Wenn Wissensmanagement einfach wird: Unser Best Practice

Wissen ist eine der wertvollsten, aber auch flüchtigsten Ressourcen in der heutigen Arbeitswelt. Die Herausforderung besteht darin, das Wissen effizient zu organisieren und den Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen. Egal, wo und von welchem Gerät aus sie arbeiten. CoffeeNet 365, die Modern-Work-Solution von MondayCoffee, bietet mit dem Wissenscenter genau diese Möglichkeit. Coole Apps inklusive.

Ein Wissenscenter von allen für alle  

Mit CoffeeNet 365 können Unternehmen ihr eigenes digitales Knowledge Center aufbauen und individuell gestalten. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, von überall aus Wissensseiten oder Beiträge zu publizieren und mit verschiedenen Personenkreisen zu teilen.  

Wie ist ein Knowledge Center aufgebaut? 

Der Aufbau einer Wissensplattform ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wichtig ist vor allem die Startseite des Wissenscenters, die eine Übersicht über alle Wissensinhalte bietet. Viele unserer Kunden platzieren häufig aufgerufene Wissensseiten an oberster Stelle. Die Auswahl erfolgt automatisiert anhand der Klickzahlen. Damit sind die beliebtesten Themen inklusive Kontaktpersonen schnell zur Hand. Darunter könnte ein Onboarding-Abschnitt platziert werden, der Mitarbeitende auf eine Unterseite mit tiefergehenden Inhalten wie unserer Quiz-App oder jobspezifischen Onboarding-Bereichen führt.  

Einige Kunden integrieren in der Übersicht auch einen „Über uns“-Bereich oder einen Abschnitt für das Projektmarketing rund um CoffeeNet 365. Auf den Unterseiten können Zugriffsberechtigte dann zum Beispiel Kontaktpersonen im Projekt oder Anleitungen zur Nutzung von Microsoft Teams und anderen Apps aufrufen. All das erarbeiten wir in einem Workshop mit unseren Kunden. 

Dokumentenlenkung für kritische Files 

Wer welche Beiträge und Wissensseiten sehen und erstellen darf, wird über Berechtigungen und gelenkte Dokumente geregelt. Der Dokumentenlenkungs-Workflow schafft Ordnung und Sicherheit: Er stellt sicher, dass wichtige Dokumente wie Prozessbeschreibungen innerhalb der Wissensseiten systematisch erstellt, bearbeitet, geprüft und verteilt werden.  

Granulare Suche und Filter 

Einzelne Wissensbeiträge und Themenfelder lassen sich nach Kategorien vorgefiltert anzeigen, um die Suche zu beschleunigen. Über die Such- und Filterfunktion können Mitarbeitende aber auch das gesamte Wissenscenter durchsuchen und relevante Informationen binnen Sekunden finden. Dabei helfen vor allem Tags: Sie ermöglichen, Beiträge nach spezifischen Themen, Zielgruppen, Erstelldatum oder letzter Bearbeitung zu durchsuchen.  

Coole Apps, die wirklich entlasten und Spass machen 

Praktische Apps bringen frischen Wind in das Wissensmanagement und in die Zusammenarbeit. Die Apps sind Teil von CoffeeNet 365 und optional in das Knowledge Center integrierbar. 

Quiz-App: Spielerisches Onboarding mit Lernkontrolle 

Die Quiz-App vereinfacht das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Durch interaktive Quizfragen wird wichtiges Wissen spielerisch vermittelt und gleichzeitig eine Lernkontrolle durchgeführt. Die Nutzung erfolgt anonym, Antworten werden nicht gespeichert. Neue Teammitglieder können so schneller und effektiver integriert werden. 

Structure-App: Handbücher in Sekundenschnelle 

Mit der Structure-App lassen sich Handbücher einfach und schnell zusammenstellen. Mithilfe eines Editors kann jeder Mitarbeitende selbst hierarchische Strukturen mit Links zu SharePoint-Seiten und externen Inhalten erstellen. Kapitel lassen sich einfach per Drag & Drop umstrukturieren. 

Chat-2-Knowledge-App: Wissen aus dem Chat teilen 

Die Funktion Chat-2-Knowledge ist vor allem im IT-Helpdesk beliebt: Mitarbeitende können damit Wissensseiten schnell und unkompliziert direkt aus Microsoft Teams heraus erstellen und versenden, ohne die gleichen Informationen immer wieder wiederholen zu müssen. Bei Aktivierung öffnet sich im Teams-Chat ein Fenster mit Drop-down-Menü, in dem Mitarbeitende direkt den Seitentitel und das passende Wissenszentrum für die neue Seite auswählen können. Und schon ist aus einem Chat, eine Wissensseite entstanden.

Der Wissensbeitrag existiert bereits? Chat-2-Knowledge unterstützt auch die Suche im Wissenscenter direkt aus Teams heraus und Wissenseiten können so direkt im Teams Chat versenden werden.

FAQ-App: Typische Fragen und Antworten schnell abrufen 

Mit der FAQ-App lassen sich häufig gestellte Fragen zu einem bestimmten Thema zusammen mit den entsprechenden Antworten grafisch ansprechend darstellen. Fragen können thematisch gruppiert und mithilfe von Labels fein kategorisiert und gefiltert werden. Über ein Suchfeld sind einzelne Fragen und Antworten schnell gefunden.  

Noch kein Wissenscenter? 

Mit unserer Modern-Work-Solution CoffeeNet 365 geht das Wissen in Ihrem Unternehmen nie wieder verloren. Damit Sie und Ihr Team leichter und produktiver arbeiten können. 

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Challenge #6: Auflösung von Wissenssilos

Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen müssen verarbeitet werden. Desto schwieriger ist es auch, den Überblick zu behalten. Zudem arbeiten und kommunizieren die Abteilungen oft in Silos. Dabei ist der Austausch von Wissen und Informationen gerade in Zeiten von Remote-Arbeit ein wichtiger Erfolgsfaktor.

“Wir ertrinken in Informationen, aber uns dürstet nach Wissen.”

— John Naisbitt

STATUS QUO: UNTERNEHMENSWISSEN IST IN SILOS VERSTECKT

Wissen ist heute eine der wertvollsten Ressourcen. Als solche gewinnt es rasant an Bedeutung – nicht nur in der Wirtschaft in Form von Technologie- oder Handlungskompetenz, sondern auch in anderen Lebens- und Arbeitsbereichen. Doch Wissen ist oft ungleich verteilt oder in Unternehmenssilos versteckt.

DAS PROBLEM: INFORMATIONSCHAOS UND WISSENSLÜCKEN BREMSEN DIE ARBEITSABLÄUFE

Wie lässt sich Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden? In der Theorie wird Wissen in zwei Kategorien eingeteilt: implizites und explizites Wissen. Explizites Wissen ist einfach erklärt: Dazu gehören Informationen, die in irgendeiner Form erfasst und dokumentiert wurden. Explizites Wissen kann relativ leicht von anderen Mitarbeitenden adaptiert werden. Beispiele hierfür sind Prozessbeschriebe, Checklisten, Notizen, Anleitungen oder Arbeitsanweisungen.

Kritisch ist der Umgang mit implizitem Wissen, auch als stilles Wissen bekannt, denn es existiert nicht in schriftlicher Form. Mitarbeitende sind oft nicht in der Lage, dieses Wissen verbal oder schriftlich zu formulieren. Implizites Wissen wird durch langjährige Erfahrungen erworben. Je grösser der implizite Wissensspeicher eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, desto gefährlicher ist der Wissensverlust für das Unternehmen, wenn diese Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt.

Kulturelle und strukturelle Herausforderungen

Vor allem Unternehmen mit einer traditionellen Organisation und Kultur stehen vor einer weiteren Herausforderung: Wissenshortung. Unternehmen ohne Wissensmanagement-System laufen Gefahr, dass Wissen nicht mit den Kolleginnen und Kollegen geteilt wird, um ein Alleinstellungsmerkmal zu wahren. Wenn eine Arbeitskraft mit Expertise das Unternehmen verlässt, können bedeutende Wissenslücken entstehen.

Auch alte und streng abgegrenzte Berechtigungsstrukturen verhindern den einfachen Austausch von Wissen zwischen den Abteilungen. In vielen Fällen ist nicht einmal bekannt, dass Wissen bereits intern existiert. Zwar existiert dieses Wissen oft in schriftlicher Form, etwa als Anleitung in privaten Notizbüchern oder Dokumentationen abgelegt auf Laufwerken. Doch nur ein kleiner Personenkreis kann die Informationen auch aufrufen.

“Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen der Wissensentkopplung.”

DIE LÖSUNG: EIN KNOWLEDGE CENTER, VON DEM ALLE PROFITIEREN

Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen. Zwei Fragen stellen sich:

1) Wie können Firmen das implizite Wissen ihrer Mitarbeitenden in explizites Wissen umwandeln?

2) Wie können andere Mitarbeitende einfach auf den Wissensspeicher der Firma zugreifen?

Genau hier setzt die Modern-Work-Lösung von MondayCoffee an. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, die Transparenz schafft und wichtige Informationen konsolidiert. Wissen lässt sich von Personen entkoppeln, indem das implizite Wissen in Wissensbeiträgen festgehalten wird. Einfache Vorlagen helfen den Mitarbeitenden, Struktur und Einheitlichkeit über alle Formate hinweg zu wahren.

DAS ERGEBNIS: WISSEN IST SCHNELL ZUGÄNGLICH – UND BLEIBT IM UNTERNEHMEN

Mitarbeitende können schnell und einfach auf Wissen und Wissensträger zugreifen – wo und wann immer sie arbeiten. Durch vordefinierte Kategorien ist das Wissen der unterschiedlichen Fachbereiche über Filter oder Suchfunktionen leicht auffindbar.

Damit sind die Informationen direkt in das Tool der täglichen Arbeit integriert – statt in weiteren Subsystemen, die Mitarbeitende erst aktiv öffnen müssen. Durch die saubere Kategorisierung und ein klares Berechtigungskonzept kann jeder das Wissen über die Suche einfach aufrufen. Erst dann können Mitarbeitende effektiv voneinander lernen und ihre Best Practices nachhaltig im Unternehmen verankern.

Bei Bedarf können Mitarbeitende Wissen jederzeit ergänzen. Durch die Funktion Chat2Knowledge lässt sich Wissen mit wenigen Klicks in der ganzen Unternehmung teilen – und das, ohne die Anwendung zu verlassen.

Welche Erfahrungen und Best Practices bringen Ihre Teams mit? Die Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 macht das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden sichtbar – damit alle vom Wissen der anderen profitieren können.

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