Unternehmen, die ihr M365 wirklich im Griff haben
Was im Webinar diskutiert wird
Wo wird aus einer Idee eine tragfähige Anwendung?
Welche Merkmale zeigen, ob ein Prozess zur Power Platform passt und wo Risiken wichtiger werden als technische Möglichkeiten.
Selber bauen oder bewusst einkaufen?
Warum dieselbe Technologie je nach Anwendung zu einer völlig anderen Make-or-Buy-Entscheidung führen kann.
Was macht schnelle Entwicklung plötzlich teuer?
Wie unausgesprochene Erwartungen und ein bewegliches Ziel aus einem einfachen Vorhaben ein schwieriges Projekt machen.
Wann sind drei Sekunden besser als eine Automation?
Weshalb weniger Technik manchmal die robustere Lösung ergibt und wo der eigentliche Prozesswert entsteht.
Prozesse verbinden statt neue Insellösungen schaffen
Ein Risiko entsteht in einer Abteilung, ein Verbesserungsvorschlag in einer anderen und ein wiederkehrendes Problem landet im Ticketsystem. Inhaltlich hängen die Vorgänge zusammen. Technisch werden sie jedoch häufig in getrennten Werkzeugen, E-Mails und Chats bearbeitet.
«Wir konzentrieren uns nicht nur auf die Automation von Prozessen, sondern wir versuchen, die Arbeitsweisen mit zu transformieren.» Mit diesem Anspruch zeigt Gian Anton Zardini, wie sich verwandte Abläufe nach gemeinsamen Prinzipien modellieren und in Microsoft 365 zusammenführen lassen.
Wie unterschiedlich solche Anwendungen aussehen können, verdeutlichen Beispiele aus dem Risiko- und Verbesserungsmanagement, der Bearbeitung internationaler Ausschreibungen und der Spesenerfassung. Der Mehrwert entsteht dort, wo Informationen, Entscheidungen und nachgelagerte Schritte nicht länger über mehrere Werkzeuge verteilt sind.
Den Benutzer ins Zentrum stellen
„Prozesse zu digitalisieren und eine digitale Transformation durchzuführen, ist nicht dasselbe. Wenn man den Benutzer ins Zentrum setzt, entstehen ganz andere Ansätze für die Kombination und Vereinfachung von Prozessen.“
Gian Anton Zardini
Customer Success Officer und Leiter Consulting, MondayCoffee
Warum Automatisierung allein nicht reicht
Eine digitale Maske und einige automatisierte Schritte machen aus einem bestehenden Ablauf noch keine digitale Transformation. Wer nur den heutigen Prozess technisch nachbaut, übernimmt häufig auch seine Brüche und Umwege.
Zardini beginnt deshalb nicht bei der App, sondern im Arbeitsalltag: Wo entstehen Informationen? Welche Entscheidungen hängen zusammen? Und welche Logiken lassen sich wiederverwenden? Erst danach stellt sich die Frage, wie die Power Platform den Ablauf unterstützt.
Im Webinar wird dieser Unterschied direkt an den Anwendungen sichtbar. Dabei zeigt sich nicht nur, was technisch möglich ist, sondern auch, welche Prozessschritte bewusst anders gedacht wurden und wo KI tatsächlich unterstützt.
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Selber bauen oder Standardsoftware kaufen?
Nach den Praxisbeispielen tritt Reto Meneghini einen Schritt zurück. Denn bevor eine Anwendung gebaut wird, steht eine grundlegendere Entscheidung an: Soll das Unternehmen sie tatsächlich selbst entwickeln oder besser als Standardsoftware einkaufen?
Über Jahrzehnte sprach vieles für Buy. Cloud, Low Code und KI haben die Ausgangslage verändert. Was Standardsoftware weiterhin bietet, ist jedoch der Transfer von Verantwortung und Risiken.
«Es sind typischerweise nicht die technischen Möglichkeiten, die entscheiden», fasst Meneghini zusammen. Geschäftskritikalität, Komplexität und regulatorische Anforderungen können für Standardsoftware sprechen. Kleine, klar begrenzte Anwendungen eignen sich dagegen häufig für Make. Dazwischen muss jedes Unternehmen neu abwägen.
Wenn einfache Entwicklung plötzlich teuer wird
Low Code macht den Einstieg sichtbar einfach. Genau darin liegt eine Gefahr: Die Entwicklung beginnt, bevor alle Beteiligten dasselbe Bild vom Ergebnis haben. Implizite Annahmen, ein bewegliches Ziel oder ein formal korrektes, aber enttäuschendes Resultat können ein Projekt schnell verändern.
Wie weit Vorstellungen auseinanderliegen können, zeigt Meneghini mit dem Wunsch nach einem «coolen Fahrzeug». Was der Auftraggeber voraussetzt und was der Entwickler darunter versteht, wird erst sichtbar, als die Lösung bereits steht.
Der technologische Vorteil ersetzt deshalb nicht die gemeinsame Klärung vor dem Bau. «Scoping, Scoping, Scoping», warnt Meneghini. Welche Erfahrungen hinter dieser Zuspitzung stehen, schildert er im Webinar ungewöhnlich offen.
Der Wert liegt im standardisierten Ablauf
„Oft ist es nicht die perfekte Automatisierung, die den Vorteil bringt, sondern ein standardisierter Ablauf. Dort liegt der wirkliche Wert.“
Reto Meneghini
CEO und Mitgründer von MondayCoffee
Warum weniger Automation mehr bewirken kann
Nicht alles, was automatisiert werden kann, sollte automatisiert werden. An einem Freigabeprozess zeigt Meneghini, wie aus einem scheinbar einfachen Automatismus eine aufwendige Ausnahmelogik entstehen kann.
Die Alternative dauert wenige Sekunden und funktioniert auch dann, wenn die organisatorische Realität vom Normalfall abweicht. «Oft ist es nicht die perfekte Automatisierung, die den Vorteil bringt, sondern dass man einen standardisierten Ablauf eines Prozesses hat», erklärt Meneghini.
Im Replay wird direkt am Prozess sichtbar, weshalb weniger technische Raffinesse in manchen Fällen die robustere und günstigere Lösung ist.
Neue Möglichkeiten, neuer Wildwuchs?
Je einfacher Mitarbeitende eigene Anwendungen erstellen können, desto schneller wächst die Zahl der Apps, Datenquellen und Abhängigkeiten. Meneghini vergleicht diese Entwicklung mit Excel und Access. Die Power Platform erweitert die Möglichkeiten, verbindet jedoch zugleich Daten aus Microsoft 365 und weiteren Systemen.
Damit steigen die Folgen fehlender Ordnung. Daten liegen in persönlichen Ablagen, Zugriffe passen nicht oder Anwendungen hängen an Strukturen, die niemand mehr zuverlässig überblickt. Aus vielen nützlichen Einzelinitiativen kann so der nächste Wildwuchs entstehen.
Wer die Power Platform strategisch einsetzen will, braucht deshalb ein gemeinsames Datenfundament, klare Verantwortlichkeiten und Regeln für Betrieb und Weiterentwicklung. Wie sich Anwendungen in eine strukturierte Microsoft-365-Arbeitsumgebung einordnen lassen, führen Zardini und Meneghini im Webinar zusammen.
Der eigentliche Wert entsteht im Zusammenspiel
Die Beispiele führen zu einer gemeinsamen Erkenntnis: Die Power Platform schafft ihren grössten Nutzen nicht dort, wo ein einzelner manueller Schritt verschwindet. Entscheidend ist, wie Prozesse zusammenspielen und Informationen, Entscheidungen und Aufgaben verbunden bleiben.
Dafür müssen Unternehmen drei Fragen beantworten: Was sollten sie selbst bauen? Wie eng muss der Umfang geklärt werden? Und welche Ordnung verhindert, dass erfolgreiche Einzelprojekte später zum Wildwuchs werden?
Im vollständigen Webinar zeigen Gian Anton Zardini und Reto Meneghini die Anwendungen, Modelle und Projekterfahrungen hinter diesen Fragen. Gerade die Verbindung aus konkreten Lösungen und offen geschilderten Grenzen macht sichtbar, warum bei der Power Platform nicht möglichst viel, sondern das Richtige entwickelt werden sollte.
Microsoft liefert die Tools. CoffeeNet 365 ist Ihr Company OS.
Mit CoffeeNet 365 wird Microsoft 365 vom Tool‑Baukasten zur produktiven Arbeitsumgebung: Best‑Practice‑Strukturen, klare Standards und zusätzliche Funktionen für den Arbeitsalltag – damit Zusammenarbeit in Abteilungen, Projekten und Meetings einheitlich funktioniert und Informationen dort sind, wo man sie erwartet.
