Alles Wichtige nur wenige Klicks entfernt

„Wusste ich gar nicht!“

„Diese News sind mir entgangen.“

„Davon habe ich nichts gehört.“ 

Seit die hybride Arbeitswelt das New Normal mit definiert, häufen sich solche Aussagen von Mitarbeitenden. Wir fühlen uns nicht mehr gleich in ein Team integriert wie früher. Der Arbeitgeber ist abstrakter geworden.  

Wenn ich früher in der Pause den neuesten firmeninternen Klatsch mitbekommen habe, dann bleibt mir heute vieles verborgen. Teils auch Dinge, die ein Mitarbeitender wissen muss, um operativ leistungsfähig zu bleiben, innovativ zu sein und das Unternehmenswachstum mitzutreiben.  

Employer Engagement muss zurück auf die Agenda 

Der virtuelle Anteil der kulturellen Interaktion zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, zwischen Mitarbeitenden und Mitarbeitenden, spielt eine immer grössere Rolle.  

Microsoft bringt mit Viva Connections einen technischen Lösungsansatz – insbesondere für das Mobile –, um das Zusammengehhörigkeitsgefühl zu stärken.  

Wir haben die neuen Funktionalitäten und Vorteile von Viva Connections in unsere Modern-Workplace-Lösung integriert. Damit Mitarbeitenden am Puls des täglichen Geschehens bleiben, auch wenn sie nicht immer vor Ort sind.    

Personalisierter News-Feed 

Mithilfe unserer Modern-Workplace-Lösung können Mitarbeitende direkt auf der Microsoft Teams App auf ihren persönlichen News-Feed zugreifen. Die Beiträge können geliked, kommentiert, weitergeleitet oder auch gespeichert werden – genauso wie man es von Instagram, Facebook oder LinkedIn gewohnt ist.  

Der News-Feed bringt den Mitarbeitenden die neuesten oder relevantesten Inhalte direkt ins Blickfeld – wo immer sie sich befinden. 

Eigenes Work-Management-Dashboard 

Gerade von unterwegs kann der Zugriff auf die wichtigsten Dokumente, Kommunikationen, Aufgaben, Meetings, etc., kompliziert sein. Nicht mit unserer Modern-Workplace-Lösung. Über Microsoft Teams steht jedem Mitarbeitenden mit einem Klick sein eigenes Dashboard zur Verfügung mit personalisierten Quick Links auf alles, was man im Arbeitsalltag braucht.

Verlinkt werden: 

• Aufgaben aus dem Microsoft Planner, die erledigt werden müssen, 

• Dokumente, die kürzlich bearbeitet wurden, 

• Meetings, die nächstens stattfinden, 

• Arbeitsräume, die häufig besucht wurden, 

• Genehmigungen, die ausstehen oder man erfassen möchte,  

• und vieles mehr 

Tschüss Browser!  

Ein weiterer Vorteil der Integration aller Microsoft-Technologien durch unsere Modern-Workplace-Lösung ist der Verzicht auf den Browser. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihren Arbeitsalltag sicher, geregelt und unkompliziert über die Microsoft Teams App zu managen. Damit dem hybriden Arbeitsmodell nichts mehr im Wege steht. 

Sie möchten mehr dazu erfahren? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns.  

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Kontaktformular: Viva Connections

Vereinfachen Sie Ihr Projekt- und Portfoliomanagement mit CoffeeNet 365

Projektverantwortliche und -beteiligte müssen, wie Musiker:innen in einem Orchester, zusammenspielen: Sie müssen aufeinander hören (können), Themen aufgreifen (können), die Melodie oder das übergeordnete Programm fortführen (können). Und der Dirigent oder die Dirigentin? Sie müssen den Überblick behalten und sicherstellen können, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.  

Wie koordinieren Sie die verschiedenen Projekte oder Anlageportfolios in Ihrer Abteilung oder in Ihrem Unternehmen? Etwa mit Extra-Software für das Portfolio-Management?  

Wir haben eine Alternative für Sie. Die in CoffeeNet 365 integrierte Projekt- und Portfoliomanagement-Funktion. Damit brauchen Sie keine zusätzliche Software mehr, sondern haben die passende Lösung genau dort, wo Projektleiter:innen oder Projektbeteiligte auch sonst ihre Arbeit erledigen. 

Erhalten Sie transparente Einblicke, indem Sie unternehmensweite Portfolios, Programme und Projekte in einer Gesamtübersicht zusammenführen 

Die Projekt- und Portfoliomanagement-Funktion in CoffeeNet 365 verdichtet Aussagen zum Fortschritt mehrerer Projekte oder Anlageportfolios in einer anschaulichen Gesamtübersicht. Sie verhilft dem Management zu einem umfassenden Bild über den Status grösserer Programme, Initiativen oder Anlageportfolios, darunter zum Beispiel Liegenschaften, Maschinen oder Fahrzeugparks.  

Gestalten Sie das Erfassen von Projekt- oder Anlageinformation so effizient wie möglich – integriert im Arbeitsalltag 

Auf der anderen Seite müssen die Beteiligten an einem Projekt oder Anlageobjekt die erforderlichen Informationen erfassen. Diesen Prozess haben wir so einfach wie nur möglich gestaltet und sichergestellt, dass keine zusätzlichen Datensilos entstehen, sondern mit bestehenden Datenablagen gearbeitet wird. Die Funktion des Projekt- und Portfoliomanagements ist in den virtuellen Arbeitsbereichen von CoffeeNet 365 integriert.  

Der richtige Mix aus Standardisierung und Flexibilität 

Die in CoffeeNet 365 integrierte Projekt- und Portfoliomanagement-Funktion bietet Ihnen Standardisierung und Flexibilität zugleich. Je nach Bedarf kann zwischen wenigen Ampel-Anzeigen bis zu granularen KPIs für das Projekt-Reporting gewählt werden. Sie entscheiden, welche Daten oder Datentypen überwacht werden sollen, und den Rest erledigt die Applikation.  

Bevor Sie also neue Software anschaffen, zeigen wir Ihnen gerne, wie Sie CoffeeNet 365 für das Projekt- und Portfolio-Management gezielt nutzen und einfach einführen können.  

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Kontakt: Portfoliomanagement

SBB CARGO INTERNATIONAL: Neue Möglichkeiten für eine optimale Zusammenarbeit

SBB Cargo International wurde 2010 gegründet und hat sich seither mit seinen Tochterfirmen in Italien, Deutschland und den Niederlanden zum Marktführer im Güterverkehr auf der Nord-Süd Achse entwickelt. Das Unternehmen orientiert sich mit seinen Angeboten von Kombiniertem Verkehr, Chemie- und Öltransporten, Neuwagen- und Spotverkehren an den Bedürfnissen der Kunden.

Ausgangslage

Schon seit 2016 war die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet aka Alpnet bei SBB Cargo International. Den Wechsel von SharePoint Classic auf SharePoint Modern nahm das Unternehmen zum Anlass, die bisherige Nutzung von Alpnet neu zu bewerten. Bestehende Lücken konnten schnell identifiziert werden und Ziele gesetzt, um diese wieder zu schließen.

Lösung

Für die technische Migration auf SharePoint Modern hatte MondayCoffee einen Upgradepfad entwickelt, mit dem das Unternehmen nahtlos auf die neue Plattform wechseln und umgehend die Vorteile von Mobilität und Innovation durch Microsoft nutzen konnte. Im Zuge der Umstellung wurde insbesondere geschätzt, dass sie als KMU sehr nah am erprobten Standard von MondayCoffee bleiben konnten. Parallel haben die Projektbeteiligten gemeinsam ein Schulungskonzept entworfen, um in enger Zusammenarbeit bis zum Jahresende die gesamte Bürobelegschaft in der optimalen Nutzung von Alpnet zu schulen.

Resultate

Heute profitiert SBB Cargo International von einem Alpnet im neuen Gewand, mit neuen Funktionen und, dank flächendeckender Schulungen, mit einer höheren Nutzungsrate. In enger Zusammenarbeit gelang es dem Projektteam, alle unvorhergesehenen Herausforderungen im Projekt zu bewältigen und passgenaue Lösungen zu finden.

Download Case Study

Case Study Download: SBB Cargo Int.

WZW OPTIC AG: Angewandte digitale Transformation

Seit über 50 Jahren fertigt die Firma WZW OPTIC AG hochpräzise optische Komponenten und Baugruppen für Hightech-Industriekunden aus aller Welt an. Jedes Stück, dass die über 60 Mitarbeitenden herstellen, ist ein Unikat. Made in Switzerland – in Balgach, mitten im Schweizer Rheintal

Als führender europäischer Hersteller ultrahochpräziser Optik setzte sich das Unternehmen zum Ziel, die unternehmenseigene IT-Infrastruktur zu modernisieren und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen und fördern.

MondayCoffee modernisierte bei der WZW OPTIC AG die IT-Infrastruktur und unterstützte das Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Arbeitswiese mit Hilfe der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Die Weichen stellen für Modern Work

Würden wir Menschen unterschiedlicher Generationen zu der damaligen und heutigen Arbeitsweise befragen, könnten die Aussagen wohl nicht unterschiedlicher sein. Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert.  

Klassische Organisationsmodelle kommen in unserer schnelllebigen Welt an ihre Grenzen, genauso wie viele Mitarbeitende, die mit Datenflut und kontinuierlicher Ablenkung zu kämpfen haben.

Zwei Fragen stellen sich: 

• Wie kann die Geschäftsführung eine Organisation etablieren, die zuverlässig und effizient und gleichzeitig schnell und agil ist, um in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu operieren?  

• Wie stellen sie dabei die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sicher? 

Die unmittelbare Antwort: Digitalisierung. Technologie.

Unsere Antwort: Eine neue Arbeitsweise.

Studien belegen eine Produktivitätssteigerungspotenzial von 20–25 % durch den Einsatz von Collaboration-Tools. Das Potenzial ausschöpfen können aber nur die Unternehmen, die ihre Arbeitsweise anpassen, eine offene Kommunikation und das Teilen von Wissen fördern und eine vernetzte Organisation ins Leben rufen.

7 goldene Regeln einer modernen Arbeitsweise 

Wir durften in den letzten 20 Jahren bereits einige Unternehmen auf ihrem Weg zu einer moderneren Arbeitsweise begleiten. Folgende 7 goldene Regeln für eine moderne Arbeitsweise haben sich herauskristallisiert: 

Von den Regeln zur Adoption 

Wie schafft man die richtigen Voraussetzungen, damit diese Regeln angewendet werden können? Wie bringt man die Mitarbeitenden dazu, sie einhalten zu wollen? 

Dafür haben wir eine eigene Modern-Workplace-Lösung entwickelt.  

Sie stellt die Mitarbeitenden und ihre Arbeitsszenarien ins Zentrum. Im Dialog mit ihnen wollen wir verstehen, wie sie heute arbeiten – als einzelne Arbeitskraft, in Abteilungen, in Teams, auf Projekten oder in Arbeitsgruppen. Mit unserer out-of-the-box Modern-Workplace-Lösung und Best-Practice-Konfiguration der Microsoft-365-Technologien zeigen wir ihnen dann direkt live auf, wie ihre Arbeitsschritte und Arbeitsprozesse als Einzelarbeitskraft oder in der Zusammenarbeit mit anderen digitalisiert und effizienter gestaltet werden können. Vor allem aber lassen wir sie direkt erleben, wie eine modernere Arbeitsweise ihren Arbeitsalltag vereinfachen kann. Mehr Selbständigkeit. Schnelleres Finden von Wissen. Einfachere Kommunikation. Nicht auf die Tools müssen sie sich konzentrieren, die neue Arbeitsweise steht im Zentrum.  

Organisationsweite Skalierung einer modernen Zusammenarbeit

Die einzelnen Arbeitsszenarien hinterlegen und konfigurieren wir als Unternehmensstandards und auf Basis von Best-Practice-Vorlagen in unserer Modern-Workplace-Lösung. Das ermöglicht die organisationsweite Skalierung einer langfristig geordneten und strukturierten Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Gleichzeitig sind damit die nötige Governance und Security in einer vernetzten Organisation sichergestellt. 

Für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’ wurden wir kürzlich von Microsoft mit einer erweiterten Spezialisierung ausgezeichnet.  

Sie möchten das Potenzial einer modernen Arbeitsweise in Ihrer Organisation besser verstehen? Unsere Expertinnen und Experten freuen sich über einen Austausch mit Ihnen.  

Kontakt aufnehmen

Modern Work Adoption Kontakt

MondayCoffee qualifiziert sich für die erweiterte Spezialisierung ‚Adoption & Change Management‘

MondayCoffee hat von Microsoft erneut eine erweiterte Spezialisierung erhalten. Diesmal für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’. Im Mai 2021 qualifizierte sich MondayCoffee bereits für ‚Calling for Microsoft Teams’. 

Die Auszeichnung ist ein Nachweis dafür, dass unsere KundInnen den höchsten Standard für die Bereitstellung und den Support in diesem Bereich geniessen.  

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Ein erprobter Ansatz zur Digitalisierung 

Die Digitalisierung beginnt bei den Mitarbeitenden. Im Arbeitsalltag. Ein Credo, auf welches wir seit über 20 Jahren unsere Beratungsleistung und Modern-Work-Lösung ausrichten. ‚Adoption & Change Management’ ist der Kern unseres Kundenversprechens.  

«Ein Tool einzuführen ist das eine, eine moderne Arbeitsweise in Unternehmen zu etablieren, eine andere Geschichte», sagte unsere Beraterin Melody Fleury kürzlich in einem Kundenreferenz-Video. Sie bringt es auf den Punkt.  

Damit uns die Adoption unserer Modern-Work-Lösung in Unternehmen gelingt, arbeiten wir mit folgendem Ansatz:  

• Wir stellen nicht das Tool in den Vordergrund, sondern den Umgang damit. Wir bringen den Mitarbeitenden nicht primär das Tool bei, sondern definieren mit ihnen alltägliche Use Cases und nutzen dann das Tool, um diese digital abzubilden und für alle auf Knopfdruck zugänglich zu machen. 

• Auf unseren Kundenprojekten suchen wir aktiv den Dialog mit den Mitarbeitenden der jeweiligen Organisation. Ohne den direkten Austausch mit ihnen würden wir unsere Mission nicht erfüllen können. Erst, wenn alle Mitarbeitenden unserer Kunden ihre Gewohnheiten ändern wollen und wissen, wie sie modern arbeiten können, sind wir am Ziel angekommen. 

• Change-Management setzen wir auf Projekten systematisch ein und mit unserer Modern-Work-Fertiglösung ermöglichen wir eine schnelle Adoption. 

Erfahren Sie mehr darüber, wie unsere Kunden EPRO und WZW AG von unserer Expertise in ‚Adoption & Change Management‘ profitiert haben. 

Bestens ausgestattet für die Adoption einer modernen Arbeitsweise 

Mit der erweiterten Spezialisierung für ‚Adoption & Change Management’ gehören wir zu einem sehr kleinen Anteil von Microsoft-Partnern, die einen vergleichbaren Fähigkeitsnachweis bieten können. Neben den bereits existierenden acht Gold Partner-Kompetenzen, die insbesondere unsere Technologiekompetenz nachweisen, freuen wir uns sehr, mit dieser Spezialisierung von Microsoft zusätzlich für unsere Beratungsdienstleistung zur Adoption einer modernen Arbeitsweise ausgezeichnet zu werden.  

Die digitalen Optimisten

THE CIRCLE

Microsoft Schweiz zieht demnächst in den CIRCLE ein. Für die rund 400 Mitarbeitenden in der Region Zürich gibt es viel offene Fläche und Kollaborationsräume in jeder Grösse. Klassische Fokusarbeitsplätze hingegen gibt es nur noch 88. Das hybride Arbeiten ist keine Zukunftsvision mehr.
Mit Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz, haben wir über die hybride Zukunft gesprochen. So viel steht fest: Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.

Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz

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Herr Holitscher – rund 400 der insgesamt 600 Mitarbeitenden der Microsoft Schweiz ziehen demnächst in den CIRCLE ein. Was erwartet sie?

Kein Ort, um E-Mails zu schreiben oder Telefonate zu führen, sondern ein Ort der Begegnung und Innovation.

Microsoft arbeitet seit 2012 ortsunabhängig. Bereits in Wallisellen standen die Gemeinschaftsräume im Vordergrund. Was ist im CIRCLE anders? Hatte die Pandemie zu kurzfristigen Änderungen in der Raumgestaltung geführt?

Wir haben nochmals 1.000 m² dazu gemietet für das Microsoft Technology Center, welches im Januar 2022 seine Türen öffnet. Dort wollen wir mit Kunden zusammenkommen, um über neue Technologien zu diskutieren und sie erlebbar zu machen.

70 Prozent unserer Büroräumlichkeiten im CIRCLE stehen auch unseren Partnern und Kunden offen. Wir wollen ins Office kommen, um gemeinsam Innovation zu betreiben. Dieser Trend hat sich nochmals verstärkt. In Wallisellen gab es 290 Fokus-Arbeitsplätze. Im CIRCLE sind es noch 88.

Ein klares Zeichen dafür, dass die physische Präsenz nicht erforderlich ist. 

Ja. Bei uns muss – mit wenigen Ausnahmen – niemand vor Ort sein. Die einzelnen Teams sollen sich untereinander organisieren – so, dass es für den Kunden, aber auch für jedes einzelne Teammitglied stimmt. Studien belegen, dass das Zusammenkommen eben doch gewünscht ist. Dafür wollen wir attraktive Möglichkeiten in unserem Space im CIRCLE anbieten.

Sie sprechen das Paradox an, welches der jährliche Work-Trend-Index von Microsoft schön aufzeigt: 71 Prozent der befragten Schweizer Arbeitnehmenden wünschen sich das hybride Arbeitsmodell, über 70 Prozent mehr Zeit physisch mit ihren Teams zu verbringen. Gibt es darauf bereits Antworten seitens Microsoft?

Die Technologie macht vieles möglich. Die Experience von hybriden Meetings, zum Beispiel, wird immer besser – mit Microsoft Teams, aber auch dank moderner Infrastruktur in Sitzungsräumen. Lautsprecher und Kamera richten sich automatisch auf die Person aus, die gerade spricht. Die Sitzungsräume bei uns im CIRCLE wurden so konzipiert und ausgestattet, dass eine optimale Meeting Experience für die Leute vor Ort und virtuell gewährleistet ist. 

Die Technologie ermöglicht die Flexibilität. Räumlichkeiten können angepasst werden. Das sollten wir zu unserem Vorteil nutzen – für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden genauso wie für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.  

Seit der Pandemie ist Microsoft Teams Herrn und Frau Schweizer wohl genauso bekannt wie Migros oder Coop. Was machen Sie daraus?

Wir sind enorm stolz, dass wir so viele Menschen befähigen konnten, mit Teams ihre Arbeit weiter zu tätigen, das Studium weiterzuführen oder auch einfach mit Familie und Freunden in Kontakt zu bleiben. Gleichzeitig war und ist es eine Riesenverantwortung und eine echte Belastungsprobe für das System. Die gute Nachricht: unsere Datencenter haben den Test bestanden. Die enorme und rasante Nachfrage hätte mit keiner anderen Infrastruktur abgefedert werden können. Es ist erfreulich zu sehen, dass immer mehr Unternehmen von den Vorteilen der Microsoft Cloud in der Schweiz Gebrauch machen und Microsoft Teams zum Mittelpunkt des Arbeitsalltags wird.

“Der Hybrid ist Realität. Die Menschen wollen so arbeiten. Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.”

Technologisch gesehen haben wohl einige CH-Unternehmen einen Sprung nach vorne gemacht. Ihre Infrastruktur auf einen neueren Stand gebracht. Microsoft spricht aber auch oft von Kultur. Im neuen Microsoft Technology Center will man Technologie greifbar machen. Wo gibt es – nach der Infrastruktur – bei den CH-Unternehmen noch am meisten Aufholbedarf, um ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich zu gestalten?

Wir bei Microsoft leben technologisch gesehen in einer Art Bubble. Bei vielen Unternehmen gibt es immer noch Personen, die keine mobilen Geräte haben. Keine Webcams. Da sind wir bei Microsoft in einer sehr privilegierten Situation. Wir haben und kriegen alles, um das hybride Arbeitsmodell voll auszukosten.

Die 3 Ps stehen unserer Meinung nach für eine hybride Zukunft im Vordergrund.

• PEOPLE: Die Menschen müssen verstehen und beurteilen können, wie sie Technologie für sich nutzen können, um Dinge zu verbessern. Dafür braucht es regelmässige Aus- und Weiterbildung.

• PLACES: Es gilt Räume umzugestalten, damit sie andere Zwecke und neue Bedürfnisse erfüllen können.

• PROCESS: Jeder einzelne noch so kleine Prozess muss auf den Prüfstand gestellt und neu gedacht werden.

Wie gehen wir zum Beispiel in Zukunft mit vertraulichen Unterlagen um, die nur auf Papier existieren? Können vertrauliche Dokumente mit nach Hause genommen werden? Wie stellen wir sicher, dass wir für Verträge die nötigen Unterschriften zusammenbekommen, wenn nicht mehr alle vor Ort arbeiten?

Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken. Der Hybrid ist Realität. Die Leute wollen so arbeiten – für die Generation Z wäre alles andere undenkbar.

Jedes Unternehmen braucht jetzt einen genauen Plan, wie man in Zukunft physisch und digital verbindet. Aber wir brauchen dafür auch die richtigen regulatorischen Rahmenbedingungen, die es uns ermöglichen, modernste Technologien einzusetzen. Die heutigen Gesetze wurden teils vor der Internet-Ära gemacht. Auch sie müssen neu gedacht werden. Dies soll verantwortungsvoll und keinesfalls auf Kosten von nicht verhandelbaren Werten wie Transparenz, Sicherheit oder dem Schutz der Privatsphäre geschehen.

Wir bei Microsoft sind digitale Optimisten. Wir glauben daran, dass sich eine hybride Welt schaffen lässt, in der wir erfolgreicher zusammenarbeiten und besser leben.

Mobil, schreibtischlos – kundennah: Warum sich die Digitalisierung der Frontline-Arbeitsplätze lohnt

Was haben eine Skilehrerin und ein Werkinstandhalter gemeinsam? Sie geraten bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes – mit dem Ziel, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu vereinfachen – oft in Vergessenheit. Vielleicht weil sie keinen Arbeitsplatz im klassischen Sinne haben. Vielleicht auch, weil es schwieriger ist, sie zu erreichen. Zumindest war das mal so.

Heute ist die Technologie (Soft- und Hardware) so weit fortgeschritten, dass es keinen Grund mehr gibt, das Potenzial der Frontline-Mitarbeitenden nicht auszuschöpfen. Denn sie sind es, die das Kundenerlebnis am stärksten mitprägen, die Qualität von Produkten garantieren oder die Produktion am Laufen halten. 

Auch wir bei MondayCoffee hatten unseren Fokus meist auf den Wissensmitarbeitenden. Heute ist das anders. Der Skilehrer und die Werkinstandhalterin können von unserer Modern-Workplace-Lösung genauso profitieren, denn mit dedizierten Use Cases lassen sich das Potenzial und die Bedürfnisse dieser Mitarbeitenden richtig gut adressieren.

Ein ungenutztes Potenzial, um den Erfolg eines Unternehmens im digitalen Zeitalter zu beschleunigen

80 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung sind schreibtischlos. Darunter die Firstline-Workers. Das sind Mitarbeitende, deren Arbeit hauptsächlich fern vom PC stattfindet – aber einen gewissen Zugang zur Technologie erfordert. Diese Technologie ist in vielen Unternehmen nicht mehr auf dem neuesten Stand. Während die Wissensmitarbeitenden die Vorteile eines Modern-Workplaces geniessen, besteht bei den Frontline-Workers die Gefahr eines Disconnects. Hier ein paar Gründe, warum es diese Herausforderung zu adressieren gilt:

Frontline-Workers sind…

… die ersten, die mit Kundinnen und Kunden in Kontakt treten.

… die ersten, die die Marke eines Unternehmens repräsentieren.

… die ersten, die Produkte und Dienstleistungen in Aktion sehen.

Sie sind die Menschen hinter dem Schalter, am Telefon, in den Kliniken, in der Werkstatt. Sie bauen unsere Fahrzeuge, versorgen unsere Patienten, betreiben unsere Fabriken, liefern unsere Pakete aus, bauen unsere Lebensmittel an und errichten unsere Gebäude. Zu ihnen gehören Wartungsarbeiter, Verkäufer, Pflegepersonal, Flugbegleiter, Elektriker, Baristas und Filialleiter.

Sie bilden das Rückgrat vieler der grössten Industriezweige der Welt. Ohne sie könnten die ehrgeizigen Pläne und Strategien der Unternehmensführer nicht verwirklicht werden.

Die Digitalisierung der Arbeit in der ersten Reihe bringt Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit

Frontline-Mitarbeitende verfügen über ein enormes, aber ungenutztes Potenzial, um Wachstum zu fördern, Innovationen anzustossen und den Erfolg eines Unternehmens im digitalen Zeitalter zu beschleunigen. Dieses Potenzial kann freigesetzt werden, indem man sie mit Technologie, Informationen und einem gewissen Mass an Autonomie bei der Ausführung ihrer Aufgaben ausstattet. Der Einzelne muss in die Lage versetzt werden, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

Ein Beispiel dafür liefert unser erfolgreiches Projekt mit der Weissen Arena.

Die Weisse Arena Gruppe (WAG) ist eine integrierte Dienstleistungsunternehmung in der Tourismus- und Freizeitbranche im Kanton Graubünden in der Schweiz. Die Mitarbeitenden bieten der Kundschaft in allen Jahreszeiten unvergessliche Erlebnisse.

2020 hatte die WAG das LaaxNet (die Modern-Workplace-Solution von MondayCoffee) eingeführt, um eine moderne Zusammenarbeit in ihrer holokratischen Organisation zu unterstützen. Heute können die Mitarbeitenden «on the slope» und «on the road» über ihr Smartphone und die Microsoft-Teams-App manuelle Prozesse digital abwickeln, haben in Echtzeit Zugang zu wichtigen Informationen und können Kundenerfahrungen mit ihren Kollegen und Kolleginnen teilen.
Wissensmitarbeitende und Frontline-Workers arbeiten in derselben Lösung einfach über unterschiedliche Geräte zusammen. Sie werden im gleichen Ausmass mit Informationen in Echtzeit bedient und profitieren beide von state-of-the-art Hard- und Software.

Damit das gesamte Personal der WAG jederzeit weiss, was auf dem Berg geschieht, wurde ein spezieller News-Flow erarbeitet. Dieser versorgt die Frontline-Workers über ihr Mobilgerät (Microsoft Teams) mit wichtigen sowie zeitkritischen Informationen. Täglich werden beispielsweise Newsposts über die aktuelle Wetterlage, Temperatur, die offenen Anlagen oder Beeinträchtigungen im Bahnbetrieb gepostet.

Erst die Basis, dann die Optimierung: Zusammenarbeitsszenarien und Prozesse machen den Anfang

Die Investition in die richtige Technologie spielt bei der Befähigung der Firstline-Belegschaft eine wichtige Rolle. Genauso wichtig ist es, Aufgaben und Prozesse zu hinterfragen, digital neu zu denken und die digitalen Fähigkeiten anzutrainieren.

Die IT-Infrastruktur muss für die Unterstützung einer viel grösseren und stärker verteilten Mitarbeiter-Basis ready sein. Die Sicherung von Geräten und Daten erfordert neue Ansätze. Vor allem in Arbeitsumgebungen mit hohem Arbeitsaufkommen und hoher Fluktuation.

Aber noch bevor man sich über Themen wie Datensicherheit und Governance Gedanken macht, gilt es – zusammen mit den Mitarbeitenden – die verschiedenen Zusammenarbeitsszenarien zu verstehen und strukturiert zu erfassen, damit man dann gezielt an den technischen Herausforderungen arbeiten kann.

STADTWERKE KIEL: Ein neues Level an Kommunikation und Zusammenarbeit

Als regional verankerter Energieversorger liefern die Stadtwerke Kiel als teil des MVV Energie Konzerns mit ihren knapp 1000 MitarbeiterInnen der schleswig-holsteinischen Landeshauptstadt sowie der umliegenden Region Strom, Wasser, Gas und Fernwärme.

Ausganglage

Wie für viele andere Unternehmen sind die technischen Anforderungen an modernes digitales Arbeiten eine Herausforderung gewesen. So bestand beispielsweise Handlungsbedarf bei der Konsolidierung der heterogenen Tool-Landschaft im Bereich Kollaboration sowie bei den Microsoft-Produkten.

Vorgehen

Mit der Implementierung der Modern-Workplace-Lösung Kiel CONNECT (CoffeeNet 365) galt es im Rahmen der Digitalisierung, die Grundlage und Treiber für den kulturellen Wandel bei den Stadtwerken Kiel zu schaffen. Wichtige Voraussetzungen waren dafür die Etablierung einer neuen Ebene der Zusammenarbeit auf Basis der neuen Plattform und in Verbindung mit hoher Benutzerfreundlichkeit sowie niedriger Time-to-Market für die neuen Technologien.

Resultate

Bei der Stadtwerke Kiel AG konnten die Kommunikation und die Zusammenarbeit deutlich verbessert werden. Insbesondere im täglichen Arbeiten bietet Kiel CONNECT den MitarbeiterInnen einen erheblichen Mehrwert, was auch durch die hohe Akzeptanz begünstigt wird. Mit der neuen Arbeitsumgebung hat die Stadtwerke Kiel AG einen wichtigen Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umgesetzt und kann nun darauf aufbauend weitere Geschäftsprozesse gezielt digitalisieren.

Download Case Study

Case Study Download: Stadtwerke Kiel

Wie Homeoffice unsere Büros menschlicher macht

Vor der Pandemie hätte wohl niemand erwartet, dass ein so schneller Wechsel vom Präsenzmodell ins Homeoffice möglich ist. Etwa 18 Monate später sind einige Unternehmen, darunter auch das Architekturbüro Marazzi + Paul Architekten, bei einem hybriden Arbeitsmodell angekommen – das wirkt sich auch auf die zukünftigen Büro- und Wohnbauten aus. Wir haben mit Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten, über den Umbau ihres eigenen Office und über den Einfluss der Pandemie auf die Architektur von morgen gesprochen.

Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten

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Herr Paul – Sie haben den Moment der Stunde genutzt und während der zweiten Corona-Welle das Office umgebaut. Gab es die Pläne für den Umbau schon vorher?  

Die Pläne hatten wir schon länger in der Schublade, aber die Dringlichkeit fehlte, etwas zu ändern. Als klassisches Architekturbüro wurde unser Open-Office schlicht fürs Arbeiten genutzt. Man kam morgens, ging mittags draussen was essen, arbeitete nachmittags am Platz oder gemeinsam im Sitzungsraum, und ging abends nach Hause.  

Mit Pandemie und der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells haben sich die Gewohnheiten im Office verändert und damit auch die Ansprüche an die Räumlichkeiten. Heute kommen unsere Mitarbeitenden vor allem für die sozialen Momente ins Office. Viel Platz nehmen neu unsere Küche und Kaffee-Ecke ein oder auch die dedizierten Meeting-Ecken.  

Die Arbeitsweise ist heute also eine andere?  

Ja. Wir mussten uns damals bei der ersten Welle innerhalb von 24 Stunden von dem fixen Arbeitsplatz im Office verabschieden und komplett auf eine digitale und ortsunabhängige Arbeitsweise umschalten. Von 0 auf 100 – dass dies so unkompliziert verlaufen könnte, hätte ich nie gedacht.  

Doch wir haben gelernt, dass wir keine fixen Arbeitsplätze brauchen, um als Team und mit KundInnen gut arbeiten zu können. Technologisch wäre so ein Set-up vor zwei Jahren auch noch nicht möglich gewesen. Heute wollen wir davon profitieren und unseren Mitarbeitenden ein flexibles Arbeitsmodell anbieten.  

Wie definiert sich bei Ihnen das flexible Arbeitsmodell? Gibt es neue Regelungen?  

Bei der Definition unseres neuen Arbeitsmodells haben wir die Mitarbeitenden miteinbezogen. Während Corona haben wir eine Umfrage durchgeführt. Das Ergebnis: Niemand will 100 % von zu Hause aus oder im Büro arbeiten. In unseren Arbeitsverträgen haben wir neu festgehalten, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, zwischen 40–50 % (bei einer 100-%-Stelle) im Homeoffice zu arbeiten. Eine Regelung sieht vor, dass jede/r Mitarbeitende im Vorfeld entscheiden muss, wie seine oder ihre Aufteilung ausschaut. Blockzeiten gelten bei uns auch im Home-Office und die Themen Ergonomie und Infrastruktur am Arbeitsplatz haben wir auch neu geregelt. Beispielsweise kriegen unsere Mitarbeitenden neu im Jahr einen fixen Kostenbeitrag für die Investition in ihr Homeoffice, sind aber selbst dafür verantwortlich, die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu Hause einzuhalten. Und – Donnerstag ist für alle Bürotag. An einem Tag wollen wir uns mit allen Mitarbeitenden im Office persönlich austauschen können.  

“Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse und auf diese können durch einen kontinuierlichen Dialog mit den Mitarbeitenden eingegangen werden.”

Sie leben das hybride Arbeitsmodell nun bereits seit einiger Zeit. Gibt es Blind Spots? 

Neue Arbeitsmodelle müssen gut durchdacht sein. Das Einrichten des Arbeitsplatzes zu Hause darf nicht unterschätzt werden. Da gibt es sicherlich Dinge, die wir langfristig nochmals anpassen müssen. Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse. Auf viele konnten wir eingehen und haben zurzeit eine sehr hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Andere kennen wir heute noch nicht. Wichtig erscheint mir der kontinuierliche Dialog mit den Mitarbeitenden.  

Perspektivenwechsel: Marazzi + Paul Architekten entwirft und realisiert Büroumbauten und Neubauten. Sind in der Architektur bereits erste Corona-Effekte spürbar? Mit welchen Ideen liebäugeln die Architekten bei der Neu- oder Umgestaltung von Bürogebäuden?  

Die Pandemie ist ein Katalysator für Trends, die bereits vorher da waren: vom fixen, eigenen Arbeitsplatz zum Shared-Desk. Sharing wird überdurchschnittlich gefordert. Das Office wird zum Hub, die Arbeitsplätze verdichten sich, die Begegnungszonen vervielfachen sich. Mitarbeitende kommen ins Office, weil sie sich dort wohlfühlen, die Möglichkeit haben, sich mit anderen Personen in einer einladenden Umgebung zu treffen und zusammenzuarbeiten.  

Welche Entwicklungen sagen Sie bei der Planung von Wohnbauten voraus? Wird es vermehrt Co-Working-Spaces in Siedlungsbauten geben? Oder wird das Office in der Wohnung zum Standard?  

Sie erinnern sich an den Gemeinschaftsraum in Siedlungen, welcher von niemandem genutzt wurde? Und meist als Abstellraum diente? Nun ist ein echtes Bedürfnis für einen solchen Raum entstanden. 

Wir sind gerade an einem Projekt dran, wo wir uns konkret über einen Co-Working-Space in einer Siedlung Gedanken machen – von der Küche über die Infrastruktur bis zur Technik.  

Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten.  

Auch für uns Architekten ist das eine Riesenchance. Bei Marazzi + Paul Architekten setzen wir uns immer sehr intensiv mit dem Ort auseinander, wo unsere Bauten entstehen. Wenn wir nun in Zukunft vor Ort, am Ort, arbeiten können, kann nochmals ein ganz anderer Bezug zu den Menschen in der Umgebung entstehen.  

Beim vorher erwähnten Projekt haben wir die EinwohnerInnen eine Postkarte malen lassen, um zu verstehen, wie sie sich die Umgebung in Zukunft vorstellen. Eine solche Ortsanalyse könnte in Zukunft noch andere Dimensionen annehmen.  

“Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten. ”

Welche Auswirkung hätten solche Entwicklungen, das Arbeiten von überall aus, auf die Planung des öffentlichen Raumes?  

Ob privat, halbprivat oder öffentlich, Räume werden immer vielschichtiger genutzt. Das Restaurant wird zum Arbeitsort. Die Bankfiliale wird zum Arbeitsort. Die Parkbank im Grünen wird zum Arbeitsplatz. In unserem Office könnten wir in Zukunft auch branchenfremde Co-Workers empfangen. Schulräume oder auch Fußballstadien könnten doppelt genutzt werden.  

Ich hatte schon immer die Vision eines fliegenden Klassenzimmers. SchülerInnen ziehen wie NomadInnen durch die Stadt, erkunden Orte, lernen Neues beim Erleben. Die Technik schenkt uns Raum für neue Ideen. Mal schauen, was daraus wird. 

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Abbildungen: Das Office der Marazzi + Paul Architekten

Die Zs

Die Generation Z: junge Menschen, die um die Jahrtausendwende herum geboren sind. Auch ich bin als jüngstes Mitglied der MondayCoffee AG ein Teil von ihr. 

Pünktlich zur Corona-Krise beende ich mein Studium ohne Abschlussfeier nach endlos vielen Online-Vorlesungen. Mein Arbeitsleben beginnt in einer Welt, die sich innerhalb weniger Monate enorm verändert hat. So habe ich während des Studiums in Praktika und auch als Werkstudentin gelernt, über welche Themen man sich am Mittagstisch in der Kantine unterhält oder wie man sich im Büro zu kleiden hat. 

Von einem Moment auf den anderen änderte sich alles. Welche Hose man im Home-Office trägt oder in welcher Ecke der Münchner Wohnung man diesmal zu Mittag isst, ohne sich dabei über geplante und vergangene Urlaube zu unterhalten, schien plötzlich vollkommen belanglos. Durch die Aneinanderreihung von Lockdowns, verkorksten “Gap Years” und verschobenen Australien-Reisen blieb der Generation Z einiges an Zeit übrig, um darüber nachzudenken, was uns im Arbeitskontext eigentlich wirklich wichtig ist. 

Leonie Bachmaier, Business Consultant & Produkt Management bei MondayCoffee über Firmen die gut daran tun, sich langfristig auf das Hybridbüro einzustellen.

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1. DAS HYBRIDE ARBEITSMODELL KÖNNTE ZUM AUSWAHLKRITERIUM WERDEN

Seit dem Einstieg ins Berufsleben arbeite ich örtlich und zeitlich flexibel. Meine Work-Life-Balance ist intakt. Meine Motivation bei der Arbeit groß. Meine Leistung, so wird es mir auf jeden Fall von meinen Vorgesetzten bestätigt, zufriedenstellend. Mir ist es wichtig, auch in Zukunft einen Job zu haben, bei dem ein flexibles Arbeitsmodell möglich ist – und das trifft wahrscheinlich auch auf einige meiner Generationsgenossen zu. Firmen tun sich gut daran, sich auf den Hybrid langfristig einzustellen. 

2. DIE FÜHRUNG WIRD IM HYBRID NOCH STÄRKER AUF DIE PROBE GESTELLT

Die Begeisterung, ins Arbeitsleben einzusteigen, war bei mir groß. Auch mit Corona. Sie war aber auch gepaart mit etwas Unsicherheit und vielleicht auch Orientierungslosigkeit. Was passiert an meinem ersten Arbeitstag? Ich schalte meinen Laptop an, und dann? Was tue ich, wenn ich nicht weiter weiss? Wegen einer einfachen Frage meinen Boss anrufen? Viele Kolleginnen und Kollegen kannte ich noch nicht. Die Gespräche an der Kaffeetheke gab es nicht. Der Schnellstart in das Arbeitsleben hatte so seine Tücken – aber die zentrale Frage ist ja, wie führt man die GenZ ganz generell im Hybrid?  

Mein Takeaway seit meinem Start: Neben der Führungsperson, die eine Balance zwischen Freiraum und Struktur finden muss, spielen Mentoren eine ganz wichtige Rolle. Ihnen kann man jegliche Fragen stellen, mit ihnen Situationen reflektieren und nochmals auf eine andere Weise die eigene Weiterentwicklung spiegeln. 

3. SOCIAL MEDIA ALS ZENTRALER REKRUTIERUNGSKANAL

Wie erreicht man die Talente der GenZ? Ganz klar über Social Media. Auch ich habe meine Position als Werkstudentin bei der MondayCoffee über einen Job Alert in LinkedIn gefunden. Die Bewerbung konnte ich in nur wenigen Klicks durchführen – vom Smartphone aus. Dann folgte ein Video-Call. 

Am meisten Erfolg bei der Rekrutierung von Zs wird man haben, wenn die Bewerbung einfach digital stattfinden kann, und zwar genau dort, wo man auch sonst viel Zeit verbringt. Lange Fragebögen oder Cover Letters sind nichts für uns. Wir setzen auf Echtzeit-Interaktion.  

Vom Hörsaal ins Wohnzimmer – und zurück?

Mit der Pandemie hat sich auch das Universitätsleben schlagartig verändert. Studierende, Professor:innen, Dozent:innen und Backoffice-Mitarbeiter:innen mussten sich in kürzester Zeit auf eine neue Lehr-, Lern- und Arbeitsweise einstellen. Wir haben mit Frau Dr. Solveig Randhahn, Geschäftsführerin der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften an der Universität Duisburg-Essen, über Learnings und mögliche Zukunftsszenarien gesprochen.

Frau Dr. Solveig Randhahn, Geschäftsführerin der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften an der Universität Duisburg-Essen

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Frau Dr. Randhahn, wie funktionierte Ihre Organisation während der Krise und wie sind Sie mit den Herausforderungen umgegangen?

Seit dem ersten Lockdown müssen wir permanent mit einer großen Unsicherheit umgehen: Entscheidungen auf politischer Ebene ebenso wie vonseiten der Hochschulleitung werden erst sehr kurzfristig getroffen und für uns bekannt. Gleichwohl liefern sie eine wichtige Grundlage für das Geschehen und die Handlungsspielräume an der Fakultät. Dabei wird erwartet, dass für die verschiedensten Szenarien Handlungsoptionen entwickelt werden, um möglichst flexibel mit eben diesen kurzfristigen Entscheidungen umgehen zu können. Das erfordert eine sehr hohe Dauerbelastung für die meisten unserer Mitarbeiter:innen. Von zentraler Bedeutung für das Krisenmanagement war daher eine intensive Kommunikation in und mit den verschiedenen Bereichen. Dies beinhaltet: Entwicklungen transparent machen und erklären, Fragen diskutieren, Handlungsoptionen abwägen, Sorgen und Ängste von Mitarbeiter:innen ernst nehmen, gleichzeitig lösungsorientiert und pragmatisch agieren, und nicht in einen Lähmungszustand verfallen – das war und ist nicht einfach. 

Die Pandemie beeinträchtigte nicht nur die Lehre, sondern auch die Arbeit im Backoffice. Was hat sich seit Beginn der Pandemie in der Arbeitsweise der Verwaltung verändert?

Die Arbeit wurde fast vollständig in den virtuellen Raum verlegt. Das Verwaltungspersonal musste von heute auf morgen mit Arbeitsgeräten ausgestattet und für das Arbeiten daheim arbeitsfähig gemacht werden. Für viele verwaltungstechnische Prozesse wurden sehr kurzfristig digitale Abläufe geschaffen, die vorher noch nicht vorgesehen waren. Mitarbeiter:innen lernten mit Videokonferenzsystemen umzugehen, digitale Signaturen einzurichten, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten usw., d. h. grundsätzlich vollumfassend im digitalen Raum zu arbeiten. Hier ist einiges in Bewegung geraten und es bleibt zu hoffen, dass daran angeknüpft und die Arbeit noch weiter flexibilisiert wird.

Zurück zu den Studierenden: Man würde glauben, dass der Digitalisierungsschub für die junge Generation (Studierende) mehr ein Segen als ein Fluch war/ist. Stimmt das?

Die Digitalisierung in der Lehre hat ja nicht erst durch die Pandemie begonnen, sondern es gab sie auch vorher schon. Gleichwohl hat sie natürlich noch einmal ein ganz neues Gewicht erhalten, nicht zuletzt dadurch, dass Studierende inzwischen seit drei Semestern nur virtuell studieren. Mit Blick auf die Entwicklung innovativer Lehr-/Lernangebote ist die aktuelle Lage in der Tat ein Segen, denn die Bereitschaft und Offenheit zum Gestalten und Ausprobieren hat kräftig Anschub bekommen. Der Zugang zu digitaler wissenschaftlicher Literatur, Artikeln und Texten und der wissenschaftliche Austausch auf vielfältigen Plattformen im virtuellen Raum hat sich enorm erweitert. Open Access sei als Stichwort genannt – in diesem Zusammenhang wurden die Möglichkeiten für Forschung und Lehre sehr umfassend erweitert.

Gleichzeitig stellt die gegenwärtige Situation eines Studiums im virtuellen Raum ohne jegliche Präsenz auch eine enorme Herausforderung für die Studierenden dar: Das für ein Studium und die persönliche Entwicklung so wichtige Sozialleben am Campus findet aktuell nicht statt. Prüfungen unter den Rahmenbedingungen der Pandemie zu entwickeln und durchzuführen, ist häufig sowohl für Prüfer:innen als auch für Studierende eine neue und große Herausforderung. Hinzu kommt, dass einige Studierende zuhause keine angemessenen Rahmenbedingungen haben, um «in Ruhe» studieren zu können. Häufig teilen sie ihren Arbeitsplatz mit der Familie, und sind gleichzeitig (wie die Mitarbeiter:innen auch) mit Familienpflichten konfrontiert.  

Gemäss verschiedenen Studien wünschen sich viele Mitarbeitende, dass das flexible Arbeitsmodell bestehen bleibt. Besteht dieser Wunsch auch bei den Studierenden, den Lehrkräften und den Mitarbeitenden bei Ihnen in der Verwaltung? Wird sich ein hybrides Arbeitsmodell auch in Ihrem Bereich in Zukunft etablieren?

Das flexible Arbeiten von Daheim oder anderen Orten aus stößt auf große Zustimmung unter den Mitarbeiter:innen und Lehrenden. Es wird gewünscht, dass hierfür auch zukünftig flexible Arbeitsweisen ermöglicht werden. Eine zentrale Voraussetzung für die Verwaltungsmitarbeiter:innen wurde bereits geschaffen: Anfang Oktober trat eine neue Dienstvereinbarung zum Homeoffice in Kraft, die einen deutlich flexibleren und strukturellen Rahmen für die Gestaltung von Homeoffice bietet.

“Corona hat uns gezeigt, wie spontan und schnell wir in der Lage sein können, vom scheinbar «Normalen» abzuweichen und Dinge anders zu machen. Ich hoffe, dass wir uns diese Flexibilität und den erforderlichen Mut zum Handeln für die Zukunft bewahren.”

Gleichzeitig ist die Universität Duisburg-Essen eine Präsenzuniversität. D.h., insgesamt findet das Studium an der Universität vor Ort an den beiden Campus in Duisburg und Essen statt. Das schließt nicht aus, dass Lehre auch digital erfolgen kann. Ganz im Gegenteil: Es geht nunmehr sehr stark darum, wie man die Vorteile aus beiden Welten sinnvoll miteinander kombinieren kann und Studium und Lehre in geeigneter Weise weiterentwickelt, so dass die Studierenden bestens auf die zukünftige Arbeitswelt vorbereitet werden. In der Theorie ist die Idee von «hybriden Lehr-/Lernmodellen» schon lange nichts Neues mehr. Wie gelingt es jedoch, eine Campusinfrastruktur und eine Lehrplanung aufzubauen, die genau solche Überlegungen ermöglicht, so dass Studierende selber entscheiden könnten, ob sie im Hörsaal oder von einem anderen Ort aus an der Lehre teilnehmen. In diesem Zusammenhang steht uns noch ein großer Lern- und Entwicklungsprozess bevor – genau dafür ist eine innovative Universität aber ja vielleicht auch einfach der richtige Ort.

Was bedeutet «Normalität» heute für Sie? Und wie stellen Sie sich den Universitätsalltag in naher Zukunft vor?

Corona hat uns gezeigt, wie spontan und schnell wir in der Lage sein können, vom scheinbar «Normalen» abzuweichen und Dinge anders zu machen. Ich hoffe, dass wir uns diese Flexibilität und den erforderlichen Mut zum Handeln für die Zukunft bewahren. Weniger ein Denken in «Das geht nicht»-Mechanismen, sondern gestaltend und lösungsorientiert. Ich wünsche mir, dass der Campus wieder ein Ort der direkten Begegnung wird für Studierende, Lehrende und Mitarbeiter:innen. Gleichzeitig nutzen wir dabei den virtuellen Raum, um innovative Lehr-/Lernangebote zu schaffen, Forschungsfragen zu behandeln und Servicestrukturen bereitzustellen, die für gute Lehre und Forschung erforderlich sind.  

EW BUCHS: Ein wesentlicher Schritt zum agilen Arbeitsplatz

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) wurde 1902 gegründet und beschäftigt heute ca. 130 Mitarbeitende. Zu den Hauptaufgaben des EWB zählen unter anderem Aufbau und Weiterentwicklung, Betrieb und Wartung der Infrastruktur zum Erbringen der Wasser,- Strom- und ITK-Versorgung sowie der dafür notwendigen Dienste.

Ausgangslage

Das EWB strebte die Modernisierung der Arbeitsumgebung und einen nachhaltigen Kulturwandel im Sinne von «New Work» im Unternehmen an. Der Fokus lag auf dem internen Wissensaustausch und Wissensmanagement im Allgemeinen, auf bereichsübergreifender und papierloser Zusammenarbeit, dem unkomplizierten und sicheren Zusammenarbeiten mit Externen sowie der Produktivitätssteigerung mithilfe von Microsoft 365.

Vorgehen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte.

Resultate

Das EWB konnte mithilfe der neuen Collaboration-Plattform die Zusammenarbeitskultur verbessern und somit einen wesentlichen Schritt zum agilen Arbeitsplatz realisieren. Das Arbeiten und das Zusammenarbeiten sind heute effizienter: Zuvor kommunizierten alle primär per E-Mail und Dokumente existierten in verschiedenen Versionen, die konsolidiert werden mussten. Heute passiert praktisch alles online, zentralisiert und in Echtzeit.

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QUANT AG: Vom Kunden zum Partner

Als Innovations-, Entwicklungs- und Umsetzungswerkstatt begleitet die Quant AG Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Regionen sowie gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Entwicklung, bei Positionierungs- und Transformationsprozessen und bei Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsmassnahmen.

Für die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Partnern suchten sie eine digitale Arbeitsplattform. Die Modern-Workplace-Solution für KMU EspressoNet 365 erfüllte die Anforderungen der Quantler. Mit EspressoNet 365 unterstützen sie heute auch eigene Kunden bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz und begleiten sie in diesem Change-Prozess.

Transparenz als Standard – Unternehmensgruppen vereinen mit CoffeeNet 365

Ein Blog-Beitrag von Melodie Fleury, Business Consultant bei MondayCoffee

Genau genommen haben wir grosses Glück: Dem Markt mangelt es weder an Technologien, Systemen noch Lösungen für modernes Arbeiten. Kontinuierlich werden neue Tools entwickelt, bestehende verbessert oder ganze Tool-Landschaften konsolidiert, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen – so die Theorie. Die Praxis zeigt: Vielen Unternehmen fehlt immer noch die passende Infrastruktur, eine einheitliche Basis im Arbeitsalltag. Das Ergebnis: aufwändige Prozesse, Informationschaos, Zeit- und Geldverlust. Vor allem in Unternehmensgruppen eine Erfolgsbremse, die aber leicht gelöst werden kann.

Typische Herausforderungen in Unternehmensgruppen

In der Regel gilt: Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen und Kommunikation sind zu verarbeiten – und desto schwieriger der Überblick. Hinzu kommt, dass häufig in Silos gearbeitet und kommuniziert wird. Zwischen verschiedenen Unternehmen einer Gruppe ist ohne die passende Collaboration-Lösung irgendwann kaum noch ein Wissens- oder Informationsaustausch möglich. So auch bei einem unserer Kunden, einer Schweizer Unternehmensgruppe. Die oft über Jahre wachsenden Herausforderungen sind meist technischer, kultureller und struktureller Art. 

Technische Herausforderungen: Die Systemlandschaft der Unternehmen besteht oft schon seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten. Einmal aufgesetzt, wurde sie kaum mehr angerührt oder gross verändert. Es fehlt daher eine Infrastruktur, die den aktuellen Arbeitsanforderungen entspricht. Das fängt an bei digitalen Orten der Zusammenarbeit und reicht hin zu den Prozessen und Zugriffsrechten für reibungsloses Arbeiten. In vielen Fällen werden Daten immer noch als Anhänge per Mail versendet. Daraus entstehen schnell zig verschiedene Versionen – und Verwirrung darüber, welche Datei die aktuellste ist. 

Kulturelle Herausforderungen: Gerade in konservativen Branchen ist die Unternehmenskultur noch stark hierarchisch geprägt. Kommunikation verläuft eher top-down als bottom-up. Zudem fehlt eine Vorbildfunktion, die den «Modern Workplace» vorlebt und Potenziale aufzeigt. Mitarbeitende werden nicht ausreichend befähigt, sich relevante Informationen zu beschaffen, Wissen zu teilen oder Verantwortung zu übernehmen. 

Strukturelle Herausforderungen: Eines der häufigsten Symptome der Silo-Landschaft ist ein ungleicher Informationsfluss. Ohne unternehmensweit einheitliche Prozesse und Vorgaben entsteht schnell Chaos. Das fängt schon bei Verteilerlisten an:  Werden Verteiler nicht zentralisiert gepflegt und automatisch synchronisiert, geht schnell jemand vergessen und in der Kommunikation verloren. Wissen wird informell in Grüppchen geteilt: Wer in der Raucherpause oder an der Kaffeemaschine nicht zum richtigen Zeitpunkt dabei war, ist nicht oder erst verspätet informiert. Innerhalb einer Organisation bestehen Abteilungssilos, innerhalb eine Unternehmensgruppe Firmensilos. Ein weiteres Problem dabei: Mitarbeitende haben keine Möglichkeit, sich und ihre Fähigkeiten an den richtigen Stellen einzubringen. Wer welche Kompetenzen und welches Wissen hat, bleibt versteckt im Silo-Dschungel.  

Von fehlender zu neuer Meeting-Kultur

Dabei ist die Lösung an sich einfach: «Keep it simple» – und zwar digital. Genau hier setzt die Modern-Workplace-Lösung von MondayCoffee (CoffeeNet 365) an. Die Collaboration-Plattform ermöglicht auf Basis von Best Practices ein zentralisiertes, vereinfachtes und effizientes Arbeiten – in Echtzeit und von jedem Standort aus. 

“Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings.”

Das Umdenken beginnt schon bei der Meeting-Kultur. Eine der häufigsten Produktivitätsbremsen in Unternehmen sind immer noch zu viele Meetings, die unstrukturiert und ohne Agenda aufgesetzt sind. So erging es auch unserem Kunden. Der Schweizer Unternehmensgruppe lieferte MondayCoffee eine Meeting-App, mit der sich wiederkehrende Besprechungen einfach, effizient und strukturiert führen lassen.  

Die App befähigt jede*n Einzelne*n, mit wenigen Klicks Meetings zu planen, sich auf Themen vorzubereiten oder Besprechungspunkte einzubringen. Meetings verlaufen damit um einiges effizienter und transparenter als vorher, was bei den Mitarbeitenden unseres Kunden auf helle Begeisterung stiess.  

Weg von Informationssilos, hin zur Community

Moderne Collaboration-Lösungen sind darauf ausgelegt, Transparenz zu schaffen. Projekte, aber auch einzelne Themen sind mithilfe einer solchen Plattform auf einen Blick ersichtlich – und zwar für alle mit den nötigen Berechtigungen. Relevante Dokumente und persönliche Aufgaben lassen sich leichter finden und überblicken. Und gerade in Unternehmensgruppen hilfreich: Man bekommt endlich mit, was bei den anderen Abteilungen und Firmen passiert. 

Arbeiten wird transparenter und effizienter 

Gleichzeitig wird der Arbeitsalltag effizienter: Die Einführung einer neuen Workplace-Lösung ist eine Chance, das alte Chaos in den Strukturen, Prozessen oder Dokumenten aufzuräumen und die Basis neu zu gestalten. Einheitliche Kommunikationskanäle, Medien und Tools wie die Meeting-App verschlanken die Prozesse und schaufeln Ressourcen für die eigentlichen Aufgaben frei. Dokumente werden an einem zentralen Ort der Plattform abgelegt und bearbeitet – sodass alle jederzeit und von überall die aktuellste Version vorliegen haben. Veraltete E-Mail-Anhänge in dutzenden Versionen gehören der Vergangenheit an. Auch das mühsame manuelle Erstellen von Verteilern entfällt – dafür sorgt die Funktion Workspaces. 

Projekte, Themen und Prozesse sind auf der Modern-Workplace-Plattform transparenter und für alle einsehbar – in dedizierten virtuellen Collaborationräumen, die einfach und einheitlich eingerichtet sind. Anstelle der alten E-Mail-Flut tritt Microsoft Teams für den kurzfristigen Austausch. 

Potenziale werden sichtbar – auf Mitarbeiter- und Gruppenebene 

Das neue Arbeiten auf der Collaborationplattform stärkt automatisch auch das Wir-Gefühl der Unternehmensgruppe. Über die verschiedenen Abteilungen und Firmen hinweg lassen sich durch Newsposts gezielt Botschaften senden. Alle Bereiche haben die Möglichkeit, sich dort zu präsentieren und zu zeigen, woran sie arbeiten und welche Kompetenzen sie bieten. Das Einbringen neuer Ideen trifft auf öffentliche Wertschätzung und wird aktiv gefördert.  

Häufig geht damit auch eine subtile Veränderung der Kultur einher: Mitarbeitende können sich zeigen, voneinander lernen, leichter partizipieren und Vorbildfunktionen einnehmen. High-Potentials, also besonders engagierte Mitarbeitende, kommen leichter zum Vorschein und können gezielt gefördert werden. Das wirkt sich einerseits positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus, andererseits vereinfacht es auch die Personalplanung und Nachfolgeregelung. Langfristig werden die Hierarchien flacher und man arbeitet auf Augenhöhe zusammen. 

Effizienteres Zusammenarbeiten in virtuellen Collaborationsräumen 

Das Onboarding von neuen Mitarbeitenden kann effizienter gestaltet werden und so die Einarbeitung beschleunigen. Aber auch die Zusammenarbeit wird durch das Aufbrechen der Informationssilos einfacher. Rollen und Verantwortlichkeiten lassen sich einheitlich und klar definieren – sei es im eigenen Team, abteilungsübergreifend oder mit Externen.  

Alles in allem kann das Potential der ganzen Gruppe besser genutzt und die interdisziplinäre Zusammenarbeit in der ganzen Gruppe gefördert werden. Das eröffnet auch die Chance, sich gegenüber Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und weiteren Stakeholders als moderne Firma beziehungsweise Gruppe zu zeigen – mit einem attraktiven, zeitgemäßen und modernen Arbeitsumfeld. 

Wie läuft die Zusammenarbeit mit MondayCoffee ab?

Das Vorgehen in solchen Projekten ist jeweils ähnlich: In den sogenannten Discovery Workshops analysieren wir die bisherige Zusammenarbeit. Dabei geht es z. B. um die Kommunikation & Collaboration, den Soll-Ist-Vergleich, Chancen oder auch potenzielle Risiken und Gefahren. Im nächsten Schritt sprechen wir über die Auswirkungen dieser Veränderungen in Bezug auf die heutige Arbeitsweise und leiten gemeinsam mit unserem Kunden neue Szenarien der Zusammenarbeit ab.  

Der dritte Workshop zielt darauf ab, ein Big Picture über die neue Zusammenarbeitsform zu erlangen sowie das Vorgehen, die Struktur und die Verantwortlichkeiten zu planen. In den späteren Workshops geht es ans Eingemachte, etwa die Abbildung der Struktur, das Erarbeiten der diversen Konzepte wie für die Berechtigungen, die News und auch Automatisierungen von Prozessen.  

“Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn die Mitarbeitenden gut und vor allem gern mit der neuen Lösung arbeiten können.”

Im gesamten Prozess stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite und arbeiten in engem und freundschaftlichem Austausch zusammen. Unsere Arbeit ist dann erledigt, wenn am Ende alle mit der neuen Lösung zufrieden sind. Und damit die Mitarbeitenden später auch gut – und vor allem gern – mit der neuen Lösung arbeiten können, schulen wir alle im Umgang mit der neuen Plattform. 

RHOMBERG BAU: Das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definieren

Die Rhomberg Bau-Gruppe ist ein international agierendes Bauunternehmen in Familienbesitz. Die Unternehmensgruppe ist spezialisiert auf die Bereiche Bau, Ressourcen sowie Bahntechnik.

Ausgangslage

Die Rhomberg Bau-Gruppe kämpfte mit der Herausforderung unterschiedlichster Systeme für die Kommunikation und die Ablage von Dokumenten. Sowie der ineffizienten unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit oder dem verstecktem und ungeteiltem Wissen der ExpertInnen. Ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Unternehmensinformationen erwies sich daher als zunehmend kritischer für erfolgreiche Projektabwicklungen.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform, RHome wurde das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definiert. Ideen und Ansätze wurden von den Projektbeteiligten immer wieder bewertet und formten somit den Projektauftrag sowie die Umsetzung. Am Live-System konnte Rhomberg während der Einführung mit MitarbeiterInnen die Funktionalitäten und die zu erwartenden Effekte sogleich testen.

Resultate

Mit RHome ging eine Digitalisierung von Business- und Support-Prozessen einher. Mithilfe der neuen Technik wurden Abläufe in den Bauprojekten standardisiert. Während früher jedes Team sein eigenes Vorhaben verfolgte, existiert heute ein effizienter Gruppen-Standard. Auf der digitalen Arbeitsplattform können MitarbeiterInnen miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten sowie auf Wissen zugreifen und dieses teilen – einfach, schnell und orts- und zeitunabhängig.

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Von der Kunst, nie stillzustehen: MondayCoffee meets Fluid Framework

Für unseren SharePoint-Master und langjährigen Mitarbeiter Oliver Zeiser gehören das Ausprobieren von neuen Technologien und die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet zum Tagesgeschäft. Gemeinsam mit Oliver und seinem Team wollen wir sicherstellen, dass unsere Lösungen für unsere Kunden auch modern bleiben.  

In diesem Blog-Beitrag erzählt Oliver davon, was es heisst, hinter den Kulissen technologisch an vorderster Front zu arbeiten. Und zwar am jüngsten Beispiel des Fluid Frameworks für Realtime-Collaboration von Microsoft. Ein Erfahrungsbericht für alle, die einen tieferen Blick in die technologischen Entwicklungen von Microsoft werfen möchten.  

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Blog-Beitrag von Oliver Zeiser, SharePoint Master bei MondayCoffee

Als ich im Jahr 2013 damit begonnen hatte, die On-Premises-Welt mehr und mehr hinter mir zu lassen und unsere Modern-Workplace-Solution CoffeeNet für die Cloud und SharePoint Online zu entwickeln, ging ich selbst mit einer gehörigen Portion Skepsis ans Werk. Heute weiss ich, dass es die richtige Entscheidung war. Frühzeitig auf die richtigen Technologien zu setzen, zahlt sich langfristig aus.  

Acht Jahre später ist die Arbeit mit den neuesten Technologien zwar keineswegs einfacher, aber eben mein Tagesgeschäft geworden. Nichts ist in diesem neuen, sich so rasch verändernden Cloud-Zeitalter mehr wert als bereits echte Erfahrungswerte mit den neuesten Technologien in unsere Produkte einbringen zu können. Ein aktuelles Beispiel ist das Microsoft Fluid Framework.  

“Frühzeitig auf die richtigen Technologien zu setzen, zahlt sich langfristig aus.  ”

Das Microsoft Fluid Framework – von der Vision zur Realität 

Am 6. Mai 2019 hat Microsoft das Fluid Framework auf der Build Conference als neues Framework für Realtime-Collaboration vorgestellt. Natürlich war das Fluid Framework zu diesem Zeitpunkt noch kein fertiges Produkt, sondern eher eine Vision. 

Definition Fluid Framework: “First, experiences powered by the Fluid Framework will support multi-person co-authoring on web and document content at a speed and scale not yet achieved in the industry.”

Für uns wurde die Vision jedoch schnell Realität: Seit Mai 2019 beschäftigen wir uns mit dem Thema und haben uns früh darum bemüht, erste Hands-on-Experience damit sammeln zu können. 

Bereits im Oktober 2019 sind wir daher nach Redmond gereist, um vor Ort bei Microsoft mit den EntwicklerInnen des Fluid Frameworks sowie dem SharePoint Framework-Team erste Erfahrungen zu sammeln, Prototypen zu bauen und Feedback zu geben. Während unseres Aufenthalts bei Microsoft haben wir erst wirklich verstanden, worum es bei dem Fluid Framework geht und was es von klassischen Realtime-Frameworks wie SignalR und WebSockets unterscheidet.  

Fluid Framework versus klassische Realtime-Frameworks  

SignalR und WebSockets werden oft verwendet, um sogenannte Last-Write-Wins-Datenstrukturen zu betreiben. Zum Beispiel wird eine Nachricht über einen WebSocket gesendet, die einen Wert in einer Map auf dem Client aktualisiert. In vielen einfachen WebSocket-Szenarien ist diese Nachricht also zum Beispiel eine Benachrichtigung wie: „Sie haben Post“. 

Bei Fluid geht es um die Verwaltung des Zustands, nicht um die Übertragung von Nachrichten. Während Last-Write-Wins-Datenstrukturen in Fluid enthalten sind, erfordern einige Datenstrukturen eine komplexere Zustandsverwaltung. Strings und Sequenzen sind keine Last-Write-Wins. 

 
Wie würde ein Last-Write-Wins-Algorithmus mit zwei BenutzerInnen umgehen, die gleichzeitig eine Zeichenkette bearbeiten? 

Ausgangszustand: "Hallo Welt" 

Alice fügt "!" am Ende hinzu 

Bob fügt "?" am Ende hinzu 

Es könnte ein seltsames Verhalten auftreten, das zu "Hallo Welt?" oder "Hallo Welt!" führt. 

Fluid ordnet die Änderung von Bob und die Änderung von Alice über den Fluid-Dienst an. Die Merge-Tree-Datenstruktur verfügt dann über einen reproduzierbaren Merge-Algorithmus zum Anwenden dieser geordneten Änderungen. Letztendlich würde die Zeichenfolge "Hallo Welt?!" lauten. 

Obwohl einfache Beispiele leicht zu implementieren sind, insbesondere Last-Write-Wins, sind komplexere Beispiele eine Herausforderung. OT (Operational Transformation) & CRDTs (conflict-free replicated data type) sind zwei existierende Möglichkeiten zur Handhabung der Zustandsreplikation. Ein großer Teil des anfänglichen Wertversprechens von Fluid besteht darin, komplexe Zustände für EntwicklerInnen zu verwalten. 
 

Entwicklung von Prototypen gemeinsam mit Microsoft  

Am 8. September 2020, also knapp ein Jahr später, hat Microsoft eine erste Open-Source-Version des Fluid Frameworks veröffentlicht. Hier zur Veröffentlichung.

Was aber zu dem Zeitpunkt viele nicht wussten: dass das erst der Anfang war. Die eigentliche Arbeit ging hinter den Kulissen weiter. Microsoft hatte weiterhin an dem Thema gearbeitet, um das Fluid Framework direkt in Microsoft 365 als Service zu integrieren. 

Als Entwickler und Betreiber von CoffeeNet 365 (einem Cloudservice für Microsoft 365) wissen wir, wie viel Aufwand zum Betreiben solcher Dienste nötig ist. 

Daher haben wir uns frühzeitig entschieden, den Weg gemeinsam mit Microsoft zu gehen und für unsere Apps auf das Fluid Framework zu setzen, welches den Backend-Service von Microsoft direkt als Service in M365 verwendet. 

In enger Zusammenarbeit mit Microsoft haben wir erste Apps und Prototypen in einem private Preview-Programm entwickelt. Und heute, im Mai 2021, dürfen wir endlich darüber schreiben.  

Das Fluid Framework wird die Arbeit, wie wir sie heute kennen, nachhaltig verändern 

Es ist uns die ganze Zeit über schwergefallen unsere Begeisterung zurückzuhalten, denn das Fluid Framework wird die Arbeit, wie wir sie heute kennen, nachhaltig verändern. Wir von MondayCoffee waren von Anfang an dabei und haben einmal mehr gezeigt, dass wir nicht nur einen sehr guten Riecher für zukunftsweisende Technologien haben, sondern durch unsere enge Zusammenarbeit mit Microsoft und vielen ihrer Entwickler aus Redmond einen riesigen Mehrwert für unsere Kunden bieten können. 

“Durch unsere enge Zusammenarbeit mit Microsoft und vielen ihrer Entwickler aus Redmond können wir unseren Kunden einen riesigen Mehrwert bieten. ”

MondayCoffee Meeting App mit Collaborative-Real-Time Meeting Minutes

An dem Tag, an dem Microsoft die nächste Etappe für das Fluid Framework ankündigt, haben wir diese bereits gemeistert und können unseren Kunden mit ersten Apps und vor allem bereits mit echten Erfahrungswerten und Best-Practices mit Rat und Tat zur Seite stehen. 

Mir als Entwickler und Architekt von CoffeeNet 365 sowie generell als technologiebegeistertem Mensch macht es sehr viel Spass, die Brücke zwischen MondayCoffee, Microsoft und unseren Kunden zu schlagen und technologisch an vorderster Front arbeiten zu können. Auch wenn der Preis dafür ist, manchmal seine Begeisterung zurück halten zu müssen, bis die Themen öffentlich gemacht werden dürfen. Daher freue ich mich umso mehr, dass unsere App auf der Microsoft Build Conference 2021 vorgestellt wurde. 

In Zukunft werden Sie noch viel mehr von uns zu diesem Thema hören. Leider können wir auch jetzt wieder nicht alles verraten. Aber Sie dürfen gespannt bleiben. Wir von MondayCoffee gehen bereits wieder den nächsten und übernächsten Schritt mit Microsoft für unsere Kunden. 

MondayCoffee qualifiziert sich für die erweiterte Spezialisierung ‚Calling for Microsoft Teams‘

MondayCoffee gehört neu zu einem kleinen Kreis besonders ausgezeichneter Lösungsanbieter. Wir haben von Microsoft nach einer anspruchsvollen Validierung die erweiterte Spezialisierung ‘Calling for Microsoft Teams’ erhalten. Ein Nachweis dafür, dass unsere KundInnen den höchsten Standard für die Bereitstellung und den Support in diesem Bereich erhalten.  

Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, mithilfe von Microsoft 365 eine moderne Arbeitsweise in der Organisation zu etablieren. Dafür investieren wir kontinuierlich in unser Know-how und bauen unsere Kompetenzen stetig aus, um unseren KundInnen die Spezialisierungen zu bieten, die heute erforderlich sind. 

Wir sind bereits stolze Inhaber von 8 Gold Partner-Kompetenzen und verfügen über eine ausgeprägte Erfahrung in Enterprise Voice und UCC. Die erweiterte Spezialisierung für ‘Calling for Microsoft Teams’ erlaubt es MondayCoffee, sich auch im Bereich von Teams Enterprise Voice weiter zu differenzieren.  

Steigende Nachfrage nach modernen Telefonielösungen, die Unified Communication & Collaboration vereinen  

Sprach- und Videokonferenzen sind ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit in Unternehmen. Ihre Bedeutung wird weiter zunehmen, da immer mehr Unternehmen von diesen Funktionalitäten Gebrauch machen.  

Teams Enterprise Voice bietet die Funktionen, die Unternehmen heute benötigen, um Mitarbeitenden, GeschäftspartnerInnen und KundInnen ein nahtloses und interaktives Voice- und Videokonferenz-Erlebnis zu ermöglichen. Da die Implementierung von Calling-Lösungen komplex sein kann und neben der Netzwerksanierung die Bereitstellung von O365-Services, Telefonnummern (oder Portierung) und Geräten umfasst, benötigen KundInnen einen Partner mit einem hochspezialisierten Skillset.  

Mit MondayCoffee haben Unternehmen alle notwendigen Kompetenzen und Spezialisierungen für ein Microsoft Teams Enterprise Voice-Projekt in einem Anbieter vereint: vom Business-Consulting über die technische Beratung und das Engineering bis hin zur Schulung und Hardwarebereitstellung.  

Warum sich viele unserer KundInnen bereits für ‘Calling in Microsoft Teams’ entschieden haben  

Die Beweggründe unserer KundInnen für ein Umsteigen auf Microsoft Teams sind vielfältig. Einige wünschen sich ein SaaS-Modell für Enterprise Voice im Gegensatz zum herkömmlichen Skype for Business-Modell, andere wiederum haben bereits Erfahrung mit Microsoft Teams, was die Collaboration anbelangt, und wollen Voice hinzufügen, um ihre Skype for Business-Installation zu ersetzen.  

Es gibt auch KundInnen, welche die Umstellung auf Microsoft Teams Voice nutzen, um von On-premises-Lösungen in die Cloud auf Microsoft 365 zu migrieren. Oder man hat als Organisation ganz einfach den Wunsch, die neueste Technologie mit der aktuellsten UX für sich selbst und für die eigenen KundInnen einzusetzen.  

Müssen Sie Ihr Telefoniesystem ersetzen oder modernisieren? Sie interessieren sich für Microsoft Teams, sind jedoch unsicher, wo Sie anfangen sollen? Oder stehen Sie gerade vor der Herausforderung, Ihr Enterprise-Voice-System in Microsoft 365 zu integrieren? 

Die Consultants von MondayCoffee beraten Sie, wie Sie Ihre Telefonanlage im Kontext eines zukunftsorientierten digitalen Arbeitsplatzes ersetzen oder modernisieren können. 

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Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

Microsoft Viva meets CoffeeNet 365 – ein Ausblick

Vielleicht haben Sie in den News oder Gesprächen im Job schon einen Hauch der Euphorie gewittert: Mit dem neuen Produkt Microsoft Viva sorgt der Softwarekonzern wieder einmal für frischen Wind und Innovationsgeist in der digitalen Zusammenarbeit. 

In diesem Blog-Post zeigen wir Ihnen die Potenziale von Microsoft Viva auf und die Bedeutung des neuen Produkts von Microsoft für unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365. 

Was ist Microsoft Viva? 

Am 4. Februar 2021 lancierte Microsoft mit Microsoft Viva eine neue Modern Workplace-Funktionalität, genauer eine Employee Experience Platform (EXP). Integriert in die Teams-Oberfläche bietet die Plattform Unternehmen vielfältige Chancen für die Anbindung an Office 365. Wichtige Funktionen des Arbeitsalltags lassen sich künftig in Microsoft Teams kombinieren: von Kommunikation über Fachwissen und Weiterbildung hin zu Ressourcen und Insights. Beschäftigte können auf diese Weise zahlreiche Aufgaben innerhalb der App erledigen – ohne ständiges «Context Switching», das den Arbeitsablauf unterbricht. Microsoft Viva beinhaltet mit den Modulen Insights, Topics, Learning und Connections vier neue Funktionalitäten, die die nahtlose Zusammenarbeit am Modern Workplace fördern:

Microsoft Viva Topics: Fachwissen und Inhalte Ihres Unternehmens organisiert Viva Topics automatisch durch AI-gestütztes Knowledge-Management, kuratierte Knowledge-Portale und Vernetzungen von Schlagworten in Microsoft Teams, SharePoint und Outlook. Häufige Themen sind durch die Intranet-Integration aus der Anwendung Teams heraus schnell auffindbar und direkt anwendbar – jederzeit und von jedem Ort aus. 

Microsoft Viva Connections: Mit Viva Connection haben BenutzerInnen über eine personalisierte Startseite Zugriff auf relevante News, Communities, Unterlagen und Tools für produktives Arbeiten. Beschäftigte profitieren von einer effizienteren Zusammenarbeit und haben schneller Zugriff auf die richtigen Inhalte und Konversationen – ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen. 

Microsoft Viva Learning: Durch die nahtlose Integration eines zentralen Content-Hubs wird Weiterbildung ein natürlicher Bestandteil des Arbeitsalltags in Ihrem Unternehmen. Mit Viva Learning können Beschäftigte auf Lerninhalte von Microsoft, Drittanbietern wie LinkedIn oder auch des eigenen Unternehmens zugreifen. Die Integration soll Mitarbeitenden dabei helfen, mehr Zeit in ihre Weiterentwicklung zu investieren. 

Microsoft Viva Insights: Die Funktion zielt darauf ab, das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern durch eine gesunde Balance zwischen Produktivitäts- und Regenerationsphasen. Persönliche und private Insights auf Basis von MyAnalytics und Workplace Analytics zeigen Beschäftigten und Führungskräften Faktoren auf, deren Optimierung zu mehr Fokus, Produktivität und Wohlbefinden beitragen kann. Die Privatsphäre der Arbeitskräfte bleibt jederzeit geschützt. 

Was bedeutet Microsoft Viva für CoffeeNet 365? 

Microsoft Viva birgt eine Vielzahl an innovativen Funktionen und neuen Möglichkeiten für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte können von der Verschlankung und dem Angebot zur Individualisierung der Arbeitsumgebung profitieren. Wir von MondayCoffee sind überzeugt davon, dass die neue Plattform bisherige Lücken in der Toolwelt des Softwareanbieters erfolgreich schliessen und unserer KundInnen einen signifikanten Mehrwert bieten wird.  

In enger Abstimmung mit Microsoft arbeiten wir bereits auf Hochtouren daran, Viva in unser CoffeeNet 365 zu integrieren. CoffeeNet 365 ist die ideale Modern-Workplace-Lösung für Unternehmen, die mit Teams und Microsoft 365 nicht primär neue Technologien einführen, sondern rasch und nachhaltig moderne Arbeitsweisen in ihrer Organisation etablieren wollen. 

MondayCoffee steht in den Startlöchern 

Aktuell ist Microsoft Viva noch nicht erhältlich und wird im Verlauf der kommenden Wochen und Monate schrittweise ausgerollt werden. Fest steht aber schon heute: Für MondayCoffee bedeutet Microsoft Viva eine attraktive Erweiterung des Modern Workplace.