RHOMBERG BAU: Das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definieren

Die Rhomberg Bau-Gruppe ist ein international agierendes Bauunternehmen in Familienbesitz. Die Unternehmensgruppe ist spezialisiert auf die Bereiche Bau, Ressourcen sowie Bahntechnik.

Ausgangslage

Die Rhomberg Bau-Gruppe kämpfte mit der Herausforderung unterschiedlichster Systeme für die Kommunikation und die Ablage von Dokumenten. Sowie der ineffizienten unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit oder dem verstecktem und ungeteiltem Wissen der ExpertInnen. Ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Unternehmensinformationen erwies sich daher als zunehmend kritischer für erfolgreiche Projektabwicklungen.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform, RHome wurde das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definiert. Ideen und Ansätze wurden von den Projektbeteiligten immer wieder bewertet und formten somit den Projektauftrag sowie die Umsetzung. Am Live-System konnte Rhomberg während der Einführung mit MitarbeiterInnen die Funktionalitäten und die zu erwartenden Effekte sogleich testen.

Resultate

Mit RHome ging eine Digitalisierung von Business- und Support-Prozessen einher. Mithilfe der neuen Technik wurden Abläufe in den Bauprojekten standardisiert. Während früher jedes Team sein eigenes Vorhaben verfolgte, existiert heute ein effizienter Gruppen-Standard. Auf der digitalen Arbeitsplattform können MitarbeiterInnen miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten sowie auf Wissen zugreifen und dieses teilen – einfach, schnell und orts- und zeitunabhängig.

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SWICA: Umsetzung einer flexiblen und effizienten Modern-Work-Umgebung mit CoffeeNet

SWICA ist eine der führenden Kranken- und Unfallversicherungen der Schweiz und betreut rund 1,5 Millionen Versicherte und 27 000 Unternehmenskunden. Mit ihren 1843 Mitarbeitenden und jährlichen Prämieneinnahmen in Höhe von 4,6 Mrd. CHF bietet SWICA ihren Kunden finanzielle Sicherheit und eine optimale medizinische Versorgung bei Krankheit, Unfall und Mutterschaft.

Um den Mitarbeitern von SWICA eine flexible und effiziente Modern-Work-Umgebung zur Verfügung zu stellen, wurde die veraltete und nicht mehr zukunftsweisende SharePoint-Plattform abgelöst und das SWICAnet eingeführt. Heute können die Mitarbeitenden von SWICA produktiver kommunizieren und zusammenarbeiten.

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GENERALI: Die Mobilität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern und die Kundenbetreuung vereinfachen

Die Schweizer Tochtergesellschaft des italienischen Versicherungskonzerns Generali mit rund 1’800 Mitarbeitenden und 63 Agenturen hat 2016 die Umstrukturierung ihrer IT-Infrastruktur ausgeschrieben. Das Generalunternehmen Avectris hat die Gesamtausschreibung gewonnen und für die Bereiche Unified Communication & Collaboration (UCC) und Callcenter den passenden Partner gesucht.

MondayCoffee konzipierte für Generali eine Enterprise Skype for Business-Umgebung in den Datacentern der Avectris. Nahtlos integriert in Skype for Business wurden zudem die Contact Center-Lösung LUCS, Teammanager von Luware und eine revisionskonforme Sprachaufzeichnungslösung mit dem Marktführer Verint/Verba. Generali-Mitarbeiter können heute mobiler arbeiten und Kunden über den wichtigsten Kanal – das Telefon – optimal bedienen.

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BÜHLER GROUP: Eine zukunftsweisende Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation schaffen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Als globales Unternehmen mit 13.000 Mitarbeitenden in 140 Ländern benötigte Bühler eine einzige Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit unter der Belegschaft sowie mit externen Interessengruppen. Die Cloud-Software von MondayCoffee, die die wichtigsten Technologien von Microsoft auf einer benutzerfreundlichen und standardisierten Plattform intelligent kombiniert, ermöglichte dem Unternehmen das Zugreifen, Teilen und Verteilen aller relevanten Informationen und Kenntnisse – überall und jederzeit. Globale Teams können damit effizienter arbeiten und die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern. Bühler hat eine zukunftssichere Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation geschaffen.

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HOVAL GRUPPE: Mit CoffeeNet 365 eine einfachere und effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen

Die Hoval Gruppe zählt international als führendes Unternehmen für Heiz- und Raumklima-Lösungen. Das Unternehmen hatte bereits eine Microsoft SharePoint-Lösung im Einsatz. Noch nicht vollständig ausgereifte Funktionen stellten das Unternehmen jedoch vor einige Herausforderungen. Mit der Einführung der neuen SharePoint-Lösung CoffeeNet 365 wurde eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglicht und somit ein Mehrwert für die Mitarbeiter erbracht.

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DOLDER HOTEL AG: Mit EspressoNet 365 die Kommunikationskultur verbessern

Die Dolder Hotel AG – mit dem Fünfsternehotel Dolder Grand, dem Viersternehotel Dolder Waldhaus und Dolder Sports - setzte sich zum Ziel, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Mit der Einführung des cloudbasierten, out-of-the-box Collaboration-Tools EspressoNet 365 für Office 365 haben die Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die täglichen News, Einsatzpläne oder die Auslastung des Hotels. Wichtige Ereignisse oder Änderungen können sofort kommuniziert werden. Auch interne und externe Parteien können effizient zusammenarbeiten und haben zu jederzeit den Überblick über das Task Management und die Projekt-News sowie Zugriff auf die relevanten Dokumente. Der Arbeitsalltag der Mitarbeiter konnte mit EspressoNet 365 vereinfacht werden und dazu beigetragen, dass sich die Kommunikationskultur verbessert und die Organisation informierter und involvierter ist.

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Ist Ihr Unternehmen flexibel genug, um Dinge um- oder neuzudenken?

Die Konkurrenz lauert heute an bisher unerwarteten Orten. Dafür sorgt die globale Digitalisierung und die Internationalisierung der Märkte. Für das Unternehmen bedeutet das nicht nur kontinuierliches und beschleunigtes Umdenken, auch Neudenken muss her. 

In meiner Rolle als Unternehmensberater und -entwickler durfte ich mich schon oft um das Um- und Neudenken kümmern. Ob ein neues Produkt für China, eine IoT-Lösung für Stammkunden oder die Anpassung an regulatorische Neuerungen. Ich musste eine Antwort auf eine Frage finden, auf die die Organisation a priori nicht vorbereitet war. Ein existieriendes Team, auf dass man zugreifen konnte, gab es in diesen Situationen meist auch nicht. Die Organisation wurde auf ihre Flexibilität getestet. 

Und diese Flexibilität, so lernte ich, muss sich folgendermassen äussern:

1. Die Expertise hat man heute oftmals nicht mehr nur in-house. Man muss auf ein externes Netzwerk von Experten, Partnern und Kunden zurückgreifen können – und dieses stetig ausbauen. Man muss also die Offenheit haben, für eine Antwort auch nach aussen zu schauen. 

2. Organisatorisch und örtlich verteilte Menschen arbeiten oft nicht gerne von alleine zusammen. Sie finden keine gemeinsame Sprache, da das Bewusstsein für die unterschiedlichen Kulturen und oft auch für eine gemeinsame Zielsetzung fehlt. Die Zugehörigkeit zu einer Firma oder sich auf Englisch unterhalten zu können, reichen nicht aus. Man muss zuerst ein interkulturelles Verständnis schaffen, ein Verständnis für die tatsächliche Zusammengehörigkeit, eine Basis für die Zusammenarbeit.

3. Und es braucht einen virtuellen und praktischen Arbeitsort für die Zusammenarbeit, die Kommunikation und den Wissensaustausch im Team. Eine Collaboration-Lösung, die sowohl für formell definierte Teams und Abteilungen als auch für spontan zusammengewürfelte Projektorganisationen oder Task Forces funktioniert. 

Wie John Kotter sehr anschaulich erklärt, müssen Unternehmen einen sinnvollen Weg finden, um neben ihrer auf Effizienz getrimmten Organisation auch mit flexiblen Arbeitsgruppen zu arbeiten. Die Voraussetzungen dafür sind Offenheit; interkulturelles Verständnis und eine entsprechende Collaboration-Software. Diese drei Erfolgsfaktoren müssen erkannt und nachhaltig umgesetzt werden.

Mark Albrecht ist Director Corporate Development bei MondayCoffee AG.

Der Zeit-Dieb in deutschen Büros

ZDNet zum Thema Dokumentenmanagement:  

Laut einer Studie von Kyocera verbringen mehr als 60% der Büroarbeiter in Deutschland zu viel Zeit bei der Dokumentensuche. Nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter leidet darunter, sondern auch die Produktivität im Unternehmen. Eine unterstützende Software würden daher viele begrüßen. 

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Das ungenutzte Potenzial der Collaboration Tools

CIO Magazin zum Potenzial von Collaboration Tools: 

Je stärker Mitarbeiter Collaboration Tools nutzen, desto innovativer wird ein Unternehmen, so die Erkenntnis aus der Studie der TU Darmstadt. Eingesetzt werden diese Tools aber nur selten. Lediglich jedes zehnte Unternehmen setzt cloud-basierte Tools ein, obwohl die Nutzung der Cloud die Effizienz des Unternehmens um 13 Prozent steigern könnte.

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Manager müssen die richtige E-Mail-Nutzung vorleben

Wir alle leiden unter Information-Overload

Im Durchschnitt verschickt ein Manager 56 Nachrichten pro Tag. Das stellte sich bei der Untersuchung des Beratungsunternehmen Modeuro heraus. Nicht nur viel Zeit geht dabei verloren, auch andere Aufgaben leiden darunter.

Noch allzu oft treffen wir auf typische E-Mail-Sünden

Einer der häufigsten Fehler der E-Mail-Nutzung ist es, diese für Unterhaltungen oder im schlimmsten Fall für die Lösung von Konflikten zu nutzen. Dafür sollten andere Kommunikationsmittel genutzt werden. Ein weiterer Fehler ist das berüchtigte Phänomen "für den Fall mal weiterleiten". Dieser schadet nicht nur allen Betroffenen, sondern auch dem eigenen Posteingang.

Ineffizienter Umgang lässt sich ändern

Gemäß der Untersuchung von Modeuro, lässt sich die Zahl der versendeten E-Mails um 54 Prozent verringern, indem Führungsteams auf die richtige Wahl der Kommunikationskanäle trainiert werden. Eine solche Verhaltensänderung wirkt sich auch auf die Mitarbeiter positiv aus. So stellte man fest, dass nach den Trainings auch die Belegschaft weniger E-Mails versandte. Für die Weiterleitung von Informationen wurde nicht mehr nur Outlook genutzt, sondern vermehrt Share-Point-Plattformen.

Fragestellungen zur Verbesserung: Wahl der passenden Alternative

Wir stellen Unternehmen immer zuerst die Frage, welche Kommunikationsgewohnheiten bei Ihnen vorherrschen, welche Medien, Kanäle oder Plattformen zur Verfügung stehen. Denn eine Plattform, so auch unsere out-of-the-box Collaboration Lösung CoffeeNet 365, ist nur Mittel zum Zweck. Wir müssen das Verhalten verstehen und dann mit Trainings beeinflussen, so dass die Tools richtig genutzt werden und eine hohe Benutzerakzeptanz erreicht werden kann.