Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen müssen verarbeitet werden. Desto schwieriger ist es auch, den Überblick zu behalten. Zudem arbeiten und kommunizieren die Abteilungen oft in Silos. Dabei ist der Austausch von Wissen und Informationen gerade in Zeiten von Remote-Arbeit ein wichtiger Erfolgsfaktor.
“Wir ertrinken in Informationen, aber uns dürstet nach Wissen.”
STATUS QUO: UNTERNEHMENSWISSEN IST IN SILOS VERSTECKT
Wissen ist heute eine der wertvollsten Ressourcen. Als solche gewinnt es rasant an Bedeutung – nicht nur in der Wirtschaft in Form von Technologie- oder Handlungskompetenz, sondern auch in anderen Lebens- und Arbeitsbereichen. Doch Wissen ist oft ungleich verteilt oder in Unternehmenssilos versteckt.
DAS PROBLEM: INFORMATIONSCHAOS UND WISSENSLÜCKEN BREMSEN DIE ARBEITSABLÄUFE
Wie lässt sich Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden? In der Theorie wird Wissen in zwei Kategorien eingeteilt: implizites und explizites Wissen. Explizites Wissen ist einfach erklärt: Dazu gehören Informationen, die in irgendeiner Form erfasst und dokumentiert wurden. Explizites Wissen kann relativ leicht von anderen Mitarbeitenden adaptiert werden. Beispiele hierfür sind Prozessbeschriebe, Checklisten, Notizen, Anleitungen oder Arbeitsanweisungen.
Kritisch ist der Umgang mit implizitem Wissen, auch als stilles Wissen bekannt, denn es existiert nicht in schriftlicher Form. Mitarbeitende sind oft nicht in der Lage, dieses Wissen verbal oder schriftlich zu formulieren. Implizites Wissen wird durch langjährige Erfahrungen erworben. Je grösser der implizite Wissensspeicher eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, desto gefährlicher ist der Wissensverlust für das Unternehmen, wenn diese Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt.
Kulturelle und strukturelle Herausforderungen
Vor allem Unternehmen mit einer traditionellen Organisation und Kultur stehen vor einer weiteren Herausforderung: Wissenshortung. Unternehmen ohne Wissensmanagement-System laufen Gefahr, dass Wissen nicht mit den Kolleginnen und Kollegen geteilt wird, um ein Alleinstellungsmerkmal zu wahren. Wenn eine Arbeitskraft mit Expertise das Unternehmen verlässt, können bedeutende Wissenslücken entstehen.
Auch alte und streng abgegrenzte Berechtigungsstrukturen verhindern den einfachen Austausch von Wissen zwischen den Abteilungen. In vielen Fällen ist nicht einmal bekannt, dass Wissen bereits intern existiert. Zwar existiert dieses Wissen oft in schriftlicher Form, etwa als Anleitung in privaten Notizbüchern oder Dokumentationen abgelegt auf Laufwerken. Doch nur ein kleiner Personenkreis kann die Informationen auch aufrufen.
“Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen der Wissensentkopplung.”
DIE LÖSUNG: EIN KNOWLEDGE CENTER, VON DEM ALLE PROFITIEREN
Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen. Zwei Fragen stellen sich:
1) Wie können Firmen das implizite Wissen ihrer Mitarbeitenden in explizites Wissen umwandeln?
2) Wie können andere Mitarbeitende einfach auf den Wissensspeicher der Firma zugreifen?
Genau hier setzt die Modern-Work-Lösung von MondayCoffee an. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, die Transparenz schafft und wichtige Informationen konsolidiert. Wissen lässt sich von Personen entkoppeln, indem das implizite Wissen in Wissensbeiträgen festgehalten wird. Einfache Vorlagen helfen den Mitarbeitenden, Struktur und Einheitlichkeit über alle Formate hinweg zu wahren.
DAS ERGEBNIS: WISSEN IST SCHNELL ZUGÄNGLICH – UND BLEIBT IM UNTERNEHMEN
Mitarbeitende können schnell und einfach auf Wissen und Wissensträger zugreifen – wo und wann immer sie arbeiten. Durch vordefinierte Kategorien ist das Wissen der unterschiedlichen Fachbereiche über Filter oder Suchfunktionen leicht auffindbar.
Damit sind die Informationen direkt in das Tool der täglichen Arbeit integriert – statt in weiteren Subsystemen, die Mitarbeitende erst aktiv öffnen müssen. Durch die saubere Kategorisierung und ein klares Berechtigungskonzept kann jeder das Wissen über die Suche einfach aufrufen. Erst dann können Mitarbeitende effektiv voneinander lernen und ihre Best Practices nachhaltig im Unternehmen verankern.
Bei Bedarf können Mitarbeitende Wissen jederzeit ergänzen. Durch die Funktion Chat2Knowledge lässt sich Wissen mit wenigen Klicks in der ganzen Unternehmung teilen – und das, ohne die Anwendung zu verlassen.
Welche Erfahrungen und Best Practices bringen Ihre Teams mit? Die Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 macht das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden sichtbar – damit alle vom Wissen der anderen profitieren können.
