​​Interne Prozesse vereinfachen: #2 Internal Ticketing ​

«Warum funktioniert mein Tool wieder nicht? Ich frag mal kurz die IT ....» 

Der IT-Verantwortliche würde zwar gerne helfen, ist aber gerade in einem Meeting. Wenn er wieder verfügbar ist, hat er bereits sieben weitere Chat-Nachrichten erhalten. Was passiert? Ihre Nachricht geht unter – und damit auch Ihr Problem. Diese Situation kennen wir alle.  

Support-Prozess effizient und benutzerfreundlich gestalten 

Es geht auch anders. Mit unserer Internal Ticketing Solution nahtlos in Microsoft Teams integriert. Damit haben wir viele Unternehmen bereits bei der Optimierung ihres Support-Prozesses unterstützt. Statt sich mit umständlichen Kommunikationsprozessen und zeitaufwändiger Organisation auseinanderzusetzen, können Anfragen jetzt direkt und intuitiv erstellt und bearbeitet werden. Es gehen keine Anfragen verloren und das Unternehmen spart wertvolle Zeit. Und im Daily Business haben beide Seiten einen besseren Überblick: «Ticket-Ersteller» und «Ticket-Bearbeiter». 

So funktioniert es für den Ticket-Ersteller 

Hilfe ist nur zwei Klicks entfernt. Neben dem Support kann jede Person mit Berechtigung einfach und selbstständig Tickets erstellen – und das direkt aus dem SharePoint oder Microsoft Teams heraus.  

• Schritt 1: Neues Ticket erstellen   

• Schritt 2: Betreff eingeben, Kategorie auswählen, Schweregrad bestimmen, Beschreibung oder Bilder/Dokumente hinzufügen 

• Schritt 3: Speichern und senden  

Erstellte Tickets und deren Status können jederzeit aufgerufen werden. Auch abgeschlossene Tickets sind bei Bedarf einsehbar, falls das Problem wiederkehren sollte und nochmals darauf zurückgegriffen werden muss.  

So funktioniert es für den «Ticket-Bearbeiter» 

Für das Support-Team bietet die Internal Ticketing Solution ein übersichtliches Dashboard. Der einzelne Support-Mitarbeitende kann sich mit nur einem Klick alle Tickets des gesamten Teams, nur die ihm zugewiesenen oder nur überfällige Tickets anzeigen lassen. Bereits im Dashboard liefert jedes Ticket eine kurze Vorschau über Status, Thema, Anfragende Person, Zugewiesene Person, Datum und Schweregrad. Zusätzlich bietet die Lösung verschiedene Filtermöglichkeiten, um Tickets nach Status, Schweregrad, Dringlichkeit oder anderen Kategorien zu sortieren. Dies ermöglicht dem Support eine schnelle Identifikation und Priorisierung von Problemen. Auf Wunsch können sowohl Support-Mitarbeitende als auch Anfragesteller per Notification über Teams zu Änderungen am Ticket informiert werden. So geht keine Anfrage mehr unter und die Bearbeitungsdauer kann auf ein Minimum verkürzt werden. 

Individuelle Konfiguration und Fokus auf das Wesentliche  

Neben der nahtlosen Integration in Microsoft Teams - stellt die Anpassungsfähigkeit unserer Internal Ticketing Solution ein grosser Vorteil dar. Es lässt sich bis zu einem gewissen Grad auf die spezifischen Anforderungen verschiedenster Branchen und Unternehmen zuschneiden. Dies macht es zu einer flexiblen Lösung, die individuellen Bedürfnissen und Prozessen gerecht wird. Trotz des Funktionsumfangs bleibt die Solution dank ihres schlanken Designs überschaubar und vor allem praxistauglich. Damit bietet es sowohl KMUs als auch Grossunternehmen je nach Ticketvolumen eine kosteneffiziente Lösung im Daily Business.  

Interessiert an effizienteren Support-Prozessen ? 

Gemeinsam erarbeiten wir eine Lösung, die sowohl das IT-Team als auch andere Abteilungen glücklich macht – indem sie Zeit spart und die Abstimmung vereinfacht. 

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Internal Ticketing Kontaktformular

Challenge #4: Zwischen E-Mail-Chaos und Informationslücken in der Projektkommunikation

ProjektmanagerInnen sind oftmals in viele Projekte gleichzeitig eingebunden, wobei sich ihre Rolle zwischen den Projekten unterscheiden kann. Gemein ist allen Projekten jedoch die Notwendigkeit der Kommunikation mit Mitarbeitenden, KollegInnen und Stakeholdern. Diese Kommunikation kann auf verschiedenen Ebenen oder über verschiedene Medien erfolgen. Nicht selten führt diese Vielfalt zu zunehmender Komplexität, die ohne Struktur schnell zu Chaos führen kann.

E-Mail-Dilemma in Projekten

In vielen Projekten bildet die E-Mail nach wie vor das Herzstück der Kommunikation und wird oft auch für den Austausch von Dateien genutzt. Dies führt häufig zu einer Fragmentierung des Wissens: Haben alle Beteiligten die aktuellen Informationen aus der letzten E-Mail erhalten? Kennen Sie den letzten Projektplan, der als angehängte Exceldatei versandt wurde? Was passiert, wenn später weitere KollegInnen ins Projekt eingebunden werden müssen?

Solche Szenarien ereignen sich täglich in Projekten. Obwohl die E-Mail die anerkannteste Form der Geschäftskommunikation ist, wirkt sie gleichermassen limitierend für die gemeinsame Zusammenarbeit. Zudem ist der Zugriff auf die Information immer auf das jeweilige Postfach beschränkt.

Die Übersicht über Qualität, Umfang, Zeit und Kosten – wesentliche Faktoren eines jeden Projekts – wird dadurch unnötig erschwert. Ganz zu schweigen von einer Struktur, die von allen Projektmitgliedern verstanden wird.

Strukturelle Stolpersteine in der Projektwelt und Lösungsansätze

Dass Struktur notwendig ist, liegt auf der Hand. Doch was passiert, wenn Projekt A eine Struktur A aufweist und Projekt B eine andere? Ganz zu schweigen von den Projekten C, D, E.

Technische, organisatorische und administrative Voraussetzungen können abweichen und die Projektbeteiligen vor grosse Herausforderungen stellen. Wenn Mitarbeitende wöchentlich oder täglich zwischen Projekten wechseln, kann die Orientierung schnell verloren gehen, und die Spielregeln des einen Projekts werden fälschlicherweise auf das andere angewandt.

Es ist sinnvoll, dass Projekte einen einheitlichen Rahmen aufweisen und Mitarbeitende einmalig in dessen Nutzung eingewiesen und geschult werden. Dieses Vorgehen verringert den Wechselschmerz und schafft Handlungssicherheit bei allen Beteiligten. Zudem bündelt es alle notwendigen Informationen an einem Ort, was letztlich die Kommunikation vereinfacht.

Doch welche Voraussetzungen und Eigenschaften sollte ein solcher Rahmen aufweisen?

• Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit

• Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungsmanagement

• Offene Kommunikation an einem Ort (E-Mail, Besprechungen, Aufgaben)

Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit

Ob lang geplant oder spontan begonnen – wenn das Projekt startet, sollte man nicht unnötig durch Administration aufgehalten werden, sondern eine bewährte Vorlage in wenigen Augenblicken zur Verfügung haben. Mit CoffeeNet 365 lassen sich Projekträume in Teams innerhalb von wenigen Minuten eröffnen und von überall aus aufrufen.

Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungsmanagement

Die Bedeutung dieses Themas haben wir bereits in der Challenge #2 verdeutlicht. Eine gute Datenablage verhindert, dass KollegInnen falsche Informationen als Grundlage ihrer Arbeit verwenden oder andere Projektbeteiligte nach dem aktuellen Projektplan, dem letzten Meeting oder der E-Mail von letzter Woche fragen müssen. Finden statt suchen erspart redundante Kommunikation.

Offene Kommunikation an einem Ort

Abschliessend bleibt der Aspekt der offenen oder transparenten Kommunikation. E-Mails und relevante Informationen dürfen nicht in privaten Postfächern verschwinden, sondern müssen allen Beteiligten an einem dafür vorgesehen Ort vorliegen. Ausnahme sind nur bei besonders sensitiven oder schützenswerten Daten erlaubt. Dieser Ort ist heute mehr denn je in Teams zu finden. CoffeeNet 365 hilft die Kommunikation zu bündeln, E-Mails und Anhänge transparent abzulegen und reduziert somit die Notwendigkeit von Abstimmungsgesprächen erheblich.

Neugierig, wie Sie die Kommunikation in Projekten optimieren können? Sprechen Sie uns an, und wir schauen gemeinsam, wie Sie von E-Mails zu einer transparenten Kommunikation in Projekten kommen können.

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New Form

Modern Work: Die richtige Vorbereitung beugt Chaos vor

In der Modern-Work-Umgebung gilt wie so oft: Der Teufel steckt im Detail. Der Umzug in die Cloud ist ein guter Anfang. Doch um die vielen Vorteile im Hybrid zu realisieren, müssen die Tools auch richtig konfiguriert und genutzt werden.

Public-Cloud-Plattformen wie Microsoft 365 spielen im Rahmen der digitalen Transformation von Firmen eine zentrale Rolle: Die Belegschaft verlangt für das Arbeiten im Hybrid Apps wie Microsoft Teams und Microsoft 365. Die CIOs haben den Auftrag, Kosteneinsparpotenziale mit der Ablösung von teuren On-Premises-Lösungen zu realisieren. 

Doch was passiert danach?  

Wenn Microsoft Teams auf den PCs und Mobiles der Mitarbeitenden installiert wurde?  

Der Ersteindruck: einfach und flexibel 

Auf die vordergründig einfache Bedienbarkeit folgen verschiedene Chaos-Szenarien, weil sich die IT, die User, die Geschäftsleitung den Herausforderungen der vielen verborgenen Einstellungen von Microsoft Teams oft nicht bewusst sind.  

Microsoft Teams ist eine sehr vielseitige Anwendung. Neben der Telefonie, dem Conferencing und den Chats für die Kommunikation gibt es Teams und Channels für die Zusammenarbeit. Immer mehr Zusatzfunktionen werden eingebunden. Mit dem Ziel, vormals separate Applikationen in eine Oberfläche zu integrieren, die für alle Endgeräte funktioniert und das Versprechen von Einfachheit und Flexibilität gegenüber den Usern einlöst.  

 
Auf die Länge kann es chaotisch werden  

Ja, die Apps sind leicht zu bedienen. Aber gerade die Benutzerfreundlichkeit wird vielen Unternehmen zum Verhängnis – nämlich dort, wo User unkontrolliert mit den verschiedenen Microsoft-Anwendungen arbeiten.  

Babylonische Verwirrung entwirren 

Die Themenvielschichtigkeit von Microsoft 365 führt oft dazu, dass niemand das grosse Ganze im Auge hat und auch behält, um den erforderlichen digitalen Wandel zu bewältigen.  

Bei MondayCoffee setzen wir auf einen gesamtheitlichen und integrierten Ansatz bestehend aus Software, Business Consulting, Engineering und Adoption. Damit adressieren wir unterschiedliche Zielgruppen in der Organisation und werden ihren Bedürfnissen und Zielen gerecht.  

• Für die Fachbereiche und einzelnen Mitarbeitenden verbessern wir die Benutzererfahrung und geben ihnen Zusatzfunktionen an die Hand für mehr Produktivität bei der Arbeit und Zusammenarbeit.  

• Der IT ermöglichen wir durch Automatismen und Standards eine effiziente Verwaltung einer geordneten und sicheren Modern-Work-Umgebung. 

• Die Geschäftsleitung begleiten wir auf ihrem Weg des modernen und sicheren Arbeitens.  

Lust auf mehr? Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen.  

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Kontakt

Kommunizieren wir, oder telefonieren wir noch?

Screen sharing killed the audio call – spätestens seit der Pandemie werden Besprechungen immer häufiger per Videokonferenz abgehalten. Die Telefonnummer gerät in Vergessenheit. Über die Vorteile einer integrierten Telefonie in Microsoft Teams mit CoffeeNet 365.

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Telefonie als integraler Bestandteil der Zusammenarbeit

Auch anspruchsvolle Telefonie-Anforderungen lassen sich heute direkt in Microsoft Teams und mit unserer Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 umsetzen. Unternehmen tun gut daran, die Telefonie nicht mehr als ein separates Spezialthema zu denken – mit separaten Systemen und Anbietern –, sondern als eines von mehreren zuverlässigen Kommunikationsformaten für eine moderne Arbeitsweise.  

Die technische Machbarkeit erlaubt uns, die Telefonie als integrativen Bestandteil der Zusammenarbeit zu betrachten. Es muss kein technisch-applikatorisches Silo mehr sein. Die verschiedenen Systeme kommen sich immer näher, und das ist gut so: 

• Telefonieanlagen 

• Contact-Center-Lösungen

• Video-Konferenz-Systeme in Sitzungszimmern  

• Collaboration-Software 

• Intranet-Software 

• Fileshare-Systeme  

• Workflow-Software 

Denn die Mitarbeitenden wollen es einfach – alles beisammen, keine Systemwechsel. Eine Plattform, die ihnen alles, was sie brauchen und vor allem wie sie es brauchen, vor die Finger legt.

Ein selbsterklärender, digital integrierter Arbeitsplatz

Microsoft Teams hat uns diesem Ziel nähergebracht. Die Pandemie den Druck zur Veränderung und die Akzeptanz für das digitale Arbeiten massiv erhöht.  

Wir haben Microsoft Teams in unsere Modern-Workplace-Lösung optimal integriert, sodass Mitarbeitende und Organisationen – kleine wie grosse – das Potenzial erschliessen können. Über Microsoft Teams als integrierende Oberfläche lassen sich die verschiedenen Kommunikationsformate Use-Case-basiert nutzen – zeit-, orts- und gerätunabhängig.

• Chat für unkomplizierte Kommunikation – als Gruppe oder zu zweit

• Calling und Video-Conferencing mit Bildschirmübertragung für Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit – auch integriert in den physischen Sitzungszimmern  

• Intranet-Funktionalitäten für die Informationsbeschaffung und den Wissensaustausch 

• Dokumenten-Management für die Ablage und Bearbeitung von Dokumenten 

• Bündelung sämtlicher Kommunikationskanäle in einer zentralen Plattform (Contact-Center)

Die Telefonie ist dabei eines von mehreren zuverlässigen Kommunikationsformaten für eine moderne Arbeitsweise.  

Wir sind überzeugt, dass ein Gesamtkonzept für alle diese Kommunikationsformate viele Vorteile bringt, damit dann auch alles – Voice, Video, Screen-Sharing, Verbindung zu einer sicheren Dateiablage – zusammenpasst, sicher ist, eine Struktur hat. Für den Mitarbeitenden selbsterklärend ist. Unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 entwickeln wir mit diesem Ziel vor Augen immer weiter.  

Die Integration der Telefonie durften wir bereits bei mehreren KundInnen umsetzen. Und oft wurde genau dieser Schritt zum Treiber für eine moderne und vermehrt digitale Arbeitsweise.

Dabei bringen wir einerseits das technische Knowhow für die einzelnen Anwendungen und Applikationen mit, auf der anderen Seite unsere Erfahrung und Kenntnisse im Umgang mit den Mitarbeitenden – mit dem Business.  

Wie wir alle wissen, macht die Bereitstellung digitaler Funktionen die Organisation nicht digitaler. Ich wähle nicht mehr, sondern teile – aber nur, wenn ich den Nutzen dahinter auch verstehe und ihn in Mehrwert übersetzen kann.

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SBB CARGO INTERNATIONAL: Neue Möglichkeiten für eine optimale Zusammenarbeit

SBB Cargo International wurde 2010 gegründet und hat sich seither mit seinen Tochterfirmen in Italien, Deutschland und den Niederlanden zum Marktführer im Güterverkehr auf der Nord-Süd Achse entwickelt. Das Unternehmen orientiert sich mit seinen Angeboten von Kombiniertem Verkehr, Chemie- und Öltransporten, Neuwagen- und Spotverkehren an den Bedürfnissen der Kunden.

Ausgangslage

Schon seit 2016 war die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet aka Alpnet bei SBB Cargo International. Den Wechsel von SharePoint Classic auf SharePoint Modern nahm das Unternehmen zum Anlass, die bisherige Nutzung von Alpnet neu zu bewerten. Bestehende Lücken konnten schnell identifiziert werden und Ziele gesetzt, um diese wieder zu schließen.

Lösung

Für die technische Migration auf SharePoint Modern hatte MondayCoffee einen Upgradepfad entwickelt, mit dem das Unternehmen nahtlos auf die neue Plattform wechseln und umgehend die Vorteile von Mobilität und Innovation durch Microsoft nutzen konnte. Im Zuge der Umstellung wurde insbesondere geschätzt, dass sie als KMU sehr nah am erprobten Standard von MondayCoffee bleiben konnten. Parallel haben die Projektbeteiligten gemeinsam ein Schulungskonzept entworfen, um in enger Zusammenarbeit bis zum Jahresende die gesamte Bürobelegschaft in der optimalen Nutzung von Alpnet zu schulen.

Resultate

Heute profitiert SBB Cargo International von einem Alpnet im neuen Gewand, mit neuen Funktionen und, dank flächendeckender Schulungen, mit einer höheren Nutzungsrate. In enger Zusammenarbeit gelang es dem Projektteam, alle unvorhergesehenen Herausforderungen im Projekt zu bewältigen und passgenaue Lösungen zu finden.

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Case Study Download: SBB Cargo Int.

WZW OPTIC AG: Angewandte digitale Transformation

Seit über 50 Jahren fertigt die Firma WZW OPTIC AG hochpräzise optische Komponenten und Baugruppen für Hightech-Industriekunden aus aller Welt an. Jedes Stück, dass die über 60 Mitarbeitenden herstellen, ist ein Unikat. Made in Switzerland – in Balgach, mitten im Schweizer Rheintal

Als führender europäischer Hersteller ultrahochpräziser Optik setzte sich das Unternehmen zum Ziel, die unternehmenseigene IT-Infrastruktur zu modernisieren und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen und fördern.

MondayCoffee modernisierte bei der WZW OPTIC AG die IT-Infrastruktur und unterstützte das Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Arbeitswiese mit Hilfe der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

STADTWERKE KIEL: Ein neues Level an Kommunikation und Zusammenarbeit

Als regional verankerter Energieversorger liefern die Stadtwerke Kiel als teil des MVV Energie Konzerns mit ihren knapp 1000 MitarbeiterInnen der schleswig-holsteinischen Landeshauptstadt sowie der umliegenden Region Strom, Wasser, Gas und Fernwärme.

Ausganglage

Wie für viele andere Unternehmen sind die technischen Anforderungen an modernes digitales Arbeiten eine Herausforderung gewesen. So bestand beispielsweise Handlungsbedarf bei der Konsolidierung der heterogenen Tool-Landschaft im Bereich Kollaboration sowie bei den Microsoft-Produkten.

Vorgehen

Mit der Implementierung der Modern-Workplace-Lösung Kiel CONNECT (CoffeeNet 365) galt es im Rahmen der Digitalisierung, die Grundlage und Treiber für den kulturellen Wandel bei den Stadtwerken Kiel zu schaffen. Wichtige Voraussetzungen waren dafür die Etablierung einer neuen Ebene der Zusammenarbeit auf Basis der neuen Plattform und in Verbindung mit hoher Benutzerfreundlichkeit sowie niedriger Time-to-Market für die neuen Technologien.

Resultate

Bei der Stadtwerke Kiel AG konnten die Kommunikation und die Zusammenarbeit deutlich verbessert werden. Insbesondere im täglichen Arbeiten bietet Kiel CONNECT den MitarbeiterInnen einen erheblichen Mehrwert, was auch durch die hohe Akzeptanz begünstigt wird. Mit der neuen Arbeitsumgebung hat die Stadtwerke Kiel AG einen wichtigen Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umgesetzt und kann nun darauf aufbauend weitere Geschäftsprozesse gezielt digitalisieren.

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Case Study Download: Stadtwerke Kiel

QUANT AG: Vom Kunden zum Partner

Als Innovations-, Entwicklungs- und Umsetzungswerkstatt begleitet die Quant AG Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Regionen sowie gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Entwicklung, bei Positionierungs- und Transformationsprozessen und bei Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsmassnahmen.

Für die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Partnern suchten sie eine digitale Arbeitsplattform. Die Modern-Workplace-Solution für KMU EspressoNet 365 erfüllte die Anforderungen der Quantler. Mit EspressoNet 365 unterstützen sie heute auch eigene Kunden bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz und begleiten sie in diesem Change-Prozess.

RHOMBERG BAU: Das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definieren

Die Rhomberg Bau-Gruppe ist ein international agierendes Bauunternehmen in Familienbesitz. Die Unternehmensgruppe ist spezialisiert auf die Bereiche Bau, Ressourcen sowie Bahntechnik.

Ausgangslage

Die Rhomberg Bau-Gruppe kämpfte mit der Herausforderung unterschiedlichster Systeme für die Kommunikation und die Ablage von Dokumenten. Sowie der ineffizienten unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit oder dem verstecktem und ungeteiltem Wissen der ExpertInnen. Ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Unternehmensinformationen erwies sich daher als zunehmend kritischer für erfolgreiche Projektabwicklungen.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform, RHome wurde das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definiert. Ideen und Ansätze wurden von den Projektbeteiligten immer wieder bewertet und formten somit den Projektauftrag sowie die Umsetzung. Am Live-System konnte Rhomberg während der Einführung mit MitarbeiterInnen die Funktionalitäten und die zu erwartenden Effekte sogleich testen.

Resultate

Mit RHome ging eine Digitalisierung von Business- und Support-Prozessen einher. Mithilfe der neuen Technik wurden Abläufe in den Bauprojekten standardisiert. Während früher jedes Team sein eigenes Vorhaben verfolgte, existiert heute ein effizienter Gruppen-Standard. Auf der digitalen Arbeitsplattform können MitarbeiterInnen miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten sowie auf Wissen zugreifen und dieses teilen – einfach, schnell und orts- und zeitunabhängig.

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Rhomberg Bau: Case Study Download

Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

Aufbruch in die hybride Arbeitswelt

Bild: MondayCoffees Office in München

Das Arbeiten in der häuslichen Enge mit rein virtuellem Kontakt zu Teammitgliedern, Kundschaft und Geschäftspartnern hat in uns die Sehnsucht nach mehr geweckt.  

Seit die Pandemie uns ins Homeoffice gezwungen hat, haben nur wenige persönliche Meetings stattgefunden – und die, die am meisten Spass machen, fehlen nach wie vor: der informelle Plausch bei der Kaffeemaschine oder am Schreibtisch eines Kollegen, ein Feierabendbier oder das jährliche Büroessen.  

Immer häufiger stellt sich die Frage: Kommt die alte Bürokultur zurück? Wollen wir denn zurückkehren?  

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Erst jetzt wissen wir, wie es ist. 

Während einige Branchen wie Medien, Telekommunikation, IT und Energie schon seit Jahrzehnten Remote-Arbeit praktizieren, haben die meisten von uns bisher kaum von zu Hause aus gearbeitet. Viele hatten regelrecht Zweifel, ob das so eine gute Idee ist. Ich erinnere mich an Diskussionen über all die Nachteile, wenn man Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten lässt: wie unmöglich es sei, sie zu managen, und wie unproduktiv die Arbeit ausserhalb des Büros sei. 

“Die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen.”

Heute wird Telearbeit nicht mehr als Wohlfühl-Vergünstigung für ausgewählte Mitarbeitende wahrgenommen. Nach einem Jahr Pandemie haben sich die Vorteile bewährt – und sind die wirklichen Herausforderungen zum Vorschein gekommen. Meiner Meinung nach die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen. Ja, wir haben die virtuelle Kaffeepause und das virtuelle Feierabendbier ausprobiert. Aber finden Sie das nicht auch irgendwie seltsam?

Die Entdeckung einer neuen hybriden Arbeitsweise 

Was kommt als Nächstes?  

Auch wenn wir die pandemiebedingten Schliessungen hinter uns lassen, wird ein Teil unseres Remote-Arbeitsverhaltens bestehen bleiben. Eine BCG-Umfrage unter Tausenden von Führungskräften und Beschäftigten in ganz Europa prognostiziert jedenfalls einen deutlich höheren Anteil an Remote-Arbeit als vor 2020. Nach der Umfrage werden ausserdem mehrere Vorteile damit einhergehen: höhere Produktivität, geringere Bürokosten und mehr Vorteile für die Mitarbeiterschaft. 
Die Umfrageteilnehmenden wurden auch nach den Herausforderungen der Remote-Arbeit gefragt. Ihre Antworten: die Aufrechterhaltung der Arbeitskultur, die Sicherstellung des Team-Engagements und dass Innovation, Kontrolle und die Produktivitätssteigerung nicht mehr auf die gleiche Weise wie vor Ort funktionieren. 

Einige unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird. Eine Kombination aus persönlicher und virtueller Zusammenarbeit. Eine Kombination aus ‚zu Hause‘ und ‚im Büro‘ – aber mit anderen Parametern oder Regeln. Wir werden nicht unbedingt ins Büro gehen, um dort einfach an unserem persönlichen Schreibtisch zu sitzen. Stattdessen wollen wir uns dort mit einer bestimmten Gruppe von Menschen treffen, um in einem bestimmten Format zusammenzuarbeiten. Wir arbeiten nicht nur von zu Hause aus, weil es uns mehr Flexibilität ermöglicht oder weil wir zu den Glücklichen gehören, die das dürfen. Wir arbeiten von zu Hause aus, weil wir dort für bestimmte Tätigkeiten produktiver sind.

“Unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird.”

Bei MondayCoffee, wo ich arbeite, haben wir unsere Informationsinfrastruktur in die Microsoft-Cloud verlagert, sobald dies vor ca. sieben Jahren möglich wurde. Schon vor der Pandemie kann ich mich an keine Meetings ohne Remote-Beteiligte, digitale Whiteboards oder Videokonferenzen erinnern. Auch in unserem Unternehmen sehnen wir uns zurück ins Büro, vor allem für bestimmte Collaboration-Szenarios. Innovationsworkshops, Schulungen und Teambuilding sind einfach viel effektiver, wenn sie persönlich stattfinden. Sofern dies die Hauptgründe für den Aufenthalt im Büro sind, stellt das die aktuelle Raumaufteilung dort in Frage: weniger Einzelarbeitsplätze und dafür mehr und neue Formate von Meetingräumen, die den spezifischen Anforderungen der Zusammenarbeit gerecht werden.

“Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen.”

Wir brauchen neue Regeln  

Wie man ‚hybride Arbeit‘ organisiert, sollte in Unternehmen offen diskutiert werden. Es bedarf neuer Regeln – in erster Linie, um die Gesundheit unserer Arbeitskräfte zu gewährleisten.   

Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen. Unternehmen und ihre Führungskräfte müssen ihren Arbeitskräften die richtigen Werkzeuge und Regeln bereitstellen, damit sie ein gesundes Gleichgewicht halten und von Anfang an der Versuchung widerstehen, in ihrer Freizeit Geschäftsmails und Benachrichtigungen zu checken. Doch nicht nur die Mitarbeitenden, auch die Führungskräfte benötigen Unterstützung darin, wie sie ihre Teams in einer hybriden Welt führen können. 

Es gibt ein völlig neues Terrain zu entdecken. Und ich freue mich darauf, dieses gemeinsam mit meinen Kolleg*innen von MondayCoffee zu erkunden und noch einmal zu definieren, wie man in dieser entstehenden hybriden Umgebung am besten und modern arbeitet. Ich bin zuversichtlich, dass dieser Wandel uns viele Innovationen und Möglichkeiten bescheren wird, um die Arbeit effektiver, effizienter und gleichzeitig gesünder zu gestalten. 

Mark Albrecht ist Director Corporate Development bei MondayCoffee AG.

Source illustrations: vecteezy.com

INFORS HT: Als Vorreiter in eine zukunftsorientiere Arbeitsumgebung investieren

INFORS HT ist in vielerlei Hinsicht ein KMU mit Vorbildcharakter. Was 1965 in einem leerstehenden Kiosk in Basel begann, ist über die Jahre zu einem der bedeutendsten Entwickler und Hersteller von Schüttlern und Bioreaktoren angewachsen. Das Familienunternehmen verfügt über ein weltweites Handelsnetzwerk und sieben Niederlassungen. Offenes Denken und das Durchsetzen von unkonventionellen Ideen prägen die Kultur des Unternehmens seit Beginn.

Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem bewährte sich auch im Hinblick auf die Technologien, die das Familienunternehmen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzt. INFORS HT gehört zu den ersten Firmen in der Schweiz, die ihre alte On-Premises-Infrastruktur der Telefonie mit der Cloud-Lösung Microsoft Teams ersetzt hatten. Als Experte für digitalisierte Arbeitsplattformen und die Konfiguration von Microsoft-Technologien durfte MondayCoffee sie bei dieser Umstellung unterstützen. Wir haben Pascal Meury (Senior Project Manager) und Julia Brück (Marketing Specialist) interviewt, um mehr über die Einführung und Vorteile der neuen Lösung zu erfahren.

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Digitales Arbeiten hat in der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Bei INFORS HT waren Sie bereits gut gerüstet, da Sie mit Microsoft Teams über eine zukunftsorientierte Lösung für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit verfügten. Inwiefern haben Sie von der frühen Investition in Microsoft Teams profitiert?

Pascal Meury: Der Übergang ins Home-Office konnte ohne Verzögerung stattfinden. Unsere Kollegen und Kolleginnen waren bereits mit Microsoft Teams vertraut, da wir die Lösung seit 2019 nutzen. Die digitale Arbeitsweise – insbesondere in Bezug auf das Telefonieren, Chatten, Zusammenarbeiten – hatte sich bereits etabliert. Das war ein Riesenvorteil. Die Pandemie hat uns verdeutlicht, dass wir im Herbst 2018 die richtige Lösung gewählt hatten.

Sie hatten sich damals für Microsoft Teams und gegen Skype for Business entschieden. Was waren die Beweggründe?

Pascal Meury: Wir mussten 2019 die alte Telefonie-Infrastruktur ersetzen. Die Investition in eine neue Lösung war unumgänglich. Mit dem Thema auseinandergesetzt hatten wir uns jedoch schon viel früher. Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte. Und sie liess sich einfach und mit uns vertrauten Mitteln an existierende Systeme anbinden. Ein weiterer wichtiger Beweggrund war die Voraussetzung, dass die Lösung für unsere IT tragbar und leicht zu handhaben war. Als KMU stehen uns begrenzte Ressourcen zur Verfügung, die es optimal zu nutzen gilt.

“Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte.”

— Pascal Meury

Und wie sind Sie mit dem Risiko umgegangen, in eine eher neue Technologie zu investieren?

Pascal Meury: Wir sind bei INFORS HT grundsätzlich offen für Neues. Wir haben erkannt, dass Microsoft Teams die Zukunft sein wird. Die Lösung deckte unsere Bedürfnisse als KMU ab und mit dem Restrisiko waren wir bereit umzugehen.

Mit der Einführung von Microsoft Teams mussten einige Anpassungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden. INFORS HT musste für die Cloud sozusagen ‚vorbereitet’ werden. Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die diesen Schritt (in die Cloud) noch vor sich haben?

Pascal Meury: Den Schritt zu tun, denn er lohnt sich. Wir setzen heute wo immer möglich auf die Cloud, damit wir mit den Entwicklungen mithalten und unseren Mitarbeitenden weltweit eine moderne Infrastruktur bieten können. Gleichzeitig wären für unsere IT, und das ist wohl bei anderen KMU ähnlich, On-Premises-Lösungen gar nicht mehr zu bewältigen. Die Vorteile einer zentralen Cloud-Lösung, integriert in die Microsoft-Welt, liegen auf der Hand.

Meine Empfehlung ist, die eigenen Systeme und Prozesse gut, sehr gut, zu kennen, bevor man in die Cloud geht.

“Um unseren Mitarbeitern weltweit eine moderne Infrastruktur zu bieten, setzen wir heute wo immer möglich auf die Cloud. ”

— Pascal Meury

Was haben Sie bei der Einführung von Microsoft Teams richtig gemacht? Was würden Sie heute anders tun?

Pascal Meury: Wir sind überzeugt davon, dass wir auf die beste Lösung und den richtigen Partner gesetzt haben. Ein kleines Projektteam hat sich frühzeitig und intensiv mit der Veränderung der Arbeitsweise befasst. Involvierte und betroffene Personen haben wir direkt zu Beginn ins Boot geholt, um die notwendigen Anpassungen an der Systemlandschaft und den Einfluss auf Prozesse gut zu verstehen sowie notwendige Trainings gezielt durchzuführen.
Was wir anders tun würden? Alle, die viel telefonieren, mit besseren Headsets ausstatten. Das hätte vielleicht die Umstellung von Tisch-Telefonen auf Headsets beschleunigt. Inzwischen haben fast alle ihre Tisch-Telefone wieder zurückgegeben.

Deckt Microsoft Teams heute Ihre Ansprüche an eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit ab? Oder was steht noch auf Ihrer Wunschliste?

Pascal Meury: Ja – unsere Grundbedürfnisse werden abgedeckt. Aber eine Wunschliste hat man ja immer parat. Bei der Zusammenarbeit mit Externen besteht noch Verbesserungspotenzial – zum Beispiel bei der Nutzung von Microsoft Teams Live Events für Webinare. Oder für die digitalen Workshops. Aber da gibt es sicherlich auch bald neue Features. Und zu unserem Vorteil werden die neuen Funktionen automatisch verfügbar sein, ohne dass die IT zuerst ein Systemupdate durchführen muss.

Sie sprechen in Ihrem Unternehmensprofil von einer unkomplizierten und familiären Unternehmenskultur. Hilft Ihnen Microsoft Teams dabei, diese noch stärker zu leben?

Julia Brück: Eine Unternehmenskultur entsteht unabhängig von Tools und Softwares. Wo vorher kein guter persönlicher Austausch war, wird auch durch Microsoft Teams keiner sein. Aber die Lösung ermöglicht uns eine einfachere Kommunikation – insbesondere mit unseren Filialen im Ausland. Heute kann ich mit meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen in Brasilien, Nordamerika oder Asien unkompliziert und kostengünstiger telefonieren. Die Arbeit lässt sich schneller erledigen.

Auf die Frage, wo der grösste Mehrwert von Microsoft Teams liegt, was würde heute jemand aus Ihrem Unternehmen sagen?

Julia Brück: Wenn heute eine Mitarbeiterin einen Arbeitskollegen anrufen will, dann muss sie nicht zwischen Handy- und Festnetznummer wechseln, um die Person zu erreichen, da alles mit Microsoft Teams synchronisiert ist. Und durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente zwischen Filialen oder auch mit Externen einfach geteilt werden. Ich sehe es bei meiner eigenen Arbeit: Früher lief alles über E-Mail. Ein Dokument wurde via E-Mail verschickt, dann folgte das Telefonat. Heute geht alles zeitgleich und viel effizienter als früher.

DR. WIESELHUBER & PARTNER: Die Weichen für einen effizienten, digitalen Wandel legen

Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ist ein führendes Unternehmensberatungshaus für Familienunternehmen und Tochtergesellschaften von Konzernen in München. Sie ist spezialisiert auf die unternehmerischen Gestaltungsfelder Strategie, Digitale Transformation, Business Performance sowie Restructuring und Finance.

Ausgangslage

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung wuchs bei Dr. Wieselhuber & Partner der Wunsch, die Zusammenarbeit im täglichen Projektgeschäft auf einen modernen und aktuellen Standard zu heben. Zugunsten der Effizienz und Qualität der Prozesse sollte die bestehende Arbeitsweise in die neue Cloud-Struktur transformiert werden.

Vorgehen

Unter dem Namen WE-Net wurde die Out-of-the-Box-Lösung CoffeeNet 365 eingeführt. Zur finalen Definition der Anforderungen veranstaltete MondayCoffee Konzept- und Pilot-Workshops. Damit konnte WE-Net entlang der Anforderungen und Kenntnisse der Key User mit dem Projektfortschritt wachsen.

Resultate

Mit WE-Net ist bei Dr. Wieselhuber & Partner heute kollaboratives Arbeiten in Multi-Projektmanagement-Strukturen möglich – sowohl standort- als auch teamübergreifend. Die interne Kommunikation und der Austausch von Information ist deutlich transparenter und erfolgt in Echtzeit über einen ansprechenden Kanal, der auch gerne genutzt wird.

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Sicher arbeiten mit Microsoft Teams: Was sollten IT-Verantwortliche beachten?

Immer häufiger entscheiden sich Unternehmen für Microsoft Teams, die integrierte Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation. Häufig resultiert dieser Entscheid aus dem Tagesgeschäft, das die Notwendigkeit einer stärkeren Digitalisierung im Unternehmen vor Augen führt – um agiler zu werden und die hybriden Arbeitsmodelle zu fördern. In anderen Worten: um mehr Flexibilität zu erlangen und im härteren Wettbewerb erfolgreich zu sein.  Wie geht man aus Sicht der IT mit diesen Anforderungen um? Unser CTO, Thomas Peyer, kennt die Antworten auf die typischen Fragestellungen. 

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Wie sicher ist Microsoft Teams? 

Es ist erstaunlich, wie umfassend das Arsenal von Microsoft 365 ist, um beispielsweise mit Teams sicheres Arbeiten zu gewährleisten. Viele der Sicherheitsfunktionen, die heute durch einfache Konfiguration aktiviert werden können, waren bis vor Kurzem nur Grosskonzernen vorbehalten. 

“Es ist erstaunlich, wie umfassend das Arsenal von Microsoft 365 ist, um sicheres Arbeiten zu gewährleisten.”

Die hohe Integration aller Services von Microsoft 365 in einer gemeinsamen Plattform bietet mehr Sicherheit bei gleichzeitig weniger Aufwand und Kosten als bei eigenständigen Systemen. So bietet Microsoft z. B. eine integrierte Verwaltung der Benutzer-Identitäten, die über alle Services anwendbar ist. Ein weiteres Beispiel ist das zentrale Überwachungssystem mit präventivem Abwehrmechanismus (ATP = Advanced Threat Protection). ATP sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen von den gängigsten Phishing-Attacken verschont wird. Im Fall eines Angriffs informiert und reagiert das System in Echtzeit – rund um die Uhr. Dies ist ein grosser Mehrwert gegenüber der manuellen Suche in System-Logs mit den anschliessenden eingeleiteten Massnahmen. So müssen Sie sich nur noch um Ausnahmesituationen kümmern und haben mehr Zeit für andere Aufgaben.  

Die Software passt sich Ihren Anforderungen an, denn der darunter liegende Stack von Microsoft 365 ist auf alle Unternehmensgrössen und Branchen ausgelegt. 

Welches sind die wichtigsten Sicherheitselemente von Teams? 

Wie oben angesprochen, resultieren verschiedene Vorteile aus der gemeinsamen Plattform, was die Transparenz für die IT erhöht und gleichzeitig die Komplexität reduziert. 

Ein Kernaspekt für mehr Sicherheit in einer hybriden Arbeitsweise ist der Schutz der Benutzeridentitäten, um deren Missbrauch auszuschliessen. Dank MFA (Multi-factor Authentication) kann ich bereits mit den günstigsten Microsoft-Lizenzen eine State-of-the-Art-Sicherheit bieten. 

Weitere optionale sicherheitsrelevante Funktionen wie PIM (Privileged Identity Management) erleichtern den Umgang mit privilegierten Zugriffsrechten. Wenn Benutzende also vorübergehend zusätzliche administrative Rechte benötigen, um einen Task zu erledigen, können sie diese für einen begrenzten Zeitraum bei ihren Vorgesetzten oder der IT-Abteilung anfordern. Damit können in der Organisation minimale Berechtigungen vergeben werden («Need-to-know-Prinzip»). Im Bedarfsfall lässt sich der Zugriff dank Self-Service des Berechtigungsmanagements flexibel erweitern, ohne Zusatzaufwand für die IT zu verursachen. 

Schliesslich haben Unternehmen die Möglichkeit, besonders schützenswerte Information mit zusätzlicher Verschlüsselung (Information Protection) zu sichern. So bleiben sensible Inhalte vor unbefugtem Zugriff sicher, egal wo sie abliegen. 

Eine Aufzählung aller Features ist in diesem Rahmen nicht sinnvoll, da viele von ihnen zu sehr ins Detail gehen und nicht alle gleich relevant sind für jedes Unternehmen. 

Wie wirkt sich der Betrieb von Teams auf die IT-Abteilung aus? 

Der Betrieb einer integrierten Plattform wie Microsoft 365 setzt ein anderes Betriebskonzept voraus, als dies in der vergangenen Welt der unterschiedlichen Spezialsysteme der Fall war. Denn die Benutzenden einer Cloud-Plattform greifen zu jeder Tageszeit auf dort abliegende Daten zu, was Ansprüche an einen 24x7-Support weckt. 

“IT-Verantwortliche sollten Microsoft 365 bewusst anpacken und sich von der «alten Welt» verabschieden. Der Parallelbetrieb führt über kurz oder lang ins Chaos.”

Auf der anderen Seite übernimmt Microsoft 365 einen Grossteil der repetitiven Aufgaben, womit das IT-Team sich neuen Aufgaben stellen muss (Stichwort: Schulungsbedarf). Kurz: IT-Verantwortliche sollten das neue Betriebsmodell mit Microsoft 365 bewusst anpacken und sich gleichzeitig von der «alten Welt» verabschieden, um die in Aussicht gestellten Vorteile realisieren zu können. Der Parallelbetrieb führt über kurz oder lang ins Chaos. 

Wo fängt man am besten an? 

Rom wurde nicht an einem Tag gebaut. Auch beim Aufbau der Microsoft Plattform hilft die Orientierung an einer Roadmap – einer Art Landkarte, um den Entwicklungsweg aufzuzeigen. Wo Sie beginnen, und welche Zwischenstationen Sie durchschreiten – das sind Fragen, die unternehmensspezifisch festgelegt werden müssen.  

Ein Blog-Beitrag von Thomas Peyer, CTO bei MondayCoffee

Wir empfehlen, sich für diesen Prozess eng mit dem Business abzustimmen. Denn im Unterschied zu früheren IT-Projekten geht es darum, mehr Verantwortung ans Business zu übergeben, und mittels unternehmensweiter Governance und Standardisierung Leitplanken zu etablieren. Die Reise ist spannend und bietet allen die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln. 

Das Thema beschäftigt nicht nur die IT, auch auf Management-Ebene kommen Fragen auf. Auch hier gibt unser CTO, Thomas Peyer Antworten: Zum Interview

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Kontakt - Sicher arbeiten mit MS Teams

DOSB: Weg von einer reinen Linienorganisation und hin zu einer themen- und projektorientierten Zusammenarbeit

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) ist die Dachorganisation des Sports in Deutschland mit 100 Mitgliedsorganisationen, etwa 90.000 Vereinen und über 27 Mio. Mitgliedschaften. Als Teil der weltweiten Olympischen Bewegung entwickelt er den Sport in all seinen Facetten weiter.

Ausgangslage

Beim DOSB spielt eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, den Mitgliedsorganisationen aber auch weiteren externen Partnern eine wichtige Rolle. So setzte sich der DOSB zum Ziel, eine moderne und agilere Arbeitsform zu fördern und die Organisation dahingehend weiterzuentwickeln.

Vorgehen

Im ersten Schritt haben gemischte Projektteams mittels Analyse- und Konzept-Workshops die Anforderungen definiert. Nach kurzer Zeit stand die zentrale, digitale Plattform TeamPlay (CoffeeNet 365) in der DOSB-Grundausstattung bereit und die Pilotphase konnte beginnen. Am Live-System wurde die Plattform schrittweise und hands on gemäss den Vorstellungen des DOSB ausgestattet und mit intensivem Training in der Organisation ausgerollt.

Resultate

Mit der Ablösung von On-Premise-Insellösungen und Fileserver sowie Drittparteien-Cloud-Services durch die zentrale Plattform auf Microsoft 365 (TeamPlay) wurde eine neue digitale und moderne Arbeitsweise ermöglicht, die Zusammenarbeit intern und mit Externen verbessert und vereinfacht und die organisatorischen Fähigkeiten im Umgang mit Office 365 gesteigert.

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SERAFE: Einführung einer hochmodernen Kommunikationslösung in kürzester Zeit

Die SERAFE AG übernahm per Januar 2019 von  der Billag die Erhebung der Radio- und Fernsehabgaben bei den Schweizer Haushalten. Im Herbst 2018 befand sich die neue Erhebungsstelle noch im Aufbau und benötigte Unterstützung für die bevorstehende Erstabwicklung. Eine Telefonanlage und ein Contact Center mussten für die Mitarbeitenden von SERAFE AG in kürzester Zeit implementiert und in Betrieb genommen werden, um die Kontaktaufnahmen per Telefon (später auch via Chat) effizient abzuwickeln.

MondayCoffee konzipierte in kürzester Zeit eine Enterprise Skype for Business-Umgebung in den Datacentern der SERAFE AG und integrierte gleichzeitig die Contact Center-Lösung LUCS von Luware. Mitarbeitende können nun einfach und effizient untereinander, aber auch mit Partnern und Kunden via Audio, Video oder Chat kommunizieren.

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Von Betroffenen zu Beteiligten

Change Management – Dieser Begriff ist bei vielen Unternehmen unbeliebt geworden. Doch so essentiell es damals war Change zu verstehen, ist es heute umso mehr. Unsere Arbeitswelt ist im ständigen Wandel und erfordert daher auch stetiges Change Management.  

Als Consultant bei MondayCoffee haben wir nicht nur Zugriff auf zahlreiche Studien, sondern auch wertvolle Praxiserfahrung durch unsere Projektarbeit, welche uns Change Management, sowohl in der Theorie als auch in der Praxis, greifbar macht.  

Aus dem Vergleich der vielen Studien und aus der eigenen Praxiserfahrung bei MondayCoffee Projekten war es mir möglich, Barrieren und entsprechende Erfolgsfaktoren heraus zu kristallisieren.   

Es gibt 4 Barrieren der Veränderung, die ein Großteil der Menschen nicht bereit ist zu überwinden: 

1. Die Barriere des Nicht-Wissens: wenn wir etwas nicht verstehen, wollen wir es auch nicht versuchen.  

2. Die Barriere des Nicht-Könnens: wenn wir nichts von der Arbeitsweise im "neuen System" verstehen, wollen wir es auch nicht verwenden. 

3. Die Barriere des Nicht-Dürfens: Wir werden nicht gefragt und dürfen nicht teilnehmen oder mitgestalten, somit sind wir nur Betroffene anstatt Beteiligte.  

4. Die Barriere des Nicht-Wollens: wir haben das Gefühl, dass wir viel zu verlieren haben und weigern uns gegen jegliche Veränderung.  

Solange die Barrieren nicht realisiert und adressiert werden, wird es nahezu unmöglich sein, eine neue Arbeitsweise einzuführen. Wir, als Change Manager, müssen diese Barrieren verstehen und den Menschen dabei helfen, diese Barrieren zu überwinden. Betroffene zu Beteiligten machen ist eine hilfreiche Devise beim Einführen und Begleiten von Veränderungsprojekten.  

Was sind also die Erfolgsfaktoren eines Projektes? Das ist eine spannende Frage, vor allem wenn man bedenkt, dass ca. 70% aller (Change-) Projekte scheitern.  

Die 4 wichtigsten Erfolgsfaktoren lassen sich wie folgt zusammenfassen:  

1. Commitment aller Mitarbeiter aber vor allem das der Führungskräfte, welche an einen Strang ziehen müssen und als Vorbilder agieren.  

2. Expertise, um den Wandel zu stemmen und mit den Widerständen umzugehen  

3. Abholen der Mitarbeiter und Führungskräfte und das frühzeitig 

4. Kommunikation, ist einer der wichtigsten Bestandteile des Wandels. Die Kunst dabei ist zu unterscheiden auf welche Art (virtuell oder Face-to-Face) mit wem kommuniziert werden muss.  

Als Consultants, sind wir weder Psychologen noch können wir die Natur des Menschen verändern. Nichtsdestotrotz ist es uns bei MondayCoffee wichtig, dem Kunden mit Kompetenz, emotionaler Intelligenz und Empathie zu zeigen, dass wir die Widerstände im Change erkennen, verstehen und beratend zur Seite stehen. Dafür bieten wir eine bewährte Vorgehensweise an, mit der ein Change erfolgreich gemeistert werden kann.  

Mirjana Naum ist Business Consultant bei MondayCoffee GmbH

GENERALI: Die Mobilität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern und die Kundenbetreuung vereinfachen

Die Schweizer Tochtergesellschaft des italienischen Versicherungskonzerns Generali mit rund 1’800 Mitarbeitenden und 63 Agenturen hat 2016 die Umstrukturierung ihrer IT-Infrastruktur ausgeschrieben. Das Generalunternehmen Avectris hat die Gesamtausschreibung gewonnen und für die Bereiche Unified Communication & Collaboration (UCC) und Callcenter den passenden Partner gesucht.

MondayCoffee konzipierte für Generali eine Enterprise Skype for Business-Umgebung in den Datacentern der Avectris. Nahtlos integriert in Skype for Business wurden zudem die Contact Center-Lösung LUCS, Teammanager von Luware und eine revisionskonforme Sprachaufzeichnungslösung mit dem Marktführer Verint/Verba. Generali-Mitarbeiter können heute mobiler arbeiten und Kunden über den wichtigsten Kanal – das Telefon – optimal bedienen.

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REICHLE & DE-MASSARI: Mehr Engagement und Innovationskraft mit der Einführung von CoffeeNet 365

Die Reichle & De-Massari AG entwickelt und produziert seit 1964 Verkabelungslösungen für High-End-Kommunikationsnetze. Mit hoher Produktqualität und innovativem, zukunftsorientiertem Systemdesign sorgt das Unternehmen für zukunftssichere Netzwerke und langfristige Investitionssicherheit. R&M ist in der Schweiz Marktführer und gehört zu den Top-Playern in Europa, im Mittleren Osten sowie in Asien.

Um das SharePoint-Intranet vor Ort durch eine moderne, benutzerfreundliche Plattform mit verbesserten sozialen Kommunikationsmöglichkeiten zu ersetzen und so intern die Kommunikation und das Engagement zu fördern, entschied sich R&M für die Collaboration-Lösung CoffeeNet 365.

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BÜHLER GROUP: Eine zukunftsweisende Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation schaffen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Als globales Unternehmen mit 13.000 Mitarbeitenden in 140 Ländern benötigte Bühler eine einzige Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit unter der Belegschaft sowie mit externen Interessengruppen. Die Cloud-Software von MondayCoffee, die die wichtigsten Technologien von Microsoft auf einer benutzerfreundlichen und standardisierten Plattform intelligent kombiniert, ermöglichte dem Unternehmen das Zugreifen, Teilen und Verteilen aller relevanten Informationen und Kenntnisse – überall und jederzeit. Globale Teams können damit effizienter arbeiten und die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern. Bühler hat eine zukunftssichere Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation geschaffen.

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