Unternehmen, die ihr M365 wirklich im Griff haben
Was im Webinar diskutiert wird:
Wie bleibt Zusammenarbeit skalierbar?
Persönliche Beziehungen funktionieren nicht unbegrenzt. Welche Strukturen helfen dabei, Wissen und Arbeitsweisen langfristig verfügbar zu machen?
Warum reicht Microsoft 365 allein nicht aus?
Welche organisatorischen Voraussetzungen braucht es, damit moderne Arbeitsplattformen ihr Potenzial tatsächlich entfalten?
Wie viel Governance ist sinnvoll?
Wie entstehen Orientierung und Standards, ohne unnötige Bürokratie zu schaffen?
Welche Rolle spielt KI dabei?
Warum profitieren KI-Anwendungen von strukturierten Informationen, klaren Verantwortlichkeiten und nachvollziehbaren Ablagen?
Wenn Wachstum neue Regeln verlangt
Eine gute Zusammenarbeit ist für viele Unternehmen einer ihrer zentralen Werte. Solange Strukturen überschaubar sind und Mitarbeitende eng miteinander arbeiten, entsteht oft auf natürliche Weise ein gemeinsames Verständnis. Doch mit dem Wachstum verändern sich die Voraussetzungen. Neue Teams und Standorte werden gebildet, während die Organisation als Ganzes komplexer wird.
Diese Entwicklung erlebte auch die Lombardi Group. Das Schweizer Ingenieurunternehmen realisiert komplexe Tunnel-, Wasserkraft-, Infrastruktur- und Energieprojekte, an denen Fachleute aus unterschiedlichen Disziplinen, Ländern und Kulturen beteiligt sind. Im Webinar von Netzmedien und MondayCoffee sprach Matthias Neidhart, CEO von Lombardi Schweiz und Verwaltungsrat der Lombardi Group, über die Herausforderungen für die Zusammenarbeit, die das Wachstum seines Unternehmens mit sich brachte.
Gemeinsame Arbeitsweisen sichtbar machen
"Mit dem Wachstum wurde klar, dass ein auf persönlichen Beziehungen und mündlicher Weitergabe basierendes Arbeitsmodell nicht skaliert. Neue Mitarbeitende können implizites Wissen nicht kennen. Wer seine Kultur erhalten will, muss sie deshalb in gemeinsamen Arbeitsweisen sichtbar machen."
Matthias Neidhart
CEO von Lombardi Schweiz und Verwaltungsrat der Lombardi Group
Kultur sichtbar machen
“Qualität entsteht dort, wo Spezialisten ihr Wissen miteinander verbinden”, stellte Neidhart klar. Als Lombardi noch kleiner war, klärten Mitarbeitende viele Fragen über persönliche Kontakte. “Man wusste, wen man anrufen musste, und Informationen wurden mündlich übergeben.” Mit zusätzlichen Standorten, internationalen Teams und neuen Mitarbeitenden stiess dieses Modell jedoch an seine Grenzen.
“Wenn wir unsere Unternehmenskultur erhalten wollen, müssen wir sie sichtbar machen“, brachte Neidhart die Erkenntnis auf den Punkt. Um sie umzusetzen, verstärkte Lombardi die digitalen Strukturen für die Zusammenarbeit über gemeinsame Praktiken und digitale Prozesse. Die Bandbreite der Massnahmen reichte von einem digitalen Newsbriefing für Mitarbeitende bis zu standardisierten Abläufen für das Risk Management. Als bindendes Element hob Neidhart die zentrale Arbeitsplattform “LOOK” hervor. Dabei handelt es sich um eine Implementierung der Enterprise-Software-Lösung CoffeeNet 365 des Schweizer Microsoft Solutions Partner MondayCoffee. Die Plattform war ursprünglich als Managementinstrument gedacht und wurde entsprechend auch zuerst in der Führungsetage ausgerollt. Von da entwickelte sie sich weiter zur gruppenweiten Plattform für Informationen, Prozesse, Wissen und Referenzen.
Mit der Plattform “schaffen wir für unser Personal Orientierung, ohne den Menschen ihre Eigenverantwortung zu nehmen”, sagte der Referent. Wachstum müsse nicht zwingend zu mehr Bürokratie führen. Vielmehr gelte es, wenige klare Regeln zu etablieren und den einzelnen Teams die Gestaltungsfreiheit zu überlassen. “Struktur schafft in diesem Sinne Freiraum“, fasste Neidhart zusammen.
Reto Meneghini, CEO und Mitgründer von MondayCoffee, beschäftigt sich schon seit 25 Jahren mit der digitalen Zusammenarbeit. Am Ansatz der Lombardi Group lobte er, dass das Management von Beginn an involviert war, eine Vision erarbeitete und die digitalen Tools vor allen anderen Mitarbeitenden einführte. Dass die Vision vor einer Technologieentscheidung stehen sollte, hob er dabei besonders hervor: “Im Prinzip ist es nie das Werkzeug, das im Vordergrund steht, sondern das, was ich dann am Ende des Tages mit dem Werkzeug mache.“
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Den Tausendsassa meistern
Das Aufsetzen der zur Vision passenden Technologie bringt ebenfalls Herausforderungen mit sich, wie die Referierenden ausführten. Neidhart und Meneghini bekräftigten zwar beide, mit Microsoft 365 als zentrale Komponente zufrieden zu sein. “Wir haben keine Pannen oder Leaks gehabt”, kommentierte der Lombardi-Schweiz-CEO, bevor Meneghini darauf hinwies, dass es schlicht keine vergleichbaren Alternativen zu Microsoft 365 gebe.
Doch mit der Entscheidung für Microsoft 365 als Kollaborationsplattform ist es noch nicht getan. Die Lösung bietet zahlreiche Tools & Funktionen für die digitale Zusammenarbeit; und genau diese Vielfalt kann nach Ansicht Meneghinis zum Problem werden. Mitarbeitende verfügen über Chats, E-Mails, Teams, Videokonferenzen, Kalender, Aufgabenverwaltung, Intranet und Wissensplattformen. Die entscheidende Frage sei deshalb nicht, wie eine einzelne Funktion bedient werde, sondern wann und wofür welcher Kanal eingesetzt werden solle.
Hinzu komme die Komplexität von Microsoft 365 selbst. Die Plattform “bietet supermächtige Tools an, aber sie sind nicht besonders übersichtlich strukturiert”, sagt Meneghini. Für Endanwender sei deshalb oftmals schwer verständlich, wie die einzelnen Werkzeuge zusammenspielten. Unternehmen müssten folglich nicht nur in die Technologie, sondern auch in deren Adoption investieren.
MondayCoffee versucht diese Komplexität über standardisierte Arbeitsumgebungen zu reduzieren, wie Meneghini erklärte. Dafür werden zunächst die verschiedenen Formen der Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens identifiziert – etwa Projektteams, Abteilungen, Arbeitsgruppen oder Managementteams. Für diese Anwendungsfälle lassen sich anschliessend Vorlagen erstellen, die unterschiedliche Microsoft-365-Komponenten kombinieren.
Ein Projektleiter muss so beispielsweise nicht selbst ein Team in Microsoft Teams anlegen, einen Plan im Microsoft Planner erstellen und eine SharePoint-Seite konfigurieren. Stattdessen eröffnet er über die übergeordnete Plattform ein neues Projekt; die benötigte Arbeitsumgebung wird im Hintergrund automatisch eingerichtet. Der Anwender müsse die technischen Einzelheiten von Microsoft 365 nicht kennen, sagt Meneghini.
Arbeitsumgebungen auf Knopfdruck einrichten
„Zentral organisierte IT-Strukturen funktionieren, solange eine Organisation statisch bleibt. Bei Wachstum, Veränderung und bereichsübergreifender Zusammenarbeit stossen sie an ihre Grenzen. Wenn Menschen spontan über Abteilungsgrenzen hinweg zusammenarbeiten müssen, brauchen sie die Möglichkeit, passende Arbeitsumgebungen selbst und auf Knopfdruck einzurichten."
Reto Meneghini
CEO und Mitgründer von MondayCoffee
Unsichtbare Governance
Dieses Vorgehen sei “der einzige Weg, wie man mit Microsoft 365 arbeiten kann”, gab sich Meneghini überzeugt. “Der Ansatz, dass Leute diese Tools genügend verstehen, damit sie solche Umgebungen selbst bauen können, funktioniert einfach nicht.“
Mit Arbeitsumgebungen wie jener von MondayCoffee lässt sich auch die Governance stärken. Einheitliche Strukturen erleichterten nicht nur menschlichen Mitarbeitenden, sondern auch KI-Assistenten, Informationen zu finden. Zudem liessen sich in den Vorlagen Regeln zum Datenschutz verankern, die externe Freigabe einschränken oder Datenaufbewahrungsfristen festlegen. Der Idealfall sei eine Governance, von der die Anwender kaum etwas bemerkten, sagte Meneghini. Dass mit dieser Arbeitsumgebung nicht sämtliche Herausforderungen gelöst sind, versteht sich von selbst, räumte Neidhart ein. Besondere Aufmerksamkeit müsse Lombardi weiterhin der strukturierten Ablage und langfristigen Auffindbarkeit von Dokumenten widmen, die auch noch Jahre nach Projektabschluss zuverlässig verfügbar sein müssen.
Chefs müssen mitziehen
Die auf Microsoft 365 basierte Plattform “LOOK” hat sich innerhalb der Lombardi Group als primäre Informationsplattform etabliert, sagte Neidhart. “Jeder weiss, wo er die Informationen findet, welche Prozesse gelten, wo Entscheidungen vorbereitet und dokumentiert werden.“
Alle an der Gruppe beteiligten Gesellschaften erhielten mit der Plattform “dieselbe organisatorische Sprache, obwohl sie weiterhin unternehmerisch eigenständig sind“. Die Führungskräfte wirkten dabei als Vorbilder: “Wenn eine Geschäftsleitung Informationen weiterhin per E-Mail verteilt und solche Prozesse umgeht, dann hat natürlich kein Instrument, keine Plattform Erfolgschancen.“
Microsoft liefert die Tools. CoffeeNet 365 ist Ihr Company OS.
Mit CoffeeNet 365 wird Microsoft 365 vom Tool‑Baukasten zur produktiven Arbeitsumgebung: Best‑Practice‑Strukturen, klare Standards und zusätzliche Funktionen für den Arbeitsalltag – damit Zusammenarbeit in Abteilungen, Projekten und Meetings einheitlich funktioniert und Informationen dort sind, wo man sie erwartet.
