Unternehmen, die ihr M365 wirklich im Griff haben
Was im Webinar diskutiert wird:
Warum bleiben M365-Lizenzen unter ihren Möglichkeiten?
Warum gute Tools allein noch nicht dazu führen, dass sie im Unternehmen wirklich genutzt werden.
Wie wird aus Tools eine Arbeitsumgebung?
Wie standardisierte Arbeitsbereiche den Einstieg erleichtern und technische Details in den Hintergrund rücken.
Was braucht nachhaltige Governance?
Wie Arbeitsräume, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen auch nach der Erstellung übersichtlich bleiben.
Warum wird Datenqualität für KI entscheidend?
Warum Copilot auf aktuelle Inhalte, klare Zuständigkeiten und verlässliche Strukturen angewiesen ist.
Viele Tools, wenig Wirkung
Microsoft 365 kann viel. Genau das macht die Plattform für Unternehmen so interessant, im Arbeitsalltag aber nicht automatisch einfach. Mitarbeitende möchten ein Projekt starten, Wissen teilen, Entscheidungen festhalten oder mit externen Partnern zusammenarbeiten. Welche App dafür zuständig ist, wie sie konfiguriert wird und welche Berechtigungen nötig sind, ist für sie zunächst zweitrangig.
Aus Gesprächen mit Unternehmen kennt Reto Meneghini ein wiederkehrendes Bild: Eine kleine Gruppe nutzt Microsoft 365 sehr professionell, während viele andere bei den Basisfunktionen bleiben. Das liegt nicht daran, dass die Werkzeuge zu wenig könnten. Vielmehr ist es schwierig, aus Teams, SharePoint, Planner, OneNote und weiteren Anwendungen eine Arbeitsumgebung zu bauen, die im Alltag verständlich bleibt und von allen ähnlich genutzt wird.
«Der Anwender interessiert sich im ersten Moment überhaupt kein bisschen für irgendwelche Apps und Dienste und technische Details von Microsoft», sagt Reto. Entscheidend sei nicht, welche Funktionen vorhanden sind, sondern ob Mitarbeitende ihre Arbeit damit einfacher erledigen können. Genau an dieser Stelle gehe in vielen Unternehmen ein grosser Teil des vorhandenen Potenzials verloren.
Arbeiten statt Arbeitsumgebungen bauen
"Projektleiter, Abteilungsleiter oder Product Manager wollen mit ihren Teams zusammenarbeiten. Sie haben weder Lust noch Zeit, Arbeitsumgebungen für ihre Teams zu bauen, sondern gehen davon aus, dass sie eine fertige Arbeitsumgebung bekommen und einfach arbeiten können."
Reto Meneghini
CEO und Mitgründer von MondayCoffee
Der Nutzer will arbeiten, nicht Systeme bauen
Wie gross die Lücke zwischen technischem Baukasten und praktischer Nutzung sein kann, macht Reto mit einem Vergleich deutlich. Wer Auto fahren möchte, bestellt kein Sortiment aus Einzelteilen, liest technische Anleitungen und baut sich daraus sein eigenes Fahrzeug. Bei Microsoft 365 wird von Mitarbeitenden jedoch häufig genau das erwartet: Sie erhalten viele leistungsfähige Werkzeuge und sollen selbst herausfinden, wie daraus ein funktionierender Arbeitsbereich entsteht.
«Der Autofahrer will Auto fahren und nicht Autos bauen», fasst Reto zusammen. Für Projektleiter, Abteilungsleiter oder Product Manager gilt dasselbe. Sie möchten mit ihren Teams arbeiten, statt sich mit technischen Abhängigkeiten, Berechtigungsmodellen und der Konfiguration einzelner Apps zu beschäftigen.
Im Webinar zeigt Reto deshalb einen Ansatz, der nicht bei den einzelnen Tools, sondern bei der Aufgabe beginnt. Mitarbeitende wählen den Arbeitsbereich, der zu ihrem Vorhaben passt. Bei MondayCoffee gibt es beispielsweise eigene Workspaces für Projekte, Leads oder One-to-one-Gespräche. Ein Projektleiter eröffnet also nicht nacheinander ein Team, einen Planner-Plan und eine SharePoint-Ablage, sondern ein Projekt. Die benötigten Komponenten werden im Hintergrund bereitgestellt. Wie ein solcher Projekt-Workspace aufgebaut ist und wie die verschiedenen Funktionen zusammenspielen, zeigt Reto direkt im System.
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Struktur endet nicht bei der Erstellung
Mit der Erstellung eines einheitlichen Arbeitsbereichs ist allerdings erst der Anfang gemacht. Im Laufe der Zeit wechseln Mitglieder und Verantwortlichkeiten, Dokumente verlieren ihre Aktualität und manche Arbeitsräume werden nicht mehr benötigt. Berechtigungen, die beim Start richtig gesetzt waren, können später nicht mehr zur tatsächlichen Situation passen. Im zweiten Teil des Webinars knüpft Oliver Zeiser genau an diesem Punkt an und zeigt, wie sich Arbeitsbereiche über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg pflegen lassen.
Je länger solche Arbeitsbereiche bestehen, desto wichtiger wird die Frage, wie Unternehmen den Überblick behalten. Es gilt, veraltete Informationen zu erkennen, Zuständigkeiten zu klären und regelmässig zu prüfen, ob Inhalte und Zugriffe noch zur aktuellen Situation passen. Gerade mit Blick auf Copilot gewinnt diese laufende Pflege zusätzlich an Bedeutung. Wie sie sich sinnvoll organisieren lässt, zeigt Oliver anhand konkreter Beispiele im Webinar.
Dabei geht es nicht einfach darum, alte Bereiche möglichst schnell zu löschen. Ein Arbeitsraum kann verlängert, archiviert oder zu einem späteren Zeitpunkt entfernt werden. Welche Entscheidung sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab: Ein Projekt hat ein anderes Ende als eine Abteilung, und für ein Bauprojekt können andere Aufbewahrungspflichten gelten als für eine kurzfristige Arbeitsgruppe. Im Webinar zeigt Oliver, wie solche Prüfungen in den Arbeitsalltag eingebunden werden können, ohne daraus einen zusätzlichen, schwerfälligen Prozess zu machen.
Copilot ist nur so verlässlich wie seine Daten
"KI-Systeme wie Copilot greifen auf die vorhandenen Unternehmensdaten zu. Ohne Lifecycle Management liefert die KI potenziell veraltete oder fehlerhafte Antworten. Und wenn es Fehler im Berechtigungskonzept gibt, wird die KI sie sehr schnell offenbaren."
Oliver Zeiser
Director Software Development bei MondayCoffee
Governance muss zum Anwendungsfall passen
Gerade weil Arbeitsbereiche so unterschiedlich genutzt werden, kann Governance nicht für alle nach demselben Schema funktionieren. Ein Projekt, eine Abteilung und eine temporäre Arbeitsgruppe brauchen andere Regeln und andere Prüfzeitpunkte. Ebenso wichtig ist die Frage, wer eine Entscheidung überhaupt treffen kann. Die Person, die einen Arbeitsraum oder ein Dokument erstellt hat, ist später nicht automatisch für dessen Inhalt, Zugriff oder Aufbewahrung zuständig.
«Der Besitzer von seinem Arbeitsraum ist nicht zwingend der Verantwortliche», betont Oliver. Deshalb reicht es nicht, jemandem einen Link zu schicken und allgemein um eine Prüfung zu bitten. Die zuständige Person muss unmittelbar sehen können, welche Mitglieder, Gäste oder Dokumente überprüft werden sollen, welche Entscheidung ansteht und wie sich die Verantwortung bei Bedarf weitergeben lässt. Oliver zeigt im Webinar unter anderem, wie solche Informationen direkt in einem Review dargestellt werden und weshalb Dokumente dabei im Lesemodus geöffnet werden sollten.
Wenn KI alte Fehler leichter auffindbar macht
Mit Copilot gewinnt diese laufende Pflege zusätzlich an Bedeutung. Die KI greift auf die vorhandenen Unternehmensdaten zu und macht Informationen schneller auffindbar. Sind Inhalte veraltet oder Berechtigungen falsch gesetzt, verschwinden diese Probleme dadurch nicht. Sie werden lediglich leichter sichtbar und können sich unmittelbar auf die Antworten der KI auswirken.
Besonders wichtige Inhalte wie Datenschutzrichtlinien, Reise- und Spesenreglemente oder Sicherheitsvorschriften sollten deshalb nicht nur abgelegt, sondern bewusst aktuell gehalten werden. Mitarbeitende müssen erkennen können, dass sie die gültige Fassung vor sich haben, und zugleich eine einfache Möglichkeit erhalten, Fehler oder veraltete Angaben zu melden. So wird Datenqualität nicht zu einer einmaligen Aufräumaktion, sondern zu einem festen Bestandteil der Arbeitsumgebung.
Im vollständigen Webinar führen Reto und Oliver diese beiden Perspektiven zusammen: Reto zeigt, wie aus einzelnen Microsoft-365-Tools eine verständliche Arbeitsumgebung entsteht. Oliver erklärt, wie diese Umgebung langfristig ordentlich, sicher und aktuell bleibt. Zu sehen sind konkrete Beispiele aus CoffeeNet 365, darunter ein Projekt-Workspace, Abläufe für inaktive Arbeitsräume sowie Reviews von Mitgliedern und Inhalten.
Microsoft liefert die Tools. CoffeeNet 365 ist Ihr Company OS.
Vordefinierte Arbeitsbereiche und klare Standards helfen Teams, Projekte, Abteilungen und Meetings einheitlich zu organisieren. So finden Mitarbeitende Informationen dort, wo sie sie erwarten, ohne sich zuerst mit den einzelnen Microsoft-365-Tools beschäftigen zu müssen.
