Warum Microsoft-Teams-Projekte bei Versicherern anderen Regeln folgen
Versicherungsunternehmen betreiben eine IT-Landschaft, die Collaboration-Projekte von Beginn an prägt. Laut der Lünendonk-Studie „Digital Outlook: Insurance“ (Erhebung Q3/Q4 2023) wollen 79 % der Versicherer grosse Teile ihrer Individualsoftware beibehalten. Bestandsführung, Schadensystem und Dokumentenmanagement bleiben deshalb die Fixpunkte, um die herum Microsoft Teams eingeführt wird.
Cloud-Ausgliederung unter VAIT und DORA
Jeder Microsoft-365-Rollout auf Cloud-Basis ist für einen Versicherer eine Ausgliederung im Sinne der VAIT. Das verlangt eine Risikoanalyse, eine Exit-Strategie und eine belastbare Ausgliederungsvereinbarung mit dem Cloud-Anbieter. Seit Januar 2025 kommt DORA hinzu: 89 % der Versicherer sehen die Einbindung von IKT-Drittanbietern in ihre GRC-Prozesse als Herausforderung.
Die BaFin stellt für die Cloud-Nutzung keine neu definierten Ansprüche, sondern gleicht sie der Ausgliederung von IT-Dienstleistungen an. Wer diese Anforderungen vor dem ersten Rollout-Schritt klärt, vermeidet Nacharbeiten, die sonst mitten im Projekt auftauchen. Für die Fachbereiche bedeutet das Planungssicherheit: Der Rollout läuft nicht Gefahr, durch eine späte Revisionsfeststellung gestoppt zu werden.
Eine Belegschaft, vier Arbeitswelten
Ein Versicherer besteht nicht aus einer homogenen Nutzergruppe. Sachbearbeitung, Außendienst, Aktuariat und Schadensregulierung arbeiten mit unterschiedlichen Systemen, Rhythmen und Anforderungen an Mobilität und Datenzugriff.
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Innendienst und Sachbearbeitung: Sie brauchen strukturierte Dokumentenablage und Prozessintegration, damit Vorgänge ohne Medienbrüche weiterlaufen.
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Außendienst und Makler: Sie brauchen mobile, sichere Kommunikation, die private Messenger überflüssig macht.
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Aktuariat und Fachspezialisten: Sie brauchen strukturierte Zusammenarbeit in kleinen Teams und kontrollierten Zugriff auf sensible Daten.
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Schadensregulierer: Sie brauchen fallbezogene Zusammenarbeit, die an das Schadensystem angebunden ist.
Experten-Tipp
Erst die Ausgliederungsbewertung, dann der Pilot
Klären Sie Risikoanalyse, Exit-Strategie und Vertragsgestaltung mit Microsoft, bevor die erste Pilotgruppe startet. Ein Pilot ohne dokumentierte Ausgliederungsbewertung erzeugt Ergebnisse, die Sie später nicht skalieren dürfen.
Warum Microsoft-Teams-Rollouts bei Versicherern ins Stocken geraten
Die Technologie ist selten das Problem. Microsoft Teams ist eine leistungsfähige Plattform, die in den meisten Versicherungsunternehmen längst lizenziert ist. Die Schwierigkeiten entstehen im Ausgangszustand ohne strukturierte Begleitung.
Bereitstellung ohne Nutzung
Wird Microsoft Teams technisch bereitgestellt, aber nicht in die Arbeitsabläufe eingebettet, bleibt die Nutzung bei Chat und Videocall stehen. Die Lizenzkosten laufen weiter, die Sachbearbeitung arbeitet weiter mit E-Mail und Fileshares. Laut Lünendonk nennen 98 % der Versicherer mangelndes Know-how als grössten Hemmfaktor beim Einsatz neuer KI-Lösungen. Bei Collaboration-Plattformen zeigt sich dasselbe Muster: Ohne Adoption-Begleitung bleibt das Potenzial ungenutzt.
Schatten-IT im Außendienst
Wo der Außendienst keine einfache, freigegebene Alternative hat, entstehen WhatsApp-Gruppen und private Cloud-Speicher. Das ist die Folge fehlender Befähigung und fehlender mobiler Zielbilder, nicht mangelnder Disziplin. Jeder dieser Kanäle ist zugleich eine Lücke in der Cloud-Governance, die bei einer Revision auffällt.
Zwei Tenants nach dem Zusammenschluss
Nach einer Fusion treffen zwei Tenants mit unterschiedlicher Governance und Nutzungsreife aufeinander. Die Tenant-to-Tenant-Migration muss technisch sauber laufen und gleichzeitig eine einheitliche Governance unter VAIT-Anforderungen herstellen. Intern fehlt dafür häufig die Kapazität: 84 % der Versicherer sehen den Fachkräftemangel als grosse Herausforderung, und 58 % intensivieren deshalb ihre Partnerschaften mit IT-Dienstleistern.
Erfolgreiche Umsetzung am Beispiel SWICA
Wie ein erfolgreicher Weg aussieht, zeigt SWICA, eine der grossen Kranken- und Unfallversicherungen der Schweiz mit rund 1.500 Mitarbeitenden. Das Unternehmen löste eine veraltete SharePoint-Plattform ohne flächendeckendes Kollaborationswerkzeug durch eine standardisierte, auf Microsoft 365 basierende Modern-Work-Umgebung ab. MondayCoffee entwickelte und implementierte dafür SWICAnet, eine Plattform für strukturierte Zusammenarbeit in virtuellen Räumen. Die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden verbesserte sich damit signifikant. Die vollständige Success Story beschreibt den Projektverlauf im Detail.
Governance, Migration und Adoption als zusammenhängender Weg
Ein tragfähiges Microsoft-Teams-Projekt bei einem Versicherer folgt einer klaren Reihenfolge. Die Reihenfolge ist entscheidend, weil spätere Phasen auf den Entscheidungen der früheren aufbauen.
Governance-Architektur vor der Technik
Am Anfang steht das Compliance-Assessment: Ausgliederungsbewertung, Schutzbedarf, Klassifizierung mit Sensitivity Labels, DLP- und Retention-Policies. Diese Entscheidungen legen fest, was in welchem Workspace liegen darf. Für Datenschutz, Compliance und Betriebsrat entsteht dadurch eine nachvollziehbare Grundlage, auf der sie dem Rollout zustimmen können.
Integration in die Versicherungs-IT
Danach folgt die technische Migration. Microsoft Teams ersetzt weder Bestandsführung noch Schadensystem, sondern wird zum Collaboration-Hub, der diese Systeme umgibt. Entscheidend ist, dass Altbestände wie Skype-for-Business-Reste, Exchange On-Premises oder lokale Fileshares in einem abgestimmten Pfad abgelöst werden. Die Sachbearbeitung gewinnt dadurch einen zentralen Ort für Vorgänge, statt zwischen Postfächern und Laufwerken zu suchen.
Adoption nach Nutzergruppe steuern
Adoption lässt sich messen und steuern. Viva Insights, Usage Reports und der Adoption Score zeigen, welche Nutzergruppen welche Funktionen tatsächlich verwenden. Daraus entstehen gezielte Massnahmen für den Außendienst, die Sachbearbeitung oder das Aktuariat. Der Vorstand erhält belastbare Kennzahlen statt Lizenzzahlen.
Zur Einordnung des Potenzials: Laut einer von Microsoft beauftragten Forrester-TEI-Studie sparen Teams-Nutzer durchschnittlich 1,9 Stunden pro Woche bei Collaboration- und Produktivitätsaufgaben. Die Studie ist herstellernah und branchenübergreifend. Der tatsächliche Wert hängt von der Nutzungstiefe ab, und genau an der arbeitet eine strukturierte Adoption-Begleitung.
Copilot-Readiness unter regulatorischen Bedingungen
Microsoft 365 Copilot greift auf die Daten zu, auf die Nutzende berechtigt sind. Deshalb gehören saubere Berechtigungen, Sensitivity Labels, DLP und Retention vor jeden Copilot-Start. Für Versicherer bedeutet das: Die Governance-Arbeit aus der ersten Phase zahlt direkt auf die KI-Einführung ein, und der Copilot-Einsatz bleibt VAIT-konform.
Gut zu wissen
Die Lünendonk-Daten zeigen, dass 98 % der Versicherer Informationssicherheit und Datenschutz als Hürde für die Cloud-Nutzung nennen, und 91 % fürchten einen Vendor-Lock-in. Beides lässt sich architektonisch adressieren: durch klare Ausgliederungsvereinbarungen, dokumentierte Exit-Strategien und eine Datenhaltung in nativen Microsoft-365-Objekten.
Wie MondayCoffee die Probleme bei Versicherern löst
MondayCoffee ist seit 2004 ausschliesslich im Microsoft-Ökosystem tätig und als Microsoft Solutions Partner mit den Spezialisierungen Adoption und Change Management sowie Calling for Microsoft Teams mehrfach als Partner of the Year ausgezeichnet. Für Versicherer zählt vor allem, dass MondayCoffee als Transformationspartner arbeitet: von der Konzeption über die technische Umsetzung bis zur Nutzerakzeptanz, einschliesslich Change Management und Befähigung der einzelnen Nutzergruppen.
Die SWICA-Umsetzung zeigt diesen Weg an einem realen Versicherer. Die zuvor beschriebenen Probleme greift CoffeeNet 365, die Microsoft-365-basierte Digital-Workplace-Lösung von MondayCoffee, an folgenden Punkten auf:
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Governance und Sicherheit (No Code Automation): Governance-Verstösse werden über zentral steuerbare Regeln in Echtzeit erkannt und Falscheinstellungen automatisch zurückgesetzt, sodass die Vorgaben aus der Ausgliederungsbewertung im Alltag eingehalten werden.
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Workspace Management: Neue Team- und Projekträume entstehen in Sekunden mit vorkonfigurierter Struktur und passenden Berechtigungen, sodass Fachbereiche ohne IT-Ticket arbeiten können.
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Lifecycle Management: Verwaiste Microsoft-Teams-Workspaces und SharePoint-Sites werden regelbasiert archiviert oder gelöscht, damit nach einer Konsolidierung keine unkontrollierte Altlast bleibt.
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Kein Vendor-Lock-in: Alle Daten liegen als native Microsoft-365-Objekte im Tenant des Versicherers und bleiben auch nach einer Deinstallation erhalten, was die Exit-Strategie nach VAIT stützt.
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Digitale Geschäftsverwaltung: Das direkt in Microsoft Teams integrierte Modul steuert Anfragen und Prozesse über ihren gesamten Lebenszyklus und unterstützt damit prozessnahe Zusammenarbeit in Fachbereichen.
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Drittsystem-Integration: Über Microsoft-Standard-Schnittstellen lassen sich Drittsysteme anbinden, sodass Bestandsführung und Schadensystem im Arbeitsalltag erreichbar bleiben.
Ohne CoffeeNet 365
Mit CoffeeNet 365
Fazit
Microsoft Teams Collaboration bei Versicherern entscheidet sich an drei Fragen: Ist die Cloud-Ausgliederung sauber bewertet, passt die Governance zur Datenlage, und nutzen alle Nutzergruppen die Plattform tatsächlich. Die Technologie liefert das Fundament, Governance und Adoption machen daraus messbaren Nutzen.
Wer diese Reihenfolge einhält, schafft die Basis für Copilot und für künftige Konsolidierungen, ohne bei jeder Erweiterung neu anzufangen.
Steht Ihr Microsoft-Teams-Projekt vor einer dieser Situationen?
Wenn Sie Ihre Ausgangslage in diesem Artikel wiedererkennen, besprechen wir gern, wo Ihr Projekt steht und was der nächste sinnvolle Schritt ist.
FAQs
Ist ein Microsoft-Teams-Rollout bei einem Versicherer eine Ausgliederung nach VAIT?
Ja, die Nutzung von Microsoft 365 als Cloud-Dienst wird als Ausgliederung an einen IT-Dienstleister behandelt. Das erfordert eine Risikoanalyse, eine Exit-Strategie und eine Ausgliederungsvereinbarung mit angemessenen Regelungen. Klären Sie diese Punkte vor dem ersten Rollout-Schritt.
Was ändert DORA für die Einführung von Microsoft Teams?
DORA ist seit Januar 2025 anwendbar und verlangt die Einbindung von IKT-Drittanbietern in das IKT-Risikomanagement. Für Microsoft 365 heisst das: dokumentierte Auslagerungsbeziehung, nachvollziehbare Governance und belegbare Kontrollen.
Wie lässt sich der Außendienst erreichen, der bisher auf WhatsApp setzt?
Mit einem mobilen, freigegebenen Zielbild, das einfacher ist als der Messenger, und einer Adoption-Begleitung, die genau diese Nutzergruppe befähigt. Entscheidend ist, dass Microsoft Teams im Außendienstalltag sofort einen Vorteil bringt.
Ist unsere Umgebung bereit für Microsoft 365 Copilot?
Das hängt von Berechtigungen, Sensitivity Labels, DLP und Retention ab, weil Copilot auf alle für Nutzende zugänglichen Daten zugreift. Ein Readiness-Assessment zeigt, welche Governance-Lücken vor dem Start geschlossen werden müssen.
Was kostet ein Microsoft-Teams-Projekt und wie lange dauert es?
Beides hängt von Nutzerzahl, Altlandschaft, Governance-Reife und Umfang der Adoption-Begleitung ab. In einem Gespräch klären wir den Scope und geben dann eine belastbare Einordnung.
