Aufbruch in die hybride Arbeitswelt

Bild: MondayCoffees Office in München

Das Arbeiten in der häuslichen Enge mit rein virtuellem Kontakt zu Teammitgliedern, Kundschaft und Geschäftspartnern hat in uns die Sehnsucht nach mehr geweckt.  

Seit die Pandemie uns ins Homeoffice gezwungen hat, haben nur wenige persönliche Meetings stattgefunden – und die, die am meisten Spass machen, fehlen nach wie vor: der informelle Plausch bei der Kaffeemaschine oder am Schreibtisch eines Kollegen, ein Feierabendbier oder das jährliche Büroessen.  

Immer häufiger stellt sich die Frage: Kommt die alte Bürokultur zurück? Wollen wir denn zurückkehren?  

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Erst jetzt wissen wir, wie es ist. 

Während einige Branchen wie Medien, Telekommunikation, IT und Energie schon seit Jahrzehnten Remote-Arbeit praktizieren, haben die meisten von uns bisher kaum von zu Hause aus gearbeitet. Viele hatten regelrecht Zweifel, ob das so eine gute Idee ist. Ich erinnere mich an Diskussionen über all die Nachteile, wenn man Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten lässt: wie unmöglich es sei, sie zu managen, und wie unproduktiv die Arbeit ausserhalb des Büros sei. 

“Die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen.”

Heute wird Telearbeit nicht mehr als Wohlfühl-Vergünstigung für ausgewählte Mitarbeitende wahrgenommen. Nach einem Jahr Pandemie haben sich die Vorteile bewährt – und sind die wirklichen Herausforderungen zum Vorschein gekommen. Meiner Meinung nach die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen. Ja, wir haben die virtuelle Kaffeepause und das virtuelle Feierabendbier ausprobiert. Aber finden Sie das nicht auch irgendwie seltsam?

Die Entdeckung einer neuen hybriden Arbeitsweise 

Was kommt als Nächstes?  

Auch wenn wir die pandemiebedingten Schliessungen hinter uns lassen, wird ein Teil unseres Remote-Arbeitsverhaltens bestehen bleiben. Eine BCG-Umfrage unter Tausenden von Führungskräften und Beschäftigten in ganz Europa prognostiziert jedenfalls einen deutlich höheren Anteil an Remote-Arbeit als vor 2020. Nach der Umfrage werden ausserdem mehrere Vorteile damit einhergehen: höhere Produktivität, geringere Bürokosten und mehr Vorteile für die Mitarbeiterschaft. 
Die Umfrageteilnehmenden wurden auch nach den Herausforderungen der Remote-Arbeit gefragt. Ihre Antworten: die Aufrechterhaltung der Arbeitskultur, die Sicherstellung des Team-Engagements und dass Innovation, Kontrolle und die Produktivitätssteigerung nicht mehr auf die gleiche Weise wie vor Ort funktionieren. 

Einige unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird. Eine Kombination aus persönlicher und virtueller Zusammenarbeit. Eine Kombination aus ‚zu Hause‘ und ‚im Büro‘ – aber mit anderen Parametern oder Regeln. Wir werden nicht unbedingt ins Büro gehen, um dort einfach an unserem persönlichen Schreibtisch zu sitzen. Stattdessen wollen wir uns dort mit einer bestimmten Gruppe von Menschen treffen, um in einem bestimmten Format zusammenzuarbeiten. Wir arbeiten nicht nur von zu Hause aus, weil es uns mehr Flexibilität ermöglicht oder weil wir zu den Glücklichen gehören, die das dürfen. Wir arbeiten von zu Hause aus, weil wir dort für bestimmte Tätigkeiten produktiver sind.

“Unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird.”

Bei MondayCoffee, wo ich arbeite, haben wir unsere Informationsinfrastruktur in die Microsoft-Cloud verlagert, sobald dies vor ca. sieben Jahren möglich wurde. Schon vor der Pandemie kann ich mich an keine Meetings ohne Remote-Beteiligte, digitale Whiteboards oder Videokonferenzen erinnern. Auch in unserem Unternehmen sehnen wir uns zurück ins Büro, vor allem für bestimmte Collaboration-Szenarios. Innovationsworkshops, Schulungen und Teambuilding sind einfach viel effektiver, wenn sie persönlich stattfinden. Sofern dies die Hauptgründe für den Aufenthalt im Büro sind, stellt das die aktuelle Raumaufteilung dort in Frage: weniger Einzelarbeitsplätze und dafür mehr und neue Formate von Meetingräumen, die den spezifischen Anforderungen der Zusammenarbeit gerecht werden.

“Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen.”

Wir brauchen neue Regeln  

Wie man ‚hybride Arbeit‘ organisiert, sollte in Unternehmen offen diskutiert werden. Es bedarf neuer Regeln – in erster Linie, um die Gesundheit unserer Arbeitskräfte zu gewährleisten.   

Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen. Unternehmen und ihre Führungskräfte müssen ihren Arbeitskräften die richtigen Werkzeuge und Regeln bereitstellen, damit sie ein gesundes Gleichgewicht halten und von Anfang an der Versuchung widerstehen, in ihrer Freizeit Geschäftsmails und Benachrichtigungen zu checken. Doch nicht nur die Mitarbeitenden, auch die Führungskräfte benötigen Unterstützung darin, wie sie ihre Teams in einer hybriden Welt führen können. 

Es gibt ein völlig neues Terrain zu entdecken. Und ich freue mich darauf, dieses gemeinsam mit meinen Kolleg*innen von MondayCoffee zu erkunden und noch einmal zu definieren, wie man in dieser entstehenden hybriden Umgebung am besten und modern arbeitet. Ich bin zuversichtlich, dass dieser Wandel uns viele Innovationen und Möglichkeiten bescheren wird, um die Arbeit effektiver, effizienter und gleichzeitig gesünder zu gestalten. 

Mark Albrecht ist Director Corporate Development bei MondayCoffee AG.

Source illustrations: vecteezy.com

Das Chaos als Chance, die Dinge anders zu denken

3 Leitgedanken zum neuen Arbeiten

Ein Blog-Beitrag von Reto Meneghini, Mitgründer und CEO MondayCoffee. Reto Meneghini setzt sich seit über 20 Jahren mit der Digitalisierung des Arbeitsplatzes auseinander. Seine Firma MondayCoffee unterstützt Unternehmen dabei, eine moderne Arbeitsweise in ihrer Organisation zu etablieren.

Es gab Zeiten im zu Ende gehenden Jahr, da sehnte ich mich nach weniger online! Wo ich sonst keine Gelegenheit auslasse, alles Mögliche in meinem Alltag zu digitalisieren. Ich träumte nachts vom Fliegen, da die Routine des Ständig-unterwegs-Seins plötzlich komplett fehlte. Vieles war anders dieses Jahr. Die Arbeitswelt wurde auf den Kopf gestellt. Wie so viele von uns, stellte auch ich mir die Frage, wie wir die Zukunft des Arbeitens gestalten werden. Ich kam dabei auf folgende 3 Leitgedanken:

1. Gleichberechtigung zwischen Remote-Working und Office-Working

Als ein Unternehmen, das seit über 20 Jahren Modern-Workplace-Solutions anbietet, wissen wir, dass Remote-Working funktioniert. Und seit diesem Jahr wissen wir, dass es sogar noch besser funktioniert, als wir dachten. Wir haben heute Kunden im Portfolio, die wir noch nie physisch getroffen haben. Verkaufsgespräche, Verhandlungen oder Kreativ-Workshops finden online statt. Erst jetzt, da wir dazu gezwungen wurden Neues auszuprobieren, erkennen wir die Vorteile, gewisse Dinge auch online zu tun. Dinge, die wir früher reflexartig offline erledigten, weil wir es so gewohnt waren und ein Online-Format auf den ersten Blick nur Nachteile hatte.

Klar, es gibt im aktuellen pandemiebedingten Szenario ‚Remote-Working-Only‘ ungelöste Fragen, auf die auch wir bei MondayCoffee keine perfekte Antwort haben. Zum Beispiel: Wie etabliere ich mich als New-Joiner in einem Team, welches ich noch nie gesehen habe? Wie komme ich an den letzten Company-Gossip, wenn die ungeplanten Gespräche auf dem Weg zum Meeting-Raum oder in der Kaffee-Ecke fehlen?

Würde mich also jemand fragen, ob Büros überflüssig werden, wäre meine Antwort klar Nein. Was meiner Meinung nach aber zukünftig anders sein wird, ist der Grund, warum jemand ins Office geht. Weniger, um an einem Tisch zu sitzen und zu arbeiten, sondern vielmehr, um eine/n ArbeitskollegIn zu treffen. Für ein Meeting, für einen Austausch, für das eigene Bedürfnis nach sozialer Interaktion. Zwischen der 1. und der 2. Welle verspürten einige bei uns im Team den Wunsch, ins Office zu gehen. Nicht, weil sie die Arbeit nicht zuhause erledigen konnten, sondern weil sie eine Begegnungsstätte suchten. Dahingehend müssen wir über die Nutzung und Positionierung des Office nachdenken. Wir sollten das Chaos, das sich uns dieses Jahr präsentierte, auch als Chance nutzen, Dinge neu zu denken. Anders zu denken.  

“Das Büro der Zukunft wird mehr der Begegnung als der Arbeit dienen.”

Wir brauchen sicherlich eine Gleichberechtigung zwischen Remote-Working und Office-Working, damit wir die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Teams befriedigen können. Damit sie sich bestmöglich entfalten können.

2. Im Alltag ansetzen

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes wird im ‚New-Normal‘ ohne Frage ein Top-Thema bleiben. Was mir in diesem Jahr einmal mehr bewusst wurde, ist, dass die Digitalisierung im Alltag stattfinden muss. Digitalisierung wird zu oft noch mit Technik gleichgesetzt und landet in der IT-Abteilung – oder sie findet in der Strategie-Abteilung auf Papier statt. Doch modernes Arbeiten entsteht nicht in erster Linie durch Strategie oder Technik, sondern durch Verhaltensänderungen jedes einzelnen Mitarbeitenden.

“Modernes Arbeiten entsteht nicht in erster Linie durch Strategie oder Technik. Sondern durch Verhaltensänderungen jedes einzelnen Mitarbeitenden.”

Viele Unternehmen werden nun intensiv in die Digitalisierung am Arbeitsplatz investieren. Das ist gut so. Meine Empfehlung: Nicht zu lange in der Strategie und IT-Sphäre verweilen, sondern mit einer Task-Force in den Alltag der Abteilungen abtauchen, sich auf den ersten Blick banale Workflows anschauen, und im Kleinen anfangen, sich an das Neue heranzutasten. Die vielen kleinen Verhaltensänderungen werden Grosses bewegen.

3. Die Unternehmenskultur findet neue Wege

Viele stellen sich in diesem Jahr auch die Frage, ob die Unternehmenskultur auf der Strecke bleibt, wenn das Remote-Working überhandnimmt. Doch wie wird Unternehmenskultur überhaupt vermittelt? Über die Stimmung im Office? Die Räumlichkeiten? Auf den Weihnachts- und Sommerfesten? Auch, ja. Vor allem aber über das Verhalten.

Reto Meneghini, Mitgründer und CEO MondayCoffee

Ich habe bei uns im Kleinen festgestellt, dass Mitarbeitende, die in diesem Jahr – zuhause! – gestartet sind, gewisse Verhaltensmuster ihrer TeamkollegInnen bereits übernommen haben. Ich habe als CEO auch bemerkt, dass meine Abwesenheit im Office und die fehlende Nähe zu MitarbeiterInnen, mit denen ich nicht direkt zusammenarbeite, mich auf neue Ideen gebracht haben. Einfach einmal einen Mitarbeitenden anrufen und mich mit ihm per Video-Call austauschen. Kultur wird ja vor allem auch im persönlichen Gespräch übermittelt. Offline genauso wie online. Eine Mitarbeitende von mir schlug mir eine Lunch-Lotterie vor: Nummer ziehen und wer die gleiche Nummer hat, trifft sich beim Online-Lunch. Im Vordergrund steht das Gespräch.

Vielleicht ist die momentane Herausforderung ein guter Zeitpunkt, um uns zu überlegen, wie wir auch das Kultur-Thema noch stärker am Alltag festmachen können. An spezifischen Use-Cases. Und vielleicht finden sich ja auch neue Wege, wie Kultur vermittelt werden kann.

Wir brauchen ganz klar beide Welten – die physische und die digitale –, um eine Unternehmenskultur zu schaffen, zu vermitteln und zu leben. Doch ich gehöre hier ganz klar zu denen, die eine Chance darin sehen, ein Thema mal anders zu denken.

“Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt sehr viel Neues auszuprobieren. Mit den Learnings daraus, gilt es nun die “Zukunft des Arbeitens” zu gestalten.”

Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt viel Neues auszuprobieren. Teils waren wir erstaunt, wie gut es ging. Wie schnell alles ging. Teils standen wir vor Herausforderungen, die wir noch meistern müssen. Sicherlich haben wir viel, sehr viel, dazugelernt und ich bin überzeugt, dass wir mit diesen Learnings die ‚Zukunft des Arbeitens‘ erfolgreich gestalten können.