FEINTOOL: Ein wesentlicher Schritt in Richtung digitaler Arbeitsplatz

Feintool ist ein international agierender Technologie- und Marktführer in den Technologien Feinschneiden, Umformen und E-Blechstanzen zur Verarbeitung von Stahlblechen. Diese Technologien zeichnen sich durch Wirtschaftlichkeit, Qualität und Produktivität aus. Das 1959 gegründete Unternehmen ist mit rund 2700 Mitarbeitenden in Europa, USA, China und Japan vertreten.

Ausgangslage

Die Feintool Gruppe wollte seine Intranet-Plattform mithilfe der Microsoft-Toolwelten erneuern. Collaboration war in der historisch gewachsenen Systemlandschaft nur beschränkt möglich. Konzernübergreifend sollte die Zusammenarbeit vereinheitlicht, vereinfacht und transparenter gestaltet werden – auf jedem Gerät, an jedem Ort und zu jeder Zeit.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform CoffeeNet 365 wurde die Anwendung der Microsoft 365-Produkte vereinfacht und der richtige Produktmix für die Feintool Gruppe gefunden – basierend auf alltäglichen Anwendungsfällen.

Resultate

Auf der neuen Plattform können Feintool-Mitarbeitende nun über die Startseite kommunizieren, im Intranet täglich wichtige Informationen finden und gruppenweite Neuigkeiten erfahren. Gleichzeitig können Anwendende mit der Unternehmenslösung abteilungsübergreifend, einfach und effizient an Projekten oder Themen zusammenarbeiten.

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SUISSETEC: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit für die Zukunft sicherstellen

Der Schweizerisch-Liechtensteinische Gebäudetechnikverband (suissetec) ist ein Branchen- und Arbeitgeberverband. Er umfasst rund 3500 Mitgliederbetriebe aus den Bereichen Spenglerei/ Gebäudehülle, Sanitär/Wasser/Gas, Heizung sowie Lüftung/Klima/Kälte. Mit ca. 85 Mitarbeitenden betreibt suissetec Standorte in allen Sprachregionen der Schweiz.

Ausgangslage

Im Laufe des digitalen Wandels entstanden bei den Mitarbeitenden von suisstec neue Bedürfnisse an die Zusammenarbeit. Die dezentralen Lösungen, die genutzt wurden, führten oft zu Wissens-Silos und erschwerten die unternehmensweite Zusammenarbeit. Die IT stand mit der historisch gewachsenen, heterogenen IT-Landschaft vor immer komplexeren Herausforderungen.

Vorgehen

Die Projektbeteiligten von MondayCoffee und suissetec führten die neue digitale Arbeitsplattform suissetec365 & Microsoft Teams ein. Das Besondere: Statt dem standardisierten Office 365 wurde direkt die erprobte Best-Practice-Lösung von MondayCoffee implementiert, die die Nutzung der Microsoft Tools, vereinfacht und intuitiver macht.

Resultate

Mit der Einführung der neuen digitalen Arbeitsplattform ist suissetec der Sprung von einem veralteten On-Premise-System in die Cloud gelungen. Heute zeichnet sich der Branchen- und Arbeitgeberverband durch eine strukturierte digitale und moderne Arbeitsweise aus.

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REICHLE & DE-MASSARI: Mehr Engagement und Innovationskraft mit der Einführung von CoffeeNet 365

Die Reichle & De-Massari AG entwickelt und produziert seit 1964 Verkabelungslösungen für High-End-Kommunikationsnetze. Mit hoher Produktqualität und innovativem, zukunftsorientiertem Systemdesign sorgt das Unternehmen für zukunftssichere Netzwerke und langfristige Investitionssicherheit. R&M ist in der Schweiz Marktführer und gehört zu den Top-Playern in Europa, im Mittleren Osten sowie in Asien.

Um das SharePoint-Intranet vor Ort durch eine moderne, benutzerfreundliche Plattform mit verbesserten sozialen Kommunikationsmöglichkeiten zu ersetzen und so intern die Kommunikation und das Engagement zu fördern, entschied sich R&M für die Collaboration-Lösung CoffeeNet 365.

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HOVAL GRUPPE: Mit CoffeeNet 365 eine einfachere und effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen

Die Hoval Gruppe zählt international als führendes Unternehmen für Heiz- und Raumklima-Lösungen. Das Unternehmen hatte bereits eine Microsoft SharePoint-Lösung im Einsatz. Noch nicht vollständig ausgereifte Funktionen stellten das Unternehmen jedoch vor einige Herausforderungen. Mit der Einführung der neuen SharePoint-Lösung CoffeeNet 365 wurde eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglicht und somit ein Mehrwert für die Mitarbeiter erbracht.

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RHOMBERG BAU: Familiengeführtes Bauunternehmen nutzt Microsoft 365, um sein digitales Potenzial zu erschließen

Die Rhomberg Bau GmbH ist Teil eines internationales Familienunternehmens in 4. Generation. MondayCoffee, ein goldzertifizierter Microsoft Partner, unterstützt die Rhomberg Bau auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Dabei wird darauf geachtet, die Vorteile der Digitalisierung erlebbar zu machen.

MondayCoffee kombinierte für Rhomberg Office 365, Dynamics CRM und Azure. Mit Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook wurden drei Schlüsselprozesse von Rhomberg automatisiert. Dadurch wurde die bereichsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht, Zeit eingespart und die Transparenz erhöht.

Herausforderung

Die Rhomberg Bau GmbH besteht aus mehreren Geschäftsbereichen, die sich zum Ziel gesetzt haben, die Zusammenarbeit untereinander zu verbessern. Infolgedessen wechselte das Unternehmen in die Cloud, installierte einen Microsoft Office 365 Tenant und ersetzte einige IT-Legacy-Systeme durch die Standard-Tools von Microsoft.

Eine Verbesserung der Zusammenarbeit erforderte auch das Ändern von Gewohnheiten. MondayCoffee unterstützte Rhomberg Bau bei dem angesagten Kulturwandel und definierte strikt einzuhaltende Regeln:

• Dateien werden nur einmal gespeichert.

• Projekte werden nur einmal im System angelegt, auch wenn mehrere Geschäftsbereiche daran arbeiten. In der Vergangenheit hatte jeder Bereich seinen eigenen separaten Projektbereich.

• Die Transparenz über den Fortschritt der Projekte muss erhöht werden.

• Prozesse und Strukturen müssen standardisiert und übersichtlich und einfach im System visualisiert werden. Ihre Anwendung wird weniger abhängig vom jeweiligen Verantwortlichen.

Gemeinsam vereinte man alte IT-Systeme, die früher in jedem Geschäftsbereich einzeln verwaltet wurden, vereinheitlichte deren Handhabung und versuchte sie durch Automatisierung noch effizienter zu gestalten.

Strategie

In Workshops wurde das Potenzial von Office 365, Dynamics CRM und Azure eruiert. Darauffolgend konzipierte MondayCoffee, zusammen mit Stakeholdern von Rhomberg Bau, eine geeignete Architektur und Vorgehensweise für die Einführung einer Reihe von dedizierten Business Apps auf der neuen Microsoft-Plattform. Folgende Apps wurden als Piloten eingeführt:

Baumängel App: Entwickelt für das einfache Erfassen (einschließlich des Hochladens von Smartphone-Bildern), Klassifizieren und Nachverfolgen von Baumängeln.

Bei Bauprojekten sind die Klassifizierung und die Nachverfolgung von Baumängeln die größten Treiber für Kosten- und Terminüberschreitungen, weshalb ein einfacher Erfassungs- und Nachverfolgungsprozess für das Unternehmen wichtig ist. Darüber hinaus ermöglicht diese App dem Unternehmen, seine Lieferanten in Bezug auf die Bauqualität zu bewerten.

Dynamische Speicher-App: Entwickelt für die dynamische Erstellung von SharePoint-Site-Strukturen, um projektbezogene Dokumente an einem Ort zu speichern – in Übereinstimmung mit den beteiligten Geschäftspartnern (gemäß den CRM-Projekteinträgen). Bei großen Bauvorhaben ist es enorm wichtig, dass alle Beteiligten Dokumente intuitiv speichern und finden, ohne sich in komplexen Ablagestrukturen zu verlieren.

Gebäude-Dokumentation App: Entwickelt für eine bessere Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern über Projektfortschritte. Mit der App können alle Beteiligten ganz einfach Bilder und Pläne der Baustelle hochladen und versenden und Neuigkeiten über den Fortschritt veröffentlichen.

Für die Entwicklung der Apps verwendete MondayCoffee die folgenden Microsoft-Tools: PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook Online.

Alle Apps werden derzeit in einer Pilotphase von Key-Usern eingesetzt, die entsprechend geschult wurden. Ein vollständiger Roll-out ist für 2019 geplant.

Ergebnisse

Die Entwicklung und Einführung der Apps ermöglichen die Automatisierung von teamübergreifenden Aufgaben, was zu einer Vereinfachung und Verbesserung in der Zusammenarbeit führt. Neben der Zeitersparnis gewinnt das Unternehmen auch bei geschäftsrelevanten Workflows an Transparenz und Qualität.

Die Verbesserungen werden bereits in der Organisation spürbar und verleihen der digitalen Transformation zusätzliche Schubkraft.

EMMI GROUP: Wenn man sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren kann!

Die Firma Emmi ist die grösste Milchverarbeiterin der Schweiz

Überall und zu jeder Zeit. Diese Erwartungshaltung hat sich längst auch in den Unternehmen breitgemacht. Gleichzeitig hat man vermehrt mit Kollegen und Externen zu tun, die nicht in unmittelbarer Nähe sind, mit denen man jedoch schnell, einfach und professionell zusammenarbeiten möchte, um die gesteckten Ziele zu erreichen. So zum Beispiel im Rahmen der Einführung eines unternehmensweiten ERP-Systems.

Lukas Fischer, Projektleiter in der Abteilung Corporate Development bei Emmi, der grössten Milchverarbeiterin der Schweiz, war als Führungsmitglied des Project Management Office massgeblich daran beteiligt, das neue ERP-System auf Basis SAP zwischen 2012 und 2017 erfolgreich im Unternehmen einzuführen. Die Gewissheit, dass für Emmi kein Weg an einem durchgängigen ERP-System vorbeiführen wird, war gepaart mit grossem Respekt: Es war ein Mammut-Projekt mit anfänglich sehr vielen Unbekannten.

Lukas Fischer führte bei Emmi ein neues ERP System mithilfe EmmiNet ein.

"Jeder Kernprozess ist von der Einführung eines solchen Systems betroffen. Unzählige Ansprechpartner, unzählige Meetings, und immer wieder neue Personen, die in das Projekt einsteigen und so rasch als möglich eingearbeitet werden müssen“, erklärt Lukas Fischer die Situation. Wie können wir sicherstellen, dass alle im Projekt-Team intelligent verknüpft sind und unsere Zeit nicht mit allzu viel administrativen Arbeiten und IT-Themen verbringen müssen? Diese Frage stellte sich dem Projektteam gleich zu Beginn.

EFFIZIENT ZUSAMMENARBEITEN – IM PROJEKT AGIL VORANKOMMEN

Eine Frage, die sich bei Emmi seit einigen Jahren einfach beantworten lässt. Bereits 2009 machte sich Emmi daran, die unternehmensweite Zusammenarbeit über die verschiedenen Unternehmensbereiche hinweg einfacher zu gestalten. "Wir wollten unsere Mitarbeitenden dazu befähigen, in der Zusammenarbeit effizienter und agiler zu werden. Unsere Leute sollten schneller und besser an relevante Informationen und vorhandenes Wissen kommen sowie mit allen Involvierten, intern und extern, einfach digital kommunizieren und zusammenarbeiten können“, lautete die Vorgabe.
EmmiNet – so der Name der SharePoint-Plattform bei Emmi – kristallisierte als eine zukunftsorientierte und nachhaltige Lösung in diesem Sinne heraus. Zudem war Emmis Betriebssystem damals schon Microsoft Office und daran sollte sich auch nichts ändern. Eine professionelle Microsoft-kompatible Plattform musste her, die das Unternehmen für die digitale Transformation fit machen würde. 

Jeder Kernprozess ist von der Einführung eines ERP-Systems betroffen. Mit dem EmmiNet waren alle Projektbeteiligten intelligent miteinander verknüpft.

KEINE FILESHARES, WENIGER EMAILS

"CoffeeNet, die Collaboration-Lösung von MondayCoffee, hat uns nicht nur wegen des originellen Namens hellhörig gemacht", resümieren die Applikationsverantwortlichen. „Uns wurde eine einsatzbereite und benutzerfreundliche Plattform präsentiert, die uns von der Zusammenarbeit über die Kommunikation bis hin zum unternehmensweiten Dokumentenmanagement erlaubte, effizienter und effektiver zu arbeiten. Das war natürlich genau das, was wir brauchten", blickt Lukas Fischer zurück.

Fileshares und Fluten von Emails mit Anhängen gehörten nach und nach der Vergangenheit an. Selbstverständlich brauchten die Projektmitarbeiter eine gewisse Zeit, bis sie sich an die neue Arbeitsweise gewohnt hatten. Schnell waren Sie aber mit den Vorteilen dieser Collaboration-Plattform vertraut und nutzten diese aus.

Die komplette Konzept- und Implementierungsphase des ERP-Projektes wurde vollumfänglich über das EmmiNet abgewickelt. Alle Projektmitglieder können in virtuellen Arbeitsräumen geordnet auf die verschiedenen Dokumente zugreifen, gemeinsam daran arbeiten und das zu jederzeit und von jedem Endgerät aus. Projekt-Updates oder Meeting-Notizen können am selben Ort abgelegt werden, wo auch die Task-Liste geführt und Dokumente hinterlegt sind“, erklärt Lukas Fischer und führt weiter aus: "Das hat uns geholfen, uns auf die Inhalte zu fokussieren".

Die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement im Zuge des weiteren Rollouts des ERP-Projektes über die ganze Gruppe hinweg soll nach den guten Erfahrungen ebenfalls über das EmmiNet laufen, da es erlaubt, dass auch unsere internationalen Kollegen schnell und einfach auf die relevanten Informationen und Daten Zugriff haben.

IN STETER WEITERENTWICKLUNG

Für Thomas Pizzolato ist die Einführung von CoffeeNet ein Business-Projekt mit hoher Change-Komponente.

Parallel zum Rollout des ERP-Projektes haben die Applikationsverantwortlichen von Emmi auf Basis des CoffeeNet die Lösung für Emmi weiterentwickelt und gleichzeitig vom On-Premise-Betrieb auf die Online-Lösung transferiert, welche auf SharePoint Online/Office 365 basiert. "Dabei haben wir das Schwergewicht auf die Benutzerfreundlichkeit, modernes und intuitives Design sowie eine starke Suchfunktion gelegt", führt der SharePoint-Teamleiter bei Emmi, Thomas Pizzolato, aus.

"Für den Umgang mit EmmiNet haben wir die Verantwortung dem Business übergeben, sprich: unsere Kolleginnen und Kollegen entscheiden quasi selbst, mit welchen Arbeitsräumen sie zu welchen Themen mit wem zusammenarbeiten wollen", fasst Thomas Pizzolato die wohl zentralste Änderung im Zuge der Weiterentwicklung zusammen. Deshalb sei die veränderte Arbeitsweise weg von Fileshares hin zur SharePoint Online/Office 365-Technologie kein IT-, sondern vielmehr ein Business-Projekt mit einer hohen Change-Komponente. "Sobald die Benutzer aber einmal die Vorzüge kennengelernt haben, sind sie überzeugt davon und möchten nicht mehr zurück"; weil man sich eben auf das wirklich Wichtige konzentrieren kann!