EW BUCHS: Ein wesentlicher Schritt zum agilen Arbeitsplatz

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) wurde 1902 gegründet und beschäftigt heute ca. 130 Mitarbeitende. Zu den Hauptaufgaben des EWB zählen unter anderem Aufbau und Weiterentwicklung, Betrieb und Wartung der Infrastruktur zum Erbringen der Wasser,- Strom- und ITK-Versorgung sowie der dafür notwendigen Dienste.

Ausgangslage

Das EWB strebte die Modernisierung der Arbeitsumgebung und einen nachhaltigen Kulturwandel im Sinne von «New Work» im Unternehmen an. Der Fokus lag auf dem internen Wissensaustausch und Wissensmanagement im Allgemeinen, auf bereichsübergreifender und papierloser Zusammenarbeit, dem unkomplizierten und sicheren Zusammenarbeiten mit Externen sowie der Produktivitätssteigerung mithilfe von Microsoft 365.

Vorgehen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte.

Resultate

Das EWB konnte mithilfe der neuen Collaboration-Plattform die Zusammenarbeitskultur verbessern und somit einen wesentlichen Schritt zum agilen Arbeitsplatz realisieren. Das Arbeiten und das Zusammenarbeiten sind heute effizienter: Zuvor kommunizierten alle primär per E-Mail und Dokumente existierten in verschiedenen Versionen, die konsolidiert werden mussten. Heute passiert praktisch alles online, zentralisiert und in Echtzeit.

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Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

INFORS HT: Als Vorreiter in eine zukunftsorientiere Arbeitsumgebung investieren

INFORS HT ist in vielerlei Hinsicht ein KMU mit Vorbildcharakter. Was 1965 in einem leerstehenden Kiosk in Basel begann, ist über die Jahre zu einem der bedeutendsten Entwickler und Hersteller von Schüttlern und Bioreaktoren angewachsen. Das Familienunternehmen verfügt über ein weltweites Handelsnetzwerk und sieben Niederlassungen. Offenes Denken und das Durchsetzen von unkonventionellen Ideen prägen die Kultur des Unternehmens seit Beginn.

Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem bewährte sich auch im Hinblick auf die Technologien, die das Familienunternehmen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzt. INFORS HT gehört zu den ersten Firmen in der Schweiz, die ihre alte On-Premises-Infrastruktur der Telefonie mit der Cloud-Lösung Microsoft Teams ersetzt hatten. Als Experte für digitalisierte Arbeitsplattformen und die Konfiguration von Microsoft-Technologien durfte MondayCoffee sie bei dieser Umstellung unterstützen. Wir haben Pascal Meury (Senior Project Manager) und Julia Brück (Marketing Specialist) interviewt, um mehr über die Einführung und Vorteile der neuen Lösung zu erfahren.

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Digitales Arbeiten hat in der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Bei INFORS HT waren Sie bereits gut gerüstet, da Sie mit Microsoft Teams über eine zukunftsorientierte Lösung für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit verfügten. Inwiefern haben Sie von der frühen Investition in Microsoft Teams profitiert?

Pascal Meury: Der Übergang ins Home-Office konnte ohne Verzögerung stattfinden. Unsere Kollegen und Kolleginnen waren bereits mit Microsoft Teams vertraut, da wir die Lösung seit 2019 nutzen. Die digitale Arbeitsweise – insbesondere in Bezug auf das Telefonieren, Chatten, Zusammenarbeiten – hatte sich bereits etabliert. Das war ein Riesenvorteil. Die Pandemie hat uns verdeutlicht, dass wir im Herbst 2018 die richtige Lösung gewählt hatten.

Sie hatten sich damals für Microsoft Teams und gegen Skype for Business entschieden. Was waren die Beweggründe?

Pascal Meury: Wir mussten 2019 die alte Telefonie-Infrastruktur ersetzen. Die Investition in eine neue Lösung war unumgänglich. Mit dem Thema auseinandergesetzt hatten wir uns jedoch schon viel früher. Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte. Und sie liess sich einfach und mit uns vertrauten Mitteln an existierende Systeme anbinden. Ein weiterer wichtiger Beweggrund war die Voraussetzung, dass die Lösung für unsere IT tragbar und leicht zu handhaben war. Als KMU stehen uns begrenzte Ressourcen zur Verfügung, die es optimal zu nutzen gilt.

“Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte.”

— Pascal Meury

Und wie sind Sie mit dem Risiko umgegangen, in eine eher neue Technologie zu investieren?

Pascal Meury: Wir sind bei INFORS HT grundsätzlich offen für Neues. Wir haben erkannt, dass Microsoft Teams die Zukunft sein wird. Die Lösung deckte unsere Bedürfnisse als KMU ab und mit dem Restrisiko waren wir bereit umzugehen.

Mit der Einführung von Microsoft Teams mussten einige Anpassungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden. INFORS HT musste für die Cloud sozusagen ‚vorbereitet’ werden. Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die diesen Schritt (in die Cloud) noch vor sich haben?

Pascal Meury: Den Schritt zu tun, denn er lohnt sich. Wir setzen heute wo immer möglich auf die Cloud, damit wir mit den Entwicklungen mithalten und unseren Mitarbeitenden weltweit eine moderne Infrastruktur bieten können. Gleichzeitig wären für unsere IT, und das ist wohl bei anderen KMU ähnlich, On-Premises-Lösungen gar nicht mehr zu bewältigen. Die Vorteile einer zentralen Cloud-Lösung, integriert in die Microsoft-Welt, liegen auf der Hand.

Meine Empfehlung ist, die eigenen Systeme und Prozesse gut, sehr gut, zu kennen, bevor man in die Cloud geht.

“Um unseren Mitarbeitern weltweit eine moderne Infrastruktur zu bieten, setzen wir heute wo immer möglich auf die Cloud. ”

— Pascal Meury

Was haben Sie bei der Einführung von Microsoft Teams richtig gemacht? Was würden Sie heute anders tun?

Pascal Meury: Wir sind überzeugt davon, dass wir auf die beste Lösung und den richtigen Partner gesetzt haben. Ein kleines Projektteam hat sich frühzeitig und intensiv mit der Veränderung der Arbeitsweise befasst. Involvierte und betroffene Personen haben wir direkt zu Beginn ins Boot geholt, um die notwendigen Anpassungen an der Systemlandschaft und den Einfluss auf Prozesse gut zu verstehen sowie notwendige Trainings gezielt durchzuführen.
Was wir anders tun würden? Alle, die viel telefonieren, mit besseren Headsets ausstatten. Das hätte vielleicht die Umstellung von Tisch-Telefonen auf Headsets beschleunigt. Inzwischen haben fast alle ihre Tisch-Telefone wieder zurückgegeben.

Deckt Microsoft Teams heute Ihre Ansprüche an eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit ab? Oder was steht noch auf Ihrer Wunschliste?

Pascal Meury: Ja – unsere Grundbedürfnisse werden abgedeckt. Aber eine Wunschliste hat man ja immer parat. Bei der Zusammenarbeit mit Externen besteht noch Verbesserungspotenzial – zum Beispiel bei der Nutzung von Microsoft Teams Live Events für Webinare. Oder für die digitalen Workshops. Aber da gibt es sicherlich auch bald neue Features. Und zu unserem Vorteil werden die neuen Funktionen automatisch verfügbar sein, ohne dass die IT zuerst ein Systemupdate durchführen muss.

Sie sprechen in Ihrem Unternehmensprofil von einer unkomplizierten und familiären Unternehmenskultur. Hilft Ihnen Microsoft Teams dabei, diese noch stärker zu leben?

Julia Brück: Eine Unternehmenskultur entsteht unabhängig von Tools und Softwares. Wo vorher kein guter persönlicher Austausch war, wird auch durch Microsoft Teams keiner sein. Aber die Lösung ermöglicht uns eine einfachere Kommunikation – insbesondere mit unseren Filialen im Ausland. Heute kann ich mit meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen in Brasilien, Nordamerika oder Asien unkompliziert und kostengünstiger telefonieren. Die Arbeit lässt sich schneller erledigen.

Auf die Frage, wo der grösste Mehrwert von Microsoft Teams liegt, was würde heute jemand aus Ihrem Unternehmen sagen?

Julia Brück: Wenn heute eine Mitarbeiterin einen Arbeitskollegen anrufen will, dann muss sie nicht zwischen Handy- und Festnetznummer wechseln, um die Person zu erreichen, da alles mit Microsoft Teams synchronisiert ist. Und durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente zwischen Filialen oder auch mit Externen einfach geteilt werden. Ich sehe es bei meiner eigenen Arbeit: Früher lief alles über E-Mail. Ein Dokument wurde via E-Mail verschickt, dann folgte das Telefonat. Heute geht alles zeitgleich und viel effizienter als früher.

FEINTOOL: Ein wesentlicher Schritt in Richtung digitaler Arbeitsplatz

Feintool ist ein international agierender Technologie- und Marktführer in den Technologien Feinschneiden, Umformen und E-Blechstanzen zur Verarbeitung von Stahlblechen. Diese Technologien zeichnen sich durch Wirtschaftlichkeit, Qualität und Produktivität aus. Das 1959 gegründete Unternehmen ist mit rund 2700 Mitarbeitenden in Europa, USA, China und Japan vertreten.

Ausgangslage

Die Feintool Gruppe wollte seine Intranet-Plattform mithilfe der Microsoft-Toolwelten erneuern. Collaboration war in der historisch gewachsenen Systemlandschaft nur beschränkt möglich. Konzernübergreifend sollte die Zusammenarbeit vereinheitlicht, vereinfacht und transparenter gestaltet werden – auf jedem Gerät, an jedem Ort und zu jeder Zeit.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform CoffeeNet 365 wurde die Anwendung der Microsoft 365-Produkte vereinfacht und der richtige Produktmix für die Feintool Gruppe gefunden – basierend auf alltäglichen Anwendungsfällen.

Resultate

Auf der neuen Plattform können Feintool-Mitarbeitende nun über die Startseite kommunizieren, im Intranet täglich wichtige Informationen finden und gruppenweite Neuigkeiten erfahren. Gleichzeitig können Anwendende mit der Unternehmenslösung abteilungsübergreifend, einfach und effizient an Projekten oder Themen zusammenarbeiten.

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SUISSETEC: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit für die Zukunft sicherstellen

Der Schweizerisch-Liechtensteinische Gebäudetechnikverband (suissetec) ist ein Branchen- und Arbeitgeberverband. Er umfasst rund 3500 Mitgliederbetriebe aus den Bereichen Spenglerei/ Gebäudehülle, Sanitär/Wasser/Gas, Heizung sowie Lüftung/Klima/Kälte. Mit ca. 85 Mitarbeitenden betreibt suissetec Standorte in allen Sprachregionen der Schweiz.

Ausgangslage

Im Laufe des digitalen Wandels entstanden bei den Mitarbeitenden von suisstec neue Bedürfnisse an die Zusammenarbeit. Die dezentralen Lösungen, die genutzt wurden, führten oft zu Wissens-Silos und erschwerten die unternehmensweite Zusammenarbeit. Die IT stand mit der historisch gewachsenen, heterogenen IT-Landschaft vor immer komplexeren Herausforderungen.

Vorgehen

Die Projektbeteiligten von MondayCoffee und suissetec führten die neue digitale Arbeitsplattform suissetec365 & Microsoft Teams ein. Das Besondere: Statt dem standardisierten Office 365 wurde direkt die erprobte Best-Practice-Lösung von MondayCoffee implementiert, die die Nutzung der Microsoft Tools, vereinfacht und intuitiver macht.

Resultate

Mit der Einführung der neuen digitalen Arbeitsplattform ist suissetec der Sprung von einem veralteten On-Premise-System in die Cloud gelungen. Heute zeichnet sich der Branchen- und Arbeitgeberverband durch eine strukturierte digitale und moderne Arbeitsweise aus.

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DOSB: Weg von einer reinen Linienorganisation und hin zu einer themen- und projektorientierten Zusammenarbeit

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) ist die Dachorganisation des Sports in Deutschland mit 100 Mitgliedsorganisationen, etwa 90.000 Vereinen und über 27 Mio. Mitgliedschaften. Als Teil der weltweiten Olympischen Bewegung entwickelt er den Sport in all seinen Facetten weiter.

Ausgangslage

Beim DOSB spielt eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, den Mitgliedsorganisationen aber auch weiteren externen Partnern eine wichtige Rolle. So setzte sich der DOSB zum Ziel, eine moderne und agilere Arbeitsform zu fördern und die Organisation dahingehend weiterzuentwickeln.

Vorgehen

Im ersten Schritt haben gemischte Projektteams mittels Analyse- und Konzept-Workshops die Anforderungen definiert. Nach kurzer Zeit stand die zentrale, digitale Plattform TeamPlay (CoffeeNet 365) in der DOSB-Grundausstattung bereit und die Pilotphase konnte beginnen. Am Live-System wurde die Plattform schrittweise und hands on gemäss den Vorstellungen des DOSB ausgestattet und mit intensivem Training in der Organisation ausgerollt.

Resultate

Mit der Ablösung von On-Premise-Insellösungen und Fileserver sowie Drittparteien-Cloud-Services durch die zentrale Plattform auf Microsoft 365 (TeamPlay) wurde eine neue digitale und moderne Arbeitsweise ermöglicht, die Zusammenarbeit intern und mit Externen verbessert und vereinfacht und die organisatorischen Fähigkeiten im Umgang mit Office 365 gesteigert.

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REICHLE & DE-MASSARI: Mehr Engagement und Innovationskraft mit der Einführung von CoffeeNet 365

Die Reichle & De-Massari AG entwickelt und produziert seit 1964 Verkabelungslösungen für High-End-Kommunikationsnetze. Mit hoher Produktqualität und innovativem, zukunftsorientiertem Systemdesign sorgt das Unternehmen für zukunftssichere Netzwerke und langfristige Investitionssicherheit. R&M ist in der Schweiz Marktführer und gehört zu den Top-Playern in Europa, im Mittleren Osten sowie in Asien.

Um das SharePoint-Intranet vor Ort durch eine moderne, benutzerfreundliche Plattform mit verbesserten sozialen Kommunikationsmöglichkeiten zu ersetzen und so intern die Kommunikation und das Engagement zu fördern, entschied sich R&M für die Collaboration-Lösung CoffeeNet 365.

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