnet sich im Teams-Chat ein Fenster mit Drop-down-Menü, in dem Mitarbeitende direkt den Seitentitel und das passende Wissenszentrum für die neue Seite auswählen können. Und schon ist aus einem Chat, eine Wissensseite entstanden.

Der Wissensbeitrag existiert bereits? Chat-2-Knowledge unterstützt auch die Suche im Wissenscenter direkt aus Teams heraus und Wissenseiten können so direkt im Teams Chat versenden werden.

FAQ-App: Typische Fragen und Antworten schnell abrufen 

Mit der FAQ-App lassen sich häufig gestellte Fragen zu einem bestimmten Thema zusammen mit den entsprechenden Antworten grafisch ansprechend darstellen. Fragen können thematisch gruppiert und mithilfe von Labels fein kategorisiert und gefiltert werden. Über ein Suchfeld sind einzelne Fragen und Antworten schnell gefunden.  

Noch kein Wissenscenter? 

Mit unserer Modern-Work-Solution CoffeeNet 365 geht das Wissen in Ihrem Unternehmen nie wieder verloren. Damit Sie und Ihr Team leichter und produktiver arbeiten können. 

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Challenge #6: Auflösung von Wissenssilos

Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen müssen verarbeitet werden. Desto schwieriger ist es auch, den Überblick zu behalten. Zudem arbeiten und kommunizieren die Abteilungen oft in Silos. Dabei ist der Austausch von Wissen und Informationen gerade in Zeiten von Remote-Arbeit ein wichtiger Erfolgsfaktor.

“Wir ertrinken in Informationen, aber uns dürstet nach Wissen.”

— John Naisbitt

STATUS QUO: UNTERNEHMENSWISSEN IST IN SILOS VERSTECKT

Wissen ist heute eine der wertvollsten Ressourcen. Als solche gewinnt es rasant an Bedeutung – nicht nur in der Wirtschaft in Form von Technologie- oder Handlungskompetenz, sondern auch in anderen Lebens- und Arbeitsbereichen. Doch Wissen ist oft ungleich verteilt oder in Unternehmenssilos versteckt.

DAS PROBLEM: INFORMATIONSCHAOS UND WISSENSLÜCKEN BREMSEN DIE ARBEITSABLÄUFE

Wie lässt sich Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden? In der Theorie wird Wissen in zwei Kategorien eingeteilt: implizites und explizites Wissen. Explizites Wissen ist einfach erklärt: Dazu gehören Informationen, die in irgendeiner Form erfasst und dokumentiert wurden. Explizites Wissen kann relativ leicht von anderen Mitarbeitenden adaptiert werden. Beispiele hierfür sind Prozessbeschriebe, Checklisten, Notizen, Anleitungen oder Arbeitsanweisungen.

Kritisch ist der Umgang mit implizitem Wissen, auch als stilles Wissen bekannt, denn es existiert nicht in schriftlicher Form. Mitarbeitende sind oft nicht in der Lage, dieses Wissen verbal oder schriftlich zu formulieren. Implizites Wissen wird durch langjährige Erfahrungen erworben. Je grösser der implizite Wissensspeicher eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, desto gefährlicher ist der Wissensverlust für das Unternehmen, wenn diese Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt.

Kulturelle und strukturelle Herausforderungen

Vor allem Unternehmen mit einer traditionellen Organisation und Kultur stehen vor einer weiteren Herausforderung: Wissenshortung. Unternehmen ohne Wissensmanagement-System laufen Gefahr, dass Wissen nicht mit den Kolleginnen und Kollegen geteilt wird, um ein Alleinstellungsmerkmal zu wahren. Wenn eine Arbeitskraft mit Expertise das Unternehmen verlässt, können bedeutende Wissenslücken entstehen.

Auch alte und streng abgegrenzte Berechtigungsstrukturen verhindern den einfachen Austausch von Wissen zwischen den Abteilungen. In vielen Fällen ist nicht einmal bekannt, dass Wissen bereits intern existiert. Zwar existiert dieses Wissen oft in schriftlicher Form, etwa als Anleitung in privaten Notizbüchern oder Dokumentationen abgelegt auf Laufwerken. Doch nur ein kleiner Personenkreis kann die Informationen auch aufrufen.

“Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen der Wissensentkopplung.”

DIE LÖSUNG: EIN KNOWLEDGE CENTER, VON DEM ALLE PROFITIEREN

Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen. Zwei Fragen stellen sich:

1) Wie können Firmen das implizite Wissen ihrer Mitarbeitenden in explizites Wissen umwandeln?

2) Wie können andere Mitarbeitende einfach auf den Wissensspeicher der Firma zugreifen?

Genau hier setzt die Modern-Work-Lösung von MondayCoffee an. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, die Transparenz schafft und wichtige Informationen konsolidiert. Wissen lässt sich von Personen entkoppeln, indem das implizite Wissen in Wissensbeiträgen festgehalten wird. Einfache Vorlagen helfen den Mitarbeitenden, Struktur und Einheitlichkeit über alle Formate hinweg zu wahren.

DAS ERGEBNIS: WISSEN IST SCHNELL ZUGÄNGLICH – UND BLEIBT IM UNTERNEHMEN

Mitarbeitende können schnell und einfach auf Wissen und Wissensträger zugreifen – wo und wann immer sie arbeiten. Durch vordefinierte Kategorien ist das Wissen der unterschiedlichen Fachbereiche über Filter oder Suchfunktionen leicht auffindbar.

Damit sind die Informationen direkt in das Tool der täglichen Arbeit integriert – statt in weiteren Subsystemen, die Mitarbeitende erst aktiv öffnen müssen. Durch die saubere Kategorisierung und ein klares Berechtigungskonzept kann jeder das Wissen über die Suche einfach aufrufen. Erst dann können Mitarbeitende effektiv voneinander lernen und ihre Best Practices nachhaltig im Unternehmen verankern.

Bei Bedarf können Mitarbeitende Wissen jederzeit ergänzen. Durch die Funktion Chat2Knowledge lässt sich Wissen mit wenigen Klicks in der ganzen Unternehmung teilen – und das, ohne die Anwendung zu verlassen.

Welche Erfahrungen und Best Practices bringen Ihre Teams mit? Die Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 macht das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden sichtbar – damit alle vom Wissen der anderen profitieren können.

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EW BUCHS: Ein wesentlicher Schritt zum agilen Arbeitsplatz

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) wurde 1902 gegründet und beschäftigt heute ca. 130 Mitarbeitende. Zu den Hauptaufgaben des EWB zählen unter anderem Aufbau und Weiterentwicklung, Betrieb und Wartung der Infrastruktur zum Erbringen der Wasser,- Strom- und ITK-Versorgung sowie der dafür notwendigen Dienste.

Ausgangslage

Das EWB strebte die Modernisierung der Arbeitsumgebung und einen nachhaltigen Kulturwandel im Sinne von «New Work» im Unternehmen an. Der Fokus lag auf dem internen Wissensaustausch und Wissensmanagement im Allgemeinen, auf bereichsübergreifender und papierloser Zusammenarbeit, dem unkomplizierten und sicheren Zusammenarbeiten mit Externen sowie der Produktivitätssteigerung mithilfe von Microsoft 365.

Vorgehen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte.

Resultate

Das EWB konnte mithilfe der neuen Collaboration-Plattform die Zusammenarbeitskultur verbessern und somit einen wesentlichen Schritt zum agilen Arbeitsplatz realisieren. Das Arbeiten und das Zusammenarbeiten sind heute effizienter: Zuvor kommunizierten alle primär per E-Mail und Dokumente existierten in verschiedenen Versionen, die konsolidiert werden mussten. Heute passiert praktisch alles online, zentralisiert und in Echtzeit.

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REICHLE & DE-MASSARI: Mehr Engagement und Innovationskraft mit der Einführung von CoffeeNet 365

Die Reichle & De-Massari AG entwickelt und produziert seit 1964 Verkabelungslösungen für High-End-Kommunikationsnetze. Mit hoher Produktqualität und innovativem, zukunftsorientiertem Systemdesign sorgt das Unternehmen für zukunftssichere Netzwerke und langfristige Investitionssicherheit. R&M ist in der Schweiz Marktführer und gehört zu den Top-Playern in Europa, im Mittleren Osten sowie in Asien.

Um das SharePoint-Intranet vor Ort durch eine moderne, benutzerfreundliche Plattform mit verbesserten sozialen Kommunikationsmöglichkeiten zu ersetzen und so intern die Kommunikation und das Engagement zu fördern, entschied sich R&M für die Collaboration-Lösung CoffeeNet 365.

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Keine Innovation ohne Collaboration!

Innovation setzt bei Collaboration an. Collaboration wiederum setzt eine offene und transparente Wissenskultur voraus. Eine Kultur des Teilens. Die besten Ideen gehen verloren, wenn sie nicht ausgesprochen, besprochen, festgehalten und weiterentwickelt werden. Ein System des Teilens führt zu einem vitalen Austausch von Ideen, einer freien Atmosphäre mit Teamgefühl. Das gibt jedem Mitarbeiter Schutz und Sicherheit, sich zu artikulieren und einzubringen. Die Organisation wächst so vom Informieren zum Kommunizieren und mobilisiert ihr gesamtes Wissen. Innovationen können sich entfalten. 

Ein System wie CoffeeNet 365 bietet die Infrastruktur, um aus kreativen Momenten einzelner Wissensträger Ideen entstehen zu lassen. Jeder Mitarbeiter kann per 1-Click eine neue Arbeitsgruppe eröffnen, interne und externe Teilnehmer einladen und sofort mit einem bewährten Set an Apps mit dem Austausch und der Arbeit beginnen. Dabei stehen vordefinierte Berechtigungsstrukturen für Bibliotheken und Nutzer zur Verfügung. Alle Räume werden mit Enterprise Social Media Funktionen angereichert und erlauben so mehr Resonanz zu Ideen oder Aussagen. Das wiederum fördert die Sichtbarkeit und Transparenz quer über das gesamte Unternehmen.

Gleichzeitig entspannt ein solch moderner Arbeitsstil den Arbeitsdruck, indem neue Kommunikationskanäle geöffnet werden. Informationen und Kommunikationen fokussieren nicht mehr auf einen einzigen Punkt: die E-Mail-Inbox, die den Kollegen verschlossen bleibt. Silos werden aufgelöst und mit Ventilen, die Informationen auf andere Medien verteilen, versehen. Das nimmt Druck weg und jeder Einzelne hat wieder mehr Luft für kreative Momente. 

Collaboration erzeugt Vielfalt, besseren Arbeitsfluss, weniger Fehler und macht mehr Spaß. Mit Spaß kommt die Lust auf mehr – auf Neues. 

Andreas Exner ist bei MondayCoffee als Account Executive tätig.

Wenn meine Firma nur wüsste, was die Firma alles weiß!

Die heutige Arbeitswelt ist schnelllebig. Sie ist komplex. Aufgaben können oft nicht mehr alleine bewältigt werden. Die Teamarbeit und der Einbezug von fremden Wissen gewinnt in Unternehmen mehr und mehr an Bedeutung. Die Wichtigkeit des Knowledge Management nimmt also weiter zu. Unternehmen suchen nach den richtigen Lösungen. 

„Klar betreiben wir Knowledge Management...“, heißt es oft, wenn über den Umgang mit Wissen in einem Unternehmen oder einer Unternehmenseinheit gesprochen wird. Aber was drückt dieses Buzzword, welches hip, modern und fast schon digital klingt, überhaupt aus?  

Bei der Schaffung, Verteilung, Nutzung und Bewahrung von Wissen geht es letztendlich darum, an den Menschen gekoppeltes Wissen zu verorten und anderen zur Verfügung zu stellen. In meinem jungen beruflichen Dasein durfte ich lernen, dass die folgenden drei Ansätze das Managen von Wissen leichter machen können:  

Ja, ich will 

Wir können Mitarbeiter nicht dazu zwingen, Wissen auszutauschen. Es braucht eine offene Kultur im Umgang mit Wissen und auch Unwissen. Ohne Scheu Fragen adressieren zu können, ist genauso wichtig wie gewillt zu sein, die Antworten weiterzugeben. Und nicht nur Wissen mit meinem Nebenan zu teilen, sondern auch Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen, die am anderen Ende der Welt sitzen und von dem Wissen profitieren können. Es geht um die Unternehmenskultur!  

Gerade in Projekten arbeite ich häufig mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichem Background zusammen. Hier ist es besonders wichtig, dass ich mein Gegenüber auch in der Denke verstehen kann und wir uns in die jeweiligen Projektthemen gemeinsam mit verschiedenen Ansatzpunkten einarbeiten können. Hier ist es immer hilfreich, wenn das Management Kapazitäten schafft, um einen solchen Austausch und ein positives Lernklima zu fördern.  

Mehr als nur Wissen austauschen 

Auf der Technologie-Seite gibt es zurzeit sehr viele neue Tools, um Wissen schnell und einfach auszutauschen. Das ist gut. Was aber nicht vergessen gehen sollte, ist das Verteilen von Wissen an die Organisation, die Aufbewahrung und das Wiederfinden. Decke ich mit meiner Lösung den ganzen Zyklus ab? Wird das Wissen, das in einer kleineren Gruppe entstanden ist, so abgelegt oder indiziert, dass es danach für die ganze Organisation nutzbar ist?  

Wenn die das machen, wird das eh nichts 

Beim Thema Knowledge Management sollte man auch dem Not-Invented-Here-Syndrom Aufmerksamkeit schenken. Es beschreibt eine grundsätzlich negative Haltung gegenüber existierendem Wissen aufgrund des Entstehungsorts. Die Offenheit für neues Wissen, auch fremdes Wissen, ist heute unabdingbar. Im Alleingang ist heute kein Unternehmen mehr fähig, zu überleben.  

Zusammenfassend: An investment in knowledge always pays the best interest. B. Franklin  

Max Winkler ist bei MondayCoffee als Business Consultant tätig. 

Enterprise Social Networks. Zeit verschwenden oder Zeit gewinnen?!

Enterprise Social Media – heisst das Facebook im Unternehmen? Ja und Nein. Schaut man genau hin, dann sind viele Unternehmen schon einen Schritt weitergegangen. Sie nutzen WhatsApp für den Austausch in Projekten, im Führungsteam oder für Absprachen mit Produktions- oder Baustellenmitarbeitern, die so einfacher zu erreichen sind. Frage ich dann in meinem Workshop nach einer Enterprise Social Media Strategie bleibt die Antwort oft aus. Der Social Media Fokus lag bisher häufig in der externen Kommunikation. Doch offiziell, unternehmensintern - das ist neu! 

Was sind die Zweifel? Was der Nutzen? Für den Mitarbeiter? Für das Unternehmen? 

Viele Unternehmen befürchten, aus eigener Erfahrung mit Social Media im Privaten, dass die Mitarbeiter ihre Zeit verschwenden. Doch hier setzen Enterprise Social Networks (ESN) gerade an. Unternehmen müssen heute schneller denn je informieren, reagieren und innovieren. Das kann eine Person oder eine Abteilung alleine nicht mehr leisten. Es braucht die Schwarmintelligenz des Unternehmens. Sie baut auf dem gesammelten Wissen von allen einzelnen Mitarbeitern auf. Fachkentnisse und Know-how, die dank dem Einsatz von Technologie, schnell, einfach aber nachhaltig ausgetauscht und (wieder) verwendet werden können: so zum Beispiel Antworten auf Hilferufe zu nicht dokumentierten Problemen, ein informeller Ideenaustausch, das rasche Verteilen von Neuigkeiten.     

Richtig eingesetzt, bieten ESN einige Vorteile: 

• Verbesserung der internen Kommunikation & Zusammenarbeit  

• Verfügbarmachen von impliziertem Wissen, Erhöhung der Produktivität  

• Identifikation & Aktivierung ungenutzter Potentiale  

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Erhöhung der Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen  

Doch der systematische und erfolgreiche Einsatz von ESN in Unternehmen setzt einige Verhaltensmuster voraus: 

• Statt „Wissen ist Macht“ -  eine Kultur des Teilens 

• Statt Kommunikations-Silos - Zugang und Offenheit der Themen 

• Statt Top-Down-Information - Information und Feedback in alle Richtungen 

• Statt Schicken der Information an einen Mitarbeiterkreis - Informationen bereitstellen und Mitarbeiter ermächtigen selbst darüber zu entscheiden, was für sie relevant ist  

Wir unterstützen Unternehmen dabei, diese Verhaltensmuster zu testen und in der Organisation zu etablieren, indem wir das Thema ESN ganz selbstverständlich in die täglichen Arbeitsabläufe integrieren. Das tun wir mithilfe des intelligenten Designs unserer Collaboration-Lösung. Mit dem Ziel ein Wissensnetzwerk im Unternehmen entstehen zu lassen. Und je grösser das Netzwerk, desto mehr Vorteile zieht der einzelne Mitarbeiter sowie die gesamte Organisation daraus. 

Kathrin Kissau begleitet bei MondayCoffee als Senior Business Consultant Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Planung und Umsetzung von Veränderungsprozessen – besonders im Bereich Collaboration