Hybride Teams, digitale Zusammenarbeit, KI-gestützte Prozesse – moderne Arbeitsformen fordern neue Strukturen. Doch viele Unternehmen schöpfen ihr Potenzial nicht aus, weil es an Struktur und Klarheit fehlt. Katharina (Principal Business Consulting) und Gian (Customer Success Officer) erzählen, was Unternehmen heute bremst, was gute Führung auf Distanz braucht – und warum KI erst funktioniert, wenn die Hausaufgaben gemacht sind.
Katharina, du bist als Principal Business Consulting bei MondayCoffee für deutsche Kunden verantwortlich. Wenn du auf die letzten Jahre zurückblickst: Was hat sich beim Thema „sicheres modernes Arbeiten“ am meisten verändert?
Katharina: Moderne Tools für zeitgemässes Arbeiten sind zur Normalität geworden. Gleichzeitig zeigt sich aber, dass viele Arbeitsroutinen noch nicht wirklich angepasst wurden – gefühlt läuft nach wie vor fast alles über Outlook, und das eigentliche Potenzial moderner Plattformen wird oft noch nicht ausgeschöpft.
Ein Bereich, in dem deshalb noch immer viel Potenzial brachliegt, ist das ganzheitliche und strukturierte Gesamtverständnis für Modern Work. Das betrifft alle Unternehmensbereiche: Inhalte, Meetings, Projekte, Abteilungen.
Ich vergleiche das gern mit der Produktion: Dort stellt man nicht einfach eine neue Maschine hin. Man denkt in Prozessen, führt Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge aus, schult Mitarbeitende und schafft Schnittstellen zwischen Maschinen und Prozessen.
Genau diese strukturierte Herangehensweise ist auch für unsere Arbeit mit Daten, Inhalten und Tools entscheidend – gerade mit Blick auf künstliche Intelligenz. Denn um das Potenzial von KI ausschöpfen zu können, müssen wir zuerst unsere Hausaufgaben machen.
«Ein Bereich, in dem deshalb noch immer viel Potenzial brachliegt, ist das ganzheitliche und strukturierte Gesamtverständnis für Modern Work. Das betrifft alle Unternehmensbereiche: Inhalte, Meetings, Projekte, Abteilungen.»
— Katharina Louise Rausch, Principal Business Consultant
Gian, als Customer Success Officer leitest du das Consulting-Team, das aus Technical und Business Consultants besteht. Was bedeutet Customer Success konkret für MondayCoffee – und woran erkennt ihr ein erfolgreiches Projekt?
Gian: Für uns heisst Customer Success: angewandte Transformation. Unsere Kunden arbeiten durch unseren Einsatz nicht nur sicher in der Cloud – sie nutzen die M365-Tools auch sinnvoll, weil wir sie an konkreten Use Cases ausrichten.
Den Erfolg messen wir qualitativ und quantitativ: Wie haben die Mitarbeitenden ihre Arbeitsweise verändert? Wurde nach unserem Projekt die Mehrheit der Inhalte, die früher auf dem File Server lagen, in die Cloud migriert? Wird Outlook nicht mehr als Chat-Ersatz, sondern nur noch für verbindliche Dinge wie das Festhalten von Absprachen genutzt? Ein Indiz ist die Anzahl der E-Mails mit Anhängen, die mehrmals hin und her geschickt werden.
Ausserdem prüfen wir, ob sich Daten hauptsächlich in SharePoint befinden und nicht in OneDrive, das gerne als persönliche Hard Disk genutzt wird. Und wenn Dateien nicht mehr mit „final_final_“ enden, wissen wir: Es hat sich etwas bewegt. (schmunzelt)
«Für uns heisst Customer Success: angewandte Transformation. Unsere Kunden arbeiten durch unseren Einsatz nicht nur sicher in der Cloud – sie nutzen die M365-Tools auch sinnvoll, weil wir sie an konkreten Use Cases ausrichten.»
— Gian Anton Zardini, Customer Success Officer
MondayCoffee wurde im Jahr 2000 in der Schweiz gegründet. Seit acht Jahren sind wir auch in Deutschland aktiv, mittlerweile auch in Österreich. Was können Schweizer, deutsche und österreichische Kundinnen und Kunden voneinander lernen?
Katharina: Die Handhabung der digitalen Transformation ist in der Schweiz und in Österreich ganz ähnlich. Dort sind unsere Projekte oft auch ein Vorwand und Treiber für grössere Transformationen, die durch ein neues Management oder eine neue Generation vorangetrieben werden sollen. Unsere Arbeit ist ein gutes Instrument, um alte Gepflogenheiten und Arbeitsabläufe zu hinterfragen.
Gian: In Deutschland spielt der Betriebsrat eine grosse Rolle. Durch die gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen alle Stakeholder-Gruppen einer Organisation von Anfang an einbezogen werden. Das macht unsere Projekte nachhaltiger. Deshalb übertragen wir diesen Ansatz auch auf unsere Schweizer und österreichischen Kunden und achten darauf, frühzeitig alle Stakeholder an Bord zu holen.
Bei MondayCoffee war Remote-Arbeit von Anfang an möglich. Katharina, du lebst und arbeitest zum Beispiel in Deutschland und Spanien und führst dein Team komplett remote. Was sind eure drei wichtigsten Tipps für gute Führung auf Distanz?
Katharina: Klare Rollen, klare Ziele, klare Erwartungen – schriftlich festgehalten. Das ist das Fundament.
Gian: Und Remote braucht eine gute Struktur. Unser Consulting-Team ist bewusst in kleinere Einheiten aufgeteilt, die jeweils von einem Principal wie Katharina geführt werden. Remote funktioniert nicht mit klassischer Top-down-Führung – es braucht einfach mehr Granularität. Und ich würde im Remote-Umfeld «Führung» durch «Lenkung und Coaching» ersetzen.
Katharina: Dafür brauchen wir die digitale Infrastruktur und die Arbeitsweise, die wir auch bei unseren Kunden etablieren: Alle Inhalte sind strukturiert und vollständig in der Cloud verfügbar – auf jedem Gerät. Arbeitsprozesse sind digitalisiert und digital gelenkt, Team-Routinen hybrid. Zu Co-Working-Days, Informationstagen oder 1:1-Gesprächen trifft man sich bewusst auch mal persönlich. Erst dadurch werden echtes Vertrauen aufgebaut und Hemmschwellen abgebaut.
Gian: Es ist ein bisschen wie im Sport. Ohne ergebnisorientierte Lenkung und Coaching arbeitet man am Ziel vorbei. Es geht immer um das «Was»: Was wollen wir als Unternehmen erreichen? Wie sich dann jede und jeder Einzelne organisiert, bleibt in einer Remote Company dem Individuum oder dem Team überlassen. Stimmen die Resultate nicht, sucht man die Fehlerquelle und arbeitet dann mit gezieltem Coaching und Enablement auf das Ergebnis hin.
Gian, dein Team reicht von Generation Z und Millennials bis hin zu Babyboomern. Wie gelingt die Zusammenarbeit über Generationen hinweg? Was braucht es, um alle ins Boot zu holen?
Gian: Das Ziel muss für alle klar sein und darf sich nicht ständig verändern. Wenn es nicht erreicht wird, schauen wir gemeinsam auf die Ursachen und finden einen Weg. Wie dieser konkret aussieht, kann je nach Person oder Team variieren.
Wenn ihr auf eure Reise mit MondayCoffee zurückblickt: was waren für euch prägende Momente?
Gian: Unser eigener Mindset-Change hin zu einer granulären Organisationsstruktur mit einem ambitionierten Zielbild – verbunden mit der Übernahme der Verantwortung für dessen Erreichung gemeinsam mit den Principals und dem Team – war für mich ein prägender Prozess.
Katharina: Ich habe diesen Wandel von der anderen Seite erlebt – mit allen Höhen und Tiefen. Zwischendurch gab es auch mal schwierige Phasen und Durststrecken. Gerade dann waren das klare Zielbild und das Festhalten am gemeinsam deklarierten Ergebnis unser Anker. Heute wissen wir: Reibung gehört dazu und jede Phase – Storming, Norming, Performing – hat ihren Wert.
Und zum Schluss: Was wünscht ihr MondayCoffee zum 25. Geburtstag?
Gian: Weiterhin gesundes Wachstum – mit unserer DNA als Treiber und Kompass der unternehmerischen Entwicklung.
Katharina: Dass wir mit unserem Leistungsangebot relevant bleiben und begeistern. Unser Verspechen – Organisationen dabei zu helfen, ihre Arbeit besser zu organisieren, effizienter zusammenzuarbeiten und effektiver zu kommunizieren – gilt mehr denn je. Mit Beratung und praxisnaher Umsetzung von Use Cases, die den Nerv der Zeit treffen.
25 Jahre MondayCoffee: Von der Dotcom-Blase bis zur KI-Zukunft
Wie bleibt man über Jahrzehnte erfolgreich und innovativ? In diesem Interview teilen die Partner von MondayCoffee Reto Meneghini (CEO, Partner), Christian Züllig (Partner), Thomas Peyer (CTO, Partner) und Andreas Hänni (Partner) ihre grössten Meilensteine, Herausforderungen und Wendepunkte.
