RESPONSABILITY INVESTMENTS AG: Streamling collaboration

responsAbility Investment AG ist ein nachhaltiges Investmenthaus, das sich auf Impact spezialisiert hat. Gegründet wurde das Unternehmen in 2003. Heute arbeiten bei der responsAbility über 250 Mitarbeiter weltweit, welche in 70 Ländern investieren.

MondayCoffee modernisiert die Zusammenarbeit bei responsAbility, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, das volle Potenzial der Microsoft 365 Suite zu nutzen. Mit der Collaboration-Lösung von MondayCoffee wurden die spezifischen Anforderungen von responsAbility in Bezug auf Sicherheit, vorkonfigurierte Umgebungen und eine insgesamt optimierte Nutzung der Microsoft-Tools effektiv gelöst.

MÜNCHNER SICHERHEITSKONFERENZ (MSC): Modernisierung der Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) ist das weltweit führende Forum für Debatten zu internationaler Sicherheitspolitik.. Sie bietet eine Plattform für diplomatische Initiativen und Ansätze, um den drängendsten Sicherheitsrisiken der Welt zu begegnen.

Mit der Einführung unserer Modern-Work-Lösung CoffeeNet 365 hat die MSC die Zusammenarbeit und Kommunikation rund um ihre zahlreichen Veranstaltungen modernisiert.  Katharina Rausch, Principal Business Consulting bei MondayCoffee, im Interview mit Benedikt Franke, Stellvertretender Vorsitzender und CEO der Münchner Sicherheitskonferenz.

LUEB & WOLTERS GMBH & CO. KG: Migration in die Microsoft365-Welt

LUEB+WOLTERS ist ein erfolgreiches, mittelständisches und familiengeführtes Baufachzentrum im Münsterland und schon seit über 120 Jahren mit heute rund 140 Mitarbeitern in Borken ansässig. Das Unternehmen begleitet Privatpersonen und gewerbliche Kunden bei Neubauten, Renovierungen und Modernisierungen.

Mit der Modern-Work-Lösung von MondayCoffee schaffte LUEB+WOLTERS eine produktivere Arbeitsumgebung, die die Zusammenarbeit fördert und alle unternehmensinternen Strukturen in der Microsoft365-Welt abbildet.

Dezentral arbeiten ohne Grenzen – eine Frage der Arbeitsweise

TanQuid nutzt bereits an einigen Stellen modernste Technik zum Lagern, Veredeln und Transportieren der Produkte ihrer Kunden. Um auch die interne Zusammenarbeit zu modernisieren und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben, hat TanQuid die Modern-Work-Lösung von MondayCoffee eingeführt. Das Zwischenfazit: Die Adoption der modernen Arbeitsweise hat sich verselbstständigt. Die Mitarbeitenden «schulen» sich heute im Alltag gegenseitig und teilen erprobte Use Cases untereinander. Ein Gespräch mit Sebastian van der Ploeg (CEO) und Thomas Knutzen (Head of People & Technology) des deutschen Marktführers im Tanklagergeschäft. 

Thomas, wir dürfen uns heute mit dir über Modern Work bei TanQuid unterhalten. Was bedeutet modernes Arbeiten in einem Tanklagergeschäft? Mach ein Beispiel: Was ist alt, was ist modern? 

Thomas Knutzen, Head of People & Technology

Thomas: Ich beginne mit den Beispielen:  

• Früher hatten wir File-Server mit komplexen Berechtigungsstrukturen. Heute haben wir einen hohen Anteil an öffentlichen Dokumenten und die Zugriffsrechte sind automatisiert geregelt, egal ob die Dateien auf Microsoft Teams oder über SharePoint geöffnet und bearbeitet werden.  

• Früher nutzten wir viel Papier und Faxgeräte. Heute sind wir digitaler unterwegs. 

«Heute» heisst bei uns: seit ca. 2 Jahren. Wir sind ein traditionelles Business mit langen Investitionszyklen. Neuheiten, wie Cloud-Applikationen, halten bei uns später Einzug als bei Firmen in einem schnelllebigen Umfeld.  

Was nicht zwingend heissen muss, dass die anderen deutlich weiter sind. Für viele Unternehmen war die Pandemie der Startschuss für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes – doch das Potenzial der Veränderung wurde vielerorts nicht ausgeschöpft. Anders bei TanQuid. Sebastian? 

Sebastian van der Ploeg, CEO TanQuid

Sebastian: Wir befinden uns heute in der 3. Phase des Veränderungsprozesses. 40 bis 50 % der Mitarbeitenden haben die neue, digitale Arbeitsweise übernommen. Einige von uns sind zu Überzeugungstätern geworden. Positive Erlebnisse im Einsatz mit unserer Modern-Work-Lösung (FiuNet) teilt die Kollegschaft aktiv miteinander.  

Es findet eine Verselbständigung statt. Ich nenne ein Beispiel: Kürzlich habe ich einen Kollegen in unserer D&I-Gruppe vertreten. Dabei habe ich die Meeting-Management-Funktion von FiuNet genutzt. Nicht alle kannten sie, aber alle waren sehr angetan. Daher haben wir zum Schluss des Meetings noch einen kurzen Crash-Kurs gemacht und die Funktion gemeinsam ausprobiert.  

Anders war das während COVID-19 (Phase 1 der Veränderung). Der Fokus lag darauf, die Arbeitsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Wir mussten uns „hands-on“ an das Thema „Digital Workplace“ herantasten, haben Betriebsvereinbarungen umgekrempelt und Home-Office-Regeln eingeführt. Mit den Erfahrungen aus der Pandemie sind wir damals in die nächste Etappe, Phase 2, übergegangen: der komplette Umbau unserer IT.  

“40 bis 50 % der Mitarbeitenden haben die neue, digitale Arbeitsweise übernommen. Nun möchten wir das Potenzial der Blue Collar Worker noch besser ausschöpfen.”

— Sebastian van der Ploeg, CEO TanQuid

Der Umbau der IT als eine der Voraussetzungen für die Etablierung moderner Arbeitsweisen. Thomas, wie seid ihr vorgegangen?  

Thomas: Wir haben Interviews mit Mitarbeitenden von verschiedenen Standorten und aus verschiedenen Abteilungen geführt. Die Kernfrage lautete: «Was würdet ihr euch von einer zukünftigen IT-Umgebung wünschen?»  

Die Wunschliste war erwartungsgemäss lang – doch ein Thema kam immer wieder: der Wunsch nach mehr Governance. Der «Zoo an Apps» musste beherrschbar werden, denn die vielen Apps, die im Einsatz waren, sorgten für Verwirrung. Das brachte uns zu MondayCoffee und zur Einführung von FiuNet, unserer Collaboration-Lösung. 

Das Projektteam bestand aus Mitgliedern von unterschiedlichen Standorten und aus nur wenigen IT-Vertretern. Wir haben das Thema in die Hände der Organisation gelegt. Somit hatten wir – nicht mit weniger Aufwand, aber schneller – eine kritische Masse. Es war allen bewusst, dass es keinen Aus- oder Umweg gab. 

FiuNet steht ganz in diesem Sinne für «Gemeinsam stark».  

Thomas: Ja. Wie Sebastian sagt, «schulen» sich die Mitarbeitenden heute im Alltag gegenseitig und teilen erprobte Use Cases untereinander.  

Die Kommunikation hat sich mit FiuNet ebenfalls verbessert. Wir erfahren heute Dinge aus Projekten oder Abteilungen, die uns in einem dezentralen Unternehmen wie dem unsrigen sonst nie erreicht hätten. Und das Schöne dabei ist: Die Beiträge stammen von den Mitarbeitenden selbst.  

“Die Mitarbeitenden «schulen» sich heute im Alltag gegenseitig und teilen erprobte Use Cases untereinander.  ”

— Thomas Knutzen, Head of IT & Future Business

Sebastian, das «Gemeinsam stark sein» kommt nicht von allein. Die erfolgreiche Adoption von FiuNet hängt auch mit eurem Change-Programm (Pacemaker) zusammen, welches die Entwicklung des Personals, der Führungskräfte und der Organisation zukunftsweisend vorantreiben soll. Wie spielen Pacemaker und FiuNet zusammen? 

Sebastian: Zu Pacemaker: Wir haben immer wieder festgestellt, dass wir mit unserer dezentralen Organisation an Grenzen stossen – egal welches Thema oder Projekt. Somit haben wir vor knapp 5 Jahren ein Change-Programm lanciert. Heute gibt es davon ein Senior-, Junior- und Professional-Programm. Es geht unter anderem um Themen wie Feedback und Fehlerkultur, um Kommunikation und Zusammenarbeit.  

FiuNet ist einerseits ein Leuchtturmprojekt im Change-Programm, weil die ganze Organisation eingebunden wurde. Andererseits hat das Change-Programm die Einführung und Benutzerakzeptanz von FiuNet erleichtert, sprich gefördert.  

Vor der Einführung von FiuNet hatten wir bereits öfter über Feedbackkultur gesprochen und diese auch angewendet. Somit fiel es den Beteiligten leichter, im Projekt direkt Fragen zu stellen oder Feedback zu geben.  

Ohne Pacemaker wären wir heute noch nicht in Phase 3 angekommen.  

Und gibt es denn schon eine Phase 4? Was kommt als Nächstes? 

Sebastian: Wir müssen das Potenzial der Mitarbeitenden, die nicht jeden Tag am PC arbeiten, noch besser ausschöpfen. Die Blue Collar Worker haben keinen regelmässigen Zugang zu Informationen. Wir denken beispielsweise über Info-Bildschirme nach. Aber wir stehen mit unseren Überlegungen erst am Anfang. Sicherlich wollen wir aber in der Phase 4 in die breite Masse gehen – ohne den regen Einsatz von FiuNet zu erzwingen. Es gibt gewiss vereinzelt auch Mitarbeitende, die FiuNet wenig bis gar nicht brauchen oder brauchen wollen. Diese Freiheit möchten wir geben, ohne dass dabei ein bitterer Nachgeschmack aufkommt.  

Wichtig ist, dass wir dort noch mehr Zeit und Ressourcen investieren, wo wir die Produktivität weiter steigern können.  

“Die Einführung einer modernen Arbeitsweise sollten Unternehmen nicht als reines IT-Projekt positionieren.”

— Thomas Knutzen, Head of IT & Future Business

Die Produktivitätssteigerung ist ein Leistungsversprechen von MondayCoffee. Sie gelingt aber nur in Zusammenarbeit mit dem Kunden. Was war das Erfolgsrezept bei TanQuid? Was würden Sie anderen Unternehmen mit auf den Weg geben? 

Thomas: Die Einführung einer modernen Arbeitsweise nicht als reines IT-Projekt positionieren. Die Umstellungen in der IT sind wichtig, müssen aber nicht im Vordergrund stehen. Für viele sind sie nicht greifbar und auch nicht relevant, weil es ja darum geht, dass die User eine neue Arbeitsweise adoptieren und sich nicht mit Tools herumschlagen müssen.  

Nicht zu viel auf einmal wollen. In Etappen arbeiten.  

Und: Ein solches Projekt lebt von den Menschen, die daran beteiligt sind. 

Wie regulierte Branchen die Microsoft Cloud für sich nutzen

Interview mit Peter Büchi, Leiter IT (CIO) St. Galler Kantonalbank 

Nicht immer einfach, aber immer lohnenswert: der Umzug in die Cloud und in den Modern Workplace. Auch im regulierten Umfeld ebnet MondayCoffee als erfahrener Cloud-Partner mit erprobten Use Cases mehr und mehr Unternehmen den Weg zum digitalen Arbeitsplatz. Zuletzt durften wir die St. Galler Kantonalbank bei der Einführung von Services aus der Microsoft Cloud ganzheitlich begleiten. Mit unserem Cloud-Wissen haben wir die Geschäftsleitung überzeugt, den CISO inspiriert und den technischen Support unterstützt. Von der Vision über das Konzept bis zur Konfiguration. Ein Gespräch mit Peter Büchi, Leiter IT (CIO) der St. Galler Kantonalbank.  

“Das MondayCoffee Team beherrscht die Tiefe der Cloud, bringt die Erfahrung, die Methodik und – ganz wichtig – die Menschen mit, die die Anwendungsbreite erfolgreich erschliessen.”

Migration in die Cloud: ein Thema, das vielen Firmen im regulierten Umfeld Bauchschmerzen bereitet. Was haben Sie sich damals vom Schritt in die Cloud erhofft? Welche Ängste oder Befürchtungen hatten Sie? 

Peter Büchi, Leiter IT (CIO) St. Galler Kantonalbank 

Peter Büchi: Der Schritt in die Cloud wird uns von Microsoft ja nahegelegt. Viele Services kommen in Zukunft nur noch aus der Cloud. Die Cloud ist Realität – mit ihr kommt natürlich die Hoffnung, neue Potenziale erschliessen zu können.  

Ich erhoffte mir vor allem, mich weniger um technische Details kümmern zu müssen. Mein Fokus auf das Business zu verlagern – und darauf, wie man den grössten Nutzen aus der Cloud ziehen kann. 

Ich vergleiche die Cloud gerne mit dem Buchstaben T: vermindertes Abtauchen in die Tiefen der Technik, erhöhte Auseinandersetzung mit der Anwendungsbreite. Einfach mal was ausprobieren zu können, ohne sich davor für ein halbes Jahr mit Installationen herumzuschlagen.  

Mit der Faszination dieser unzähligen Möglichkeiten gehen berechtigterweise die sorgfältige Prüfung und Umsetzung von Compliance und Datenschutz einher. Letztere stellen – zurecht – hohe Hürden auf, die mir mehr Bauchschmerzen bereiteten als die Technik. 

Und doch haben Sie es geschafft. Seit 2019 arbeitet die St. Galler Kantonalbank mit Microsoft 365 und seit knapp einem Jahr mit Microsoft Teams.  

Peter Büchi: Wir sind hartnäckig geblieben. Ich persönlich habe mich intensiv mit den Themen Compliance und Datenschutz beschäftigt. MondayCoffee brillierte mit ihrem technischen Knowhow. Das Team beherrscht die Tiefe der Cloud, bringt die Erfahrung, die Methodik und – ganz wichtig – die Menschen mit, die die Anwendungsbreite erfolgreich erschliessen: Arbeitspaket nach Arbeitspaket abarbeiten und zur Seite stehen, bis die Ziellinie erreicht ist.  

Die Umstellung zur Cloud ist komplex – der Umbau erfordert neue Prozesse, neue Rollen, neue Aufgaben, damit das Leben in der Cloud gelingt. Was waren wichtige Erfolgsfaktoren oder auch Stolpersteine? 

Peter Büchi: Trial & Error! Die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer müssen ausprobieren können. Eine Testumgebung zur Verfügung zu stellen, ist zentral. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist das Zusammenbringen von internen und externen Expertinnen und Experten sowie Skills, damit eine gegenseitige Befruchtung stattfinden kann.  

Und – Zielbilder!  

Über Zielbilder kann man Prinzipien formulieren, etwa: Was machen wir selbst, was geben wir an Dritte? Wofür setzen wir die Cloud ein, wofür nicht? Sie helfen einem dabei, hartnäckig zu bleiben. Auch wir mussten mit Rückschlägen umgehen – mit einem Zielbild findet man einfacher auf den gemeinsam festgelegten Weg zurück.  

Wichtig sind auch die Beziehungen zu den externen Partnern. Sie müssen gepflegt werden, damit man auch mal gemeinsam durch ein Tief gehen kann.  

Gespräche mit Kunden im regulierten Umfeld zeigen, dass Security & Compliance das Thema Nr. 1 ist, wenn es um die Nutzung der Microsoft-365-Technologien geht. Wie sind Sie mit dem Thema umgegangen?  

Peter Büchi: Wir haben Grundrichtlinien von der Geschäftsleitung abnehmen lassen, um den Spielraum für uns zu definieren. Ist man zu vorsichtig, bewegt man nichts. Gleichzeitig weiss man bei der Cloud nicht so genau, was alles noch kommen wird.  

Ich habe den Dreh auch noch nicht ganz heraus. Man lernt immer wieder dazu, Case by Case.  

Kommen wir auf die Eingangsfrage zurück: Konnten Sie die Vorteile der Cloud für sich nutzen?  

Peter Büchi: Ja. Einige meiner Hoffnungen wurden Realität.  

Wir aus der IT müssen uns heute viel weniger um die Technik kümmern. Es läuft einfach. Und wir haben mehr Zeit, um dem Business den Arbeitsalltag zu erleichtern. Einfacher zu kollaborieren, agiler und innovativer zu werden. Ein Kundenberater kann heute mit einem Klick einen Spezialisten über Microsoft Teams beiziehen. Unsere Mitarbeitenden ‘banken’ heute reibungslos von zu Hause aus!  

“ Ein Kundenberater kann heute mit einem Klick einen Spezialisten über Microsoft Teams beiziehen. Unsere Mitarbeitenden ‘banken’ heute reibungslos von zu Hause aus!  ”

‘Banker’ brauchen heute eine andere Infrastruktur – wollen und müssen anders arbeiten als früher, um Kundenwünschen gerecht zu werden. MondayCoffee bringt dafür das notwendige Wissen und die Praxiserfahrung mit, die es braucht, um mit den Mitarbeitenden moderne Arbeitsweisen zu etablieren.  

Die Cloud bringt aber gleichzeitig neue Herausforderungen mit sich. Es gibt immer wieder neue Entwicklungen, ob man danach fragt oder nicht. Und das Pricing ist doch sehr dynamisch.  

Sie gehören zu den Ersten im Bankenumfeld, die Microsoft Teams für die Kommunikation (Meetings, Conferencing, Video- und Screensharing sowie internes und externes Audio) nutzen. Wie haben Sie das geschafft? 

Peter Büchi: Wir hatten das Go der Geschäftsleitung – und Partner, auf die wir zählen konnten. Die nicht nur das notwendige Fachwissen mitbringen, sondern auch den Willen, das Vorhaben erfolgreich in die Realität umzusetzen.  

MondayCoffee bringt viel Erfahrung im Umgang mit Microsoft Teams in regulierten Bereichen mit. Wir mussten das Rad nicht neu erfinden, sondern konnten von den erprobten MondayCoffee Use Cases für Microsoft Teams profitieren, die für Banken in der Verarbeitung unkritischer Dokumente gut funktionieren.  

Dabei sind wir Schritt für Schritt vorgegangen. Man muss den Nutzerinnen und Nutzern auch Zeit geben, sich die neuen Arbeitsweisen anzugewöhnen. Es ist wie beim Tanzen: Erst nach vielem Üben läuft es automatisch.  

Ausserdem mussten wir darauf achten, dass wir die Mitarbeitenden nicht überfordern. Microsoft Teams bietet viel mehr, als wir verkraften können. Und nicht alle Funktionalitäten bewähren sich.  

Viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen bei anderen Banken zögern noch mit der Cloud.  

Peter Büchi: Das kann ich nachvollziehen. Nicht alles, was neu ist, braucht man unmittelbar.  

Aber die Cloud ist reif und die Vorteile sind da, um sie zu nutzen. Man darf den Zug nicht verpassen, die Einbussen auf die Attraktivität als Arbeitgeber sind zu hoch. Es lohnt sich, das Thema differenziert anzugehen.  

Die Angst vor der Cloud ist die Angst vor Kontrollverlust. Microsoft 365 ist schwer überschaubar. Und hier kommt die Expertise von MondayCoffee wiederum zum Tragen: Sie kennen Microsoft 365 wie die eigene Hosentasche und können Sicherheit geben und Instrumente beisteuern, um die Kontrolle zu behalten und Microsoft Teams differenziert einzusetzen.  

“Die Angst vor der Cloud ist die Angst vor Kontrollverlust. Hier kommt die Expertise von MondayCoffee zum Tragen: Sie kennen Microsoft 365 wie die eigene Hosentasche und können Sicherheit geben und Instrumente beisteuern, um die Kontrolle zu behalten.”

Haben Sie Empfehlungen für diejenigen, die den Sprung noch vor sich haben?  

Peter Büchi: Zielbilder definieren, mit denen man eine Geschichte erzählen und die involvierten Parteien abholen und mitnehmen kann. Die stufen- und adressatengerecht aufzeigen, was die Cloud ist und wobei sie konkret hilft.  

Interne Teams mit externer Expertise befruchten.  

Ausprobieren.  

Inkrementell arbeiten, Schritt für Schritt die Vorteile erschliessen und dabei immer an die Usability denken.  

Schlussendlich geht es darum, für interne und externe User ein durchgängiges, sicheres Erlebnis zu schaffen, wo auch immer sie ‘banken’ wollen.  

TISCHLEREI JOSEF FEUERSTEIN: Modern arbeiten - vom Empfang bis zum Frontline-Worker

Das Traditionsunternehmen Josef Feuerstein GmbH & Co KG wurde 1865 in Bludenz gegründet. Der familienfreundliche Betrieb ist einer der wenigen Vorarlberger Betriebe, die das Tischlerhandwerk vom Fenster- und Türenbau bis über den Küchen und Möbelbau komplett bedienen. In allen Sparten wird individuell und bedürfnisgerecht produziert.

Mit der Cloud-Lösung von MondayCoffee wurde ein digitales Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitende geschaffen - von der Technik über den Empfang bis zur Montage. Die verschiedenen Standorte der Tischlerei sind über eine zentrale Plattform vernetzt. Informationen, Dokumente und Unterlagen können schnell und einfach zeit-, orts- und geräteunabhängig abgerufen werden . Um auch in Zukunft die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und externen Partner zu vereinfachen, sollen auch sie Zugriff auf die virtuellen Projekträume erhalten.

POK PÜHRINGER GRUPPE: Die Modern-Work-Plattform als digitales Verbindungsglied

Die Schweizer POK Pühringer Gruppe betreibt mehrere Beteiligungsgesellschaften aus unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern.

Ausganglage

Im Rahmen der Migration in die Microsoft-365-Welt wollte die POK Pühringer Gruppe die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren. Dabei galt es, die verschiedensten Anforderungen der Beteiligungsgesellschaften zu berücksichtigen.

Vorgehen

Mit der out-of-the-box Modern-Workplace-Lösung von MondayCoffee wurden die Zielsetzungen und Bedürfnisse der Beteiligungsgesellschaften in typische Zusammenarbeits- und Kommunikationsszenarien übersetzt, digital visualisiert und erlebbar gemacht. Somit konnten wir mit Gruppen- und Firmenvertreter:innen gleich live am System die verschiedenen Use Cases besprechen, Erfahrungen sammeln und weiterentwickeln. Schritt für Schritt und mit dem „Build-Test-Learn“-Ansatz haben wir für die POK Pühringer Gruppe eine passende, standardisierte digitale Arbeitsumgebung (RIC-Hub) konfiguriert und die neue Arbeitsweise in der Organisation verankert.

Resultate

Heute arbeiten fast alle Beteiligungsgesellschaften mit dem RIC-Hub. Die verschiedenen Firmen nutzen virtuelle Workspaces, die CI/CD-konform und gleichzeitig nach einem einheitlichen und gruppenweiten Konzept aufgebaut sind. Mit dem RIC-Hub wurde die Transparenz erhöht. Ein Überblick über alle Projekte und Themen in der Gruppe ist heute schnell geschaffen, wodurch Synergien einfacher realisiert und Potenziale besser genutzt werden können.

Download Case Study

Case Study Download: Pok Pühringer Gruppe

LETI PHARMA GMBH: Mit einer modernen Arbeitsweise das Arbeitsleben vereinfachen

Die LETI Pharma Gmbh ist ein biopharmazeutischen Unternehmen mit Hauptsitz in Spanien. Die Mission des Unternehmens ist, Menschen mit atopischen Erkrankungen zu helfen und ihnen mehr Lebensqualität zu ermöglichen.

LETI wollte die Zusammenarbeit zwischen Projektgruppen und Fachabteilungen erleichtern und den rund 78 Mitarbeitenden eine zentrale Informationsplattform (Letizia 2.0) zur Verfügung zu stellen. Mit der Einführung von Letizia 2.0 wurden Datensilos aufgelöst und sichergestellt, dass Dokumente und Informationen zentral gespeichert, bearbeitet und als aktuelle Version geteilt werden. Heute können Mitarbeitende orts-, zeit- und geräteunabhängig als einzelne Arbeitskraft, im Team und auf Projekten effizient arbeiten.

DOSENBACH OCHSNER AG: Eine moderne Kommunikations- & Collaboration-Plattform

1973 wurde Dosenbach Mitglied der Deichmann Gruppe. Heute zählt Dosenbach über 200 Filialen in der gesamten Schweiz mit über 1500 Mitarbeitenden. Dosenbach ist Marktführer im Schweizer Schuhmarkt und überzeugt seine Kunden mit modischen Schuhen zu günstigen Preisen in guter Qualität.

MondayCoffee unterstützt Dosenbach-Ochsner Schweiz bei der Einführung einer modernen Arbeitsweise. In nur 8 Monaten wurde eine moderne Kommunikations- und Collaboration-Plattform auf die Beine gestellt. Initiiert wurde das Digital-Workplace-Vorhaben von Sascha Bader, Leiter E-Commerce & CRM. Wir haben Sascha Bader Leiter E-Commerce & CRM und Stefan Küppers, CFO zum Projekt interviewt.

WZW OPTIC AG: Angewandte digitale Transformation

Seit über 50 Jahren fertigt die Firma WZW OPTIC AG hochpräzise optische Komponenten und Baugruppen für Hightech-Industriekunden aus aller Welt an. Jedes Stück, dass die über 60 Mitarbeitenden herstellen, ist ein Unikat. Made in Switzerland – in Balgach, mitten im Schweizer Rheintal

Als führender europäischer Hersteller ultrahochpräziser Optik setzte sich das Unternehmen zum Ziel, die unternehmenseigene IT-Infrastruktur zu modernisieren und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen und fördern.

MondayCoffee modernisierte bei der WZW OPTIC AG die IT-Infrastruktur und unterstützte das Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Arbeitsweise mit Hilfe der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

QUANT AG: Vom Kunden zum Partner

Als Innovations-, Entwicklungs- und Umsetzungswerkstatt begleitet die Quant AG Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Regionen sowie gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Entwicklung, bei Positionierungs- und Transformationsprozessen und bei Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsmassnahmen.

Für die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Partnern suchten sie eine digitale Arbeitsplattform. Die Modern-Workplace-Solution für KMU EspressoNet 365 erfüllte die Anforderungen der Quantler. Mit EspressoNet 365 unterstützen sie heute auch eigene Kunden bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz und begleiten sie in diesem Change-Prozess.

Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

---

Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

INFORS HT: Als Vorreiter in eine zukunftsorientiere Arbeitsumgebung investieren

INFORS HT ist in vielerlei Hinsicht ein KMU mit Vorbildcharakter. Was 1965 in einem leerstehenden Kiosk in Basel begann, ist über die Jahre zu einem der bedeutendsten Entwickler und Hersteller von Schüttlern und Bioreaktoren angewachsen. Das Familienunternehmen verfügt über ein weltweites Handelsnetzwerk und sieben Niederlassungen. Offenes Denken und das Durchsetzen von unkonventionellen Ideen prägen die Kultur des Unternehmens seit Beginn.

Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem bewährte sich auch im Hinblick auf die Technologien, die das Familienunternehmen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzt. INFORS HT gehört zu den ersten Firmen in der Schweiz, die ihre alte On-Premises-Infrastruktur der Telefonie mit der Cloud-Lösung Microsoft Teams ersetzt hatten. Als Experte für digitalisierte Arbeitsplattformen und die Konfiguration von Microsoft-Technologien durfte MondayCoffee sie bei dieser Umstellung unterstützen. Wir haben Pascal Meury (Senior Project Manager) und Julia Brück (Marketing Specialist) interviewt, um mehr über die Einführung und Vorteile der neuen Lösung zu erfahren.

---

Digitales Arbeiten hat in der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Bei INFORS HT waren Sie bereits gut gerüstet, da Sie mit Microsoft Teams über eine zukunftsorientierte Lösung für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit verfügten. Inwiefern haben Sie von der frühen Investition in Microsoft Teams profitiert?

Pascal Meury: Der Übergang ins Home-Office konnte ohne Verzögerung stattfinden. Unsere Kollegen und Kolleginnen waren bereits mit Microsoft Teams vertraut, da wir die Lösung seit 2019 nutzen. Die digitale Arbeitsweise – insbesondere in Bezug auf das Telefonieren, Chatten, Zusammenarbeiten – hatte sich bereits etabliert. Das war ein Riesenvorteil. Die Pandemie hat uns verdeutlicht, dass wir im Herbst 2018 die richtige Lösung gewählt hatten.

Sie hatten sich damals für Microsoft Teams und gegen Skype for Business entschieden. Was waren die Beweggründe?

Pascal Meury: Wir mussten 2019 die alte Telefonie-Infrastruktur ersetzen. Die Investition in eine neue Lösung war unumgänglich. Mit dem Thema auseinandergesetzt hatten wir uns jedoch schon viel früher. Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte. Und sie liess sich einfach und mit uns vertrauten Mitteln an existierende Systeme anbinden. Ein weiterer wichtiger Beweggrund war die Voraussetzung, dass die Lösung für unsere IT tragbar und leicht zu handhaben war. Als KMU stehen uns begrenzte Ressourcen zur Verfügung, die es optimal zu nutzen gilt.

“Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte.”

— Pascal Meury

Und wie sind Sie mit dem Risiko umgegangen, in eine eher neue Technologie zu investieren?

Pascal Meury: Wir sind bei INFORS HT grundsätzlich offen für Neues. Wir haben erkannt, dass Microsoft Teams die Zukunft sein wird. Die Lösung deckte unsere Bedürfnisse als KMU ab und mit dem Restrisiko waren wir bereit umzugehen.

Mit der Einführung von Microsoft Teams mussten einige Anpassungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden. INFORS HT musste für die Cloud sozusagen ‚vorbereitet’ werden. Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die diesen Schritt (in die Cloud) noch vor sich haben?

Pascal Meury: Den Schritt zu tun, denn er lohnt sich. Wir setzen heute wo immer möglich auf die Cloud, damit wir mit den Entwicklungen mithalten und unseren Mitarbeitenden weltweit eine moderne Infrastruktur bieten können. Gleichzeitig wären für unsere IT, und das ist wohl bei anderen KMU ähnlich, On-Premises-Lösungen gar nicht mehr zu bewältigen. Die Vorteile einer zentralen Cloud-Lösung, integriert in die Microsoft-Welt, liegen auf der Hand.

Meine Empfehlung ist, die eigenen Systeme und Prozesse gut, sehr gut, zu kennen, bevor man in die Cloud geht.

“Um unseren Mitarbeitern weltweit eine moderne Infrastruktur zu bieten, setzen wir heute wo immer möglich auf die Cloud.”

— Pascal Meury

Was haben Sie bei der Einführung von Microsoft Teams richtig gemacht? Was würden Sie heute anders tun?

Pascal Meury: Wir sind überzeugt davon, dass wir auf die beste Lösung und den richtigen Partner gesetzt haben. Ein kleines Projektteam hat sich frühzeitig und intensiv mit der Veränderung der Arbeitsweise befasst. Involvierte und betroffene Personen haben wir direkt zu Beginn ins Boot geholt, um die notwendigen Anpassungen an der Systemlandschaft und den Einfluss auf Prozesse gut zu verstehen sowie notwendige Trainings gezielt durchzuführen.
Was wir anders tun würden? Alle, die viel telefonieren, mit besseren Headsets ausstatten. Das hätte vielleicht die Umstellung von Tisch-Telefonen auf Headsets beschleunigt. Inzwischen haben fast alle ihre Tisch-Telefone wieder zurückgegeben.

Deckt Microsoft Teams heute Ihre Ansprüche an eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit ab? Oder was steht noch auf Ihrer Wunschliste?

Pascal Meury: Ja – unsere Grundbedürfnisse werden abgedeckt. Aber eine Wunschliste hat man ja immer parat. Bei der Zusammenarbeit mit Externen besteht noch Verbesserungspotenzial – zum Beispiel bei der Nutzung von Microsoft Teams Live Events für Webinare. Oder für die digitalen Workshops. Aber da gibt es sicherlich auch bald neue Features. Und zu unserem Vorteil werden die neuen Funktionen automatisch verfügbar sein, ohne dass die IT zuerst ein Systemupdate durchführen muss.

Sie sprechen in Ihrem Unternehmensprofil von einer unkomplizierten und familiären Unternehmenskultur. Hilft Ihnen Microsoft Teams dabei, diese noch stärker zu leben?

Julia Brück: Eine Unternehmenskultur entsteht unabhängig von Tools und Softwares. Wo vorher kein guter persönlicher Austausch war, wird auch durch Microsoft Teams keiner sein. Aber die Lösung ermöglicht uns eine einfachere Kommunikation – insbesondere mit unseren Filialen im Ausland. Heute kann ich mit meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen in Brasilien, Nordamerika oder Asien unkompliziert und kostengünstiger telefonieren. Die Arbeit lässt sich schneller erledigen.

Auf die Frage, wo der grösste Mehrwert von Microsoft Teams liegt, was würde heute jemand aus Ihrem Unternehmen sagen?

Julia Brück: Wenn heute eine Mitarbeiterin einen Arbeitskollegen anrufen will, dann muss sie nicht zwischen Handy- und Festnetznummer wechseln, um die Person zu erreichen, da alles mit Microsoft Teams synchronisiert ist. Und durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente zwischen Filialen oder auch mit Externen einfach geteilt werden. Ich sehe es bei meiner eigenen Arbeit: Früher lief alles über E-Mail. Ein Dokument wurde via E-Mail verschickt, dann folgte das Telefonat. Heute geht alles zeitgleich und viel effizienter als früher.

USTER TECHNOLOGIES AG: Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen!

Für die Entwicklung neuer Technologien und Produkte ist eine effiziente Zusammenarbeit zwischen USTER Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien zentral.

Roger Heckly arbeitet täglich mit Daten; er führt Daten zusammen, verknüpft sie, generiert daraus Informationen und Wissen und stellt das dann seinen Arbeitskollegen zur Verfügung. „Ich helfe meinem Arbeitgeber Uster Technologies AG, einem führenden Schweizer Hersteller von Messinstrumenten für die Textilindustrie, den Zugang zu Informationen und Wissen zu vereinfachen“, beantwortet Heckly die Frage nach seiner Rolle im Unternehmen.

Für Roger Heckly war das UsterNet ein Katalysator für einen kulturellen Wandel.

Als Erfolgsfaktor sieht er dabei vor allem eine bewusst gewählte und gelebte Kultur, welche die Zusammenarbeit zwischen den weltweit verteilten Mitarbeitenden von USTER fördert. „Vor 5 Jahren begann bei uns ein Wandel in der Art und Weise wie wir zusammenarbeiten, ausgelöst durch die Einführung der Collaboration-Lösung UsterNet, die auf CoffeeNet sprich Microsoft Sharepoint aufbaut.“ 

NEUE ARBEITSWEISE – TOP-DOWN

Ob ein Mitarbeiter nun in Tennessee sitzt oder in Suzhou arbeitet, die Unternehmensziele müssen für alle klar sein. Dies bedarf insbesondere einer direkten und einfach zugänglichen Kommunikation des CEOs. Gleichzeitig dürfen einer effizienten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien keinerlei technische Hindernisse mehr im Wege stehen. Das waren Zielsetzungen des damaligen CEOs von USTER. Er initiierte 2011 die Einführung des UsterNet und unterstützte persönlich die weltweite Implementation der Plattform während den zwei darauffolgenden Jahren.

„UsterNet war ein Katalysator, um einen Wandel einzuleiten. Sich ins neue Tool einzuloggen, genügte nicht, wir mussten eine neue, für die digitale Welt passende Arbeitsweise erlernen. Wichtig war dabei, was uns von ganz oben vorgelebt wurde“, erläutert Heckly seine Beobachtungen von damals. 

Historisch gewachsene Datensilos zwischen Abteilungen und Standorten, die eine effiziente Zusammenarbeit nur zu oft behinderten, hatten keine Daseinsberichtigung mehr. Mit dem UsterNet konnten nun Mitarbeitende selbstständig und ohne IT-Support virtuelle Zusammenarbeitsräume, sogenannte Workspaces, schaffen. Die darin abgespeicherten Informationen sind für die berechtigten Personen jederzeit zugänglich. „Diese Selbstständigkeit sowie auch der Abbau der Silos mussten geübt und vorgelebt werden“, so Heckly zu den wichtigsten Aufgaben nach dem Rollout von UsterNet.

Das globale UsterNet startete als Intranet, einheitliche Informationsplattform und Ort für sämtliche Workspaces. Aber das war erst der Anfang.

Der digitale Wandel findet überall statt.

MEHR LEISTUNG – BOTTOM-UP

„Dieser Kulturwandel beschäftigt uns bis heute“, so Heckly. Für USTER ist eine langfristige Effizienzsteigerung eine zentrale Anforderung. „Nachdem das UsterNet integraler Teil unserer täglichen Arbeit wurde und wir uns mit der neuen Arbeitsweise langsam anvertrauten, merken viele nun, was alles noch möglich ist.“

Nach und nach entdeckte jeder Bereich, durch den Einsatz von UsterNet, mögliche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Ein Bespiel ist das prozess-spezifische Knowledge-Management - sei dies im Global Sourcing, im Produktmanagement, in der Textile Technology oder im Research & Development. Schlüsselinformationen, zu denen man früher nur über Umwege oder über das eigene Netzwerk gelangte, können nun über die zentrale Suchfunktion gefunden werden.

„Ein Hauptaugenmerk war der Umgang mit korrekten Informationen aus dem ERP-System“, so Heckly. Fast in jedem Prozess besteht die Gelegenheit, Daten aus dem ERP-System, zum Beispiel Kennzahlen zu Kunden, Produkten oder Lieferanten, noch einfacher in den Arbeitsalltag über das UsterNet zu integrieren. „So können Mitarbeitende schneller mit den richtigen Informationen, deren Quelle klar definiert ist, arbeiten. Es entstehen weniger Fehler.“

Ein weiteres Beispiel ist Microsoft OneNote. OneNote wird heute, zugänglich über das UsterNet, auch immer häufiger als zusätzliches Collaboration-Tool eingesetzt. Das offene Format von OneNote ergänzt die Funktion der Libraries für die strukturierte Dokumentenablage, das Aufgaben-Management oder das Posten von News. In informellen Brown-Bag Schulungen wurde den Mitarbeitenden aufgezeigt, wie man die Zusammenarbeit mit OneNote gleichzeitig informeller aber auch wirksamer gestalten kann: zum Beispiel für Mitarbeitergespräche, Sitzungsprotokolle oder auch Brainstormings.

„Die Mitarbeitenden haben gemerkt, dass sie sich dank dem UsterNet und der adaptierten Arbeitsweise besser organisieren und strukturieren können, dass der Austausch von Informationen einfacher geht, und das auch im Team mit Kollegen, die auf anderen Kontinenten zu Hause sind.“

KOMMUNIKATION, TRAINING UND VOR ALLEM ‚VORLEBEN’

Ein Wandel, oder eben eine neue Verhaltensweise zu lernen, ist kein Selbstläufer. Es braucht explizite Unterstützung vom Top-Management. Es braucht Training. Es braucht Kommunikation. Es braucht Botschafter wie Roger Heckly, die früh erkennen, wie so ein neues Tool und der richtige Umgang damit sich positiv auf die eigene Arbeit und die Organisation auswirken können. „Es ist auch heute noch in meinem Interesse, immer mal wieder daran zu erinnern, dass keine Dokumente mehr via Email versandt werden sollen, dass es für einzelne Excel-Tabellen bessere Lösungen im UsterNet gibt oder, dass man auch gut mit der Suchmaschine arbeiten kann, sofern die Dokumente richtig ‚getagged’ sind. Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen - davon ist Heckly überzeugt. 

BDO AG: Ich vertraue dir auch digital! Mit CoffeeNet 365 eine agile Organisation schaffen

Die BDO hat sich frühzeitig mit der Digitalisierung auseinandergesetzt.

Markus Felber ist 49 Jahre alt. Er kümmert sich bei der BDO, ein führender Schweizer Treuhänder, um die Finanzangelegenheiten von mittelgrossen Kunden. Markus Felber weiss alles über die Finanzen seiner Kunden. „Vertrauen ist unser oberstes Gebot“, so Markus Felber. Vertrauen in die Menschen; Vertrauen in die Handhabung der Daten; Vertrauen in den Service der BDO.

Markus Felber bedient seine Kunden heute auch über digitale Kanäle.

„Übersetzt hiess dies früher: vertrauensvolle, persönliche Beratung, gut verschlossene Archive und regelmässige Erreichbarkeit via Telefon. Heute ticken wir anders.“ Kurzfristige Anfragen, oft ausserhalb der Büroöffnungszeiten, höchste Sicherheitsbedürfnisse und bitte auch digital! Sich auf den Treuhänder verlassen können, heisst heute viel mehr!

Die BDO Schweiz hat sich frühzeitig mit der Digitalisierung auseinandergesetzt. Angefangen haben sie bei sich selbst; dem Arbeitsplatz ihrer Mitarbeitenden. „Bevor wir den Kunden was anbieten, müssen wir es selbst erprobt haben und davon überzeugt sein“, so Markus Helbling, Chef der Treuhänder-Sparte bei BDO Schweiz. 2010 führte BDO das CoffeeNet alias BDOnet auf Basis Microsoft SharePoint ein: ein Intranet+ und eine auf die digitale Arbeitswelt ausgerichtete Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentenverwaltung.

DAS BDONET WAR DER ERSTE SCHRITT IN UNSERER DIGITALISIERUNGSSTRATEGIE

Mit der Einführung des BDOnet wurden die Mitarbeitenden in das digitale Zeitalter befördert. „Es hatte einige Zeit gedauert, bis wir beispielsweise mit dem ‚Tagging’ von Dokumenten vertraut waren und unsere geliebten Folder-Strukturen verabschiedeten“, erinnert sich Helbling. Der Zeitgewinn beim Finden von Informationen durch eine einfache Eingabe eines Wortes à la Google machten die Anstrengungen jedoch in kürzester Zeit wett. „Das BDOnet machte uns als Organisation agiler, sodass wir den Zeitanforderungen unseren Kunden gerecht werden konnten.“

Die interne Collaboration-Lösung auf Basis Microsoft SharePoint wurde in einem zweiten Schritt auch als Extranet für den Kunden-Service bei BDO eingesetzt.

VON DER EIGENNUTZUNG ZUM SERVICE FÜR KUNDEN

Doch einige Dienstleistungen erfordern eine 24h Verfügbarkeit. So folgte 2014 ein weiterer Schritt in der BDO Digitalisierungsstrategie. Auch die Kunden mussten nun eingebunden und über eine sichere Infrastruktur und kontrollierte Umgebung mit der Organisation verknüpft werden. Das intern erprobte CoffeeNet (BDOnet) sollte nun als Extranet für die Digitalisierung der Kundenbeziehungen eingesetzt und neben einer web-basierten Buchhaltungssoftware Teil des sogenannten Internet Treuhänder werden. Jeder Kunde soll sich mit seinem persönlichen Login sicher und kontrolliert in seinen eigenen Bereich einloggen und dort zu jederzeit auf Protokolle, Steuerdokumente oder Versicherungspolicen zugreifen und an ausgewählten Dokumenten arbeiten können. 

„Morgens, wenn ich ins Office komme, sehe ich als Treuhänder, dass mein Kunde zuletzt das Protokoll kommentiert hat, kann sogleich sein Feedback einarbeiten und die Arbeit fortführen. Muss ich Kollegen zu einem Thema involvieren, kann ich das Dokument im gleichen Arbeitsraum, in einer für das Treuhand-Team reservierten Dokumenten-Bibliothek ablegen, effizient finalisieren und dann wieder im gemeinsamen Bereich meinem Kunden zur Verfügung stellen“, erklärt Markus Felber.

BDO will vor allem auch jüngeren Kunden einen modernen Service anbieten.

Die benutzerfreundliche und standardisierte Oberfläche erleichtert den regional verteilten Fachspezialisten zudem die Orientierung auf den verschiedenen Kunden-Accounts. Die Treuhänder können ohne IT-Unterstützung einen neuen Kunden-Bereich eröffnen. Dafür brauchen sie nur wenige Klicks. Und dank der Standardisierung ist die Seite auch gleich eingerichtet.

„Die Funktionalitäten des Internet Treuhänder kannten wir bestens vom BDOnet und konnten uns so ganz auf das Onboarding unserer Kunden und die Weiterentwicklung der Dienstleistung konzentrieren“, so Markus Felber.

Das CoffeeNet ist als Extranet seit 2014 ein fester Bestandteil des BDO Internet Treuhänder. „Ich kann heute, vor allem auch jüngeren Kunden, einen modernen Service anbieten. Offline hatte ich schon früher ein sehr gutes Vertrauensverhältnis zu meinen Kunden. Dank CoffeeNet und dem Internet Treuhänder geniesse ich dies nun auch online“, sagt Markus Felber stolz.

PLANZER TRANSPORT AG: Einfach, schnell und nachhaltig - auch in der unternehmensweiten Zusammenarbeit

Planzer ist ein internationales Transport- und Logistikunternehmen.

Schon mit 3 Jahren liebte es Andreas Pfister mit Lastwagen zu spielen. Später kamen die Züge dazu. In dieser Welt ist er noch heute zu Hause. Bei dem Familienunternehmen Planzer. Ein Schweizer Transport- und Logistikunternehmen mit rund 4'800 Mitarbeiter, 50 Standorten in der Schweiz und 5 im Ausland. Jeden Tag transportieren rund 1'400 Fahrzeuge, 350 Bahnwagen und 3 Cargobikes Waren für Klein- und Grossunternehmen nachhaltig von A nach B.

Angefangen hat Andreas als Lehrling in der Disposition – eine der wichtigsten Abteilungen in einem Transportunternehmen! „Die Disposition ist der Dreh- und Angelpunkt zwischen Kunde und Lastwagenfahrer. Viele Personen, die in der Disposition arbeiten, transportierten früher die Ware: eine hilfreiche Erfahrung oder besser eine Voraussetzung, um nachher bei der Planung der Touren einen guten Job machen zu können“, so Andreas.

ALLES AN EINEM ORT 

Für Mitarbeiter im Office und Fahrer unterwegs sollte eine 'Work Smart' Umgebung entstehen. 

Heute ist Andreas bei Planzer für die Projektleitung Support National zuständig, arbeitet Transportkonzepte für Grossunternehmen aus, bereitet Offerten vor und kümmert sich um die Kundenbetreuung. „Spannend wird’s immer dann, wenn die Theorie in die Praxis umgesetzt wird – beim Go-Live des Transportkonzeptes“, erklärt Andreas. Wird es wohl auf den Schienen und Straßen einwandfrei funktionieren?

Aber wie wird heute so ein Transportkonzept überhaupt ausgearbeitet? „Fachleute von mehreren Planzer- Standorten und die Kunden müssen miteinbezogen werden. Früher haben wir uns die Dokumente via Email hin- und hergeschickt, heute nutzen wir unseren online FamilyTable. Dort finden wir auch alle Dokumente zum Planzer eigenen Qualitätsmanagement“, erläutert Andreas.

CoffeeNet 365 sorgt mit seiner vorgegebenen Struktur für die notwendige Orientierung. 

Das FamilyTable ist die out-of-the-box Collaboration-Software von MondayCoffee. Sie ersetzte bei Planzer die bestehende SharePoint-Umgebung, mit dem Ziel eine Plattform zu schaffen, die Intranet-Funktionalitäten, Kommunikation und firmenweite Collaboration in einem standardisierten Tool verbindet. Die Mitarbeiter, insbesondere auch die Fahrer, will man so auch von unterwegs noch besser integrieren. 

DER GUTE MIX ZWISCHEN STRUKTUR UND FLEXIBILITÄT

„Beim FamilyTable kann ich selbständig meine Arbeitsräume einrichten, ohne aber Stunden dafür aufzuwenden. Projektmitglieder lassen sich einfach einladen, und benötige ich Informationen aus anderen Projekten, habe ich meine ‚Seiten, denen ich folge’ Links ein Mausklick entfernt. Das gefällt mir“, so Andreas. Das Tool mit seiner vorgegebenen Struktur sorgt auch für die notwendige Orientierung. „Das war früher mit SharePoint eher schwieriger“, ergänzt Andreas. Mit dem Hemd nach hinten gekrempelt und einem verschmitzten Lächeln fügt er hinzu: „also in den Dokumenten-Libraries ertappen wir uns noch ab und zu, dass wir wieder unsere altbekannte File-Ordner-Struktur verwenden, obwohl das ja eigentlich dank Tags und der Suchfunktion nicht mehr notwendig wäre.“

Arbeitsweisen umzukrempeln braucht Zeit, Geduld und Übung. Doch es lohnt sich. „Unsere Lastwagenfahrer posten heute, über den integrierten Yammer-News-Feed direkt im FamilyTable, Bilder von unterwegs. „Das erinnert mich dann wieder an meine Zeit in der Dispo“, so Andreas. Oder an seine Kindheit, als er davon träumte, einen grossen Lastwagen zu fahren!   

Planzer verfügt heute über eine zukunftsweisende Arbeits- und Kommunikationsumgebung, die zeit- und ortsunabhängig ist. 

EMMI GROUP: Wenn man sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren kann!

Die Firma Emmi ist die grösste Milchverarbeiterin der Schweiz

Überall und zu jeder Zeit. Diese Erwartungshaltung hat sich längst auch in den Unternehmen breitgemacht. Gleichzeitig hat man vermehrt mit Kollegen und Externen zu tun, die nicht in unmittelbarer Nähe sind, mit denen man jedoch schnell, einfach und professionell zusammenarbeiten möchte, um die gesteckten Ziele zu erreichen. So zum Beispiel im Rahmen der Einführung eines unternehmensweiten ERP-Systems.

Lukas Fischer, Projektleiter in der Abteilung Corporate Development bei Emmi, der grössten Milchverarbeiterin der Schweiz, war als Führungsmitglied des Project Management Office massgeblich daran beteiligt, das neue ERP-System auf Basis SAP zwischen 2012 und 2017 erfolgreich im Unternehmen einzuführen. Die Gewissheit, dass für Emmi kein Weg an einem durchgängigen ERP-System vorbeiführen wird, war gepaart mit grossem Respekt: Es war ein Mammut-Projekt mit anfänglich sehr vielen Unbekannten.

Lukas Fischer führte bei Emmi ein neues ERP System mithilfe EmmiNet ein.

"Jeder Kernprozess ist von der Einführung eines solchen Systems betroffen. Unzählige Ansprechpartner, unzählige Meetings, und immer wieder neue Personen, die in das Projekt einsteigen und so rasch als möglich eingearbeitet werden müssen“, erklärt Lukas Fischer die Situation. Wie können wir sicherstellen, dass alle im Projekt-Team intelligent verknüpft sind und unsere Zeit nicht mit allzu viel administrativen Arbeiten und IT-Themen verbringen müssen? Diese Frage stellte sich dem Projektteam gleich zu Beginn.

EFFIZIENT ZUSAMMENARBEITEN – IM PROJEKT AGIL VORANKOMMEN

Eine Frage, die sich bei Emmi seit einigen Jahren einfach beantworten lässt. Bereits 2009 machte sich Emmi daran, die unternehmensweite Zusammenarbeit über die verschiedenen Unternehmensbereiche hinweg einfacher zu gestalten. "Wir wollten unsere Mitarbeitenden dazu befähigen, in der Zusammenarbeit effizienter und agiler zu werden. Unsere Leute sollten schneller und besser an relevante Informationen und vorhandenes Wissen kommen sowie mit allen Involvierten, intern und extern, einfach digital kommunizieren und zusammenarbeiten können“, lautete die Vorgabe.
EmmiNet – so der Name der SharePoint-Plattform bei Emmi – kristallisierte als eine zukunftsorientierte und nachhaltige Lösung in diesem Sinne heraus. Zudem war Emmis Betriebssystem damals schon Microsoft Office und daran sollte sich auch nichts ändern. Eine professionelle Microsoft-kompatible Plattform musste her, die das Unternehmen für die digitale Transformation fit machen würde. 

Jeder Kernprozess ist von der Einführung eines ERP-Systems betroffen. Mit dem EmmiNet waren alle Projektbeteiligten intelligent miteinander verknüpft.

KEINE FILESHARES, WENIGER EMAILS

"CoffeeNet, die Collaboration-Lösung von MondayCoffee, hat uns nicht nur wegen des originellen Namens hellhörig gemacht", resümieren die Applikationsverantwortlichen. „Uns wurde eine einsatzbereite und benutzerfreundliche Plattform präsentiert, die uns von der Zusammenarbeit über die Kommunikation bis hin zum unternehmensweiten Dokumentenmanagement erlaubte, effizienter und effektiver zu arbeiten. Das war natürlich genau das, was wir brauchten", blickt Lukas Fischer zurück.

Fileshares und Fluten von Emails mit Anhängen gehörten nach und nach der Vergangenheit an. Selbstverständlich brauchten die Projektmitarbeiter eine gewisse Zeit, bis sie sich an die neue Arbeitsweise gewohnt hatten. Schnell waren Sie aber mit den Vorteilen dieser Collaboration-Plattform vertraut und nutzten diese aus.

Die komplette Konzept- und Implementierungsphase des ERP-Projektes wurde vollumfänglich über das EmmiNet abgewickelt. Alle Projektmitglieder können in virtuellen Arbeitsräumen geordnet auf die verschiedenen Dokumente zugreifen, gemeinsam daran arbeiten und das zu jederzeit und von jedem Endgerät aus. Projekt-Updates oder Meeting-Notizen können am selben Ort abgelegt werden, wo auch die Task-Liste geführt und Dokumente hinterlegt sind“, erklärt Lukas Fischer und führt weiter aus: "Das hat uns geholfen, uns auf die Inhalte zu fokussieren".

Die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement im Zuge des weiteren Rollouts des ERP-Projektes über die ganze Gruppe hinweg soll nach den guten Erfahrungen ebenfalls über das EmmiNet laufen, da es erlaubt, dass auch unsere internationalen Kollegen schnell und einfach auf die relevanten Informationen und Daten Zugriff haben.

IN STETER WEITERENTWICKLUNG

Für Thomas Pizzolato ist die Einführung von CoffeeNet ein Business-Projekt mit hoher Change-Komponente.

Parallel zum Rollout des ERP-Projektes haben die Applikationsverantwortlichen von Emmi auf Basis des CoffeeNet die Lösung für Emmi weiterentwickelt und gleichzeitig vom On-Premise-Betrieb auf die Online-Lösung transferiert, welche auf SharePoint Online/Office 365 basiert. "Dabei haben wir das Schwergewicht auf die Benutzerfreundlichkeit, modernes und intuitives Design sowie eine starke Suchfunktion gelegt", führt der SharePoint-Teamleiter bei Emmi, Thomas Pizzolato, aus.

"Für den Umgang mit EmmiNet haben wir die Verantwortung dem Business übergeben, sprich: unsere Kolleginnen und Kollegen entscheiden quasi selbst, mit welchen Arbeitsräumen sie zu welchen Themen mit wem zusammenarbeiten wollen", fasst Thomas Pizzolato die wohl zentralste Änderung im Zuge der Weiterentwicklung zusammen. Deshalb sei die veränderte Arbeitsweise weg von Fileshares hin zur SharePoint Online/Office 365-Technologie kein IT-, sondern vielmehr ein Business-Projekt mit einer hohen Change-Komponente. "Sobald die Benutzer aber einmal die Vorzüge kennengelernt haben, sind sie überzeugt davon und möchten nicht mehr zurück"; weil man sich eben auf das wirklich Wichtige konzentrieren kann!