Wissensmitarbeitende und ManagerInnen können ein Lied davon singen: Meetings rauben Zeit und Nerven. Sie haben grundsätzlich keinen guten Ruf. Wie so vieles eine Frage der Technologie: Denn es gibt durchaus Tools, die den Stress reduzieren und erfrischend effiziente Besprechungen unterstützen.
Meeting-Burnout als Kostenfaktor und Produktivitätsbremse
Oft sind die Arbeitstreffen ineffizient und haben für die eigene Arbeit wenig Relevanz. Fragen wie «Was wird heute eigentlich besprochen?» oder «Warum werde ich zu diesem Call eingeladen?» geistern durch die Köpfe, während der Schreibtisch überquillt.
Allein die Unternehmensführung verbringt gemäss einer aktuelle Marktstudie 3,6 Arbeitsstunden pro Woche mit unnötigen Meetings. Bei Wissensmitarbeitenden sind es vier Stunden pro Woche, was deutsche Unternehmen 114 Milliarden Euro pro Jahr kostet.
Ein weiteres Phänomen: Besprochene Themen bleiben mehr oder weniger ungeklärt. Nicht immer ist klar, was überhaupt entschieden wurde und wer sich um welche Aufgabe kümmert. Die Verbindlichkeit von Meetingresultaten sinkt. Das Gefühl, seine Zeit zu verschwenden, nagt mit der Zeit auch am Betriebsklima.
“Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten.”
Produktivität lebt vom Austausch
Gleichzeitig sind wir für eine effiziente Zusammenarbeit abhängig vom Austausch mit anderen. Wir müssen uns zu Themen und Projekten abstimmen, die verschiedene Personen und Bereiche betreffen, die Arbeit verteilen und das Vorgehen definieren.
Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten:
kreatives Erarbeiten von Konzepten, Planungen, Texten oder Designs
Treffen grösserer Entscheidungen
Vereinbaren und Verteilen von Aufgaben
Lernen von anderen, woran sie gerade arbeiten
zwischenmenschliche Erfahrungen
Schaffen einer gesunden Unternehmenskultur
Meeting Management strafft die Abläufe
Wir können also nicht ohne – aber wie machen wir mehr aus der Zeit, die wir in Besprechungen investieren?
Die Antwort: mit toolgestütztem Meeting Management, das direkt in den Arbeitsablauf integriert ist.
Eine saubere Planung, effiziente Durchführung und klare Dokumentation der Ergebnisse sind das Eine – aber nichts Neues. Neu ist die intuitive Unterstützung der Meetings durch eine App, die direkt mit dem Microsoft-Teams-Arbeitsbereich verbunden ist.
So bleiben alle Besprechungsdaten für ein Kundenprojekt direkt in demselben Kontext wie alle anderen Projektinhalte. Direkt in Microsoft Teams.
Ein Arbeitsplatz, der sich (fast) selbst organisiert
Die Meeting-App von MondayCoffee bringt alles an einer Stelle zusammen. Kommen neue Daten hinzu, werden sie integriert erfasst – vom Termineintrag über das Besprechungsprotokoll und die Ablage bis zu den definierten Aufgaben. Redundante Informationen und Eingaben bei Termindaten und die Teilnehmerkontrolle entfallen.
Damit sind nicht nur alle Informationen an einem Ort zugänglich, sie lassen sich dort auch gemeinsam bearbeiten. Und das mit einer unsichtbaren Stütze: Das Tool automatisiert viele ehemals manuelle Tasks.
Dadurch arbeiten AnwenderInnen in Microsoft Teams effizienter und können alles klar dokumentieren. Egal, ob für den Kickoff mit Externen oder das Jour fixe.
Vom Termin zur Aufgabenverwaltung ohne Toolchaos
Die Meeting-App von CoffeeNet 365 reduziert Besprechungen auf das Wesentliche. Durch die toolgestützte Planung, Durchführung und Dokumentation an einem Ort.
Der Prozess ist ganz einfach:
Termin in Outlook erstellen
Termin mit der Meeting-App verbinden
Agenda vorbereiten
Meeting halten
Protokolleinträge erfassen und klassifizieren
Protokoll als PDF teilen
Definierte Aufgaben direkt in Planner verwalten
Besprechungs-Ablauf mit Tooleinsatz
Die Meeting-App vereinfacht den gesamten Ablauf von der Terminerstellung über die Vorbereitung bis zur Dokumentation und Aufgabenverteilung.
Wichtige Meeting-Inhalte sind auch ohne akribisches Mitschreiben schnell dokumentiert. Sie teilen dem Tool einfach mit, was als Info, Entscheid oder Aufgabe im Protokoll erfasst werden soll. Und mit wenigen Klicks ist ein professionell formatiertes Besprechungsprotokoll als PDF erstellt und geteilt.
Prozesse für Menschen – nicht andersherum
Unproduktive Besprechungen sind nicht nur eine Zeit- oder Kostenfrage. Langfristig nagen sie an der Arbeitsmoral und der Produktivität jedes Einzelnen. Ein modernes Meeting-Tool vereinfacht die Prozesse so, wie es die NutzerInnen tatsächlich brauchen.
Neugierig, wie hoch das Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen ist? Sprechen Sie uns an und wir finden es heraus.
