​​Interne Prozesse vereinfachen: #2 Internal Ticketing ​

«Warum funktioniert mein Tool wieder nicht? Ich frag mal kurz die IT ....» 

Der IT-Verantwortliche würde zwar gerne helfen, ist aber gerade in einem Meeting. Wenn er wieder verfügbar ist, hat er bereits sieben weitere Chat-Nachrichten erhalten. Was passiert? Ihre Nachricht geht unter – und damit auch Ihr Problem. Diese Situation kennen wir alle.  

Support-Prozess effizient und benutzerfreundlich gestalten 

Es geht auch anders. Mit unserer Internal Ticketing Solution nahtlos in Microsoft Teams integriert. Damit haben wir viele Unternehmen bereits bei der Optimierung ihres Support-Prozesses unterstützt. Statt sich mit umständlichen Kommunikationsprozessen und zeitaufwändiger Organisation auseinanderzusetzen, können Anfragen jetzt direkt und intuitiv erstellt und bearbeitet werden. Es gehen keine Anfragen verloren und das Unternehmen spart wertvolle Zeit. Und im Daily Business haben beide Seiten einen besseren Überblick: «Ticket-Ersteller» und «Ticket-Bearbeiter». 

So funktioniert es für den Ticket-Ersteller 

Hilfe ist nur zwei Klicks entfernt. Neben dem Support kann jede Person mit Berechtigung einfach und selbstständig Tickets erstellen – und das direkt aus dem SharePoint oder Microsoft Teams heraus.  

• Schritt 1: Neues Ticket erstellen   

• Schritt 2: Betreff eingeben, Kategorie auswählen, Schweregrad bestimmen, Beschreibung oder Bilder/Dokumente hinzufügen 

• Schritt 3: Speichern und senden  

Erstellte Tickets und deren Status können jederzeit aufgerufen werden. Auch abgeschlossene Tickets sind bei Bedarf einsehbar, falls das Problem wiederkehren sollte und nochmals darauf zurückgegriffen werden muss.  

So funktioniert es für den «Ticket-Bearbeiter» 

Für das Support-Team bietet die Internal Ticketing Solution ein übersichtliches Dashboard. Der einzelne Support-Mitarbeitende kann sich mit nur einem Klick alle Tickets des gesamten Teams, nur die ihm zugewiesenen oder nur überfällige Tickets anzeigen lassen. Bereits im Dashboard liefert jedes Ticket eine kurze Vorschau über Status, Thema, Anfragende Person, Zugewiesene Person, Datum und Schweregrad. Zusätzlich bietet die Lösung verschiedene Filtermöglichkeiten, um Tickets nach Status, Schweregrad, Dringlichkeit oder anderen Kategorien zu sortieren. Dies ermöglicht dem Support eine schnelle Identifikation und Priorisierung von Problemen. Auf Wunsch können sowohl Support-Mitarbeitende als auch Anfragesteller per Notification über Teams zu Änderungen am Ticket informiert werden. So geht keine Anfrage mehr unter und die Bearbeitungsdauer kann auf ein Minimum verkürzt werden. 

Individuelle Konfiguration und Fokus auf das Wesentliche  

Neben der nahtlosen Integration in Microsoft Teams - stellt die Anpassungsfähigkeit unserer Internal Ticketing Solution ein grosser Vorteil dar. Es lässt sich bis zu einem gewissen Grad auf die spezifischen Anforderungen verschiedenster Branchen und Unternehmen zuschneiden. Dies macht es zu einer flexiblen Lösung, die individuellen Bedürfnissen und Prozessen gerecht wird. Trotz des Funktionsumfangs bleibt die Solution dank ihres schlanken Designs überschaubar und vor allem praxistauglich. Damit bietet es sowohl KMUs als auch Grossunternehmen je nach Ticketvolumen eine kosteneffiziente Lösung im Daily Business.  

Interessiert an effizienteren Support-Prozessen ? 

Gemeinsam erarbeiten wir eine Lösung, die sowohl das IT-Team als auch andere Abteilungen glücklich macht – indem sie Zeit spart und die Abstimmung vereinfacht. 

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Internal Ticketing Kontaktformular

Challenge #5: Versorgung der Frontline mit aktuellen Informationen und Vertriebsmaterialien

Was haben eine Restaurantkraft, ein Skilehrer und eine AnlagentechnikerIn gemeinsam? Sie geraten bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes oft in Vergessenheit. Dabei zielt der Modern Workplace darauf ab, die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Mitarbeitenden eines Unternehmens zu vereinfachen.

STATUS QUO: frontline worker bleiben oft aussen vor

80 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung sind schreibtischlos – und viele von ihnen tappen im Dunkeln oder bleiben aussen vor. Zumindest im Vergleich mit ihren Kolleginnen und Kollegen im Büro: Während Wissensmitarbeitende mit festem Schreibtischplatz ständig Zugriff auf interne News und Informationen haben, sind Frontline Worker direkt beim Kunden unterwegs. Sie sind es, die in Wartung, Pflege und Flugbegleitung, im Verkauf, Handwerk, Laden und Restaurant arbeiten.

Frontline Worker prägen das Kundenerlebnis, repräsentieren die Marke, garantieren die Qualität der Produkte und halten die Produktion am Laufen. Ihre Arbeit entscheidet über Kundenbeziehungen, Erfolg und Wachstum von Unternehmen – und das in den grössten Branchen der Welt.

DAS PROBLEM: UNGENUTZTES POTENZIAL und wachsender disconnect

Doch das Potenzial vieler Frontline-Mitarbeitenden bleibt ungenutzt. Denn obwohl sie ohne Schreibtisch arbeiten, brauchen sie Zugang zu den Systemen und Informationen des Unternehmens. Die implementierten Technologien sind allerdings oft veraltet. Sie sind nicht darauf ausgelegt, alle Mitarbeitenden nahtlos miteinander zu verbinden – wo auch immer diese gerade arbeiten. Es besteht die Gefahr eines Disconnects zwischen der Frontline auf der einen Seite und Wissensmitarbeitenden sowie Führungskräften auf der anderen Seite.

Damit nicht genug: Laut Beekeeper-Trendreport „Frontline 2023: Trends und Prognosen” führt die Diskrepanz zwischen Führungsebene und Frontline-Teams zu einer höheren Fluktuation.

“Die Arbeit an der Frontline ist bei der digitalen Transformation genauso essenziell wie die Arbeit am Schreibtisch.”

DIE LÖSUNG: MODERN WORK AN DER FRONTLINE etablieren

Der erste Schritt ist ein Umdenken: Die Arbeit an der Frontline ist bei der digitalen Transformation genauso essenziell wie die Arbeit am Schreibtisch. Modern-Work-Lösungen erschliessen das Potenzial der Frontline-Belegschaft, um Innovationen voranzutreiben und den Unternehmenserfolg im digitalen Zeitalter zu beschleunigen. Durch die Digitalisierung ihrer Arbeit können diese Beschäftigte ihr Wissen, ihre Erfahrungen und ihre Einblicke schnell und einfach mit allen teilen.

Von neuen Arbeitsweisen und Methoden ...

Die Veränderung beginnt mit dem Verstehen und strukturierten Erfassen der verschiedenen Szenarien der Zusammenarbeit – gemeinsam mit den Mitarbeitenden. Darauf aufbauen kann man dann gezielt an den technischen Herausforderungen arbeiten.

Genauso wichtig ist das Umlernen von alten und hinderlichen Gewohnheiten. Das bedeutet, Aufgaben und Prozesse zu hinterfragen, in die digitale Welt zu übersetzen und das neue Arbeiten zu trainieren. Praxisnahe Use Cases stellen sicher, dass die Bedürfnisse an der Frontline erfüllt werden. Mit unserem Modern Workplace sind diese Mitarbeitenden – zumindest digital – plötzlich mittendrin: Sie können den Informationsfluss aktiv mitgestalten und ihre Arbeit selbstbestimmt erledigen. Ob Flugbegleiter oder WartungsmitarbeiterIn, Pfleger oder Barista – jede:r Einzelne wird befähigt, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

… zur neuen IT-Infrastruktur und Governance

Erst danach kommt die Systemarchitektur ins Spiel. Entscheidend ist zum einen die Investition in die richtige Technologie (Hard- und Software). Die IT-Infrastruktur wird so aufgesetzt, dass sie einer grösseren und stärker verteilten Belegschaft standhält. Berechtigte Personen müssen jederzeit, ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten aus sicher auf die Systeme zugreifen können. Zum anderen erfordert die digitale Zusammenarbeit neue Richtlinien für den sicheren Datenaustausch. Ein ganzheitliches Sicherheitsniveau gewährleistet die IT-Compliance und den Datenschutz.

“Mit unserem Modern Workplace können Frontline-Workers den Informationsfluss aktiv mitgestalten und ihre Arbeit selbstbestimmt erledigen.”

Das Ergebnis: MEHR EFFIZIENZ, QUALITÄT UND KUNDENZUFRIEDENHEIT

Frontline-Workers und Wissensmitarbeitende wachsen digital zu einer Gemeinschaft zusammen: Sie arbeiten in derselben Lösung über unterschiedliche Geräte miteinander und erhalten im gleichen Ausmass Informationen in Echtzeit. Beschäftigte können auch fernab vom PC über ihr Smartphone manuelle Aufgaben digital erledigen. Sie haben jederzeit Zugriff auf wichtige und zeitkritische Informationen und können ihre Erfahrungen in Sekundenschnelle mit ihren Kolleginnen und Kollegen teilen.

Über einen Newsfeed lassen sich beispielsweise täglich Posts über Kundenerlebnisse, die aktuelle Wetterlage oder Störungen im Betrieb austauschen.

Frontline-Mitarbeitende sind nicht nur besser integriert und motivierter. Die Digitalisierung ihrer Arbeit unterstützt effizientere Abläufe, verbessert die Produkt- und Servicequalität und steigert damit die Kundenzufriedenheit.

MIT MONDAYCOFFEE UNGENUTZTES POTENZAIL ERSCHLIESSEN

Unsere Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 bringt das Wissen und das Potenzial aller Mitarbeitenden an einem Ort zusammen. Egal, wo diese arbeiten. 

Neugierig, wie Ihre Frontline Worker zu Innovationen beitragen? Unsere Consultants erschliessen das Potenzial gemeinsam mit Ihnen. 

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Challenge #5: Gespräch vereinbaren

Mobil, schreibtischlos – kundennah: Warum sich die Digitalisierung der Frontline-Arbeitsplätze lohnt

Was haben eine Skilehrerin und ein Werkinstandhalter gemeinsam? Sie geraten bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes – mit dem Ziel, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu vereinfachen – oft in Vergessenheit. Vielleicht weil sie keinen Arbeitsplatz im klassischen Sinne haben. Vielleicht auch, weil es schwieriger ist, sie zu erreichen. Zumindest war das mal so.

Heute ist die Technologie (Soft- und Hardware) so weit fortgeschritten, dass es keinen Grund mehr gibt, das Potenzial der Frontline-Mitarbeitenden nicht auszuschöpfen. Denn sie sind es, die das Kundenerlebnis am stärksten mitprägen, die Qualität von Produkten garantieren oder die Produktion am Laufen halten. 

Auch wir bei MondayCoffee hatten unseren Fokus meist auf den Wissensmitarbeitenden. Heute ist das anders. Der Skilehrer und die Werkinstandhalterin können von unserer Modern-Workplace-Lösung genauso profitieren, denn mit dedizierten Use Cases lassen sich das Potenzial und die Bedürfnisse dieser Mitarbeitenden richtig gut adressieren.

Ein ungenutztes Potenzial, um den Erfolg eines Unternehmens im digitalen Zeitalter zu beschleunigen

80 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung sind schreibtischlos. Darunter die Firstline-Workers. Das sind Mitarbeitende, deren Arbeit hauptsächlich fern vom PC stattfindet – aber einen gewissen Zugang zur Technologie erfordert. Diese Technologie ist in vielen Unternehmen nicht mehr auf dem neuesten Stand. Während die Wissensmitarbeitenden die Vorteile eines Modern-Workplaces geniessen, besteht bei den Frontline-Workers die Gefahr eines Disconnects. Hier ein paar Gründe, warum es diese Herausforderung zu adressieren gilt:

Frontline-Workers sind…

… die ersten, die mit Kundinnen und Kunden in Kontakt treten.

… die ersten, die die Marke eines Unternehmens repräsentieren.

… die ersten, die Produkte und Dienstleistungen in Aktion sehen.

Sie sind die Menschen hinter dem Schalter, am Telefon, in den Kliniken, in der Werkstatt. Sie bauen unsere Fahrzeuge, versorgen unsere Patienten, betreiben unsere Fabriken, liefern unsere Pakete aus, bauen unsere Lebensmittel an und errichten unsere Gebäude. Zu ihnen gehören Wartungsarbeiter, Verkäufer, Pflegepersonal, Flugbegleiter, Elektriker, Baristas und Filialleiter.

Sie bilden das Rückgrat vieler der grössten Industriezweige der Welt. Ohne sie könnten die ehrgeizigen Pläne und Strategien der Unternehmensführer nicht verwirklicht werden.

Die Digitalisierung der Arbeit in der ersten Reihe bringt Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit

Frontline-Mitarbeitende verfügen über ein enormes, aber ungenutztes Potenzial, um Wachstum zu fördern, Innovationen anzustossen und den Erfolg eines Unternehmens im digitalen Zeitalter zu beschleunigen. Dieses Potenzial kann freigesetzt werden, indem man sie mit Technologie, Informationen und einem gewissen Mass an Autonomie bei der Ausführung ihrer Aufgaben ausstattet. Der Einzelne muss in die Lage versetzt werden, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

Ein Beispiel dafür liefert unser erfolgreiches Projekt mit der Weissen Arena.

Die Weisse Arena Gruppe (WAG) ist eine integrierte Dienstleistungsunternehmung in der Tourismus- und Freizeitbranche im Kanton Graubünden in der Schweiz. Die Mitarbeitenden bieten der Kundschaft in allen Jahreszeiten unvergessliche Erlebnisse.

2020 hatte die WAG das LaaxNet (die Modern-Workplace-Solution von MondayCoffee) eingeführt, um eine moderne Zusammenarbeit in ihrer holokratischen Organisation zu unterstützen. Heute können die Mitarbeitenden «on the slope» und «on the road» über ihr Smartphone und die Microsoft-Teams-App manuelle Prozesse digital abwickeln, haben in Echtzeit Zugang zu wichtigen Informationen und können Kundenerfahrungen mit ihren Kollegen und Kolleginnen teilen.
Wissensmitarbeitende und Frontline-Workers arbeiten in derselben Lösung einfach über unterschiedliche Geräte zusammen. Sie werden im gleichen Ausmass mit Informationen in Echtzeit bedient und profitieren beide von state-of-the-art Hard- und Software.

Damit das gesamte Personal der WAG jederzeit weiss, was auf dem Berg geschieht, wurde ein spezieller News-Flow erarbeitet. Dieser versorgt die Frontline-Workers über ihr Mobilgerät (Microsoft Teams) mit wichtigen sowie zeitkritischen Informationen. Täglich werden beispielsweise Newsposts über die aktuelle Wetterlage, Temperatur, die offenen Anlagen oder Beeinträchtigungen im Bahnbetrieb gepostet.

Erst die Basis, dann die Optimierung: Zusammenarbeitsszenarien und Prozesse machen den Anfang

Die Investition in die richtige Technologie spielt bei der Befähigung der Firstline-Belegschaft eine wichtige Rolle. Genauso wichtig ist es, Aufgaben und Prozesse zu hinterfragen, digital neu zu denken und die digitalen Fähigkeiten anzutrainieren.

Die IT-Infrastruktur muss für die Unterstützung einer viel grösseren und stärker verteilten Mitarbeiter-Basis ready sein. Die Sicherung von Geräten und Daten erfordert neue Ansätze. Vor allem in Arbeitsumgebungen mit hohem Arbeitsaufkommen und hoher Fluktuation.

Aber noch bevor man sich über Themen wie Datensicherheit und Governance Gedanken macht, gilt es – zusammen mit den Mitarbeitenden – die verschiedenen Zusammenarbeitsszenarien zu verstehen und strukturiert zu erfassen, damit man dann gezielt an den technischen Herausforderungen arbeiten kann.

Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

Ade zur lästigen Spesenabrechnung. Jetzt kommt die digitale Erleichterung

Schon einmal mit jemandem gesprochen, der sich auf die Spesenabrechnung freut? Nein? Wir auch nicht. In vielen Unternehmen ist die Spesenabrechnung (in Papierform) noch immer ein lästiges und aufwändiges To-Do. 

“Ich bin ein riesen Fan von Spesenabrechnungen!”

— Niemand, jemals

Wir durften schon einige Kunden bei der Digitalisierung dieser zeitraubenden Tätigkeit unterstützen.

Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Spesenbelegen werden komplett mit PowerAutomate  abgewickelt. Steffi aus der Buchhaltung muss sich nie wieder fragen, warum sie jahrelang BWL studiert hat, um diese Woche den x-ten Soja Latte abzurechnen. Sie kann, genau wie alle ihre Kollegen, ganz einfach in wenigen Minuten selbst ihre Spesen online eintragen.

Und so funktioniert es bei MondayCoffee:

Schritt 1: Bild von der entsprechenden Rechnung machen und speichern.

Schritt 2: Gespeicherte Rechnung auswählen und Details eingeben.

Schritt 3: Eingaben kontrolliern, Vorgesetzten auswählen und den Spesenantrag senden!

Das bedeutet auch nicht nur für Sie, sondern für alle in Ihrem Unternehmen, weniger Aufwand und mehr Kapazität für die wirklich wichtigen Dinge im Daily Business, denn auch der Vorgesetzte benötigt beispielsweise nur einen Klick um die Spesen zu bestätigen und die Buchhaltung erhält alle Beträge übersichtlich in einer Liste und kann sie von dort aus direkt weiterverarbeiten.

Sie wollen Ihre Spesenabrechnung digitalisieren?

So wie bei MondayCoffee, finden wir auch für Sie eine Lösung, die ganz einfach in unsere Collaboration-Plattformen CoffeeNet 365 und EspressoNet 365 oder auch in SharePoint integriert werden kann. 

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DR. WIESELHUBER & PARTNER: Die Weichen für einen effizienten, digitalen Wandel legen

Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ist ein führendes Unternehmensberatungshaus für Familienunternehmen und Tochtergesellschaften von Konzernen in München. Sie ist spezialisiert auf die unternehmerischen Gestaltungsfelder Strategie, Digitale Transformation, Business Performance sowie Restructuring und Finance.

Ausgangslage

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung wuchs bei Dr. Wieselhuber & Partner der Wunsch, die Zusammenarbeit im täglichen Projektgeschäft auf einen modernen und aktuellen Standard zu heben. Zugunsten der Effizienz und Qualität der Prozesse sollte die bestehende Arbeitsweise in die neue Cloud-Struktur transformiert werden.

Vorgehen

Unter dem Namen WE-Net wurde die Out-of-the-Box-Lösung CoffeeNet 365 eingeführt. Zur finalen Definition der Anforderungen veranstaltete MondayCoffee Konzept- und Pilot-Workshops. Damit konnte WE-Net entlang der Anforderungen und Kenntnisse der Key User mit dem Projektfortschritt wachsen.

Resultate

Mit WE-Net ist bei Dr. Wieselhuber & Partner heute kollaboratives Arbeiten in Multi-Projektmanagement-Strukturen möglich – sowohl standort- als auch teamübergreifend. Die interne Kommunikation und der Austausch von Information ist deutlich transparenter und erfolgt in Echtzeit über einen ansprechenden Kanal, der auch gerne genutzt wird.

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ALPORA: Mit einer virtuellen Arbeitsumgebung, Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten

Die ALPORA AG ist ein junges Schweizer Investment-Analytics-Unternehmen mit Sitz in Zug. Als Finanzproduktanbieter mit enger Anbindung an verschiedene Universitäten hat ALPORA Zugang zu aktuellen wissenschaftlichen Themen im Bereich Innovation- und Technologie-Management

Ausgangslage

In dem Unternehmen arbeiten die Beschäftigten nicht in einem zentralen Office, sondern virtuell von verschiedenen Standorten, länderübergreifend aus zusammen. Umso wichtiger ist deshalb eine reibungslose Zusammenarbeit intern, mit Partnern und Kunden, wofür die geeignete Plattform gesucht wurde.

Vorgehen

Bei ALPORA wurde die standardisierte Digital-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 als zentraler digitaler Arbeitsplatz eingeführt. Um die Anforderungen der ALPORA bestmöglich zu erfüllen, wurde die Einführungsmethode auf die Unternehmensgrösse des Finanzproduktanbieters angepasst.

Resultate

Nach nur sechs Monaten Laufzeit wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Dank der Implementierung von ALPORAnet verläuft die Zusammenarbeit bei dem Investment-Analytics-Unternehmen heute intern, aber insbesondere auch mit Externen nahtlos, einfach und sicher. Mit der neuen Arbeitsweise resultiert mehr Effizienz und Transparenz in den Workflows und mit jeder Anwendung eine stärkere Kundenbindung.

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SERAFE: Einführung einer hochmodernen Kommunikationslösung in kürzester Zeit

Die SERAFE AG übernahm per Januar 2019 von  der Billag die Erhebung der Radio- und Fernsehabgaben bei den Schweizer Haushalten. Im Herbst 2018 befand sich die neue Erhebungsstelle noch im Aufbau und benötigte Unterstützung für die bevorstehende Erstabwicklung. Eine Telefonanlage und ein Contact Center mussten für die Mitarbeitenden von SERAFE AG in kürzester Zeit implementiert und in Betrieb genommen werden, um die Kontaktaufnahmen per Telefon (später auch via Chat) effizient abzuwickeln.

MondayCoffee konzipierte in kürzester Zeit eine Enterprise Skype for Business-Umgebung in den Datacentern der SERAFE AG und integrierte gleichzeitig die Contact Center-Lösung LUCS von Luware. Mitarbeitende können nun einfach und effizient untereinander, aber auch mit Partnern und Kunden via Audio, Video oder Chat kommunizieren.

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Microsoft rollt Office 365 in der Schweiz aus: Was erwartet Sie?

Ob privat oder geschäftlich – wir leben alle in der Wolke. Doch was bedeutet es konkret, seine Geschäftsdaten vollständig Microsoft zu überlassen? Und was ändert sich, wenn Microsoft ihr Office 365 auf eigenen Datenzentren in der Schweiz anbietet, die eine lokale und georedundante Datenresidenz ermöglichen? 

Bereits im Sommer berichteten wir davon, dass die Microsoft Cloud in 2019 Einzug in die Schweiz hält. Vor kurzem konnten wir ein spannendes Event mit Kunden und Prospects durchführen, bei dem sich alles um dieses Thema drehte – mit Fokus auf Office 365, das seit wenigen Tagen verfügbar ist.  

Unser Fazit: Ob in puncto Produktivität, Effizienz oder Innovation, die Datenverwaltung mittels Cloud-Technologie hat Zukunft. Laut unserem CEO und Gründer Reto Meneghini jedenfalls ist die Infrastruktur und Organisation, die hinter der MS Azure und Office 365 Cloud steht, über jeden Zweifel erhaben. Denn die dabei gebotene Sicherheit – die Kombination aus Vertraulichkeit, Integrität und belastbarer Verfügbarkeit – ist deutlich höher, als dies konventionelle Unternehmen von alleine erreichen können. Ab sofort profitieren auch Schweizer Unternehmen von der Cloud-Lösung, und das mit Schweizer Rechenzentren. Informieren Sie sich hier über die wichtigsten Änderungen. 

Primo Amrein, Cloud Lead, Microsoft Switzerland

Ihre Vorteile mit der Schweizer Office 365

Mehr Produktivität, Effizienz, Sicherheit – oder einfach flexible Skalierbarkeit? Die Vorteile der Funktionen, die in der Schweizer Microsoft Cloud nach und nach ausgerollt werden, sind vielseitig. Primo Amrein, Cloud Lead von Microsoft Switzerland, erzählt uns direkt von den neuesten Entwicklungen.

Wie bereits in anderen Ländern, baut Microsoft in der Schweiz ein Cloud-Setup auf – mit zwei georedundanten Datenzentren in Zürich und Genf, auf denen die Kundendaten gespiegelt werden. Das Konzept besteht darin, dass Kunden ihre Daten in der Microsoft-Cloud speichern können, ohne dass diese das Land verlassen. Die diversen Dienstleistungen werden aktuell noch schrittweise ausrollt. Davon profitieren vor allem regulierte Branchen, die auch von Sicherheit und Compliance-Standards von Microsoft 365 profitieren wollen und gleichzeitig auf lokale Datenresidenz angewiesen sind. Office 365 steht nun seit Kurzem zur Verfügung. Dynamics 365 sowie die Power Plattform folgen im Lauf der nächsten Monate.

Ihre Vorteile mit der Schweizer Microsoft Cloud: 

• Vertragliche Verbindlichkeit, dass Kundendaten „at rest“ sicher in der Schweiz bleiben 

• Schnellerer Server-Zugriff aufgrund tieferer Latenzwerte (der tatsächliche Geschwindigkeitsschub ist abhängig von der konkreten Netzwerksituation) 

• Office 365 Pricing wird wie bisher von EU-Datenzentren angeboten (bei Azure-Dienstleistungen werden höhere Preise verlangt) 

• dieselben Compliance-Standards wie bei Microsoft weltweit

Up in the Sky is down to Earth! 

Wo Daten im Spiel sind, herrscht auch rechtliches Konfliktpotenzial. Klaus Krohmann, Rechtsanwalt von BDO AG, teilt seine Einschätzungen rund um die rechtlichen Aspekte dieses Themas für Schweizer Unternehmen und Behörden: Grundsätzlich fällt auf, wie unproblematisch die Swiss Cloud aus rechtlicher Sicht ist – und dass signifikante Vorteile daraus resultieren können. 

1. Aufbewahrungsvorschriften: Eine Schweizer Cloud bietet den Vorteil, dass Daten jederzeit an Schweizer Behörden geliefert und dabei die Funktionen der Cloud-Technologie genutzt werden können. Davon profitieren vor allem Amtsstellen, die sensible Daten nun auch in der Cloud speichern können. 

2. Datenschutz: Je heikler die Personendaten, desto riskanter ist eine Datenspeicherung im Ausland. Bei einer Schweizer Datenresidenz ist das ein grosser Vorteil. Ausserdem entfällt der Zwang, Personen über den Speicherort ihrer Daten zu informieren. 

3. Offenlegungspflichten: Gerade bei administrativen Verfahren, zivilen Streitigkeiten und Strafverfahren hat die lokale Datenspeicherung Vorteile. Der Zugriff ist im Inland einfacher und kostengünstiger.

Klaus Krohmann, Rechtsanwalt, BDO AG

CLOUD Act & Datencloud: Was bedeutet das Gesetz für die Cloud? 

In europäischen Ländern wie der Schweiz gelten andere Rechtsnormen wie in den Vereinigten Staaten – ein alter Schuh. Neu ist das Konfliktpotenzial, das jede neue länderübergreifende Technologie zum Thema Datenschutz mit sich bringt. Ein Beispiel ist der sogenannte CLOUD Act („Clarifying Lawful Overseas Use of Data”). Dabei handelt es sich um ein amerikanisches Gesetz vom 23. März 2018, das der Abkürzung zum Trotz nichts mit der Daten-Cloud zu tun hat, sondern auf den Umgang mit Daten in Übersee abzielt. Demnach unterliegen IT-Dienstleister wie Microsoft einer Herausgabeverpflichtung und müssen US-Behörden Zugriff auf gespeicherte Daten geben – auch wenn die Daten ausserhalb der USA liegen. Die Durchsetzbarkeit dieses US-Gesetzes in anderen Ländern wie der Schweiz, wo z.T. widersprechende Rechtsnormen gelten, ist höchst strittig. Dies bedeutet, dass es unklar ist, wie entsprechende US-Strafdrohungen ausgehen würden – egal ob die Daten in der Cloud oder einem On-Premise-Server gespeichert sind. 

Schliesslich muss sich jedes Unternehmen selbst überlegen, wie es mit solchen rechtlichen Unwägbarkeiten umgehen soll. 

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