Die Rhomberg Bau GmbH ist Teil eines internationales Familienunternehmens in 4. Generation. MondayCoffee, ein goldzertifizierter Microsoft Partner, unterstützt die Rhomberg Bau auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Dabei wird darauf geachtet, die Vorteile der Digitalisierung erlebbar zu machen.
MondayCoffee kombinierte für Rhomberg Office 365, Dynamics CRM und Azure. Mit Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook wurden drei Schlüsselprozesse von Rhomberg automatisiert. Dadurch wurde die bereichsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht, Zeit eingespart und die Transparenz erhöht.
Herausforderung
Die Rhomberg Bau GmbH besteht aus mehreren Geschäftsbereichen, die sich zum Ziel gesetzt haben, die Zusammenarbeit untereinander zu verbessern. Infolgedessen wechselte das Unternehmen in die Cloud, installierte einen Microsoft Office 365 Tenant und ersetzte einige IT-Legacy-Systeme durch die Standard-Tools von Microsoft.
Eine Verbesserung der Zusammenarbeit erforderte auch das Ändern von Gewohnheiten. MondayCoffee unterstützte Rhomberg Bau bei dem angesagten Kulturwandel und definierte strikt einzuhaltende Regeln:
Dateien werden nur einmal gespeichert.
Projekte werden nur einmal im System angelegt, auch wenn mehrere Geschäftsbereiche daran arbeiten. In der Vergangenheit hatte jeder Bereich seinen eigenen separaten Projektbereich.
Die Transparenz über den Fortschritt der Projekte muss erhöht werden.
Prozesse und Strukturen müssen standardisiert und übersichtlich und einfach im System visualisiert werden. Ihre Anwendung wird weniger abhängig vom jeweiligen Verantwortlichen.
Gemeinsam vereinte man alte IT-Systeme, die früher in jedem Geschäftsbereich einzeln verwaltet wurden, vereinheitlichte deren Handhabung und versuchte sie durch Automatisierung noch effizienter zu gestalten.
Strategie
In Workshops wurde das Potenzial von Office 365, Dynamics CRM und Azure eruiert. Darauffolgend konzipierte MondayCoffee, zusammen mit Stakeholdern von Rhomberg Bau, eine geeignete Architektur und Vorgehensweise für die Einführung einer Reihe von dedizierten Business Apps auf der neuen Microsoft-Plattform. Folgende Apps wurden als Piloten eingeführt:
Baumängel App: Entwickelt für das einfache Erfassen (einschließlich des Hochladens von Smartphone-Bildern), Klassifizieren und Nachverfolgen von Baumängeln.
Bei Bauprojekten sind die Klassifizierung und die Nachverfolgung von Baumängeln die größten Treiber für Kosten- und Terminüberschreitungen, weshalb ein einfacher Erfassungs- und Nachverfolgungsprozess für das Unternehmen wichtig ist. Darüber hinaus ermöglicht diese App dem Unternehmen, seine Lieferanten in Bezug auf die Bauqualität zu bewerten.
Dynamische Speicher-App: Entwickelt für die dynamische Erstellung von SharePoint-Site-Strukturen, um projektbezogene Dokumente an einem Ort zu speichern – in Übereinstimmung mit den beteiligten Geschäftspartnern (gemäß den CRM-Projekteinträgen). Bei großen Bauvorhaben ist es enorm wichtig, dass alle Beteiligten Dokumente intuitiv speichern und finden, ohne sich in komplexen Ablagestrukturen zu verlieren.
Gebäude-Dokumentation App: Entwickelt für eine bessere Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern über Projektfortschritte. Mit der App können alle Beteiligten ganz einfach Bilder und Pläne der Baustelle hochladen und versenden und Neuigkeiten über den Fortschritt veröffentlichen.
Für die Entwicklung der Apps verwendete MondayCoffee die folgenden Microsoft-Tools: PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook Online.
Alle Apps werden derzeit in einer Pilotphase von Key-Usern eingesetzt, die entsprechend geschult wurden. Ein vollständiger Roll-out ist für 2019 geplant.
Ergebnisse
Die Entwicklung und Einführung der Apps ermöglichen die Automatisierung von teamübergreifenden Aufgaben, was zu einer Vereinfachung und Verbesserung in der Zusammenarbeit führt. Neben der Zeitersparnis gewinnt das Unternehmen auch bei geschäftsrelevanten Workflows an Transparenz und Qualität.
Die Verbesserungen werden bereits in der Organisation spürbar und verleihen der digitalen Transformation zusätzliche Schubkraft.
