Ein Blog-Beitrag von Melodie Fleury, Business Consultant bei MondayCoffee
Genau genommen haben wir grosses Glück: Dem Markt mangelt es weder an Technologien, Systemen noch Lösungen für modernes Arbeiten. Kontinuierlich werden neue Tools entwickelt, bestehende verbessert oder ganze Tool-Landschaften konsolidiert, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen – so die Theorie. Die Praxis zeigt: Vielen Unternehmen fehlt immer noch die passende Infrastruktur, eine einheitliche Basis im Arbeitsalltag. Das Ergebnis: aufwändige Prozesse, Informationschaos, Zeit- und Geldverlust. Vor allem in Unternehmensgruppen eine Erfolgsbremse, die aber leicht gelöst werden kann.
Typische Herausforderungen in Unternehmensgruppen
In der Regel gilt: Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen und Kommunikation sind zu verarbeiten – und desto schwieriger der Überblick. Hinzu kommt, dass häufig in Silos gearbeitet und kommuniziert wird. Zwischen verschiedenen Unternehmen einer Gruppe ist ohne die passende Collaboration-Lösung irgendwann kaum noch ein Wissens- oder Informationsaustausch möglich. So auch bei einem unserer Kunden, einer Schweizer Unternehmensgruppe. Die oft über Jahre wachsenden Herausforderungen sind meist technischer, kultureller und struktureller Art.
Technische Herausforderungen: Die Systemlandschaft der Unternehmen besteht oft schon seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten. Einmal aufgesetzt, wurde sie kaum mehr angerührt oder gross verändert. Es fehlt daher eine Infrastruktur, die den aktuellen Arbeitsanforderungen entspricht. Das fängt an bei digitalen Orten der Zusammenarbeit und reicht hin zu den Prozessen und Zugriffsrechten für reibungsloses Arbeiten. In vielen Fällen werden Daten immer noch als Anhänge per Mail versendet. Daraus entstehen schnell zig verschiedene Versionen – und Verwirrung darüber, welche Datei die aktuellste ist.
Kulturelle Herausforderungen: Gerade in konservativen Branchen ist die Unternehmenskultur noch stark hierarchisch geprägt. Kommunikation verläuft eher top-down als bottom-up. Zudem fehlt eine Vorbildfunktion, die den «Modern Workplace» vorlebt und Potenziale aufzeigt. Mitarbeitende werden nicht ausreichend befähigt, sich relevante Informationen zu beschaffen, Wissen zu teilen oder Verantwortung zu übernehmen.
Strukturelle Herausforderungen: Eines der häufigsten Symptome der Silo-Landschaft ist ein ungleicher Informationsfluss. Ohne unternehmensweit einheitliche Prozesse und Vorgaben entsteht schnell Chaos. Das fängt schon bei Verteilerlisten an: Werden Verteiler nicht zentralisiert gepflegt und automatisch synchronisiert, geht schnell jemand vergessen und in der Kommunikation verloren. Wissen wird informell in Grüppchen geteilt: Wer in der Raucherpause oder an der Kaffeemaschine nicht zum richtigen Zeitpunkt dabei war, ist nicht oder erst verspätet informiert. Innerhalb einer Organisation bestehen Abteilungssilos, innerhalb eine Unternehmensgruppe Firmensilos. Ein weiteres Problem dabei: Mitarbeitende haben keine Möglichkeit, sich und ihre Fähigkeiten an den richtigen Stellen einzubringen. Wer welche Kompetenzen und welches Wissen hat, bleibt versteckt im Silo-Dschungel.
Von fehlender zu neuer Meeting-Kultur
Dabei ist die Lösung an sich einfach: «Keep it simple» – und zwar digital. Genau hier setzt die Modern-Workplace-Lösung von MondayCoffee (CoffeeNet 365) an. Die Collaboration-Plattform ermöglicht auf Basis von Best Practices ein zentralisiertes, vereinfachtes und effizientes Arbeiten – in Echtzeit und von jedem Standort aus.
“Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings.”
Das Umdenken beginnt schon bei der Meeting-Kultur. Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings, die unstrukturiert und ohne Agenda aufgesetzt sind. So erging es auch unserem Kunden. Der Schweizer Unternehmensgruppe lieferte MondayCoffee eine Meeting-App, mit der sich wiederkehrende Besprechungen einfach, effizient und strukturiert führen lassen.
Die App befähigt jede*n Einzelne*n, mit wenigen Klicks Meetings zu planen, sich auf Themen vorzubereiten oder Besprechungspunkte einzubringen. Meetings verlaufen damit um einiges effizienter und transparenter als vorher, was bei den Mitarbeitenden unseres Kunden auf helle Begeisterung stiess.
Weg von Informationssilos, hin zur Community
Moderne Collaboration-Lösungen sind darauf ausgelegt, Transparenz zu schaffen. Projekte, aber auch einzelne Themen sind mithilfe einer solchen Plattform auf einen Blick ersichtlich – und zwar für alle mit den nötigen Berechtigungen. Relevante Dokumente und persönliche Aufgaben lassen sich leichter finden und überblicken. Und gerade in Unternehmensgruppen hilfreich: Man bekommt endlich mit, was bei den anderen Abteilungen und Firmen passiert.
Arbeiten wird transparenter und effizienter
Gleichzeitig wird der Arbeitsalltag effizienter: Die Einführung einer neuen Workplace-Lösung ist eine Chance, das alte Chaos in den Strukturen, Prozessen oder Dokumenten aufzuräumen und die Basis neu zu gestalten. Einheitliche Kommunikationskanäle, Medien und Tools wie die Meeting-App verschlanken die Prozesse und schaufeln Ressourcen für die eigentlichen Aufgaben frei. Dokumente werden an einem zentralen Ort der Plattform abgelegt und bearbeitet – sodass alle jederzeit und von überall die aktuellste Version vorliegen haben. Veraltete E-Mail-Anhänge in dutzenden Versionen gehören der Vergangenheit an. Auch das mühsame manuelle Erstellen von Verteilern entfällt – dafür sorgt die Funktion Workspaces.
Projekte, Themen und Prozesse sind auf der Modern-Workplace-Plattform transparenter und für alle einsehbar – in dedizierten virtuellen Collaborationräumen, die einfach und einheitlich eingerichtet sind. Anstelle der alten E-Mail-Flut tritt Microsoft Teams für den kurzfristigen Austausch.
Potenziale werden sichtbar – auf Mitarbeiter- und Gruppenebene
Das neue Arbeiten auf der Collaborationplattform stärkt automatisch auch das Wir-Gefühl der Unternehmensgruppe. Über die verschiedenen Abteilungen und Firmen hinweg lassen sich durch Newsposts gezielt Botschaften senden. Alle Bereiche haben die Möglichkeit, sich dort zu präsentieren und zu zeigen, woran sie arbeiten und welche Kompetenzen sie bieten. Das Einbringen neuer Ideen trifft auf öffentliche Wertschätzung und wird aktiv gefördert.
Häufig geht damit auch eine subtile Veränderung der Kultur einher: Mitarbeitende können sich zeigen, voneinander lernen, leichter partizipieren und Vorbildfunktionen einnehmen. High-Potentials, also besonders engagierte Mitarbeitende, kommen leichter zum Vorschein und können gezielt gefördert werden. Das wirkt sich einerseits positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus, andererseits vereinfacht es auch die Personalplanung und Nachfolgeregelung. Langfristig werden die Hierarchien flacher und man arbeitet auf Augenhöhe zusammen.
Effizienteres Zusammenarbeiten in virtuellen Collaborationsräumen
Das Onboarding von neuen Mitarbeitenden kann effizienter gestaltet werden und so die Einarbeitung beschleunigen. Aber auch die Zusammenarbeit wird durch das Aufbrechen der Informationssilos einfacher. Rollen und Verantwortlichkeiten lassen sich einheitlich und klar definieren – sei es im eigenen Team, abteilungsübergreifend oder mit Externen.
Alles in allem kann das Potential der ganzen Gruppe besser genutzt und die interdisziplinäre Zusammenarbeit in der ganzen Gruppe gefördert werden. Das eröffnet auch die Chance, sich gegenüber Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und weiteren Stakeholders als moderne Firma beziehungsweise Gruppe zu zeigen – mit einem attraktiven, zeitgemäßen und modernen Arbeitsumfeld.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit MondayCoffee ab?
Das Vorgehen in solchen Projekten ist jeweils ähnlich: In den sogenannten Discovery Workshops analysieren wir die bisherige Zusammenarbeit. Dabei geht es z. B. um die Kommunikation & Collaboration, den Soll-Ist-Vergleich, Chancen oder auch potenzielle Risiken und Gefahren. Im nächsten Schritt sprechen wir über die Auswirkungen dieser Veränderungen in Bezug auf die heutige Arbeitsweise und leiten gemeinsam mit unserem Kunden neue Szenarien der Zusammenarbeit ab.
Der dritte Workshop zielt darauf ab, ein Big Picture über die neue Zusammenarbeitsform zu erlangen sowie das Vorgehen, die Struktur und die Verantwortlichkeiten zu planen. In den späteren Workshops geht es ans Eingemachte, etwa die Abbildung der Struktur, das Erarbeiten der diversen Konzepte wie für die Berechtigungen, die News und auch Automatisierungen von Prozessen.
“Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn die Mitarbeitenden gut und vor allem gern mit der neuen Lösung arbeiten können.”
Im gesamten Prozess stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite und arbeiten in engem und freundschaftlichem Austausch zusammen. Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn am Ende alle mit der neuen Lösung zufrieden sind. Und damit die Mitarbeitenden später auch gut – und vor allem gern – mit der neuen Lösung arbeiten können, schulen wir alle im Umgang mit der neuen Plattform.
