Die Dolder Hotel AG umfasst das Fünf-Sterne-Hotel The Dolder Grand, das Dolder Waldhaus sowie diverse Liegenschaften. Mit Dolder Eis und Bad sowie der Sonne Küsnacht – Zürich wird eine enge Zusammenarbeit gepflegt. Die Betriebe befinden sich in erhöhter Lage über der Stadt Zürich sowie in bevorzugter Lage am Zürichsee.
Ausgangslage
Die Dolder Hotel AG – mit dem Fünfsternehotel Dolder Grand, dem Viersternehotel Dolder Waldhaus und Dolder Sports – setzte sich zum Ziel, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Das Unternehmen hatte bereits ein Collaboration-Tool auf Basis einer älteren SharePoint-Installation im Einsatz. Der Aufbau und Bedienungskomfort entsprachen jedoch nicht mehr den zukunftsorientierten Anforderungen: Es mangelte an einer Plattform für das zielgruppengerechte Teilen von Informationen, was dazu führte, dass der Austausch größtenteils via E-Mail stattfand, Prozesse verlangsamt wurden und Informationen auch mal verloren gingen. Eine neue Lösung wurde gesucht, die den Intranet- und Collaboration-Gedanken firmenweit verheiratet und in einem standardisierten Tool verbindet. Die Lösung musste zudem dem neusten Standard entsprechen und eine strukturierte Ablage sämtlicher ISO-relevanten Informationen ermöglichen.
Lösung
Den Arbeitsalltag der Mitarbeiter vereinfachen
Die Mitarbeiter haben mit CoffeeNet 365 immer und überall Zugriff auf die täglichen News, Einsatzpläne oder die Auslastung des Hotels. Die Betreuung von VIP-Kunden wird auf CoffeeNet 365 gemanaged. Für Butler, Empfang und andere Involvierte sind alle Informationen jederzeit ersichtlich und abrufbar. Wichtige Ereignisse oder Änderungen können sofort kommuniziert werden. Weiter verfügen Abteilungen wie Food & Beverage oder das Spa über virtuelle Arbeitsräume für die Planung und Ausführung täglicher Aufgaben: Abteilungsdokumente werden zentral abgelegt, sodass berechtigte Personen jederzeit darauf zugreifen und daran arbeiten können – auch gleichzeitig. Die Arbeitsräume stehen per Mausklick bereit und sind im Aufbau immer gleich, sodass sich Besucher verschiedener Arbeitsräume sogleich orientieren können.
Effizient mit externen Partnern zusammenarbeiten
Das Projektmanagement von beispielsweise neuen Baumaßnahmen wird auch über CoffeeNet 365 abgewickelt. Architekten und Bauleiter können per Mausklick in einen virtuellen Projektraum eingeladen werden – unter Berücksichtigung eines standardisierten Berechtigungskonzeptes. So arbeiten alle Parteien, interne und externe, effizient zusammen und haben jederzeit den Überblick über das Task Management und die Projekt-News sowie Zugriff auf die relevanten Dokumente.
Schnelle Implementierung und einfache Bedienung
CoffeeNet 365 wurde in wenigen Monaten bei der Dolder Hotel AG implementiert. Bewirtschaftet wird das Tool ausschließlich von der Organisation selbst. Dank der Standardisierung und Benutzerfreundlichkeit setzt die Bedienung kein SharePoint-Wissen voraus. Ein Basis-Training erfolgte bei der Einführung des Tools. Für spezifische Weiterentwicklungen kann die Dolder Hotel AG jederzeit auf die Collaboration-Spezialisten von MondayCoffee zurückgreifen.
Resultate
Der Arbeitsalltag der Mitarbeiter konnte mit CoffeeNet 365 vereinfacht werden. Weniger E-Mails und verlorene Informationen. Mehr Finden als Suchen. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff. Effizientere Zusammenarbeit. Schnellere Kommunikationswege. Und das Wichtigste: hat dazu beigetragen, dass sich die Kommunikationskultur verbessert hat. Die Organisation ist informierter und vor allem involvierter. CoffeeNet 365 ist nicht nur ein Intranet, sondern als Collaboration-Plattform auch ein ideales Arbeitsinstrument für die tägliche Zusammenarbeit.