Unternehmen, die ihr M365 wirklich im Griff haben
Was im Webinar diskutiert wird
Wann wird digitale Vielfalt zum Problem?
Warum zusätzliche Tools nicht automatisch zu besserer Zusammenarbeit führen und an welchen Stellen im Alltag Komplexität entsteht.
Was bedeutet Ordnung in Microsoft 365?
Wie sich Ablage, Kommunikation und Werkzeuge aufeinander abstimmen lassen, ohne alles in ein starres Regelwerk zu pressen.
Wie wird Governance alltagstauglich?
Warum Sicherheit erst dann greift, wenn klare Strukturen und wiederholbare Arbeitsweisen vorhanden sind.
Welche Grundlage braucht KI?
Weshalb Copilot und Automatisierung von nachvollziehbaren Ablagen und strukturierten Informationen profitieren.
Wenn aus vielen Lösungen ein neues Problem entsteht
Die digitale Arbeitsumgebung vieler KMUs ist nicht auf einmal entstanden. Sie ist über Jahre gewachsen: Ein Fileserver für Dokumente, Outlook für Abstimmungen, Teams für Videokonferenzen und Chats, dazu Telefonie, Fachanwendungen und weitere Cloud-Dienste für einzelne Aufgaben. Jedes Werkzeug erfüllt zunächst einen Zweck. Zusammengenommen entsteht jedoch eine Landschaft, in der Informationen über verschiedene Systeme verteilt sind und Mitarbeitende immer häufiger zwischen Anwendungen, Ablagen und Kommunikationskanälen wechseln.
Diese Situation begegnet MondayCoffee in Beratungsprojekten regelmässig. Im Webinar wurde deutlich, weshalb technischer Fortschritt allein den Arbeitsalltag nicht automatisch vereinfacht. Je heterogener die Umgebung werde, desto schwieriger sei es, den Überblick über Daten, Zugriffe und Verantwortlichkeiten zu behalten.
Wenn Komplexität zur Belastung wird
„Auch bei KMUs ist die Landschaft komplex. Die Daten sind an verschiedenen Orten verteilt und Mitarbeitende werden ständig unterbrochen. Die Folge sind mehr Suchaufwand, mehr Kommunikationsaufwand und weniger Zeit für die eigentliche Arbeit.“
Gian Anton Zardini
Customer Success Officer und Leiter Consulting, MondayCoffee
Komplexität kostet Aufmerksamkein
Die Folgen zeigen sich nicht nur in der IT. Wer für eine Information zuerst entscheiden muss, ob sie im E-Mail-Postfach, in einem Teams-Chat, auf dem Fileserver, in SharePoint oder in einer zusätzlichen Anwendung liegt, verliert Zeit und Konzentration. Zardini verwies dabei auf typische Belastungen im Arbeitsalltag: die Suche nach Dokumenten und Informationen, die wachsende Menge an E-Mails und Chats sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings.
Gleichzeitig kann die Vielzahl spezialisierter Lösungen ein falsches Gefühl von Sicherheit erzeugen. Einzelne Administrations- und Schutzwerkzeuge decken jeweils bestimmte Systeme ab. Eine durchgängige Sicht auf die gesamte Umgebung entsteht dadurch aber nicht zwingend. Besonders sichtbar wird diese Lücke, wenn Mitarbeitende zusätzliche KI- oder Übersetzungsdienste nutzen und dabei Unternehmensinformationen in externe Anwendungen übertragen.
Für Zardini liegt die erste Antwort deshalb nicht in einem weiteren Werkzeug. Vereinfachung wird selbst zu einer Schutzmassnahme. Bevor Unternehmen über zusätzliche Automatisierung oder KI sprechen, müssen sie wissen, welche Systeme sie tatsächlich benötigen und wo ihre Informationen hingehören.
Zuerst kommt die Auslegeordnung
Im Webinar verwendete Zardini dafür einen schweizerischen Begriff: die “Auslegeordnung”. Gemeint ist eine nüchterne Bestandsaufnahme der vorhandenen Ablagen, Werkzeuge und Kommunikationswege. Nicht jede bestehende Lösung muss verschwinden. Fileserver und spezialisierte Systeme können weiterhin sinnvoll sein, etwa für Finanz-, ERP- oder CAD-Anwendungen. Entscheidend ist jedoch, bewusst festzulegen, welche Informationen in welchem System geführt werden.
Für Dokumente und die tägliche Zusammenarbeit rücken dabei Teams und SharePoint in den Mittelpunkt. Dort lassen sich gemeinsame Ablagen, Versionierung und Metadaten nutzen. Doch auch eine Migration in die Cloud löst das Problem nicht automatisch. Werden gemeinsam benötigte Dateien lediglich in persönliche OneDrive-Ablagen verschoben, bleibt die Zusammenarbeit abhängig von einzelnen Personen. “Ja zur Cloud, aber am richtigen Ort”, lautete Zardinis Botschaft.
Zur Auslegeordnung gehört ebenso die Kommunikation. E-Mail bleibt sinnvoll, muss aber nicht jeden Austausch abbilden. Teams-Kanäle, Chats und Mitteilungen übernehmen unterschiedliche Aufgaben. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, welche Werkzeuge vorhanden sind, sondern wann welches davon eingesetzt wird.
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Von der Ordnung zur wiederholbaren Arbeitsweise
Sind Ablage, Werkzeuge und Kommunikationswege geklärt, kann Governance konkreter werden. Statt einzelne Regeln nachträglich über eine gewachsene Umgebung zu legen, schlägt Zardini vor, von den tatsächlichen Formen der Zusammenarbeit auszugehen. Eine Abteilung arbeitet anders als ein Projektteam, ein Gremium oder eine Gruppe mit externen Partnern. Für solche wiederkehrenden Anwendungsfälle lassen sich passende Arbeitsumgebungen definieren.
Dabei geht es nicht allein um eine vorgegebene Ordnerstruktur. Eine Vorlage kann festlegen, welche Microsoft-365-Werkzeuge benötigt werden, wie Dokumente organisiert sind und welche Regeln für Zugriffe und Zusammenarbeit gelten. Wird ein vergleichbarer Arbeitsbereich erneut benötigt, muss die Organisation diese Entscheidungen nicht jedes Mal von vorne treffen.
Aus individuellen Set-ups werden wiederholbare Arbeitsweisen. Das schafft eine einheitliche Grundlage, ohne dass jede Abteilung oder jedes Projekt identisch arbeiten muss. Gleichzeitig werden Datenschutz und Sicherheit nicht erst im Nachhinein kontrolliert, sondern bereits in die Struktur der Arbeitsumgebung eingebettet.
Erst das Fundament, dann die KI
„Die Herausforderung liegt nicht darin, weitere Werkzeuge einzuführen. Die Herausforderung besteht darin, festzulegen, welche Informationen wohin gehören, welche Werkzeuge verwendet werden und wie Zusammenarbeit organisiert wird. Erst dann werden Governance, Automatisierung und KI wirklich wirksam.“
Gian Anton Zardini
Customer Success Officer und Leiter Consulting, MondayCoffee
Struktur macht KI erst anschlussfähig
Eine geordnete Umgebung schafft schliesslich die Grundlage für den nächsten Entwicklungsschritt. KI-Werkzeuge und automatisierte Prozesse sind darauf angewiesen, dass relevante Informationen auffindbar und in einem nachvollziehbaren Kontext abgelegt sind. Sind Daten dagegen über persönliche Ablagen, Postfächer und nicht verbundene Anwendungen verteilt, bleibt auch ihr Nutzen begrenzt.
Im Webinar zeigte Zardini deshalb eine klare Reihenfolge auf: zuerst die Landschaft vereinfachen, dann Ablage und Zusammenarbeit strukturieren und darauf Governance, Automatisierung und KI aufbauen. Nicht die Anzahl der eingesetzten Funktionen entscheidet über den Fortschritt, sondern die Qualität des Fundaments.
Wie Unternehmen diese Auslegeordnung angehen können, welche Rolle standardisierte Arbeitsumgebungen dabei spielen und wie sich die Veränderung im Alltag messen lässt, erläutert Zardini anhand konkreter Beispiele im vollständigen Webinar.
Microsoft liefert Tools. CoffeeNet 365 macht daraus eine Arbeitsumgebung.
Mit CoffeeNet 365 wird Microsoft 365 vom Tool-Baukasten zur strukturierten Arbeitsumgebung. Wiederverwendbare Vorlagen verbinden Ablage, Kommunikation, Aufgaben und Governance, damit Mitarbeitende Informationen dort finden, wo sie diese erwarten, und neue Arbeitsbereiche nach denselben Grundprinzipien entstehen.
