Die Microsoft Power Platform eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, Geschäftsprozesse schneller zu digitalisieren und näher am Arbeitsalltag der Fachbereiche umzusetzen. Entscheidend ist dabei vor allem, wie Unternehmen ähnliche Prozesslogiken einheitlich abbilden, statt immer neue Einzellösungen mit Überschneidungen, Mehrfachaufwand und zusätzlichem Schulungsbedarf entstehen zu lassen.
Im Interview erklärt Massimo Erroi, Principal Business Consulting bei MondayCoffee, warum Prozessdigitalisierung mit der Microsoft Power Platform nicht damit beginnt, möglichst schnell eine App zu bauen. Entscheidend ist zuerst der Blick auf den Arbeitsalltag: Wie läuft ein Prozess heute wirklich, wo gehen Informationen verloren und wie lässt sich daraus eine Lösung entwickeln, die im Unternehmen einheitlich funktioniert?
Massimo, wenn du mit Unternehmen über Prozessdigitalisierung sprichst: Wo liegen im Alltag die grössten Herausforderungen?
In der Praxis sehen wir oft, dass Prozesse zwar dokumentiert sind, die Dokumentation allein aber nicht ausreicht, um eine saubere Governance sicherzustellen. Mitarbeitende halten sich nicht immer konsequent daran oder interpretieren Abläufe unterschiedlich.
Ein zweites grosses Thema sind Medienbrüche. Sobald ein Prozess nicht durchgängig abgebildet ist, verliert man die Nachvollziehbarkeit: Wo steht der Prozess? Wer hat was gemacht? Wo liegen die relevanten Informationen? Genau dort entstehen im Alltag die meisten Probleme.
Wenn klar ist, wo im Alltag die grössten Herausforderungen liegen, stellt sich die nächste Frage: Wie kommt man von einzelnen Beobachtungen zu einem sinnvollen Vorgehen für die Prozessdigitalisierung?
Die erste Frage ist immer: Wie arbeitet ihr heute wirklich? Dabei zeigt sich häufig eine Diskrepanz zwischen dem, was dokumentiert ist, und dem, was tatsächlich im Alltag passiert.
Danach geht es darum zu verstehen, warum überhaupt etwas verändert werden soll.
Und der dritte Punkt, der oft vergessen wird: Was funktioniert heute gut? Nicht alles muss ersetzt werden. Gute Dinge sollte man bewusst übernehmen, sonst verliert man funktionierende Elemente.
Diese Bestandsaufnahme findet heute in einem Umfeld statt, das sich stark verändert hat. Microsoft 365 ist in vielen Organisationen gesetzt und mit der Power Platform rücken neue Möglichkeiten für Digitalisierung, Automatisierung mit und ohne KI in den Fokus. Warum erleben wir aktuell so viel Bewegung rund um M365 und die Power Platform?
Ein grosser Treiber war sicher Corona. Dadurch wurde die Einführung von Microsoft 365, insbesondere Teams, massiv beschleunigt. Viele Unternehmen mussten ihre Arbeitsweise kurzfristig anpassen, und das hat die Entwicklung um mehrere Jahre nach vorne gebracht.
Gleichzeitig sehen wir eine Bottom-up-Bewegung: Mitarbeitende merken, dass sie effizienter arbeiten könnten. Manuell bearbeitete Excel-Listen, die per E-Mail zirkulieren, lassen sich mit der Technologie, die heute zur Verfügung steht, deutlich besser lösen. Und es gibt eine Top-down-Perspektive: Unternehmen realisieren, dass Microsoft 365 mehr ist als Teams. Natürlich spielt auch eine Rolle, dass Microsoft vermittelt, Automatisierung mit der Power Platform sei einfach. Das senkt die Einstiegshürde, birgt aber auch Risiken: Wenn alle anfangen, selbst Lösungen zu bauen und Tools so einzusetzen, wie es für sie persönlich am besten passt, fehlen am Ende gemeinsame Standards.
Wenn gemeinsame Standards fehlen, kann insbesondere auch die Power Platform schnell vom Beschleuniger zum Risiko werden. Welche typischen Fehler oder Herausforderungen siehst du bei Unternehmen, die mit der Power Platform starten?
Der größte Fehler ist, dass man sich nicht im Vorfeld überlegt, wie und wofür die Plattform eingesetzt werden soll.
Die Power Platform ist so aufgebaut, dass grundsätzlich jeder etwas entwickeln kann. Für einfache Szenarien funktioniert das gut. Sobald es aber um businesskritische Prozesse geht, die tief in die Wertschöpfung eines Unternehmens eingreifen, reicht das nicht mehr.
In der Praxis sieht man oft, dass schnell etwas gebaut wird, ohne Governance, Sicherheit oder Daten ausreichend mitzudenken. Am Ende fehlt die Gesamtsicht und genau das wird langfristig zum Risiko.
Wie gross die Spannweite ist, zeigt sich besonders gut an den unterschiedlichen Einsatzszenarien. Was sind typische Use Cases an diesen beiden Extremen?
Am einfachen Ende stehen klassische Genehmigungsprozesse, zum Beispiel wenn ein Dokument geprüft und freigegeben werden muss. Das lässt sich relativ schnell umsetzen. Am anderen Ende stehen End-to-End-Prozesse, zum Beispiel vom Angebot über die Auftragsabwicklung bis hin zur Verrechnung, oft inklusive Integration in ERP-Systeme.
Der Unterschied liegt nicht nur in der technischen Komplexität, sondern vor allem im Business. Je näher ein Prozess an der Wertschöpfung ist, desto wichtiger sind ein sehr gutes Verständnis für das Geschäftsmodell, die beteiligten Rollen und die Abhängigkeiten im Prozess.
CoffeeNet 365: Die Basis für skalierbare Power-Platform-Lösungen
CoffeeNet® 365 ist das Company OS für Microsoft 365: Es verbindet den Microsoft-Baukasten mit den realen Abläufen der Organisation und macht daraus eine standardisierte, strukturierte Arbeitsumgebung, in der Abteilungen, Projekte und Prozesse so abgebildet werden, wie die Organisation tatsächlich arbeitet.
Im Kontext der Power Platform ist dies besonders wertvoll: Wiederholbare Use Cases lassen sich als Vorlagen definieren, mit Regeln, Berechtigungen und Automatisierungen verbinden und bei Bedarf konsistent in neue Arbeitsräume ausrollen.
Bleiben wir am komplexeren Ende: Bei einem schweizweit tätigen Unternehmen im Bereich Gebäudetechnik habt ihr die Angebots- und Projektabwicklung auf Basis von Microsoft 365 und der Power Platform zentral neu strukturiert. Bereits einen Monat nach dem Go-Live waren über 500 Angebote erfasst und mehr als 200 Projekte gestartet. Was waren aus deiner Sicht die Gründe, warum diese Lösung so schnell im Alltag funktioniert hat, und was lässt sich daraus allgemein über den Mehrwert der Power Platform ableiten?
Aus meiner Sicht war entscheidend, dass die Lösung nicht als zusätzliches System eingeführt wurde, sondern auf der bestehenden Microsoft-365-Umgebung aufbaut. Die Mitarbeitenden mussten also nicht in eine komplett neue Welt wechseln, sondern konnten in einer vertrauten Umgebung weiterarbeiten. Genau dadurch entsteht der eigentliche Mehrwert: Der Ablauf wird nicht mehr über mehrere Werkzeuge und Zwischenlösungen verteilt, sondern durchgängig und ohne Medienbrüche abgebildet. Informationen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungen bleiben an einem Ort nachvollziehbar. Alle Projektleiter an allen Standorten und in allen Sprachen arbeiten einheitlich nach demselben Standard, statt dass jede Region ihre eigene Lösung nutzt.
Daraus lässt sich auch der allgemeine Mehrwert der Power Platform ableiten: Er entsteht nicht durch die Digitalisierung eines einzelnen Prozesses, sondern dort, wo mehrere Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis abgebildet werden. So entsteht Transparenz über Abläufe, Informationen und Entscheidungen und damit die Grundlage, Prozesse nicht nur effizienter umzusetzen, sondern auch besser zu steuern. Gleichzeitig profitiert man von bestehenden Microsoft-365-Standards: Themen wie Integration und Sicherheit (Identity Protection, Information Protection, Endpoint Protection) sind in vielen Fällen bereits gelöst – sprich ein Standard ist bereits da.
Kurz gesagt: Der Plattformvorteil der Power Platform ist aus meiner Sicht immer grösser als der Vorteil, den ein Dritttool über ein einzelnes Leistungsmerkmal bringen kann.
Genau deshalb sollten Unternehmen die Power Platform als strategisches Thema verstehen.
Ja. Weil sich gerade verschiebt, wie Business-Software gedacht wird. Satya Nadella hat sinngemäss darauf hingewiesen, dass klassische SaaS- und Business-Applikationen in der Agenten-Ära an Bedeutung verlieren könnten: Viele dieser Anwendungen bestehen im Kern aus Datenbanken, festen Masken und hart verdrahteter Geschäftslogik. Wenn diese Logik zunehmend in eine KI- oder Agentenebene wandert, wird wichtiger, wie gut Unternehmen ihre Prozesse und Daten selbst strukturieren können. Genau deshalb ist die eigene Prozesslandschaft jetzt ein strategisches Thema. Wer heute nur einzelne Abläufe automatisiert, gewinnt punktuell Effizienz. Wer aber Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis standardisiert, schafft Steuerbarkeit und das Fundament für skalierbare Automatisierungs- und KI-Lösungen.
Neugierig, wie das bei Ihnen aussehen kann?
