Alles Wichtige nur wenige Klicks entfernt

„Wusste ich gar nicht!“

„Diese News sind mir entgangen.“

„Davon habe ich nichts gehört.“ 

Seit die hybride Arbeitswelt das New Normal mit definiert, häufen sich solche Aussagen von Mitarbeitenden. Wir fühlen uns nicht mehr gleich in ein Team integriert wie früher. Der Arbeitgeber ist abstrakter geworden.  

Wenn ich früher in der Pause den neuesten firmeninternen Klatsch mitbekommen habe, dann bleibt mir heute vieles verborgen. Teils auch Dinge, die ein Mitarbeitender wissen muss, um operativ leistungsfähig zu bleiben, innovativ zu sein und das Unternehmenswachstum mitzutreiben.  

Employer Engagement muss zurück auf die Agenda 

Der virtuelle Anteil der kulturellen Interaktion zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, zwischen Mitarbeitenden und Mitarbeitenden, spielt eine immer grössere Rolle.  

Microsoft bringt mit Viva Connections einen technischen Lösungsansatz – insbesondere für das Mobile –, um das Zusammengehhörigkeitsgefühl zu stärken.  

Wir haben die neuen Funktionalitäten und Vorteile von Viva Connections in unsere Modern-Workplace-Lösung integriert. Damit Mitarbeitenden am Puls des täglichen Geschehens bleiben, auch wenn sie nicht immer vor Ort sind.    

Personalisierter News-Feed 

Mithilfe unserer Modern-Workplace-Lösung können Mitarbeitende direkt auf der Microsoft Teams App auf ihren persönlichen News-Feed zugreifen. Die Beiträge können geliked, kommentiert, weitergeleitet oder auch gespeichert werden – genauso wie man es von Instagram, Facebook oder LinkedIn gewohnt ist.  

Der News-Feed bringt den Mitarbeitenden die neuesten oder relevantesten Inhalte direkt ins Blickfeld – wo immer sie sich befinden. 

Eigenes Work-Management-Dashboard 

Gerade von unterwegs kann der Zugriff auf die wichtigsten Dokumente, Kommunikationen, Aufgaben, Meetings, etc., kompliziert sein. Nicht mit unserer Modern-Workplace-Lösung. Über Microsoft Teams steht jedem Mitarbeitenden mit einem Klick sein eigenes Dashboard zur Verfügung mit personalisierten Quick Links auf alles, was man im Arbeitsalltag braucht.

Verlinkt werden: 

• Aufgaben aus dem Microsoft Planner, die erledigt werden müssen, 

• Dokumente, die kürzlich bearbeitet wurden, 

• Meetings, die nächstens stattfinden, 

• Arbeitsräume, die häufig besucht wurden, 

• Genehmigungen, die ausstehen oder man erfassen möchte,  

• und vieles mehr 

Tschüss Browser!  

Ein weiterer Vorteil der Integration aller Microsoft-Technologien durch unsere Modern-Workplace-Lösung ist der Verzicht auf den Browser. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihren Arbeitsalltag sicher, geregelt und unkompliziert über die Microsoft Teams App zu managen. Damit dem hybriden Arbeitsmodell nichts mehr im Wege steht. 

Sie möchten mehr dazu erfahren? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns.  

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ZEIT richtig einsetzen

Unser CEO Reto Meneghini schreibt in seinem Blog-Post über das vergangene Jahr:

„Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt sehr viel Neues auszuprobieren. Mit den Learnings daraus gilt es nun, die ‚Zukunft des Arbeitens‘ zu gestalten.“

Über EIN Learning wird gerade besonders intensiv diskutiert: die Kehrseite des Home-Office. Zu viel Entgrenzung (fehlende Trennung von Arbeits- und Privatleben) sowie zu viel Entfremdung (zwischen Arbeitskolleg*innen) kann das Wohlbefinden von Mitarbeitenden sowie die Leistungs- und Innovationsfähigkeit von Teams und Organisationen beeinträchtigen.

Endlich haben wir uns davon gelöst, mobile Arbeitsformen vor allem als ein Wohlfühlthema für ausgewählte Mitarbeitende zu sehen – und schon lernen wir auch die Grenzen von ‚Home-Office en masse‘ kennen.

Das Arbeitsmodell der Zukunft ist ein Hybrid

Wie so oft gilt es, einen Mittelweg zu finden. Eine Kombination aus virtueller und persönlicher Zusammenarbeit, aus Home-Office und im Office – aber mit neuen Regeln (siehe dazu Blog-Post „Aufbruch in die hybride Arbeitswelt“) und mithilfe der richtigen Tools. Damit Mitarbeitende ‚gesund‘ arbeiten – und leben. Damit Führungspersonen ihre Teams aus der Ferne erfolgreich führen und Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell bestmöglich nutzen können.

Wir wollen auf die veränderte Art moderner Zusammenarbeit reagieren: in erster Linie indem wir unserer Kundschaft helfen zu verstehen, wie mit dem Faktor ‚Zeit‘ umgegangen wird. Davon ausgehend gilt es die richtigen Weichen zu stellen für ein gesundes modernes Arbeiten – im Hybridmodell.

“Die Weichen stellen für ein gesundes modernes Arbeiten – im Hybridmodell.”

Workplace Analytics

Für dieses Vorhaben sind zwei Dimensionen von Bedeutung: die der einzelnen Arbeitskraft und die der Teams und der Organisation.

Mitarbeitende sollten von überall auf die richtigen Tools zugreifen und diese anwenden können, um die Trennung von Arbeits- und Privatleben zu wahren. Microsoft hat dafür MyAnalytics entwickelt: Mit diesem Tool können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit besser einteilen und auf Basis einer individuellen Datenauswertung ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz steigern. Mir selbst hilft MyAnalytics unter anderem dabei, in meinem dicht gedrängten Terminkalender wichtige Freiräume für meine persönliche Aufgabenerledigung zu schaffen.

Microsoft Workplace Analytics (WPA) erweitert die Idee von MyAnalytics auf die Unternehmensebene und richtet sich nicht an die einzelne Arbeitskraft, sondern an Entscheidungstragende. Teamleitung, Führungspersonal von Abteilungen und CEOs von Firmen können mithilfe WPA leichter nachvollziehen, wie die Ressource ‚Zeit‘ allgemein im Unternehmen eingesetzt wird:

• Zeit für Einzelarbeit versus team- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

• Zeit für Innovation und Kreativität versus Zeit für alltägliche Arbeiten

• Zeit für Meetings versus konzentriertes Arbeiten

• Zeit für das Team versus eigene Arbeit

• Zeit für sich versus Zeit für die Community

Microsoft Workplace Analytics bietet datengestützte Einblicke in Arbeitsmuster, die sich auf das Wohlbefinden, die Produktivität und die Unternehmensperformance auswirken. Mit diesem Verständnis können Herausforderungen verschiedener Art gezielt oder auch präventiv angegangen werden: Es sind Arbeitsmuster erkennbar, die das Burnout-Risiko erhöhen, die Effizienz vermindern oder die Team-Performance beeinträchtigen. Ressourcen-intensive Aktivitäten lassen sich noch gezielter im Hinblick auf Cost/Benefit untersuchen.

Das Analysetool unterstützt Unternehmen dabei, ein tieferes Verständnis der internen Organisation zu entwickeln und daraus Verbesserungschancen abzuleiten – was für gesundes, modernes Arbeiten im Hybridmodell besonders hilfreich sein kann.

Keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen

Wichtig zu wissen: Schutzmassnahmen wie Anonymisierung, Aggregation und ‚differenzielle Privatsphäre‘ sind im Tool standardmässig integriert, um personenbezogene Daten zu schützen. Somit können keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen gezogen werden. WPA ist im Einklang mit gesetzlichen Bestimmungen wie der DSGVO nutzbar.

Wo starten?

Microsoft Workplace Analytics eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten. Die Frage, die sich stellt: Welche Ziele sollen erreicht werden?

Wir empfehlen Unternehmen, klein anzufangen: erste Erfahrungen in Teams zu sammeln, bevor sie die Gesamtorganisation unter die Lupe nehmen. Ein Beispiel ist das Sales-Team: Auf Basis von Verhaltensmustern können erfolgreiche mit weniger erfolgreichen Sales-Teams verglichen werden. Basierend auf diesem Vergleich lassen sich datengestützte Massnahmenpläne zur Optimierung empfehlen und einführen. Anhand von regelmässiger Messung und Analyse können Veränderungen der Verhaltensmuster sichtbar gemacht werden.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Als zertifizierter WPA-Microsoft-Partner (siehe Box) können wir Unternehmen beim Einsatz von WPA unterstützen – von der Erstanalyse über die Konfiguration und das Monitoring hin zur Auswertung und Beratung für Verbesserungsprogramme.

Interessiert, welche Chancen WPA Ihrer Organisation bietet? Für einen Austausch stehen wir gern zur Verfügung.

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 Andreas Hänni ist Partner und COO bei MondayCoffee AG.

Die Digitalisierung macht vor der Führungsetage nicht halt

«Die Digitalisierung ist in unserem Unternehmen die grösste Herausforderung», sagt der CEO zu seinem neu ernannten Chief Digital Officer. «Stellen Sie ein Team zusammen und machen Sie mir ein paar Vorschläge, welche Technologien wir in Zukunft einsetzen sollen», fügt er bedeutungsvoll hinzu und rauscht dann mit den Worten – das bekommen Sie schon hin, oder? – aus dem Sitzungszimmer.

Wie die Geschichte endet? Nun, häufig werden in solchen Situationen von der verantwortlichen Führungskraft hochqualifizierte Fachspezialisten und eine ausgefeilte IT-Lösung bemüht. Nachdem so ein Projekt dann einen hohen sechstelligen Betrag verschlungen hat und trotz geballter Fachkompetenz in die Hose geht, wird die Frage nach dem Warum gestellt.

Dass die Technologie nicht die alleinige Antwort auf den digitalen Wandel darstellt, ist gut dokumentiert. Unsere Aufmerksamkeit sollte auch dem Team gelten, das den digitalen Wandel begleiten soll. Die besten Fachspezialisten zu haben, ist kein Garant für Erfolg.

Google hat dazu eine interessante Studie durchgeführt, die zum Schluss kam, dass folgende 5 Schlüsselfaktoren ein erfolgreiches Team ausmachen.

1.       Zuverlässigkeit: Teammitglieder erledigen ihre Aufgaben und halten sich an Absprachen.

2.       Struktur und Klarheit: Alle haben klare Ziele und eine genaue Aufgabenbeschreibung.

3.       Bedeutung: Die Aufgabe hat einen persönlichen Bezug für jedes Teammitglied.

4.       Wirkung: Das Team glaubt daran, dass ihre Arbeit wichtig ist und einen grösseren Zweck            erfüllt.

5.       Psychische Gesundheit: Jedes Teammitglied muss sich sicher fühlen seine Ansichten und            Meinungen offen vertreten zu können. Ohne Angst vor Repressionen oder Schikanen                  durch Vorgesetzte oder Kollegen.

Dieser letzte Punkt, die psychische Gesundheit, stach in der Studie besonders hervor. Ein Thema, das wir bei unseren Kunden jeweils gleich zu Beginn des Projektes diskutieren. Wir wollen mit dem Führungsteam eine sichere Arbeitsatmosphäre schaffen, die einen offenen, konstruktiven Meinungsaustausch fördert. Es muss Raum für Diskussionen geben, verschiedene Meinungen sollen aufeinander prallen. Jedes Teammitglied, egal ob Mitarbeiter, Manager oder Direktor, muss  die Sicherheit haben, dass seine Meinung gehört wird. Wird dieser Meinungsaustausch professionell begleitet, kann der Kunde seine zukünftige digitale Unternehmenscollaboration-Kultur finden und dann mithilfe der Technologie als «enabler» umsetzen.

Bei der Einführung spielt das Projektteam als Multiplikator eine zentrale Rolle, um die Organisation für die Gestaltung des Wandels zu gewinnen. Wir bei MondayCoffee machen vor dem unternehmensweiten Roll-out unserer Collaboration-Lösung mehrere Piloten. Ein grosser Anwenderkreis bekommt so die Möglichkeit, die neue Arbeitsweise zu verankern. Dieser Prozess muss durch die Unternehmensführung eng begleitet und unterstützt werden. Der Wandel muss vorgelebt und geführt werden, nur so wird eine ernsthafte Auseinandersetzung mit der eigenen Organisation erst möglich, die wiederum für einen erfolgreichen Wandel unabdingbar ist.

Boris Palluch begleitet bei MondayCoffee als Senior Consultant Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Planung und Umsetzung ihrer Collaboration-Vorhaben.