Als führendes Finanzinstitut in der Wirtschaftsregion Zug richtet sich die Zuger Kantonalbank mit ihren Dienstleistungen in den Bereichen Basis, Finanzieren, Anlegen/Vermögensverwaltung und Vorsorgen an Privatkundinnen und -kunden, an Unternehmen sowie an institutionelle Anlegerinnen und Anleger.
Man nehme eine ausgefeilte Strategie, Teamgeist und eine Portion Mut, um Neues auszuprobieren: Deborah Suter, Projektleiterin Unternehmensentwicklung bei der Zuger Kantonalbank, erzählt, wie die Bank mit Microsoft 365 und einer cleveren Cloud-Strategie den Sprung in die Zukunft wagte.
Frau Suter, die Zuger Kantonalbank hat Microsoft 365 eingeführt und damit die On-Prem-Welt hinter sich gelassen, um in die Microsoft Cloud zu migrieren. Wie würden Sie das Zielbild dieser Transformation beschreiben?
Deborah Suter: Unser Ziel war ein moderner, standortunabhängiger Arbeitsplatz – dies ist nur in der Cloud möglich. Den ersten Schritt dorthin haben wir intern gemeinsam, effizient und erfolgreich geschafft. Nun können wir die Bandbreite der Microsoft-Produkte umfassend nutzen und effizienter und produktiver arbeiten. Die Zuger Kantonalbank stellt damit unter anderem moderne und adäquate Arbeitsmittel zur Verfügung, die gut in die gewohnten Office-Anwendungen integriert sind und standortunabhängig genutzt werden können.
Welche Bedenken mussten ausgeräumt werden, um diesen Schritt zu wagen? Welche Argumente haben letztlich überzeugt?
Deborah Suter: Zu Beginn gab es gewisse Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Compliance, aber auch bezüglich neuer technologischer Abhängigkeiten. Schliesslich sind wir eine der ersten Kantonalbanken, die diesen Schritt gegangen sind. Der Grundsatzentscheid für M365 zur Cloud-Migration stand allerdings bereits vor unserem Projekt fest, und vieles war intern bereits analysiert, definiert und abgestimmt. Besonders wertvoll war während der Umsetzungsphase die Unterstützung von «MondayCoffee».
Viele Arbeitskolleginnen und -kollegen waren schon während Corona mit Microsoft Teams in Berührung gekommen – beruflich, privat, über Weiterbildungen oder ein anderes Engagement.
«Gemeinsam haben wir es gemeistert – eine starke Teamleistung.»
— Deborah Suter, Projektleiterin
Datenschutz, Identitätsschutz, Informations- und Geräteschutz sind zentrale Themen, die zu Beginn einer Cloud-Migration adressiert werden müssen. Welche Aufgaben standen in dieser Phase im Fokus?
Deborah Suter: Ja, diese Themen hatten von Anfang an grosse Relevanz beim Design und bei der Konfiguration unseres neuen Workplace. Hier haben wir wertvolle Unterstützung von «MondayCoffee» erhalten und auf die «Good Practices» gesetzt. In einem ersten Schritt wurden die Mailboxen und die Telefonie in die Cloud migriert, ebenso die Verwaltung des sicheren Zugriffs auf die Mailboxen von mobilen Endgeräten (iOS/Android).
Wir haben viel Arbeit in die Grundlagen investiert und uns dafür Zeit genommen. Ähnlich wie beim Bau eines Hauses, das ein solides Fundament braucht, bevor weitere Stockwerke erstellt werden können.
Die Migration der Mailboxen und der Telefonie in die Cloud erfolgte in bemerkenswert kurzer Zeit, was auch von der Geschäftsleitung anerkannt wurde. Was waren aus Ihrer Sicht die Hauptgründe für diesen Erfolg?
Deborah Suter: Wir hatten alle das gleiche Ziel vor Augen und waren uns des ambitionierten Zeitplans bewusst. Die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit «MondayCoffee» und das gute Vorwissen der eigenen IT-Mitarbeitenden ermöglichten es uns, die richtigen Fachexperten auf die wesentlichen Themen zu fokussieren. Entscheidend war sicher auch, dass wir in diesem Projekt von Anfang an sehr agil unterwegs waren und intern kurze Entscheidungswege pflegten. Beispielsweise arbeitete ich etwa ein bis zwei Tage pro Woche in den Räumlichkeiten unserer IT. So sah ich direkt, was lief, wo Probleme lagen – und wir konnten alles gleich face to face besprechen.
Und an unserem Rollout-Plan führte buchstäblich kein Weg vorbei (lacht). Wir hatten den Plan auf einem grossen Board mitten im Raum aufgehängt. Darauf waren alle Informationen sichtbar: Wann welcher Rollout stattfindet, wann welches Team umgestellt wird, welche wichtigen Fragen es zu klären gibt – so waren die wichtigsten Meilensteine allen Beteiligten klar. Zudem konnte jeder seine Themen und Fragen notieren. Diese Visualisierung half, das Ziel immer vor Augen zu haben.
«Manchmal braucht es mehr Gelassenheit zur richtigen Zeit – und den Mut, Neues auszuprobieren.»
— Thomas Ghezzi, Leiter Engineering, Cloud & AM
Die technische Umsetzung ist nur ein Teil der Veränderung. Wie haben Sie die Akzeptanz der neuen Arbeitsweisen im Front- und Backoffice gefördert? Welche Massnahmen haben in der Phase der Adoption besonders gut funktioniert?
Deborah Suter: Für die Mitarbeitenden galt plötzlich: Weniger ist mehr. Die Kolleginnen und Kollegen im Kundenkontakt konnten mit Microsoft Teams auf einmal mit schlankeren «Call Flows» arbeiten. Wir hatten uns bewusst zum Ziel gesetzt, schlanker zu werden und auf standardisierte Lösungen zu setzen.
Besonders wichtig war die interne Kommunikation. Wir haben die Umstellung und die Einführung über verschiedene Kanäle kommuniziert. Microsoft Teams nutzten wir teilweise schon vor der Migration, konnten es also für die Kommunikation direkt einsetzen. Auf dem Intranet gab es unterstützende Präsentationen und Flyer. Zusätzlich haben wir mit unseren Lernenden eine tolle Initiative gestartet: Am Rollout-Tag gingen sie als Floor Runners durch die Büros und leisteten «Erste Hilfe», wenn etwas nicht funktionierte. Das war auch für den internen IT-Support eine grosse Entlastung. Und wir hatten in jedem Department der Bank ein Pilotteam beim Testing on Board. Daraus konnten wir jeweils wertvolle Erfahrungen und Learnings sammeln, die wir einfliessen lassen und zur Optimierung nutzen konnten.
Einmal in der Cloud, bleibt die Entwicklung nicht stehen. Wir bieten unseren Kunden mit RunTheCloud einen Service an, um Microsoft 365 stets aktuell zu halten. Bei Ihnen läuft gerade die Pilotphase für RunTheCloud an. Was hat Sie vom Angebot überzeugt?
Deborah Suter: Das ressourcenschonende Risikomanagement. Der RunTheCloud Service (RTC) unterstützt ein ressourcenschonendes Risikomanagement für den M365-Cloud-Betrieb. Der Mehrwert des RTC Service besteht darin, dass die Microsoft-Standardmitteilungen mit konkreten Vorschlägen zur Behebung angereichert werden. Zusätzlich werden die RTC-Mitteilungen unterschiedlichen Gruppen (IT, Compliance, Risk) zur Verfügung gestellt. RunTheCloud leistet eine gute Vorarbeit und bringt die nötige Expertise mit, damit wir im Anschluss intern ein ressourcenschonendes Risikomanagement betreiben können. Auf jeden Fall erhoffen wir uns dies. Wie sich der RunTheCloud Service konkret auf unsere Abläufe auswirkt, wird sich nach der Testphase zeigen.
Was würden Sie anderen Banken für die eigene Cloud-Reise empfehlen?
Deborah Suter: Alles basiert auf einer guten IT- und Cloud-Strategie, die das Grundsätzliche definiert und als Leitfaden dient. Wichtig ist, ein dediziertes Fachteam für die Umsetzung und den anschliessenden Betrieb aufzustellen. Und natürlich braucht es auch den Mut, Risiken einzugehen und Neues auszuprobieren.
ST. GALLER KANTONALBANK: RunTheCloud - Das Erfolgsrezept der SGKB für die Cloud
Die St. Galler Kantonalbank (SGKB) durften wir schon bei der Einführung von Services aus der Microsoft Cloud begleiten. In diesem Interview erfahren Sie, wie die Cloud-Verantwortlichen mit unserem Cloud-Dienst RunTheCloud arbeiten, wie sie mit den vielen Änderungen umgehen und welche Learnings sie mitgenommen haben.
