Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Das Familienunternehmen hält weltweit führende Marktpositionen in Technologie sowie in Verfahren für die Getreideverarbeitung für Mehl und Futtermittel, aber auch für die Herstellung von Pasta und Schokolade, im Druckguss, der Nassvermahlung und Oberflächenbeschichtung. Als globales Unternehmen mit 13.000 Mitarbeitenden in 140 Ländern benötigte Bühler eine einzige Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit unter der Belegschaft sowie mit externen Interessengruppen.
Die Cloud-Software von MondayCoffee, die die wichtigsten Technologien von Microsoft auf einer benutzerfreundlichen und standardisierten Plattform intelligent kombiniert, ermöglichte dem Unternehmen das Zugreifen, Teilen und Verteilen aller relevanten Informationen und Kenntnisse – überall und jederzeit. Globale Teams können damit effizienter arbeiten und die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern. Bühler hat eine zukunftssichere Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation geschaffen. Bühler Gruppe steigert Effizienz und Produktivität durch die Zentralisierung der Zugänglichkeit und der Verteilung von Inhalten mit CoffeeNet 365.
Herausforderung
«The Global Single Source of Truth – so würde ich die Informations- und Kommunikationsplattform von Bühler beschreiben. Die MondayCoffee Cloud-Software ermöglicht es unseren Mitarbeitern an über 100 Standorten weltweit, jederzeit und von überall auf alle relevanten Unternehmensinformationen zuzugreifen. Unsere globalen Teams können effizienter arbeiten und Microsoft Office 365 optimal nutzen, während die IT die Tool-Landschaft konsolidiert hält. In der zweiten Phase beginnen wir nun mit der Nutzung der bereits integrierten vordefinierten virtuellen Arbeitsbereiche für die unternehmensweite Zusammenarbeit, das globale Projektmanagement und die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Partnern.»
— Manfred Götz, Leiter IT und Prozesse bei Bühler Group
Lösung
Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit auf einer einzigen Plattform vereint. Die neue digitale Arbeitsumgebung musste als ein Einstiegspunkt für das gesamte Unternehmen fungieren, um auf Unternehmensinformationen, einschließlich anderer Tools und Systeme, zuzugreifen und globalen Teams eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen. Entscheidend war die Leistung der Lösung hinsichtlich Geschwindigkeit, Sicherheit und Effizienz bei Wartung und Betrieb der Plattform. Bühler wählte die Cloud-Lösung von MondayCoffee, da sie das volle Potenzial der Microsoft Office 365-Technologien ausschöpft und eine benutzerfreundliche Best-Practice-Plattform bietet, die Informations- und Content Management, Kommunikation und Zusammenarbeit miteinander verbindet.
Von der Informationsplattform zur weltweiten Collaboration-Lösung
Die Umsetzung des Projekts gliederte sich in zwei Phasen. In der ersten Phase etablierte Bühler eine globale Informationsplattform mit einer einheitlichen Startseite, um gezielte Unternehmensinformationen zu konsumieren, sich mit dem CEO in einem unternehmensweiten Blog auszutauschen und auf Wissenseiten mit Unternehmensnormen, Produktdaten und mehr zuzugreifen. Schnittstellen zu anderen Datensystemen (z. B. SAP ERP, Hybris PCM) wurden geschaffen, um einen automatisierten Datentransfer sowie Tagging zwischen bestehenden Systemen und der neuen globalen Informationsplattform zu gewährleisten – sprich einen schnellen Zugriff auf Informationen. Mit wenigen Klicks können Mitarbeiter heute beispielsweise aus über 25.000 Normen die richtigen Normen mittels einer Volltextsuche und umfangreichen Refinern abrufen.
In Phase zwei erweitert Bühler die Nutzung der Plattform im Hinblick auf Zusammenarbeit. Mit standardisierten Best-Practice-Layouts und Funktionalitäten können Teams mit nur einem Klick Collaboration-Sites erstellen und in vordefinierten virtuellen Arbeitsräumen zusammenarbeiten. Schnittstellen zu anderen Technologien (z. B. SAP) werden untersucht, um die Effizienz sowie die individuelle und organisationale Produktivität weiter zu verbessern. Die ITP-Abteilung selbst nutzt bereits Projektseiten. Auf einer Projektseite können die Nutzer Mitglieder hinzufügen, alle Projektinformationen speichern, miteinander chatten, bloggen oder einfach über eine direkte Integration von Skype for Business telefonieren, ein gemeinsames Notebook teilen sowie einen Aufgabenmanager oder Kalender hinzufügen. Die ITP-Abteilung fügte außerdem zu jedem Projektstandort Statusinformationen hinzu, die in Echtzeit in einem zentralen Project Office Dashboard zusammengefasst werden und jederzeit einen Überblick über alle Projekte vermitteln.
Die Verfügbarkeit virtueller und vordefinierter Arbeitsbereichsvorlagen für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte, Produkte und Dienstleistungen macht die Lösung von MondayCoffee nicht nur zur Single Source of Truth, sondern auch zum idealen Ort für die unternehmensinterne Zusammenarbeit.
Die Einführung erfolgt am Live-System
Die Implementierung der digitalen Arbeitsumgebung von MondayCoffee erfolgte hauptsächlich über das Live-System. Da die Lösung von MondayCoffee schon nach einer kurzen Analyse- und Konzeptphase sofort einsatzbereit ist, war das neue, noch leere System direkt live und konnte zusammen mit dem Projektteam mit Inhalten gefüllt werden. Auf diese Weise können sich Anwender von Anfang an mit dem System vertraut machen und Probleme schon vor dem Betrieb erkennen. Ein Kernteam aus MondayCoffee- und Bühler-Repräsentanten arbeitete von Anfang an eng zusammen und traf sich wöchentlich, um das Projekt voranzutreiben und Pilotanwender sowie Website-Inhaber zu unterstützen. Die Mitglieder des Kernteams sind weiterhin ein Bezugspunkt für das Unternehmen bei der weiteren Einführung.
Ergebnisse
- Infrastruktur: Wechsel von mehreren Plattformen zu Microsoft 365, das Kommunikation, Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit abdeckt. Wechsel von einer lokalen Infrastruktur zur leistungsstarken Microsoft-Cloud, die eine schnellere weltweite Verteilung von Daten ermöglicht.
- User: Eine einzige Plattform für alle Mitarbeiter weltweit zur Zusammenarbeit und zum einfachen Zugriff auf Unternehmensdaten – jederzeit, überall und auf jedem Gerät.
- Unternehmen: Effizienz- und Produktivitätssteigerung durch eine einzigartige Plattform, eine leistungsstarke Suchfunktion (Tagging), intelligente Schnittstellen, eine standardisierte und einheitliche Darstellung von Informationen und vordefinierte virtuelle Kollaborationsräume.
- Die Konsolidierung der Informationsspeicherung und -präsentation für Inhalte aus mehreren ausgemusterten Systemen (teilweise vor Ort) auf einer einzigen Plattform verbessert die Zugänglichkeit und reduziert den Wartungsaufwand sowie potenzielle Datenredundanzen.
- Erweiterte Suchportale garantieren einen mühelosen und schnellen Zugriff auf die notwendigen Informationen, was zu einer Effizienzsteigerung und einer höheren Ergebnisqualität führt.
- Suchfunktionen für und direkter Zugriff auf Inhalte aus dedizierten Systemen wie d.3, hybris und Simplex erleichtern und vereinfachen viele Arbeitsprozesse.
- Die strukturierte und einheitliche Darstellung sämtlicher standortspezifischen Informationen vereinfacht die Reiseplanung und die Interaktion mit den zuständigen Kollegen.
