Wie KMU mit der Komplettlösung Microsoft Teams digitales Arbeiten meistern
Von Zoom, Skype und Webex bis hin zu WhatsApp: Bei vielen KMU kommen für Meetings, Konferenzen, Telefonie und Zusammenarbeit die unterschiedlichsten Tools und Apps zum Einsatz, welche die MitarbeiterInnen meist selbst auswählen. Das mag für kurze Zeit ein gangbarer Weg sein – langfristig gefährdet es die Sicherheit der Daten und führt zu Ineffizienzen in der Arbeitsweise. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen einen Ausweg aus dem Tool-Dickicht, der für KMU umsetzbar, zielführend und bezahlbar ist – mit Microsoft Teams.
Wir durften schon einige KMU dabei unterstützen, die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Externen zu digitalisieren – und somit einfacher und reibungsloser zu gestalten. Dabei sind wir immer wieder auf ähnliche Ausgangssituationen gestossen: ein Dschungel an Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation, keine Einbindung der Telefonie, zeitraubende Routinearbeiten und mangelnder Schutz der Daten und Informationen.
Weniger ist mehr – und spart wertvolle Ressourcen
Heute bietet Microsoft Teams eine Antwort auf diese Problemstellung. Als Komplettlösung unterstützt die Anwendung eine Vielzahl an Funktionen inklusive Gruppenchat, Online-Meeting, Videokonferenz, Webkonferenz, File-Sharing, Telefonanruf, einfache Suche nach Personen, Chats oder Dokumenten und vieles mehr. Verabschieden muss sich trotzdem niemand von den gewohnten Funktionen aus der analogen Telefonie. Spezielle Features wie Empfangstelefonie, Türöffner oder bestimmte Signalisierungen können problemlos in das Tool eingebunden werden. Was die Sicherheit von Informationen und Daten betrifft, bietet Microsoft Teams je nach Bedürfnis umfassende Schutzmechanismen. Der Schutz kann auch mit Funktionen wie dem Identitätsschutz mit Multifactor Authentication oder der Information Protection ergänzt werden, die dank der Cloud im Gegensatz zu früher heute auch für KMU ohne grossen technischen Aufwand möglich und bezahlbar ist.
Ein weiterer Pluspunkt: Mit einer Komplettlösung benötigen KMU nur Schulungen für ein Front-End, einmalige Lizenzen, eine Betreuungskraft und einheitliche Updates. Daraus resultieren wiederum weniger Kosten, mehr Transparenz und Sicherheit.
Das Potenzial von Microsoft Teams ist abhängig von der Einführungsmethode
Microsoft Teams ist eine integrale Plattform für diverse Tools. Nicht umsonst wurde es von Stiftung Warentest als bestes Tool für Video-Telefonie ausgezeichnet. Zudem ist Microsoft 365 bei dem grössten Teil der Unternehmen schon im Einsatz (laut Statista bei 85 % der Unternehmen in Deutschland), was die perfekte Ausgangslage für die Einführung von Microsoft Teams bildet.
Doch aufgepasst: Die Umstellung ist mit der Installation von Microsoft Teams nicht getan. Die Einführung selbst muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Einmal eingeführt, sollten KMU die Weiterentwicklung des Tools im Auge behalten und die Mitarbeitenden mit wiederholten Schulungen befähigen, das neue System gewinnbringend für sich zu nutzen. Mit der grossen Vielfalt an Funktionen und Möglichkeiten, welche die Cloudlösung bietet, muss auch das Thema Cyber Security gewissenhaft behandelt werden. Microsoft Teams bietet dafür verschiedene Elemente, um eine sichere Zusammenarbeit im Unternehmen, aber auch mit Externen zu gewährleisten.
Best-Practice-Lösungen bieten eine Abkürzung aus dem Tool-Dickicht
Wir sind selbst ein KMU und kennen deshalb die Herausforderungen, denen KMU heute im Hinblick auf die Digitalisierung der Arbeitsplätze gegenüberstehen – mit allem, was dazu gehört. Zusätzlich kennen wir aber auch den Weg aus dem Dschungel heraus und hinein in eine zukunftsorientierte, digitale Arbeitsumgebung. Erprobte Best-Practice-Lösungen sind dabei ein entscheidender Faktor. Bei Bedarf gehen wir diesen Weg gern gemeinsam mit Ihnen – sprechen Sie uns einfach an.
