Die Schweizer POK Pühringer Gruppe betreibt mehrere Beteiligungsgesellschaften aus unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern.
Ausgangslage
Die Schweizer POK Pühringer Gruppe betreibt mehrere Beteiligungsgesellschaften aus unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern. Im Rahmen der Migration in die Microsoft-365-Welt wollte die Gruppe die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren.
Dabei galt es, die verschiedensten Anforderungen der Beteiligungsgesellschaften zu berücksichtigen – von Intranet-Funktionalitäten und einer offenen Kommunikation über Ablageprozess und -strukturen bis hin zum Meeting Management mit Aufgabenplanung und Reporting.
Gleichzeitig mussten die typischen Herausforderungen von Unternehmensgruppen gemeistert werden, die oft zu einer Erfolgsbremse für eine moderne Arbeitsweise werden.
- Technische Herausforderungen: eine passende Infrastruktur, die eine moderne, einheitliche und sichere Arbeitsweise in einer Unternehmensgruppe überhaupt ermöglicht
- Kulturelle Herausforderungen: die Definition und Umsetzung einer gemeinsamen Vision für modernes Arbeiten in einer vernetzten Organisation
- Strukturelle Herausforderungen: das Au rechen von Silo-Landschaften (Firmensilos, Abteilungssilos, Teamsilos) für einen oenen, aber geregelten Informationsf luss und Wissensaustausch
MondayCoffee überzeugte die POK Pühringer Gruppe mit ihrer Modern-Work-Lösung – eine eigens entwickelte Methodik zur Etablierung einer modernen Arbeitsweise und Einführung einer standardisierten, digitalen Arbeitsumgebung für Microsoft 365 – unter dem Namen RIC-Hub.
Lösung
In einem ersten Schritt haben wir mittels einer Soll-Ist-Analyse die Bedürfnisse der verschiedenen Gesellschaften sowie der Gruppe eingeholt. Wir beleuchteten die Stärken, insbesondere die zu realisierenden Potentiale der Gruppe. Erfasst wurden aber auch bestehende Schwächen und vor allem die Ziele, die man in Bezug auf die Kommunikation, Information und Zusammenarbeit erreichen wollte, um die Gruppe zu stärken und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern. Dazu gehörten, um nur einige zu nennen:
- Ausbau des Wissensaustauschs: gegenseitiges Lernen und Partizipieren an Themen, die über den eigenen Bereich hinausgehen
- Zusammenarbeit fördern: eine gruppenweite Zusammenarbeit in Teams, auf Projekten sowie mit Kunden und Lieferanten ermöglichen und stimulieren
- Agile und ständige Weiterentwicklung begünstigen: die Visibilität von neuen Ideen steigern und schnell wechselnden Teams die richtige Umgebung bieten, um neue Themen voranzutreiben
- Mehr Effizienz in der Arbeitsweise: Die Zusammenarbeit auf Projekten, Themen und Abteilungen findet virtuell statt in standardisierten und einheitlichen Räumen, welche gleichzeitig das Meeting Management und alles, was dazu gehört, vereinfachen
- Ein attraktives, modernes Arbeitsumfeld: Alle Mitarbeitenden greifen für die Kommunikation und Zusammenarbeit auf dieselbe Plattform zu und können gezielt und in Echtzeit erreicht werden
Build-Test-Learn: Schrittweise zur richtigen Konfiguration
In einem zweiten Schritt haben wir die Zielsetzungen und Bedürfnisse in typische Zusammenarbeits- und Kommunikationsszenarien übersetzt und mithilfe unserer out-of-the-box Collaboration Plattform digital visualisiert und erlebbar gemacht. Somit konnten wir mit Gruppen- und Firmenvertreter:innen gleich live am System die verschiedenen Use Cases besprechen, Erfahrungen sammeln und weiterentwickeln. Schritt für Schritt und mit dem „Build-Test-Learn“-Ansatz haben wir für die POK Pühringer Gruppe eine passende, standardisierte digitale Arbeitsumgebung (RIC-Hub) konfiguriert und die neue Arbeitsweise in der Organisation verankert.
Resultate
Heute arbeiten fast alle Beteiligungsgesellschaften mit dem RIC-Hub. Die verschiedenen Firmen nutzen virtuelle Workspaces, die CI/CD-konform und gleichzeitig nach einem einheitlichen und gruppenweiten Konzept aufgebaut sind.
Auf Knopfdruck können die vordefinierten und mit den richtigen Zugriffsrechten hinterlegten Workspaces eröffnet werden, während die einheitliche Strukturierung die notwendige Orientierung bei den verschiedenen Mitarbeitenden schafft. Arbeitet ein Mitarbeitender einer Firma morgen auf einem Projekt einer anderen, findet er sich im Workspace sogleich zurecht. Und nicht nur das. Auch die Aufgaben, die man in den Workspaces erledigen kann, wurden standardisiert und vereinheitlicht. Dazu gehören beispielsweise die Kommunikation, das Aufgabenmanagement, das Meeting Management oder die Datenablage. Die für die verschiedenen Aufgaben benötigten Microsoft 365 Services oder Apps sind im RIC-Hub bereits konfiguriert und synchronisiert.
Die Mitarbeitenden müssen sich also keinen Gedanken zu Tools machen, sondern können sich auf ihre Arbeit konzentrieren und diese am gewünschten Ort ausführen.
Der RIC-Hub kann auch ganz einfach aus Microsoft Teams raus bedient werden, sollten Mitarbeitende Microsoft Teams als Einstiegspunkt SharePoint vorziehen.
- Mehr Transparenz für stärkere Synergien und ein tieferes Wir-Gefühl: Mit dem RIC-Hub wurde auch die Transparenz erhöht. Ein Überblick über alle Projekte und Themen in der Gruppe ist heute schnell geschaffen, wodurch Synergien einfacher realisiert und Potenziale besser genutzt werden können. Die stärkere Transparenz bedeutet gleichzeitig auch bessere Sichtbarkeit von besonders engagierten und talentierten Mitarbeitenden. Mit dem RIC-Hub haben sie eine Plattform, um Ideen zu platzieren, eigenständig Projekte zu starten (dem Gruppenstandard entsprechend) und auf den passenden und geregelten Kommunikationskanälen darüber zu berichten und in Erscheinung zu treten. Der Informationsfluss allgemein wurde mit dem RIC-Hub verbessert. News der einzelnen Firmen, Abteilungen, Projekte oder Arbeitsgruppen sind nun einfach und rasch einsehbar. Erfolge können auf Gruppenebene gefeiert und Herausforderungen gezielt adressiert werden.
- Sicheres Dokumentenmanagement: Mithilfe der neuen, digitalen Arbeitsumgebung konnten auch zentrale Abläufe vereinfacht und modernisiert werden. Dazu gehört zum einen das Dokumentenmanagement, insbesondere für die ISO-zertifizierten 5-Sterne-Hotels der Gruppe, das gewissen Standards unterliegt. Es ist einfach ersichtlich, wer das Dokument erstellt, wann bearbeitet, geprüft oder freigegeben hat und an wen es verteilt wurde. Die Ablagestruktur wurde mit einer durchdachten Berechtigungsstruktur versehen. Freigabe, Änderungs- und Archivierungs- sowie Lesebestätigungsprozesse wurden automatisiert.
- Modernes Eventmanagement: Die Hotels der POK Pühringer Gruppe organisieren unter dem Jahr zahlreiche Events. Früher wurden die relevanten Informationen eines Events in einem PDF zusammengetragen und per E-Mail an die internen Dienstleister versandt. Das Vorgehen führte oft zu Unklarheiten über den aktuellen Stand und Zuständigkeiten. Mit dem RIC-Hub werden die Informationen über einen Workflow zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person verteilt. Auf den aktuellen Stand eines Events kann jede berechtigte Person jederzeit zugreifen.
- Neuer Standard bei Bauprojekten: An grossen Bauprojekten sind viele interne und externe Parteien beteiligt, die von der Bauabteilung der Pühringer Gruppe gemanaged werden müssen. Sie brauchen die richtigen Zugriffsrechte auf die richtigen Dokumente, müssen in die Projektkommunikation eingebunden sein und einen Überblick des Projekts haben. Dafür ist im RIC-Hub ein spezieller Workspace vorgesehen. Dieser besteht aus einem Haupt-Workspace, auf welchen alle Projektbeteiligten Zugriff haben und der für die gesamtheitliche Kommunikation, die Zusammenarbeit, das Datenmanagement und das Aufgabenmanagement genutzt wird. Mit dem Haupt-Workspace verknüpft sind private Seiten, die für einzelne Projektbeteiligte (z. B. die Bauherrschaft) genutzt werden, um vertrauliche Informationen auszutauschen. Der Vorteil: Das Projekt und die Beteiligten werden an einem Ort gemanaged, die notwendigen Vorkehrungen für vertrauliche Themen sind automatisiert getroffen.
- Modern bleiben: MondayCoffee entwickelt ihre Modern-Work- place-Lösung stetig weiter, damit die digitale Arbeitsumgebung der Kund:innen auch modern bleibt. Die Pühringer Gruppe gehört immer zu den Ersten, die neue Entwicklungen ausprobieren und einsetzen, um auch in Zukunft an vorderster Front dabei zu sein, wenn es um eine moderne Arbeitsweise geht.
«Die historisch gewachsenen Informationssilos hatten an der Effizienz genagt und interne Prozesse gebremst. Mit der neuen Collaboration-Plattform sind wir mit allen Gesellschaften in der digitalen Arbeitsumgebung angekommen. Heute arbeiten wir in virtuellen Collaboration-Räumen projekt- und unternehmensübergreifend zusammen. Informationen sind jederzeit up-to-date und schnell ersichtlich – und zwar für alle mit den nötigen Berechtigungen. Relevante Dokumente und persönliche Aufgaben lassen sich leichter finden und überblicken. Auch Potenziale werden auf Mitarbeiter- und Gruppenebene automatisch sichtbar. Und gerade in Unternehmensgruppen hilfreich: Man bekommt endlich mit, was bei den anderen Abteilungen und Firmen passiert. Wir fühlen uns mit RIC-Hub und MondayCoffee als Partner für die Zukunft gut aufgestellt, auch weil wir wissen, dass MondayCoffee die moderne Arbeitsweise immer wieder hinterfragt und die Integration von neuen Funktionalitäten zeitnah und einfach ermöglicht.»
— Tobias Riedweg, Verwaltungsrat Geschäftsleiter Beteiligungen bei POK Pühringer AG
