Ausgangslage
Noch vor vielen anderen Unternehmen im deutschsprachigen Raum hat die familiengeführte Bank LGT mit
Hauptsitz in Vaduz, Liechtenstein, in der Microsoft Cloud gearbeitet. Während der Pandemie hat die LGT den flexiblen, digitalen Arbeitsplatz vorangetrieben. Bereits 2020 wurde die Microsoft-Teams Telefonie eingeführt, um Anrufe, Chats und Video-Besprechungen über eine App zu ermöglichen. Im Anschluss sollten die erforderlichen Microsoft-Tools für die Zusammenarbeit in Projekten und Komitees inklusive der Dateiablage implementiert werden. Im Vordergrund standen Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Planner und weitere Teams-Apps. Ein Digital Workplace soll entstehen.
Herausforderung
Wie lassen sich cloudgestützte Flexibilität mit zuverlässiger Compliance, Sicherheit und Governance in einer regulierten Branche vereinen? Die Privatbank suchte eine Lösung zur systematischen Bereitstellung und Verwaltung von Teams-Workspaces. Zudem sollte die Plattform in ihrer eigenen Systemumgebung laufen, um alle regulatorischen und operativen Ansprüche zu erfüllen.
Vorgehen
MondayCoffee konnte LGT die Möglichkeiten für den Betrieb einer Modern-Work-Lösung in ihrer eigenen Azure-Umgebung aufzeigen. Kurz darauf folgte die Beauftragung.
“Wir kannten die Vorteile von Azure zwar bereits, um den Compliance- und Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden, mussten wir unseren digitalen Arbeitsplatz jedoch isoliert betreiben. Mit CoffeeNet 365 schaffen wir heute den Spagat zwischen dem flexiblen Arbeiten in der Cloud, Compliance und einfacher Governance. Wenn wir jetzt zum Beispiel ein neues Projektteam benötigen, richten wir einfach template-basiert passende Arbeitsbereiche ein. Durch die vordefinierten Vorlagen sind automatisch alle nötigen Microsoft-Tools bereitgestellt und wir können uns darauf verlassen, dass die Vorschriften eingehalten werden. Die nötigen Funktionen und Konfigurationen sind quasi auf Knopfdruck da. Das hilft auch unserer IT, weil wir dadurch wesentlich effizienter arbeiten können.”
— Markus Moosmann, Senior System Engineer und Product Owner LGT
Lösung
Die Microsoft 365 Management- und Automatisierungs Plattform CoffeeNet 365, die sich bisher als Multi-Tenant-Lösung bewährte, wurde im ‘Self-hosted-Setup’ innerhalb des LGT-Tenants installiert, um die hohen Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz zu erfüllen. Denn sämtliche Informationsflüsse rund um die Software mussten jederzeit innerhalb der Systemumgebung von LGT bleiben, damit sie kontrollierbar und nachvollziehbar sind.
Installation und regelkonforme Konfiguration auf dem eigenen Tenant
CoffeeNet 365 ist auch ohne Anpassungen auf ein ‘Self-hosted-Setup’ ausgerichtet. Gemeinsam mit dem IT-Team der LGT definierten wir die Architektur der erforderlichen Azure-Ressourcen, um eine Lösung wie CoffeeNet 365 bei der Bank zu betreiben. Daraus ergaben sich wichtige neue Fragen für die LGT:
- Wie genehmigt die Organisation neue Softwarelösungen zur Installation in ihrer isolierten Azure-Umgebung?
- Wie sieht eine regelkonforme Konfiguration der diversen Microsoft-Komponenten aus?
- Wie muss die Netzwerkkommunikation konzipiert werden?
Zur vereinfachten Konfiguration der typischen Azure-Ressourcen, mit denen CoffeeNet 365 kommuniziert, haben wir automatische Skripts bereitgestellt. Zusätzlich haben wir Betriebsabläufe rund um die regelmässigen Updates für CoffeeNet 365 festgelegt.
Wirksame Teams-Governance und automatisiertes Lifecycle Management
CoffeeNet 365 vereinfacht fundamental den Umgang mit Teams-Arbeitsbereichen für Organisationen mit hohen Ansprüchen an Governance, Compliance und Effizienz. Mitarbeitende erhalten mehr Freiheitsgrade beim selbständigen Erstellen und Verwenden ihrer Teams Bereiche. Dafür müssen sie weder an Sicherheit einbüssen noch den IT-Support belasten. Dank zusätzlicher Automatismen und Regeln an den richtigen Stellen entsteht eine durchgängige, wirksame Governance über alle Teams Workspaces in der ganzen Organisation.
Lifecycle-Management war eine weitere Priorität für die LGT. Teams-Arbeitsbereiche sollten nicht nur korrekt eröffnet werden, sondern auch über ihre gesamte Nutzungsdauer hinweg gewissen Regeln unterstehen. Nicht länger benötigte Teams werden daher automatisch zur Archivierung oder Löschung vorgeschlagen – je nach definiertem Anwendungsfall. Mit CoffeeNet 365 liess sich das leicht umsetzen: Diese Funktionen sind ohne mühsames manuelles Monitoring direkt verfügbar. So geht Digital Workplace bei LGT.
Governance & Administration für Microsoft 365 Teams & SharePoint
CoffeeNet 365 ist die zentrale Verwaltungslösung für Microsoft 365. Sie schafft klare Strukturen, automatisiert Governance-Vorgaben und vereinfacht die Verwaltung von Teams, SharePoint, Berechtigungen und Lebenszyklen. So behalten IT-Abteilungen die Kontrolle über ihre M365-Umgebung – skalierbar, compliant und mit deutlich geringerem Administrationsaufwand.
Resultate
Heute arbeitet die LGT flexibel, effizient und compliant in der Microsoft Cloud. In Projekten findet die Collaboration in Teams neu in automatisch vorkonfigurierten Arbeitsbereichen statt, die auf sorgfältig vordefinierten Templates basieren. CoffeeNet 365 Templates stellen die Möglichkeiten, die Microsoft selbst anbietet, weit in den Schatten: Die Plattform bereitet nicht nur alle erforderlichen Eigenschaften von Microsoft Teams, SharePoint, Planner und OneNote vor. Sie – und das ist besonders wichtig – verwaltet diese auch während der gesamten Lebenszeit des Arbeitsbereichs. Davon profitieren neben den Anwen-derInnen vor allem die Projektverantwortlichen und die IT:
- Die Projektleitung kann sich selbständig organisieren und erfüllt dennoch jederzeit alle regulatorischen Ansprüche. Ganz automatisch.
- Das IT-Team bei der LGT wird von vielen operativen Aufgaben befreit. Es steht nun mehr Zeit für die anspruchsvollen, zukünftigen Projekte zur Verfügung.
Mit der Self-hosted-Lösung CoffeeNet 365 hat die LGT einen Weg in die Microsoft Cloud gefunden, der den hohen Ansprüchen des internationalen Bankwesens gerecht wird.
“CoffeeNet 365 hilft uns dabei, gemeinsam als Team schneller und agiler zu arbeiten und so den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Auf CoffeeNet 365 ist alles klar strukturiert und dennoch geniesse ich die Flexibilität, mich im Rahmen verschiedener Anwendungsfälle frei selbst zu organisieren. Ich muss mir keine Gedanken um die Organisation oder Technik machen und kann mich auf mein Tagesgeschäft konzentrieren.”
— Ivonne Walter, Senior Digital Marketing Project Manager bei LGT
