Challenge #6: Auflösung von Wissenssilos

Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen müssen verarbeitet werden. Desto schwieriger ist es auch, den Überblick zu behalten. Zudem arbeiten und kommunizieren die Abteilungen oft in Silos. Dabei ist der Austausch von Wissen und Informationen gerade in Zeiten von Remote-Arbeit ein wichtiger Erfolgsfaktor.

“Wir ertrinken in Informationen, aber uns dürstet nach Wissen.”

— John Naisbitt

STATUS QUO: UNTERNEHMENSWISSEN IST IN SILOS VERSTECKT

Wissen ist heute eine der wertvollsten Ressourcen. Als solche gewinnt es rasant an Bedeutung – nicht nur in der Wirtschaft in Form von Technologie- oder Handlungskompetenz, sondern auch in anderen Lebens- und Arbeitsbereichen. Doch Wissen ist oft ungleich verteilt oder in Unternehmenssilos versteckt.

DAS PROBLEM: INFORMATIONSCHAOS UND WISSENSLÜCKEN BREMSEN DIE ARBEITSABLÄUFE

Wie lässt sich Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden? In der Theorie wird Wissen in zwei Kategorien eingeteilt: implizites und explizites Wissen. Explizites Wissen ist einfach erklärt: Dazu gehören Informationen, die in irgendeiner Form erfasst und dokumentiert wurden. Explizites Wissen kann relativ leicht von anderen Mitarbeitenden adaptiert werden. Beispiele hierfür sind Prozessbeschriebe, Checklisten, Notizen, Anleitungen oder Arbeitsanweisungen.

Kritisch ist der Umgang mit implizitem Wissen, auch als stilles Wissen bekannt, denn es existiert nicht in schriftlicher Form. Mitarbeitende sind oft nicht in der Lage, dieses Wissen verbal oder schriftlich zu formulieren. Implizites Wissen wird durch langjährige Erfahrungen erworben. Je grösser der implizite Wissensspeicher eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, desto gefährlicher ist der Wissensverlust für das Unternehmen, wenn diese Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt.

Kulturelle und strukturelle Herausforderungen

Vor allem Unternehmen mit einer traditionellen Organisation und Kultur stehen vor einer weiteren Herausforderung: Wissenshortung. Unternehmen ohne Wissensmanagement-System laufen Gefahr, dass Wissen nicht mit den Kolleginnen und Kollegen geteilt wird, um ein Alleinstellungsmerkmal zu wahren. Wenn eine Arbeitskraft mit Expertise das Unternehmen verlässt, können bedeutende Wissenslücken entstehen.

Auch alte und streng abgegrenzte Berechtigungsstrukturen verhindern den einfachen Austausch von Wissen zwischen den Abteilungen. In vielen Fällen ist nicht einmal bekannt, dass Wissen bereits intern existiert. Zwar existiert dieses Wissen oft in schriftlicher Form, etwa als Anleitung in privaten Notizbüchern oder Dokumentationen abgelegt auf Laufwerken. Doch nur ein kleiner Personenkreis kann die Informationen auch aufrufen.

“Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen der Wissensentkopplung.”

DIE LÖSUNG: EIN KNOWLEDGE CENTER, VON DEM ALLE PROFITIEREN

Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen. Zwei Fragen stellen sich:

1) Wie können Firmen das implizite Wissen ihrer Mitarbeitenden in explizites Wissen umwandeln?

2) Wie können andere Mitarbeitende einfach auf den Wissensspeicher der Firma zugreifen?

Genau hier setzt die Modern-Work-Lösung von MondayCoffee an. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, die Transparenz schafft und wichtige Informationen konsolidiert. Wissen lässt sich von Personen entkoppeln, indem das implizite Wissen in Wissensbeiträgen festgehalten wird. Einfache Vorlagen helfen den Mitarbeitenden, Struktur und Einheitlichkeit über alle Formate hinweg zu wahren.

DAS ERGEBNIS: WISSEN IST SCHNELL ZUGÄNGLICH – UND BLEIBT IM UNTERNEHMEN

Mitarbeitende können schnell und einfach auf Wissen und Wissensträger zugreifen – wo und wann immer sie arbeiten. Durch vordefinierte Kategorien ist das Wissen der unterschiedlichen Fachbereiche über Filter oder Suchfunktionen leicht auffindbar.

Damit sind die Informationen direkt in das Tool der täglichen Arbeit integriert – statt in weiteren Subsystemen, die Mitarbeitende erst aktiv öffnen müssen. Durch die saubere Kategorisierung und ein klares Berechtigungskonzept kann jeder das Wissen über die Suche einfach aufrufen. Erst dann können Mitarbeitende effektiv voneinander lernen und ihre Best Practices nachhaltig im Unternehmen verankern.

Bei Bedarf können Mitarbeitende Wissen jederzeit ergänzen. Durch die Funktion Chat2Knowledge lässt sich Wissen mit wenigen Klicks in der ganzen Unternehmung teilen – und das, ohne die Anwendung zu verlassen.

Welche Erfahrungen und Best Practices bringen Ihre Teams mit? Die Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 macht das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden sichtbar – damit alle vom Wissen der anderen profitieren können.

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Challenge #5 Kontaktformular

Ein Copilot für (fast) alle Aufgaben

Artificial Intelligence (AI) – oder künstliche Intelligenz (KI) auf Deutsch – ist eine der revolutionärsten Technologien der letzten 50 Jahre. Sie bietet beeindruckende Funktionen, führt zu schwindelerregenden Unternehmensbewertungen und stellt uns alle vor neue Herausforderungen – von denen die meisten noch nicht absehbar sind.  

An sich ist AI nicht neu: An Universitäten wurde bereits in den 1950ern damit experimentiert. Neu ist aber, dass die massive cloudgestützte Rechenkapazität inzwischen deutlich stärkere Modelle hervorbringt. Die Anzahl leistungsfähiger Generative-AI-Tools explodiert geradezu. Nutzen wir die Technologien mit Herz und Verstand, zeigt sich ihr wahres Potenzial. Zum Beispiel am Modern Workplace. 

Was leistet AI bei der täglichen Arbeit?  

Im Jahr 2022 nutzten laut Bitkom 9 Prozent der Unternehmen bereits AI. Dabei arbeiten viele Menschen bereits täglich mit der Technologie, ohne sich dessen bewusst zu sein. Mittlerweile funktioniert jede Microsoft 365 App AI-gestützt, um einzelne Aufgaben zu erleichtern und subtil die Produktivität zu steigern.  

Ein paar Beispiele: 

• In Teams-Calls sorgt AI für einen besseren Sound und optimiert die Videoübertragung entsprechend der verfügbaren Verbindungsqualität. Die Echtzeit-Übersetzung in den Calls vereinfacht die Zusammenarbeit in mehrsprachigen Teams.  

• Die KI kann auf E-Mails und Teams-Nachrichten passende Antworten vorschlagen und direkt übersetzen. 

• PowerPoint-Slides lassen sich binnen Sekunden mit KI-generierten Layoutvorschlägen aufhübschen.  

• Bilder werden im Cloudspeicher OneDrive automatisiert mit Tags ausgestattet, die die NutzerInnen bei der Bildersuche unterstützen.  

• Word-Texte lassen sich im Hinblick auf Grammatik und Stil optimieren und Excel-Tabellen mittels AI-Analyse rasch überfliegen und erfassen.  

Nächste Station: Microsoft 365 Copilot 

Die Reise geht noch viel weiter: Nach der Investition in OpenAI, dem Unternehmen hinter ChatGPT, hat Microsoft angekündigt, ihre Apps an vielen Stellen künftig noch stärker mit Next-Gen-AI zu unterstützen. Unter dem Begriff «Microsoft 365 Copilot» wird ein Large Language Model (LLM) mit den Benutzerdaten der Mitarbeitenden verknüpft, um das Arbeiten noch produktiver zu gestalten. Der Copilot ist auf zwei Arten integriert: in die einzelnen Apps und als neuer Business-Chat, der Ihr Team appübergreifend unterstützt.  

Noch sind es nur Ankündigungen, aber Microsoft verspricht uns mit dem Copilot spannende Mehrwerte. Alles, was es dafür braucht, sind ein paar Textbefehle (Prompts) wie: 

• Entwirf einen 2-seitigen Projektvorschlag (Word) basierend auf Informationen in dieser Präsentation und dieser Excel-Tabelle. 

• Erstelle eine 10-seitige Präsentation basierend auf dieser Word-Datei und setze dabei relevante Fotos ein. 

• Fasse E-Mails in Outlook zusammen, die ich während des Urlaubs verpasst habe.  

• Fasse in einem Teams-Meeting zusammen, was sich bisher ereignet hat. 

• Stelle für die bevorstehende Kundenbesprechung die wichtigsten Punkte zusammen aus den bestehenden Chats, E-Mails und Dokumenten. 

The fool with a tool is still a fool …  

Mit unserem Modern-Work-Ansatz wollen wir diese technologischen Neuerungen einsetzen, um deren Produktivitätspotenziale zu realisieren. Die Verfügbarkeit solcher Tools und Funktionalitäten allein bringt allerdings noch keine Vorteile.  

Quelle: Microsoft

Zuerst müssen die Menschen hinter der Technologie lernen, sie ganz bewusst anzuwenden. Nur dann entstehen daraus Mehrwerte. 

Diese Fähigkeit der AnwenderInnen bezieht sich auf mehrere Dimensionen: Die Bedienung der Tools ist das Eine. Das Andere sind die Vereinbarungen in der täglichen Zusammenarbeit und die kritische Einordnung dessen, was die Tools produzieren. All das sind kleine Bausteine einer modernen Arbeitsweise, die Grosses bewirken kann.  

Gespannt, wie AI Ihre Arbeit vereinfachen kann? Wir zeigen es Ihnen.  

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New Form 3

Warum Klick-Training nicht ausreicht – und wie Modern Work besser funktioniert

Die neue Software, die der Belegschaft helfen sollte, digitaler und moderner zu arbeiten, ist implementiert. Auch ein Training wurde mit allen Mitarbeitenden absolviert. Doch die alten Arbeitsweisen verharren. Die erhoffte Veränderung bleibt aus. 

Wie eine Software funktioniert und welche Funktionen wo aufrufbar sind, lässt sich oft in kurzer Zeit erklären.  

Modern Work ist aber kein Tool, sondern ein Mindset. Es reicht nicht zu verstehen, wie neue Plattformen funktionieren. Neben der Theorie und dem Warm-up müssen die Mitarbeitenden die Hintergründe und Ziele der Veränderung verstehen. Daneben sind Übung, Ausdauer und Routine nötig. Modern Work ist wie ein Muskel, der trainiert werden will.  

“Modern Work ist kein Tool, sondern ein Mindset.”

Unsere 6 Erfolgskriterien für die Modern-Work-Transformation 

Der Weg zum Modern Workplace hat zwei Dimensionen: die Implementierung einer Software (technische Ebene) und die Einführung der modernen Zusammenarbeit (soziale Ebene). Die Software ist das Mittel zum Zweck. Sie soll uns unterstützen, unsere tägliche Arbeit effizient und sinnvoll zu gestalten. 

Bei MondayCoffee besteht die Modern-Work-Transformation aus sechs Schritten, die aufeinander aufbauen:  

1. Interdisziplinäres Projektteam zusammenstellen 

2. Soll-Ist-Analyse durchführen, um den Veränderungsbedarf zu ermitteln 

3. Change-Story frühzeitig und regelmässig kommunizieren  

4. Neue Arbeitsweisen & Kommunikation gestalten und mit Pilotgruppen testen 

5. Verantwortung übertragen durch gezielte Rollenverteilung 

6. Trainingsphasen starten – mit Praxisübungen, Coaching und Vertiefung 

Als Erstes lohnt es sich die Situation zu analysieren: 

• Wo stehen wir heute und warum müssen wir uns ändern? 

• Was soll erreicht werden und wie kommen wir dorthin? 

• Was bedeutet das für die Mitarbeitenden und was bleibt gleich? 

Die Notwendigkeit der Veränderung, der Mehrwert und die Vision hinter der neuen Arbeitsweise muss identifiziert werden, genauso wie der Umfang, die Bedeutung und die Auswirkungen des Projekts – und zwar auf allen Ebenen. Daraus lassen sich Handlungsfelder ableiten, die als Basis für einen Massnahmenkatalog für die Transformation dienen.  

Kein Change ohne Story 

Daraus entsteht auch die Change-Kommunikation. Wir entwickeln mit Kundinnen und Kunden eine Change-Story und einen Change-Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass die Veränderung konsistent und gezielt auf ausgewählten Kanälen kommuniziert wird.  

Warum ist das wichtig? Als Unternehmen wollen Sie effizienter arbeiten – Ihre Mitarbeitenden wollen aber in erster Linie wissen, was die Umstellung für sie bedeutet. Eine emotionale Verbindung erleichtert das Umdenken, das Annehmen der neuen Prozesse. Wenn Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen nicht in der Kommunikation und den weiteren Massnahmen berücksichtigt werden, dann kann das zu Blockaden und Widerständen führen. Daran sind bereits viele Transformationsprojekte gescheitert.  

“Mitarbeitende müssen wissen, was die Umstellung einer neuen Arbeitsweise bedeutet, um das Umdenken und das Annehmen neuer Prozesse zu erleichtern.”

Routine aufbauen durch gezielte Kommunikation 

Ist die Modern-Work-Software implementiert und sind die Verantwortlichkeiten verteilt, beginnt das Training – kein Klick-Training, sondern die eigentliche Modern-Work-Fitness. Im regelmässigen Turnus wird mit gezielten Trainingsimpulsen der Modern-Work-Muskel aufgewärmt und das Muskelgedächtnis gestärkt. Und zwar immer wieder auf eine neue Art und Weise. 

Zu den Massnahmen gehören zum Beispiel: 

• allgemeine Information über das Transformationsprojekt und Erfolge 

• Grundlagen zu den Tools 

• regelmässige Q&A-Runden 

• Videos zu den wichtigsten Use Cases 

• Einführung in die Key-User-Community und den Supportprozess 

• Best-Practices 
  
  
  

Wann ist die Modern-Work-Fitness erfolgreich? 

Eine gute Fitness besteht aus vielen Facetten. Den grössten Erfolg erzielen Sie, wenn Sie das Thema ganzheitlich denken. 

Wichtige Erfolgsfaktoren sind unter anderem: 

• Expectation Management: Das Management muss verstehen, dass durch die neue Arbeitsweise zwar vieles besser wird, sich aber nicht alle Herausforderungen in der Führung gleich in Luft auflösen. Mitarbeitende sollten verstehen, dass sie ihre individuelle Arbeitsweise im Sinne des Firmenerfolgs bis zu einem gewissen Grad anpassen müssen.  

• Vorbildfunktion: Verantwortlichkeiten für Modern Work müssen im Unternehmen strategisch verankert –  und am besten auf mehreren Schultern verteilt werden. Führungskräfte und weitere Schlüsselpersonen müssen sich ihrer Vorbildsfunktion im Klaren sein. 

• Einsatz und Verbindlichkeit: Engagement, Commitment und Verbindlichkeit sollen auf allen Ebenen gefördert und gefordert werden. 

• Zeit: Mitarbeitenden brauchen Zeit, um in Modern Work fit zu werden. Sie müssen sich bewusst Zeit dafür nehmen und die neuen Verhaltensweisen in Ruhe trainieren können.  

• Abwechslung: Immer wieder dasselbe zu trainieren, wird auf Dauer langweilig und ineffizient. Damit das Transformationsprogramm erfolgreich wird, muss es abwechslungsreich sein und viele praktische Übungen enthalten. Innovative E-Learning-Tools wie Micromate verleihen eher trockenen Themen durch Micro-Learning und Gamification einen spielerischen Charakter. 

• Nähe: Ein Trainer sollte immer in der Nähe sein. Bei Problemen wollen Mitarbeitende nicht erst ein IT-Ticket erstellen und lange auf eine Antwort warten müssen. Wir bei MondayCoffee stellen sicher, dass eine Key-User-Community aufgebaut und gepflegt wird, die Mitarbeitende rasch durch den Prozess begleitet. 

• Selbstverantwortung: Lern-Portale runden das Trainingserlebnis ab. Sie stehen den Anwenderinnen und Anwendern jederzeit für flexibles Self-Learning zur Verfügung. 

“Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit entsteht durch das Aufbrechen alter Gewohnheiten und das Einführen neuer Verhaltensweisen. ”

Gute Zusammenarbeit ist eine Frage des Trainings 

Wie Muskeln nicht von heute auf morgen wachsen, lässt sich auch Modern Work nicht durch eine einmalige Klick-Schulung im neuen Modern Workplace erlernen. Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit entsteht durch das Aufbrechen alter Gewohnheiten und das Einführen neuer Verhaltensweisen. Sie kann nur funktionieren, wenn alle mitmachen. Wenn die neuen Prozesse begeistern und die Vorteile erkannt werden. 

Wir bei MondayCoffee schaffen dafür den Nährboden. Mit der Modern-Work-Lösung CoffeeNet 365, die neue Arbeitsweisen use-case-basiert abbildet und mit unserem Ansatz zur Modern-Work-Transformation zum Leben erwecken.   

Die Weichen stellen für Modern Work

Würden wir Menschen unterschiedlicher Generationen zu der damaligen und heutigen Arbeitsweise befragen, könnten die Aussagen wohl nicht unterschiedlicher sein. Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert.  

Klassische Organisationsmodelle kommen in unserer schnelllebigen Welt an ihre Grenzen, genauso wie viele Mitarbeitende, die mit Datenflut und kontinuierlicher Ablenkung zu kämpfen haben.

Zwei Fragen stellen sich: 

• Wie kann die Geschäftsführung eine Organisation etablieren, die zuverlässig und effizient und gleichzeitig schnell und agil ist, um in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu operieren?  

• Wie stellen sie dabei die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sicher? 

Die unmittelbare Antwort: Digitalisierung. Technologie.

Unsere Antwort: Eine neue Arbeitsweise.

Studien belegen eine Produktivitätssteigerungspotenzial von 20–25 % durch den Einsatz von Collaboration-Tools. Das Potenzial ausschöpfen können aber nur die Unternehmen, die ihre Arbeitsweise anpassen, eine offene Kommunikation und das Teilen von Wissen fördern und eine vernetzte Organisation ins Leben rufen.

7 goldene Regeln einer modernen Arbeitsweise 

Wir durften in den letzten 20 Jahren bereits einige Unternehmen auf ihrem Weg zu einer moderneren Arbeitsweise begleiten. Folgende 7 goldene Regeln für eine moderne Arbeitsweise haben sich herauskristallisiert: 

Von den Regeln zur Adoption 

Wie schafft man die richtigen Voraussetzungen, damit diese Regeln angewendet werden können? Wie bringt man die Mitarbeitenden dazu, sie einhalten zu wollen? 

Dafür haben wir eine eigene Modern-Workplace-Lösung entwickelt.  

Sie stellt die Mitarbeitenden und ihre Arbeitsszenarien ins Zentrum. Im Dialog mit ihnen wollen wir verstehen, wie sie heute arbeiten – als einzelne Arbeitskraft, in Abteilungen, in Teams, auf Projekten oder in Arbeitsgruppen. Mit unserer out-of-the-box Modern-Workplace-Lösung und Best-Practice-Konfiguration der Microsoft-365-Technologien zeigen wir ihnen dann direkt live auf, wie ihre Arbeitsschritte und Arbeitsprozesse als Einzelarbeitskraft oder in der Zusammenarbeit mit anderen digitalisiert und effizienter gestaltet werden können. Vor allem aber lassen wir sie direkt erleben, wie eine modernere Arbeitsweise ihren Arbeitsalltag vereinfachen kann. Mehr Selbständigkeit. Schnelleres Finden von Wissen. Einfachere Kommunikation. Nicht auf die Tools müssen sie sich konzentrieren, die neue Arbeitsweise steht im Zentrum.  

Organisationsweite Skalierung einer modernen Zusammenarbeit

Die einzelnen Arbeitsszenarien hinterlegen und konfigurieren wir als Unternehmensstandards und auf Basis von Best-Practice-Vorlagen in unserer Modern-Workplace-Lösung. Das ermöglicht die organisationsweite Skalierung einer langfristig geordneten und strukturierten Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Gleichzeitig sind damit die nötige Governance und Security in einer vernetzten Organisation sichergestellt. 

Für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’ wurden wir kürzlich von Microsoft mit einer erweiterten Spezialisierung ausgezeichnet.  

Sie möchten das Potenzial einer modernen Arbeitsweise in Ihrer Organisation besser verstehen? Unsere Expertinnen und Experten freuen sich über einen Austausch mit Ihnen.  

Kontakt aufnehmen

Modern Work Adoption Kontakt

MondayCoffee qualifiziert sich für die erweiterte Spezialisierung ‚Adoption & Change Management‘

MondayCoffee hat von Microsoft erneut eine erweiterte Spezialisierung erhalten. Diesmal für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’. Im Mai 2021 qualifizierte sich MondayCoffee bereits für ‚Calling for Microsoft Teams’. 

Die Auszeichnung ist ein Nachweis dafür, dass unsere KundInnen den höchsten Standard für die Bereitstellung und den Support in diesem Bereich geniessen.  

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Ein erprobter Ansatz zur Digitalisierung 

Die Digitalisierung beginnt bei den Mitarbeitenden. Im Arbeitsalltag. Ein Credo, auf welches wir seit über 20 Jahren unsere Beratungsleistung und Modern-Work-Lösung ausrichten. ‚Adoption & Change Management’ ist der Kern unseres Kundenversprechens.  

«Ein Tool einzuführen ist das eine, eine moderne Arbeitsweise in Unternehmen zu etablieren, eine andere Geschichte», sagte unsere Beraterin Melody Fleury kürzlich in einem Kundenreferenz-Video. Sie bringt es auf den Punkt.  

Damit uns die Adoption unserer Modern-Work-Lösung in Unternehmen gelingt, arbeiten wir mit folgendem Ansatz:  

• Wir stellen nicht das Tool in den Vordergrund, sondern den Umgang damit. Wir bringen den Mitarbeitenden nicht primär das Tool bei, sondern definieren mit ihnen alltägliche Use Cases und nutzen dann das Tool, um diese digital abzubilden und für alle auf Knopfdruck zugänglich zu machen. 

• Auf unseren Kundenprojekten suchen wir aktiv den Dialog mit den Mitarbeitenden der jeweiligen Organisation. Ohne den direkten Austausch mit ihnen würden wir unsere Mission nicht erfüllen können. Erst, wenn alle Mitarbeitenden unserer Kunden ihre Gewohnheiten ändern wollen und wissen, wie sie modern arbeiten können, sind wir am Ziel angekommen. 

• Change-Management setzen wir auf Projekten systematisch ein und mit unserer Modern-Work-Fertiglösung ermöglichen wir eine schnelle Adoption. 

Erfahren Sie mehr darüber, wie unsere Kunden EPRO und WZW AG von unserer Expertise in ‚Adoption & Change Management‘ profitiert haben. 

Bestens ausgestattet für die Adoption einer modernen Arbeitsweise 

Mit der erweiterten Spezialisierung für ‚Adoption & Change Management’ gehören wir zu einem sehr kleinen Anteil von Microsoft-Partnern, die einen vergleichbaren Fähigkeitsnachweis bieten können. Neben den bereits existierenden acht Gold Partner-Kompetenzen, die insbesondere unsere Technologiekompetenz nachweisen, freuen wir uns sehr, mit dieser Spezialisierung von Microsoft zusätzlich für unsere Beratungsdienstleistung zur Adoption einer modernen Arbeitsweise ausgezeichnet zu werden.  

Die digitalen Optimisten

THE CIRCLE

Microsoft Schweiz zieht demnächst in den CIRCLE ein. Für die rund 400 Mitarbeitenden in der Region Zürich gibt es viel offene Fläche und Kollaborationsräume in jeder Grösse. Klassische Fokusarbeitsplätze hingegen gibt es nur noch 88. Das hybride Arbeiten ist keine Zukunftsvision mehr.
Mit Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz, haben wir über die hybride Zukunft gesprochen. So viel steht fest: Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.

Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz

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Herr Holitscher – rund 400 der insgesamt 600 Mitarbeitenden der Microsoft Schweiz ziehen demnächst in den CIRCLE ein. Was erwartet sie?

Kein Ort, um E-Mails zu schreiben oder Telefonate zu führen, sondern ein Ort der Begegnung und Innovation.

Microsoft arbeitet seit 2012 ortsunabhängig. Bereits in Wallisellen standen die Gemeinschaftsräume im Vordergrund. Was ist im CIRCLE anders? Hatte die Pandemie zu kurzfristigen Änderungen in der Raumgestaltung geführt?

Wir haben nochmals 1.000 m² dazu gemietet für das Microsoft Technology Center, welches im Januar 2022 seine Türen öffnet. Dort wollen wir mit Kunden zusammenkommen, um über neue Technologien zu diskutieren und sie erlebbar zu machen.

70 Prozent unserer Büroräumlichkeiten im CIRCLE stehen auch unseren Partnern und Kunden offen. Wir wollen ins Office kommen, um gemeinsam Innovation zu betreiben. Dieser Trend hat sich nochmals verstärkt. In Wallisellen gab es 290 Fokus-Arbeitsplätze. Im CIRCLE sind es noch 88.

Ein klares Zeichen dafür, dass die physische Präsenz nicht erforderlich ist. 

Ja. Bei uns muss – mit wenigen Ausnahmen – niemand vor Ort sein. Die einzelnen Teams sollen sich untereinander organisieren – so, dass es für den Kunden, aber auch für jedes einzelne Teammitglied stimmt. Studien belegen, dass das Zusammenkommen eben doch gewünscht ist. Dafür wollen wir attraktive Möglichkeiten in unserem Space im CIRCLE anbieten.

Sie sprechen das Paradox an, welches der jährliche Work-Trend-Index von Microsoft schön aufzeigt: 71 Prozent der befragten Schweizer Arbeitnehmenden wünschen sich das hybride Arbeitsmodell, über 70 Prozent mehr Zeit physisch mit ihren Teams zu verbringen. Gibt es darauf bereits Antworten seitens Microsoft?

Die Technologie macht vieles möglich. Die Experience von hybriden Meetings, zum Beispiel, wird immer besser – mit Microsoft Teams, aber auch dank moderner Infrastruktur in Sitzungsräumen. Lautsprecher und Kamera richten sich automatisch auf die Person aus, die gerade spricht. Die Sitzungsräume bei uns im CIRCLE wurden so konzipiert und ausgestattet, dass eine optimale Meeting Experience für die Leute vor Ort und virtuell gewährleistet ist. 

Die Technologie ermöglicht die Flexibilität. Räumlichkeiten können angepasst werden. Das sollten wir zu unserem Vorteil nutzen – für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden genauso wie für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.  

Seit der Pandemie ist Microsoft Teams Herrn und Frau Schweizer wohl genauso bekannt wie Migros oder Coop. Was machen Sie daraus?

Wir sind enorm stolz, dass wir so viele Menschen befähigen konnten, mit Teams ihre Arbeit weiter zu tätigen, das Studium weiterzuführen oder auch einfach mit Familie und Freunden in Kontakt zu bleiben. Gleichzeitig war und ist es eine Riesenverantwortung und eine echte Belastungsprobe für das System. Die gute Nachricht: unsere Datencenter haben den Test bestanden. Die enorme und rasante Nachfrage hätte mit keiner anderen Infrastruktur abgefedert werden können. Es ist erfreulich zu sehen, dass immer mehr Unternehmen von den Vorteilen der Microsoft Cloud in der Schweiz Gebrauch machen und Microsoft Teams zum Mittelpunkt des Arbeitsalltags wird.

“Der Hybrid ist Realität. Die Menschen wollen so arbeiten. Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.”

Technologisch gesehen haben wohl einige CH-Unternehmen einen Sprung nach vorne gemacht. Ihre Infrastruktur auf einen neueren Stand gebracht. Microsoft spricht aber auch oft von Kultur. Im neuen Microsoft Technology Center will man Technologie greifbar machen. Wo gibt es – nach der Infrastruktur – bei den CH-Unternehmen noch am meisten Aufholbedarf, um ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich zu gestalten?

Wir bei Microsoft leben technologisch gesehen in einer Art Bubble. Bei vielen Unternehmen gibt es immer noch Personen, die keine mobilen Geräte haben. Keine Webcams. Da sind wir bei Microsoft in einer sehr privilegierten Situation. Wir haben und kriegen alles, um das hybride Arbeitsmodell voll auszukosten.

Die 3 Ps stehen unserer Meinung nach für eine hybride Zukunft im Vordergrund.

• PEOPLE: Die Menschen müssen verstehen und beurteilen können, wie sie Technologie für sich nutzen können, um Dinge zu verbessern. Dafür braucht es regelmässige Aus- und Weiterbildung.

• PLACES: Es gilt Räume umzugestalten, damit sie andere Zwecke und neue Bedürfnisse erfüllen können.

• PROCESS: Jeder einzelne noch so kleine Prozess muss auf den Prüfstand gestellt und neu gedacht werden.

Wie gehen wir zum Beispiel in Zukunft mit vertraulichen Unterlagen um, die nur auf Papier existieren? Können vertrauliche Dokumente mit nach Hause genommen werden? Wie stellen wir sicher, dass wir für Verträge die nötigen Unterschriften zusammenbekommen, wenn nicht mehr alle vor Ort arbeiten?

Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken. Der Hybrid ist Realität. Die Leute wollen so arbeiten – für die Generation Z wäre alles andere undenkbar.

Jedes Unternehmen braucht jetzt einen genauen Plan, wie man in Zukunft physisch und digital verbindet. Aber wir brauchen dafür auch die richtigen regulatorischen Rahmenbedingungen, die es uns ermöglichen, modernste Technologien einzusetzen. Die heutigen Gesetze wurden teils vor der Internet-Ära gemacht. Auch sie müssen neu gedacht werden. Dies soll verantwortungsvoll und keinesfalls auf Kosten von nicht verhandelbaren Werten wie Transparenz, Sicherheit oder dem Schutz der Privatsphäre geschehen.

Wir bei Microsoft sind digitale Optimisten. Wir glauben daran, dass sich eine hybride Welt schaffen lässt, in der wir erfolgreicher zusammenarbeiten und besser leben.

Von der Kunst, nie stillzustehen: MondayCoffee meets Fluid Framework

Für unseren SharePoint-Master und langjährigen Mitarbeiter Oliver Zeiser gehören das Ausprobieren von neuen Technologien und die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet zum Tagesgeschäft. Gemeinsam mit Oliver und seinem Team wollen wir sicherstellen, dass unsere Lösungen für unsere Kunden auch modern bleiben.  

In diesem Blog-Beitrag erzählt Oliver davon, was es heisst, hinter den Kulissen technologisch an vorderster Front zu arbeiten. Und zwar am jüngsten Beispiel des Fluid Frameworks für Realtime-Collaboration von Microsoft. Ein Erfahrungsbericht für alle, die einen tieferen Blick in die technologischen Entwicklungen von Microsoft werfen möchten.  

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Blog-Beitrag von Oliver Zeiser, SharePoint Master bei MondayCoffee

Als ich im Jahr 2013 damit begonnen hatte, die On-Premises-Welt mehr und mehr hinter mir zu lassen und unsere Modern-Workplace-Solution CoffeeNet für die Cloud und SharePoint Online zu entwickeln, ging ich selbst mit einer gehörigen Portion Skepsis ans Werk. Heute weiss ich, dass es die richtige Entscheidung war. Frühzeitig auf die richtigen Technologien zu setzen, zahlt sich langfristig aus.  

Acht Jahre später ist die Arbeit mit den neuesten Technologien zwar keineswegs einfacher, aber eben mein Tagesgeschäft geworden. Nichts ist in diesem neuen, sich so rasch verändernden Cloud-Zeitalter mehr wert als bereits echte Erfahrungswerte mit den neuesten Technologien in unsere Produkte einbringen zu können. Ein aktuelles Beispiel ist das Microsoft Fluid Framework.  

“Frühzeitig auf die richtigen Technologien zu setzen, zahlt sich langfristig aus.  ”

Das Microsoft Fluid Framework – von der Vision zur Realität 

Am 6. Mai 2019 hat Microsoft das Fluid Framework auf der Build Conference als neues Framework für Realtime-Collaboration vorgestellt. Natürlich war das Fluid Framework zu diesem Zeitpunkt noch kein fertiges Produkt, sondern eher eine Vision. 

Definition Fluid Framework: “First, experiences powered by the Fluid Framework will support multi-person co-authoring on web and document content at a speed and scale not yet achieved in the industry.”

Für uns wurde die Vision jedoch schnell Realität: Seit Mai 2019 beschäftigen wir uns mit dem Thema und haben uns früh darum bemüht, erste Hands-on-Experience damit sammeln zu können. 

Bereits im Oktober 2019 sind wir daher nach Redmond gereist, um vor Ort bei Microsoft mit den EntwicklerInnen des Fluid Frameworks sowie dem SharePoint Framework-Team erste Erfahrungen zu sammeln, Prototypen zu bauen und Feedback zu geben. Während unseres Aufenthalts bei Microsoft haben wir erst wirklich verstanden, worum es bei dem Fluid Framework geht und was es von klassischen Realtime-Frameworks wie SignalR und WebSockets unterscheidet.  

Fluid Framework versus klassische Realtime-Frameworks  

SignalR und WebSockets werden oft verwendet, um sogenannte Last-Write-Wins-Datenstrukturen zu betreiben. Zum Beispiel wird eine Nachricht über einen WebSocket gesendet, die einen Wert in einer Map auf dem Client aktualisiert. In vielen einfachen WebSocket-Szenarien ist diese Nachricht also zum Beispiel eine Benachrichtigung wie: „Sie haben Post“. 

Bei Fluid geht es um die Verwaltung des Zustands, nicht um die Übertragung von Nachrichten. Während Last-Write-Wins-Datenstrukturen in Fluid enthalten sind, erfordern einige Datenstrukturen eine komplexere Zustandsverwaltung. Strings und Sequenzen sind keine Last-Write-Wins. 

 
Wie würde ein Last-Write-Wins-Algorithmus mit zwei BenutzerInnen umgehen, die gleichzeitig eine Zeichenkette bearbeiten? 

Ausgangszustand: "Hallo Welt" 

Alice fügt "!" am Ende hinzu 

Bob fügt "?" am Ende hinzu 

Es könnte ein seltsames Verhalten auftreten, das zu "Hallo Welt?" oder "Hallo Welt!" führt. 

Fluid ordnet die Änderung von Bob und die Änderung von Alice über den Fluid-Dienst an. Die Merge-Tree-Datenstruktur verfügt dann über einen reproduzierbaren Merge-Algorithmus zum Anwenden dieser geordneten Änderungen. Letztendlich würde die Zeichenfolge "Hallo Welt?!" lauten. 

Obwohl einfache Beispiele leicht zu implementieren sind, insbesondere Last-Write-Wins, sind komplexere Beispiele eine Herausforderung. OT (Operational Transformation) & CRDTs (conflict-free replicated data type) sind zwei existierende Möglichkeiten zur Handhabung der Zustandsreplikation. Ein großer Teil des anfänglichen Wertversprechens von Fluid besteht darin, komplexe Zustände für EntwicklerInnen zu verwalten. 
 

Entwicklung von Prototypen gemeinsam mit Microsoft  

Am 8. September 2020, also knapp ein Jahr später, hat Microsoft eine erste Open-Source-Version des Fluid Frameworks veröffentlicht. Hier zur Veröffentlichung.

Was aber zu dem Zeitpunkt viele nicht wussten: dass das erst der Anfang war. Die eigentliche Arbeit ging hinter den Kulissen weiter. Microsoft hatte weiterhin an dem Thema gearbeitet, um das Fluid Framework direkt in Microsoft 365 als Service zu integrieren. 

Als Entwickler und Betreiber von CoffeeNet 365 (einem Cloudservice für Microsoft 365) wissen wir, wie viel Aufwand zum Betreiben solcher Dienste nötig ist. 

Daher haben wir uns frühzeitig entschieden, den Weg gemeinsam mit Microsoft zu gehen und für unsere Apps auf das Fluid Framework zu setzen, welches den Backend-Service von Microsoft direkt als Service in M365 verwendet. 

In enger Zusammenarbeit mit Microsoft haben wir erste Apps und Prototypen in einem private Preview-Programm entwickelt. Und heute, im Mai 2021, dürfen wir endlich darüber schreiben.  

Das Fluid Framework wird die Arbeit, wie wir sie heute kennen, nachhaltig verändern 

Es ist uns die ganze Zeit über schwergefallen unsere Begeisterung zurückzuhalten, denn das Fluid Framework wird die Arbeit, wie wir sie heute kennen, nachhaltig verändern. Wir von MondayCoffee waren von Anfang an dabei und haben einmal mehr gezeigt, dass wir nicht nur einen sehr guten Riecher für zukunftsweisende Technologien haben, sondern durch unsere enge Zusammenarbeit mit Microsoft und vielen ihrer Entwickler aus Redmond einen riesigen Mehrwert für unsere Kunden bieten können. 

“Durch unsere enge Zusammenarbeit mit Microsoft und vielen ihrer Entwickler aus Redmond können wir unseren Kunden einen riesigen Mehrwert bieten. ”

MondayCoffee Meeting App mit Collaborative-Real-Time Meeting Minutes

An dem Tag, an dem Microsoft die nächste Etappe für das Fluid Framework ankündigt, haben wir diese bereits gemeistert und können unseren Kunden mit ersten Apps und vor allem bereits mit echten Erfahrungswerten und Best-Practices mit Rat und Tat zur Seite stehen. 

Mir als Entwickler und Architekt von CoffeeNet 365 sowie generell als technologiebegeistertem Mensch macht es sehr viel Spass, die Brücke zwischen MondayCoffee, Microsoft und unseren Kunden zu schlagen und technologisch an vorderster Front arbeiten zu können. Auch wenn der Preis dafür ist, manchmal seine Begeisterung zurück halten zu müssen, bis die Themen öffentlich gemacht werden dürfen. Daher freue ich mich umso mehr, dass unsere App auf der Microsoft Build Conference 2021 vorgestellt wurde. 

In Zukunft werden Sie noch viel mehr von uns zu diesem Thema hören. Leider können wir auch jetzt wieder nicht alles verraten. Aber Sie dürfen gespannt bleiben. Wir von MondayCoffee gehen bereits wieder den nächsten und übernächsten Schritt mit Microsoft für unsere Kunden. 

MondayCoffee qualifiziert sich für die erweiterte Spezialisierung ‚Calling for Microsoft Teams‘

MondayCoffee gehört neu zu einem kleinen Kreis besonders ausgezeichneter Lösungsanbieter. Wir haben von Microsoft nach einer anspruchsvollen Validierung die erweiterte Spezialisierung ‘Calling for Microsoft Teams’ erhalten. Ein Nachweis dafür, dass unsere KundInnen den höchsten Standard für die Bereitstellung und den Support in diesem Bereich erhalten.  

Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, mithilfe von Microsoft 365 eine moderne Arbeitsweise in der Organisation zu etablieren. Dafür investieren wir kontinuierlich in unser Know-how und bauen unsere Kompetenzen stetig aus, um unseren KundInnen die Spezialisierungen zu bieten, die heute erforderlich sind. 

Wir sind bereits stolze Inhaber von 8 Gold Partner-Kompetenzen und verfügen über eine ausgeprägte Erfahrung in Enterprise Voice und UCC. Die erweiterte Spezialisierung für ‘Calling for Microsoft Teams’ erlaubt es MondayCoffee, sich auch im Bereich von Teams Enterprise Voice weiter zu differenzieren.  

Steigende Nachfrage nach modernen Telefonielösungen, die Unified Communication & Collaboration vereinen  

Sprach- und Videokonferenzen sind ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit in Unternehmen. Ihre Bedeutung wird weiter zunehmen, da immer mehr Unternehmen von diesen Funktionalitäten Gebrauch machen.  

Teams Enterprise Voice bietet die Funktionen, die Unternehmen heute benötigen, um Mitarbeitenden, GeschäftspartnerInnen und KundInnen ein nahtloses und interaktives Voice- und Videokonferenz-Erlebnis zu ermöglichen. Da die Implementierung von Calling-Lösungen komplex sein kann und neben der Netzwerksanierung die Bereitstellung von O365-Services, Telefonnummern (oder Portierung) und Geräten umfasst, benötigen KundInnen einen Partner mit einem hochspezialisierten Skillset.  

Mit MondayCoffee haben Unternehmen alle notwendigen Kompetenzen und Spezialisierungen für ein Microsoft Teams Enterprise Voice-Projekt in einem Anbieter vereint: vom Business-Consulting über die technische Beratung und das Engineering bis hin zur Schulung und Hardwarebereitstellung.  

Warum sich viele unserer KundInnen bereits für ‘Calling in Microsoft Teams’ entschieden haben  

Die Beweggründe unserer KundInnen für ein Umsteigen auf Microsoft Teams sind vielfältig. Einige wünschen sich ein SaaS-Modell für Enterprise Voice im Gegensatz zum herkömmlichen Skype for Business-Modell, andere wiederum haben bereits Erfahrung mit Microsoft Teams, was die Collaboration anbelangt, und wollen Voice hinzufügen, um ihre Skype for Business-Installation zu ersetzen.  

Es gibt auch KundInnen, welche die Umstellung auf Microsoft Teams Voice nutzen, um von On-premises-Lösungen in die Cloud auf Microsoft 365 zu migrieren. Oder man hat als Organisation ganz einfach den Wunsch, die neueste Technologie mit der aktuellsten UX für sich selbst und für die eigenen KundInnen einzusetzen.  

Müssen Sie Ihr Telefoniesystem ersetzen oder modernisieren? Sie interessieren sich für Microsoft Teams, sind jedoch unsicher, wo Sie anfangen sollen? Oder stehen Sie gerade vor der Herausforderung, Ihr Enterprise-Voice-System in Microsoft 365 zu integrieren? 

Die Consultants von MondayCoffee beraten Sie, wie Sie Ihre Telefonanlage im Kontext eines zukunftsorientierten digitalen Arbeitsplatzes ersetzen oder modernisieren können. 

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Microsoft Viva meets CoffeeNet 365 – ein Ausblick

Vielleicht haben Sie in den News oder Gesprächen im Job schon einen Hauch der Euphorie gewittert: Mit dem neuen Produkt Microsoft Viva sorgt der Softwarekonzern wieder einmal für frischen Wind und Innovationsgeist in der digitalen Zusammenarbeit. 

In diesem Blog-Post zeigen wir Ihnen die Potenziale von Microsoft Viva auf und die Bedeutung des neuen Produkts von Microsoft für unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365. 

Was ist Microsoft Viva? 

Am 4. Februar 2021 lancierte Microsoft mit Microsoft Viva eine neue Modern Workplace-Funktionalität, genauer eine Employee Experience Platform (EXP). Integriert in die Teams-Oberfläche bietet die Plattform Unternehmen vielfältige Chancen für die Anbindung an Office 365. Wichtige Funktionen des Arbeitsalltags lassen sich künftig in Microsoft Teams kombinieren: von Kommunikation über Fachwissen und Weiterbildung hin zu Ressourcen und Insights. Beschäftigte können auf diese Weise zahlreiche Aufgaben innerhalb der App erledigen – ohne ständiges «Context Switching», das den Arbeitsablauf unterbricht. Microsoft Viva beinhaltet mit den Modulen Insights, Topics, Learning und Connections vier neue Funktionalitäten, die die nahtlose Zusammenarbeit am Modern Workplace fördern:

Microsoft Viva Topics: Fachwissen und Inhalte Ihres Unternehmens organisiert Viva Topics automatisch durch AI-gestütztes Knowledge-Management, kuratierte Knowledge-Portale und Vernetzungen von Schlagworten in Microsoft Teams, SharePoint und Outlook. Häufige Themen sind durch die Intranet-Integration aus der Anwendung Teams heraus schnell auffindbar und direkt anwendbar – jederzeit und von jedem Ort aus. 

Microsoft Viva Connections: Mit Viva Connection haben BenutzerInnen über eine personalisierte Startseite Zugriff auf relevante News, Communities, Unterlagen und Tools für produktives Arbeiten. Beschäftigte profitieren von einer effizienteren Zusammenarbeit und haben schneller Zugriff auf die richtigen Inhalte und Konversationen – ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen. 

Microsoft Viva Learning: Durch die nahtlose Integration eines zentralen Content-Hubs wird Weiterbildung ein natürlicher Bestandteil des Arbeitsalltags in Ihrem Unternehmen. Mit Viva Learning können Beschäftigte auf Lerninhalte von Microsoft, Drittanbietern wie LinkedIn oder auch des eigenen Unternehmens zugreifen. Die Integration soll Mitarbeitenden dabei helfen, mehr Zeit in ihre Weiterentwicklung zu investieren. 

Microsoft Viva Insights: Die Funktion zielt darauf ab, das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern durch eine gesunde Balance zwischen Produktivitäts- und Regenerationsphasen. Persönliche und private Insights auf Basis von MyAnalytics und Workplace Analytics zeigen Beschäftigten und Führungskräften Faktoren auf, deren Optimierung zu mehr Fokus, Produktivität und Wohlbefinden beitragen kann. Die Privatsphäre der Arbeitskräfte bleibt jederzeit geschützt. 

Was bedeutet Microsoft Viva für CoffeeNet 365? 

Microsoft Viva birgt eine Vielzahl an innovativen Funktionen und neuen Möglichkeiten für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte können von der Verschlankung und dem Angebot zur Individualisierung der Arbeitsumgebung profitieren. Wir von MondayCoffee sind überzeugt davon, dass die neue Plattform bisherige Lücken in der Toolwelt des Softwareanbieters erfolgreich schliessen und unserer KundInnen einen signifikanten Mehrwert bieten wird.  

In enger Abstimmung mit Microsoft arbeiten wir bereits auf Hochtouren daran, Viva in unser CoffeeNet 365 zu integrieren. CoffeeNet 365 ist die ideale Modern-Workplace-Lösung für Unternehmen, die mit Teams und Microsoft 365 nicht primär neue Technologien einführen, sondern rasch und nachhaltig moderne Arbeitsweisen in ihrer Organisation etablieren wollen. 

MondayCoffee steht in den Startlöchern 

Aktuell ist Microsoft Viva noch nicht erhältlich und wird im Verlauf der kommenden Wochen und Monate schrittweise ausgerollt werden. Fest steht aber schon heute: Für MondayCoffee bedeutet Microsoft Viva eine attraktive Erweiterung des Modern Workplace.

ZEIT richtig einsetzen

Unser CEO Reto Meneghini schreibt in seinem Blog-Post über das vergangene Jahr:

„Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt sehr viel Neues auszuprobieren. Mit den Learnings daraus gilt es nun, die ‚Zukunft des Arbeitens‘ zu gestalten.“

Über EIN Learning wird gerade besonders intensiv diskutiert: die Kehrseite des Home-Office. Zu viel Entgrenzung (fehlende Trennung von Arbeits- und Privatleben) sowie zu viel Entfremdung (zwischen Arbeitskolleg*innen) kann das Wohlbefinden von Mitarbeitenden sowie die Leistungs- und Innovationsfähigkeit von Teams und Organisationen beeinträchtigen.

Endlich haben wir uns davon gelöst, mobile Arbeitsformen vor allem als ein Wohlfühlthema für ausgewählte Mitarbeitende zu sehen – und schon lernen wir auch die Grenzen von ‚Home-Office en masse‘ kennen.

Das Arbeitsmodell der Zukunft ist ein Hybrid

Wie so oft gilt es, einen Mittelweg zu finden. Eine Kombination aus virtueller und persönlicher Zusammenarbeit, aus Home-Office und im Office – aber mit neuen Regeln (siehe dazu Blog-Post „Aufbruch in die hybride Arbeitswelt“) und mithilfe der richtigen Tools. Damit Mitarbeitende ‚gesund‘ arbeiten – und leben. Damit Führungspersonen ihre Teams aus der Ferne erfolgreich führen und Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell bestmöglich nutzen können.

Wir wollen auf die veränderte Art moderner Zusammenarbeit reagieren: in erster Linie indem wir unserer Kundschaft helfen zu verstehen, wie mit dem Faktor ‚Zeit‘ umgegangen wird. Davon ausgehend gilt es die richtigen Weichen zu stellen für ein gesundes modernes Arbeiten – im Hybridmodell.

“Die Weichen stellen für ein gesundes modernes Arbeiten – im Hybridmodell.”

Workplace Analytics

Für dieses Vorhaben sind zwei Dimensionen von Bedeutung: die der einzelnen Arbeitskraft und die der Teams und der Organisation.

Mitarbeitende sollten von überall auf die richtigen Tools zugreifen und diese anwenden können, um die Trennung von Arbeits- und Privatleben zu wahren. Microsoft hat dafür MyAnalytics entwickelt: Mit diesem Tool können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit besser einteilen und auf Basis einer individuellen Datenauswertung ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz steigern. Mir selbst hilft MyAnalytics unter anderem dabei, in meinem dicht gedrängten Terminkalender wichtige Freiräume für meine persönliche Aufgabenerledigung zu schaffen.

Microsoft Workplace Analytics (WPA) erweitert die Idee von MyAnalytics auf die Unternehmensebene und richtet sich nicht an die einzelne Arbeitskraft, sondern an Entscheidungstragende. Teamleitung, Führungspersonal von Abteilungen und CEOs von Firmen können mithilfe WPA leichter nachvollziehen, wie die Ressource ‚Zeit‘ allgemein im Unternehmen eingesetzt wird:

• Zeit für Einzelarbeit versus team- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

• Zeit für Innovation und Kreativität versus Zeit für alltägliche Arbeiten

• Zeit für Meetings versus konzentriertes Arbeiten

• Zeit für das Team versus eigene Arbeit

• Zeit für sich versus Zeit für die Community

Microsoft Workplace Analytics bietet datengestützte Einblicke in Arbeitsmuster, die sich auf das Wohlbefinden, die Produktivität und die Unternehmensperformance auswirken. Mit diesem Verständnis können Herausforderungen verschiedener Art gezielt oder auch präventiv angegangen werden: Es sind Arbeitsmuster erkennbar, die das Burnout-Risiko erhöhen, die Effizienz vermindern oder die Team-Performance beeinträchtigen. Ressourcen-intensive Aktivitäten lassen sich noch gezielter im Hinblick auf Cost/Benefit untersuchen.

Das Analysetool unterstützt Unternehmen dabei, ein tieferes Verständnis der internen Organisation zu entwickeln und daraus Verbesserungschancen abzuleiten – was für gesundes, modernes Arbeiten im Hybridmodell besonders hilfreich sein kann.

Keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen

Wichtig zu wissen: Schutzmassnahmen wie Anonymisierung, Aggregation und ‚differenzielle Privatsphäre‘ sind im Tool standardmässig integriert, um personenbezogene Daten zu schützen. Somit können keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen gezogen werden. WPA ist im Einklang mit gesetzlichen Bestimmungen wie der DSGVO nutzbar.

Wo starten?

Microsoft Workplace Analytics eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten. Die Frage, die sich stellt: Welche Ziele sollen erreicht werden?

Wir empfehlen Unternehmen, klein anzufangen: erste Erfahrungen in Teams zu sammeln, bevor sie die Gesamtorganisation unter die Lupe nehmen. Ein Beispiel ist das Sales-Team: Auf Basis von Verhaltensmustern können erfolgreiche mit weniger erfolgreichen Sales-Teams verglichen werden. Basierend auf diesem Vergleich lassen sich datengestützte Massnahmenpläne zur Optimierung empfehlen und einführen. Anhand von regelmässiger Messung und Analyse können Veränderungen der Verhaltensmuster sichtbar gemacht werden.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Als zertifizierter WPA-Microsoft-Partner (siehe Box) können wir Unternehmen beim Einsatz von WPA unterstützen – von der Erstanalyse über die Konfiguration und das Monitoring hin zur Auswertung und Beratung für Verbesserungsprogramme.

Interessiert, welche Chancen WPA Ihrer Organisation bietet? Für einen Austausch stehen wir gern zur Verfügung.

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 Andreas Hänni ist Partner und COO bei MondayCoffee AG.

BÜHLER GROUP: Das volle Potenzial aus Microsoft Teams schöpfen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Das Familienunternehmen hält weltweit führende Marktpositionen in Technologien sowie in Verfahren für die Getreideverarbeitung für Mehl und Futtermittel, aber auch für die Herstellung von Pasta und Schokolade, im Druckguss, in der Nassvermahlung und Oberflächenbeschichtung.

Ausgangslage

Seit der Einführung der unternehmensweiten, digitalen Arbeitsplattform B-World 2015, haben sich nicht nur die Ansprüche der Mitarbeitenden an einen digital fitten Arbeitgeber weiterentwickelt, sondern auch die Microsoft-Technologien, so wie Microsoft Teams.

Vorgehen

Als langjähriger Partner von Bühler unterstützen wir das Unternehmen heute dabei, das Potenzial von Microsoft Teams, als bereits integraler Bestandteil von B-World, kontrolliert und mit einem toolübergreifenden sowie userzentrischen Ansatz auszuschöpfen.

Resultate

Microsoft Teams ist nun in die digitale Arbeitsplattform B-World nahtlos integriert. Mit virtuellen und vordefinierten Arbeitsräumen für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte, Produkte sowie Knowledge-Räume und Dienstleistungen, ist B-World der ideale Ort für die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit.

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Bühler Case Study Download

INFORS HT: Als Vorreiter in eine zukunftsorientiere Arbeitsumgebung investieren

INFORS HT ist in vielerlei Hinsicht ein KMU mit Vorbildcharakter. Was 1965 in einem leerstehenden Kiosk in Basel begann, ist über die Jahre zu einem der bedeutendsten Entwickler und Hersteller von Schüttlern und Bioreaktoren angewachsen. Das Familienunternehmen verfügt über ein weltweites Handelsnetzwerk und sieben Niederlassungen. Offenes Denken und das Durchsetzen von unkonventionellen Ideen prägen die Kultur des Unternehmens seit Beginn.

Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem bewährte sich auch im Hinblick auf die Technologien, die das Familienunternehmen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzt. INFORS HT gehört zu den ersten Firmen in der Schweiz, die ihre alte On-Premises-Infrastruktur der Telefonie mit der Cloud-Lösung Microsoft Teams ersetzt hatten. Als Experte für digitalisierte Arbeitsplattformen und die Konfiguration von Microsoft-Technologien durfte MondayCoffee sie bei dieser Umstellung unterstützen. Wir haben Pascal Meury (Senior Project Manager) und Julia Brück (Marketing Specialist) interviewt, um mehr über die Einführung und Vorteile der neuen Lösung zu erfahren.

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Digitales Arbeiten hat in der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Bei INFORS HT waren Sie bereits gut gerüstet, da Sie mit Microsoft Teams über eine zukunftsorientierte Lösung für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit verfügten. Inwiefern haben Sie von der frühen Investition in Microsoft Teams profitiert?

Pascal Meury: Der Übergang ins Home-Office konnte ohne Verzögerung stattfinden. Unsere Kollegen und Kolleginnen waren bereits mit Microsoft Teams vertraut, da wir die Lösung seit 2019 nutzen. Die digitale Arbeitsweise – insbesondere in Bezug auf das Telefonieren, Chatten, Zusammenarbeiten – hatte sich bereits etabliert. Das war ein Riesenvorteil. Die Pandemie hat uns verdeutlicht, dass wir im Herbst 2018 die richtige Lösung gewählt hatten.

Sie hatten sich damals für Microsoft Teams und gegen Skype for Business entschieden. Was waren die Beweggründe?

Pascal Meury: Wir mussten 2019 die alte Telefonie-Infrastruktur ersetzen. Die Investition in eine neue Lösung war unumgänglich. Mit dem Thema auseinandergesetzt hatten wir uns jedoch schon viel früher. Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte. Und sie liess sich einfach und mit uns vertrauten Mitteln an existierende Systeme anbinden. Ein weiterer wichtiger Beweggrund war die Voraussetzung, dass die Lösung für unsere IT tragbar und leicht zu handhaben war. Als KMU stehen uns begrenzte Ressourcen zur Verfügung, die es optimal zu nutzen gilt.

“Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte.”

— Pascal Meury

Und wie sind Sie mit dem Risiko umgegangen, in eine eher neue Technologie zu investieren?

Pascal Meury: Wir sind bei INFORS HT grundsätzlich offen für Neues. Wir haben erkannt, dass Microsoft Teams die Zukunft sein wird. Die Lösung deckte unsere Bedürfnisse als KMU ab und mit dem Restrisiko waren wir bereit umzugehen.

Mit der Einführung von Microsoft Teams mussten einige Anpassungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden. INFORS HT musste für die Cloud sozusagen ‚vorbereitet’ werden. Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die diesen Schritt (in die Cloud) noch vor sich haben?

Pascal Meury: Den Schritt zu tun, denn er lohnt sich. Wir setzen heute wo immer möglich auf die Cloud, damit wir mit den Entwicklungen mithalten und unseren Mitarbeitenden weltweit eine moderne Infrastruktur bieten können. Gleichzeitig wären für unsere IT, und das ist wohl bei anderen KMU ähnlich, On-Premises-Lösungen gar nicht mehr zu bewältigen. Die Vorteile einer zentralen Cloud-Lösung, integriert in die Microsoft-Welt, liegen auf der Hand.

Meine Empfehlung ist, die eigenen Systeme und Prozesse gut, sehr gut, zu kennen, bevor man in die Cloud geht.

“Um unseren Mitarbeitern weltweit eine moderne Infrastruktur zu bieten, setzen wir heute wo immer möglich auf die Cloud. ”

— Pascal Meury

Was haben Sie bei der Einführung von Microsoft Teams richtig gemacht? Was würden Sie heute anders tun?

Pascal Meury: Wir sind überzeugt davon, dass wir auf die beste Lösung und den richtigen Partner gesetzt haben. Ein kleines Projektteam hat sich frühzeitig und intensiv mit der Veränderung der Arbeitsweise befasst. Involvierte und betroffene Personen haben wir direkt zu Beginn ins Boot geholt, um die notwendigen Anpassungen an der Systemlandschaft und den Einfluss auf Prozesse gut zu verstehen sowie notwendige Trainings gezielt durchzuführen.
Was wir anders tun würden? Alle, die viel telefonieren, mit besseren Headsets ausstatten. Das hätte vielleicht die Umstellung von Tisch-Telefonen auf Headsets beschleunigt. Inzwischen haben fast alle ihre Tisch-Telefone wieder zurückgegeben.

Deckt Microsoft Teams heute Ihre Ansprüche an eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit ab? Oder was steht noch auf Ihrer Wunschliste?

Pascal Meury: Ja – unsere Grundbedürfnisse werden abgedeckt. Aber eine Wunschliste hat man ja immer parat. Bei der Zusammenarbeit mit Externen besteht noch Verbesserungspotenzial – zum Beispiel bei der Nutzung von Microsoft Teams Live Events für Webinare. Oder für die digitalen Workshops. Aber da gibt es sicherlich auch bald neue Features. Und zu unserem Vorteil werden die neuen Funktionen automatisch verfügbar sein, ohne dass die IT zuerst ein Systemupdate durchführen muss.

Sie sprechen in Ihrem Unternehmensprofil von einer unkomplizierten und familiären Unternehmenskultur. Hilft Ihnen Microsoft Teams dabei, diese noch stärker zu leben?

Julia Brück: Eine Unternehmenskultur entsteht unabhängig von Tools und Softwares. Wo vorher kein guter persönlicher Austausch war, wird auch durch Microsoft Teams keiner sein. Aber die Lösung ermöglicht uns eine einfachere Kommunikation – insbesondere mit unseren Filialen im Ausland. Heute kann ich mit meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen in Brasilien, Nordamerika oder Asien unkompliziert und kostengünstiger telefonieren. Die Arbeit lässt sich schneller erledigen.

Auf die Frage, wo der grösste Mehrwert von Microsoft Teams liegt, was würde heute jemand aus Ihrem Unternehmen sagen?

Julia Brück: Wenn heute eine Mitarbeiterin einen Arbeitskollegen anrufen will, dann muss sie nicht zwischen Handy- und Festnetznummer wechseln, um die Person zu erreichen, da alles mit Microsoft Teams synchronisiert ist. Und durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente zwischen Filialen oder auch mit Externen einfach geteilt werden. Ich sehe es bei meiner eigenen Arbeit: Früher lief alles über E-Mail. Ein Dokument wurde via E-Mail verschickt, dann folgte das Telefonat. Heute geht alles zeitgleich und viel effizienter als früher.

Im Dschungel der Tools gefangen?

Wie KMU mit der Komplettlösung Microsoft Teams digitales Arbeiten meistern

Von Zoom, Skype und Webex bis hin zu WhatsApp: Bei vielen KMU kommen für Meetings, Konferenzen, Telefonie und Zusammenarbeit die unterschiedlichsten Tools und Apps zum Einsatz, welche die MitarbeiterInnen meist selbst auswählen. Das mag für kurze Zeit ein gangbarer Weg sein – langfristig gefährdet es die Sicherheit der Daten und führt zu Ineffizienzen in der Arbeitsweise. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen einen Ausweg aus dem Tool-Dickicht, der für KMU umsetzbar, zielführend und bezahlbar ist – mit Microsoft Teams.  

Wir durften schon einige KMU dabei unterstützen, die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Externen zu digitalisieren – und somit einfacher und reibungsloser zu gestalten. Dabei sind wir immer wieder auf ähnliche Ausgangssituationen gestossen: ein Dschungel an Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation, keine Einbindung der Telefonie, zeitraubende Routinearbeiten und mangelnder Schutz der Daten und Informationen.  

Weniger ist mehr – und spart wertvolle Ressourcen 

Heute bietet Microsoft Teams eine Antwort auf diese Problemstellung. Als Komplettlösung unterstützt die Anwendung eine Vielzahl an Funktionen inklusive Gruppenchat, Online-Meeting, Videokonferenz, Webkonferenz, File-Sharing, Telefonanruf, einfache Suche nach Personen, Chats oder Dokumenten und vieles mehr. Verabschieden muss sich trotzdem niemand von den gewohnten Funktionen aus der analogen Telefonie. Spezielle Features wie Empfangstelefonie, Türöffner oder bestimmte Signalisierungen können problemlos in das Tool eingebunden werden. Was die Sicherheit von Informationen und Daten betrifft, bietet Microsoft Teams je nach Bedürfnis umfassende Schutzmechanismen. Der Schutz kann auch mit Funktionen wie dem Identitätsschutz mit Multifactor Authentication oder der Information Protection ergänzt werden, die dank der Cloud im Gegensatz zu früher heute auch für KMU ohne grossen technischen Aufwand möglich und bezahlbar ist.  

Ein weiterer Pluspunkt: Mit einer Komplettlösung benötigen KMU nur Schulungen für ein Front-End, einmalige Lizenzen, eine Betreuungskraft und einheitliche Updates. Daraus resultieren wiederum weniger Kosten, mehr Transparenz und Sicherheit. 

Das Potenzial von Microsoft Teams ist abhängig von der Einführungsmethode 

Microsoft Teams ist eine integrale Plattform für diverse Tools. Nicht umsonst wurde es von Stiftung Warentest als bestes Tool für Video-Telefonie ausgezeichnet. Zudem ist Microsoft 365 bei dem grössten Teil der Unternehmen schon im Einsatz (laut Statista bei 85 % der Unternehmen in Deutschland), was die perfekte Ausgangslage für die Einführung von Microsoft Teams bildet. 

Doch aufgepasst: Die Umstellung ist mit der Installation von Microsoft Teams nicht getan. Die Einführung selbst muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Einmal eingeführt, sollten KMU die Weiterentwicklung des Tools im Auge behalten und die Mitarbeitenden mit wiederholten Schulungen befähigen, das neue System gewinnbringend für sich zu nutzen. Mit der grossen Vielfalt an Funktionen und Möglichkeiten, welche die Cloudlösung bietet, muss auch das Thema Cyber Security gewissenhaft behandelt werden. Microsoft Teams bietet dafür verschiedene Elemente, um eine sichere Zusammenarbeit im Unternehmen, aber auch mit Externen zu gewährleisten.  

Best-Practice-Lösungen bieten eine Abkürzung aus dem Tool-Dickicht 

Wir sind selbst ein KMU und kennen deshalb die Herausforderungen, denen KMU heute im Hinblick auf die Digitalisierung der Arbeitsplätze gegenüberstehen – mit allem, was dazu gehört. Zusätzlich kennen wir aber auch den Weg aus dem Dschungel heraus und hinein in eine zukunftsorientierte, digitale Arbeitsumgebung. Erprobte Best-Practice-Lösungen sind dabei ein entscheidender Faktor. Bei Bedarf gehen wir diesen Weg gern gemeinsam mit Ihnen – sprechen Sie uns einfach an. 

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DOSB: Weg von einer reinen Linienorganisation und hin zu einer themen- und projektorientierten Zusammenarbeit

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) ist die Dachorganisation des Sports in Deutschland mit 100 Mitgliedsorganisationen, etwa 90.000 Vereinen und über 27 Mio. Mitgliedschaften. Als Teil der weltweiten Olympischen Bewegung entwickelt er den Sport in all seinen Facetten weiter.

Ausgangslage

Beim DOSB spielt eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, den Mitgliedsorganisationen aber auch weiteren externen Partnern eine wichtige Rolle. So setzte sich der DOSB zum Ziel, eine moderne und agilere Arbeitsform zu fördern und die Organisation dahingehend weiterzuentwickeln.

Vorgehen

Im ersten Schritt haben gemischte Projektteams mittels Analyse- und Konzept-Workshops die Anforderungen definiert. Nach kurzer Zeit stand die zentrale, digitale Plattform TeamPlay (CoffeeNet 365) in der DOSB-Grundausstattung bereit und die Pilotphase konnte beginnen. Am Live-System wurde die Plattform schrittweise und hands on gemäss den Vorstellungen des DOSB ausgestattet und mit intensivem Training in der Organisation ausgerollt.

Resultate

Mit der Ablösung von On-Premise-Insellösungen und Fileserver sowie Drittparteien-Cloud-Services durch die zentrale Plattform auf Microsoft 365 (TeamPlay) wurde eine neue digitale und moderne Arbeitsweise ermöglicht, die Zusammenarbeit intern und mit Externen verbessert und vereinfacht und die organisatorischen Fähigkeiten im Umgang mit Office 365 gesteigert.

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Ein Jahr Microsoft Cloud in der Schweiz – ein Rückblick mit Microsoft

Noch vor rund einem Jahr war ungewiss, wohin genau die Reise mit der Schweizer Microsoft Cloud gehen würde. Im damaligen Interview sprach Microsoft-Partner MondayCoffee mit  Marc Holitscher (National Technology Officer und Mitglied der Geschäftsleitung von Microsoft Schweiz) und Primo Amrein (Cloud Lead Switzerland bei Microsoft) über die beiden geplanten Data-Center in der Schweiz. Ein Jahr später folgt das Resümee – mit Grund zum Optimismus. 

Die Schweiz ist offen für Innovationen 

Interview mit Marc Holitscher (MH), National Technology Officer & Mitglied der GL von Microsoft Schweiz 

Mark Albrecht (MA), Director Corporate Development bei MondayCoffee: Wie verlief aus deiner Sicht das erste Jahr der Microsoft Cloud in der Schweiz?  

MH, Microsoft: Tatsächlich ist alles sehr schnell gegangen. Es war ein intensives Jahr – im Rückblick aber auch ausgesprochen positiv. Wir fragten uns schon vor der Einführung, wie rasch sich die regulierten Branchen, die ihre Daten aufgrund der Beschränkungen bisher nicht in ausländischen Cloudplattformen speichern konnten, mit der Microsoft Cloud in der Schweiz auseinandersetzen würden. Insgesamt wurde das Schweizer Cloudangebot extrem gut aufgenommen – von allen Branchen und Unternehmensgrössen, d. h. nicht nur von den Grossunternehmen, sondern auch von zahlreichen KMU. Das ist wichtig für die Schweiz als KMU-Land. 

Was definitiv als Erfolg zu werten ist: Auch immer mehr geschäftskritische Prozesse werden in die Cloud ausgelagert. Das zeigt, dass die Cloud das Vertrauen der Unternehmen geniesst und als sicherer, zuverlässiger Datenspeicher angenommen wird.  

“Insgesamt wurde das Schweizer Cloudangebot extrem gut aufgenommen – von allen Branchen und Unternehmensgrössen, d. h. nicht nur von den Grossunternehmen, sondern auch von zahlreichen KMU”

— Marc Holitscher, Microsoft Schweiz

MA, MondayCoffee: Wie stehen Schweizer Unternehmen zum Datenschutz in der Microsoft Cloud in der Schweiz?  

MH, Microsoft: Das ist bisweilen schon ein emotionales Thema. Für die einen, weil sie einen Mehrwert in der Datenhaltung in der Schweiz sehen, auch wenn sie nicht dazu gezwungen sind. Das erkennt man auch daran, wie viele Unternehmen ihre Daten aus Dublin oder Amsterdam in die Schweizer Cloud verschoben haben. Die anderen reagieren zuweilen instinktiv und reflexartig gegen die Cloud-Speicherung – auch wenn sie in der Schweiz liegt.  

Marc Holitscher, Microsoft Schweiz und Mark Albrecht, MondayCoffee

Es gibt also eine widersprüchliche Akzeptanz des Datenschutzes – die einen akzeptieren die Lösung, die anderen bleiben kritisch eingestellt. Letztlich bleibt nur zu akzeptieren, dass es unterschiedliche Meinungen dazu gibt.  

MA, MondayCoffee: Ist nicht auch der Performance-Vorteil ein Beweggrund, die Daten in der Schweiz zu halten?  

MH, Microsoft: Natürlich ist es so, dass die physische Nähe in der Schweizer Datenhaltung für geringere Latenz sorgt. Davon profitieren die Unternehmen und Behörden durchaus.   

MA, MondayCoffee: Wie verläuft denn die Diskussion zum Datenschutzthema bei deinen Ansprechpartnern in Industrie und Behörden? 

MH, Microsoft: Inzwischen finden «reifere Diskussionen» statt als vielerorts noch vor einigen Jahren. Das hat u. a. auch damit zu tun, dass sich viele bereits intensiv mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt haben.  Denn auch die Datenschützer und Compliance-Verantwortlichen müssen ihr Wissen ausbauen, um eine wirksame Übersetzungsleistung für die Geschäftsführung erbringen zu können. Dazu braucht es eine Kombination aus Juristischem, Technischen und auch «Geschäftssinn» (Risikoabwägung), um das Potenzial eines Cloud-Einsatzes einzuschätzen.  

Microsoft bemüht sich von Beginn an, den Markt ausreichend zu informieren. Zum Beispiel decken Materialien wie das Cloud Compendium die Schnittstelle zwischen Technik und Recht ab und zeigen öffentliche Audit-Berichte, wie das Cloud-Betriebsmodell bei Microsoft aussieht. Ein weiterer Punkt ist die Zusammenarbeit mit Anwaltskanzleien – sowohl grossen als auch kleinen –, um Rechtsexperten mehr technischen Sachverstand zu vermitteln. Microsoft ist auch daran interessiert, noch weitere Compliance-Verantwortliche auszubilden und für die Besonderheiten in puncto Cloud zu sensibilisieren.  

“Inzwischen finden ’reifere Diskussionen’ rund um das Thema Datenschutz statt als vielerorts noch vor einigen Jahren.”

— Marc Holitscher, Microsoft Schweiz

MA, MondayCoffee: Aus deiner Erfahrung: Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen und Behörden mit sich bringen, um offen für die Cloud-Anwendung zu sein?  

MH, Microsoft: Insbesondere bei regulierten Branchen – aber auch bei unregulierten Unternehmen – braucht es einen Sponsor aus der Geschäftsleitung, um eine klare Richtung für Legal & Compliance vorzugeben. Tatsächlich gibt es nun immer mehr Anfragen von Geschäftsleitung und Verwaltungsrat, weil der Cloud-Einsatz zunehmend als strategisches Instrument verstanden wird.  Letztlich sollte man das Thema Datenschutz innovativ angehen, um Geschäftsvorteile zu erzielen.  

MA, MondayCoffee: Welche Entwicklungen erwartest du in den nächsten ein bis zwei Jahren im Schweizer Markt bei den Cloud-Kunden? 

MH, Microsoft: Es wird sich eine zunehmende Polarisierung abzeichnen zwischen den Unternehmen, die sich die Cloud-Vorteile zunutze machen, und denjenigen, die noch zögerlich sind. Wir werden immer mehr datenbetriebene Geschäftsmodelle antreffen. Dieser Prozess wird sich bei manchen Unternehmen beschleunigen, während andere, die zu lange warten, immer stärker zurückfallen werden.  

An sich bin ich für die Schweiz extrem zuversichtlich – sei es im Hinblick auf kantonale Datenschützer oder  Behörden. Die Bereitschaft, sich auf die Modernisierung einzulassen, ist hier ausgesprochen gross. Man zeigt ein besseres Verständnis der Problematik und öffnet sich für Innovationen.  

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Auch Primo Amrein zeigt sich zufrieden und zuversichtlich angesichts der Entwicklung sowie Akzeptanz der Cloud – und gibt einen kurzen Ausblick auf das, was die Schweizer Cloud-Kunden noch erwartet. 

Die Vorteile des Cloud-Speichers liegen auf der Hand 

Interview mit Primo Amrein (PA), Cloud Lead Microsoft Schweiz 

Mark Albrecht (MA), Director Corporate Development bei MondayCoffee: Als einer der Hauptakteure bei der Microsoft Cloud in der Schweiz – wie ist das erste Jahr für dich verlaufen? 

Primo Amrein, Microsoft Schweiz (rechts) und Mark Albrecht, MondayCoffee

PA, Microsoft: Natürlich bin ich stolz über den gut gelungenen Start mit den Unternehmen, aber auch über die gute Zusammenarbeit mit den Partnern. Was mir persönlich besonders Freude bereitet, ist die Spannbreite der Kunden: Es sind nicht nur Grossunternehmen dabei, sondern eben auch Kleinunternehmen und Start-ups – das zeigt, dass die Cloud für alle Grössen von Belang ist. Seit der Eröffnung wächst die Nachfrage kontinuierlich – und mit ihr auch die Anzahl neuer Services, die schrittweise aufgeschaltet werden.  

MA, MondayCoffee: Wie haben sich die Unternehmen und Behörden dieser Cloud-Herausforderung gestellt? 

PA, Microsoft: Manche Firmen fingen ganz am Anfang an, da sie vorher schlichtweg nicht in die Cloud gehen «durften», etwa regulierte Unternehmen oder Behörden. Bei anderen war der Ablauf deutlich pragmatischer und ging schneller vonstatten.  

MA, MondayCoffee: Welches sind denn aus deiner Sicht die wichtigsten Vorteile der Microsoft Cloud?  

PA, Microsoft: Zu den Hauptvorteilen des Cloud-Einsatzes zählen vor allem Flexibilität und Agilität. Mit der Microsoft Cloud in der Schweiz haben auch kleine Unternehmen die Möglichkeit zu skalieren. Im Gegensatz zum Betrieb eines eigenen Servers ist die Cloud ausserdem eine günstige Alternative, weil Investitions- und Wartungskosten wegfallen. Auch Security ist letztlich ein Schlüsselargument, wie sich dieses Jahr beim Umgang mit der COVID-Krise gezeigt hat.  

“Mit der Microosft Cloud in der Schweiz haben auch kleine Unternehmen die Möglichkeit zu skalieren. Im Gegensatz zum Betrieb eines eigenen Servers ist die Cloud ausserdem eine günstige Alternative, weil Investitions- und Wartungskosten wegfallen.”

— Primo Amrein, Microsoft Schweiz

MA, MondayCoffee: Apropos COVID-19: Gab es seit März auch Schreckensmomente bei der Verfügbarkeit der Microsoft Cloud in der Schweiz? 

PA, Microsoft: Die Situation war sehr speziell. Einerseits explodierte die Nachfrage, sei es von Schweizer Kunden oder von ausländischen Unternehmen, die sich in der Schweiz zusätzliche Kapazitäten sichern wollten. Da musste man z. T. eingreifen, um dem «Toilet-Paper-Syndrom» bzw. Hamsterbuchungen von Rechenkapazität vorzubeugen. Bekannte Apps wie Teams wurden natürlich viel stärker nachgefragt, als es in der Planung vorgesehen war, aber das führte zu keinen merklichen Problemen. 

Spannend war gleichzeitig auch die Situation bei der internationalen Hardware-Lieferkette für Server etc., als diese unterbrochen wurde. Da war man froh um die grosszügigen Zwischenlager in Europa, um Zusatzkapazität einrichten zu können!  

MA, MondayCoffee: Kannst Du uns ganz vereinfacht die Roadmap der aufgeschalteten Services für die Microsoft Cloud in der Schweiz erläutern? Was kommt noch auf uns zu? 

PA, Microsoft: Es gibt drei wesentliche Pfeiler: erstens das Infrastrukturangebot (Infrastructure as a Service sowie Platform as a Service) was als Azure bekannt ist. Zweitens gibt es die Microsoft 365 Workspace-Apps und drittens die Dynamics Suite mit CRM- und ERP-Software. Während die ersten beiden Pfeiler bereits mehrheitlich verfügbar sind, kommt Dynamics gegen Ende 2020 und wird dann schrittweise ausgebaut. PowerBI haben wir bereits seit Juni, während andere Lösungen der «Power Platform», Power Automate und PowerApps, erst noch kommen werden.  

Aber auch bei Azure wird es in Zukunft News geben. Zum Beispiel erwarten wir gewisse Cognitive Services. Im Vergleich mit dem Gesamtangebot ist das aber ein wirklich kleiner Anteil des Servicespektrums, das noch fehlt. 

Am Puls von Microsoft

MondayCoffee ist neu Microsoft Charter Partner für Content Services. Was das genau bedeutet und welche Vorteile sich daraus für MondayCoffee und ihre Kunden ergeben, erläutert Mark Albrecht, Head of Corporate Development bei MondayCoffee. 

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Mark, MondayCoffee ist Microsoft Preferred Partner für Content Services. Was bedeutet das genau?  

Als Microsoft Preferred Partner haben wir die Möglichkeit, uns direkt mit dem Microsoft Product Management in Redmond, Washington, auszutauschen. Wir dürfen uns zu einer exklusiven Gruppe von 37 Partnern weltweit zählen. Darauf sind wir stolz. Teil dieses Programmes zu sein bedeutet für uns auch, dass wir bei der stetigen Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsumgebung – CoffeeNet 365 – auf einen regelmässigen Austausch mit den Produktentwicklern von Microsoft zählen können.  

Unsere Kunden engagieren uns, weil wir die Microsoft-Technologien sehr gut kennen. Als Partner solcher Programme vertiefen wir unser Wissen kontinuierlich, und umso besser können wir unsere Kunden beim Einsatz von Microsoft 365 unterstützen. 

Bei Content Services geht es im Speziellen um das cloudbasierte Content Management rund um SharePoint, Microsoft Teams und weitere, ergänzende AI-Technologien. Früher mussten Firmen auf spezialisierte Systeme zurückgreifen, heute können sie ihre Inhalte direkt mit Microsoft-Tools und integriert in der Microsoft-365-Umgebung managen. Mit unserem Wissen unterstützen wir Firmen dabei, für ihre Use Cases die richtige Konfiguration der Microsoft-Tools zu finden und die notwendigen Prozesse in der Organisation entsprechend zu etablieren.  

Wurden diese Services von Kunden bereits in Anspruch genommen? Kannst du Beispiele nennen? 

Ja. Im Rahmen unserer Projekte und einer unternehmensweiten Adoption von Microsoft 365 kommen diese Services fast immer zum Zuge. Dabei geht es zum Beispiel um den cloud-basierten Arbeitsplatz, um Intranetfunktionen sowie um das Enterprise Content Management. Mit unserer Enterprise-Software CoffeeNet 365 integrieren wir die verschiedenen und dafür notwendigen Microsoft-Apps auf einer benutzerfreundlichen Plattform und stellen eine App-übergreifende Struktur und Governance sicher. Somit verliert sich der Mitarbeitende nicht in den Tiefen von Microsoft, sondern wählt über CoffeeNet 365 per Mausklick die passende Vorlage für seinen Use Case. Die Konfiguration der benötigten Microsoft-Apps passiert von selbst.

MondayCoffee unterstützt Unternehmen dabei, eine moderne Arbeitsweise zu etablieren. In welchem Zusammenhang steht dies mit dem Content-Services-Programm? 

Bei der täglichen Arbeit produzieren wir eine Vielzahl an Inhalten, die wir effizient bearbeiten und sicher abspeichern wollen. Auf der anderen Seite sind wir stets auf der Suche nach bestehendem Wissen in der Organisation, wenn wir ein neuartiges Problem lösen müssen. Je grösser die Firma, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Kollege bereits relevante Erkenntnisse zu meiner Problemstellung festgehalten hat. Solche Verknüpfungen zwischen der täglichen Arbeitsorganisation, dem Content Management, dem kontrollierten Teilen von Inhalten sowie der wirksamen Suche sind alles Bestandteile unserer Dienstleistung. In regulierten Branchen kommen noch zusätzliche Anforderungen an solche Content-Workflows hinzu, damit diese einwandfrei funktionieren. Dies stellen wir mit CoffeeNet 365 und unserem Beratungsansatz sicher.  

Lassen Sie den Digitalisierungs-Push nicht verpuffen

Mit der Corona-Krise erlebt die Digitalisierung der Arbeitswelt einen Schub. Viele Angestellte mussten in kürzester Zeit verschiedene Tools einsetzten, um weiterhin die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu gewährleisten. Microsoft Teams hat beispielsweise 2.7 Milliarden Meeting Minuten an einem Tag verbucht.

Doch was geschieht, wenn wir wieder ins Office zurückkehren? Wie stellen wir sicher, dass wir diesen Digitalisierungs-Schub richtig nutzen, um unsere Arbeitsweise ganz zu digitalisieren?  

3 Dingen sollte man Beachtung schenken: 

Blickwinkel öffnen 

Microsoft Teams ist für viele in der Krise, was WhatsApp für Private ist. Ein Tool, welches mir ermöglicht, direkt mit vielen Teilnehmern über Chat, Call oder Video zu kommunizieren und online Meetings abzuhalten. Doch eine digitale Arbeitsweise geht über die Kommunikation hinaus. Themen wie eine strukturierte digitale Dokumentenablage, eine einheitliche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder ein nachhaltiger Wissensaustausch gehören genauso dazu. Unsere Empfehlung: öffnen Sie den Blickwinkel, vertiefen Sie das Verständnis der unterschiedlichen digitalen Arbeitsszenarien, um eine strukturierte, digitale Arbeitsweise zu etablieren.  

Tooleinsatz kontrolliert automatisieren 

Microsoft offeriert eine Vielzahl an Tools, um digital produktiver zu arbeiten. Microsoft Teams kennen wohl mittlerweile alle und dieses Momentum soll auch genutzt werden, um dem digitalen Arbeitsplatz einen Schritt näher zu kommen. Bevor sich aber die Mitarbeiter selbst auf den Weg machen, um den Dschungel der verschiedenen Microsoft-Technologien zu durchforsten, empfehlen wir Ihnen, dies für die Gesamtorganisation in die Hand zu nehmen, und zu verstehen, wo welche Technologien, basierend auf konkreten digitalen Arbeitsszenarien und Use Cases, kontrolliert zum Einsatz kommen sollen. Wir haben das bei unserer Modern-Workplace-Solution so gelöst, dass je nach definiertem Arbeitsszenario oder Use Case die Microsoft-Technologien im Hintergrund automatisch konfiguriert werden und sich der Mitarbeiter nicht um die Wahl der Technologien kümmern muss, sondern nur auf seine Aufgaben konzentrieren kann. 

Mitarbeiter und Teams begleiten 

Viele Mitarbeiter waren und sind in der Krise gezwungen, sich mit digitalen Tools schnell vertraut zu machen. Einige haben sicherlich die Vorteile einer digitalen Arbeitsweise erkannt und sind motiviert in Richtung digitaler Arbeitsplatz weiterzuschreiten. Auf diesem Weg müssen sie begleitet werden – insbesondere die, die noch Mühe haben, alte Gewohnheiten abzulegen. Wir empfehlen Unternehmen, den Austausch mit den Mitarbeitern zu suchen, ihr Feedback zu den Erfahrungen, die sie zurzeit im digitalen Home-Office machen, zu sammeln und das Momentum zu nutzen, um gemeinsam mit ihnen eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.   

Wir unterstützen Unternehmen seit geraumer Zeit dabei, eine digitale Arbeitsweise in ihrer Organisation zu etablieren – mit unseren Modern Workplace Solution für Microsoft 365.  

Sollten Sie an einem Erfahrungsaustausch interessiert sein, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme.  

Kontaktieren Sie uns

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Modern Work: Vom organisatorischen Fitnesstest zum digitalen Sprint

Durch Glück und Zufall fanden MondayCoffee und Z-PUNKT CONSULTING zusammen. Heute lancieren sie ihr gemeinsames Produkt: einen Modern-Work-Fitnesstest für Unternehmen. Anstatt Elektroden auf der Brust zu befestigen, werden der Organisation über eine webbasierte Plattform methodische Fragen gestellt und die Ergebnisse in einem webbasierten Dashboard visualisiert. Manager können so den Modern-Work-Puls der Organisation fühlen und messen und die richtigen Schwerpunkte setzen. 

Erfahren Sie mehr über das Modern Work Cardiogram (MWC) im Gespräch mit Matthias Zurfluh, CEO & Managing Partner bei Z-PUNKT CONSULTING, und Andreas Hänni, Partner und COO bei MondayCoffee.

Matthias Zurfluh, CEO & Managing Partner bei Z-PUNKT CONSULTING

Andreas Hänni, Partner & COO bei MondayCoffee

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Matthias, wie fit ist Z-PUNKT CONSULTING in Bezug auf modernes, digitales Arbeiten? 

Eine moderne Arbeitsweise hat viele verschiedene Dimensionen und Facetten. Als internationales Beratungshaus sind wir besonders fit, was die digitale Infrastruktur und die agile und dynamische Zusammenarbeit betreffen. Verbesserungspotenzial haben wir im Knowledge Management: Dokumente digital sauber zu verwalten, und zwar so, dass sie auch später noch für alle einfach auffindbar sind, ist auch für uns durchaus eine Challenge. 

Doch wir bringen uns langsam, aber sicher in Form. Mit Maschine und Trainer. Wir nutzen einerseits die Modern Workplace Solution von MondayCoffee und andererseits haben wir eine interne Qualitätsmanagerin, die uns dabei unterstützt, Prozesse einzuhalten und die Dinge richtig zu tun. 

Andreas, ihr seid die Experten, wenn es um die Etablierung einer modernen, digitalen Arbeitsweise in Unternehmen geht. Gemeinsam mit Z-PUNKT CONSULTING bietet ihr nun neu einen Modern-Work-Fitnesstest für Firmen an. Wie kam es zu dieser Zusammenarbeit? 

Durch Glück und Zufall. Die gemeinsame Bekannte heisst Microsoft. Matthias suchte mit seiner Firma einen erfahrenen Microsoft-Partner, um ihr Produkt, das Organizational Cardiogram, online auf einer zukunftsfähigen, performanten Plattform anzubieten. 
Wir durften das Projekt umsetzen und während der Arbeit kam uns die Idee, ein Modern-Work-Cardiogram zu entwickeln. Gedacht, getan. Wir brachten unsere Modern-Work-Expertise rein und Z-PUNKT CONSULTING die Methodik und Erfahrung in der Organisationsentwicklung. 

Matthias, wie müssen wir uns diesen Fitnesstest nun vorstellen? Was wird gemessen, überwacht? 

In Unternehmen gibt es sehr viele harte KPIs, die wichtig sind, um das Geschäft zu steuern. Die Latenzzeit vieler dieser KPIs ist jedoch eher lang, während sich das Business immer schneller dreht. Als Manager muss ich in immer engeren Zeitabständen Berichterstattung leisten und mich in einer Flut an KPIs zurechtfinden. Keine einfache Aufgabe. 

Es braucht Orientierung. Und dabei kann das Bauchgefühl, wird es richtig artikuliert, helfen. In unserem Fitnesstest messen und visualisieren wir dieses Bauchgefühl. Wir nutzen harte Methoden, um einen weichen Messpunkt zu erhalten.

Werden mir dann Elektroden auf die Brust geklebt?

Im übertragenen Sinn, ja. Die Elektroden sind in unserem Fall methodische Fragen, die wir den Managern über eine webbasierte und Workflow-gesteuerte Plattform stellen, auswerten und in einem Dashboard online visualisieren. Anhand von wenigen Dimensionen (damit es überschaubar bleibt) erhält der Manager ein Indiz, wo genau sein Führungsteam, bestimmte Abteilungen oder die Gesamtorganisation beim Thema Modern Work stehen. Es können sich beliebig viele Mitarbeiter am Fitnesstest beteiligen. Ausserdem besteht auch die Möglichkeit, die Kundensicht miteinzubeziehen. Es kommt ganz darauf an, welche Zielsetzung man verfolgt. Eine periodische Durchführung, etwa 2- bis 4-mal im Jahr in einem kleineren Kreis und 1-mal im Jahr unternehmensweit, kann sinnvoll sein. Bei einem Change-Projekt, wie der Einführung einer digitalen Arbeitsweise, ist eine höhere Frequenz empfehlenswert. 

“Mit dem MWC kann ich die Veränderung der Arbeitsweise in verschiedenen Momenten messen. Wir bei MondayCoffee können beispielsweise unseren Kunden in Projekten aufzeigen, ob und wie die User Adoption und das Change-Management stattgefunden haben. ”

— Andras Hänni, COO & Partner bei MondayCoffee

Andreas, inwiefern profitieren eure Kunden davon? Ist das Modern Work Cardiogram (MWC) ein Erfolgstreiber für die Einführung einer digitalen Arbeitsweise?

Es ist ein sehr nützliches Instrument auf dem Weg dorthin. Mit dem MWC kann ich die Veränderung der Arbeitsweise in verschiedenen Momenten messen. Wir bei MondayCoffee können beispielsweise unseren Kunden in Projekten aufzeigen, ob und wie die User Adoption und das Change-Management stattgefunden haben. 

Ein Tool einführen können viele, doch wir sind erst dann am Ziel angekommen, wenn alle Mitarbeitenden ihre Gewohnheiten geändert haben und auch wirklich modern arbeiten. Das messen wir nicht nur über das Tool selbst, sondern vor allem über das MWC mittels geschickt gestellter Fragen zu den vier Hauptdimensionen der Veränderung: interne Zusammenarbeit, agile Organisation, Mitarbeiter-Fokus und der digitale Arbeitsplatz. 

Matthias, wie viel Aufwand muss seitens Kunde betrieben werden, um das MWC mit Daten zu befüllen?

Für die Beantwortung der Online-Umfrage brauchen die Kunden aktuell im Durchschnitt 12,76 Minuten pro Teilnehmer. Danach läuft fast alles über Microsoft 365 automatisiert ab. Der Kunde hat natürlich einen Initialaufwand: Zu Beginn führen wir gemeinsam mit ihm ein Proof of Concept durch, um sicherzustellen, dass die Fragen und die Formulierungen für die jeweilige Branche und Organisation passend sind. Wir führen zwei bis drei kontextuelle Interviews durch, um den realen Nutzungskontext zu erheben, gefolgt von Test-Interviews. Im Anschluss wird alles in Microsoft 365 bereitgestellt, für den Kunden aktiviert und dann geht’s auch schon los. Bevor die Ergebnisse im Dashboard ersichtlich sind, machen wir einen Datenqualitätscheck und stellen unter anderem sicher, dass keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind.  

“Für die Beantwortung der Online-Umfrage brauchen die Kunden aktuell im Durchschnitt 12,76 Minuten pro Teilnehmer. Danach läuft fast alles über Microsoft 365 automatisiert ab.”

— Matthias Zurfluh, CEO & Managing Partner bei Z-PUNKT CONSULTING

Andreas, inwiefern fliessen die Resultate in euer Projektmanagement ein?

Wird das MWC im Rahmen eines Projektes eingesetzt, nutzen wir es für die Projektsteuerung. Oft wird in einem Steuerungsausschuss primär über Timing und Kosten geredet. Mit dem MWC können wir zusätzlich aufzeigen, welche Fortschritte die Organisation bei der Adoption einer modernen Arbeitsweise gemacht hat und wo Handlungsbedarf besteht. Gezielt und basierend auf unserer langjährigen Erfahrung können wir dann gemeinsam die richtigen Massnahmen einleiten. 

In Transformationsprojekten ist so ein Instrument besonders hilfreich – es kann aber auch in anderen Momenten sehr wertvoll sein, um zu verstehen, wie fit man in den unterschiedlichen Themen ist und wie man sich über die Zeit entwickelt. Zum Beispiel nach der Integration oder der Einführung einer neuen Technologie. Das MWC ist kein Schnellschuss, sondern soll Unternehmen ermöglichen, nachhaltig etwas damit zu erreichen.  

“In Transformationsprojekten ist so ein Instrument besonders hilfreich.”

— Andreas Hänni, Partner & COO bei MondayCoffee

Matthias, ihr habt mit eurem Organizational Cardiogram, welches die Stärken und Hot Spots einer Organisation durch eine 360°-Analyse aufzeigt, schon seit vielen Jahre Erfahrung gesammelt. Das MWC ist von der Logik und Methodik her identisch. Es beleuchtet lediglich ein anderes Thema und beruht auf einer anderen Fragestellung. Was sind die wichtigsten Key Success Factors der beiden Applikationen?

Auch das MWC schafft Orientierung für Führungspersonen mit Budget- und Ergebnisverantwortung. Es reduziert die Komplexität und ermöglicht so, den Überblick zu behalten. Hot Spots werden frühzeitig erkannt und Ressourcen gezielt eingesetzt. 
Deshalb ermöglicht das MWC Unternehmen eine kontinuierliche Verbesserung, was Modern Work anbelangt. Trends können leichter gefunden, erkannt und überwacht werden. All das mit wenigen Beteiligten, einem überschaubaren Zeitaufwand und Zeithorizont. Aber mit nachhaltigen Ergebnissen.  

20 Jahre MondayCoffee – von Paradigmenwechseln, Clouds und Corona

Heute vor 20 Jahren wurde MondayCoffee gegründet. Und genau im Jubiläumsjahr kommt der Mission, die das Unternehmen verfolgt, mehr Bedeutung zu denn je zuvor: MondayCoffee unterstützt Unternehmen dabei, eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.

Ein Gespräch mit Reto Meneghini, CEO & Gründer von MondayCoffee, über die Veränderungen der letzten 20 Jahre, über die Chancen des aktuellen Digitalisierungsschubs und was sie selbst Neues gelernt haben.

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Reto Meneghini, CEO & Gründer von MondayCoffee

Reto, im Gründungsjahr von MondayCoffee platzte die Dotcom-Blase. Im 20-jährigen Jubiläumsjahr verursacht eine Pandemie weitrechende Folgen für Gesellschaft und Wirtschaft. Wie war denn die Zeit dazwischen so?

In der Halbzeit gab es auch noch die Finanzkrise… Es waren allgemein sehr bewegte Jahre. Ein Tempolimit scheint auch jetzt nicht in Sicht. Wenn ich an die Dotcom-Blase zurückdenke, wo viele dachten, dass die Umsätze, die wir übers Internet generieren können, Träumereien gleichkommen, dann müssen wir uns heute eingestehen, dass das Gegenteil passiert ist. Wir haben uns noch viel schneller ins Internet bewegt als gedacht.

Auch die IT – insbesondere mit der Cloud. Als Microsoft Office 365 lancierte, waren wir unter den ersten Partnern in der Schweiz, die das Produkt vertrieben. Anfangs wussten wir selbst nicht, was damit anfangen – denn die Cloud sollte vor allem KMU dabei helfen, ihre IT kostengünstig zu professionalisieren. Bei unserem Kundensegment, den grösseren Firmen, war die Cloud kein Thema. Ihre Haltung war damals, dass sie das selbst besser können und ihre Daten nie in die Hände von Microsoft geben würden. Heute ist der Beweis angetreten, dass die Cloud funktioniert. In der Schweiz wurde mit der Schweizer Cloud eine letzte Hürde genommen.

Konntest du über die letzten Jahre noch weitere Paradigmenwechsel beobachten?

Oh ja. IT war vor 20 Jahren ein notwendiges Übel. Ein teures Stück Infrastruktur. Ein klassisches Cost-Center. Heute ist die IT ein Erfolgstreiber. In den Geschäftsleitungen sitzen inzwischen CTOs und CDOs. Viele Geschäftsmodelle wären ohne IT gar nicht möglich.

“Während wir früher als reiner Dienstleister unser Wissen – von Techies an Techies – auf Stundenbasis verkauft hatten, sind wir heute Dienstleister und Softwareanbieter zugleich.”

— Reto Meneghini, CEO & Gründer MondayCoffee

Inwiefern beeinflusste dies die Entwicklung von MondayCoffee? Was unterscheidet MondayCoffee heute von MondayCoffee damals vor 20 Jahren, als ihr die Tätigkeit aufgenommen habt?

Während wir früher als reiner Dienstleister unser Wissen – von Techies an Techies – auf Stundenbasis verkauft hatten, sind wir heute Dienstleister und Softwareanbieter zugleich. 2010 brachten wir die erste Version von CoffeeNet auf den Markt. Anstatt, dass wir für jede Firma auf der grünen Wiese mit dem gleichen Resultat etwas Neues schafften, entwickelten wir eine Out-of-the-box-Software, die eine optimale Konfiguration von Microsoft 365 ermöglicht und das Benutzererlebnis verbessert.

Die Diskussion verlagerte sich auf den Endnutzer und von der Technologie an sich darauf, was die Technologie bewirken kann. Heute ist Adoption in aller Munde. Aber vor 10 Jahren war es sehr ungewöhnlich, dass ein Technologie-Lieferant mit Endanwendern spricht. So sassen wir plötzlich nicht mehr nur mit der IT am Tisch, sondern wurden von Kommunikationsleitern, HR-Verantwortlichen und COOs eingeladen, um sie dabei zu unterstützen, eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.

Im Jahr 2017 eröffnete MondayCoffee das Office in München.

Auch waren wir vor 20 Jahren nur in der Schweiz tätig. Seitdem haben wir ein Office in Deutschland eröffnet und betreuen auch deutsche und österreichische Unternehmen. Wir haben Vertriebspartner in anderen europäischen Ländern und dürfen Neukundengewinne rund um den Globus verbuchen. Die Cloud bringt uns überall hin und ich bin überzeugt, dass MondayCoffee noch internationaler werden wird.

Apropos MondayCoffee: Wie oft wurdest du schon gefragt, was hinter diesem Namen steckt? Was Kaffee mit digitalem Arbeiten zu tun hat?

Ich kann es an der Hand abzählen, wie oft ich nicht gefragt wurde. BlackWidow21 und weitere exotische Namen standen damals auch noch auf dem Whiteboard, als wir bei Bier und Bratwurst nach Namen suchten. MondayCoffee gefiel uns dann doch am besten. Wenn ich jemals einen guten Marketing-Entscheid getroffen habe, dann war es die Namenswahl. Genau, weil der Name irreführend ist, erinnert sich jeder daran – dass wir anders sind als die anderen.

“Wenn ich jemals einen guten Marketing-Entscheid getroffen habe, dann war es die Namenswahl. Genau, weil der Name irreführend ist, erinnert sich jeder daran – dass wir anders sind als die anderen. ”

— Reto Meneghini, CEO & Gründer MondayCoffee

Wie manifestiert sich dieses anders sein? Was macht MondayCoffee aus?

Wir begleiten Mitarbeiter bei der Adoption einer neuen Arbeitsweise

Wir sind echte Kenner und Anwender der Microsoft-Produkte. Nur reden wir mit Kunden nicht über die Produkte oder die Technologie, sondern was sie damit machen können. Wir verfallen nicht dem klassischen Feature-Talk, wenn wir unser Produkt und unsere Dienstleistungen präsentieren, sondern zeigen auf, wie wir damit arbeiten und was die Vorteile für die Endanwender sind. Denn sie sind von der Vielfalt der Microsoft-Tools häufig überfordert. Wir sind die Vereinfacher, indem wir ihnen mit CoffeeNet 365 Use-Cases an die Hand geben, und die Wahl und Konfiguration der Microsoft Tools den Algorithmen überlassen.

Wir hören dich oft sagen: die Digitalisierung beginnt bei den Mitarbeitenden. Sind die Mitarbeitenden nun über Nacht alle digitaler geworden, weil sie aus der Not heraus digitaler arbeiten mussten?

Collaboration ist noch heute stark geprägt durch E-Mail, File-Server und Telefon. Obwohl es seit 20 Jahren Technologien gibt, die eine flexiblere, effizientere und einfachere Teamarbeit ermöglichen. Die Firmen sind schlichtweg überfordert. Sie wollen, aber merken dann, dass das Anwenden doch komplexer und das Beim-Alten-Bleiben einfacher ist.

In den letzten Wochen mussten jedoch gewohnte Muster gezwungenermassen aufgegeben werden. Plötzlich schalten alle beim Telefonieren über Microsoft Teams die Kamera an. Technologien für Video-Conferencing gibt es schon seit über 10 Jahren, mit Corona wurde uns der Mehrwert erst wirklich bewusst.

Wir haben zum Beispiel für einen Kunden kürzlich Trainings-Sessions über Microsoft Teams durchgeführt. Ursprünglich war geplant, dass wir das Training auf ein bis zwei Tage konzentrieren und physisch abhalten. Weil auch wir immer dachten, dass das besser sei. Es stellt sich heraus, dass mehrere jedoch kürzere Trainings-Sessions per Video sogar besser ankommen. Das Gleiche gilt für Vertragsverhandlungen. Ich war immer der Erste, der sagte, für Verhandlungen muss man vor Ort sein. Dem Einkäufer in die Augen sehen können. Die letzten Wochen haben mich des Gegenteils belehrt. Wenn diese herausfordernde Zeit einen positiven Effekt hat, dann dass sich auch für uns, Mythen aufgelöst haben und eingefleischte Prozesse zum Besseren verändert wurden.

“Wenn diese herausfordernde Zeit einen positiven Effekt hat, dann dass sich auch für uns, Mythen aufgelöst haben und eingefleischte Prozesse zum Besseren verändert wurden. ”

— Reto Meneghini, CEO & Gründer MondayCoffee

Was für Auswirkungen hat dieser Digitalisierungsschub auf die anderen Unternehmen?

In der Not mussten, oder besser durften, wir uns auf den echten Mehrwert der Digitalisierung konzentrieren. Die Bremser wurden in den Hintergrund gedrängt. Es wurde auf einmal spürbar, wie wichtig die Digitalisierung für unsere Wirtschaft ist. Für uns selbst. Viele werden künftig noch stärker in die Digitalisierung investieren.

Was mich persönlich als langjähriger Verfechter sehr freut, ist, dass das Potenzial für Home-Office für Dienstleistungsländer (wie die Schweiz und auch Deutschland) nun endlich angegangen wird. Viele Unternehmen und Mitarbeitende werden gemerkt haben, dass Home-Office eine gute Alternative ist. Ein Tabu wurde gebrochen.

Wo gilt es nun anzusetzen, damit dieser Digitalisierungsschub nicht verpufft?

Viele wissen nun, wie Video-Conferencing geht, und gehören neu der Microsoft Teams Fan-Gruppe an. Doch digitales Zusammenarbeiten geht weit darüber hinaus. Wie und wo legen wir Daten ab, damit sie auch nach längerer Zeit wieder auffindbar sind? Wie planen wir Aufgaben, arbeiten wir gemeinsam an vertraulichen Dokumenten? Jedes Arbeitsszenario muss hinterfragt werden und der bestmögliche Einsatz der Microsoft-Werkzeuge muss verstanden und implementiert werden.

Blick in die Glaskugel. Wie möchtest du den 30. Geburtstag von MondayCoffee feiern?

Unser Sommer BBQ im Münchner Office.

Hätte ich vor 20 Jahren in die Glaskugel geschaut und gesehen, wo wir heute stehen, hätte ich gesagt «Niemals». Ich lasse das mit der Glaskugel lieber und konzentriere mich mit dem Team auf das Heute. Wir haben alle Hände voll zu tun, denn beim digitalen Arbeiten gibt es noch unglaublich viel Potential.

Die Veränderungen kommen von alleine. Und ich bin happy, dass wir uns auch mit 20 Jahren noch jung, dynamisch und veränderungslustig fühlen.

Starthilfe für Microsoft Teams

Microsoft Teams wird zurzeit wo immer möglich eingesetzt, um die Teamarbeit im Home-Office zu erleichtern. Nicht jeder ist mit dem Tool vertraut und benötigt vor allem am Anfang noch Hilfe.

Gerne stellen wir hier einige von Microsoft aufbereiteten Schulungs-Videos zur Verfügung. Damit der Sofort-Einstieg gelingt.

Teams Beginner Videos

• Wie man Teams und Kanäle erstellt

• Übersicht über die Teams und Kanäle

• Einen Beitrag erstellen

• Beiträge oder Nachrichten speichern

• Dateien hochladen und teilen

• Gemeinsames Arbeiten an einer Datei

Chat, Calls & Meetings

• Chats starten und Anrufe tätigen

• Erstellen von Sofortbesprechungen

• Meeting in einem Kanal erstellen

• An einem Teams-Meeting teilnehmen

• Unterwegs an einem Meeting teilnehmen

Gemeinsame Nutzung von Inhalten

• Bildschirm teilen während einem Meeting

• PowerPoint Folien während einem Meeting teilen

Möchten Sie Ihr Wissen und den Umgang mit Microsoft Teams vertiefen? Um das volle Potential für Ihr Team oder Ihr Unternehmen auszuschöpfen? Unsere Spezialisten unterstützen Sie gerne.

MondayCoffee gehört mit seiner Expertise zu den führenden Microsoft Gold-Partnern für die Teamarbeit.

Wir gehen mit Ihnen die verschiedenen Herausforderungen gemeinsam an:

• Wie bedient man das Tool ?

• Wie organisiert man sich als Team mit dieser Software?

• Wie stellt man eine wirksame Zusammenarbeit und Führung sicher?

• Wie lässt sich diese neue Toolwelt mit der bisherigen Infrastruktur vereinen? z.B. wo sollen welche Inhalte abgelegt und bearbeitet werden?

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Microsoft Teams Adoption