So werden Meetings wieder zum effizienten Tool

Wissensmitarbeitende und ManagerInnen können ein Lied davon singen: Meetings rauben Zeit und Nerven. Sie haben grundsätzlich keinen guten Ruf. Wie so vieles eine Frage der Technologie: Denn es gibt durchaus Tools, die den Stress reduzieren und erfrischend effiziente Besprechungen unterstützen. 

Meeting-Burnout als Kostenfaktor und Produktivitätsbremse 

Oft sind die Arbeitstreffen ineffizient und haben für die eigene Arbeit wenig Relevanz. Fragen wie «Was wird heute eigentlich besprochen?» oder «Warum werde ich zu diesem Call eingeladen?» geistern durch die Köpfe, während der Schreibtisch überquillt.  

Allein die Unternehmensführung verbringt gemäss einer aktuelle Marktstudie 3,6 Arbeitsstunden pro Woche mit unnötigen Meetings. Bei Wissensmitarbeitenden sind es vier Stunden pro Woche, was deutsche Unternehmen 114 Milliarden Euro pro Jahr kostet. 

Ein weiteres Phänomen: Besprochene Themen bleiben mehr oder weniger ungeklärt. Nicht immer ist klar, was überhaupt entschieden wurde und wer sich um welche Aufgabe kümmert. Die Verbindlichkeit von Meetingresultaten sinkt. Das Gefühl, seine Zeit zu verschwenden, nagt mit der Zeit auch am Betriebsklima. 

“Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten.”

Produktivität lebt vom Austausch 

Gleichzeitig sind wir für eine effiziente Zusammenarbeit abhängig vom Austausch mit anderen. Wir müssen uns zu Themen und Projekten abstimmen, die verschiedene Personen und Bereiche betreffen, die Arbeit verteilen und das Vorgehen definieren. 

Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten: 

• kreatives Erarbeiten von Konzepten, Planungen, Texten oder Designs  

• Treffen grösserer Entscheidungen  

• Vereinbaren und Verteilen von Aufgaben  

• Lernen von anderen, woran sie gerade arbeiten 

• zwischenmenschliche Erfahrungen 

• Schaffen einer gesunden Unternehmenskultur 
  
  
  

Meeting Management strafft die Abläufe 

Wir können also nicht ohne – aber wie machen wir mehr aus der Zeit, die wir in Besprechungen investieren?  

Die Antwort: mit toolgestütztem Meeting Management, das direkt in den Arbeitsablauf integriert ist. 

Eine saubere Planung, effiziente Durchführung und klare Dokumentation der Ergebnisse sind das Eine – aber nichts Neues. Neu ist die intuitive Unterstützung der Meetings durch eine App, die direkt mit dem Microsoft-Teams-Arbeitsbereich verbunden ist.  

So bleiben alle Besprechungsdaten für ein Kundenprojekt direkt in demselben Kontext wie alle anderen Projektinhalte. Direkt in Microsoft Teams. 

Ein Arbeitsplatz, der sich (fast) selbst organisiert 

Die Meeting-App von MondayCoffee bringt alles an einer Stelle zusammen. Kommen neue Daten hinzu, werden sie integriert erfasst – vom Termineintrag über das Besprechungsprotokoll und die Ablage bis zu den definierten Aufgaben. Redundante Informationen und Eingaben bei Termindaten und die Teilnehmerkontrolle entfallen.  

Damit sind nicht nur alle Informationen an einem Ort zugänglich, sie lassen sich dort auch gemeinsam bearbeiten. Und das mit einer unsichtbaren Stütze: Das Tool automatisiert viele ehemals manuelle Tasks.  

Dadurch arbeiten AnwenderInnen in Microsoft Teams effizienter und können alles klar dokumentieren. Egal, ob für den Kickoff mit Externen oder das Jour fixe.  

Vom Termin zur Aufgabenverwaltung ohne Toolchaos 

Die Meeting-App von CoffeeNet 365 reduziert Besprechungen auf das Wesentliche. Durch die toolgestützte Planung, Durchführung und Dokumentation an einem Ort.  

Der Prozess ist ganz einfach:  

1. Termin in Outlook erstellen 

2. Termin mit der Meeting-App verbinden 

3. Agenda vorbereiten 

4. Meeting halten 

5. Protokolleinträge erfassen und klassifizieren 

6. Protokoll als PDF teilen 

7. Definierte Aufgaben direkt in Planner verwalten 

Besprechungs-Ablauf mit Tooleinsatz

Die Meeting-App vereinfacht den gesamten Ablauf von der Terminerstellung über die Vorbereitung bis zur Dokumentation und Aufgabenverteilung. 

Wichtige Meeting-Inhalte sind auch ohne akribisches Mitschreiben schnell dokumentiert. Sie teilen dem Tool einfach mit, was als Info, Entscheid oder Aufgabe im Protokoll erfasst werden soll. Und mit wenigen Klicks ist ein professionell formatiertes Besprechungsprotokoll als PDF erstellt und geteilt. 

Prozesse für Menschen – nicht andersherum 

Unproduktive Besprechungen sind nicht nur eine Zeit- oder Kostenfrage. Langfristig nagen sie an der Arbeitsmoral und der Produktivität jedes Einzelnen. Ein modernes Meeting-Tool vereinfacht die Prozesse so, wie es die NutzerInnen tatsächlich brauchen.  

Neugierig, wie hoch das Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen ist? Sprechen Sie uns an und wir finden es heraus. 

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Im Dschungel der Tools gefangen?

Wie KMU mit der Komplettlösung Microsoft Teams digitales Arbeiten meistern

Von Zoom, Skype und Webex bis hin zu WhatsApp: Bei vielen KMU kommen für Meetings, Konferenzen, Telefonie und Zusammenarbeit die unterschiedlichsten Tools und Apps zum Einsatz, welche die MitarbeiterInnen meist selbst auswählen. Das mag für kurze Zeit ein gangbarer Weg sein – langfristig gefährdet es die Sicherheit der Daten und führt zu Ineffizienzen in der Arbeitsweise. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen einen Ausweg aus dem Tool-Dickicht, der für KMU umsetzbar, zielführend und bezahlbar ist – mit Microsoft Teams.  

Wir durften schon einige KMU dabei unterstützen, die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Externen zu digitalisieren – und somit einfacher und reibungsloser zu gestalten. Dabei sind wir immer wieder auf ähnliche Ausgangssituationen gestossen: ein Dschungel an Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation, keine Einbindung der Telefonie, zeitraubende Routinearbeiten und mangelnder Schutz der Daten und Informationen.  

Weniger ist mehr – und spart wertvolle Ressourcen 

Heute bietet Microsoft Teams eine Antwort auf diese Problemstellung. Als Komplettlösung unterstützt die Anwendung eine Vielzahl an Funktionen inklusive Gruppenchat, Online-Meeting, Videokonferenz, Webkonferenz, File-Sharing, Telefonanruf, einfache Suche nach Personen, Chats oder Dokumenten und vieles mehr. Verabschieden muss sich trotzdem niemand von den gewohnten Funktionen aus der analogen Telefonie. Spezielle Features wie Empfangstelefonie, Türöffner oder bestimmte Signalisierungen können problemlos in das Tool eingebunden werden. Was die Sicherheit von Informationen und Daten betrifft, bietet Microsoft Teams je nach Bedürfnis umfassende Schutzmechanismen. Der Schutz kann auch mit Funktionen wie dem Identitätsschutz mit Multifactor Authentication oder der Information Protection ergänzt werden, die dank der Cloud im Gegensatz zu früher heute auch für KMU ohne grossen technischen Aufwand möglich und bezahlbar ist.  

Ein weiterer Pluspunkt: Mit einer Komplettlösung benötigen KMU nur Schulungen für ein Front-End, einmalige Lizenzen, eine Betreuungskraft und einheitliche Updates. Daraus resultieren wiederum weniger Kosten, mehr Transparenz und Sicherheit. 

Das Potenzial von Microsoft Teams ist abhängig von der Einführungsmethode 

Microsoft Teams ist eine integrale Plattform für diverse Tools. Nicht umsonst wurde es von Stiftung Warentest als bestes Tool für Video-Telefonie ausgezeichnet. Zudem ist Microsoft 365 bei dem grössten Teil der Unternehmen schon im Einsatz (laut Statista bei 85 % der Unternehmen in Deutschland), was die perfekte Ausgangslage für die Einführung von Microsoft Teams bildet. 

Doch aufgepasst: Die Umstellung ist mit der Installation von Microsoft Teams nicht getan. Die Einführung selbst muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Einmal eingeführt, sollten KMU die Weiterentwicklung des Tools im Auge behalten und die Mitarbeitenden mit wiederholten Schulungen befähigen, das neue System gewinnbringend für sich zu nutzen. Mit der grossen Vielfalt an Funktionen und Möglichkeiten, welche die Cloudlösung bietet, muss auch das Thema Cyber Security gewissenhaft behandelt werden. Microsoft Teams bietet dafür verschiedene Elemente, um eine sichere Zusammenarbeit im Unternehmen, aber auch mit Externen zu gewährleisten.  

Best-Practice-Lösungen bieten eine Abkürzung aus dem Tool-Dickicht 

Wir sind selbst ein KMU und kennen deshalb die Herausforderungen, denen KMU heute im Hinblick auf die Digitalisierung der Arbeitsplätze gegenüberstehen – mit allem, was dazu gehört. Zusätzlich kennen wir aber auch den Weg aus dem Dschungel heraus und hinein in eine zukunftsorientierte, digitale Arbeitsumgebung. Erprobte Best-Practice-Lösungen sind dabei ein entscheidender Faktor. Bei Bedarf gehen wir diesen Weg gern gemeinsam mit Ihnen – sprechen Sie uns einfach an. 

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