RunTheCloud: Das Erfolgsrezept der SGKB für die Cloud

Die St. Galler Kantonalbank (SGKB) durften wir schon bei der Einführung von Services aus der Microsoft Cloud begleiten. Heute wollen wir wissen, wie die Cloud-Verantwortlichen mit unserem Cloud-Dienst RunTheCloud arbeiten, wie sie mit den vielen Änderungen umgehen und welche Learnings sie mitgenommen haben. Ein Gespräch mit Serafin Thalmann, Microsoft Cloud Engineer, und Harry Preis, Applikationsverantwortlicher Teams / Microsoft 365 der St. Galler Kantonalbank.   

Serafin Thalmann, Microsoft Cloud Engineer bei SGKB

Serafin, du arbeitest bei der St. Galler Kantonalbank als Microsoft Cloud Engineer, früher als Business Analyst. Wie hat die Cloud deinen Arbeitsalltag verändert? 

Serafin: Mein Aufgabengebiet hat sich komplett verändert. Mit der Einführung von Teams bzw. dem strategischen Entscheid, den Tenant selbst zu verwalten, war klar, dass wir notwendige Skills intern aufbauen müssen. Nicht nur als Expertise gegenüber unseren Providern, sondern auch, um Services schneller und effizienter an unsere internen Kunden zu bringen. 

Ein Blick auf unsere Cloud-Journey zeigt jedoch, dass wir uns erst am Anfang befinden. 

Harry Preis, Applikationsverant-wortlicher Teams / Microsoft 365 bei SGKB

Eure Cloud-Journey hat vor etwa zwei Jahren begonnen. Seitdem habt ihr auch Microsoft Teams für Conferencing und Collaboration in ausgewählten Teams eingeführt. Harry, du bist seit Sommer 2023 für die Anwendung verantwortlich. Lass uns ein kurzes Fazit ziehen. 

Harry: Ich kann mir nicht mehr vorstellen, ohne Microsoft Teams zu arbeiten. Und wir nutzen heute noch nicht einmal das volle Potenzial dieses Services. Die Funktionalitäten, die Technik und auch das Interface verändern sich ständig. Live-Events wurden beispielsweise durch Townhalls ersetzt, und wir haben von Teams Classic auf New migriert. Es lebt – und der Mehrwert wird umso grösser, je mehr Apps wir in Zukunft freischalten. 

„Man weiss bei der Cloud nicht so genau, was alles noch kommen wird“, sagte Peter Büchi, Leiter IT (CIO) der SGKB, zu Recht in einem Interview, das wir im letzten Jahr mit ihm geführt haben.  

Tatsache ist, dass immer wieder etwas kommt – allein 100 bis 300 Benachrichtigungen seitens Microsofts monatlich, ausschliesslich über technische Anpassungen. Wie geht ihr damit um? 

Serafin: Wir waren im letzten Jahr ziemlich ausgelastet. Zum Glück setzen wir nicht alle Microsoft Services ein, denn die grösste Herausforderung bleibt, den Betrieb und die Sicherheit zu gewährleisten und mit den Neuerungen Schritt zu halten.  

“Heute stehen wir mit der Cloud viel besser da. Änderungen und Aktualisierungen von MS 365 werden in Echtzeit überwacht, analysiert und kategorisiert. ”

— Serafin Thalmann

Heute stehen wir viel besser da – auch dank des Services RunTheCloud von MondayCoffee und Laux Lawyers. Änderungen und Aktualisierungen von Microsoft 365 werden in Echtzeit überwacht, analysiert und kategorisiert. Wir erhalten fertig aufbereitete Informationen und Handlungsempfehlungen über ein jederzeit zugängliches Portal. 

Damit minimieren wir das Betriebsrisiko durch Microsoft-Anpassungen dank qualifizierter Aufbereitung der Informationen, also priorisiert und gefiltert, und Empfehlungen. 

Harry ergänzt: Und das gilt nicht nur für uns in der IT. RunTheCloud verfügt neben thematischen Kategorien auch über Personas. Das ist eine geniale Idee. Der CISO, der Legal-Verantwortliche und der App-Owner greifen unabhängig voneinander auf das Portal zu und können on demand die Informationen und Empfehlungen bearbeiten, die ihr Fachgebiet betreffen. Natürlich sehen alle alles, aber die zielgruppengerechte Aufbereitung ist eine wichtige Zeitersparnis. Relevante Informationen landen direkt am richtigen Ort.  

“Die zielgruppengerechte Aufbereitung ist eine wichtige Zeitersparnis. Relevante Informationen landen direkt am richtigen Ort.  ”

— Harry Preis

Unser Partner Laux Lawyers spricht in diesem Zusammenhang von einer „Shared Responsibility“. Es ist das Zusammenspiel zwischen Legal, IT, HR, Security, Compliance und den Usern, das es ermöglicht, die Opportunitäten der Cloud zu nutzen und Risiken zu minimieren. 

Serafin: Das ist absolut korrekt. Neben RunTheCloud, wo die Informationen bereits priorisiert, gefiltert und auf die Personas/Verantwortlichen verteilt werden, haben wir bei uns auch ein monatliches Change Advisory Board Cloud Services Meeting. Das ermöglicht allen Beteiligten, regelmässig an einen Tisch zu kommen und gezielt Diskussionen zu führen – sowohl zur Minimierung von Risiken als auch zur weiteren Ausschöpfung des Potenzials der Cloud. 

Wir haben uns damals für das RunTheCloud von MondayCoffee und Laux Lawyers entschieden, genau weil wir damit auf zwei Expertisen gleichzeitig zugreifen können: die technische und die rechtliche. Das ist ein Riesenvorteil – und war für unseren Compliance-Verantwortlichen ein Must. Wir müssen immer auch sicherstellen, dass wir die FINMA oder andere Regulatorien berücksichtigen werden.   

“Wir haben uns damals für das RunTheCloud von MondayCoffee und Laux Lawyers entschieden, genau weil wir damit auf zwei Expertisen gleichzeitig zugreifen können: die technische und die rechtliche. ”

— Serafin Thalmann

 Wie hat sich RunTheCloud in den Arbeitsalltag und die üblichen Prozesse integriert? 

Harry: Es gehört zu unserem Arbeitsumfeld und ist nicht mehr wegzudenken. Persönlich finde ich auch die intuitive Nutzung toll. Beispielsweise erkennt man sofort, welche Empfehlungen für einen relevant sind. Ich kann einfach über den Browser auf das Portal zugreifen – sogar von zu Hause aus auf der Couch. Das sollte man zwar nicht tun, denn Freizeit ist Freizeit, aber die Flexibilität ist gegeben. Und technologisch ist RunTheCloud der State of the Art. 

Was habt ihr für Learnings/Erfahrungen aus der Pilotierung von RunTheCloud mitgenommen – was wünscht ihr euch für die Weiterentwicklung des Produkts? 

Serafin: Viele unserer Feedbacks sind in die Weiterentwicklung des Dienstes eingeflossen und werden mit dem Release der neuesten App-Version umgesetzt. Insbesondere die Collaboration-Features, die die gemeinsame interne Abklärung und Nachbearbeitung unterstützen und die Integration mit Microsoft-365-Apps sicherstellen, z. B. Planner und Teams. Auch die Integration in unserer Tenant wird  vollzogen.  

Ein Zukunftsthema werden Schnittstellen zu Umsystemen sein. Aber das kommt erst noch.  

Zurzeit sind wir happy, dass wir RunTheCloud haben. Es ist genau das, was wir gesucht haben.  

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Die Cloud steht nie still. Wie man mit ihrer rasanten Entwicklung Schritt halten kann.

Microsoft-Cloud-Kunden erhalten monatlich zwischen 100 und 300 Benachrichtigungen ausschliesslich über technische Anpassungen. Neben diesen Updates gibt es auch einseitige Änderungen in den Verträgen und Sicherheitsdokumentationen sowie gesetzliche und regulatorische Neuerungen, die die Cloud betreffen. Den Überblick zu behalten und sich richtig zu verhalten, ist insbesondere für regulierte Unternehmen eine grosse Herausforderung.   

In Zusammenarbeit mit Laux Lawyers haben wir ein Angebot entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, mit der M365-Cloud Schritt zu halten. Alexander Hofmann (Laux Lawyers) und Mark Albrecht (MondayCoffee) erläutern, wie ihr gemeinsames Angebot RunTheCloud Unternehmen dabei unterstützt, die Herausforderungen zu bewältigen. 

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Alexander, was fasziniert dich an der Cloud? 

Alexander: Die Interdisziplinarität. Legal, IT, Security, Compliance, die User – die Cloud bringt sie früher oder später alle an einen Tisch. Nicht einmal, sondern immer wieder. Erst das Zusammenspiel aller Stakeholder ermöglicht es, die Opportunitäten der Cloud zu nutzen und Risiken zu minimieren.  

Alexander Hofmann, Senior Advisor Laux Lawyers

Mark Albrecht, COO MondayCoffee

Mark, wie haben MondayCoffee und Laux Lawyers zueinander gefunden? Was verbindet die beiden Unternehmen? 

Mark: Ich bin über ein Whitepaper (Cloud bei Behörden) auf Laux Lawyers aufmerksam geworden. Über die Daten im Footer habe ich sie einfach kontaktiert. Genauso unkompliziert wie diese erste Kontaktaufnahme war auch der Anfang unserer Zusammenarbeit und ist heute das gemeinsame Anbieten von Dienstleistungen. 

Alexander: Wir sind uns sehr ähnlich. Ähnliche Grösse, ähnlicher Mindset und eine geballte Ladung an Kompetenzen auf beiden Seiten.  

Die enge Zusammenarbeit mit IT-Consultants ist Teil unserer Strategie. Bei MondayCoffee, alles andere als ein klassischer IT-Consultant, hat es von Anfang an gepasst. Pragmatisch, unternehmerisch und kundenorientiert arbeiten wir zusammen und für die Kundschaft.  

Mark: Ja – ohne leere Floskeln, sondern in präzisen und konkreten Schritten zum Ziel.  

Die Migration in die Cloud ist für viele Unternehmen im regulierten Umfeld eine grosse Herausforderung, das Leben in der Cloud nicht minder anspruchsvoll. Welche Hausaufgaben müssen erledigt werden?  

Alexander: Unternehmen sind es bisher gewohnt, Managed Services zu nutzen. Teilverantwortung der IT wird an einen externen Dienstleister delegiert. Eine 1:1-Beziehung mit einer klaren Governance.  

In der Cloud ist das anders. Es gibt keine eindeutigen Ansprechpartner, die in die Pflicht genommen werden können. Die Cloud wird zu einer “Shared Responsibility” – auch zwischen verschiedenen Parteien im Unternehmen, die sich entsprechend aufstellen und organisieren müssen, um compliant, sicher, einfach und effizient in der Cloud zu arbeiten. 

“Ein sicheres und regelkonformes Leben in der Cloud ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der pflichtbewusst und systematisch ausgeführt werden muss.”

— Mark Albrecht, COO MondayCoffee

Mark: Der Umgang mit der Cloud muss vorab klar definiert werden. Gleichzeitig entwickelt sie sich ständig weiter. Es gibt neue Funktionalitäten, Veränderungen in der Bedienung oder Administration von Funktionalitäten, neue Einstellungen, aktualisierte Regulatorien oder Vertragsbedingungen. Ein sicheres und regelkonformes Leben in der Cloud ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der pflichtbewusst und systematisch ausgeführt werden muss: vom Monitoring über die Analyse bis zur Definition und Umsetzung geeigneter Massnahmen. 

Mit eurem gemeinsamen Angebot, RunTheCloud, vereinfacht ihr anderen Unternehmen, die die Microsoft 365 Cloud nutzen, diese fortlaufende Aufgabe. Wie genau? 

Mark: Änderungen und Aktualisierungen von Microsoft 365 – sowohl technischer als auch rechtlicher Natur – werden in Echtzeit überwacht, analysiert, nach erforderlichen Massnahmen kategorisiert und mit Handlungsempfehlungen angereichert. Der Kunde bezieht diese aufbereiteten Informationen und Empfehlungen über ein Portal, auf welches er jederzeit Zugriff hat. Das bedeutet: Der Kunde muss sich die Rohdaten nicht selbst auf verschiedenen Kanälen zusammensuchen, analysieren, ihre Relevanz für Geschäftsprozesse, IT-Infrastruktur, Governance-Richtlinien und Benutzerakzeptanz bewerten und daraus dann Aktionen ableiten, sondern kann direkt mit der Umsetzung beginnen. 

Alexander: Genau. Die Basisarbeit wird automatisch erledigt. Das ist ähnlich wie beim Bloomberg-Terminal. Auch hier werden Marktdaten so aufbereitet, dass die internen Spezialistinnen und Spezialisten damit arbeiten und zielgerichtet relevante Themen angehen können. Komplexe Sachverhalte werden verständlich übersetzt und besteht punktuell Bedarf an zusätzlicher Expertise oder Unterstützung bei der Verarbeitung der Themen, stehen wir als Team zur Verfügung.  

“Mit RunTheCloud haben sie einen unsichtbaren Kollegen an ihrer Seite, der ihnen Arbeit abnimmt und dessen Einschätzung sie vertrauen können, ohne alles noch einmal selbst prüfen zu müssen.”

— Alexander Hofmann, Senior Advisor Laux Lawyers

Was schätzen Kundinnen und Kunden besonders an RunTheCloud? Wo liegt das grösste Potenzial? 

Mark: Sie können sich auf das Wesentliche fokussieren. Sich auf kritische Themen vorbereiten und sich vor ungewünschten Überraschungen schützen oder auch schneller von interessanten Neuerungen profitieren. Wir nehmen ihnen die repetitiven Aufgaben ab und machen dank unserer gebündelten Expertise aus rohen Informationen verwertbares Wissen, auf das sie sich verlassen können. 

Alexander: Mit der Cloud verhält es sich wie mit dem Eintritt in einen neuen Markt. Ich muss verstehen, wie ich mich dort verhalten soll, mit den lokalen Gegebenheiten umgehen lernen. Auch wenn man seit der Pandemie nicht mehr nur in die Cloud darf, sondern will, ist sie für viele regulierte Unternehmen noch Neuland. Mit RunTheCloud haben sie einen unsichtbaren Kollegen an ihrer Seite, der ihnen Arbeit abnimmt und dessen Einschätzung sie vertrauen können, ohne alles noch einmal selbst prüfen zu müssen. RunTheCloud schafft Orientierung und unterstützt den kontinuierlichen Lernprozess, welchen wir mit der Cloud haben.  

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