Die Alemania Deutschschule AG ist eine der grössten spezialisierten Sprachschulen für Deutsch als Fremdsprache in der Schweiz, gegründet 2006. Mit Standorten in Zürich, Bern und Luzern bietet sie praxisorientierte Kurse (A1-C2), Intensivkurse, Konversationskurse und Firmenkurse an, ist eduQua-zertifiziert und ist akkreditiertes Prüfungszentrum für national und international anerkannte Sprachdiplome.
Die Alemania Deutschschule AG hat ihre Arbeitsumgebung grundlegend modernisiert. Gemeinsam mit MondayCoffee wurde die bestehende IT-Landschaft konsolidiert, die Migration in die Microsoft Cloud umgesetzt und eine strukturierte, Teams-basierte Arbeitsumgebung etabliert. Im Gespräch mit Nadine (Inhaberin & Co-CEO Alemania), Tom (COO Alemania) und Corinne (Senior Business Consultant MondayCoffee) wird deutlich: Die Transformation war kein reines IT-Projekt, sondern ein strategischer Schritt hin zu sicherem, modernem Arbeiten.
Ausgangslage:
Von Papier zu digital
Als dynamisch wachsendes Bildungsunternehmen mit mehreren Standorten, 100 Mitarbeitenden und jährlich rund 10’000 Lernenden war die Alemania Deutschschule AG organisatorisch stark gefordert.
Über die Jahre hatte sich eine IT-Landschaft mit mehreren Verantwortlichkeiten und externen IT-Partnern entwickelt. Infrastruktur, Telefonie und Server wurden von unterschiedlichen Dienstleistern betreut – mit entsprechend hohem Koordinationsaufwand im Alltag.
Zentrale administrative Prozesse waren zudem noch papierbasiert organisiert. Dokumente, Ablagen und Kommunikation waren nicht durchgehend digital vernetzt. Die standortübergreifende Zusammenarbeit funktionierte, jedoch ohne einheitliche Struktur und mit starker Abhängigkeit von einzelnen Personen.
Das Management wünschte sich eine ganzheitliche Modernisierung:
- Umzug von Daten, Mails und Telefonie in die Cloud
- Vereinheitlichung der Prozesse über alle Standorte hinweg
- Einführung moderner Zusammenarbeit und Telefonie
- Stabilität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit
Lösung:
Moderne Arbeitsumgebung
- Geschaffen wurde eine stabile, sichere sowie zukunftsfähige Arbeitsumgebung auf Basis von Microsoft 365. Infrastruktur, Zusammenarbeit und Governance wurden in einer Cloud-Umgebung gebündelt und vereinfachen.
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Migration in die Microsoft Cloud
• Aufbau der M365 Basis, inkl. Tenant Hardening
• Einführung von Exchange Online, Intune und modernem Geräte-Management
• Schrittweise Migration aller Daten und Kommunikation in die Cloud -
Einführung von Teams & moderner Telefonie
• Ablösung der bisherigen Mitel Telefonielösung
• Einrichtung von Teams Telefonie, inklusive Callflows, Standortnummern und zentraler Call Agent Logik -
Einführung von CoffeeNet 365
• Start mit Administration & Management, späterer Ausbau für Lehrpersonen
• Standardisierte Prozesse, effiziente Administration, klar definierte Rollen & Berechtigungen -
Change & Enablement
• Schulungen für Kader und Mitarbeitende
CoffeeNet® 365: Einfach arbeiten. Sicher skalieren.
Wirkung:
Agiler, produktiver, standortübergreifend
- Bereits kurz nach der Umsetzung zeigten sich deutliche Verbesserungen:
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Vereinfachte Zusammenarbeit & höhere Effizienz
Die standortübergreifende Zusammenarbeit funktioniert heute reibungslos. Dokumente sind jederzeit verfügbar, versioniert und kooperativ bearbeitbar. Microsoft Teams dient dabei als zentrale Arbeitsplattform, in der Kommunikation, Aufgaben und Informationen gebündelt sind. -
Massive Entlastung der Administration
Durch standardisierte Prozesse und klar definierte Berechtigungen wurde die administrative Komplexität deutlich reduziert. Ablagen sind strukturiert, Doppelspurigkeiten minimiert und neue Mitarbeitende können schneller eingerichtet und integriert werden. -
Moderne Kommunikation und stabile Telefonie
Mit der Einführung von Microsoft Teams Telefonie und klar definierten Callflows wurde die Erreichbarkeit verbessert und die Kommunikation vereinheitlicht. Gleichzeitig reduzierte sich die Abhängigkeit von mehreren IT-Dienstleistern deutlich. -
Zukunftsfähige IT Basis
Die Cloud-First-Infrastruktur und CoffeeNet 365 bilden heute eine stabile, sichere und skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum. Gleichzeitig eröffnet sie die Möglichkeit, standardisierte Arbeitsweisen in digitalen Arbeitsräumen auf weitere Zielgruppen (z.B. Schülerinnen und Schüler) auszuweiten.
Weitere Success Stories
Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB)
Der DOSB ging den Schritt weg von einer reinen Linienorganisation hin zu einer themen- und projektorientierten Zusammenarbeit. Dabei vertraute er auf die Expertise von MondayCoffee und führte CoffeeNet 365 unter dem Namen TeamPlay ein.
DOSENBACH OCHSNER
Innovationsschub in 8 Monaten: MondayCoffee unterstützte Dosenbach-Ochsner Schweiz bei der Einführung einer modernen Arbeitsweise. In nur acht Monaten entstand eine Kommunikations- und Collaboration-Plattform.
