RHOMBERG SERSA: Zentral arbeiten auf einer Plattform

Die Rhomberg Sersa Rail Group ist ein führendes internationales Bahntechnikunternehmen. Das Familienunternehmen wurde 1886 gegründet und bietet als Komplettanbieter Bahntechnik ein nahezu lückenloses Leistungsspektrum in den Bereichen Bahnbau, Ausrüstung und Service an.

Ausgangslage

Die Rhomberg Sersa Rail Group hatte zur Optimierung der unternehmensweiten Kollaboration & Kommunikation bereits unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 (MyNet) eingeführt. Die digitale Arbeitsplattform war der Auslöser zur Vereinheitlichung, Standardisierung und Digitalisierung von weiteren Prozessen.

Vorgehen

Das Projekt wurde agil nach dem Scrum Framework absolviert. Auf diese Weise konnte das Projektteam den Angebotsprozess schrittweise standardisieren und digitalisieren sowie neue Anforderungen direkt aufnehmen und einarbeiten. Somit hat das Projekt klein angefangen und ist während der gesamten Laufzeit dynamisch gewachsen.

Resultat

Mit der Optimierung des Angebotsprozesses bei Rhomberg Sersa hat MondayCoffee sein bislang grösstes Workflow-Projekt erfolgreich abgeschlossen. Bei der Prozessdokumentation der Bauprojektangebote in MyNet profitieren die Mitarbeitenden heute von markanten Vorteilen, wie Effizienzsteigerung und Zeitersparnis, Zentralisierung und Integration in die MyNet-Cloud-Umgebung und erhöhte Transparenz des Projektangebotsstatus und weiterer Prozesse.

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EW BUCHS: Ein wesentlicher Schritt zum agilen Arbeitsplatz

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) wurde 1902 gegründet und beschäftigt heute ca. 130 Mitarbeitende. Zu den Hauptaufgaben des EWB zählen unter anderem Aufbau und Weiterentwicklung, Betrieb und Wartung der Infrastruktur zum Erbringen der Wasser,- Strom- und ITK-Versorgung sowie der dafür notwendigen Dienste.

Ausgangslage

Das EWB strebte die Modernisierung der Arbeitsumgebung und einen nachhaltigen Kulturwandel im Sinne von «New Work» im Unternehmen an. Der Fokus lag auf dem internen Wissensaustausch und Wissensmanagement im Allgemeinen, auf bereichsübergreifender und papierloser Zusammenarbeit, dem unkomplizierten und sicheren Zusammenarbeiten mit Externen sowie der Produktivitätssteigerung mithilfe von Microsoft 365.

Vorgehen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte.

Resultate

Das EWB konnte mithilfe der neuen Collaboration-Plattform die Zusammenarbeitskultur verbessern und somit einen wesentlichen Schritt zum agilen Arbeitsplatz realisieren. Das Arbeiten und das Zusammenarbeiten sind heute effizienter: Zuvor kommunizierten alle primär per E-Mail und Dokumente existierten in verschiedenen Versionen, die konsolidiert werden mussten. Heute passiert praktisch alles online, zentralisiert und in Echtzeit.

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QUANT AG: Vom Kunden zum Partner

Als Innovations-, Entwicklungs- und Umsetzungswerkstatt begleitet die Quant AG Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Regionen sowie gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Entwicklung, bei Positionierungs- und Transformationsprozessen und bei Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsmassnahmen.

Für die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Partnern suchten sie eine digitale Arbeitsplattform. Die Modern-Workplace-Solution für KMU EspressoNet 365 erfüllte die Anforderungen der Quantler. Mit EspressoNet 365 unterstützen sie heute auch eigene Kunden bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz und begleiten sie in diesem Change-Prozess.

Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.