SWISS UNIHOCKEY: Modern Work im Sportverband als Paradebeispiel

Der Schweizerische Unihockey Verband swiss unihockey wurde 1985 in Sarnen gegründet und ist seit 1989 Mitglied der Swiss Olympic Association (SOA). Mit 397 Vereinen, 2‘196 Mannschaften, 33‘321 Lizensierten und 1‘427 Kampfrichter:innen (Stand 2021) ist swiss unihockey heute der zweit grösste Mannschaftssportverband in der Schweiz.

Ausganglage

Remote Work, Pandemie und die zunehmend digitalisierte Umgebung stellten neue Anforderungen an swiss unihockey. Die bestehenden IT-Strukturen waren zwar eingespielt, aber veraltet und nicht einheitlich. Verschiedene Einzellösungen verursachten hohe Reibungsverluste bei der täglichen Arbeit.

Vorgehen

Mit der Implementierung der Modern-Workplace-Lösung SUN Net (CoffeeNet 365) erarbeitete das zuständige Team drei wichtige Use Cases, die als Templates in die neue Plattform integriert und ausgerollt wurden. Verschiedene Einzellösungen wurden durch Microsoft-Lösungen ersetzt, damit alle Technologien in der neuen Plattform nahtlos zusammenarbeiten können. Während des gesamten Prozesses fand ein intensiver Wissensaustausch und eine kontinuierliche Beratung durch MondayCoffee statt.

Resultate

Heute nutzt swiss unihockey eine Plattform, die modern, pragmatisch und lösungsorientiert ist und die passenden Templates bereitstellt. Mitarbeiter:innen und Funktionär:innen haben die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten. Meetings können mithilfe der Meeting-App mit nur wenigen Klicks organisiert werden. Daneben besteht nun eine einfache und effektive Kommunikation & Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und in Projekten.

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SBB CARGO INTERNATIONAL: Neue Möglichkeiten für eine optimale Zusammenarbeit

SBB Cargo International wurde 2010 gegründet und hat sich seither mit seinen Tochterfirmen in Italien, Deutschland und den Niederlanden zum Marktführer im Güterverkehr auf der Nord-Süd Achse entwickelt. Das Unternehmen orientiert sich mit seinen Angeboten von Kombiniertem Verkehr, Chemie- und Öltransporten, Neuwagen- und Spotverkehren an den Bedürfnissen der Kunden.

Ausgangslage

Schon seit 2016 war die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet aka Alpnet bei SBB Cargo International im Einsatz. Den Wechsel von SharePoint Classic auf SharePoint Modern nahm das Unternehmen zum Anlass, die bisherige Nutzung von Alpnet neu zu bewerten. Bestehende Lücken konnten schnell identifiziert werden und Ziele gesetzt, um diese wieder zu schließen.

Lösung

Für die technische Migration auf SharePoint Modern hatte MondayCoffee einen Upgradepfad entwickelt, mit dem das Unternehmen nahtlos auf die neue Plattform wechseln und umgehend die Vorteile von Mobilität und Innovation durch Microsoft nutzen konnte. Im Zuge der Umstellung wurde insbesondere geschätzt, dass sie als KMU sehr nah am erprobten Standard von MondayCoffee bleiben konnten. Parallel haben die Projektbeteiligten gemeinsam ein Schulungskonzept entworfen, um in enger Zusammenarbeit bis zum Jahresende die gesamte Bürobelegschaft in der optimalen Nutzung von Alpnet zu schulen.

Resultate

Heute profitiert SBB Cargo International von einem Alpnet im neuen Gewand, mit neuen Funktionen und, dank flächendeckender Schulungen, mit einer höheren Nutzungsrate. In enger Zusammenarbeit gelang es dem Projektteam, alle unvorhergesehenen Herausforderungen im Projekt zu bewältigen und passgenaue Lösungen zu finden.

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WZW OPTIC AG: Angewandte digitale Transformation

Seit über 50 Jahren fertigt die Firma WZW OPTIC AG hochpräzise optische Komponenten und Baugruppen für Hightech-Industriekunden aus aller Welt an. Jedes Stück, dass die über 60 Mitarbeitenden herstellen, ist ein Unikat. Made in Switzerland – in Balgach, mitten im Schweizer Rheintal

Als führender europäischer Hersteller ultrahochpräziser Optik setzte sich das Unternehmen zum Ziel, die unternehmenseigene IT-Infrastruktur zu modernisieren und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen und fördern.

MondayCoffee modernisierte bei der WZW OPTIC AG die IT-Infrastruktur und unterstützte das Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Arbeitsweise mit Hilfe der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

RHOMBERG SERSA: Zentral arbeiten auf einer Plattform

Die Rhomberg Sersa Rail Group ist ein führendes internationales Bahntechnikunternehmen. Das Familienunternehmen wurde 1886 gegründet und bietet als Komplettanbieter Bahntechnik ein nahezu lückenloses Leistungsspektrum in den Bereichen Bahnbau, Ausrüstung und Service an.

Ausgangslage

Die Rhomberg Sersa Rail Group hatte zur Optimierung der unternehmensweiten Kollaboration & Kommunikation bereits unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 (MyNet) eingeführt. Die digitale Arbeitsplattform war der Auslöser zur Vereinheitlichung, Standardisierung und Digitalisierung von weiteren Prozessen.

Vorgehen

Das Projekt wurde agil nach dem Scrum Framework absolviert. Auf diese Weise konnte das Projektteam den Angebotsprozess schrittweise standardisieren und digitalisieren sowie neue Anforderungen direkt aufnehmen und einarbeiten. Somit hat das Projekt klein angefangen und ist während der gesamten Laufzeit dynamisch gewachsen.

Resultat

Mit der Optimierung des Angebotsprozesses bei Rhomberg Sersa hat MondayCoffee sein bislang grösstes Workflow-Projekt erfolgreich abgeschlossen. Bei der Prozessdokumentation der Bauprojektangebote in MyNet profitieren die Mitarbeitenden heute von markanten Vorteilen, wie Effizienzsteigerung und Zeitersparnis, Zentralisierung und Integration in die MyNet-Cloud-Umgebung und erhöhte Transparenz des Projektangebotsstatus und weiterer Prozesse.

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EW BUCHS: Ein wesentlicher Schritt zum agilen Arbeitsplatz

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) wurde 1902 gegründet und beschäftigt heute ca. 130 Mitarbeitende. Zu den Hauptaufgaben des EWB zählen unter anderem Aufbau und Weiterentwicklung, Betrieb und Wartung der Infrastruktur zum Erbringen der Wasser,- Strom- und ITK-Versorgung sowie der dafür notwendigen Dienste.

Ausgangslage

Das EWB strebte die Modernisierung der Arbeitsumgebung und einen nachhaltigen Kulturwandel im Sinne von «New Work» im Unternehmen an. Der Fokus lag auf dem internen Wissensaustausch und Wissensmanagement im Allgemeinen, auf bereichsübergreifender und papierloser Zusammenarbeit, dem unkomplizierten und sicheren Zusammenarbeiten mit Externen sowie der Produktivitätssteigerung mithilfe von Microsoft 365.

Vorgehen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte.

Resultate

Das EWB konnte mithilfe der neuen Collaboration-Plattform die Zusammenarbeitskultur verbessern und somit einen wesentlichen Schritt zum agilen Arbeitsplatz realisieren. Das Arbeiten und das Zusammenarbeiten sind heute effizienter: Zuvor kommunizierten alle primär per E-Mail und Dokumente existierten in verschiedenen Versionen, die konsolidiert werden mussten. Heute passiert praktisch alles online, zentralisiert und in Echtzeit.

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STADTWERKE KIEL: Ein neues Level an Kommunikation und Zusammenarbeit

Als regional verankerter Energieversorger liefern die Stadtwerke Kiel als teil des MVV Energie Konzerns mit ihren knapp 1000 MitarbeiterInnen der schleswig-holsteinischen Landeshauptstadt sowie der umliegenden Region Strom, Wasser, Gas und Fernwärme.

Ausganglage

Wie für viele andere Unternehmen sind die technischen Anforderungen an modernes digitales Arbeiten eine Herausforderung gewesen. So bestand beispielsweise Handlungsbedarf bei der Konsolidierung der heterogenen Tool-Landschaft im Bereich Kollaboration sowie bei den Microsoft-Produkten.

Vorgehen

Mit der Implementierung der Modern-Workplace-Lösung Kiel CONNECT (CoffeeNet 365) galt es im Rahmen der Digitalisierung, die Grundlage und Treiber für den kulturellen Wandel bei den Stadtwerken Kiel zu schaffen. Wichtige Voraussetzungen waren dafür die Etablierung einer neuen Ebene der Zusammenarbeit auf Basis der neuen Plattform und in Verbindung mit hoher Benutzerfreundlichkeit sowie niedriger Time-to-Market für die neuen Technologien.

Resultate

Bei der Stadtwerke Kiel AG konnten die Kommunikation und die Zusammenarbeit deutlich verbessert werden. Insbesondere im täglichen Arbeiten bietet Kiel CONNECT den MitarbeiterInnen einen erheblichen Mehrwert, was auch durch die hohe Akzeptanz begünstigt wird. Mit der neuen Arbeitsumgebung hat die Stadtwerke Kiel AG einen wichtigen Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umgesetzt und kann nun darauf aufbauend weitere Geschäftsprozesse gezielt digitalisieren.

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Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

DR. WIESELHUBER & PARTNER: Die Weichen für einen effizienten, digitalen Wandel legen.

Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ist ein führendes Unternehmensberatungshaus für Familienunternehmen und Tochtergesellschaften von Konzernen in München. Sie ist spezialisiert auf die unternehmerischen Gestaltungsfelder Strategie, Digitale Transformation, Business Performance sowie Restructuring und Finance.

Ausgangslage

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung wuchs bei Dr. Wieselhuber & Partner der Wunsch, die Zusammenarbeit im täglichen Projektgeschäft auf einen modernen und aktuellen Standard zu heben. Zugunsten der Effizienz und Qualität der Prozesse sollte die bestehende Arbeitsweise in die neue Cloud-Struktur transformiert werden.

Vorgehen

Unter dem Namen WE-Net wurde die Out-of-the-Box-Lösung CoffeeNet 365 eingeführt. Zur finalen Definition der Anforderungen veranstaltete MondayCoffee Konzept- und Pilot-Workshops. Damit konnte WE-Net entlang der Anforderungen und Kenntnisse der Key User mit dem Projektfortschritt wachsen.

Resultate

Mit WE-Net ist bei Dr. Wieselhuber & Partner heute kollaboratives Arbeiten in Multi-Projektmanagement-Strukturen möglich – sowohl standort- als auch teamübergreifend. Die interne Kommunikation und der Austausch von Information ist deutlich transparenter und erfolgt in Echtzeit über einen ansprechenden Kanal, der auch gerne genutzt wird.

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FEINTOOL: Ein wesentlicher Schritt in Richtung digitaler Arbeitsplatz

Feintool ist ein international agierender Technologie- und Marktführer in den Technologien Feinschneiden, Umformen und E-Blechstanzen zur Verarbeitung von Stahlblechen. Diese Technologien zeichnen sich durch Wirtschaftlichkeit, Qualität und Produktivität aus. Das 1959 gegründete Unternehmen ist mit rund 2700 Mitarbeitenden in Europa, USA, China und Japan vertreten.

Ausgangslage

Die Feintool Gruppe wollte seine Intranet-Plattform mithilfe der Microsoft-Toolwelten erneuern. Collaboration war in der historisch gewachsenen Systemlandschaft nur beschränkt möglich. Konzernübergreifend sollte die Zusammenarbeit vereinheitlicht, vereinfacht und transparenter gestaltet werden – auf jedem Gerät, an jedem Ort und zu jeder Zeit.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform CoffeeNet 365 wurde die Anwendung der Microsoft 365-Produkte vereinfacht und der richtige Produktmix für die Feintool Gruppe gefunden – basierend auf alltäglichen Anwendungsfällen.

Resultate

Auf der neuen Plattform können Feintool-Mitarbeitende nun über die Startseite kommunizieren, im Intranet täglich wichtige Informationen finden und gruppenweite Neuigkeiten erfahren. Gleichzeitig können Anwendende mit der Unternehmenslösung abteilungsübergreifend, einfach und effizient an Projekten oder Themen zusammenarbeiten.

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ALPORA: Mit einer virtuellen Arbeitsumgebung, Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten

Die ALPORA AG ist ein junges Schweizer Investment-Analytics-Unternehmen mit Sitz in Zug. Als Finanzproduktanbieter mit enger Anbindung an verschiedene Universitäten hat ALPORA Zugang zu aktuellen wissenschaftlichen Themen im Bereich Innovation- und Technologie-Management.

Ausgangslage

In dem Unternehmen arbeiten die Beschäftigten nicht in einem zentralen Office, sondern virtuell von verschiedenen Standorten, länderübergreifend aus zusammen. Umso wichtiger ist deshalb eine reibungslose Zusammenarbeit intern, mit Partnern und Kunden, wofür die geeignete Plattform gesucht wurde.

Vorgehen

Bei ALPORA wurde die standardisierte Digital-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 als zentraler digitaler Arbeitsplatz eingeführt. Um die Anforderungen der ALPORA bestmöglich zu erfüllen, wurde die Einführungsmethode auf die Unternehmensgrösse des Finanzproduktanbieters angepasst.

Resultate

Nach nur sechs Monaten Laufzeit wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Dank der Implementierung von ALPORAnet verläuft die Zusammenarbeit bei dem Investment-Analytics-Unternehmen heute intern, aber insbesondere auch mit Externen nahtlos, einfach und sicher. Mit der neuen Arbeitsweise resultiert mehr Effizienz und Transparenz in den Workflows und mit jeder Anwendung eine stärkere Kundenbindung.

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DOSB: Weg von einer reinen Linienorganisation und hin zu einer themen- und projektorientierten Zusammenarbeit

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) ist die Dachorganisation des Sports in Deutschland mit 100 Mitgliedsorganisationen, etwa 90.000 Vereinen und über 27 Mio. Mitgliedschaften. Als Teil der weltweiten Olympischen Bewegung entwickelt er den Sport in all seinen Facetten weiter.

Ausgangslage

Beim DOSB spielt eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, den Mitgliedsorganisationen aber auch weiteren externen Partnern eine wichtige Rolle. So setzte sich der DOSB zum Ziel, eine moderne und agilere Arbeitsform zu fördern und die Organisation dahingehend weiterzuentwickeln.

Vorgehen

Im ersten Schritt haben gemischte Projektteams mittels Analyse- und Konzept-Workshops die Anforderungen definiert. Nach kurzer Zeit stand die zentrale, digitale Plattform TeamPlay (CoffeeNet 365) in der DOSB-Grundausstattung bereit und die Pilotphase konnte beginnen. Am Live-System wurde die Plattform schrittweise und hands on gemäss den Vorstellungen des DOSB ausgestattet und mit intensivem Training in der Organisation ausgerollt.

Resultate

Mit der Ablösung von On-Premise-Insellösungen und Fileserver sowie Drittparteien-Cloud-Services durch die zentrale Plattform auf Microsoft 365 (TeamPlay) wurde eine neue digitale und moderne Arbeitsweise ermöglicht, die Zusammenarbeit intern und mit Externen verbessert und vereinfacht und die organisatorischen Fähigkeiten im Umgang mit Office 365 gesteigert.

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SWICA: Umsetzung einer flexiblen und effizienten Modern-Work-Umgebung mit CoffeeNet

SWICA ist eine der führenden Kranken- und Unfallversicherungen der Schweiz und betreut rund 1,5 Millionen Versicherte und 27 000 Unternehmenskunden. Mit ihren 1843 Mitarbeitenden und jährlichen Prämieneinnahmen in Höhe von 4,6 Mrd. CHF bietet SWICA ihren Kunden finanzielle Sicherheit und eine optimale medizinische Versorgung bei Krankheit, Unfall und Mutterschaft.

Um den Mitarbeitern von SWICA eine flexible und effiziente Modern-Work-Umgebung zur Verfügung zu stellen, wurde die veraltete und nicht mehr zukunftsweisende SharePoint-Plattform abgelöst und das SWICAnet eingeführt. Heute können die Mitarbeitenden von SWICA produktiver kommunizieren und zusammenarbeiten.

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REICHLE & DE-MASSARI: Mehr Engagement und Innovationskraft mit der Einführung von CoffeeNet 365

Die Reichle & De-Massari AG entwickelt und produziert seit 1964 Verkabelungslösungen für High-End-Kommunikationsnetze. Mit hoher Produktqualität und innovativem, zukunftsorientiertem Systemdesign sorgt das Unternehmen für zukunftssichere Netzwerke und langfristige Investitionssicherheit. R&M ist in der Schweiz Marktführer und gehört zu den Top-Playern in Europa, im Mittleren Osten sowie in Asien.

Um das SharePoint-Intranet vor Ort durch eine moderne, benutzerfreundliche Plattform mit verbesserten sozialen Kommunikationsmöglichkeiten zu ersetzen und so intern die Kommunikation und das Engagement zu fördern, entschied sich R&M für die Collaboration-Lösung CoffeeNet 365.

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BÜHLER GROUP: Eine zukunftsweisende Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation schaffen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Als globales Unternehmen mit 13.000 Mitarbeitenden in 140 Ländern benötigte Bühler eine einzige Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit unter der Belegschaft sowie mit externen Interessengruppen. Die Cloud-Software von MondayCoffee, die die wichtigsten Technologien von Microsoft auf einer benutzerfreundlichen und standardisierten Plattform intelligent kombiniert, ermöglichte dem Unternehmen das Zugreifen, Teilen und Verteilen aller relevanten Informationen und Kenntnisse – überall und jederzeit. Globale Teams können damit effizienter arbeiten und die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern. Bühler hat eine zukunftssichere Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation geschaffen.

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HOVAL GRUPPE: Mit CoffeeNet 365 eine einfachere und effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen

Die Hoval Gruppe zählt international als führendes Unternehmen für Heiz- und Raumklima-Lösungen. Das Unternehmen hatte bereits eine Microsoft SharePoint-Lösung im Einsatz. Noch nicht vollständig ausgereifte Funktionen stellten das Unternehmen jedoch vor einige Herausforderungen. Mit der Einführung der neuen SharePoint-Lösung CoffeeNet 365 wurde eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglicht und somit ein Mehrwert für die Mitarbeiter erbracht.

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PLANZER TRANSPORT AG: Mit CoffeeNet 365 eine Work Smart Umgebung schaffen

Das Schweizer Transport - und Logistikunternehmen Planzer, mit rund 4800 Mitarbeiter in der Schweiz und im Ausland, setze sich zum Ziel, eine zukunftsweisende Plattform einzuführen, die sowohl als Intranet als auch für die unternehmensweite Collaboration eingesetzt werden konnte. Mit der Implementierung der Cloud-Collaboration-Lösung CoffeeNet 365 etablierte das Unternehmen eine moderne Arbeits- und Kommunikationsumgebung, steigerte die unternehmensweite Effizienz und erhöhte die Motivation der Belegschaft. 

USTER TECHNOLOGIES AG: Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen!

Für die Entwicklung neuer Technologien und Produkte ist eine effiziente Zusammenarbeit zwischen USTER Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien zentral.

Roger Heckly arbeitet täglich mit Daten; er führt Daten zusammen, verknüpft sie, generiert daraus Informationen und Wissen und stellt das dann seinen Arbeitskollegen zur Verfügung. „Ich helfe meinem Arbeitgeber Uster Technologies AG, einem führenden Schweizer Hersteller von Messinstrumenten für die Textilindustrie, den Zugang zu Informationen und Wissen zu vereinfachen“, beantwortet Heckly die Frage nach seiner Rolle im Unternehmen.

Für Roger Heckly war das UsterNet ein Katalysator für einen kulturellen Wandel.

Als Erfolgsfaktor sieht er dabei vor allem eine bewusst gewählte und gelebte Kultur, welche die Zusammenarbeit zwischen den weltweit verteilten Mitarbeitenden von USTER fördert. „Vor 5 Jahren begann bei uns ein Wandel in der Art und Weise wie wir zusammenarbeiten, ausgelöst durch die Einführung der Collaboration-Lösung UsterNet, die auf CoffeeNet sprich Microsoft Sharepoint aufbaut.“ 

NEUE ARBEITSWEISE – TOP-DOWN

Ob ein Mitarbeiter nun in Tennessee sitzt oder in Suzhou arbeitet, die Unternehmensziele müssen für alle klar sein. Dies bedarf insbesondere einer direkten und einfach zugänglichen Kommunikation des CEOs. Gleichzeitig dürfen einer effizienten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien keinerlei technische Hindernisse mehr im Wege stehen. Das waren Zielsetzungen des damaligen CEOs von USTER. Er initiierte 2011 die Einführung des UsterNet und unterstützte persönlich die weltweite Implementation der Plattform während den zwei darauffolgenden Jahren.

„UsterNet war ein Katalysator, um einen Wandel einzuleiten. Sich ins neue Tool einzuloggen, genügte nicht, wir mussten eine neue, für die digitale Welt passende Arbeitsweise erlernen. Wichtig war dabei, was uns von ganz oben vorgelebt wurde“, erläutert Heckly seine Beobachtungen von damals. 

Historisch gewachsene Datensilos zwischen Abteilungen und Standorten, die eine effiziente Zusammenarbeit nur zu oft behinderten, hatten keine Daseinsberichtigung mehr. Mit dem UsterNet konnten nun Mitarbeitende selbstständig und ohne IT-Support virtuelle Zusammenarbeitsräume, sogenannte Workspaces, schaffen. Die darin abgespeicherten Informationen sind für die berechtigten Personen jederzeit zugänglich. „Diese Selbstständigkeit sowie auch der Abbau der Silos mussten geübt und vorgelebt werden“, so Heckly zu den wichtigsten Aufgaben nach dem Rollout von UsterNet.

Das globale UsterNet startete als Intranet, einheitliche Informationsplattform und Ort für sämtliche Workspaces. Aber das war erst der Anfang.

Der digitale Wandel findet überall statt.

MEHR LEISTUNG – BOTTOM-UP

„Dieser Kulturwandel beschäftigt uns bis heute“, so Heckly. Für USTER ist eine langfristige Effizienzsteigerung eine zentrale Anforderung. „Nachdem das UsterNet integraler Teil unserer täglichen Arbeit wurde und wir uns mit der neuen Arbeitsweise langsam anvertrauten, merken viele nun, was alles noch möglich ist.“

Nach und nach entdeckte jeder Bereich, durch den Einsatz von UsterNet, mögliche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Ein Bespiel ist das prozess-spezifische Knowledge-Management - sei dies im Global Sourcing, im Produktmanagement, in der Textile Technology oder im Research & Development. Schlüsselinformationen, zu denen man früher nur über Umwege oder über das eigene Netzwerk gelangte, können nun über die zentrale Suchfunktion gefunden werden.

„Ein Hauptaugenmerk war der Umgang mit korrekten Informationen aus dem ERP-System“, so Heckly. Fast in jedem Prozess besteht die Gelegenheit, Daten aus dem ERP-System, zum Beispiel Kennzahlen zu Kunden, Produkten oder Lieferanten, noch einfacher in den Arbeitsalltag über das UsterNet zu integrieren. „So können Mitarbeitende schneller mit den richtigen Informationen, deren Quelle klar definiert ist, arbeiten. Es entstehen weniger Fehler.“

Ein weiteres Beispiel ist Microsoft OneNote. OneNote wird heute, zugänglich über das UsterNet, auch immer häufiger als zusätzliches Collaboration-Tool eingesetzt. Das offene Format von OneNote ergänzt die Funktion der Libraries für die strukturierte Dokumentenablage, das Aufgaben-Management oder das Posten von News. In informellen Brown-Bag Schulungen wurde den Mitarbeitenden aufgezeigt, wie man die Zusammenarbeit mit OneNote gleichzeitig informeller aber auch wirksamer gestalten kann: zum Beispiel für Mitarbeitergespräche, Sitzungsprotokolle oder auch Brainstormings.

„Die Mitarbeitenden haben gemerkt, dass sie sich dank dem UsterNet und der adaptierten Arbeitsweise besser organisieren und strukturieren können, dass der Austausch von Informationen einfacher geht, und das auch im Team mit Kollegen, die auf anderen Kontinenten zu Hause sind.“

KOMMUNIKATION, TRAINING UND VOR ALLEM ‚VORLEBEN’

Ein Wandel, oder eben eine neue Verhaltensweise zu lernen, ist kein Selbstläufer. Es braucht explizite Unterstützung vom Top-Management. Es braucht Training. Es braucht Kommunikation. Es braucht Botschafter wie Roger Heckly, die früh erkennen, wie so ein neues Tool und der richtige Umgang damit sich positiv auf die eigene Arbeit und die Organisation auswirken können. „Es ist auch heute noch in meinem Interesse, immer mal wieder daran zu erinnern, dass keine Dokumente mehr via Email versandt werden sollen, dass es für einzelne Excel-Tabellen bessere Lösungen im UsterNet gibt oder, dass man auch gut mit der Suchmaschine arbeiten kann, sofern die Dokumente richtig ‚getagged’ sind. Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen - davon ist Heckly überzeugt. 

BDO AG: Ich vertraue dir auch digital! Mit CoffeeNet 365 eine agile Organisation schaffen

Die BDO hat sich frühzeitig mit der Digitalisierung auseinandergesetzt.

Markus Felber ist 49 Jahre alt. Er kümmert sich bei der BDO, ein führender Schweizer Treuhänder, um die Finanzangelegenheiten von mittelgrossen Kunden. Markus Felber weiss alles über die Finanzen seiner Kunden. „Vertrauen ist unser oberstes Gebot“, so Markus Felber. Vertrauen in die Menschen; Vertrauen in die Handhabung der Daten; Vertrauen in den Service der BDO.

Markus Felber bedient seine Kunden heute auch über digitale Kanäle.

„Übersetzt hiess dies früher: vertrauensvolle, persönliche Beratung, gut verschlossene Archive und regelmässige Erreichbarkeit via Telefon. Heute ticken wir anders.“ Kurzfristige Anfragen, oft ausserhalb der Büroöffnungszeiten, höchste Sicherheitsbedürfnisse und bitte auch digital! Sich auf den Treuhänder verlassen können, heisst heute viel mehr!

Die BDO Schweiz hat sich frühzeitig mit der Digitalisierung auseinandergesetzt. Angefangen haben sie bei sich selbst; dem Arbeitsplatz ihrer Mitarbeitenden. „Bevor wir den Kunden was anbieten, müssen wir es selbst erprobt haben und davon überzeugt sein“, so Markus Helbling, Chef der Treuhänder-Sparte bei BDO Schweiz. 2010 führte BDO das CoffeeNet alias BDOnet auf Basis Microsoft SharePoint ein: ein Intranet+ und eine auf die digitale Arbeitswelt ausgerichtete Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentenverwaltung.

DAS BDONET WAR DER ERSTE SCHRITT IN UNSERER DIGITALISIERUNGSSTRATEGIE

Mit der Einführung des BDOnet wurden die Mitarbeitenden in das digitale Zeitalter befördert. „Es hatte einige Zeit gedauert, bis wir beispielsweise mit dem ‚Tagging’ von Dokumenten vertraut waren und unsere geliebten Folder-Strukturen verabschiedeten“, erinnert sich Helbling. Der Zeitgewinn beim Finden von Informationen durch eine einfache Eingabe eines Wortes à la Google machten die Anstrengungen jedoch in kürzester Zeit wett. „Das BDOnet machte uns als Organisation agiler, sodass wir den Zeitanforderungen unseren Kunden gerecht werden konnten.“

Die interne Collaboration-Lösung auf Basis Microsoft SharePoint wurde in einem zweiten Schritt auch als Extranet für den Kunden-Service bei BDO eingesetzt.

VON DER EIGENNUTZUNG ZUM SERVICE FÜR KUNDEN

Doch einige Dienstleistungen erfordern eine 24h Verfügbarkeit. So folgte 2014 ein weiterer Schritt in der BDO Digitalisierungsstrategie. Auch die Kunden mussten nun eingebunden und über eine sichere Infrastruktur und kontrollierte Umgebung mit der Organisation verknüpft werden. Das intern erprobte CoffeeNet (BDOnet) sollte nun als Extranet für die Digitalisierung der Kundenbeziehungen eingesetzt und neben einer web-basierten Buchhaltungssoftware Teil des sogenannten Internet Treuhänder werden. Jeder Kunde soll sich mit seinem persönlichen Login sicher und kontrolliert in seinen eigenen Bereich einloggen und dort zu jederzeit auf Protokolle, Steuerdokumente oder Versicherungspolicen zugreifen und an ausgewählten Dokumenten arbeiten können. 

„Morgens, wenn ich ins Office komme, sehe ich als Treuhänder, dass mein Kunde zuletzt das Protokoll kommentiert hat, kann sogleich sein Feedback einarbeiten und die Arbeit fortführen. Muss ich Kollegen zu einem Thema involvieren, kann ich das Dokument im gleichen Arbeitsraum, in einer für das Treuhand-Team reservierten Dokumenten-Bibliothek ablegen, effizient finalisieren und dann wieder im gemeinsamen Bereich meinem Kunden zur Verfügung stellen“, erklärt Markus Felber.

BDO will vor allem auch jüngeren Kunden einen modernen Service anbieten.

Die benutzerfreundliche und standardisierte Oberfläche erleichtert den regional verteilten Fachspezialisten zudem die Orientierung auf den verschiedenen Kunden-Accounts. Die Treuhänder können ohne IT-Unterstützung einen neuen Kunden-Bereich eröffnen. Dafür brauchen sie nur wenige Klicks. Und dank der Standardisierung ist die Seite auch gleich eingerichtet.

„Die Funktionalitäten des Internet Treuhänder kannten wir bestens vom BDOnet und konnten uns so ganz auf das Onboarding unserer Kunden und die Weiterentwicklung der Dienstleistung konzentrieren“, so Markus Felber.

Das CoffeeNet ist als Extranet seit 2014 ein fester Bestandteil des BDO Internet Treuhänder. „Ich kann heute, vor allem auch jüngeren Kunden, einen modernen Service anbieten. Offline hatte ich schon früher ein sehr gutes Vertrauensverhältnis zu meinen Kunden. Dank CoffeeNet und dem Internet Treuhänder geniesse ich dies nun auch online“, sagt Markus Felber stolz.

ENERGIEVERSORGUNG OFFENBACH AG: Mit CoffeeNet 365 und aktivem Change Management die digitale Transformation vorantreiben

Die Energieversorgung Offenbach beliefert täglich 150 000 Menschen in Hessen und Region Offenbach mit Strom, Erdgas, Wasser und Wärme. Die Entwicklungen in der Energiewirtschaft sowie die zunehmende Digitalisierung stellen das Unternehmen vor neue Herausforderungen. Im Zuge dieser Veränderungen hat EVO entschieden, die CoffeeNet 365 Cloud-Collaboration-Plattform einzuführen, sodass Mitarbeiter schneller, einfacher und besser zusammenarbeiten können. Und das nicht nur im Team, sondern auch bereichs- und firmenübergreifend mit Kunden, Partnern und Lieferanten. Zu jeder Zeit, überall und von jedem Endgerät aus. 

Die Einführung einer richtungsweisenden Cloud-Standard-Lösung ermöglichte die Digitalisierung wichtiger Unternehmensprozesse im Bereich Kommunikation, Informationsbeschaffung und Wissensaustausch, deutliche Kosteneinsparungen in der IT und vor allem die Etablierung einer modernen Kommunikation und Zusammenarbeit.