Microsoft führt Flex Routing ein, um die stark steigende Nachfrage nach Copilot-Abfragen auch in Zeiten besonders hoher Auslastung zuverlässig abzufedern. Dafür können bestimmte Verarbeitungsleistungen regional ausserhalb der EU Data Boundary erfolgen. Für Unternehmen, die bisher davon ausgegangen sind, dass ihre Microsoft-365-Daten stets innerhalb der EU Data Boundary bleiben, ist das eine relevante Änderung. Entscheidend ist deshalb nicht, ob Flex Routing grundsätzlich gut oder schlecht ist, sondern ob die aktuelle Konfiguration mit den eigenen Datenschutz-, Compliance- und Governance-Vorgaben vereinbar ist.
Wenn eine technische Einstellung plötzlich mehrere Fachbereiche betrifft
Viele Änderungen in Microsoft 365 bleiben zunächst Angelegenheit der IT. Manche Entwicklungen haben jedoch Auswirkungen, die weit über die Administration hinausgehen.
Ein gutes Beispiel aus dem ersten Halbjahr 2026 ist Flex Routing für Microsoft Copilot. Microsoft reagiert damit auf die enorme Nachfrage nach Copilot-Leistungen und schafft die Möglichkeit, bei besonders hoher Auslastung bestimmte LLM-Inferenzen, also die eigentliche Verarbeitung im Sprachmodell, regional ausserhalb der EU auszulagern. Wenn Flex Routing zugelassen bleibt, ist damit nicht mehr in jedem Fall gewährleistet, dass die Verarbeitung vollständig innerhalb der EU Data Boundary erfolgt.
Das Wichtigste in Kürze
- Microsoft aktiviert standardmässig Flex-Routing für EU- und EFTA-Tenants, die Microsoft 365 Copilot, Copilot Chat, Dynamics 365, Power Platform und Copilot Studio verwenden.
- Bei Nachfragespitzen kann die LLM-Inferenz ausserhalb der EU-Datengrenze erfolgen.
- Daten im Ruhezustand bleiben innerhalb der EU-Datengrenze, obwohl begrenzte pseudonymisierte Daten zu Sicherheits- und Betriebszwecken ausserhalb gespeichert werden können.
- Administratoren können das Flex-Routing jederzeit über das Microsoft 365 Admin Center deaktivieren.
- Änderungen werden innerhalb einer Woche wirksam.
Datenverarbeitung und Datenspeicherung sind nicht dasselbe
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Microsoft unterscheidet zwischen der eigentlichen Verarbeitung einer Copilot-Anfrage (Inferenz) und der langfristigen Speicherung von Daten. Während ruhende Daten weiterhin innerhalb der EU Data Boundary gespeichert werden sollen, kann die KI-Verarbeitung unter bestimmten Bedingungen ausserhalb dieser Grenze stattfinden.
Für viele Organisationen ist deshalb nicht nur relevant, wo Daten gespeichert werden, sondern auch wo sie verarbeitet werden können. Ob daraus Handlungsbedarf entsteht, hängt von den jeweiligen internen Richtlinien, vertraglichen Verpflichtungen und regulatorischen Anforderungen ab.
Eine pauschale Empfehlung zur Aktivierung oder Deaktivierung der Funktion wäre daher nicht zielführend. Jede Organisation sollte die Auswirkungen anhand der eigenen Rahmenbedingungen beurteilen.
Welche Rollen betroffen sind
Die Bewertung von Flex Routing sollte nicht ausschliesslich durch die IT erfolgen.
Je nach Branche, Datenkategorien und regulatorischen Anforderungen können unterschiedliche Fachbereiche eingebunden werden:
- Microsoft-365-Administration
- IT Security
- Legal / Compliance
- Verantwortliche für Copilot- oder KI-Services
Gerade bei KI-Funktionen zeigt sich zunehmend, dass technische Entscheidungen auch organisatorische und regulatorische Auswirkungen haben können.
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
IT-Administration
- Es reicht aus, Kenntnis zu nehmen, dass Microsoft diese Neuerung eingeführt hat.
Security
- Es reicht aus, Kenntnis zu nehmen, dass Microsoft diese Neuerung eingeführt hat.
Compliance
- Zur Kenntnis nehmen, dass Flex Routing standardmässig aktiviert ist.
- Prüfen, ob LLM-Inferenz ausserhalb der EU Data Boundary mit den eigenen Data-Governance- und regulatorischen Vorgaben vereinbar sind.
- Flex Routing deaktivieren, falls diese Verarbeitung ausserhalb der EU Data Boundary nicht zulässig ist.
- Die Abstimmung mit IT-Administration, Security, Datenschutz und weiteren betroffenen Rollen koordinieren.
Warum solche Meldungen leicht übersehen werden
Microsoft veröffentlicht laufend neue Funktionen, Anpassungen von Diensten sowie technische, konfigurative und vertragliche Änderungen. Nur ein kleiner Teil davon führt tatsächlich zu Handlungsbedarf. Genau diese wenigen, aber relevanten Meldungen zuverlässig zu identifizieren, ist für viele Unternehmen eine Herausforderung.
Flex Routing ist ein gutes Beispiel dafür. Auf den ersten Blick handelt es sich um eine technische Einstellung. Bei genauerer Betrachtung ergeben sich jedoch Fragestellungen für IT, Datenschutz, Compliance und Governance. Ohne eine strukturierte Bewertung bleibt häufig unklar, wer involviert werden muss und ob überhaupt Handlungsbedarf besteht.
RunTheCloud schafft Klarheit bei Microsoft-365-Änderungen
Genau für solche Situationen haben wir RunTheCloud entwickelt.
RunTheCloud überwacht relevante Änderungen in Microsoft 365, filtert wichtige Meldungen aus der täglichen Informationsflut und bereitet sie verständlich auf. Neben der Zusammenfassung der technischen Änderungen erfolgt eine Einordnung der Auswirkungen auf IT, Security, Governance, Datenschutz, Legal und Compliance. Dadurch wird sichtbar, welche Rollen betroffen sind und ob konkreter Handlungsbedarf besteht.
Die qualifizierten Meldungen werden direkt in einer Microsoft-Teams-App bereitgestellt. Verantwortliche können Themen zuweisen, dokumentieren und die notwendigen Massnahmen effizient koordinieren. So wird aus einer Microsoft-Benachrichtigung ein strukturierter Prozess statt einer zusätzlichen Aufgabe auf einer immer länger werdenden To-do-Liste.
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