“A fool with a tool is still a fool”, sagt ein US-amerikanisches Sprichwort und im Kontext eines modernen Arbeitsplatzes und Digitalisierung meine ich damit, dass sich rein durch die Bereitstellung neuer Mittel heutzutage kaum noch ein Mehrwert einstellt. Vorbei sind die Zeiten, wo jeder in IT-Software investierte Franken oder Euro sich sofort produktivitätssteigernd auswirkt. Schlimmer noch: Wird dem modernen «Knowledge Worker» keine moderne Arbeitsweise vorgelebt und vermittelt, so stellen sich kaum messbare Ineffizienten ein. Welcher Manager prüft schon, wie viel Zeit ein Mitarbeiter mit Informationssuche verbringt? Man kann seine eigene Email-Kommunikation effizient oder ineffizient handhaben; im Grossraumbüro fällt das kaum auf. Seit sich ein Arbeitskollege meiner angenommen und mir die simplen, aber effektiven Regeln des Inbox-Managements beigebracht hat, ist diese – bis auf ein paar wenig Ausnahmen – leer. Und seit sich die meisten unserer Mitarbeiter konsequent an die Firmenpolicy halten, den richtigen Kommunikationskanal für die richtige Information zu nutzen nimmt die Anzahl Emails in meiner Inbox sogar ab und nicht mehr zu. Ziemlich cool, wichtig ist aber das: Wir haben unsere Prozesse geändert, damit sich eine effektive Veränderung einstellt. Sonst droht die bekannte Formel: Alte Prozesse + neue Technologien = teure alte Prozesse.
Nutzererlebnisse schaffen
Der Schlüssel liegt also darin, alle Mitarbeiter, die Chefs eingenommen, dazu zu bringen, ihre Arbeitsweise zu ändern. Also Veränderungsmanagement. Wer wünscht sich schon nicht weniger Emails, um auf das Beispiel von oben zurückzukommen? Dies ist Hauptbestandteil der Arbeit meiner Consultants und mir selber bei MondayCoffee. Es gibt unzählige «Frameworks» zum Thema Change-Management von berühmten Leuten mit wichtigen Titeln, aber darauf möchte ich an dieser Stelle nicht eingehen. Vielmehr soll dieser kurze Artikel zwei wichtige Aspekte beleuchten, die manchmal, im Eifer des Gefechts einer technisch organisierten Einführung zum Beispiel, einfach vergessen gehen.
Zum ersten, mein persönliches Rezept für den Erfolg. Dieses lautet: Erleben + Zufriedenheit + Nutzung = Veränderung der Arbeitsweise, die wirklichen Geschäftsnutzen bringt. Was heisst das genauer? Ein grossartiges Nutzererlebnis ermutigt andere im Unternehmen, «es» einfach mal auszuprobieren. Ein Momentum entsteht. Die Consultants von MondayCoffee und ich sind bestrebt, für den Kunden die Komplexität der Toolwelten mit Hilfe von einfachen und verständlichen Handlungsanweisungen zu reduzieren. So dass sich ein positives Erlebnis dauerhaft einstellt. Sind die Benutzer zufrieden, so tendieren sie auch dazu, die Lösung nicht nur mehr zu gebrauchen, sondern auch damit zu experimentieren, neues auszuprobieren und ihre Erlebnisse mit anderen zu teilen. Der dritte Summand will darauf hinweisen, dass sich z.B. aus Nutzungsstatistiken wertvolle Hinweise ergeben, wo und wie intensiv die Benutzer die neuen Möglichkeiten einsetzen. Daraus ergeben sich zum Beispiel Vorzeigeteams oder auch ganze Abteilungen die anderen als gutes Beispiel dienen können aber auch Bereiche, die mehr Aufmerksamkeit erfordern. Hier muss mittels Mitarbeiter- und Vorgesetzten-Schulungen, Power Users, flankierenden Kommunikations-Massnahmen und vielem mehr nachgebessert werden. Den Vorgesetzten kommt wie schon erwähnt eine wichtige Rolle zu, insbesondere dem mittleren Management. Diese im Schnitt grössten Kritiker sind genau dadurch auch die wichtigsten Botschafter und «Vorleber», wenn sie überzeugt sind.
Den Mehrwert für den Einzelnen vermitteln
Zum zweiten gehen wichtige Fragen der einzelnen Individuen, die von der Veränderung betroffen ist, oft vergessen. Diese lauten beispielsweise: «Was liegt für mich drin, wenn ich mich verändere? », oder «Wer bittet mich um diese Veränderung? », oder aber auch, «Wie werde ich belohnt, wenn ich mich verändere? ». So banal das klingen mag, illustrieren diese Fragen nach meiner Meinung wunderschön folgendes: Dies sind die Schlüsselfragen, auf die sich die MondayCoffee Consultants in der Zusammenarbeit konzentrieren, denn der Erfolg und längerfristige Nutzen steht und fällt mit guten Antworten und vor allem zielführenden Handlungen aufgrund dieser Fragen.
In diesem Sinne wünsche ich mir, dass bei der Einführung von neuen Mitteln vermehrt der Mensch in den Mittelpunkt gerückt wird. Wir von MondayCoffee arbeiten daran. Sie auch?
Patrick Fischer ist Director Consulting bei MondayCoffee AG
