SCHAEFER KALK ist seit über 160 Jahren ein in der Region Rheinland‑Pfalz und Hessen verwurzelter deutscher Kalkhersteller und ‑lieferant. Fünf Generationen der Familie Schaefer führen das Unternehmen seit 1860 mit heute weltweit etwa 700 Mitarbeitenden. SCHAEFER KALK steht für hochwertige gebrannte und ungebrannte Kalkprodukte sowie gefällte Calciumcarbonate (PCC).
Schaefer Kalk migrierte von einer fragmentierten, E-Mail-zentrierten und laufwerksbasierten Arbeitsweise in die Microsoft‑365‑Cloud. Ziel war es, bestehende File‑Server‑Strukturen abzulösen und die Grundlage für eine effiziente, sichere und skalierbare Kommunikation und Zusammenarbeit zu schaffen. Auf dieser Basis wurde eine unternehmensweite Plattform (DiSK) mit Microsoft 365 und dem Company OS CoffeeNet 365 aufgebaut, die Informationsverteilung und Wissensmanagement im Intranet sowie die Zusammenarbeit in digitalen Arbeitsräumen für die verschiedenen Teams und Schnittstellen vereint und ein effizientes und sicheres Betriebsmodell für Microsoft 365 ermöglicht.
Dabei wurden unter anderem folgende Fortschritte erzielt:
- der Aufbau eines aus den Team-Arbeitsräumen dezentral befüllten und zentral aggregierten Intranets als Informationsverteilung und Wissensmanagement (basierend auf Microsoft SharePoint)
- eine einheitliche Kollaborationsstruktur in Microsoft Teams für die verschiedenen Kontexte der Zusammenarbeit bei Schaefer Kalk
- die Migration von rund 90 % der Dokumente vom Fileserver in die Microsoft Cloud
- eine deutlich bessere Verteilung von Unternehmensinformationen im Intranet, eine höhere Nutzung und Sichtbarkeit (mehr Besucher, längere Verweildauer)
- sowie der Aufbau eines internen Modern‑Work‑Teams für die langfristige Weiterentwicklung der Plattform und der zeitgemässen Arbeitsweise, und eines Champions-Netzwerks für die Adoption
Wir haben mit Herrn Gerhardt, kaufmännischer Leiter der Abteilungen Finanz- und Rechnungswesen, Controlling & IT und Einkauf, darüber gesprochen, wie Schaefer Kalk den Wandel zu einer modernen Arbeitsweise gestaltet hat, welche Herausforderungen dabei zu bewältigen waren und welche nächsten Schritte nun im Fokus stehen.
Herr Gerhardt, wenn Sie an die Zeit vor DiSK zurückdenken: Was hat die Organisation im Arbeitsalltag am meisten gebremst?
Andreas Gerhardt: Vor DiSK waren Informationen und Dokumente bei Schaefer Kalk an vielen unterschiedlichen Orten verteilt. Es gab verschiedene Software-Systeme, dezentrale Ablagen und klassische schwarze Bretter vor Ort. Dadurch erreichten Informationen nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig und oft auch nicht in der nötigen Aktualität. Gerade in einem Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten und Arbeitsrealitäten war das ein spürbares Hindernis.
Wichtig ist mir dabei auch: Die Auseinandersetzung mit Microsoft 365 begann bei Schaefer Kalk nicht erst mit dem Projekt. Wir haben uns bereits früh Gedanken gemacht, wie wir die Microsoft-Welt strategisch weiterentwickeln wollen. Auch für das Intranet lag bereits ein Konzept vor, doch die Idee einer Plattform namens DiSK wurde eher als ergänzendes Vorhaben betrachtet. Rückblickend zeigt sich jedoch, dass gerade DiSK (CoffeeNet 365) ein deutlich grösserer Hebel war als anfangs angenommen – weil sich darin zentrale Themen wie Information, Zusammenarbeit, Struktur und moderne Arbeitsweise bündeln.
Gab es einen Moment, in dem klar war, dass punktuelle Optimierungen nicht mehr ausreichen und eine grundlegende Investition notwendig ist?
Andreas Gerhardt: Ja. Es wurde deutlich, dass sich z.B. doppelte Ablagen, lange Dateipfade, komplexe Berechtigungsstrukturen und historisch gewachsene Laufwerkslogiken nicht mehr mit einzelnen Korrekturen sinnvoll verbessern liessen. Der Aufwand, bestehende Ablagen und Prozesse immer wieder nachzujustieren, stand in keinem guten Verhältnis mehr zum Nutzen. Deshalb fiel die Entscheidung bewusst zugunsten eines konsequenteren Vorgehens: nicht nur Symptome zu beheben, sondern die Grundlagen neu zu denken.
Microsoft liefert die Tools. CoffeeNet® 365 ist Ihr Company OS.
Mit CoffeeNet 365 wird Microsoft 365 vom Tool‑Baukasten zur produktiven Arbeitsumgebung: Best‑Practice‑Strukturen, klare Standards und zusätzliche Funktionen für den Arbeitsalltag – damit Zusammenarbeit in Abteilungen, Projekten und Meetings einheitlich funktioniert und Informationen dort sind, wo man sie erwartet.
Welche Argumente waren ausschlaggebend, um die Investition in CoffeeNet 365 zu begründen und die Geschäftsleitung für das Vorhaben zu gewinnen?
Andreas Gerhardt: Entscheidend waren für uns vor allem die klar erkennbaren Produktivitätsgewinne, die wir bereits vor der eigentlichen Einführung in zwei Pilotprojekten gemeinsam mit MondayCoffee sichtbar machen konnten. Auf Managementebene haben wir das Thema Meeting Management pilotiert und damit die künftige Arbeitsweise sehr konkret und greifbar gemacht. Einen zweiten Piloten haben wir an einem unserer Standorte durchgeführt, um besser zu verstehen, wie wir die neue Arbeitsweise auch in die Breite der Organisation tragen können.
Gleichzeitig haben uns diese Pilotprojekte auch gezeigt, wo wir noch nachschärfen müssen, um die richtigen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung zu schaffen. Dazu gehörten unter anderem Fragen der Lizenzierung, der Performance sowie der Aufbau einer Kommunikationsinfrastruktur, die den Nutzen von Microsoft 365 im Alltag überhaupt erst erfahrbar macht. Genau diese Erkenntnisse waren wichtig, um nicht nur technisch einzuführen, sondern die Basis dafür zu schaffen, dass wir von der neuen Arbeitsweise tatsächlich profitieren können.
Was hat sich rückblickend als grösster Hebel in der Umsetzung erwiesen und wo verlief die Umsetzung anders, schneller oder komplexer als gedacht?
Andreas Gerhardt: Das „schneller“ können wir gleich rausstreichen. So ein Vorhaben braucht Zeit. Oft auch mehr als erwartet, weil man auf Themen stösst, bei denen man anfangs nicht erwartet hatte, sie in dieser Tiefe bearbeiten zu müssen. Und die Veränderung der Arbeitsweise von Mitarbeitenden braucht ihre Zeit, da muss man realistisch sein.
Aber zurück zum Hebel. Der grösste Hebel lag darin, das Projekt nicht nur als IT-Projekt zu verstehen, sondern als Organisationsentwicklungsprojekt. Genau das hat Schaefer Kalk sehr bewusst erkannt. Technische Lösungen lassen sich einführen, die eigentliche Herausforderung ist es, neue Routinen und Prozesse im Alltag zu verankern und die Menschen mitzunehmen. In diesem Punkt war die Umsetzung komplexer und auch zeitintensiver als anfangs gedacht. Gleichzeitig hat gerade diese ganzheitliche Sicht dazu beigetragen, dass das Projekt Substanz bekommen hat: nicht als kurzfristige Massnahme, sondern als echte Veränderung mit langfristigem Nutzen.
Welche Rolle spielt die unternehmensweite Plattform DiSK heute im Arbeitsalltag? Auf welche Reaktionen und Feedbacks treffen Sie?
Andreas Gerhardt: Es etablieren sich neue Routinen. Gerade bei bereichsübergreifenden Projekten, bei Audits oder bei Themen, die vom Projekt in den Regelbetrieb übergehen, wird sichtbar, wie wichtig eine gemeinsame Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit ist. Strukturierte Räume für Führungsteams, Projekte, Abteilungen oder Meetings schaffen hier deutlich mehr Transparenz und Verlässlichkeit.
Besonders positiv war bis heute das Feedback von Externen, die als Gäste Einblick in unsere Plattform und die damit verbundene Arbeitsweise in digitalen und standardisierten Arbeitsräumen erhalten haben. Von dort kam mehrfach die Rückmeldung, dass Schaefer Kalk hier einen konsequenten und zukunftsgerichteten Weg eingeschlagen hat. Das Feedback von Mitarbeitenden ist an einigen Stellen noch etwas zurückhaltender. Zur ehrlichen Betrachtung gehört aber auch, dass Veränderungen intern immer eine gewisse Gewöhnungsphase mit sich bringen. Nicht allen fällt es von Anfang an leicht, sich von Laufwerken zu lösen, Dokumente in geteilten Räumen abzulegen und dort in Beiträgen zu kommunizieren.
«Das Team von MondayCoffee hat uns von Anfang an sehr eng und verlässlich begleitet. Besonders wertvoll war für mich, dass sie immer am Puls unserer Anforderungen waren. Selbst wenn im Verlauf eines Projekts einmal etwas übersehen wird – entscheidend ist, wie schnell man es erkennt und gemeinsam löst. Genau das haben wir in der Zusammenarbeit erlebt. Diese Kombination aus Nähe, Verständnis und Umsetzungssicherheit hat bei uns zu einer hohen Zufriedenheit geführt.»
— Andreas Gerhardt, kaufmännischer Leiter der Abteilungen Finanz- und Rechnungswesen, Controlling & IT und Einkauf
Wir sehen auch, dass die Zusammenarbeit an einigen Stellen weiterhin über Chats und E-Mails stattfindet, anstatt direkt in den dedizierten Arbeitsräumen. Mit einem intern geschaffenen Modern Work Team und mit Champions wollen wir die Verankerung der neuen Arbeitsweise gemeinsam weiter vorantreiben. Was ist in dieser Phase aus Ihrer Sicht besonders wichtig?
Andreas Gerhardt: Die Organisation muss selbst zum Treiber der Veränderung werden. Genau hier spielen unser Modern Work Team und unsere Champions eine zentrale Rolle: Sie helfen dabei, Optimierungsideen aufzunehmen, Erfahrungen zurückzuspielen und die neue Arbeitsweise vor Ort weiter zu stärken. Entscheidend ist zudem, dass man Abweichungen offen anspricht und den Mut hat, Gewohntes zu hinterfragen. Nur so kann aus einer eingeführten Plattform tatsächlich ein lebendiger Bestandteil des Arbeitsalltags werden.
Wo wollen Sie mit DiSK in einem Jahr stehen?
Andreas Gerhardt: DiSK soll sich zunehmend zum Puls des Unternehmens entwickeln – als Ort für übergreifende Informationen, Initiativen und Themen, die alle Standorte und Unternehmensbereiche betreffen. Ob kontinuierliche Verbesserung, Umweltmanagement, Nachhaltigkeit oder gemeinsame Ziele, wie z.B. der kontinuierliche Verbesserungsprozessgedanke (KVP). Die Plattform soll Orientierung geben, Transparenz schaffen und Motivation fördern. Auch beim Wissensmanagement sehe ich weiteres Potenzial, das wir nun schrittweise konkretisieren wollen.
Wie würden Sie das Projekt rückblickend in einem Satz beschreiben – für jemanden, der vor einer ähnlichen Ausgangslage steht?
Andreas Gerhardt: Wer ein solches Projekt erfolgreich umsetzen will, sollte nicht nur die technische Lösung im Blick haben, sondern die eigene Organisation frühzeitig darauf vorbereiten, klare Ziele definieren und die internen Strukturen schaffen, die eine nachhaltige Veränderung überhaupt möglich machen.
Microsoft 365 läuft. Das Betriebsmodell für die Zusammenarbeit fehlt?
In einem ganztätigen Workshop klären wir mit Ihrer Führung, wie Ihr Unternehmen in Microsoft 365 tatsächlich zusammenarbeiten soll — welche Räume, Regeln und Abläufe Ihr Company OS braucht. Am Ende halten Sie eine Beschlussvorlage in der Hand, die direkt in die nächste Budgetrunde geht.
